Chuyên đề Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng – Bưu điện Hà Nội

ch giảm (sơ đồ 1 trang bên) Sơ đồ 1: TK111,112 TK 133 TK 152 TK 621,623,627 151,331… 641,642,241… Xuất kho NVL dùng cho Nhập kho NVL mua ngoài SXKD và XDCB TK 154 TK 154 NVL thuê ngoài gia công NVL xuất thuê ngoài gia công hoàn thành nhập kho TK 133 TK 331,111,112,.. TK333 ( Nếu có) Thuế nhập khẩu NVL phải nộp NSNN -Giảm giá hàng mua -Trả lại NVL cho người bán TK3332 -Chiết khấu thương mại Thuế tiêu thụ đặc biệt NVL TK 632 nhập khẩu phải nộp NSNN TK33312 NVL xuất bán Thuế GTGT hàng NK phải nộp NSNN(nếu được khấu trừ) TK 142,242 TK 411 Nhận vốn góp liên doanh NVL xuất dùng SXKD phải Bằng NVL phân bổ dần TK 621,623,627 641,642,241… TK 128,222 NVL xuất dùng cho SXKD hoặc NVL xuất kho để góp vốn XDCB không sử dụng hết nhập liên doanh Lại kho TK 128,222 TK 1381 Thu hồi vốn góp liên doanh bằng NVL phát hiện thiếu khi NVL nhập kho kiểm kê chờ xử lý TK 3381 NVL phát hiện thừa khi kiểm kê Chờ xử lý V. KẾ TOÁN DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO 1. Khái niệm Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc trích lập trước một khoản tiền tính vào chi phí do có sự chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm nhằm tạo nguồn tài chính bù đắp cho những thiệt hại có thể xẩy ra cho kỳ kế toán sau do nguyên nhân giảm giá nguyên vật liệu. 2. Điều kiện áp dụng: Việc trích lập hay hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính cuối năm phải tuân thủ các yêu cầu sau: - Phải có đầy đủ tài liệu, chứng từ chứng minh giá vốn của nguyên vật liệu tại thời điểm lập dự phòng cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng trên thị trường; - Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính; - Là nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tồn kho tại thời điểm lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Tuy nhiên đối với những nguyên vật liệu tồn kho có giá gốc cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được nhưng giá bán sản phẩm được sản xuất ra từ nguyên vật liệu này không giảm hoặc thậm chí cao hơn giá hiện tại thì không được lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. 3. Phương pháp hạch toán Mức dự phòng phải trích cho năm điểm kế hoạch = Lượng nguyên vật liệu tồn kho giảm giá x Đơn giá hạch toán trên sổ - Đơn giá thực tế thời điểm lập dự phòng - Xác định mức dự phòng phải trích lập: - Tài khoản sử dụng: TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Kết cấu: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên Có: Trích lập hoặc trích lập bổ sung dự phòng hàng tồn kho Dư Có: Số dự phòng đã trích - Trình tự hạch toán: +) Cuối năm căn cứ vào mức dự phòng cần lập, kế toán ghi sổ: Nợ TK 642 Có TK 159 +) Sang cuối năm sau, nếu số cần lập cho năm kế hoạch đúng bằng số đã trích lập của năm trước thì kế toán không phải trích lập dự phòng nữa +) Nếu số cần lập cho năm kế hoạch cao hơn số đã lập thì kế toán trích lập thêm phần chênh lệch tăng thêm và hạch toán như sau: Nợ TK 632 “ Giá vốn hàng bán” ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” +) Nếu số lập cho năm kế hoạch thấp hơn số đã lập thì kế toán hoàn nhập phần chênh lệch giảm và hạch toán như sau: Nợ TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Có TK 711: Thu nhập khác VI. HỆ THỐNG SỔ SÁCH SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Sổ kế toán chính là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản trên thực tế vận dụng. Nó là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác. Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng để xác định các loại sổ nhật ký, sổ cái và qui trình ghi sổ thích hợp. Có các loại hình sổ tổng hợp sau: - Hình thức Nhật ký- Sổ cái - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức Chứng từ- Ghi sổ - Hình thức Nhật ký- Chứng từ Dưới đây em xin trình bày sơ qua về hình thức chứng từ ghi sổ: Theo hình thức này, sổ kế toán tổng hợp bao gồm chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ, sổ cái. Định kỳ hoặc hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ để ghi vào chứng từ ghi sổ.Chứng từ ghi sổ thực chất là một bảng kê chứng từ theo các tiêu thức nhất định để thuận tiện ghi vào sổ cái. Sau khi đã ghi vào chứng từ ghi sổ, kế toán đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo số thứ tự ghi ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ đó chứng từ ghi sổ mới được ghi vào sổ cái theo nội dung kinh tế. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM 1.1. Quá trình hình thành và phát triển : Trung tâm Dịch vụ Khách hàng trực thuộc Bưu điện Hà Nội, có trụ sở tại 75 Đinh Tiên Hoàng - Hoàn Kiếm - Hà Nội. Là một đơn vị trực thuộc của Bưu điện Hà Nội do đó Trung tâm hoạt động kinh doanh và phục vụ cùng với các đơn vị trực thuộc khác của Bưu điện Hà Nội trong một dây chuyền hoạt động sản xuất kinh doanh của Bưu điện Hà Nội, có mối liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới, lợi ích kinh tế, tài chính, tiếp thị, phát triển dịch vụ để thực hiện nhiều mục tiêu kế hoạch do Bưu điện Thành phố Hà Nội giao. Tiền thân của Trung tâm Dịch vụ khách hàng là công ty Phát triển - Cung ứng Vật tư Bưu điện Hà Nội với nhiệm vụ chính là phát triển thuê bao và cung ứng vật tư phục vụ sự phát triển, sửa chữa mạng lưới thông tin của Bưu điện Thành phố Hà Nội. Sự phát triển mạnh của ngành Bưu chính Viễn thông nói chung và mạng lưới viễn thông Bưu điện Thành phố Hà Nội nói riêng trong những năm qua đòi hỏi phải có sự chuyên môn hóa hơn nữa. Do đó Trung tâm Dịch vụ khách hàng Bưu điện Hà Nội đã được chia tách từ công ty Phát triển - Cung ứng vật tư Bưu điện. Căn cứ NĐ 51/CP 01/8/95 của CP phê chuẩn TTDVKH được thành lập lại theo quyết định số 4356/QĐ_TCCB ngày 18/12/1996 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông Việt Nam. Là một doanh nghiệp trực thuộc Bưu Điện thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu theo mẫu Doanh nghiệp Nhà nước, có giấy phép đăng ký kinh doanh theo quy định hiện hành: giấy phép đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp. Công ty được phép mở tài khoản tiền Việt Nam và tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước, hạch toán phụ thuộc Bưu điện Thành phố Hà Nội. Được thành lập từ năm 1997 đến nay Trung tâm DVKH đã có một cơ sở vật chất tương đối hoàn chỉnh với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ kỹ thuật cao, có tinh thần trách nhiệm. Nhờ đó mà tổ chức sản xuất của Trung tâm ngày càng được phát triển và hoàn thiện qui mô hơn, phù hợp hơn. Trung tâm được trang bị những phương tiện cần thiết phục vụ cho hoạt động kinh doanh như: hệ thống máy tính, máy in tốc độ cao, đường truyền số liệu, điện thoại nghiệp vụ, máy fax, máy photocopy, account Internet, e-mail, máy điều hòa, bàn ghế hiện đại, các trang thiết bị phục vụ cho các công việc của công ty… 1.2. Nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Dịch vụ khách hàng 1.2.1. Nhiệm vụ của Trung tâm Dịch vụ khách hàng Nhiệm vụ của Trung tâm Dịch vụ khách hàng Bưu Điện Hà Nội do Giám đốc BĐHN phê chuẩn. Cụ thể như sau: - Tiếp nhận các yêu cầu đầu vào - Phát triển thuê bao - Tính cước, in cước - Quản lý thanh toán cước phí - Giải quyết khiếu nại các nghiệp vụ liên quan đến các nghiệp vụ viễn thông. 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm dịch vụ khách hàng. Để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, ngay từ khi mới thành lập Công ty đã nhanh chóng tổ chức, sắp xếp lại bộ máy tổ chức, tinh giảm tối đa bộ máy quản lý gián tiếp, kết hợp việc sử dụng cán bộ trẻ được đào tạo cơ bản, chính quy nhưng còn ít kinh nghiệm với cán bộ chưa đạt trình độ đại học nhưng có bề dày kinh nghiệm trong nghành, nghề. Từ ngày 18/12/96 Trung tâm được chia thành 4 phòng ban và hai đội với tổng số nhân viên là 132 người. Các phòng ban bao gồm : - Phòng tổng hợp - Phòng tài chính kế toán: quản lý tài chính của Trung tâm - Phòng nghiệp vụ kinh doanh: chỉ đạo về mặt nghiệp vụ - Phòng Giao dịch - Phát triển thuê bao: tiếp nhận yêu cầu đàu vào lắp đặt máy điện thoại cố định, fax, ... Các đội bao gồm : - Đội thanh toán : quản lý, theo dõi tình hình thanh toán của các thuê bao trong nội thành - Đội tính cước: tính, in cước sử dụng dịch vụ viễn thông cho các thuê bao trong nội thành Trung tâm đã không ngừng cố gắng hoàn thiện và xây dựng tổ chức bộ máy của Trung tâm. Cùng với sự quan tâm của Giám đốc Trung tâm và ý thức tổ chức xây dựng của mỗi nhân viên với mục đích hoàn thiện và phát triển công ty ngày càng vững mạnh, tạo được uy tín cao trong đông đảo khách hàng. Hiện nay trung tâm đang từng bước kiện toàn lại bộ máy tổ chức cho phù hợp, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và ngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên. Bên cạnh đó, Ban Giám đốc trung tâm còn rất chú trọng đến việc nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của toàn thể cán bộ công nhân viên trong trung tâm, động viên mọi người hăng say lao động, góp phần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của trung tâm. Qua một thời gian tồn tại và phát triển đến nay Trung tâm có 323 nhân viên trong đó 309 nhân viên chính thức còn lại là tập việc, thử việc và thời vụ. Bộ máy tổ chức của Trung tâm được chia thành hai khối: khối chức năng và khối sản xuất, gồm 9 phòng ban, cụ thể như sau: Sơ đồ tổ chức trung tâm dịch vụ khách hàng bưu điện Hà Nội (kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2005) p.giao dịch - PTTB p.nghiệp vụ kinh doanh Ban giám đốc Khối chức năng Khối sản xuất p tổng hợp p.tài chính - kế toán p.tiếp thị - chăm sóc KH p.quản lý thanh toán I p.tính cước P.quản lý thanh toán II p.quản lý thanh toán III * Ban giám đốc: - Giám đốc Trung tâm do Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, khen thưởng và kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc Bưu điện Thành phố Hà Nội. Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, là người điều hành cao nhất ở Trung tâm, chịu trách nhiệm trước Bưu điện Thành phố Hà Nội và pháp luật về quản lý và điều hành công ty trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ của mình. - Phó Giám đốc do Bưu điện Thành phố Hà Nội bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển. Phó Giám đốc là người giúp đỡ Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Trung tâm theo sự phân công của Giám đốc. Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm và Pháp luật về nhiệm vụ được giao . * Khối chức năng: Phòng tổng hợp: phòng Tổng hợp là một phòng chức năng quản lý trực thuộc trung tâm, có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốc trung tâm về các mặt công tác: - Tổ chức, quản lý nhân sự - lao động - tiền lương - đào tạo - Tổng hợp - xây dựng kế hoạch, định mức lao động,, thi đua - An toàn lao động - PCCC - BHLĐ - Hành chính - quản trị Phòng tổng hợp được đề xuất, cải tiến các biện pháp tổ chức phân công quản lý của phòng nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ giám đốc giao. Là một phòng chức năng trực thuộc Trung tâm, có trưởng phòng chịu trách nhiệm, phụ trách chung và trực tiếp phụ trách các công tác tổ chức nhân sự, thi đua, tổng hợp, có phó phòng giúp việc thay thế trưởng phòng khi vắng mặt và trực tiếp phụ trách các công tác lao động tiền lương, ATLĐ, HCQT, có các chuyên viên, cán sự giúp việc. Phòng nghiệp vụ - kinh doanh: P. NV- KD là đơn vị chức năng trực thuộc Giám đốc Trung tâm DVKH chỉ đạo điều hành công tác quản lý nghiệp vụ, kinh doanh, công tác khoa học kỹ thuật và tin học. Phòng có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về các mặt công tác: - Theo dõi chỉ đạo điều hành các đơn vị trong Trung tâm về công tác nghiệp vụ và qui trình sản xuất - Hướng dẫn triển khai thực hiện các qui định , thủ tục, trình tự nghiệp vụ, giá, cước các dịch vụ viễn thông. - Chỉ đạo việc triển khai công tác khuyến mại, chăm sóc khách hàng, giải quyết khiếu nại. - Kiểm tra theo dõi chất lượng, tiến độ thực hiện của các đơn vị và tập hợp báo cáo đề xuất biện pháp giải quyết. - Nghiên cứu áp dụng khoa học công nghệ, kĩ thuật trong sản xuất - Quản lý, đầu tư trang thiết bị kỹ thuật và tin học - viễn thông - Kinh doanh các trang thiết bị, dịch vụ viễn thông Phòng tài chính - kế toán: là đơn vị chức năng trực thuộc Giám đốc trung tâm Dịch vụ khách hàng. Phòng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho giám đốc trung tâm chỉ đạo điều hành công tác tài chính kế toán của Trung tâm * Khối sản xuất: Phòng tiếp thị - chăm sóc khách hàng (TTCSKH): là đơn vị sản xuất trực thuộc Trung tâm Dịch vụ khách hàng. Phòng TTCSKH có nhiệm vụ triển khai thực hiện công tác quản lý điều tra nghiên cứu phát triển thị trường, tiếp thị bán hàng, chăm sóc khách hàng sau bán hàng, giải quyết khiếu nại và lưu giữ hợp đồng. Phòng có trưởng phòng phụ trách chung, có phó phòng giúp việc thay thế trưởng phòng khi vắng mặt, có các cán bộ công nhân viên chia làm 3 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý: - Tổ tiếp thị và chăm sóc khách hàng ( gọi tắt là 700) - Tổ giải quyết khiếu nại - Tổ lưu giữ hợp đồng Phòng giao dịch - phát triển thuê bao (GDPTTB): là đơn vị trực thuộc Trung tâm Dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ tiếp nhận, điều hành các đơn vị liên quan thực hiện các yêu cầu sử dụng dịch vụ viễn thông của khách hàng, hoàn thiện các loại hồ sơ đầu vào phục vụ cho việc quản lý và tính cước. Phòng có trưởng phòng phụ trách chung, có phó phòng giúp việc và thay thế trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt, có các cán bộ công nhân viên chia làm 4 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý: - Tổ tổng hợp - Tổ giao dịch - Tổ hoàn thiện hồ sơ khách hàng - Tổ thu ngân Phòng tính cước:là đơn vị trực thuộc trung tâm DVKH có nhiệm vụ lên danh mục, tính cước, in hoá đơn cước phí Bưu điện, bảo trì bảo dưỡng mạng. Phòng có trưởng phòng phụ trách chung, có phó phòng giúp việc và thay thế trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt, có các cán bộ công nhân viên chia làm 3 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý: - Tổ tính cước - Tổ quản trị mạng - Tổ tổng hợp, in cước Phòng quản lý thanh toán I và II: là đơn vị trực thuộc trung tâm dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ quản lý và thực hiện việc thanh toán cước phí viễn thông của đối tượng khách hàng là tư nhân, tiếp nhận yêu cầu đầu vào phát triển thuê bao, thừa lệnh Giám đốc yêu cầu các đơn vị trực thuộc giải quyết các vấn đề liên quan đến quản ký theo dõi thanh toán khách hàng khối tư nhân, có quyền đề nghị giám đốc tổ chức các hoạt động hỗ trợ, thúc đẩy tăng tỷ lệ thu, giảm tỷ lệ nợ đọng khối tư nhân, thừa lệnh giám đốc tiếp nhận giải quyết các khiếu nại của khách hàng về công tác thanh toán, được phép lập biên bản đề nghị giám đốc trung tâm xử lý cá nhân vi phạm thái độ khi tiếp xúc với khách hàng. Phòng quản lý thanh toán III: là đơn vị được Giám đốc trung tâm DVKH uỷ quyền để tiếp xúc, giao dịch với khách hàng sử dụng dịch vụ Bưu điện thuộc khối cơ quan và công ty TNHH thuộc Đảng, Nhà nước, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân người nước ngoài đảm bảo mục tiêu thu nhanh thu đúng, thu đủ. Phòng được phép xử lý các trường hợp chậm thanh toán cước phí Bưu điện đối với các khách hàng thuộc khối cơ quan và công ty TNHH vi phạm hợp đồng sử dụng dịch vụ Bưu điện theo quy định của Bưu điện thành phố Hà Nội. Được quyền trực tiếp làm việc với các đơn vị liên quan trong việc thanh toán cước phí. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán 1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: +) Tổ chức hoạt động: Bộ máy kế toán tại phòng TC-KTTK của trung tâm bao gồm 19 người. Trong đó đồng chí Trưởng phòng kiêm Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm điều hành toàn bộ công việc của phòng kế toán , 01 đồng chí phó phòng và các kế toán viên chịu trách nhiệm về phần công việc của mình theo sự phân công trực tiếp của Kế toán trưởng. Bộ máy kế toán của trung tâm: - Kế toán trưởng: Là người giúp việc cho giám đốc trung tâm, thực hiện quyền hạn và trách nhiệm của điều lệ tổ chức kế toán nhà nước. Kế toán trưởng phụ trách phòng, tổ chức, phân công nhân viên trong phòng phụ trách từng phần việc cụ thể đảm bảo quản lý chặt chẽ vốn, tài sản của trung tâm, của Bưu Điện Hà Nội. Hạch toán kế toán, phân tích hoạt động kinh tế của trung tâm, tham mưu đề xuất với giám đốc ra các quyết định quản lý có hiệu quả. Thực hiện các chế độ báo cáo kế toán theo quy định. - Phó phòng kế toán: Giúp việc kế toán trưởng, trực tiếp theo dõi một khâu kế toán trong công việc chuyên môn được giao. - Phòng được chia thành: + Tổ quản lý số liệu bưu điện phí + Tổ thụ lý hồ sơ nợ phải thu khó đòi + Tổ kế toán +) Chức năng: Phòng tài chính kế toán là đơn vị chức năng thuộc Trung tâm Dịch vụ Khách hàng có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về các mặt công tác: - Quản lý toàn bộ vốn tài sản của trung tâm - Hạch toán, kế toán và phân tích hoạt động kinh tế của trung tâm - Lập và thực hiện các kế hoạch tài chính của trung tâm - Lập báo cáo tài chính kế toán theo định kỳ - Theo dõi, quản lý số liệu và số tiền bưu điện phí ghi nợ thu được của các thuê bao trên địa bàn Hà Nội. - Là đầu mối thực hiện việc phân chia doanh thu cho các đơn vị cùng tham gia kinh doanh dịch vụ viễn thông trong Bưu Điện Hà Nội. - Kiểm tra định kỳ và đột xuất công tác tài chính các đơn vị trực thuộc trung tâm +) Nhiệm vụ: Bộ phận kế toán: chịu trách nhiệm kiểm tra, đối soát, theo dõi việc sử dụng tài sản của Trung tâm, kiểm tra và hạch toán kịp thời các khoản thu từ hoạt động phát triển thuê bao và thu cước phí Bưu Điện. Tập hợp, đối soát để hoạch toán doanh thu, chi phí theo đúng quy định của Bưu Điện Hà Nội Bộ phận quản lý số liệu: quản lý toàn bộ số liệu thu Bưu Điện phí, thu phát triển thuê bao trên mạng đảm bảo tính chính xác giữa số liệu trên sổ sách và máy tính. Chịu trách nhiệm đảm bảo số liệu chuẩn trên mạng dùng chung cho tra cứu nợ đọng, xử lý tạm dừng thông tin và chăm sóc khách hàng. Bộ phận thụ lý hồ sơ nợ phải thu khó đòi: - Hướng dẫn các đơn vị tập hợp các hồ sơ nợ cước đã thực hiện đòi nhiều lần nhưng không đòi được để phục vụ việc lập dự phòng và thuê thu nợ đọng. - Làm việc với các công ty luật, văn phòng luật sư để thuê thu nợ đọng - Khởi kiện các thuê bao nợ cước tại các toà án nhân dân +) Quyền hạn Có quyền đề xuất các biện pháp liên quan đến các mặt công tác được giao. Được thừa lệnh giám đốc trong việc chỉ đạo điều hành công việc theo đúng thẩm quyền và lĩnh vực công tác đã được giao. Được phép lập biên bản đề nghị giám đốc trung tâm xử lý cá nhân, đơn vị vi phạm thể lệ, thủ tục, quy trình, quy phạm đã đề ra.. +) Mối quan hệ công tác: Phòng Tài chính Kế toán có quan hệ với các đơn vị trong và ngoài Bưu điện Hà Nội theo uỷ quyền của Giám đốc Trung tâm để hoàn thành công tác được giao. Khi thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình, Phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban đơn vị trong trung tâm hoàn thành nhiệm vụ được giao. Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ Hình thức sổ áp dụng: Chứng từ ghi sổ Nguyên tắc ghi sổ: CTGS được lập từ chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế là căn cứ để ghi sổ cái. CTGS được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng( theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ) và có chứng từ gốc kèm theo, được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ . Các loại sổ sử dụng: Sổ tổng hợp TK Sổ chi tiết Sơ đồ hạch toán theo hình thức CTGS ( sơ đồ ) Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi Tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Với hình thức ghi sổ này cuối tháng kế toán có thể xem được các sổ: sổ tổng hợp 1521, 13635...; sổ chi tiết 1521, 13635; và các sổ khác như sổ TK công nợ 1.4. Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước: Trung tâm Dịch vụ Khách hàng thực hiện báo cáo toàn bộ các khoản thu nhập, chi phí về Bưu Điện Hà Nội để xác định kết quả kinh doanh và nộp thuế tập trung tại Bưu Điện Hà Nội. II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG 2.1. Đặc điểm hạch toán vật liệu và yêu cầu quản lý vật liệu 2.1.1. Đặc điểm vật liệu của Trung tâm Nguyên vật liệu của Trung tâm phục vụ chủ yếu cho quá trình tính, in cước sử dụng dịch vụ viễn thông của khách hàng. Ngoài ra nguyên vật liệu còn phục vụ quá trình tiếp nhận yêu cầu đầu vào, thu cước phí Bưu Điện. Do đặc thù của Trung tâm là phục vụ khách hàng, tính in cước theo định kỳ nên việc cung cấp nguyên vật liệu phải mang tính kịp thời. 2.1.2. Phân loại vật liệu Để áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán NVL thì công việc khai báo mã hoá ban đầu rất quan trọng, nó sẽ giúp cho việc hạch toán, ghi chép và theo dõi được thuận tiện Khai báo danh mục tài khoản: trên cơ sở tài khoản cấp 1 và cấp 2 do Bộ tài chính quy định, căn cứ vào yêu cầu quản trị, Trung tâm thực hiện xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần sử dụng. Cụ thể: để phản ánh tình hình nhập xuất NVL trung tâm mở các tài khoản sau: TK 1521: nguyên vật liệu 15211: NVL chính 15212: NVL phụ 15214: phụ tùng thay thế Nguyên vật liệu của trung tâm được chia thành 4 loại có mã từ 01 đến 04, đều được chứa ở kho Trung tâm +) Nguyên vật liệu chính (mã 01): là những nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho việc in ấn hoá đơn cước phí như: giấy in cước, mực in, ấn phẩm ( hợp đồng, các yêu cầu dịch vụ…), hoá đơn… +) Nguyên vật liệu phụ (mã 02): văn phòng phẩm: giấy,bút, các dụng cụ văn phòng khác,… +) Phụ tùng thay thế (mã 04): là các phụ kiện dùng để sủa chữa thay thế maý móc thiết bị bị hỏng hóc từng phần như: phụ kiện máy tính( bàn phím, chuột , …); phụ kiện ô tô, phụ kiện máy in, phụ kiện sửa chữa máy photocopy. 2.1.3. Đánh giá vật liệu Tất cả các đối tượng kế toán phải được biểu hiện bằng tiền, trên cơ sở đó kế toán mới thực sự phản ánh, theo dõi, giám đốc tài sản và mọi biến động của nó. Tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng, vật liệu sử dụng nhập kho từ việc mua ngoài. Để phản ánh kịp thời giá trị vật liệu trong công tác nhập, xuất vật liệu, Trung tâm sử dụng giá thực tế ghi trên hoá đơn để phản ánh trên sổ sách. Đối với vật liệu nhập kho: Vật liệu nhập kho ở Trung tâm nhập từ nguồn mua ngoài như: hoá đơn, ấn phẩm, mực in, vật tư in, phong bì ô kính, … nên giá thực tế vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn của người bán (bao gồm cả các khoản thuế nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, chi phí thuê kho bãi) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có) Công thức: Giá trị thực tế của vật liệu mua ngoài = Giá trị ghi trên hoá đơn + Thuế trong khâu thu mua nếu có + Chi phí trực tiếp phát sinh Trung tâm thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy giá trị thực tế vật liệu nhập kho bao gồm giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào. Đối với vật liệu xuất kho: Trung tâm có trách nhiệm thu mua và cung cấp vật liệu cho các đơn vị đài đội sản xuất là dựa trên định mức kế hoạch và yêu cầu của đơn vị. Phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho tại Trung tâm đang áp dụng là phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO), do đó khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá vật liệu ngay trên phiếu xuất kho theo đơn giá đã có ghi sẵn trên thẻ khi nhập kho. Để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NVL khác trong doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành mua và dự trự NVL, tăng cường công tác quản lý và kế toán NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng. Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình SXKD đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. Tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng, nguyên vật liệu được quản lý ngay từ khâu thu mua.Nguyên vật liêu mua về sẽ được quản lý về khối lượng, qui cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT phải nộp và chi phí thu mua. Sau khi kiểm tra chất lượng, nếu đạt yêu cầu thủ kho xác nhận số lượng thực nhập vào hoá đơn. Thông thường, Trung tâm thường mua hàng của những khách hàng quen, có độ tin cậy cao nên khâu này được bỏ qua, hoặc được thực hiện đối với những khách hàng mới. Tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng việc quản lý kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được thực hiện chặt chẽ.Nguyên vật liệu được thu mua theo đúng tiến độ, thời gian nhằm hạn chế lượng nguyên vật liệu tồn kho để giảm lượng vốn ứ đọng và quay vòng vốn được nhanh hơn. 2.2. Hạch toán thu mua và nhập kho vật liệu tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng 2.2.1. Quy trình hạch toán ban đầu: Trong công tác kế toán vật liệu, Trung tâm có sử dụng các chứng từ hạch toán chi tiết sau: Kế hoạch mua vật liệu Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Trong quá trình sản xuất kinh doanh, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều được lập chứng từ kế toán đầy đủ kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu. Những chứng từ này được coi là