Chuyên đề Công tác kế toán vật liệu trong công ty xấy lắp và vật tư xây dựng I

vật tư xây dựng I Tổ chức bộ máy kế toán (bộ máy kế toán tập trung): để đảm bảo thực hiện các chức năng nhiệm vụ, đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng và chuyên môn hoá công tác kế toán đồng thời căn cứ vào đặc trưng tổ chức sản xuất, đặc thù ngành sản xuất cơ bản. Bộ máy kế toán của công ty không ngừng được hoàn thiện. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán tài sản cố định Kế toán ngân hàng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán quỹ Kế toán chi phí giá thành Bộ máy kế toán gồm: 7 nhân viên kế toán tại phòng kế toán tài vụcông ty và 15 kế toán tại các công trình. + Kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác toàn bộ công ty, giứp ban giám đốc thực hiện các chế độ Nhà nước quy định về kế toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn giúp ban giám đốc tập hợp các số liệu về kinh tế, tổ chức phân tích các hoạt động kinh tế, tìm ra những biện pháp quản lý nhằm đảm bảo các hoạt động sẽ thu lại kết quả cao. + Kế toán tổng hợp: thực hiện hạch toán các nhiệm vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mọi báo cáo giấy tờ từ các đôi xây dựng công trình đều phải qua kế toán tổng hợp ký duyệt, đồng thời kế toán tổng hợp tập hợp các phần kế toán theo định kỳ báo cáo cho kế toán trưởng. + Kế toán tài sản cố định + Kế toán chi phí và giá thành: theo dõi việc tập hợp chi phí công trình, phân bổ chi phí hợp lý và giá thành cho các công trình mà công ty thi công. + Kế toán ngân hàng: theo dõi nguồn vốn, quan hệ giao dịch vay và giữ vốn trực tiếp với ngân hàng, trả lãi vay theo định kỳ. + Kế toán thanh toán: theo dõi các khoản thanh toán với người mua, nhà cung cấp chủ đầu tư, ngân sách Nhà nước; thanh toán nội bộ các khoản tạm ứng, bảo hiểm xã hội, tiền lương công nhân viên, lập quỹ dự phòng, quỹ trợ cấp, hưu trí… + Kế toán quỹ: theo dõi tiền mặt,ngoại tệ có trong két, thu, chi.. Ngoài ra, ở mỗi đội xây dựng đều có kế toán phụ trách theo dõi công trình riêng. Nhiệm vụ kế toán công trình là tập hợp chứng từ chi phí công trình lên bảng chứng từ phát sinh, định kỳ chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp của công ty. Hình thức sổ kế toán + Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. + Phương pháp tính giá vật tư: phương pháp tính giá thực tế đích danh. + Hệ thống sổ kế toán sử dụng có 3 loại: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ các tài khoản. + Hệ thống số chi tiết gồm có: Sổ tài sản cố định. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng Sổ chi tiết các tài khoản (1368, 1388, 141, 333, 334, 335, 421, 431). Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán (TK 131, 331) Sổ chi tiết tiền vay (TK 311, 341). Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (TK 111, 112). Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ (TK 152,153). Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung (TK 627). Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642). Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh (TK 621, 622, 154, 1422, 355). Sổ giá thành công trình, hạng mục công trình xây lắp. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Kiểm tra đối chiếu Hệ thống tài khoản kế toán: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Thuyết minh báo tài chính Lưu chuyển tiền tệ. Hạch toán chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp xây lắp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Theo chế độ kế toán hiện hành, trong các doanh nghiệp xây lắp chỉ áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này cho phép kiểm soát hàng ngày và tại bất kỳ thời điểm nào các hoạt đông từ nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hoá, thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đặc biệt là các nghiệp vụ hàng tồn kho được phản ánh kịp thời và đầy đủ lên các tài khoản có liên quan. Hạch toán cho chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621). Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp, bao gồm giá trị nguyên vật liệu chính (gạch, cát, đá, xi măng, sắt thép…),vật liệu phụ sử dụng trực tiếp cho việc sản xuất sản phẩm xây lắp. Trình tự thanh toán + Khi mua hoặc xuất nguyên vật liệu sử dụng cho hoạt động xây lắp - Khi xuất nguyên vật liệu: Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (giá chưa có thuế giá trị gia tăng). Có TK 152 - Trường hợp mua nguyên vật liệu về sử dụng ngay (không qua kho) cho hoạt động xây lắp trong vùng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT ghi: Nợ TK 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (thuế GTGT đầu vào) Có TK 331, 111, 112. + Tạm ứng chi phí để thực hiện giá trị khoán xây lắp nội bộ (trừ trường hợp đơn vị nhận khoán không tổ chức hạch toán kế toán riêng). Khi bản quyết toán tạm ứng về giá trị khối lượng xây lắp được duyệt ghi: Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có TK 141: Tạm ứng. -Nếu nguyên vật liệu xuất dùng không hết, cuối kỳ nhập lại kho, kế toán căn cứ vào phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ và ghi: Nợ TK 152. Có TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chi tiết theo đối tượng). + Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả bảng phân bổ nguyên vật liệu tính cho từng đối tượng sử dụng nguyên vật liệu (công trình, hạng mục công trình) theo phương pháp trực tiếp hoặc phân bổ ghi: Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh. Có TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Sơ đồ hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: TK 331,111,112,141 TK 621 TK154 Mua vật tư không qua kho K/C chi phí NVL trực tiếp TK 133 (theo đối tượng) Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK 152,153 Xuất kho NVL cho SX Nhập kho NVL không sử dụng hết Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: (TK 622) Chi phí nhân công trực tiếp là các hao phí lao động trực tiếp tham gia vào quá trình hoạt động xây lắp bao gồm cả khoản phải trả cho người lao động trong biên chế của doanh nghiệp và cả lực lượng lao động thuê ngoài theo từng loại công việc. + Trình tự thanh toán: - Căn cứ vào bảng tính lương phải trả cho công nhân trực tiếp tham gia hoạt động xây lắp ghi: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. Có TK 344: Phải trả công nhân trong biên chế doanh nghiệp. Có TK 111,112: Số tiền công chi trả cho CNTT thuê ngoài. - Tạm ứng chi phí nhân công để thực hiện giá trị khoán xây lắp nội bộ (trường hợp đơn vị nhận thầu không tổ chức hạch toán kế toán riêng). Khi bản quyết toán tạm ứng về ghi khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao được duyệt ghi: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. Có TK 141: Tạm ứng. - Cuối kỳ, kế toán tính, phân bổ và kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp theo đối tượng tập hợp chi phí sản xuất ghi: Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (chi tiết theo đối tượng) Có TK 622: Chi phí NC trực tiếp (chi tiết theo đối tượng). Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí nhân cộng trực tiếp 334 622 154 Tiền lương trả cho CNTT SX trong biên chế Kết chuyển CPNCTT (theo đối tượng) 111, 112 Tiền lương phải trả cho CN TT SX thuê ngoài Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công: (TK6274) + Chi phí máy thi công: Là các chi phí sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây lắp công trình bao gồm chi phí vật liệu, nhiên liệu động lực cho máy hoạt động, chi phí tiền lương, các khoản phụ cấp của công nhân điều khiển máy, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa máy… + Trình tự hạch toán: Doanh nghiệp không tổ chức đội máy thi công riêng biệt hoặc có thể tổ chức đội máy thi công riêng biệt nhưng không tổ chức hạch toán riêng cho đội thi công thì toàn bộ chi phí sử dụng cho máy thi công (kể cả chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời) sẽ được hạch toán theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí máy thi công 111,112,141 152,153 627.4 154 133 VAT được khấu trừ Kết chuyển Chi phí máy thuê ngoài + CP khác = tiền 334 Tiền lương CN lái máy Lương CN lái máy 214 CP KH. TSCĐ Trường hợp tạm ứng chi phí máy thi công để thực hiện giá trị khoán xây lắp nội bộ (trường hợp đơn vị nhận khoán không tổ chức hạch toán kế toán riêng). Khi bản quyết toán tạm ứng vè giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành đã bàn giao được duyệt ghi: Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công Có TK 141: Tạm ứng (chi tiết đơn vị nhận khoán). Hạch toán chi phí sản xuất chung (TK 627). + Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh ở các đội sản xuất, bao gồm: Lương nhân viên quản lý, các khoản trích theo lương (BHXH,BHYT,KPCĐ) theo tỷ lệ quy định, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. + Trình tự hạch toán: Chi phí sản xuất chung thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ hạch toán chi phí sản xuất chung TK 334, 338 TK 627 TK 154 CP nhân viên quản lý đội xây dựng tính theo … TK 152, 153 CP vật liệu CCDC Kết chuyển CP SX chung Dùng cho đội xây lắp (theo đối tượng) TK 214 CP khấu hao TSCĐ TK 111,112,331 CP dịch vụ mua ngoài và TK 133 CP bằng tiền khác Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Tổng hợp chi phí sản xuất: (TK 154) Đối với việc hạch toán và tổng hợp chi phí sản xuất, căn cứ vào đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và phương pháp hạch toán chi phí sản xuất để xác định, kế toán tiến hành hạch toán và tổng hợp chi phí sản xuất theo trình tự. - Căn cứ vào đối tượng hạch toán để mở sổ, thẻ, hạch toán chi tiết chi phí sản xuất, chi phí phát sinh trong tháng liên quan đến đối tượng hạch toán nào thì mở sổ, thẻ ghi của đối tượng đó. - Đối với chi phí cần phân bổ phải được tập hợp riêng ra và phân bổ cho từng đối tượng liên quan theo từng phương thức thích hợp. - Cuối kỳ, tiến hành tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh theo từng đối tượng và toàn bộ doanh nghiệp . - Trình tự hạch toán: thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ hạch toán tổng hợp CP SX 621 154 152, 111 … CP NVL trực tiếp Các khoản giảm CP SX 622 CP nhân công trực tiếp 623 632 CP sử dụng máy thi công Giá thành CT xây lắp hoàn thành 627 CP SX chung Hạch toán chi phí sản xuất theo phương thức khoán gọn: Doanh nghiệp xây lắp tổ chức hình thức khoán gọn cho các đơn vị xây lắp do đặc điểm của ngành XDCB là việc sản xuất sản phẩm trải qua thời gian dài, các sản phẩm có yêu cầu thiết kế phức tạp việc tổ chức thi công trải qua nhiều khâu liên quan đến nhiều loại vật liệu lao động … khoán gọn là hình thức tổ chức sản xuất đặc trưng và riêng có của ngành XDCB. Khi công ty nhận được một hợp đồng công trình mới, công ty làm hợp đồng giao khoán nội bộ giao cho các đội xây lắp chịu trách nhiệm thi công công trình. Khi thi công công trình các đội xây lắp phả tuân thủ sự chỉ đạo của phòng kỹ thuật công ty về mặt kỹ thuật công trình. Quá trình hạch toán được thể hiện qua công trình sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất tại đội xây lắp nhận khoán không tổ tổ chức hạch toán kế toán riêng: 152,111,112,231 141 621 154 Số VT, tiền vốn ứng trước CP VNL TT K/c CP NVL TT cho đội XL nhân khoán 111, 112 622 Thanh toán bổ xung CP nhân công TT K/c chi phí nhân công số thiếu 3388 623 K/c số còn lại phải trả Chi phí SDMTC K/c chi phí SDMTC Cho đội xây lắp nhận khoán 627 CP SXC K/c CP SXC Khi giao vật tư, tiền vốn cho người cho người nhận khoán: +Nợ TK 141 +Có TK 111,112,152. .. Khi biên nhận khoán thanh toán chi phí vậtt tư: +Nợ TK 621, 133 +Có TK 141 Thanh toán chí nhân công: Phản ánh tiền lương phải trả: +Nợ TK 622, 623, 627 +Có TK 334 Căn cứ vào bảng thanh toán lương và chứng từ chi trả lương của các đội: +Nợ TK 334 +Có TK 141 Phản ánh các chi phí khác mà đơn vị nhận khoán đã thanh toán: +Nợ TK 623, 627, 133 +Có TK 141 II- Tình hình thực tế tổ chức kế toán vật liệu và công ty xây lắp vật tư xây dựng I. A) Đặc điểm vật liệu. 1, Phân loại vật liệu Đối với mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nền xử dụng các loại vật tư khác nhau. Phân loại vật liệu việc sắp xếp vật liệu có cùng một tiêu thức nào đó vào một loại, ta đưa vào từng nội dung công dụng có tính chất thương phẩm của chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý xử dụng của doanh nghiệp. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu của kế toán, quản lý vật liệu được phânthành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả những thành phẩm mua vào) nguyên vật liệu chính là đối tượng chủ yếu trong doanh nghiệp để hình thành nền thực thể sản phẩm mới. Trong những doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính gồm các loại khác. sắt, thép, xi măng, gạch trong XDCB, sợi, vải trong ngành dệt may. - Vật liệu phụ là các loại vật liệu được xử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất bao gói sản phẩm như: thuốc nhuộm, chỉ khâu, sơn, dầu. - Nhiên liệu được xử dụng phục vụ cho công nghiệp sản xuất sản phẩm, phương tiện vận tải, máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như xăng dầu, khí ga. - Phụ tùng thay thế bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết được xử dụng đê thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. - Thiết bị xây dựng cơ bản gồm: các thiết bị cần lắp và không cần lắp công cụ, khí cụ vật kết cấu... dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác là: các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra phế liệu thu hồi từ việc thanh lý TSCĐ. * Phân loại nguyênvật liệu căn cứ vào mục đích xử dụng. - Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm. - Nguyên vật liệu cho các nhu cầu khác như: dùng trong quản lý * Phân loại vật liệu căn cứ cào nguồn hình thành gồm. - Nguyên vật liệu tự sản xuất, gia công chế biến của doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu vốn góp liên doanh. Để phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu, người ta thường lập sổ danh điểm vật liệu đó vật liệu chưa thành từng nhóm, từng thư vật liệu. Tuỳ theo số lượng nhóm, thứ vật liệu để lọc số liệu 1,2 hoặc 3,4 chữ số. 2, Đánh giá vật liệu. Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu thực tế tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật tư hàng hoá đó. * Đánh giá vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. về nguyên tắc, kế toán nhập, xuất tồn kho vật liệu phản ánh theo giá trị thực tế. Thực tế ở công ty xây lắp và vật tư xây dựng + Đối với vật liệu nhập kho. - Vật liệu do bộ phận kinh doanh mua thì nhập kho theo giá thực tế ghi trên hoá đơn người bán bao gồm cả chi phí vận chuyển. Nếu chi phí vận chuyển phải thuê riêng ngoài thì giá hoáđơn vật liệu nhập kho còn phải bao gồm cả chi phí vận chuyển tính riêng hàng về đến kho công ty, bộ phận kinh doanh và kế toán, tiến hành kiểm tra nếu thấy đầy đủ, kế toán vật tư làm thủ tục nhập kho xemL phiếu nhập kho biểu 3 và hoá đơn GTGT biểu 2) - ở nơi xây dựng. Nhập kho vật liệu do đổi tự mua về thì nhập theo giá trị thực tế ghi trong hoá đơn (bao gồm cả chi phí vận chuyển )(xem hoá đơn GTGT biểu 4 và phiếu nhập khẩu kho biểu 5). + Đối với vật liệu xuất kho. - Công ty : khi xuất kho vật liệu cho các đối xây lắp phục vụ thi công trường thì xử dụng giá xuất kho bằng giá thực tế đích danh (bao gồm hoá đơn cộng với các chi phí khác liên quan đến lô hàng mua, như chi phí vận chuyển , bốc xếp, tình hình nguồn hàng...) vật liệu xuất kho thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá nhập kho lô hàng đó để xác định số giá thực tế vật liệu xuất kho - Xây dựng: khi xuất kho vật liệu vào thi công công trình cũng xử dụng thực tế đích danh để tính giá vật liệu xuất. Vật liệu xuất kho thuộc lô hàng thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho lô hàng đấy (bao gồm giá hoá đơn / nếu đội tự mua hoặc giá trên phiếu xuất kho của công ty) nếy công ty ứng vật liệu cho đội công tác chi phí liên quan đến lô hàng đó. B) Tổ chức hạch toán ở công ty xây lắp và vật tư xây dựng I. 1, Thủ tục chứng từ kế toán. Sau khi đấu thầu, trúng thầu công ty có thể giao cho các ban xây dựng để tiến hành thi công công trình. Khi có dự toán xây lắp đội (bạn xây dựng) căn cứ vào đó để lập đơn xin vay vốn lưu động. Giám đốc công ty cùng các bộ phậnliên quan (kế toán, bộ phận kinh doanh) căn cứ vào nhiều yếu tố như đia bàn công trình thi công, việc thu mua do đội đảm nhận thuận tiện hơn hay công ty cung cấp thuận tiện hơn. Để xét duyệt cho đội vay bằng tiền mặt vay băng vật liệu, công ty có bộ phận kinh doanh có chức năng theo dõi tình hình thu mua vật tư và kinh doanh vật tư ở đơn vị. Nếu địa bàn công trình xa, việc thu mua vật liệu tại địa bàn hoạt động dẽ, thuận tiện hiệu quả hơn thì công ty xét duyệt cho vay bằng tiền (đây là hình thức khoán chi phí). Trên công ty khi trúng thầu và ký hợp đồng với bên A, bộ phận kế toán lập hạn mức vật tư cho từng công trình, hạn mức công trình tuỳ từng nhu cầu về vật tư: cần chủng loại nào, số lượng bao nhiêu cho từng công trình, hạn mức công trình để lập hạn mức vật tư cho từng đội trong thời kỳ nhất định. Phiếu hạn mức vật tư được lưu ở bộ phận kế toán và phòng kế toán công ty: VD. Công ty xây lắp và vật tư xây dựng I Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Phiếu hạn mức vật tư Công trình: Trường THCS sVĩnh Ngọc Hạng mục: Xây dựng trường học Đơn vị thi công: Đội xây dựng (Biểu 1) TT Tên quy cách, chủng loại vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 50 2 Cát đen M3 107 3 Gạch 2 lỗ Viên 200.000 4 Khung cửa thông gió Cái 20 2- Thủ tục nhập kho: Vật liệu để thi công công trình có thểdo cán bộ vật tư của đội đi mua theo yêu cầu của đội trưởng (hình thức khoán chi phí) cũng có thể do cán bộ đi mua. Vốn xuất cho các đội xây dựng. Dù là cán bộ vật tư hay công ty khi mua vật liệu cán bộ vật tư hay công ty, đến tiến hành tìm hiểu nguồn hàng sao cho rẻ nhất. Ký kết hợp đồng mua bánphải thoả thuận được hình thức và thời gian thanh toán sao cho có lợi nhất. - Vật liệu do bộ phận kinh doanh mua: Khi chuyểnvật tư về kho công ty cán bộ vật tư phải đem hoá đơn GTGT mà người bán viết về. Hoá đơn này được ghi rõ, các chỉ tiêu về ngày tháng số lượng chủng loại đơn giá, thuế VAT tổng giá thanh toán, hình thức thanh toán (xem hoá đơn GTGT biểu 2). Bộ phận kinh doanh kế toán viết phiếu nhập kho. Thủ kho kiểm hàng nếu thấy phù hợp với số lượng ghi trên phiếu nhập kho thủ kho tiến hành thủ tục chuyển. Kế toán vật liệu phải viết phiếu nhập kho thành 3 kiện Một liên giao cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho cuối tháng chuyển lên phòng kế toán công ty để lưu 1 liên được kế toán vật liệu xử dụng để hạch toán, 1 liên kế toán thanh toán cho bộ phận kinh doanh kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho lưu để báo cáo thu mua vật liệu. Từ đó các bộ phận liên quan có căn cứ theo dõi tình hình thu mua vật liệu trong tháng. Sơ đồ thủ tục nhập kho Nguyên vật liệu Phòng kế hoạch vật tư Thủ kho kiểm tra phiếu nhập kho Liên 1: lưu gốc Liên 2: dùng để thanh toán trả tiền. Liên 3: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho Theo cơ chế mới hiện nay, bộ phận kinh doanh thường mua vật liệu về (sau khi kiểm tra vật liệu thấy khớp chủng loại quy cách ) là chuyển thẳng tới các đội. Không cần qua kho công ty nhằm giảm bớt chi phí vận chuyển, bốc dở... giảm bớt các công việc nhập xuất kho ở công ty, vậy trường hợp này cũng giống như trường hợp trên cán bộ vật tư của công ty đi mua và chuyển ngay số vật tư theo yêu cầu của đội tơi tận chân công trình thi công. Khi vật tư đến công trình thủ kho đội, tiến hành kiểm tra. Nếu vật tư khớp với phiếu xuất kho do công ty lập và phiếu nhập kho do kế toán tổng đội viết thì thủ kho xác nhận sau đó tiến hành nhập kho. VD: Cán bộ vật tư công ty đi mua vật liệu xây dựng, người bán viết hoá đơn như sau: (biểu 2). Hoá đơn (GTGT) Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 6/12/2001 Mẫu số: 01 GTGT - 31 GT/99 - B N: 016301 số tài khoản MS: ................................... Họ tên người mua hàng: Nguyễn Nhật Đăng Đơn vị: Công ty xây lắp và vật tư xây dựng I Địa chỉ: Phương Mai - Đống Đa - Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả chậm Số tài khoản: MS: ................................. STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 50 80.500đ 40.280.000đ 2 Cát đen M3 107 40.000 4.280.000đ 3 Gạch 2 lỗ Viên 200.000 250đ 50.000.000đ Cộng tiền hàng 94.530.000đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 945.300đ Tổng cộng tiền thanh toán: 103.983.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm linh ba triệu chín trăm tám ba nghìn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán kế toán công ty viết phiếu nhập và phiếu xuất kho. Hàng mua xong không về nhập kho công ty nhưng ở công ty kế toán vẫn viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho vật liệu ở công ty do kế toán viết như sau: Đơn vị: Công ty XL và VTXD 1 Địa chỉ: Phương Mai - Đống Đa - Hà Nội (biểu 3) Mẫu số: 01VT QĐ số 114 TC/ QĐ/CĐKINH Tế Phiếu nhập kho Ngày 1/12/2001 Số: 12 Nợ TK: 152 Có TK 331 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Nhật Đăng Theo số 12 ngày 6 tháng 12 năm 2001 Nhập kho: công ty Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất (sản phẩm hàng hoá ) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập B C D 1 2 3 4 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 50 50 80.500 40.250.000đ Cát đen M3 107 107 40.000 4280.000đ Gạch 2 lỗ Viên 200.000 200.000 250 50.000.000đ Cộng 94530.000đ Cộng thành tiền (= chữ) chín mươi tư triệu năm trăm ba mươi nghìn đồng Phụ trách cung tiền Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hàng tháng bộ phận kinh doanh căn cứ vào báo cáo thu mua do kế toánvật liệu ở công ty lập nhằm theo dõi vật tư mua về trong tháng vật liệu do các bộ vật tư của đội đi mua. Căn cứ vào hoá đơn GTGT do cán bộ vật tư của đội mua về kế toán đội lập phiếu nhập kho (lập sau khi kiểm tra xong) thủ kho tiến hành kiểm tra vật liệu nếu thiấy khớp chúng thì ký vào phiếu nhập kho vật liệu. Dưới đội, kế toán đội chỉ viết phiếu nhập kho thành tiền chuyển xuống cho thủ kho xác nhận và ghi vào sổ theo dõi sau khi đo thủ kho chuyển lại cho kế toán đội lưu cuối thánt hoặc khi xây xong hạng mục công trình kế toán đội tập hợp chi phí gửi lên phòng tài vụ công ty để công ty hoàn chi phí cho đội. Mẫu hoá đơn GTGT của cửa hàng kinh doanh đồ nội thất 214 Trường chính. Hoá đơn Liên 2: giao khách hàng Ngày 8/12/2001 Mẫu số: 01/GTKT - 31 N: 013246 Đơn vị bán: Cửa hàng kinh doanh đồ nội thất Địa chỉ: 214. Trường Chính ĐT: Họ tên người mua hàng: Lê Hoàng Anh Số: TK Đơn vị: GTXL và VTXD 1 Ms: .......................... Hình thức thanh toán tiền mặt STT Tên hàng hoá,dịchvụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A 1 2 3 4 B Gương Vòi rửa Vòi hoa sen Giá để khăn C bộ cái cái cái 1 16 16 16 32 2 150.000đ 470.000đ 300.000đ 20.000đ 3 = 1 x 2 2400.000đ 7520.000đ. 4800.000đ 640.000đ Cộng tiền hàng 15360.000đ Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT 1536.000đ Tổng cộng tiền thanh toán Số tiền bằng chữ: Mười sáu triệu tám trăm chín mươi sáu nghìn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 3- Thủ tục xuất kho Nguyên vật liệu ở công ty xây lắp vật tư xây dựng I được xử dụng vào nhiều mục đích khác như để thi công công trình sửa chữa nhà văn phòng, nhà kho, sửa chữa máy móc thiết bị. Tuy nhiên ở công ty vật liệu được xử dụng chủ yếu là để thi công công trình. Khi có nhu cầu về vật liệu thi công công trình, thủ tục xuất kho được tiến hành như sau: - Vật liệu bộ phận kinh doanh mua: Khi có nhu cầu về vật liệu đội lập giấy xin vay vốn lưu động kiêm giấy nhận nợ, được giám đốc ký duyệt cho vay bằng vật tư, cán bộ vật tư đã thu mua vật liệu theo sự điều động của giám đốc công ty. Kế toán căn cứ vào hạn mức được viết phiếu xuất kho thành 3 Liên. 1 liên kế toán vật liệu giữ lại giao cho cán bộ vật tư của đội. Đại diện của đội xuống cho công ty nhận vật liệu. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho này tiến hành xuất kho theo đúng yêu cầu trong 2 liên này, 1 liên để vào thẻ kho, sau đó chuyển trả lại cho phòng kế toán để kế toán vật liệu theo dõi tình hình nhập, tồn kho vật liệu. Thông thường công ty căn cứ vào nhu cầu về vật liệu ở đội giữ lên cán bộ vật tư để tiến hành thu mua vật liệu, mua đến đâu xuất kho ngay đến đó nên còn rất ít vật liệu tồn kho. Liên 1: Lưu kho (thủ kho giữ) Liên 2: căn cứ tính gía Liên 3: phòng kế toán giữ Tổ chức sản xuất Phiếu xuất kho Đơn vị xử dụng ` VD: Trong tháng bộ phận kinh doanh mua vật liệu và chuyển thẳng tới chân công trình kế toán viên viết phiếu nhập phiếu xuất (xem phiếu xuất kho biểu 6) Mẫu phiếu xuất kho do kế toán đội lập như sau: Đơn vị thi công: công ty xây lắpd và vật tư XD I Mẫu số: 02/VT QĐ 114TC/QĐ/CĐKINH Tế Phiếu xuất kho Số 3 Ngày 8/12/200 Nợ TK 136 Có TK 152 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Duy Hưng Điạ chỉ (Bộ phận): Đội xây dựng Lý do xuất kho: Thi công trường THCS Nghĩa Dũng Xuất tại kho: Công ty STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất (sản phẩm hàng hoá ) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B