Chuyên đề Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera

à báo cáo tài chính hàng năm, đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của Công ty. Thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. Công ty chịu trách nhiệm vật chất đối với khách hàng trong phạm vi vốn điều lệ của Công ty. 1.3.2. Tổ chức bộ máy quản lý Một DN chỉ hoạt động kinh doanh hiệu quả khi mà bộ máy quản lý được tổ chức một cách khoa học và hợp lý. Xuất phát từ tầm quan trọng đó , Công ty XNK Viglacera đã, đang xây dựng và dần hoàn thiện bộ máy quản lý của mình nhằm đảm bảo bố trí công việc chuyên môn, quản lý phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của mỗi cá nhân.Đồng thời, đảm bảo sự hoạt động có hệ thống của toàn công ty. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty bao gồm: Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm 1 lần.Các cổ đông có quyền bỏ phiếu, được tham dự đại hội các cổ đông. Cổ đông là những người chủ sở hữu của Công ty, có các quyền và nghĩa vụ tương ứng theo số cổ phần mà họ sở hữu.Quỳên và nghĩa vụ của ĐHĐCĐ cũng như cổ đông được quy định chi tiết trong dự thảo điều lệ của Công ty. Hội đồng quản trị ( HĐQT) : Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về ĐHĐCĐ. Số lượng thành viên HĐQT là năm (05) người.Nhiệm kì của HĐQT là năm(05) năm.Nhiệm kì của thành viên HĐQT không quá năm (05) năm; thành viên HĐQT có thể bầu lại với số nhiệm kì không hạn chế. Hoạt động kinh doanh và các công việc của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của HĐQT. HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc và những người quản lý khác.Quỳên và nghĩa vụ của HĐQT do luật pháp, điều lệ, các quy định nội bộ của Công ty và quýêt định của ĐHĐCĐ quy định. Giám đốc( Tổng giám đốc)điều hành: HĐQT sẽ bổ nhiệm một thành viên trong Hội đồng hoặc một người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc điều hành. Nhiệm kì của Giám đốc(Tổng giám đốc điều hành) là 5 năm và có thể tái bổ nhiệm. Giám đốc( Tổng giám đốc) là người thực hiện các nghị quyết của HĐQT và ĐHĐCĐ, kế hoạch kinh doanh của Công ty đã được HĐQT và ĐHĐCĐ thông qua.Giám đốc(Tổng giám đốc) là người tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường nhật của Công ty. Bộ máy giúp việc: được thành lập theo đề nghị của Giám đốc(Tổng giám đốc) và được HĐQT chấp thuận nhằm phục vụ yêu cầu quản lý.Bộ máy giúp việc bao gồm: Phó Tổng giám đốc kiêm Giám đốc Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh. Phó Tổng giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu. Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh. Kế toán trưởng. Ban kiểm soát: Thành viên của ban kiểm soát sẽ có quyền hạn và trách nhiệm theo quy định tại điều 88.2 của Luật doanh nghiệp và điều lệ của Công ty.Ban kiểm soát gồm 3 thành viên, trong đó ít nhất phải có 1 thành viên là người có chuyên môn về tài chính kế toán.Thành viên này không phải là thành viên hay nhân viên của công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính của công ty.Ban kiểm soát phải chỉ định 1 thành viên là cổ đông của công ty làm Trưởng ban. Nhiệm vụ và chức năng của Ban kiểm soát được quy định trong dự thảo điều lệ mới sửa đổi năm 2008 của công ty.Về mối quan hệ, Ban kiểm soát chỉ phải chịu sự chỉ đạo của Đại hội đồng cổ đông và chịu trách nhiệm xem xét các báo cáo tài chính trước khi trình lên Hội đồng quản trị.Đồng thời, mọi thành viên của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc điều hành phải cung cấp tất cả các thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty theo yêu cầu của Ban kiểm soát. Đại hội đồng cổ đông Có thể minh hoạ cơ cấu tổ chức hệ thống kinh doanh và bộ máy quản lý thông qua sơ đồ sau: Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó TGĐ kiêm GĐ CN Tp HCM Phó TGĐ xuất nhập khẩu Kế toán trưởng Chi nhánh Tp HCM Phòng X.K lao động Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng Xuất nhập khẩu Phòng Tc-Hc Phó TGĐ kinh doanh Ban kiểm soát Sơ đồ 1.2. Sơ đồ tổ chức hệ thống kinh doanh và bộ máy quản lý PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XNK VIGLACERA 2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 2.1.1. Mô hình bộ máy kế toán Kế toán là hoạt động cơ bản, thường xuyên, giữ vai trò quyết định và chi phối đối với mọi hoạt động trong DN. Xuất phát từ đặc điểm quản lý, đồng thời đảm bảo tính thống nhất, kịp thời và tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động kế toán nói riêng, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Phòng kế toán của Công ty gồm 5 người : Kế toán trưởng và các kế toán viên. Kế toán trưởng Kế toán XNK Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán TTSP 2.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 2.1.2. Tình hình lao động và phân công lao động trong bộ máy kế toán Phòng kế toán có 5 kế toán viên, đứng đầu là kế toán trưởng. Các kế toán viên trong phòng đều là nữ và chủ yếu tuổi đời còn rất trẻ. Tuy còn trẻ nhưng họ đều có trình độ chuyên môn vững vàng( 4/5 trình độ đại học), có kinh nghiệm công tác, đặc biệt có tình yêu nghề nghiệp và nhiệt huyết trong công việc. Để công việc diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, không chồng chéo lên nhau , bộ máy kế toán được phân công lao động rõ ràng, cụ thể và khoa học. Kế toán trưởng: Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh theo cơ chế quản lý tài chính quy định. Ngoài ra, kế toán trưởng còn tham gia xét duyệt các phương án kinh doanh của Công ty, phân tích, tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty; hàng tháng, hàng quý theo định kỳ, niên độ kế toán phải chịu trách nhiệm lập các báo cáo theo quy định hiện hành để nộp cho ban lãnh đạo Công ty. Kế toán tổng hợp: Cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trưởng lập các báo cáo tài chính. Kế toán tiêu thụ sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá đầu ra, đầu vào. Mở sổ theo dõi hàng xuất bán, hàng đại lý. Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thanh toán trong hoạt động kinh doanh của các phòng. Kế toán xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ theo dõi tất cả hàng hoá xuất nhập khẩu. Các nhân viên kế toán phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng; phải chấp hành mọi sự phân công lao động,hoàn thành công việc được giao;hàng ngày báo cáo tình hình hoạt động, công việc và hỗ trợ Kế toán trưởng trong lập báo cáo tài chính.Giữa các kế toán viên từng phần hành phải hợp tác, giúp đỡ nhau vì mỗi phần hành tuy là riêng biệt nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. 2.2. ĐẶC ĐIỂM VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN 2.2.1. Các chính sách, chế độ kế toán đang áp dụng Chế độ, chính sách kế toán là những quy định, văn bản có vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện công tác kế toán tại mỗi DN. Nó chỉ đạo và hướng dẫn mọi công việc kế toán từ giai đoạn lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ; lập và ghi các mẫu sổ khác nhau; cơ sở lập các BCTC, thời gian nộp báo cáo; trình tự, phương pháp hạch toán kế toán… Bên cạnh những chính sách, chế độ kế toán chung Công ty XNK Viglacera còn vận dụng các chính sách, chế độ kế toán riêng để phù hợp với thực tế kinh doanh tại đơn vị. Hiện nay, Công ty đang vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC trong hạch toán và ghi chép các nghiệp vụ. Đồng thời, Công ty cũng vận dụng máy tính vào công tác kế toán.Phần mềm kế toán Công ty sử dụng là phần mềm kế toán Fast.Nhờ đó, nghiệp vụ kế toán được xử lý nhanh hơn, chính xác hơn, đảm bảo được yêu cầu quản lý đặt ra. Một số nguyên tắc kế toán chủ yếu được cụ thể hoá từ quyết định 15/2006/QĐ-BTC hiện đang áp dụng tại Công ty CPXNK Viglacera bao gồm: nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho(HTK): Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Vào cuối niên độ kế toán, hàng tồn kho được đánh giá theo giá trị thấp hơn giữa giá trị ghi sổ và giá trị thuần có thể thực hiện được( LCM).Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá hàng tồn kho. thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, áp dụng mức thuế 10% đối với sản phẩm và 5% đối với chi phí vận chuyển. Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: TSCĐ được quản lý, sử dụng, khấu hao theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC thay thế quyết định cũ( 166/1999/QĐ-BTC) được Công ty áp dụng từ ngày 1/1/2004. TSCĐ được phản ánh thông qua 3 chỉ tiêu: nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại. Nguyên tắc khấu hao TSCĐ:Công ty hạch toán khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Tỉ lệ khấu hao các loại TSCĐ tại Công ty như sau: Nhà cửa, vật kiến trúc: 10%- 20% Máy móc thiết bị: 5%- 10% Phương tiện vận tải: 6%- 10% Thiết bị, dụng cụ quản lý: 3%- 6% - Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu , phải trả: tuân thủ quyết định 15 Hệ thống sổ kế toán được lập bằng tiếng Việt và hồ sơ kế toán được lưu trữ theo loại hình của các hoạt động kinh doanh mà công ty tham gia. Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01/N và kết thúc vào 31/12/N. Đơn vị tiền tệ: đồng Việt Nam. Hạch toán ngoại tệ: + ngoại tệ không được hạch toán vào TK 007 mà phản ánh trực tiếp lên tài khoản + tỷ giá ngoại tệ được quy đổi theo tỉ giá thực tế hoặc tỉ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại ngày phát sinh nghiệp vụ. 2.2.2. Vận dụng các yếu tố trong chế độ kế toán hiện hành Công ty đã vận dụng linh hoạt và sáng tạo các chế độ, chính sách kế toán trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị.Bên cạnh tuân thủ những quy định chung được ban hành bởi Bộ Tài Chính thì đơn vị còn sử dụng những quy định riêng cho phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh của đơn vị. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh cũng như trình độ và khả năng của đội ngũ kế toán, Công ty CP XNK Viglacera áp dụng hình thức ghi sổ “Nhật ký chung”. Chứng từ gốc Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu. Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “ Nhật ký chung Nhằm đáp ứng chủ trương tin học hoá các hoạt động kinh doanh trong các DN, Công ty đã áp dụng phần mềm “FAST” trong tổ chức hạch toán kế toán. SỔ KẾ TOÁN Sổ Cái Sổ chi tiết Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, phân loại, tổng hợp được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính. Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi cú lệnh chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các Sổ cái, Sổ chi tiết, Nhật ký chung và báo cáo kế toán tương ứng... Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán trưởng có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm các Sổ cái và các Sổ chi tiết sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Có thể khái quát quá trình tổ chức hạch toán kế toán bằng phần mềm kế toán của Công ty như sau: Chứng từ kế toán PHẦN MỀM KẾ TOÁN FAST Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu. 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty CP XNK Viglacera Vốn bằng tiền: Phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ. TỔNG HỢ P Tài sản cố định Thẻ TSCĐ Bán hàng và phải thu: HĐ bán hàng và các chứng từ phải thu Hàng tồn kho: Phiếu nhập, phiếu xuất, điều chuyển Chi phí và giá thành: Bảng tính giá thành Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Báo cáo mua hàng, sổ chi tiết công nợ Báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ Thẻ kho, nhập-xuất-tồn Thẻ TSCĐ, Bảng tính khấu hao Sổ chi tiết, sổ cái, Nhật ký chung Báo cáo tài chính Báo cáo thuế Báo cáo chi phí và giá thành Báo cáo quản trị Mua hàng và phải trả: Phiếu mua hàng và chứng từ phải trả khác 2.4.Tổ chức các phân hệ trong phần mềm kế toán Fast 2.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU CỦA ĐƠN VỊ 2.3.1. Phần hành bán hàng và thanh toán với người mua 2.3.1.1. Đặc điểm chung Với mục tiêu đẩy nhanh khối lượng hàng bán ra, khách hàng đến với Công ty được đảm bảo về chất lượng hàng hoá, giá cả phù hợp và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp; hơn nữa Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hoá nếu như hàng hoá kém phẩm chất, sai về quy cách. Do vậy, Công ty luôn chú trọng các mặt sau: - Về chất lượng: hàng hoá trước khi bán được kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng, chủng loại, quy cách.. - Về giá bán: được xác định trên giá mua thực tế cộng chi phí thu mua, bảo quản và gắn liền với sự vận động của giá cả thị trường. Công ty CP XNK Viglacera là một công ty XNK do đó nó tiến hành bán hàng trên cả 2 thị trường: bán hàng trong nước và bán hàng xuất khẩu. Hàng hoá được Công ty thu mua hoặc nhập khẩu nhập về kho Công ty, sau đó xuất bán theo hợp đồng mua bán đã ký kết với khách hàng Hoạt động bán hàng trong nước, hiện nay đang áp dụng phương thức bán hàng chủ yếu là bán hàng trực tiếp.Khi giao hàng khách hàng sẽ thanh toán ngay hoặc ký chấp nhận thanh toán trên hoá đơn hoặc biên bản qiao nhận hàng hoá.. Hoạt động bán hàng xuất khẩu là hoạt động quan trọng và thường xuyên tại Công ty. Nó phải tuân theo phương thức bán hàng, phương thức thanh toán, thủ tục và hồ sơ chứng từ. Công ty thực hiện thanh toán quốc tế chủ yếu bằng hình thức thư tín dụng (L/C) . Đây là hình thức thanh toán quốc tế có nhiều ưu điểm và được sử dụng rộng rãi trong quan hệ thanh toán quốc tế trên toàn thế giới. Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng thường xuyên, quen thuộc nên ngoài hình thức thanh toán ngay thì thường là hình thức thanh toán sau, người mua chậm thanh toán. Là một doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nên nghiệp vụ bán hàng trong Công ty luôn được chú trọng, đặc biệt là bán hàng xuất khẩu. Vì vậy, đối với mỗi một hợp đồng xuất khẩu, các phòng nghiệp vụ đều phải lập phương án kinh doanh xuất khẩu cho hợp đồng xuất khẩu mà phòng thực hiện, trình Tổng giám đốc duyệt. Sau khi thực hiện xong sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng và xác định kết quả kinh doanh đạt được và so sánh với chỉ tiêu đã vạch ra trong phương án kinh doanh để đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ xuất khẩu của từng phòng trong từng lần xuất. 2.3.1.2. Thực trạng kế toán Chứng từ sử dụng Hạch toán nghiệp vụ bán hàng Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm: +Vận đơn( Bill of Lading) +Hoá đơn thương mại( commercial invoice) +Giấy chứng nhận xuất xứ( certificate of Origin) +Giấy chứng nhận số lượng(certificate of Quantity) + Giấy chứng nhận phẩm chất( certificate of Quality) +Giấy chứng nhận bảo hiểm (issurance certificate) +Giấy chứng nhận kiểm định vật tư, hàng hoá + Phiếu đóng gói( packing list) Ngoài ra, còn có một số chứng từ khác như: giấy giám định của Hải quan… Mẫu một số chứng từ kế toán chủ yếu sử dụng tại Công ty. *Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho: TỔNG CÔNG TY THUỶ TINH VÀ GỐM XÂY DỰNG SỐ: 202 CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VIGLACERA HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Họ, tên người mua: Công ty CP kính Việt Hưng. Địa chỉ: TP Hải Dương – Hải Dương Xuất tại kho: Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số thuế: 0900234152 Số TT Tên, quy cách sản phẩm hàng hoá (tên lao vụ, dịch vụ) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Kính 10ly trà 2000x1500 M2 412 129333 53285196 Cộng tiền hàng 53285196 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 5328520 Tổng cộng tiền thanh toán 58613716 Số tiền viết bằng chữ: Năm tám triệu sáu trăm mười ba nghìn bảy trăm mười sáu đồng/. Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) * Hoá đơn bán hàng( Hoá đơn GTGT) HÓA ĐƠN (GTGT) Liên1: (Lưu) Ngày 04 tháng 0 3 năm 2006 Sêri: AA/2002 Số:272956 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VIGLACERA Địa chỉ: Số 2 – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại:047568869 0 1 0 0 1 0 8 1 7 3 Mã số thuế: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Liêm Đơn vị mua hàng: CÔNG TY KÍNH ĐÁP CẦU 2 3 0 0 1 0 0 4 7 1 Địa chỉ: Bắc Ninh Mã số thuế: Hình thức thanh toán: Trả chậm S T T Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số Lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1x2 01 Xuất bán Soda Tấn 61 2.350.400 143.374.400 02 Chiết khấu thương mại 7.168.720 03 Cộng tiền hàng 136.250.680 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 6.810.284 Tổng cộng tiền thanh toán 143.015.964 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn ba triệu không trăm mười năm nghìn chín trăm sáu tư đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị( ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên) Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua: Phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng Hoá đơn bán hàng * Phiếu thu: Đơn vị: Công ty CP XNK Viglacera Mẫu số: 01- TT Địa chỉ: Số 2-Hoàng Quốc Việt- Hà Nội PHIẾU THU Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Nợ TK: 111.1 Có TK: 131 Họ tên người nộp tiền: Anh Khoa Địa chỉ: Công ty kính đáp cầu Lý do nộp: Thu tiền bán hàng Số tiền: 143.015.964 Viết bằng chữ: Một trăm bốn ba triệu không trăm mười năm nghìn chín trăm sáu tư nghìn đồng chẵn. Kèm theo: …………………………………….01……..chứng từ gốc Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp Người lập Thủ quỹ phiếu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b) Tài khoản sử dụng Nghiệp vụ bán hàng Tài khoản 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 511 có 2 TK cấp 2: TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá + TK 51111: Doanh thu xuất khẩu + TK 51112: Doanh thu hàng hoá kinh doanh nội địa TK 5112: Doanh thu dịch vụ + TK 51121: Doanh thu dịch vụ - Phí uỷ thác xuất nhập khẩu + TK 51122: Doanh thu dịch vụ - Vận chuyển TK 521: Chiết khấu thương mại TK 531: Hàng mua bị trả lại TK 532: Giảm giá hàng bán TK 632: Giá vốn hàng bán +6321: Giá vốn hàng bán nội địa +6322: Giá vốn hàng bán xuất khẩu - TK 641: Chi phí bán hàng - TK 156: Hàng hoá TK 1561: Hàng hoá trong nước TK 1562: Hàng hoá nhập khẩu Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua: - TK 111: Tiền mặt +1111: Tiền mặt VNĐ +1112: Tiền mặt USD - TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 1121: Tiền gửi ngân hàng VNĐ + TK 1122: Tiền gửi ngân hàng USD - TK 131: Phải thu khách hàng + 1311: Phải thu khách hàng VNĐ + 1312: Phải thu khách hàng USD - TK 3331: Thuế GTGT phải nộp + TK 33311: Thuế GTGT đầu ra + TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu Sổ sách sử dụng và quy trình ghi sổ Nghiệp vụ bán hàng: - Sổ chi tiết: + Sổ chi tiết TK 51111,51112, 51121, 51122 + Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng + Sổ chi tiết giá vốn: sổ chi tiết TK 6321, 6322 + Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn + Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng Sổ tổng hợp: + Nhật ký chung + Sổ cái TK 511, 632, 521, 531, 532, 641, 642,156, 421,911 - Quy trình ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ gốc( phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có, hoá đơn GTGT) hàng ngày kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết giá vốn, sổ chi tiết HTK, sổ quỹ,sổ cái các TK 632, 511, 512,111, 112, 131, 156, 157.Cuối kỳ, kế toán đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp chi tiết và sổ cái, sau đó lập BCTC và BC kế toán khác. Phiếu xuất, HĐ bán hàng, chứng từ thanh toán Sổ chi tiết HTK tuỳ theo phương pháp hạch toán chi tiết Sổ cái TK 156, 157, 632, 511, 512 Sổ tổng hợp chi tiết TK 632, 511 Bảng cân đối số phát sinh BCTC và BC kế toán khác Nhật ký chung Sổ chi tiết giá vốn Sổ chi tiết bán hàng : ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu 2.5. Sơ đồ hạch toán hoạt động bán hàng SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG Tài khoản: 511 - Doanh thu bán hàng Từ ngày: 01/03/2008 đến ngày: 31/03/2008 Số dư đầu kỳ: 0 TK đ/ư Tên tài khoản Số phát sinh Nợ Có 131 Phải thu của khách hàng 27.970.342.835 1311 Phải thu của khách hàng trong nước 12.601.657.382 1312 Phải thu của khách hàng nứơc ngoài 15.368.685.453 331 Phải trả cho người bán 417.590.762 3312 Phải trả cho người bán nước ngoài 417.590.762 531 Hàng bán bị trả lại 63.861.323 5311 Hàng bán bị trả lại 63.861.323 911 Xác định kết quả kinh doanh 28.324.072.274 Tổng phát sinh nợ: 28.387.933.597 Tổng phát sinh có: 28.387.933.597 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 03 năm 2008 Người lập biểu (Ký, họ tên) Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng Công ty cổ phần xuất nhập khẩu viglacera SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 511 - Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ Từ ngày: 01/03/2008 đến ngày: 31/03/2008 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E F G 1 2 03/03 D 080 03/03 XK kính VIFG theo HĐN VD0664 TK3317 - Cty TNHH giao nhận và vận tải liên lục địa - VC05 50 200 1312 547.935.136 O5/03 HD 081 10/03 XK kính VIFG theo HĐN 02/VIG-PRATIK/2006 TK 3430-PRATIK- International - XK kính VFG-XKK2.41 50 209 1312 900.024.177 …. …. …. …………….. 50 …. …. …. ….. 27/03 HD 083 20/03 Mua soda theo HĐKT VPL526 từ ngày 01 đến ngày 20/03/08-Cty TNHH Kính nổi Việt Nam(VGF)-VIGK4.01 50 232 1311 4.528.725.094 30/03 PKT 47371 29/03 Khách hàng trả lại hàng ngày 15/02 50 237 5311 239.176.168 31/03 … 31/03 K/c TK 51111à911 50 238 911 14.629.790.196 31/03 31/03 K/c TK 51112à911 50 239 911 13.327.511.053 -Cộng số phát sinh tháng -số dư cuối tháng 28.387.933.597 0 28.387.933.597 0 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày31tháng 03 năm 2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Tuy nhiên,hiện nay quá trình hạch toán của Công ty được thực hiện bằng máy thông qua phần mềm kế toán Fast.Căn cứ vào chứng từ gốc( phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có, hoá đơn GTGT) kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính, sau đó ấn nút lưu thì máy tính tự động thực hiện bút toán giá vốn và doanh thu.Tuy nhiên, số liệu trên bút toán giá vốn được điền giá trị vào cuối kỳ, do Công ty tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền.Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt khi có lệnh chương trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các sổ chi tiết và sổ cái các TK liên quan : TK 632, TK 511, … Quy trình nhập như sau: Từ màn hình chọn phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, chọn tiếp cập nhập dữ liệu, sau đó chọn hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Có thể minh hoạ mẫu hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho như sau: Mẫu hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đối với bán hàng nội địa: Tại ô loại hoá đơn : ghi 1 Tại ô mã khách: ghi DL 76 Tại ô người mua hàng: ghi Nguyễn Việt Anh Tại ô diễn giải: ghi xuất bán kính nội địa Tại ô mã nx( TK nợ): ghi 1311 Tại ô số HĐ: ghi 2022 Tại ô ngày hạch toán: ghi 03/12/2007 Tại ô ngày lập chứng từ: chương trình tự động cập nhật Tại ô tỷ giá: chọn VNĐ Trong khung: Tại cột mã hàng: ghi KNDTRAI, chương trình tự động điền hàng, đơn vị tính Tại cột số lượng: điền số lượng hàng bán vào Tại cột giá bán: điền giá bán đơn vị vào Tại cột thành tiền: máy tự tính Tại cột mã thuế: chọn mã 10( thuế suất GTGT 10%): chương trình tự động tính thuế, tổng tiền thanh toán. Sau đó ấn lưu máy sẽ tự động lên các sổ liên quan: sổ chi tiết, sổ cái TK 511, 131, 632… Đối với hoạt động bán hàng xuất khẩu thì quy trình ghi sổ tương tự trên chỉ khác tại ô tỷ giá( USD), mã nx ( 1312) và mã thuế ( 00).Mẫu hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đối với hàng xuất khẩu như sau: Nghiệp vụ thanh toán với người mua: Sổ chi tiết: + Sổ chi tiết TK 1311, 1312 + Sổ tổng hợp chi tiết TK 1311, 1312 Sổ tổng hợp: + Nhật ký chung + Sổ cái TK 131 - Quy trình ghi sổ: Đối với khách hàng mua hàng theo phương pháp trả chậm, kế toán căn cứ vào HĐ bán hàng phản ánh vào bên Nợ TK 131 trên sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, và phản ánh vào doanh thu tiêu thụ hàng hoá. Khi khách hàng thanh toán các khoản nợ đối với Công ty, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như: phiếu thu, giấy báo Có ngân hàng, séc chuyển khoản…và phản ánh bên có TK 131 trên sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy tính, máy sẽ tự động lên các sổ kế toán chi tiết và sổ cái TK 131. HĐbán hàng, chứng từ thanh toán Nhật ký chung Sổ cái TK 131 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK 131 Sổ tổng hợp chi tiết TK 131 BCTC và BC kế toán khác :Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu 2.6.Sơ đồ hạch toán thanh toán với khách hàng Hệ thống báo cáo Phần hành bán hàng và thanh toán với khách hàng là hoạt động kinh doanh thường xuyên diễn ra tại Công ty.Do đó, các số liệu trên sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết là cơ sở quan trọng để lập BCTC và BC kế toán khác. Phần hành bán hàng và thanh toán với khách hàng sẽ được phản ánh thông qua các báo cáo kế toán sau: Báo cáo bán hàng( chi phí giá vốn, doanh thu): phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty vào cu