Chuyên đề Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng

thực tế cho thấy các phòng chức năng ngoài văn phòng, đã làm tốt được công tác văn phòng của mình, để đạt được các kết quả cần thiết. IV. Nhận xét chung. Nhận xét chung về công tác văn phòng ở Công ty 20. Qua tìm hiểu về hoạt động của công tác văn phòng ở Công ty 20. Cho thấy Công ty 20 có văn phòng là phòng đảm nhận chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng. Bên cạnh đó các phòng chức năng cũng thực hiện công tác văn phòng của mình. Dựa trên sơ đồ hoàn chỉnh của công tác văn phòng và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, ta thấy từ văn phòng đến các phòng chức năng của Công ty 20, ngoài nhiệm vụ chính của mình, nó còn làm tốt công tác văn phòng cho chính bản thân nó.Tuy hệ thống văn phòng không phải là bộ máy văn phòng lý tưởng nhưng công tác văn phòng ở đây vẫn được thực hiện một cách có khoa học. Đặc biệt là nó đã đem lại không ít những thành quả cho Công ty. Ngoài chức năng và nhiệm vụ riêng thì các phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi hoạt động của nhau. Các hoạt động không bị bó hẹp trong phạm vị của phòng mà nó luôn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống dây chuyền mắt xích. Trang thiết bị trong văn phòng tương đối đầy đủ nên đã ứng dụng được tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ. Công ty ngày càng hoàn thiện hơn nữa, bộ máy hoạt động và cơ cấu tổ chức của các phòng ban. Điều đó thể hiện trong việc phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn của các phòng ban. Thêm vào đó đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ cao tương đối nhiều. Đó là một mặt mạnh của Công ty. Bên cạnh những thành công mà công tác văn phòng đã đạt được thì vẫn còn tồn tại những nhược điểm như : + Công tác văn phòng chưa được rõ nét. + Cán bộ nhân viên làm công tác văn phòng, từ một người có thể kiêm nhiệm ba bốn nhiệm vụ chức năng trong văn phòng. 2. Nhận xét chung về công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty 20. Qua thực tập ở Văn phòng Công ty 20 tôi nhận thấy “ Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng” ở đây nhìn chung là tốt. Văn phòng Công ty có một bộ máy lãnh đạo khá năng động, chỉ đạo gián tiếp mọi hoạt động trong Công ty. Những cán bộ điều hành ở đây có đủ phẩm chất của người cán bộ lãnh đạo. Vì thế mọi hoạt động trong Công ty luôn được thực hiện kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra . Bên cạnh đó các hoạt động trong văn phòng công ty điều có kết nối khăng khít với nhau , trao đổi xử lý thông tin và các hoạt động thiết yếu của văn phòng Công ty . Lãnh đạo luôn có đủ những thông tin cần thiết để kịp thời xử lý. Lãnh đạo điều hành và cắt đặt công việc cho cấp dưới thực hiện một cách nhanh chóng , kịp thời . Điều đó càng chứng tỏ công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty 20 được thực hiện một cách nhuần nhuyễn, các cán bộ lãnh đạo điều hành ở đây đã áp dụng đựoc các phương pháp quản lý một cách khoa học nắm bắt được tâm lý cấp dưới, phù hợp với mọi hoạt động trong văn phòng Công ty 20. Khi được thực tập trong văn phòng Công ty 20 và được trực tiếp làm việc với cô, bác lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty. Cụ thể là tôi đã được bác Chánh văn phòng Công ty 20 tận tình chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong công việc cũng như tham khảo thông tin tư liệu...Tôi đã thấy được rất nhiều điều học hỏi ở đây, đặc biệt là công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty. Một phần vì đây vừa là một Công ty thuộc ngành Quân đội, bên cạnh đó do cơ chế thị trường mở cửa tăng sự cạnh tranh, nên những năm gần đây Công ty 20 đã mở rộng hợp tác làm ăn với các đối tác bên ngoài. Điều đó cho thấy từ những quyết định sáng suốt của Ban lãnh đạo Công ty, đã nắm bắt thị trường một cách kịp thời, tạo cho Công ty có một hướng đi đúng đắn, phù hợp với thời kỳ phát triển kinh tế mới. Nó không những làm tiền đề cho sự phát triển vững chắc của Công ty mà nó còn tạo nguồn sống và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty 20. Đi sâu vào công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng. Đơn cử như công tác lãnh đạo điều hành ở văn phòng Công ty 20 mà cụ thể là chức vụ Chánh văn phòng ở đây. Chánh văn phòng là một cấp lãnh đạo trung gian giữa cấp trên và cấp dưới, lo toan sắp xếp các thủ tục, các hoạt động trước và sau thậm chí cả quá trình công việc ( nếu được giao phó ) cho cấp trên, chỉ đạo cấp dưới thực hiện các quyết định mệnh lệnh của cấp trên. Thay mặt giám đốc tiếp đón sắp xếp tất cả các cuộc họp, gặp gỡ công việc cho Giám đốc hoặc trực tiếp làm việc đó khi được giao phó hoặc đúng chức vụ thẩm quyền của mình. Có thể ra những quyết định và thực hiện các ông việc mà giám đốc giao phó cùng với các công việc mà Giám đốc bao quát không xuể trong thẩm quyền chức vụ của mình. Bên cạnh đó còn phải báo cáo tổng hợp thông tin lên Giám đốc như kết quả sản xuất kinh doanh... Tham mưu cho Giám đốc về xử lý thông tin và ra quyết định... Trên đây là những dẫn chứng cụ thể về công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty 20. Đó mới chỉ là một phần nhỏ công việc mà tôi đã được thấy từ bác Chánh văn phòng cũng như các cô bác lãnh đạo trong Công ty 20. Từ đây tôi có đôi điều suy nghĩ về vai trò và phong cách của người lãnh đạo. Có thể thấy được mặt ưu việt của công tác lãnh đạo điều hành ở đây. Chính vì thế tôi cần phải làm sáng tỏ điều này bằng một số lý luận ở chương tiếp theo. chương IV Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng I. Một số vấn đề lý luận về công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng. Trong thời đại hiện nay, muốn nâng cao hiệu quả của nền sản xuất xã hội có nh chất then chốt để giải quyết tốt những vấn đề kinh tế xã hội, đòi hỏi phải đổi mới cơ chế quản lý kinh tế. Vì vậy, yêu cầu đặt ra đối với cán bộ quản lý trong điều kiện hiện nay phải là cán bộ biết làm kinh tế. Họ là những người sống có lý tưởng, có tinh thần trách nhiệm cao đối với nhiệm vụ được giao, có trình độ chuyên môn cao và năng lực tổ chức giỏi, nhạy cảm đối với cái mới, luôn có sáng kiến và tháo vát, biết đề ra những quyết định đúng đắn, chú ý đúng mức đến vấn đề hiệu quả và tìm tòi những phương pháp tối ưu để đạt được hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Nhận thấy công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng là một chủ đề rất rộng mà tôi khó có thể nói được ở đây. Bên cạnh đó vai trò và phong cách của người lãnh đạo lại là vấn đề nổi cộm nhất làm tôi quan tâm. Vì thế tôi chỉ trình bày hai vấn đề tiếp trong phần này, đó cũng là trọng tâm của bài viết mà tôi muốn đề cập tới. Vai trò của người lãnh đạo trong cơ quan văn phòng. Vai trò của người quản trị hành chính văn phòng. Người lãnh đạo văn phòng cũng là người cán bộ quản lý, có trách nhiệm giúp việc đắc lực cho thủ trưởng trong việc tham mưu, điều hành các công việc như lên kế hoạch, tổ chức, phối hợp, kiểm tra các hoạt động trong toàn cơ quan làm sao cho có hiệu quả. Muốn vậy người cán bộ điều hành phải lãnh đạo phòng hành chính phục vụ các phòng ban khác có hiệu quả. Người lãnh đạo điều hành văn phòng phải là người được đào tạo chuyên về quản lý hành chính văn phòng, được trang bị đầy đủ về tất cả những nguyên tắc và thực tiễn của quản lý và là người ý thức đầy đủ về sự cần thiết của công tác phối hợp tất cả các hoạt động hành chính văn phòng nội bộ và liên hệ chặt chẽ với những chức năng khác trong tổ chức. Văn phòng là việc gắn các nguyên tắc quản lý vào việc truyền đạt những vấn đề có liên quan đến hồ sơ, văn thư giấy tờ. Hiện nay văn phòng không phải là bộ phận riêng rẽ bởi vì hành chính văn phòng tự nó không có mục tiêu rõ rệt. Nói cách khác thì quản trị hành chính văn phòng chỉ là một phần của quản trị kinh doanh tổng hợp bởi vì những ai điều khiển công việc hành chính văn phòng đều tham gia vào toàn bộ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì thế công tác văn phòng được xem như là một dịch vụ là một hoạt động tạo mọi điều kiện thuận lợi cho hoạt động khác. Để công việc đạt hiệu quả cao người cán bộ điều hành văn phòng phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây: Đó là phải tạo được cơ cấu tổ chức hành chính tốt. muốn thực hiện được việc này người cán bộ điều hành văn phòng phải thực hiện những am hiểu, thông thạo tất cả các công việc hành chính văn phòng như truyền đạt thông tin, tính toán, soạn thảo hồ sơ văn thư , lưu trữ các công văn giấy tờ, điều hành máy móc và thu thập tài liệu. Bất cứ nhà lãnh đạo nào cũng phải biết tổ chức một lực lượng hành chính văn phòng sao cho các đơn vị công tác được xác Định rõ ràng, mọi người hiểu rõ được trách nhiệm trong công việc và xác định rõ quyền hạn. Sơ đồ tổ chức, các bảng xắp xếp công việc, phù hợp với chức danh của từng người là những cái rất cần thiết. Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông bên trong bộ phận hành chính và tạo điều kiện thuận lợi truyền thông trong khắp cơ quan. Tổ chức và duy trì các cơ sở vật chất cần thiết cho công việc hành chính đạt kết quả cao bằng cách bố trí ghế và bàn làm việc phù hợp với vóc dáng từng người trong phòng, ánh sáng đầy đủ có hệ thống thông gió và hệ thống giảm tiếng ồn có hiệu quả. Lựa chọn và mua sắm dụng cụ văn phòng, trang bị máy móc và dụng cụ làm việc. Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông bên trong bộ phận hành chính và tạo điều kiện thuận lợi truyền thông trong khắp cơ quan. Người quản trị hành chính văn phòng phải biết phối hợp công việc của thư ký với kiểm soát viên. phối hợp các hoạt động hành chính với các hoạt động hành chính văn phòng của các bộ phận phòng ban khác. Người cán bộ điều hành văn phòng cần phải biết lên kế hoạch cho công việc hành chính. Để làm được việc này người quản lý hành chính văn phòng cần phải: Biết cách tổ chức và lên kế hoạch hợp lý cho ngày làm việc của mỗi một công việc. Điều này đòi hỏi phải có các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn về thời gian và những nghiên cứu về thủ tục. Lập kế hoạch là một chức năng của quản lý bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Kết quả của việc lập kế hoạch là một bản kế hoạch, nghĩa là một tài liệu được viết ra xác định rõ tình hình hoạt động mà doanh nghiệp sẽ thực hiện trong tương lại. Bất cứ cập lãnh đạo điều hành nào cũng phải thiết lập kế hoạch. Lập kế hoạch bao gồm việc xác định ra mục tiêu và đề ra các biện pháp để hoàn thành mục tiêu đó bằng cách trả lời câu hỏi sau: Phải làm những gì? Làm như thế nào? Làm ở đâu ? Làm khi nào ? Ai làm ? Tại sao lại phải làm công việc đó , tại sao phải chọn người đó, tại sao phải chọn thời điểm đó và tại sao phải làm như thế ? Trong việc lập kế hoạch cho công việc hành chính văn phòng thì các cẩm nang về tổ chức, chính sách và thủ tục, các bảng hướng dẫn cụ thể, các hướng đi cụ thể, các bảng ghi nhớ lịch công tác đều là các công cụ để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Lên kế hoạch rất cần thiết và quan trọng. Không có nó doanh nghiệp sẽ lãng phí năng lực của con người và máy móc, công việc sẽ bị chồng chéo lên nhau, việc cần làm trước mắt lại không thực hiện sẽ gây ra hậu quả không lường trước được . Lên kế hoạch sẽ biến công việc phức tạp thành dễ dàng bằng cách làm cho công việc trở lên ít phức tạp qua việc sử dụng các nguyên tắc tiết kiệm, các phương pháp và các tiêu chuẩn thời gian. Người cán bộ điều hành văn phòng cần phải biết kiểm tra công việc hành chính. Để kiểm tra công việc hành chính đạt kết quả cao người quản lý văn phòng phải thực hiện các hoạt động sau: Người cán bộ hành chính cần phải điều hành các thủ tục hành chính như công văn giấy tờ, thu thập thông tin, xử lý và lưu trữ các hồ sơ giấy tờ, giám sát, đôn đốc, theo dõi các nhân viên trong văn phòng có chấp hành công việc không. Duy trì các đơn vị dịch vụ như thư từ điện thoại, điện tín tiếp dân. Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chính cho các bộ phận phòng ban trong cơ quan yêu cầu. Có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo và phát hiện các nhân viên hành chính có năng lực và trình độ đầy đủ nhất. thường xuyên đôn dốc, kiểm tra, theo dõi xem các thủ tục hành chính có được cải cách từng bước và áp dụng được vào các công việc hàng ngày không. Kiểm soát nhân viên và hỗ trợ công việc của mọi người. Điều này bao gồm việc duy trì và thúc đẩy các mối quan hệ, hợp tác tốt đẹp giữa các bên với nhau cũng như cố vấn và đảm bảo thông tin được thông suốt trong toàn cơ quan. Như vậy, người quản trị hành chính văn phòng phải có trách nhiệm tạo một cơ cấu tổ chức hành chính tốt, lên kế hoạch cho công việc hành chính và kiểm tra công việc hành chính. Nếu không hội đủ những điều trên thì người đó không thích ứng được với những công việc trong tình hình mới. Ngoài ra, vị trí của người quản trị hành chính văn phòng tuỳ thuộc vào từng quy mô của cơ quan. Họ có thể là Trưởng phòng hành chính quản trị, Chánh văn phòng, Giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc phụ trách hành chính văn phòng. Dù là ở bất cứ vị trí nào, người lãnh đạo hành chính văn phòng phải biết quản trị hành chính văn phòng một cách có khoa học. 1.2. Mối quan tâm của người quản trị hành chính văn phòng trong tổ chức hành chính. Người quản trị hành chính quan tâm đến một cơ cấu tổ chức hành chính được chuẩn bị ký lưỡng nhằm đạt các mục tiêu sau đây: Cung cấp tất cả các dịch vụ hành chính theo yêu cầu của các bộ phận trong cơ qua một cách có hiệu quả và ít tốn kém nhất. Tổ chức lực lượng hành chính sao cho từng nhân viên hiểu rõ và hiểu đúng bổn phận của họ. Biết chính xác vị trí của mình trong cơ quan và hiểu những mối quan hệ của mình đối với các cấp hành chính cũng như đối với các chức năng khác trong cơ quan. Truyền đạt và hướng dẫn cho các cấp hành chính thuộc các bộ phận khác nhau hiểu rằng một bộ phận hành chính văn phòng được tổ chức một cách khoa học có thể phục vụ doanh nghiệp như thế nào. Giúp đỡ với tính cách cố vấn về những quyết định thực tiễn ảnh hưởng đến công việc hành chính văn phòng ở bất cứ nơi nào và ở khắp mọi nơi trong cơ quan. Mục đích chính của chức năng tổ chức là phối hợp các yếu tố liên hệ ( Con người, phương pháp, dụng cụ, máy móc, tiền bạch và thị trường ) nhằm thực hiện một công việc nào đó có hiệu quả nhất. Như vậy, vấn đề tổ chức đối với nhà quản trị hành chính căn bản có hai mặt đó là: Nhà lãnh đạo điều hành phải tổ chức, bố trí nhân viên sao cho công việc đạt hiệu quả. Nhà lãnh đạo điều hành phải tổ chức bộ phận chức năng của mình để hỗ trợ và phối hợp với các chức năng khách trong cơ quan. Trong trường hợp thứ nhất người lãnh đạo điều hành phải tổ chức trong phạm vi chức năng hành chính của mình, trường hợp sau người cán bộ hành chính phải đặt chức năng hành chính trong mối quan hệ tương quan với các chức năng khác của doanh nghiệp đó. Vấn đề tổ chức và phối hợp này có tính chất sống còn đối với sự thành công của hành chính văn phòng một cách khoa học. Bởi vì công việc hành chính văn phòng là một chức năng dịch vụ nhằm giúp cho các chức năng khác hoàn thành công việc, cho nên hành chính văn phòng không thể tách rời các bộ phận khác. 1.3. Công tác lãnh đạo điều hành vừa là khoa học vừa là nghệ thuật. Hành chính văn phòng là khoa học bởi vì nhà hành chính phải nhận xét sự kiện một cách khách quan, loại bỏ những tình cảm và giá trị đặc biệt, kết luận những sự kiện phải theo các nguyên tắc rõ ràng. Người cán bộ hành chính còn phải sử dụng các phương pháp khoa học như: diễn dịch, quy nạp, các phương trình, bảng thống kê, toán học. Vì vậy, do phong cách quản lý mới mẻ, lấy con người làm đối tượng mà tư tưởng, sáng kiến, tình cảm của con người thay đổi luôn. Điều nay đòi hỏi ở người cán bộ điều hành phải có sự thông minh sáng suốt. Trên lĩnh vực này, lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật. Phải có sự cảm ứng dồi dào, giàu lòng tưởng tưởng, người cán bộ điều hành mới xử lý được tình huống khó khăn, không bị thói quen chi phối, luôn khám phá những điều mới mẻ, cải cách theo hướng tiến bộ của xã hội. Sự thông minh và sáng tạo là một đức tính của người cán bộ lãnh đạo cũng như người làm nghệ thuật. Người cán bộ lãnh đạo không thể áp dụng nguyên tắc quản lý một cách cứng nhắc, mà phải tuỳ theo hoàn cảnh mà có thái độ ứng xử, phô bày được sự thật, cái đẹp cái hay, thu hút được lòng hâm mộ của người khác. Lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật tế nhị hơn các nghệ thuật khác vì những hành động và quyết định đến nhiều người khác. Quyết định và hành động xấu để thỏa mãn lợi ích của mình có thể gây ra sự bất bình và chia rẽ trong tập thể. Vì thế, người cán bộ điều hành phải luôn luôn bình tĩnh, sáng suốt và trong sạch. 1.4. Các mối quan hệ của người cán bộ hành chính văn phòng. Người cán bộ hành chính văn phòng có rất nhiều mối quan hệ như mối quan hệ nội bộ của mình, mối quan hệ liên nội bộ, mối quan hệ với khách hàng và mối quan hệ nghề nghiệp với ngành chuyên môn của mình. Mối quan hệ này vừa là ngành dọc vừa là ngành ngang. Họ liên hệ với cấp dưới, cấp trên và đồng thời liên hệ với các đồng nghiệp ngang cấp. *Mối quan hệ với cấp trên: Người quản trị văn phòng phải cư xử văn minh ở nơi làm việc. Phải luôn luôn tôn trọng cấp trên dù đó là người mình không ưa thích. Cần phân biệt công việc và tình cảm cá nhân. Hãy hiểu vị trí, vai trò và trách nhiệm của cấp trên và hợp tác với họ. Cần tìm hiểu tính cách, đặc tính của cấp trên và để ý khi tiếp xúc. Chấp hành nghiêm túc chỉ thị của cấp trên và triển khai với tinh thần trách nhiệm cao, thẳng thắn đề nghi cấp trên tăng cường chỉ đạo các công việc và trình bày nỗi lo lắng băn khoăn của mình. Cần khiêm tốn lắng nghe ý kiến và các khuyến cáo. Cần tạo nhiều cơ hội nói chuyện với cấp trên để trao đổi ý kiến, ý tưởng và thông tin về công việc tránh nói xấu phê phán sau lưng. Không nói những chuyện đời tư ít liên quan tới công tác, tìm cách khắc phục khuyết điểm và nhược điểm của họ, không để cho cấp trên bị nguy hiểm. Thường xuyên tuân thủ nghiêm túc chỉ thị, mệnh lệnh, báo cáo tiến trình công việc, kết quả. Cần nói lại chính xác không thiếu sót, thông tin cần thiết . Hoàn thành công việc được giao với tinh thần trách nhiệm cao tạo thành quả hơn lòng mong đợi. Người quản trị văn phòng phải là người có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận cải cách những thủ tục mới, các phương pháp hành chính văn phòng mới. Mối liên hệ liên bộ phận. Đây là mối quan hệ với nhân viên hoặc cấp hành chính, các bộ phận khác. Nhà quản trị hành chính có thể và nên cố vấn về các vấn đề quản trị hành chính trong khắp công ty, cố vấn về tất cả các chính sách ảnh hưởng đến hoặc bị ảnh hưởng tới các hoạt động hành chính văn phòng. Mối quan hệ với khách hàng. Mối quan hệ này được thực hiện thông qua thư từ, điện thoại, tiếp xúc hoặc các hoạt động tương tự. Đối với nhiều khách hàng thì các cuộc tiếp xúc với Công ty đều là thông qua các hoạt động hành chính văn phòng. Thiện trí của họ đối với doanh nghiệp, bất kể sản phẩm tốt xấu như thế nào đều do mối quan hệ giữa hành chính văn phòng và khách hàng có tốt đẹp hay không. Mối quan hệ với nhân viên: Người quản trị văn phòng phải biết hoà đồng, hoà mình với các ý tưởng và quan tâm đến đời sống của nhân viên. Biết nhìn vào ưu điểm sở trường và tránh nêu khuyết điểm của cấp dưới. Thường xuyên thăm hỏi động viên, những người cố gắng, thưởng hoặc có thù lao tương ứng đối với nhân viên. Luôn luôn lo lằng nghe cấp dưới nói chuyện hoặc trình bày sự lo lắng, phải tỏ vẻ thành thật quan tâm đến cấp dưới, đứng trên lập trưởng tâm tình để hiểu họ. Tôn trọng tính tự chủ của cấp dưới, không ép buộc hoặc cưỡng chế họ theo một khuôn mẫu hoặc cách thức nào. Không trách mắng thất bại của cấp dưới trước mặt mọi người. Với tư cách là người cộng tác trong công việc, thường xuyên hướng dẫn, giúp đỡ chỉ đạo họ. Không phân biệt và đối xử bình đẳng, nghĩ đến lời ích của cấp dưới giống như lợi ích của mình. Người cán bộ quản trị phải biết tự kiểm soát mình, tin tưởng vào cấp dưới và có thiện ý khi tiếp xúc với họ. Nhờ tính dễ gần gũi mà người quản lý sẽ có thông tin hai chiều và tạo bầu không khí thân thiện trong cơ quan. Cách quản lý của thời đại ngày nay không chỉ đòi hỏi kỹ thuật quản lý mà còn đòi hỏi nghệ thuật khơi dậy mặt tích cực của cấp dưới. Do vậy người quản trị văn phòng phải có sức khoẻ, tinh thần mạnh mẽ, kiên trì, nhẫn nại, tiên phong đi đầu và đối với cấp dưới thì linh hoạt trong ứng xử, ôn hoà biết nghĩ đến họ để khơi dậy mặt tích cực. Người quản trị văn phòng phải biết khen đúng lúc để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Người ta thường nói “ Người khen có thể quên lời khen nhưng người được khen sẽ mãi mãi giữ trong lòng lời khen đó”. Đúng vậy tại môi trường làm việc người quản trị cần phải chú ý đến sở trường của người khác, thành quả trong công việc và khen họ thật lòng, cho dù việc nhỏ, hành vi tốt cũng chú ý để khen. Nhanh chóng tìm cơ hội khen người mới vào dể họ tự tin trong công việc. Với người đã thất bại hoặc đang nản chí, tìm cơ hội được khen, làm cho họ lấy lại niềm tin. Nêu việc tốt và khen họ trước mặt mọi người. Đặt niềm tin vào sự nỗ lực hoặc tiến bộ và khen ý chí, lòng kiên trì. Đánh giá rõ ràng những chỗ tốt và khen rồi chú ý khắc phục những mặt còn yếu. Khen với một thái độ chia sẻ nềm vui, đồng cảm. Cùng một lúc làm cho cấp dưới hiểu rõ, nhận thức được vai trò quan trọng của từng người trong cơ quan. 1.5. Đặc điểm hoạt động của người quản trị văn phòng. 1.5.1. Đặc điểm chung của hoạt động nhận thức của người cán bộ quản trị văn phòng. Trước khi lựa chọn một phương án cụ thể để ra quyết định, người cán bộ quản trị văn phòng cũng phải nghiên cứu sâu sắc toàn bộ thông tin định giải quyết và chu trình diễn biến của quản trị văn phòng, hiệu quả của quản trị văn phòng phụ thuộc vào mức độ hiểu biết chính xác và khách quan đối tượng quản trị. Chính vì vậy hoạt động nhận thức của người cán bộ quản trị văn phòng là rất quan trọng. Hoạt động nhận thức là một trong những hình thức tác động qua lại tích cực nhất của hoạt động con người với thế giới xung quanh. Theo quan niệm nào đó thì quá trình nhận thức là hoạt động thu lấy hết những thông tin từ đối tượng mà con người dựa vào mối quan hệ mới. Hoạt động nhận thức định ra đối tượng nghiên cứu và chủ thể nhận thức. Từ phía đối tượng, nhận thức là sự thu lấy thông tin, từ phía chủ thể nó là sự hiểu biết. Con người hiểu được những điều mà người quản lý nghiên cứu để lại dùng những thông tin mới thu được kết hợp với thông tin đã có xây dựng lên một thể thống nhất chọn vẹn với những phần không đối chọi nhau. Giả thiết người quản trị văn phòng đã có một ý kiến chắc chắn về một sự kiện nào đó, nếu đột nhiên có một thông tin có tính chất ngược lại thì người quản trị sẽ không tin ngay vào thông tin đó mà phải suy nghĩ xem xét lại những điều đã biết và đưa thông tin mới có vào để nhìn nhận sự kiện. Như vậy trong hoạt động nhận thức người quản trị văn phòng phải chú ý những điểm sau đây: Người cán bộ quản trị văn phòng phải là người trung thành với sự thật vì sự thật bao giờ cũng là sự thật. Cương quyết chống lại kiểu nghiên cứu có ý kiến trước rồi mới tìm hiểu thực tế và chỉ chú ý đến sự kiện xác nhận giả thiết đã có sẵn bởi vì trong tình trạng vô cùng phức tạp của các hiện tượng xã hội có thể luôn luôn tìm được các chi tiết riêng rẽ xác nhận cho bất cứ giả thiết nào. Nếu có sự can thiệp không đúng thẩm quyền trong trường hợp dễ làm tổn hại đến thanh danh của người cán bộ quản trị văn phòng và gây sai lầm không thể sửa chữa được cho công việc. Phải coi trọng các phương pháp nhận thức như: Nói chuyện, phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, quan sát. Với những phương pháp trên, chúng ta sẽ tiếp cận thực tế không những chỉ trên giấy tờ mà cả trực tiếp để có khái niệm đầy đủ nhất về bản thân sự kiện và hiện thực. Thực hiện hoạt động phân tích để sử dụng thông tin thu thập được với mục đích đảm bảo với một tư tưởng cần thiết. 1.5.2. Đặc điểm của việc ra quyết định. Ra quyết định là một biến dạng của hoạt động nhận thức của người cán bộ quản trị văn phòng, đó là quá trình tư duy. Ra quyết định là nhằm đưa đối tượng quản trị từ trạng thái này sang trạng thái khác phù hợp với nhiệm vụ quản lý. Có thể cho rằng hiệu quả của quyết định quản trị phụ thuộc vào mức độ luận cứ khoa học, những điều kiện tâm lý cũng có ảnh hưởng đế hiệu quả những quyết định đã điều ra. Các hoạt động quản trị văn phòng thường có những khía cạnh tâm lý sau: Quyết định với tính cách là một quá trình: Vận động từ chỗ không hiểu biết đến chỗ hiểu biết. Tính các nhân của quyết định. Sự tác động qua lại của những người tham gia vào quá trình quyết định. Sự tiếp nhận quyết định của những người thừa hành. Những hậu quả giáo dục của quyết định. 1.5.3. Đặc điểm tổ chức của người cán bộ quản trị hành chính văn phòng. Theo nghĩa hẹp hoạt động tổ chức là hoạt động đặc trưng của người cán bộ quản trị để hoàn thành chương trình quản trị văn phòng theo từng nhiệm vụ cụ thể. Trình bày quyết định dưới hình thức quan niệm và hiểu biết của người khác. Truyền đạt có hướng đích cho nhiều người khác biết thông tin quản lý, đồng thời xác định phần họ tham gia vào lao động. Bảo đảm gây tác động quản lý cần và đủ đối với mọi người. Để đẩy mạnh các khả năng chủ quan của từng người thực hiện và khả năng của họ tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ đề ra. Cung cấp phương tiện cần thiết cho những người thực hiện và tạo điều kiện thuận lợi giúp hiệu quả của lao động. Không ngừng gắn kết quả của người thực hiện