Chuyên đề Đánh giá hiệu quả việc áp dụng hệt thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 ở Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 4

chứng chỉ kiểm nghiệm chất lượng và được kiểm tra tại hiện trường thì công việc thi công mới được bắt đầu. 6.2. Thị trường cung ứng vật tư. Công ty đánh giá các nhà thầu phụ trên cơ sở đáp ứng được các yêu cầu chất lượng của Công ty và lập một danh sách các nhà thầu phụ được chấp nhận. Danh sách này được thay đổi khi cần thiết trên cơ sở đánh giá tính phù hợp của các Nhà thầu phụ theo định kỳ. Việc thiết lập quan hệ làm việc và thông tin phản hồi chặt chẽ với nhà cung ứng đã giải quyết nhanh chóng các tranh chấp về chất lượng đầu vào. Việc lựa chọn hay loại bỏ nhà thầu phụ dựa trên các tiêu chuẩn tối thiểu sau: + Lịch sử Công ty. + Đánh giá khả năng đáp ứng. + Kết quả kiểm tra thử nghiệm sản phẩm đã cung cấp. + Thời hạn giao hàng. + Thời hạn giao hàng. Kết quả kiểm tra sản phẩm đều được lập thành văn bản và lưu giữ để làm cơ sở đánh giá nhà thầu phụ. Yêu cầu mua sắm và các thông tin có liên quan như tên hàng, các chi tiết kỹ thuật, tài liệu, bản vẽ, chất lượng, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng được xác định rõ, đầy đủ và được người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt trước khi phát hành hay tiến hành mua sắm. Công ty luôn duy trì luôn duy trì ít nhất 3 nhà thầu phụ cho mỗi mặt hàng cần mua sắm như sau: + Xi măng Bỉm Sơn, Hoàng Thạch, Hải Phòng. + Thép của Thái Nguyên, Thép Việt Úc... Trường hợp Công ty muốn kiểm tra sản phẩm ngay tại cơ sở của nhà thầu phụ thì việc sắp xếp cuộc viếng thăm này và phương thức chấp nhận sản phẩm cũng đều được ghi rõ trong hợp đồng mua sắm. Nếu khách hàng có yêu cầu, Công ty sẽ sắp xếp việc kiểm tra sản phẩm tại cơ sở của nhà thầu phụ. Việc sắp xếp này cũng đã được quy định trong hợp đồng mua sắm khi các khách hàng đã có ý kiến. Công ty có các nhà thầu phụ đảm bảo những yêu cầu về chất lượng, số lượng, chủng loại, nguyên vật liệu đồng thời đảm bảo cung cấp theo đúng tiến độ. Các nguyên nhiên vật liệu đều được kiểm tra trước khi nhập kho cũng như trong quá trình sản xuất, vì vậy đã tạo điều kiện cho đơn vị sản xuất thực hiện đúng kế hoạch chất lượng. 7. Đặc điểm về tài chính. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 4 là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động dựa trên nguồn vốn do Nhà nước cấp và hàng năm được Nhà nước xét duyệt cấp thêm vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Để đảm bảo giá trị doanh thu hàng năm như hiện nay đạt 576 tỷ đồng trong khi đó vốn chủ sở hữu là 250 tỷ đồng. Bên cạnh đó hoạt động thi công là một hoạt động đòi hỏi phải có một lượng vốn lớn và tốc độ quay vòng nhanh. Tóm lại trong những năm vừa qua Công ty đã tích cực quan hệ với các cơ quan tài chính cấp trên, các ngân hàng, tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, hạch toán đầy đủ, chính xác mọi hiện tượng kinh tế phát sinh và phản ánh chính xác mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo thanh toán một cách đầy đủ các khoản nợ đến hạn cho ngân hàng và các đơn vị bạn. Do vậy hoạt động vay vốn của Công ty diễn ra hết sức thuận lợi, vốn sản xuất kinh doanh của Công ty luôn được bảo toàn, đảm bảo cho sản xuất phát triển năm sau cao hơn năm trước. Nguồn vốn dành cho khấu hao đổi mới máy móc thiết bị không ngừng gia tăng và Công ty luôn thực hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách. 7.1. Bảng 6 : Tình hình tài chính của Công ty (Tính đến 31/12/2005) §¬n vÞ tÝnh : §ång. Tµi s¶n M· sè sè ®Çu n¨m Sè cuèi k× 1 2 3 4 A. Tµi s¶n l­u ®éng vµ ®Çu t­ ng¾n h¹n 100 60,973,250,078 103,994,064,665 I .TiÒn 110 3,304,604,499 4,639,326,466 1.TiÒn mÆt tån quü 111 1,471,873,648 1,108,842,790 2.TiÒn göi ng©n hµng 112 1,832,730,851 3,530,483,676 3.TiÒn ®ang chuyÓn 113 II .C¸c kho¶n ®Çu t­ tµi chÝnh ng¾n h¹n 120 1.§Çu t­ chøng kho¸n ng¾n h¹n 121 2.§Çu t­ ng¾n h¹n kh¸c 128 3.Dù phßng gi¶m gi¸ ®Çu t­ ng¾n h¹n(*) 129 III .C¸c kho¶n ph¶i thu 130 28,494,630,225 75,459,324,946 1.Ph¶i thu cña kh¸ch hµng 131 22,513,142,340 73,863,311,249 2.Tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n 132 6,048,878,000 1,551,129,259 3.Ph¶i thu néi bé 133 - Vèn kinh doanh ë c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc 134 - Ph¶i thu néi bé kh¸c 135 4.C¸c kho¶n ph¶i thu kh¸c 138 168,744,534 131,019,087 5.Dù phßng kho¶n thu khã ®ßi (*) 139 (236,134,649) (86,134,649) IV .Hµng tån kho 140 24,941,666,286 20,701,243,374 1.Hµng mua ®ang ®i trªn ®­êng 141 2.Nguyªn liÖu, vËt liÖu tån kho 142 790,452,644 645,633,800 3.C«ng cô,dông cô trong kho 143 65,254,850 2,709,000 4.Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang 144 24,085,958,792 20,052,900,574 5.Thµnh phÈm tån kho 145 6.Hµng ho¸ tån kho 146 7.Hµng göi ®i b¸n 147 8.Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho(*) 149 V .Tµi s¶n l­u ®éng kh¸c 150 5,562,349,068 3,194,169,879 1.T¹m øng 151 2,484,360,516 1,701,329,320 2.Chi phÝ tr¶ tr­íc 152 2,327,216,758 687,803,935 3.Chi phÝ chê kÕt chuyÓn 153 512,271,594 391,205,320 4.Tµi s¶n thiÕu chê sö lý 154 5.C¸c kho¶n thÕ chÊp, kÝc­îc, kÝ quü ng¾n h¹n 155 238,500,200 413,831,300 VI .Chi sù nghiÖp 160 1.Chi sù nghiÖp n¨m tr­íc 161 2.Chi sù nghiÖp n¨m nay 162 B. Tµi s¶n cè ®Þnh,®Çu t­ dµi h¹n 200 17,526,987,294 20,061,534,712 I .Tµi s¶n cè ®Þnh 210 12,039,702,696 16,677,549,294 1.Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh 211 12,039,702,696 16,677,549,294 - Nguyªn gi¸ 212 17,297,530,281 24,307,224,811 - Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ (*) 213 (5,257,827,585) (7,629,675,517) 2.Tµi s¶n cè ®Þnh thuª tµi chÝnh 214 - Nguyªn gi¸ 215 - GÝa trÞ hao mßn luü kÕ (*) 216 3.Tµi s¶n cè ®Þnh v« h×nh 217 - Nguyªn gi¸ 218 - Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ (*) 219 II .C¸c kho¶n ®Çu t­ tµi chÝnh dµi h¹n 220 1,462,800,000 40,788,000 1.§Çu t­ chøng kho¸n dµi h¹n 221 2.Gãp vèn liªn doanh 222 1,462,800,000 3.§Çu t­ dµi h¹n kh¸c 228 40,788,000 4.Dù phßng gi¶m gi¸ ®Çu t­ dµi h¹n (*) 229 III .Chi phÝ x©y dùng c¬ b¶n dë dang 230 4,024,484,598 3,343,197,418 IV .C¸c kho¶n ký quü, ký c­îc dµi h¹n 240 Tæng céng tµi s¶n 250 78,500,237,372 124,055,599,377 Nguån vèn I .Nî ng¾n h¹n 310 58,727,248,643 105,116,691,380 1.Vay ng¾n h¹n 311 11,061,239,354 25,737,793,245 2.Nî dµi h¹n®Õn h¹n tr¶ 312 3.Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n 313 29,368,387,442 62,730,533,685 4.Ng­êi mua tr¶ tiÒn tr­íc 314 13,200,751,108 5,757,439,350 5.ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép Nhµ N­íc 315 1,960,715,657 4,249,987,869 6.Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn 316 2,641,724,675 5,395,301,504 7.Ph¶i tr¶ cho c¸c ®¬n vÞ néi bé 317 8.C¸c kho¶n ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c 318 494,430,404 1,245,635,723 II .Nî dµi h¹n 320 2,297,571,400 22,152,000 1.Vay dµi h¹n 321 2,297,571,400 22,152,000 2.Nî dµi h¹n kh¸c 322 III .Nî kh¸c 330 225,694,582 883,115,527 1.Chi phÝ ph¶i tr¶ 331 225,694,582 883,115,527 2.Tµi s¶n thõa chê sö lý 332 3.NhËn ký quü, ký c­îc dµi h¹n 333 B - Nguån vèn chñ së h÷u 400 I .Nguån vèn, quü 410 17,249,722,750 18,033,640,470 1.Nguån vèn kinh doanh 411 13,928,987,087 15,201,323,587 2.Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n 412 3.Chªnh lÖch tØ gi¸ 413 4.Quü ®Çu t­ ph¸t triÓn 414 326,532,718 308,068,780 5.Quü dù phßng tµi chÝnh 415 311,819,306 6.Quü dù phßng vÒ trî cÊp mÊt viÖc lµm 416 155,909,803 7.L·i ch­a ph©n phèi 417 2,471,974,996 508,095,654 8.Quü khen th­ëng vµ phóc lîi 418 (66,527,516) 959,667,875 9.Nguån vèn ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n 419 588,755,465 588,755,465 II .Nguån kinh phÝ 420 1.Quü qu¶n lý cña cÊp trªn 421 2.Nguån kinh phÝ sù nghiÖp 422 - Nguån kinh phÝ sù nghiÖp n¨m tr­íc 423 - Nguån kinh phÝ sù nghiÖp n¨m nay 424 3.Nguån kinh phÝ ®É h×nh thµnhTSC§ 425 Tæng céng nguån vèn 430 78,500,237,375 124,055,599,377 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) 7.2. Bảng 7: KÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh (31/12/2005) PhÇn I -Lç ,L·i §¬n vÞ tÝnh :§ång. ChØ tiªu MSè Kú tr­íc Kú nµy Luü kÕ tõ ®Çu n¨m 1 2 3 4 5 Tæng doanh thu 0 1 77.450.594.461 107.773.512.697 185.224.107.158 Trong ®ã: DThu hµng xuÊt khÈu 0 2 - C¸c kho¶n gi¶m trõ(04+05+06+07) 0 3 1.765.404.766 3.832.064.748 5.597.469.514 + ChiÕt khÊu 0 4 - + Gi¶m gi¸ 0 5 74.631.651 306.226.630 380.858.281 + Gi¸ trÞ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i 0 6 - + ThuÕ D thu,ThuÕ XK ph¶i nép 0 7 1.690.773.115 3.525.838.118 5.216.611.233 1.ThuÕ doanh thu thuÇn 10 75.685.189.695 103.941.447.949 179.626.637.644 2.Gi¸ vèn hµng b¸n 11 70.776.226.712 99.125.830.001 169.902.056.713 3.Lîi tøc gép (10-11) 20 4.908.962.983 4.815.617.948 9.724.580.931 4.Chi phÝ b¸n hµng 21 - 5.Chi phÝ qu¶n lý DN 22 3.916.489.318 3.353.586.103 7.270.075.421 6.Lîi tøc thuÇn tõ h® KD 30 992.473.635 1.462.031.875 2.454.505.510 - Thu nhËp H§TC 31 - - ThuÕ doanh thu ph¶i nép 32 - - Chi phÝ H§TC 33 170.550.500 170.550.500 7.Lîi tøc H§TC (31-32-33) 40 - - 170.550.500 - 170.550.500 - C¸c kho¶n thu nhËp bÊt th­êng 41 161.000.000 30.000.000 191.000.000 - ThuÕ Dthu ph¶i nép 42 - - Chi phÝ bÊt th­êng 43 107.405.383 102.037.134 209.442.517 8.Lîi tøc bÊt th­êng(41-42-43) 50 53.594.617 - 72.037.134 - 18.442.517 10.Tæng lîi tøc tr­íc thuÕ 60 1.046.068.252 1.219.444.241 2.265.512.493 11.ThuÕ lîi tøc ph¶i nép 70 261.517.063 304.861.060 566.378.123 12.Lîi tøc sau thuÕ(60-70) 80 784.551.189 914.583.181 1.699.134.370 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Phần II: Thực trạng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 4 1. Đối với các doanh nghiệp nói chung. Ở Việt Nam trong những năm gần đây các doanh nghiệp đã nhận rõ tầm quan trọng của những vấn đề liên quan đến chất lượng. Sắp tới Việt Nam gia nhập WTO và AFTA thì hàng rào thuế quan trong khu vực dần được hạ thấp,vì vậy các doanh nghiệp Việt Nam phải cạnh tranh rất mạnh mẽ ngay trên thị trường trong nước và với mặt bằng chất lượng và giá như hiện nay thì liệu các doanh nghiệp Việt Nam có đủ khả năng cạnh tranh với thế giới hay không. Trong sản xuất công nghiệp và dịch vụ, mỗi một ngành hàng, mặt hàng cần có chiến lược sản phẩm cụ thể mhằm phát triển được nội lực nền sản xuất của Việt Nam, tạo ra vị thế cạnh tranh mới trên thị trường trong nước và ngoài nước- đó chính là chất lượng sản phẩm, là hiệu quả kinh tế của các hoạt động sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ thực tế đó, song song với những chính sách chung, trong lĩnh vực quản lý chất lượng, Nhà nước đã xác định tầm quan trọng của công tác này và vạch ra những chính sách chất lượng với những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Chất lượng đã và đang trở thành Quốc sách của chúng ta trên con đường phát triển và hội nhập vào nền kinh tế thế giới. Các doanh nghiệp Việt Nam đang từng bước áp dụng hệ thống quản lý chất lượng để nâng cao chất lượng sản phẩm cung như danh tiếng của mình trên thị trường. Thường thì các doanh nghiệp có xu hướng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000, vì nó hết sức cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp để đứng vững và phát triển trên thị trường nội địa và quốc tế. Nhận thức được xu hướng đó, số lượng các doanh nghiệp có áp dụng ISO 9000 ở trên thế giới và nước ta đang dần tăng lên. Bảng 8: Tình hình áp dụng ISO 9000 các nước trên thế giới. STT Năm Số chứng chỉ Quốc Gia 1 2000 408631 158 2 2001 510616 161 3 2002 561747 159 4 2003 612880 186 5 2004 685121 157 6 2005 736252 189 (Nguồn: Tạp chí đo lường chất lượng) Bảng 9: Tình hình áp dụng ISO 9000 tại Việt Nam TT Năm Số chứng chỉ TT Năm Số chứng chỉ 1 2000 315 4 2003 1108 2 2001 600 5 2004 1500 3 2002 979 6 2005 1.680 (Nguồn: Tạp chí đo lường chất lượng) Đây là quả là một sự cố gắng đáng kể tuy nhiên so với tổng các Doanh nghiệp trong cả nước thì cần phải phấn đấu để tăng số chứng chỉ được chứng nhận nhiều hơn nữa. 2. Đối với Công ty nói riêng. Với xu hướng như hiện nay Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 4 cũng như bao doanh nghiệp khác phải đối mặt với rất nhiều thách thức. Hơn nữa Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng- Một thị trường đầy biến động và đòi hỏi phải liên tục đổi mới để phù hợp với sự phát triển như ngày nay. Vậy làm thế nào để sản phẩm của mình có ưu thế cạnh tranh không những đối với các đối thủ cạnh tranh trong nước và nước ngoài, trước tình hình đó lãnh đạo Công ty đã tìm hiểu và quyết định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đã mang lại cho Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 4 hiệu quả tốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Không những đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng mà còn có thể giảm được chi phí hạ thấp giá thành sản xuất thông qua các quy định hướng dẫn sử dụng về nguyên vật liệu, tránh lãng phí có thể xảy ra, mọi thành viên trong Công ty đã ý thức được trách nhiệm của mình nhờ phân công cụ thể, đồng thời họ được làm việc trong điều kiện tốt hơn, tự đó giảm bớt các chi phí cho sữa chữa sai hỏng. Ngoài ra việc áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 đã làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp với các đối thủ và thoã mãn tốt nhu cầu của người tiêu dùng và là cơ sở áp dụng bền vững cho Công ty. Chất lượng công trình là mối quan tâm của toàn xã hội vì nhữn sai hỏng chất lượng sẽ gây ra những hậu quả xấu về an toàn và khắc phục khó khăn tốn kém. Trong thi công xây dựng nhiều công việc vận chuyển nặng nhọc, các hoạt động được tiến hành chủ yếu ở ngoài trời nên phụ thuộc vào thời tiết và việc kiểm soát chất lượng khá khó khăn phức tạp, không thể kiểm soát từng chi tiết của hoạt động xây lắp với độ tin cậy cao như đối với một dây chuyền sản xuất bên trong một nhà xưởng, khó kiểm soát được các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng. Vì đặc thù đó cùng với việc phân tích quá trình hoạt động của Công ty, Công ty nhận thấy cần phải xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000 3. Quá trình triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 tại Công ty. Lãnh đạo Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 4 đã quyết tâm theo đuổi đến cùng xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 là mô hình phù hợp với đơn vị thi công xây lắp vì xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến nhất trong bối cảnh cạnh tranh quốc tế gia tăng là để tất cả các thành viên trong Công ty đều nhận thức được rằng ở bất kỳ công trình xây dựng nào cũng làm theo các quy trình, hướng dẫn theo một chuẩn mực bắt buộc. Đối với Công ty thì việc đánh giá chất lượng chủ yếu dựa vào các hồ sơ lưu trữ trong quá trình thi công như các biên bản nghiệm thu, công tác đất, công tác cốp pha, bê tông, xây trát… dựa vào các chứng chỉ văn bản mẫu thí nghiệm các tính chất cơ lý của vật liệu. Khi kiểm soát quá trình thi công để nghiệm thu thường dùng các chỉ tiêu kỹ thuật trong các tiêu chuẩn quy phạm kỹ thuật mà khách hàng đòi hỏi như trong hợp đồng đã ký kết để so sánh sai số giữa thực tế với thiết kế cũng như yêu cầu của chủ đầu tư. Quá trình áp dụng ISO 9001:2000 là quá trình phức tạp phải trải qua nhiều giai đoạn đòi hỏi sự quyết tâm nỗ lực của toàn thể nhân viên. Quá trình áp dụng ISO 9001: 2000 ở Công ty cổ phần và đầu tư xây dựng số 4 được tiến hành như sau: Bước 1: Chuẩn bị tiến hành áp dụng Cam kết của lãnh đạo: Ban lãnh đạo Công ty sớm nhận thấy được ý nghĩa to lớn của việc áp dụng ISO 9001: 2000 vào hoạt động quản lý chất lượng của Công ty nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng các công trình thi công, nâng cao khả năng cạnh tranh trong việc duy trì phát triển Công ty. Sau khi xem xét Bộ tiêu chuẩn, lãnh đạo Công ty xác định phạm vi áp dụng là cho toàn bộ Công ty, và ban lãnh đạo đã cùng nhau công bố chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và trình bày cam kết của mình trước toàn thể các cán bộ công nhân viên trong toàn thể Công ty. Chuyên gia tư vấn: Công ty sau khi đã xem xét các tổ chức có khả năng tư vấn cho việc áp dụng thành công ISO 9001: 2000, Công ty đã lựa chọn và ký hợp đồng với trung tâm Năng suất Việt Nam làm nhà tư vấn. Các chuyên gia của trung tâm sẽ hướng dẫn, đào tạo và trợ giúp áp dụng ISO 9001: 2000 đúng như mong muốn của ban lãnh đạo của Công ty. Bên cạnh đó ban lãnh đạo đã giải thích cho tư vấn về phạm vi, mục đích kinh doanh khách hàng và cán bộ công nhân viên trong Công ty tiến hành áp dụng các văn bản dưới sự hướng dẫn của ban tư vấn. Đây là một khâu đòi hỏi ban lãnh đạo phải có sự lựa chọn kỹ càng nhằm đạt được kết quả như mong muốn mặt khác sẽ giảm được một số chi phí phát sinh không cần thiết. Bước 2: Bắt đầu chương trình nhận thức ISO trong Công ty. Thực hiện chương trình nhận thức ISO để truyền đạt cho nhân viên mục tiêu hệ thống chất lượng ISO 9001: 2000, những thuận lợi mà nó mang lại cho nhân viên, khách hàng của Công ty, nó hoạt động như thế nào trong lĩnh vực xây dựng, vai trò và trách nhiệm của các chương trình trong hệ thống đối với các phòng ban. Bên cạnh đó các nhà cung cấp vật liệu cũng tham gia vào chương trình này. Công ty có thể thuê chuyên gia tư vấn hay là do lực lượng nhân viên để nói chuyện với các nhân viên ở các cấp điều hành. Bước 3: Đào tạo Vì Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nên chương trình đào tạo phải được cấu trúc theo từng loại đối tượng nhân viên. Ban lãnh đạo của Công ty phải chú ý đào tạo phải bao quát được các khái niệm cơ bản của hệ thống chất lượng và ảnh hưởng chung của chúng đến mục đích chiến lược của tổ chức, các quá trình được thay đổi, và có thể có các quan hệ văn hoá trong công việc của hệ thống. Ban đầu việc tiếp cận những kiến thức về quản lý chất lượng của các cán bộ công nhân viên trong Công ty còn khó khăn nên các chuyên gia tư vấn hay ban lãnh đạo cũng phải đào tạo cho họ cách viết sổ tay chât lượng, thủ tục và chỉ dẫn công việc, nguyên tắc đánh giá, kỹ thuật quản lý thi công, thủ tục thử nghiệm để việc đào tạo có kết quả cao. Bước 4: Tổ chức áp dụng văn bản của hệ thống quản lý chất lượng Ban lãnh đạo Công ty cùng với tổ chức tư vấn hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện các quy trình thủ tục đã viết ra. Phân định rõ trách nhiệm cho từng cá nhân trong việc sử dụng, bảo quản tài liệu và thực hiện chức năng, nhiệm vụ mà mình đã mô tả. Tổ chức theo dõi kiểm tra việc thực hiện hệ thống để đảm bảo rằng sổ tay chất lượng và các quy trình , hướng dẫn công việc tuân thủ. Tuy nhiên Công ty có thành lập phòng ISO nên bước đầu các hệ thống văn bản hệ thống quản lý chất lượng được giao cho các bộ phận, phòng ban khác phụ trách quản lý. Bước 5: Đánh giá hệ thống * Đào tạo chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ Sau khi hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 tiến hành được một thời gian ngắn ( trong vòng khoảng 1 tháng), thì Công ty tiến hành đánh giá nội bộ để xem xét sự phù hợp và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Trung tâm tư vấn sẽ giúp Công ty tiến hành đào tạo về đánh giá chất lượng nội bộ, đảm bảo cho cán bộ chủ chốt của Công ty có đủ năng lực và số lượng để tự đánh giá hệ thống quản lý chất lượng nội bộ và hệ thống xem xét của lãnh đạo đối với hệ thống chất lượng. Thông qua khoá học các chuyên gia được chọn học cách đánh giá chất lượng, sự cần thiết và mục đích của đánh giá chất lượng nội bộ, các kỹ thuật đánh giá, cách thức tìm kiếm điểm không phù hợp và phân loại chúng, cách điều hành quá trình đánh giá… Nhờ vậy mà Công ty có được đội ngũ đánh giá có thể độc lập tiến hành đánh giá về hệ thống chất lượng của mình. * Tiến hành đánh giá Đánh giá chất lượng nộ bộ là để xem hệ thống quản lý chất lượng có được tuân thủ và thực hiện có hiệu quả hay không, khi thực hiện, hệ thống có mang tính đảm bảo không từ đó đề ra các biện pháp khắc phục, phòng ngừa và cải tiến cần thiết để nâng cao hiệu quả của hệ thống chất lượng, đem lại lợi ích cho Công ty. Công cuộc đánh giá sẽ bắt đầu bằng việc lập kế hoạch đánh giá, bao gồm xác định mục tiêu, phạm vi, các tài liệu, thời gian, địa điểm, nhân lực và sự cần thiết tham gia hợp tác của cán bộ công nhân viên từ các bộ phận, cá nhân liên quan tới kế hoạch đánh giá và xác nhận sự nhất trí của các bộ phận, cá nhân này. Sau khi lập kế hoạch, các cán bộ đánh giá bắt đầu nghiên cứu các tài liệu, sổ tay chất lượng, các quy trình và thủ tục chất lượng để hiểu sâu sắc về hệ thống chất lượng của Công ty. Đồng thời xem xét các thủ tục, quy trình của hệ thống chất lượng liên quan tới bộ phận sẽ được đánh giá. Mỗi một cuộc đánh giá chất lượng nội bộ của Chi nhánh được thực hiện bắt đầu với họp khai mạc trong đó có sự tham gia của nhóm đánh giá, đại diện các bộ phận được đánh giá. Trưởng nhóm đánh giá trình bày kế hoạch đánh giá và giải thích cách thức tiến hành đánh giá, các tài liệu với các thành viên của đoàn đánh giá, đại diện các bộ phận được đánh giá và những người liên quan. Khi tiến hành đánh giá, các bộ phận đánh giá so sánh hệ thống chất lượng đang tồn tại với các yêu cầu của ISO 9001: 2000 để thấy được thực hiện có đúng đắn hay không và có hiệu quả như thế nào. Sơ đồ 2: Thủ tục đánh giá chất lượng nội bộ của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 4. Lập kế hoạch đánh giá Thành lập đoàn đánh giá Phê duyệt lập chương trình đánh giá Thông báo cho các đơn vị không có đại diện lãnh đạo đại diện lãnh đạo Giám đốc Đoàn đánh giá trưởng đoàn đánh giá Đại diện lãnh đạo Lập báo cáo đánh giá Theo dõi các hoạt động tiếp theo Lưu hồ sơ Đơn vị được đánh giá đại diện lãnh đạo trưởng đoàn đánh giá lập các dạnh mục kiểm tra tiến hành đánh giá Cán bộ đánh giá Đoàn đánh giá 4. Tình hình quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000 tại Công ty. 4.1. Tổ chức bộ máy quản lý chất lượng tại Công ty Để tiện cho công tác quản lý chất lượng, Công ty đã thành lập một phòng ISO. Các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 được giao cho phòng ban này phụ trách. Sơ đồ 3: Bộ máy quản lý chất lượng của Công ty Giám đốc Công ty Đại diện lãnh đạo Phòng kỹ thuật, phụ trách thi công Phòng kế toán tổng hợp, phụ trách cung ứng Phòng thi công, phụ trách về hoạt động thi công Các phân xưởng sản xuất Chức năng nhiệm vụ trong quản lý chất lượng của bộ phận chính như sau: Giám đốc Công ty có quyền hạn như sau : Phải xem xét chính sách chất lượng của Công ty theo định kỳ và hỗ trợ việc thiết lập hệ thống chất lượng để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống, thoã mãn nhu cầu của khách hàng và yêu cầu công việc của mình. Phải lưu giữ hồ sơ và ngày giờ xem xét cùng các hoạt động và mục đích thực hiện. Đồng thời giám đốc phê duyệt các kế hoạch bảo dưỡng, sữa chữa các loại công cụ, máy móc thiết bị được sử dụng trong Công ty theo định kỳ. Ngoài ra giám đốc có trách nhiệm phê duyệt và chấp nhận nguồn cung ứng nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Xem xét và quyết định ngừng quá trình sản xuất theo đề nghị của quản đốc phân xưởng khi có sự không phù hợp lớn xảy ra làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công các công trình hoặc chất lượng của các công trình thi công. * Trưởng phòng thi công có trách nhiệm và quyền hạn như sau: - Điều hành và phân công công việc chuyên môn trong phòng, duy trì kỷ luật nội quy của phòng, chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt động của phòng. - Kiểm tra, đánh giá, kết luận việc thi công về các lĩnh vực: chất lượng, tiến độ, biện pháp thi công, biện pháp an toàn lao động, quy phạm xây dựng đối với các công trình thi công do các đội trực thuộc Công ty trực tiếp thi công. - Kế hoạch phát triển kỹ thuật. - Tham gia việc thảo các điều kiện chỉ dẫn và hướng dẫn kỹ thuật, lập các dự thảo tiêu chuẩn nhà nước về quy phạm kỹ thuật xây dựng. *Trưởng phòng kỹ thuật có trách nhiệm và quyền hạn như sau: Lập kế hoạch sản xuất hàng tháng và trình giám đốc Công ty phê duyệt Giám sát thực hiện bảo dưỡng, sữa chữa máy móc thiết bị sử dụng trong Công ty mình. Kiểm soát và theo dõi quá trình sản xuất Phân công lao động phù họp để đáp ứng nhu cầu sản xuất từ đó đưa ra các chỉ tiêu tay nghề. Xác định nhu cầu, lập kế hoạch và trực tiếp đào tạo tay nghề cho công nhân. Giám sát việc thực hiện đúng các nội quy sản xuất, nội quy an toàn, p hòng cháy chữa cháy. Phối hợp với các nhân viên phòng kỹ thuật để ra và thực hiện các biện pháp xử lý, khắc phục và phòng ngừa trong quá trình sản xuất Phân công và đôn đốc các tổ viên tổ kỹ thuật thực hiện tốt phần việc được giao. Giám sát về mặt kỹ thuật trong các công đoạn sản xuất. Giám sát thực hiện đúng quy trình công nghệ, đảm bảo các chỉ tiêu chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu đã quy định. 4.2. Hệ thống văn bản tài liệu chất lượng. Hệ thống tài liệu rất quan trọng đối với Công ty, chúng giúp người quản lý hiểu được những gì đang xảy ra và chất lượng thực hiện của chúng, qua đó có thể đo lường, theo dõi được hiệu năng của quá trình hiện tại, những gì cần có cải tiến và kết quả của những cải tiến đã đạt được. Đồng thời duy trì những cải tiến nhận được nhờ các quy tắc điều hành được tiêu chuẩn hoá dưới dạng tài liệu. Hệ thống tài liệu của Công ty bắt đầu là chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng. Một số doanh nghiệp khác, đây là một loại tài liệu độc lập, không nằm trong các loại tài liệu khác. Đối với Công ty chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng đưa vào trong sổ tay chất lượng. Sổ tay chất lượng bao trùm toàn bộ hệ thống phân cấp tà