Chuyên đề Đánh giá thực trạng triển khai nghiệp vụ bảo hiểm thân tàu biển tại công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex

u cÇu b¶o hiÓm: Khi nhËn ®­îc GiÊy yªu cÇu b¶o hiÓm cña chñ tµu, c¸n bé khai th¸c ph¶i kiÓm tra GiÊy yªu cÇu b¶o hiÓm cã hîp lÖ kh«ng. GiÊy yªu cÇu b¶o hiÓm ®­îc coi lµ hîp lÖ khi ghi ®Çy ®ñ c¸c môc sau: Tªn ng­êi ®­îc b¶o hiÓm. Tªn tµu vµ c¸c ®Æc ®iÓm riªng cña tµu nh­: quèc tÞch, c¶ng ®¨ng ký, n¨m n¬i ®ãng tµu, lo¹i tµu, GT, DWT v.v. Gi¸ trÞ tµu, gi¸ trÞ tham gia b¶o hiÓm (®èi víi tr­êng hîp cã tham gia b¶o hiÓm th©n tµu). Ph¹m vi ho¹t ®éng. Thêi h¹n tham gia b¶o hiÓm. §iÒu kiÖn tham gia b¶o hiÓm. KiÓm tra tµu: §èi víi nh÷ng tµu tham gia b¶o hiÓm lÇn ®Çu t¹i PJICO vµ/ hoÆc tham gia b¶o hiÓm kh«ng liªn tôc th× Chi nh¸nh b¾t buéc ph¶i kiÓm tra tµu trø¬c khi nhËn b¶o hiÓm. Khi kiÓm tra tµu ph¶i ®iÒn ®Çy ®ñ c¸c néi dung theo mÉu Biªn b¶n kiÓm tra ®Ýnh kÌm h­íng dÉn nµy. Riªng ®èi víi c¸c tµu ®ãng míi vµ mua nhËn ë n­íc ngoµi th× cã thÓ c¨n cø hå s¬ §¨ng KiÓm tµu mµ kh«ng cÇn kiÓm tra tr­íc. CÊp §¬n, GiÊy yªu cÇu b¶o hiÓm Sau khi kiÓm tra GiÊy yªu cÇu b¶o hiÓm, hå s¬ §¨ng kiÓm cña tµu vµ t×nh tr¹ng kü thuËt cña tµu, nÕu tµu ®ñ kh¶ n¨ng ho¹t ®éng an toµn theo quy ®Þnh th× c¨n cø vµo GiÊy yªu cÇu b¶o hiÓm t iÕn hµnh cÊp §¬n, GiÊy chøng nhËn b¶o hiÓm trong vßng 05 ngµy kÓ tõ ngµy nhËn ®­îc yªu cÇu b¶o hiÓm hîp lÖ. Tr­êng hîp tõ chèi cÊp §¬n b¶o hiÓm hoÆc cÊp §¬n chËm h¬n 05 ngµy th× ph¶i th«ng b¸o râ lý do tõ chèi hoÆc chËm trÔ cho chñ tµu. Tr­êng hîp trªn møc ph©n cÊp, Chi nh¸nh ph¶i th«ng b¸o cho C«ng ty c¸c néi dung sau: Tªn ng­êi ®­îc b¶o hiÓm. Tªn tµu vµ c¸c ®Æc ®iÓm riªng cña tµu nh­: quèc tÞch, c¶ng ®¨ng ký, n¨m n¬i ®ãng tµu, lo¹i tµu, GT, DWT… Gi¸ trÞ tµu, gi¸ trÞ tham gia b¶o hiÓm (®èi víi tr­êng hîp cã tham gia b¶o hiÓm th©n tµu). Ph¹m vi ho¹t ®éng. Thêi h¹n tham gia b¶o hiÓm. §iÒu kiÖn tham gia b¶o hiÓm. C¸c kiÕn nghÞ cña Chi nh¸nh ®èi víi viÖc b¶o hiÓm tµu. ChØ sau khi cã ý kiÕn x¸c nhËn ®ång ý b¶o hiÓm cña C«ng ty th× Chi nh¸nh míi tiÕn hµnh cÊp §¬n hoÆc GiÊy chøng nhËn b¶o hiÓm cho tµu. Nh÷ng tr­êng hîp cÇn l­u ý khi cÊp §¬n, GiÊy chøng nhËn b¶o hiÓm: Tr­êng hîp cho tµu ho¹t ®éng tuyÕn n­íc ngoµi th× phÝ b¶o hiÓm ph¶i thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ (USD). NÕu chñ tµu thanh to¸n phÝ b¶o hiÓm b»ng ®ång ViÖt Nam th× khi båi th­êng PJICO sÏ chØ thanh to¸n b»ng tiÒn ViÖt Nam theo tû gi¸ chuyÓn ®æi lóc chñ tµu thanh to¸n phÝ b¶o hiÓm. Tr­êng hîp chñ tµu tham gia d­íi gi¸ trÞ yªu cÇu ph¶i ghi râ gi¸ trÞ thùc tÕ vµ sè tiÒn tham gia b¶o hiÓm trªn §¬n b¶o hiÓm. Khi tµu bÞ tæn thÊt bé phËn PJICO chØ båi th­êng theo tû lÖ gi÷ sè tiÒn tham gia b¶o hiÓm vµ gi¸ trÞ thùc tÕ cña tµu ®ã. Tr­êng hîp nh÷ng tµu qua kiÓm tra cã khiÕm khuyÕt mµ chñ tµu kh«ng kh¾c phôc theo ®óng yªu cÇu kü thuËt th× khi nhËn b¶o hiÓm ph¶i lo¹i trõ c¸c khiÕm khuyÕt ®ã vµ ghi râ lo¹i trõ trªn §¬n, GiÊy chøng nhËn b¶o hiÓm. NÕu t×nh tr¹ng kü thuËt qu¸ yÕu kÐm kh«ng ®¶m b¶o kh¶ n¨ng ®i biÓn th× kh«ng nhËn b¶o hiÓm. §èi víi c¸c tµu tr­íc ®ã ®· tham gia b¶o hiÓm ë C«ng ty b¶o hiÓm kh¸c th× cÇn xem xÐt kü c¸c yÕu tè nh­: tû lÖ tæn thÊt, t×nh h×nh thanh to¸n phÝ b¶o hiÓm v.v. ®Ó xem xÐt cã nhËn b¶o hiÓm hay kh«ng? §èi víi c¸c tµu tr­íc ®ã ®· tham gia b¶o hiÓm t¹i mét Chi nh¸nh b¶o hiÓm kh¸c thuéc PJICO th× cÇn t×m hiÓu râ lý do v× sao tµu l¹i thay ®æi Chi nh¸nh b¶o hiÓm? NÕu tµu cßn nî phÝ th× kh«ng nhËn b¶o hiÓm. CÊp §¬n, GiÊy chøng nhËn, vµo sæ thèng kª: §¬n b¶o hiÓm th©n tµu, GiÊy chøng nhËn b¶o hiÓm P&I in 7 b¶n, giao cho chñ tµu 3 b¶n (2 b¶n chÝnh, 1 b¶n phô), 1 b¶n chÝnh chuyÓn KT- TV theo dâi h¹ch to¸n, l­u 1 b¶n chÝnh, 1 b¶n phô vµ göu 1 b¶n chÝnh vÒ C«ng ty ®Ó theo dâi (thêi gian göi kh«ng chËm qu¸ 03 ngµy kÓ tõ ngµy cÊp). Khi cÊp §¬n, GiÊy chøng nhËn b¶o hiÓm ph¶i vµo sæ thèng kª (lÊy sè §¬n, GiÊy chøng nhËn theo sè thø tù trong sæ). Khai th¸c viªn ph¶i cËp nhËt vµo phÇn mÒm m¸y tÝnh c¸c th«ng tin theo yªu cÇu cña nghiÖp vô. L­u ý: Sæ cÊp §¬n, GiÊy chøng nhËn b¶o hiÓm ph¶i ph©n ra tõng lo¹i nh­: Tµu biÓn ch¹y tuyÕn n­íc ngoµi, tµu pha s«ng biÓn. CÊp giÊy Söa ®æi bæ sung (nÕu cã): NÕu sau khi cÊp §¬n, GiÊy chøng nhËn b¶o hiÓm chñ tµu cã yªu cÇu thay ®æi: gi¸ trÞ b¶o hiÓm, ph¹m vi ho¹t ®éng, ®iÒu kiÖn tham gia b¶o hiÓm, thêi h¹n b¶o hiÓm… th× Chi nh¸nh cÊp GiÊy söa ®æi bæ sung theo quy ®Þnh sau: §èi víi tµu tham gia b¶o hiÓm b»ng ngo¹i tÖ, b»ng ®ång ViÖt Nam (cã gi¸ trÞ b¶o hiÓm trªn møc ph©n cÊp cña Chi nh¸nh) chØ cÊp GiÊy söa ®æi bæ sung khi ®­îc C«ng ty chÊp nhËn. §èi víi tµu tham gia b¶o hiÓm b»ng ®ång ViÖt Nam (cã gi¸ trÞ b¶o hiÓm d­íi møc ph©n cÊp cña Chi nh¸nh) Chi nh¸nh chñ ®éng cÊp giÊy söa ®æi bæ sung theo yªu cÇu cña chñ tµu vµ göi 1 b¶n vÒ C«ng ty. NÕu xÐt thÊy sù thay ®æi ®ã lµm t¨ng thªm tr¸ch nhiÖm cña PJICO th× ph¶i thu thªm phÝ b¶o hiÓm. Th«ng b¸o thu phÝ b¶o hiÓm, hoµn phÝ b¶o hiÓm, thanh to¸n hoa hång: Th«ng b¸o thu phÝ b¶o hiÓm: - PhÝ b¶o hiÓm ®­îc thu theo ®Þnh ký nh­ ®· quy ®Þnh t¹i Hîp ®ång b¶o hiÓm ®· kü gi÷a PJICO vµ chñ tµu. - Th«ng b¸o thu phÝ, hoµn phÝ ph¶i thÓ hiÖn râ c¸c néi dung sau: Tªn tµu b¶o hiÓm, sè §¬n b¶o hiÓm. Thêi h¹n b¶o hiÓm. C¸ch tÝnh sè phÝ ph¶i nép. Sè tµi kho¶n cña ®¬n vÞ. Ấn định thời gian nộp phí. - Tỷ lệ phí, mức phí bảo hiểm áp dụng căn cứ vào văn bản hướng dẫn triển khai nghiệp vụ hàng năm hoặc theo hướng dẫn riêng của Công ty. - Đối với các tàu phải thu xếp tái bảo hiểm thì Công ty thông báo cho tái bảo hiểm. Theo dõi thu phí bảo hiểm: - Sau khi phát thông báo thu phí, cán bộ nghiệp vụ phối hợp cùng Phòng Kế toán theo dõi, đôn đốc việc nộp phí của chủ tàu. - Phí bảo hiểm bằng ngoại tệ tiền gì thì phải thu bằng loại tiền đó trừ trường hợp đã được Lãnh đạo có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản cho thanh toán bằng loại tiền khác hoặc theo quy định bắt buộc của Ngân hàng nhà nước Việt Nam. - Khi thu phí bảo hiểm phải cấp hóa đơn V.A.T để thuận lợi cho việc kiểm tra, nộp thuế. - Tiến hành thanh toán hoa hồng theo chế độ đại lý. Hoàn phí bảo hiểm: - Trường hợp chủ tàu thông báo bằng văn bản hủy Hợp đồng bảo hiểm hoặc tàu ngừng hoạt động v.v. phải vào sổ theo dõi và báo cáo ngay về Công ty. - Hoàn phí bảo hiểm phải được thực hiện theo đúng quy định trong Hợp đồng bảo hiểm đã ký giữa PJICO và chủ tàu (đối với tàu biển) hoặc Quy tắc bảo hiểm (đối với tàu hoạt động trong vùng biển Việt Nam). - Sau khi tiến hành hoàn phí cho chủ tàu phải thông báo về Công ty để thống kê theo dõi. B6- Theo dõi, tiếp nhận giải quyết mới: - Theo dõi đối tượng được bảo hiểm, đôn đốc thu phí bảo hiểm. - Sửa đổi bổ sung các điều kiện bảo hiểm, đối tượng bảo hiểm… theo yêu cầu của người được bảo hiểm, các nhà nhận Tái bảo hiểm hoặc thay đổi cho phù hợp với tình hình mới. - Làm các công tác tuyên truyền, đề phòng hạn chế tổn thất… Theo dõi tình hình bảo hiểm: Dựa vào kế hoạc đặt ra, hàng tháng, hàng quý tiến hành đối chiếu phí phát sinh, phí thu, số tàu tham gia với kế hoạch đề ra. Thường xuyên đôn đốc khách hàng nộp phí bảo hiểm đầy đủ, đúng kỳ hạn. Thường xuyên liên hệ với chủ tàu để khai thác bảo hiểm những tàu mới. Chú trọng tập trung khai thác những đội tàu lớn mà phí thu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số phí thu. Nghiên cứu đầy đủ các văn bản hướng dẫn bảo hiểm tàu thủy hàng năm của Công ty. Nắm vững Quy tắc, Điều khoản, biểu phí áp dụng nếu có gì vướng mắc cần báo cáo về Công ty để có hướng giải quyết. Kết hợp với bộ phận bồi thường để tính kết quả bảo hiểm của từng chủ tàu để có biện pháp vận động bảo hiểm thích hợp. Tập hợp các kiến nghị của chủ tàu để kịp thời đề xuất ý kiến với Công ty điều chỉnh tỷ lệ phí, Quy tắc, Điều khoản, Hợp đồng bảo hiểm cho thích hợp nhằm đáp ứng với nhu cầu của khách hàng. Cuối năm cần chuẩn bị đầy đủ số liệu để họp với khách hàng, tổng kết công tác bảo hiểm trong năm, hướng triển khai năm tới. Nắm vắt những khó khăn cũng như yêu cầu của chủ tàu để có hướng khắc phục ngày càng tốt hơn. Lưu ý: Đối với tàu tham gia bảo hiểm chuyến phải theo dõi ngày tàu khởi hành, ngày tàu kết thúc chuyến hành trình và phải thông báo ngay cho Công ty để thu xếp Tái bảo hiểm nếu cần thiết. Trường hợp cấp Đơn bảo hiểm qua đại lý thì Công ty phải tổ chức hướng dẫn đại lý cấp Đơn bảo hiểm theo đúng hướng dẫn trên và quy định chung của Nhà nước. Phải thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn các sai sót. Kết quả khai thác ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh bảo hiểm thân tàu. Kết quả khai thác bảo hiểm thân tàu của PJICO trong những năm gần đây được thể hiện qua bảng sau. Bảng 4: Kết quả khai thác bảo hiểm tàu của PJICO giai đoạn 2000- 2004 Năm Các chỉ tiªu 2000 2001 2002 2003 2004 Tæng Số tàu khai thác (chiếc) 78 82 112 196 237 705 Tổng trọng tải (MT) 241,800 257,650 362,145 615,000 815,124 2,291,719.00 Tổng giá trị bảo hiểm ($) 226,188,225.94 242,021,401.75 341,250,176.47 580,125,300.00 725,321,400.00 2,130,362,705.16 Phí bảo hiểm gốc ($) 1,809,505.81 1,887,766.93 2,388,751.24 4,292,927.22 5,077,249.80 15,456,201.00 Nguồn: Phòng bảo hiểm Hàng hải- PJICO Qua bảng 4, trong năm 2000 số tàu khai thác là 78 chiếc với tổng trọng tải là 241,800 MT có tổng giá trị bảo hiểm là 226,188,225.94 $ và thu được 1,809,505.81$ phí bảo hiểm. Thì đến năm 2001 khai thác được 82 tàu có tổng trọng tải là 257,650 MT với tổng giá trị bảo hiểm là 242,021,401.75$ và thu được 1,887,766.93$ phí bảo hiểm. Sang năm 2002 bắt đầu có sự tăng nhanh các chỉ tiêu khai thác, số tàu khai thác là 112 chiếc tăng 30 chiếc có tổng trọng tải là 36,145 MT tăng 104,495MT với tổng giá trị bảo hiểm là 341,250,176.47 $ tăng 99,228,774.72$ và thu được 2,388,751.24$ phí bảo hiểm tăng 500,984.31$ Năm 2003 là năm có nhịp độ phát triển khai thác lớn nhất, số tàu khai thác tăng 84 chiếc tổng trọng tải tăng 252,855 MT với tổng giá trị bảo hiểm tăng 238,875,123.53$ tương ứng với số phí bảo hiểm tăng 1,904,175.98$. Đây là một con số rất đáng mừng đối với Công ty trong việc triển khai nghiệp vụ này thể hiện sự nỗ lực của Lãnh đạo, nhân viên của Công ty trước sự cạnh tranh gay gắt của thị trường. Năm 2004 tiếp tục gia tăng các chỉ tiêu, số tàu là 237 chiếc tăng 41 chiếc, tổng trọng tải là 815,124 MT tăng 200,124 MT tổng giá trị bảo hiểm của năm là 725,321,400.00$ tăng 145,196,100.00$ và phí bảo hiểm là 5,077,249.80$ tăng 784,322.58$. Để thấy rõ hơn tình hình khai thác của PJICO có thể nhìn vào bảng 5. Bảng 5: Tốc độ tăng phí bảo hiểm của PJICO qua các năm 2000-2004 chỉ tiêu Năm Tốc độ tăng phí bảo hiểm gốc % 2000-2001 4.32 2001-2002 26.54 2002-2003 79.71 2003-2004 18.27 Nguồn: Phòng bảo hiểm Hàng hải- PJICO Qua bảng 5 tốc độ tăng phí bảo hiểm gia đoạn 2002-2003 là cao nhất tăng 79.71%, sau đó là giai đoạn 2001-2002 tốc độ tăng là 26.54% , giai đoạn 2003-2004 tốc độ tăng là 18.27% thấp nhất là giai đoạn 2000-2001 tăng chỉ 4.32%. 2. Công tác đề phòng và hạn chế tổn thất. Đề phòng và hạn chế tổn thất là công việc Công ty thực hiện thông qua nhiều biện pháp, thông qua việc lưu trữ hồ sơ khách hàng và việc tính toán các chi phí cho công tác này. Các chi phí hợp lý khác thuộc trách nhiệm bảo hiểm - Chi phí đề phòng hạn chế tổn thất: bao gồm những chi phí cần thiết và hợp lý đã chi ra để ngăn ngừa và hạn chế tổn thất (như chi phí cứu hộ, cứu nạn, cứu cháy v.v. ), về nguyên tắc các chi phí này phải thông báo trước bằng văn bản và được PJICO chấp thuận bằng văn bản, tuy nhiên trong trường hợp cần thiết phải hành động ngay thì chủ tàu có thể vừa tiến hành cứu tàu vừa thông báo cho PJICO. - Các chi phí khác: chi phí giám định, phục vụ giám định, chi phí đăng kiểm giám sát sửa chữa v.v. các chi phí nói trên đều phải cần thiết, hợp lý. Tổng các chi phí nêu trên cộng với chi phí sửa chữa không được vượt quá giá trị bảo hiểm tàu. Lưu trữ hồ sơ Hồ sơ đã giải quyết bồi thường đều phải vào sổ, phân loại theo dạng tổn thất, rủi ro được bảo hiểm và theo đơn vị chủ tàu để có số liệu tính phí và hướng đề phòng hạn chế tổn thất. Các hồ sơ giải quyết bồi thường xong phải sắp xếp theo thứ tự thời gian, đơn vị chủ tàu để lưu trữ (thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu 5 năm). Đối với những vụ tổn thất lớn (trên mức phân cấp) và phức tạp cần phải ghi chép lại và lưu trữ riêng để sử dụng khi cần thiết. Ghi lại những nhận xét đối với các hồ sơ lưu trữ để sau này có tài liệu học tập nghiên cứu. Số liệu thống kê (phí bảo hiểm, bồi thường) tính theo năm nghiệp vụ Lưu ý: Khi xem xét hồ sơ phải ghi chép lại những sai sót thuộc phía người bảo hiểm như: cấp đơn sai, giám định không đúng v.v. để kịp thời nhắc nhở, khắc phục. Nếu lỗi do người bảo hiểm hoặc đại lý của bảo hiểm thì tổn thất xảy ra vẫn thuộc trách nhiệm bảo hiểm. Ghi chép những điểm nổi bật trong các hồ sơ để góp ý kiến cho các bên có liên quan khi cần thiết. Sau khi giải quyết bồi thường nếu lỗi của người thứ ba gây ra thì yêu cầu chủ tàu làm giấy thế quyền để khiếu nại đòi người thứ ba bồi hoàn các chi phí mà PJICO đã bồi thường cho chủ tàu. Kết quả công tác đề phòng và hạn chế tổn thất có thể thấy rõ hơn về kết quả kinh doanh. Công tác này có thể được thể hiện qua số liệu về chi đề phòng và hạn chế tổn thất và tỷ lệ chi đề phòng và hạn chế tổn thất/ tổng chi. Bảng 6: Kết quả công tác đề phòng và hạn chế tổn thất bảo hiểm thân tàu của PJICO giai đoạn 2000-2004 năm chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003 2004 Tổng Doanh thu ($) 1,809,505.81 1,887,766.93 2,388,751.24 4,292,927.22 5,077,249.80 13,067,449.76 Tổng chi ($) 841,420.20 915,566.96 1,266,038.16 2,704,544.15 3,350,984.87 9,078,554.34 Chi đề phòng và hạn chế tổn thât ($) 36,190.12 37,755.34 47,775.02 85,858.54 101,545.00 309,124.02 Tỷ lệ chi đề phòng và hạn chế tổn thất/tổng chi (%) 4.30 4.12 3.77 3.17 3.03 3.40 Nguồn: Phòng bảo hiểm Hàng hải- PJICO Qua bảng 6 thấy rằng chi đề phòng và hạn chế tổn thất tăng qua các năm cùng với sự tăng lên của doanh thu phí bảo hiểm. Song tỷ lệ chi đề phòng và hạn chế tổn thất/tổng chi lại giảm qua các năm. Năm 2000 mức chi này là 36,190.12$ với tỷ lệ là 4.30% so với tổng chi. Đến năm 2001 con số này tăng lên không đáng kể là 37,755.34 tương ứng với tỷ lệ là 4.12% so với tổng chi. Năm 2002 chi đề phòng và hạn chế tổn thất tăng 10,019.68$ lên 47,775.02$ với tỷ lệ tăng là 3.77% trên tổng chi. Năm 2003 tỷ lệ này trên tổng chi giảm mạnh xuống còn 3.17% song mức chi lại lớn tăng 38,083.52 $ so với năm trước với mức chi của năm là 85,858.54$. Năm 2004 tỷ lệ này lại tiếp tục giảm xuống còn 3.03% trên tổng chi và cùng với đó là mức chi tăng 15,686.46$ lên 101,545.00$. Có sự biến động ngược chiều như vậy là do trong giai đoạn này mức chi bồi thường của Công ty tăng qua các năm và tỷ lệ chi bồi thường trên tổng chi cũng tăng, do đó làm cho các khoản chi khác hẹp lại trên tổng chi. Vì vậy mà tỷ lệ chi đề phòng và hạn chế tổn thất/tổng chi của PJICO giảm từ năm 2000 4.30% xuống còn 3.03% năm 2004. 3. Công tác giám định Mục đích, phạm vi áp dụng Việc giám định nhằm mục đích đưa ra quy định thống nhất cách thức tiến hành giám định tổn thất xảy ra đối với tàu trong toàn bộ hệ thống PJICO nhằm phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Được áp dụng cho việc giám định các vụ tổn thất, các tàu mới sẽ và đang tham gia bảo hiểm tại PJICO, do PJICO là người bảo hiểm chính và hoặc khi có yêu cầu cụ thể. Quy trình giám định Bảng7: Sơ đồ quá trình giám định Trách nhiệm Tiến trình Mô tả công việc, tài liệu Cán bộ nghiệp vụ Cán bộ nghiệp vụ Lãnh đạo Phòng Lãnh đạo Công ty Giám định viên Giám định viên Lãnh đạo Phòng Lãnh đạo Giám định viên Lãnh đạo Cán bộ nghiệp vụ Báo TBH Công ty Giám định Nhận yêu cầu giám định từ khách hàng Thỏa thuận và theo dõi sửa chữa Cấp biên bản giám định và thu phí / nhận BBGĐ và trả phí giám định Lập biên bản giám định Tiến hành Giám định Xử lý ban đầu Ghi sổ tiếp nhận Xem B1 Báo TBH khi có tổn thất lớn Tham chiếu đơn, hợp đồng, điều khoản bảo hiểm Xem B2 Chỉ định Công ty giám định (đối với tổn thất lớn, phức tạp) Xem B3 Xem B3.4 Xem B.4 Theo dõi thu/trả phí giám định và thống kê Xem B.5 B1: NhËn th«ng tin tõ kh¸ch hµng: - Kh¸ch hµng th«ng b¸o c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn ®èi t­îng ®­îc b¶o hiÓm bÞ tæn thÊt/ bÞ tai n¹n (qua fax, ®iÖn tho¹i v.v. ). - C¸n bé nghiÖp vô nhËn tæn thÊt ph¶i b¸o L·nh ®¹o Phßng biÕt ®Ó ph©n c«ng gi¸m ®Þnh viªn xö lý. - Tr­êng hîp tæn thÊt lín, phøc t¹p, §¬n vÞ cÇn b¸o vÒ C«ng ty ®Ó xin ý kiÕn vµ phèi hîp xö lý. - Tr­êng hîp tõ chèi gi¸m ®Þnh, ng­êi nhËn giÊy yªu cÇu gi¸m ®Þnh hoÆc gi¸m ®Þnh viªn ph¶i ghi râ lý do tõ chèi ë mÆt sau giÊy yªu cÇu gi¸m ®Þnh vµ ký x¸c nhËn. B2: Xö lý th«ng tin ban ®Çu: - Trªn c¬ së c¸c th«ng tin kh¸ch hµng cung cÊp, gi¸m ®Þnh viªn h­íng dÉn cho kh¸ch hµng nh÷ng xö lý ban ®Çu theo ®óng nh÷ng quy ®Þnh trong §¬n b¶o hiÓm, Quy t¾c b¶o hiÓm hoÆc Hîp ®ång b¶o hiÓm mµ ®èi t­îng b¶o hiÓm ®ang tham gia. - C¨n cø vµo ®¸nh gi¸ ban ®Çu vÒ møc ®é tæn thÊt, Gi¸m ®Þnh viªn t r×nh L·nh ®¹o vÒ viÖc thuª Gi¸m ®Þnh viªn ®Õn gi¸m ®Þnh trong nh÷ng tr­êng hîp ®Æc biÖt cÇn cã Gi¸m ®Þnh viªn cña c¸c c¬ quan chuyªn m«n kh¸c hoÆc cña Tæ chøc gi¸m ®Þnh n­íc ngoµi. - Tr×nh L·nh ®¹o th«ng b¸o cho ®¹i lý gi¸m ®Þnh ë n­íc ngoµi xö lý (nÕu tæn thÊt x¶y ra ë n­íc ngoµi). B3: TiÕn hµnh gi¸m ®Þnh: B3.1. Gi¸m ®Þnh t¹i hiÖn tr­êng - Trªn c¬ së c¸c th«ng tin kh¸ch hµng cung cÊp vµ c¸c tµi liÖu liªn quan, Gi¸m ®Þnh viªn ph¶i tù chuÈn bÞ c¸c th«ng tin cÇn thiÕt. - C¨n cø vµo yªu cÇu gi¸m ®Þnh, gi¸m ®Þnh viªn ph¶i cã mÆt t¹i ®Þa ®iÓm ®­îc yªu cÇu vµo ®óng ngµy giê ®· hÑn ®Ó tiÕn hµnh gi¸m ®Þnh. - §Ó gi¸m ®Þnh ®­îc kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ kh¸ch quan th× ph¶i yªu cÇu Ng­êi ®­îc b¶o hiÓm hoÆc thuyÒn tr­ëng phèi hîp cïng tham gia gi¸m ®Þnh víi gi¸m ®Þnh viªn vµ cung cÊp tÊt c¶ c¸c th«ng tin, tµi liÖu, chøng tõ cÇn thiÕt ®Ó x¸c ®Þnh tæn thÊt. - C¸c c«ng viÖc cÇn thiÕt tiÒn hµnh t¹i hiÖn tr­êng: Gi¸m ®Þnh tµu tr­íc khi tham gia b¶o hiÓm Gi¸m ®Þnh tµu bÞ tæn thÊt : B3.2 X¸c ®Þnh møc ®é tæn thÊt B3.3 X¸c ®Þnh nguyªn nh©n tæn thÊt B3.4 Tháa thuËn vµ theo dâi kh¸c phôc hËu qu¶ B4: LËp Biªn b¶n gi¸m ®Þnh B5: CÊp/ nhËn Biªn b¶n gi¸m ®Þnh vµ thu/ tr¶ phÝ gi¸m ®Þnh - Chi phÝ gi¸m ®Þnh, chi phÝ ®Ò phßng h¹n chÕ tæn thÊt vµ c¸c chi phÝ cã liªn quan - CÊp Biªn b¶n gi¸m ®Þnh vµ thu phÝ gi¸m ®Þnh - NhËn Biªn b¶n gi¸m ®Þnh vµ tr¶ phÝ gi¸m ®Þnh B6: Hå s¬ Bao gåm : GiÊy yªu cÇu gi¸m ®Þnh, c¸c giÊy tê quy ®Þnh cña Quy t¾c, Hîp ®ång b¶o hiÓm, c¸c tµi liÖu thu thËp ®­îc trong qu¸ tr×nh gi¸m ®Þnh, Biªn b¶n gi¸m ®Þnh. B7: Phô lôc KÕt qu¶ c«ng t¸c gi¸m ®Þnh còng ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña b¶o hiÓm th©n tµu. C«ng t¸c gi¸m ®Þnh ®­îc thÓ hiÖn th«ng qua c¸c chØ tiªu nh­: sè vô ph¶i gi¸m ®Þnh, sè vô gi¸m ®Þnh, sè vô tån ®äng, chi phÝ gi¸m ®Þnh, chi phÝ gi¸m ®Þnh/1vô. B¶ng 8: KÕt qu¶ c«ng t¸c gi¸m ®Þnh cña PJICO giai ®o¹n 2000-2004 năm chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003 2004 Tổng Doanh thu ($) 1,809,505.81 1,887,766.93 2,388,751.24 4,292,927.22 5,077,249.80 15,456,201.00 Số vụ phải giám định (vụ) 39 47 71 132 213 502 Số vụ giám định (vụ) 36 43 65 130 202 476 Số vụ tồn đọng (vụ) 3 4 6 2 11 26 Chi phí giám định ($) 14,476.05 15,102.14 19,110.01 34,343.42 40,618.00 123,649.61 Chi phí giám định/1vụ ($) 402.11 351.21 294.00 264.18 201.08 259.77 Nguồn: Phòng bảo hiểm Hàng hải- PJICO Qua bảng 9 số vụ phải giám định, số vụ giám định và chi phí giám định tăng lên qua các năm. Nhưng chỉ tiêu chi phí giám định/1vụ lại giảm dần qua các năm. Cụ thể như sau: Năm 2000 số vụ phải giám định là 39, số vụ giám định là 36, số vụ tồn đọng là 3 với chi phí giám định của năm là 14,476.05$ và chi phí giám định bình quân trên một vụ là 402.11$. Năm 2001 số vụ phải giám định là 47 tăng 8 vụ, số vụ giám định là 43 tăng 7 vụ, số vụ tồn đọng là 4 vụ với chi phí giám định tăng 626.09$ lên 15,102.14$, chi phí giám định bình quân trên 1 vụ giảm 50.90$ xuống còn 351.21$/vụ. Năm 2002 số vụ phải giám định tăng 24 vụ lên 71vụ trong đó số vụ giám định tăng 22 vụ lên 65 vụ và số vụ tồn đọng của năm là 6 vụ, chi phí giám định cũng tăng mạnh hơn năm trước là 4,007.87$ lên đến 19,100.01$ và chi phí giám định/1vụ giảm 57.21$/ vụ xuống còn 294.00$/1vụ. Năm 2003 số vụ phải giám định tăng mạnh 61vụ lên đến 132 vụ, số vụ giám định tăng gấp đôi lên 130 vụ và tồn đọng là 2 vụ, chi phí giám định tăng gần gấp đôi 15,233.41$ lên 34,343.42$ trong khi chi phí giám định/1vụ lại tiếp tục giảm 29.82$ xuống còn 264.18$/1vụ. Sang năm 2004 số vụ phải giảm định tiếp tục tăng mạnh 81vụ lên 213 vụ, số vụ giám định tăng 72 vụ lên 202 vụ và số vụ tồn đọng của năm này là 9 vụ, chi phí giám định tăng 6,274.58$ lên 40,618.00$ và chi phí giám định/1vụ lại tiếp tục giảm 63.10$/1vụ xuống còn 201.08$/1vụ. Có thể nói công tác giám định của Công ty thu được kết quả như vậy là do một số nguyên nhân sau: Trình độ giám định của các giám định viên được nâng cao. Đội ngũ giám định viên đựơc tăng cường trên toàn quốc. 4. Công tác bồi thường. Thống nhất cách thức tiến hành bồi thường một vụ tổn thất xảy ra đối với tàu thuyền trong PJICO nhằm phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Áp dụng cho việc giải quyết bồi thường các vụ tổn thất thuộc nghiệp vụ bảo hiểm tàu thuyền tham gia bảo hiểm tại PJICO, do PJICO là người bảo hiểm chính. Bảng 9: Sơ đồ quá trình giải quyết bồi thường tàu thủy Trách nhiệm Tiến trình Mô tả công việc, tài liệu Tiếp nhận hồ sơ Tính toán bồi thường Kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ Bổ sung Trình duyệt bồi thường TBH Đòi người thứ ba, xử lý tài sản hỏng (Nếu có) Thông báo bồi thường HS Xin ý kiến Tạm ứng bồi thường Cán bộ bồi thường Cán bộ bồi thường Cán bộ bồi thường Lãnh đạo phòng Các phòng liên quan Cán bộ bồi thường Lãnh đạo phòng Lãnh đạo Phòng GĐ-BT Phòng Kế toán Phòng GĐ-BT Phòng Kế toán Ghi sổ tiếp nhận XemB.1 - Tham chiếu theo Quy tắc/hợp đồng bảo hiểm - (I) Hồ sơ có giá trị lớn trên phân cấp/Quy định phân cấp - Xem B.2 - Hướng dẫn bồi thường - Xem B.3 - Xem B.4 - Xem B.5 - Vào sổ bồi thường - Gửi hồ sơ đòi người thứ ba - Xử lý tài sản hư hỏng. - Theo dõi thống kê - Xem B.6 B.1) Tiếp nhận hồ sơ khiếu nại từ khách hàng: - Tiếp nhận hồ sơ khiếu nại của khách hàng. - Kiểm tra sơ bộ các chứng từ cơ bản của hồ sơ. - Vào sổ theo dõi hồ sơ khiếu nại B.2) Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ: - Căn cứ vào loại hình tham gia bảo hiểm, đơn bảo hiểm, hợp đồng bảo hiểm và quy tắc bảo hiểm liên quan đến hồ sơ khiếu nại, Chuyên viên bồi thường kiểm tra lại tính hợp pháp hợp lệ của các chứng từ đính kèm của hồ sơ. - Trong trường hợp nếu thiếu hồ sơ theo quy định, chuyên viên bồi thường cần hướng dẫn khách hàng cung cấp bổ sung cho đầy đủ theo đúng quy định. - Kiểm tra thời điểm tổn thất có nằm trong thời hạn tàu tham gia bảo hiểm hay không? Nơi xảy ra tổn thất nằm trong hay ngoài phạm vi hoạt động ghi trên Đơn bảo hiểm. - Đối chiếu với phòng Kế toán để xác định chủ tàu đã thanh toán phí bảo hiểm theo đúng thời hạn quy định. - Hồ sơ khiếu nại các nghiệp vụ bảo hiểm tàu thuyền (*) Trường hợp hồ sơ trên phân cấp: Đơn vị xem xét tính toán và làm tờ trình gửi Công ty đề xuất số tiền bồi thường. Phòng Giám định - Bồi thường sẽ xem xét trình Lãnh đạo công ty. Các hồ sơ trên phân cấp đều được chuyển qua Phòng Thanh tra Pháp chế tham gia góp ý kiến. Tùy trường hợp có thể qua một số phòng liên quan khác để lấy ý kiến. Trường hợp Lãnh đạo công ty đồng ý duyệt bồi thường, công ty sẽ có công văn gửi đơn vị thông báo thủ tục bồi thường cho khác hàng. Đơn vị làm thông báo bồi thường cho khách hàng và gửi 1 bản về công ty để báo cáo. Trường hợp còn vướng mắt, yêu cầu giải thích thêm hoặc chứng từ chưa đủ, Công ty sẽ yêu cầu đơn vị làm việc tiếp với khách hàng để hoàn thiện bộ hồ sơ. B.3) Xác định trách nhiệm và tính toán bồi thường: - Chuyên viên bồi thường phải tự chuẩn bị đầy đủ những vấn đề liên quan đến hồ sơ bồi thường tổn thất: Kiến thức về đối tượng được bảo hiểm/tổn thất hoặc rủi ro, tai nạn liên quan đến đối tượng bảo hiểm. Những ý kiến tư vấn của các chuyên gia kỹ thuật, tài chính(nếu có) - Trên cơ sở hồ sơ khiếu nại của khách hàng cung cấp kết hợp với các chứng từ chứng minh tổn thất của các bên liên quan, Chuyên viên bồi thường xác định trách nhiệm bồi thường của PJICO và tính toán số tiền bồi thường (theo phụ lục BTT01, BTT02). - Trong trường hợp xác định tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm, nhưng hồ sơ đang trong quá trình giải quyết, còn thiếu chứng từ và khách hàng đang bổ chứng từ thì có thể tạm ứng bồi thường trước một phần tổn thất nhưng tối đa không quá 70% giá trị tổn thất. B.4) Trình duyệt: - Nội dung của Tờ trình duyệt bồi thường bao gồm các nội dung chính sau: + Thông tin chung: -> Tên người được bảo hiểm -> Đối tượng bảo hiểm -> Đơn bảo hiểm số -> Điều kiện bảo hiểm -> Số tiền bảo hiểm -> Thời hạn thanh toán phí bảo hiểm -> Thời gian, địa điểm xảy ra tổn thất -> Cơ quan giám định tổn thất + Diễn biến xảy ra tai nạn + Khiếu nại của khách hàng. + Đề xuất của đơn vị bảo hiểm gốc (nếu trên phân cấp) + Ý kiến Phòng nghiệp vụ + Xác nhận của Phòng Kế toán + Ý kiến của Pháp chế hoặc các Phòng liên quan(nếu có) - Đối với hồ sơ bồi thường theo quy định phải có ý kiến pháp chế thì chuyển qua lấy ý kiến của Phòng Thanh tra Pháp chế. Trường hợp cần thiết có thể lấy ý kiến của các Ph