Chuyên đề Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt

ứ vào mục đích sử dụng kế toán phản ánh giá vốn. Nợ TK632 :Giá vốn nhượng bán , trả lương…. Nợ Tk 642 :Thiếu trong định mức tại kho Nợ TK138 (1381) :Thiếu không rõ nguyên nhân Nợ Tk 1388, 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường Nợ TK412:Phần chênh lệch giảm do đánh giá lại Nợ Tk 811:Thiếu hụt mất mát chủ quan Có TK152 :Giá thực tế vật liệu thiếu Có Tk 153 : Giá thuẹc tế cômh cụ thiếu Sơ đồ tổng hợp hạch toán tình hình tăng giảm NVL-CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên TK111, 112, 141, 311, 331 TK152, 153 TL621 TK151 TK411 TK642, 3381 TK128, 222 TK412 TK627, 641, 642, 241 TK128, 222 TK154 TK1381, 811, 642 TK412 Dxxx Tăng do mua ngoài Thuế VAT khấu trừ 1331 Hàng đi đường kỳ trước Nhận cấp phát tặng thưởng vốn góp liên doanh Thừa phát hiện khi kiểm kê Nhận lại vốn góp liên doanh Đánh giá tăng Đánh giá giảm Thiếu phát hiện khi kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công Xuất góp vốn liên doanh Xuất chi phí sản xuất chung, BH , QL Xuất để chế tạo sản phẩm B- Kế toán tổng hợp VL-CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ a) Phương pháp này là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục và tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá trên các tài sản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác theo kỳ theo công thức: Giá trị vật liệu dùng trong kỳ = Giá trị vật tư tồn kho đầu kỳ + Tổng giá trị VL tăng - Giá trị vật liệu tồn Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép vào nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thường xuyên xuất dùng xuất bán. TK sử dụng: 611 mua hàng (6111-Mua NVL): Theo dõi tình hình thu, mua tăng, giảm NVL-CCDC theo giá trị thực tế. TK611 Phản ánh thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ Phản ánh thực tế VL-CCDC xuất dùng, xuất bán thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ TK 611 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật tư hàng hoá. TK152 - NVL: Dùng để phản ánh, đánh giá thực tế NVL tồn kho, chi tiết từng loại. TK152 Giá thực tế VL tồn kho cuối kỳ Kết chuyển giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ. DCK: Giá thực tế VL tồn kho - TK153: CCDC: Sử dụng để theo dõi giá trị thực tế CCDC, bao bì luân chuyển tồn kho. TK153 Giá trị thực tế CCDC tồn kho cuối kỳ. Kết chuyển giá thực CCDC tồn kho đầu kỳ Dcuối kỳ: Giá thực tế CCDC tồn kho - TK151: Hàng mua đang đi đường. Dùng để phản ánh giá trị số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi lại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. TK151 Giá thực tế hàng đáng đi đường cuối kỳ. Kết chuyển giá thực hàng đang đi đường đầu kỳ DCK: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra trong quá trình hạch toán kinh tế còn sử dụng một số tài khoản khác như: 133, 111, 113, 331. Các tài khoản này có nội dùn và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. b) Phương pháp hạch toán: b1) Đầu kỳ kết chuyển giá trị thực tế (nhập) VL-CCDC tồn đầu kỳ. Nợ TK611 (6111): Mua hàng Có TK152 :Nguyên vật liệu Có TK153 :Công cụ dụng cụ Có TK151: Hàng mua đang đi đường b2) Trong kỳ khi mua NVL-CCDC căn cứ vào hoá đơn, chứng từ, phiếu nhập. + Kế toán phản ánh giá trị vật liệu, CCDC vào sản xuất kinh doanh theo thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK611: Mua hàng Nợ TK133:Thuế GTGT được khấu trừ Có TK111, 112, 141, 331 Nếu VL-CCDC dùng cho sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ theo phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp. Nợ TK611 Có TK111, 112, 141, 331 Phản ánh chi phí thu mua phát sinh trong kỳ căn cứ vào chứng từ liên quan kế toán ghi: + Trường hợp VL-CCDC vào sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ tính theo phương pháp thuê khấu trừ. Nợ TK611:Mua hàng Nợ TK133:Thuế GTGT được khấu trừ Có TK111, 112, 141, 331 Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp Nợ TK611 Có TK111, 112, 141, 331 b3) Nhập kho VL-CCDC do các đơn vị khác góp vốn liên doanh vốn cổ phần hoặc biếu tặng, căn cứ giá trị thực tế được hội đồng liên doanh đánh giá. Nợ TK611 :Mua hàng Có TK411:Nguồn vốn kinh doanh b4) Nhập kho VL-CCDC do thu hồi vốn góp căn cứ vào giá trị VL. Nợ TK611 Có TK128, 228 b5) Cuối kỳ kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê tính ra trị giá NVL-CCDC tồn. + Phản ánh giá trị thực tế NVL-CCDC tồn kho cuối kỳ. Nợ TK152 :Nguyên vật liệu Nợ TK153 :Công cụ dụng cụ Có TK611:Mua hàng + Căn cứ vào hoá đơn cuối tháng hàng chưa về. Nợ TK151:Hàng mua đang đi đường Có TK611:Mua hàng b6) Căncứ vào biên bản kiểm nhận xác định giá trị VL-CCDC thiếu hhụt mất mát và biên bản xử lý. Nợ TK111:Tiền mặt Nợ TK334:Phải trả công nhân viên Có TK611:Mua hàng b7) Kiểm tra tính ra giá trị NVL xuất dùng cho sản xuất. Nợ TK621:Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK611:Mua hàng b8) Đối với CCDC căn cứ vào tỷ lệ sử dụng phân bổ cho các đối tượng: Nợ TK627:Chi phí sản xuất cung Nợ TK641:Chi phí bán hàng Nợ TK642:Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK611:Mua hàng Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (hoá đơn mua hàng, phiếu nhập, chứng từ thanh toán và các chứng từ mua hàng khác) để ghi vào sổ chi tiết mua hàng từng loại thứ vật liệu - CCDC. Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán tổng hợp bảng tổng hợp chứng từ, căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ để lập chứng từ ghi sổ, từ CTGS ghi vào sổ đăng ký GTGS -> sổ cái 611, 152, 152. Sơ đồ tổng hợp VL-CCDC theo phương pháp liểm kê định kỳ (VAT khấu trừ) Phân bổ dần Nhận góp vốn liên doanh cấp phát tặng thưởng TK151, 152, 153 TK611 TK151, 152, 153 TK111, 112, 311 TK411 TK412 TK111, 112, 311 TK138, 334, 811, 642 TK621, 627, 641, 642 Dxxx Giá trị VL-CCDC tồn đầu kỳ Giá trị VL-CCDC mua vào trong kỳ VL-CCDC Giá trị VL-CC xuất dùng nhỏ TK142 (1) Giá trị thiếu hụt, mất mát Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại Giá trị VL-CCDC tồn cuối kỳ TK133 (1) Thuế VAT khấu trừ Đánh giá tăng Giá trị DC xuất dùng lớn C- Hình thức tổ chức: - Hình thức tô chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở các chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kinh tế sẽ hình thành cho mình 1 hình thức sổ kế toán khác nhau. Đặc trưng cơ bản để phân biệt và định nghĩa các hình thức sổ kế toán khác nhau là ở số lượng sổ cần dùng, ở loại sổ sử dụng, nguyên tắc kết cấu các chỉ tiêu dòng, cột của sổ cũng như trình tự hạch toán. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong những hình thức sổ kế toán sau: a) Hình thức nhật ký - sổ cái: Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển gọi là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán duy nhất trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên nợ - có cùng một vài trang sổ. Căn cứ vào sổ là các chứng từ gốc hhoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc mỗi chứng từ ghi một dòng vào NK-SC. b) Hình thức chứng từ ghi sổ: Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất trong điều kiện thủ công/ Sổ sách trong hình thức này: - Sổ cái. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Bảng cân đối TK - Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết. c) Hình thức Nhật ký chứng từ: Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá, cán bộ kế toán, tuy nhiên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với việc kế toán bằng máy. Sonh hình thức này gồm: - Sổ nhật ký - Chứng từ. - Sổ cái - Bảng phân bổ - Bảng kê - Sổ chi tiết d) Hình thức nhật ký chung Hình thức này là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển gọi là nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai TK có liên quan. Đối với các tài liệu chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ có thể mở các nhật ký phụ. Cuối tháng cộng các nhật ký phụ, lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái. III. TÌNH HÌNH VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT, THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐỨC VIỆT 1. Vai trò NVL-CCDC Công ty TNHH Đức Việt áp dụng dây chuyền công nghệ của Đức nên rất phức tạp. Vật liệu - CCDC của công ty gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, có quy cách khác nhau và số lượng vật liệu - CCDC được sử dụng để tạo ra thực thể sản phẩm khác nhau. Mặt khác với nhu cầu sản xuất và nhu cầu sử dụng VL-CCDC sao cho thuận lợi cả về mặt vốn và hiệu quả sử dụng nên trong quá trình sản xuất kinh doanh thì VL-CCDC được nhập mua từ nhiều nơi cung cấp, quá trình thu mua diễn ra với nhiều quan hệ thanh toán. 2. Yêu cầu quản lý NVL-CCDC ở đơn vị Với nền kinh tế thị trường hiện nay yêu cầu của cơ chế quản lý đòi hỏi một hệ thống kế toán phù hợp với đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của Công ty. Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải có lãi, việc tổ chức hạch toán VL-CCDC của mỗi đơn vị sản xuất là một công việc thiết yếu cầu thiết. Để tổ chức tốt công tác kế toán NVL-CCDC thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng chất lượng và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ vật liệu - CCDC nhập - xuất - tồn kho. - Kiểm tra việc thực hiện mua VL-CCDC phi pháp lãng phí. - Thanh tra kiểm kê đánh giá lại vật liệu - CCDC theo chế độ quy định của Nhà nước, lập báo cáo kế toán phục vụ công tác quản lý của công ty. PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐỨC VIỆT A. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐỨC VIỆT I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY - Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Đức Việt thành lập ngày 14/7/2000 theo quyết định số 0102000824 của Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội. - Tên công ty: Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt. - Tên giao dịch quốc tế: DUC - VIET SERVICE, TRADING AND PRODUCING COMPANY LIMITED. - Tên viết tắt: D - V.CO, LTD. - Trụ sở chính: 33 phố Huế - phường Hàng Bài - quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. - Lĩnh vực kinh doanh của Công ty: + Chế biến nông sản, thịt gia súc, thực phẩm sạch và các sản phẩm khác của ngành chăn nuôi và trồng trọt. + Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là máy móc thiết bị chế biến, xử lý ngũ cốc, hạt giống) + Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. + Tư vấn đầu tư. + Dịch vụ tiếp thị. + Dịch vụ ăn uống, giải khát. - Công ty ban đầu hoạt động với số vốn điều lệ là: 500.000.000đ (Năm trăm triệu đồng Việt Nam). - Công ty TNHH Đức Việt gồm 6 thành viên sáng lập do ông Mai Huy Tân làm giám đốc và bà Nguyễn Thị Xuân Dung làm Chủ tịch Hội đồng thành viên. - Giấy đăng ký kinh doanh của Công ty số 0102000824 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 14/7/2000. - Công ty TNHH Đức Việt sau khi thành lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng của Công ty và đăng ký bản quyền tên công ty và sản phẩm của Công ty. Công ty có quyền tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh và ký kết hợp đồng kinh tế như các thành phần kinh doanh khác. - Từ ngày thành lập công ty đã không ngừng thay đổi và phát triển ngày càng vững mạnh vươn lên tự khẳng định mình trên thương trường. Ban đầu số vốn điều lệ là: 500.000.000đ, ngành nghề sản xuất kinh doanh chủ yếu là sản xuất xúc xích Đức. Đến năm 2001 công ty lại bổ sung thêm tổng số vốn lên 540.000.000đ. Đến cuối năm 2001 công ty lại bổ sung thêm 193.000.000đ đưa tổng số vốn điều lệ lên là: 737.000.000đ và bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh là buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng. - Đầu năm 2002 công ty bổ sung thêm 1.163.000.000đ nâng số vốn lên là 1.900.000.000đ, do yêu cầu của sự phát triển sản xuất kinh doanh, đến cuối năm 2002 công ty lại bổ sung thêm 1.540.000.000đ nâng tổng số vốn điều lệ lên là 3.340.000.000đ và mở rộng thêm ngành nghề sản xuất chế biến thực phẩm sạch, an toàn, chất lượng cao. - Với phương châm “Lấy chữ tín làm đầu”, “lấy chất lượng làm kim chỉ nam cho hoạt động”, và các dịch vụ “quan tâm và chăm sóc khách hàng” nên công ty đã nhanh chóng lấy được uy tín với các đối tác và khách hàng trong nước. Công ty đã phát triển phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế và nâng cao sức cạnh tranh, mở rộng các đại lý tiêu thụ ở Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Đà Nẵng, Vũng Tàu. Đầu năm 2003 công ty tiến hành xây dựng thêm xí nghiệp sản xuất chế biến thực phẩm sạch, an toàn, tiêu chuẩn vệ sinh liên doanh với Đức ở Hưng Yên. - Với sự ra đời của khu liên doanh này tầm hoạt động của công ty không ngừng lớn mạnh, mục tiêu của Công ty trong thời gian tới là chiếm lĩnh thị trường trong nước và tiến đến xuất khẩu. II. CHỨC NĂNG CỦA CÔNG TY - Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt (viết tắt là Công ty TNHH Đức Việt) là công ty hoạt động với chức năng như sản xuất hàng thực phẩm tiêu dùng với dây chuyền công nghệ nhập từ cộng hoà Liên Bang Đức với tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm của Đức. Công ty còn làm chức năng lưu thông hàng hoá, là đơn vị kết nối giữa sản xuất và tiêu dùng, hoạt động theo cơ chế thị trường. Là doanh nghiệp thực hiện theo chế độ hạch toán thực tập có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty trong phạm vi góp vốn của các thành viên, có con dấu riêng và mở tài khoản tại ngân hàng Techcombank. 1. Quyền hạn của công ty 1.1. Công ty có quyền tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh độc lập: - Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức kinh doanh phù hợp với quy mô của công ty. - Kinh doanh những ngành nghề phù hợp với giấy phép đăng ký kinh doanh. - Mở rộng quy mô kinh doanh theo khả năng của công ty và nhu cầu của thị trường. - Có quyền tuyển chọn, thuê mướn sử dụng đào tạo cho thôi việc và có quyền khác của người sử dụng lao động theo quy định của bộ luật lao động và pháp luật liên quan, lựa chọn các hình thức trả lương, thưởng và chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế với bộ luật lao động và pháp lệnh có liên quan. - Có quyền thuê mời chuyên gia nước ngoài cố vấn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Có quyền thế chấp, cầm cố tài sản, vay vốn ngân hàng, liên kết đầu tư kinh doanh với doanh nghiệp khác theo quy định của pháp lệnh và quy chế tài chính của Công ty. 1.2. Công ty có quyền quản lý tài chính như sau: - Sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ kịp thời các nhu cầu kinh doanh, được thế chấp tài sản công ty quản lý tại ngân hàng để vay vốn kinh doanh. - Được hưởng các chế độ ưu đãi đầu tư theo quy định của pháp luật. - Được hưởng chế độ ưu đãi, hoàn trả thuế VAT đối với các mặt hàng được chính phủ ưu tiên. - Có quyền từ chối hoặc tố cao mọi yêu cầu cung cấp nguồn lực, nguồn hàng không được pháp luật quy định của bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào. 2. Nhiệm vụ của Công ty 2.1. Công ty có trách nhiệm tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình theo đúng ngành nghề, mặt hàng đã đăng ký kinh doanh, theo khuôn khổ pháp luật. - Chế biến nông sản thực phẩm sạch an toàn, chất lượng và các dịch vụ khác. - Thực hiện các dịch vụ giao nhận, vận chuyển, ký gửi hàng tư vấn và đại lý khách hàng. - Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế khác, tiến hành các hoạt động kinh doanh ngành nghề theo đúng quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ, kế toán chế độ kiểm toán mà Nhà nước quy định, chịu trách nhiệm về tính xác thực về hoạt động tài chính của Công ty. - Chịu trách nhiệm nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác. 2.2. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có những nhiệm vụ cụ thể: - Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tác. - Thực hiện các nghĩa vụ dịch vụ người lao động của Bộ luật lao động, đảm bảo cho người lao động tham gia hoạt động quản lý của công ty. - Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ môi trường, tài nguyên, vệ sinh an toàn thực phẩm. - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước, chịu trách nhiệm về tính xác thực của nó. - Chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng tuân thủ các quy định về thanh tra của cơ quan tài chính và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. - Tổ chức bộ máy đào tạo cán bộ công nhân viên của công ty đáp ứng đầy đủ nhu cầu học tập, thăng tiến của nhân viên. III. QUY MÔ - CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY Về mặt nhân sự Công ty hiện có 36 cán bộ công nhân viên. Về trình độ chuyên môn có 1 Tiến sĩ, 15 người có trình độ Đại học và những cán bộ kỹ sư có trình độ kinh doanh. Lực lượng lao động trẻ của công ty chiếm tỷ lệ cao trên 70% là lực lượng lao động đầy đủ nhiệt tình, nhiệt huyết nhưng họ vẫn còn thiếu kinh nghiệm. Do đó để đạt được năng suất, hiệu quả lao động tối đa công ty cần có chính sách đào tạo thêm nghiệp vụ cho lao động trẻ. Ngoài ra cần nâng cao doanh thủ và đẩy mạnh quá trình thu hồi công nợ, công ty đã áp dụng chế độ khen thưởng doanh thu, giúp công nhân có thêm thu nhập ngoài lương cơ bản. Thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên trong công ty đạt khoảng 1.200.000đ/tháng. - Bộ máy quản lý của công ty có kết cấu liên kết chặt chẽ từ ban giám đốc xuống các phòng ban phân xưởng. Bộ máy tổ chức gồm 1 giám đốc, 3 phó giám đốc: Phó giám đốc sản xuất, phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc phụ trách đối ngoại, đối nội và 3 phòng ban, 2 phân xưởng sản xuất và 3 cửa hàng, đại lý kinh doanh. Sau đây là sơ đồ bộ máy quản lý: SƠ ĐỒ: CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY ĐỨC VIỆT GIÁM ĐỐC PGĐ sản xuất PGĐ kinh doanh PGĐ phụ trách đối nội - đối ngoại Xưởng sản xuất và chế biến Kho hàng kho nguyên vật liệu Phòng kinh doanh Các đại lý bán buôn bán lẻ Cửa hàng bán lẻ Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính CHỨC NĂNG CỦA TỪNG PHÒNG BAN * Giám đốc: Do ông Mai Huy Tân, tiến sĩ của công ty, ông có vai trò là người quản lý cao nhất trong doanh nghiệp. Giám đốc là người quyết định đường lối kinh doanh, chỉ đạo các hoạt động để thực hiện đường lối này. Giám đốc chịu trách nhiệm về các hoạt động của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước tổ chức bộ máy quản trị và có quyền quyết định tuyển dụng hay sa thải nhân viên, đưa ra các quyết định điều động bổ nhiệm, thưởng phạt cho người lao động, tổ chức phân phối các hoạt động giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, xác định nguồn lực và hướng phát triển trong tương lai. Bên cạnh đó giám đốc công ty còn chỉ đạo trực tiếp phòng kế toán tài vụ, tổ chức hoạt động y tế, văn phòng. * Phó giám đốc kinh doanh: Là người quản lý chủ yếu các bộ phận kinh doanh giúp cho giám đốc, xây dựng các chiến lược phát triển thị trường, kế hoạch và hiệu quả kinh doanh, quản lý các hệ thống cửa hàng, đại lý và chịu trách nhiệm trước giám đốc. * Phó giám đốc sản xuất: Thay mặt và giúp đỡ giám đốc quản lý công tác các bộ phận sản xuất, quản lý các phân xưởng sản xuất nhà kho và nguyên nhiên liệu sản xuất. Có nhiệm vụ tiếp thu ý kiến về sản phẩm, chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm, quản lý các nhân viên thuộc trách nhiệm của mình và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động mà mình quản lý trước giám đốc. * Phó giám đốc đối nội - đối ngoại: Giúp giám đốc quản lý các công tác đối nội, đối ngoại, lên kế hoạch viếng thăm, tiếp khách, quản lý nhân sự, thay mặt giám đốc và phải chịu trách nhiệm về các mặt quản lý của mình trước giám đốc. * Phòng kinh doanh: Trưởng phòng kinh doanh phải chịu trách nhiệm chính về hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng giao dịch với khách hàng, tổ chức nhận hàng, bán buôn, bán lẻ, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hoá và chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trước Phó giám đốc kinh doanh. * Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Làm nhiệm vụ giới thiệu hàng và bán hàng, quảng bá sản phẩm rộng rãi cho công ty. * Các đại lý bán buôn, bán lẻ: Chịu trách nhiệm phân phối hàng hàng cho Công ty và chịu sự giám sát của công ty. * Phân xưởng sản xuất : Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm đáp ứng nhu cầu đặt hàng, chất lượng, số lượng, kiểm tra giám sát về an toàn thực phẩm * Kho hàng, nguyên vật liệu: Thực hiện việc tiếp nhận giao nhận, kiểm kê và bảo quản các loại hàng hoá, nguyên liệu thực hiện việc quản lý và dự trữ hàng, nguyên vật liệu cho công ty. * Phòng tài chính kế toán: Phụ trách phòng kế toán là kế toán trưởng có vị trí tương đương với trưởng phòng. Phòng Kế toán có nhiệm vụ hạch toán quá trình kinh doanh bằng cách thu nhận chứng từ, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh tính toán, tổng hợp phân tích để đưa ra các thông tin dưới dạng báo cáo. * Phòng hành chính: Xây dựng và quản lý mô hình tổ chức kế hoạch, lao động tiền lương. Tham mưu cho giám đốc về các công tác tổ chức, qui hoạch cán bộ, bố trí sắp xếp cơ cấu nhân viên. Soạn thảo các qui chế, qui định trong công ty, tổng hợp hoạt động, lập công tác cho giám đốc quản trị hành chính, văn thư lưu trữ, đối ngoại pháp lý. 2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty - Phòng kế toán dưới sự lãnh đạo của Giám đốc công ty và chịu sự quản lý chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng, phòng gồm 5 người tất cả đều được đào tạo qua các trường lớp chuyên ngành tài chính kế toán từ trung cấp đến đại học. Đứng đầu là kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về công tác kế toán, tài chính, báo cáo kế toán tài chính định kỳ. - Phòng kế toán được chia ra làm các bộ phận kế toán theo dõi các lĩnh vực : * Kế toán trưởng : Theo dõi chung về chuyên môn, quản lý về lao động và tình hình nhập, xuất vật tư, các khoản mục khác có liên quan đến sản phẩm thông qua các số liệu đã được tập hợp. * Kế toán tổng hợp : Theo dõi tất cả tình hình nhập, xuất vật tư và các vấn đề của kế toán. Thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán, kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ hạ giá thành và cung cấp số liệu cho kế toán trưởng để tổng hợp. * Kế toán thanh toán : Theo dõi chi tiết thanh toán với người bán, thanh toán lương, bảo hiểm cho công nhân viên đồng thời theo dõi tình hình lập và sử dụng các quỹ của công ty, tình hình thu - chi, tồn quỹ tiền mặt. * Kế toán giá thành : Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ tính giá thành cho từng loại sản phẩm, theo dõi doanh thu bán hàng và thanh toán công nợ với khách hàng tính toán tiền lương, BHXH và các khoản khác cho cán bộ công nhân viên ở công ty. * Quỹ và ngân hàng : Quỹ gửi tiền mặt ghi sổ (lưu) thu, chi tiền mặt trên cơ sở căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt của kế toán thanh toán. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán giá thành Quỹ và ngân hàng 3. Hình thức sổ kế toán : Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đặc điểm chủ yếu của hình thức sổ kế toán nàylà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất nghiệp vụ đều lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và việc ghi sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán được sử dụng trong hình thức bao gồm : Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và một số sổ khác. Trình tự ghi sổ : - Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý hợp pháp của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ ? - Các chứng từ cần hạch toán chi tiết được ghi vào sổ kế toán chi tiết. - Các chứng từ thu, chi tiền mặt được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng kế toán. - Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ các tài khoản. - Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản. - Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết giữa bảng cân đối đối phát sinh với chứng từ ghi sổ. - Tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán. Sau đây là trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ : Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chừng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng đối chiếu phát sinh Bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán khác Bảng chi tiết số phát sinh Ghi chú : ® Ghi hàng ngày Þ Ghi cuối tháng Đối chiếu * Phương pháp kế toán hàng tồn kho công ty thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp tính giá vốn hàng tồn kho, xuất kho theo giá mua thực tế và áp dụng đơn giá bình quân gia quyền để tính giá trị vật liệu tồn kho, xuất kho. * Phương pháp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. * Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 4. Tình hình tài chính và tài sản cố định - Hiện nay công ty khá đảm bảo về tìn