Chuyên đề Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chi phí tại Công ty cổ phần OKI Việt Nam

cho lợi nhuận. Chính vì vậy trong cơ cấu sản phẩm của Công ty, ngoài việc phải đảm bảo các nhiệm vụ quốc phòng bằng các sản phẩm như: lưới nguỵ trang, tăng vải bạt, ba lô...Công ty còn sản xuất các sản phẩm kinh tế khác như: sơn, vỏ bao xi măng các loại, túi siêu thị để xuất khẩu. Công ty không chỉ quan tâm đến chất lượng sản phẩm, mà Công ty còn làm hài lòng khách hàng trong và ngoài nước với mẫu mã sản phẩm đa dạng và phong phú nhiều chủng loại. Đến nay Công ty có trên 30 đại lý trên toàn Quốc với thị trường tiêu thụ trải khắp ba miền, không những thế Công ty đã có kế hoạch mở rộng thị trường tiêu thụ ra các nước trên thế giới và bước đầu tham gia vào các hội chợ Quốc tế trong và ngoài nước. Nhờ vậy sản phẩm của công ty đã được nhiều nước trên Thế giới biết đến như: Nga, Thái Lan, Ba Lan, Hàn Quốc, Tây Ban Nha, Nhật Bản Là một doanh nghiệp sản xuất mà trong cơ cấu sản phẩm bao gồm nhiều mặt hàng khác nhau, những sản phẩm của Công ty được sản xuất phần lớn bằng những nguyên vật liệu nhập ngoại mà hiện nay trong nước chưa có, cho nên kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào trình độ tổ chức quản lý và sự cố gắng của bản thân doanh nghiệp.Vì vậy với việc cung cấp nhiều sản phẩm khác nhau thì Công ty cần quản lý chặt các định mức sản xuất tránh gây ra việc lãng phí nguyên nhiên vật liệu do tạo ra phế phẩm. * Đặc điểm về sản xuất kinh doanh của Công ty. Là doanh nghiệp sản xuất với cơ cấu sản phẩm hàng hoá đa dạng, phong phú, nhiều chủng loại, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Oki Việt Nam cũng được diễn ra trên hai lĩnh vực: lĩnh vực quốc phòng và lĩnh vực kinh tế.Với đặc điểm chủ yếu của Công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng lên quá trình sản xuất của Công ty mang tính hàng loạt cũng giống như các Công ty khác cùng ngành là chu kỳ sản xuất nói chung nhiều công đoạn, nhưng tương đối gắn. Và hoạt động sản xuất với quy mô lớn nhưng ít chịu, ảnh hưởng, tác động của điều kiện tự nhiên và khí hậu, thời tiết, phần lớn phụ thuộc vào khả năng quản lý của riêng Công ty. Từ ngày đầu mới thành lập Công ty chỉ sản xuất những mặt hàng phục vụ cho Quốc phòng trong nước là chủ yếu, hiện nay Công ty cũng đã tìm kiếm được thị trường tiêu thụ ra cả nước ngoài cho các sản phẩm kinh tế. Và trong thời gian tới Công ty sẽ tiếp tục tăng cường sản xuất liên tục, tiêu thụ các sản phẩm kinh tế và coi lợi nhuận thu được từ lĩnh vực này là quan trọng. Chính vi vậy Công ty sẽ đẩy mạnh xuất khẩu sơn và túi siêu thị. Vì có được lợi thế trong công việc sản xuất kinh doanh ít phụ thuộc vào điều kiện tự nhiên, thời tiết, khí hậu do đó cơ cấu về chi phí của Công ty thường là ổn định, ít có sự thay đổi. Tuy nhiên, việc hoàn thiện kỹ thuật và nâng cao năng suất lao động để giảm một cách có hệ thống tỷ lệ chi phí, tiền lương và chi phí vật chất, chi phí quản lý khác, điều này chỉ có thể thực hiện liên hoàn một cách dần dần chứ không thể thay đổi đột biến trong cơ cấu quản lý chi phí sản xuất của Công ty. 2.2. Thực trạng quản lý chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty OKi 2.2.1. Quản lý chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh Trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp, mục tiêu số một của các doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh là nhằm đứng vững trong cạnh tranh, sản xuất - kinh doanh ổn định và phát triển, đạt lợi nhuận tối đa.Nếu doanh nghiệp nào không thích ứng được với yêu cầu đó thì sẽ chấp nhận phá sản. Do vậy trong công tác quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất kinh doanh là chỉ tiêu kinh tế quan trọng luôn được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm, chú trọng. Đó là vì, chi phí sản xuất kinh doanh cùng với giá thành sản phẩm là những chỉ tiêu phản ánh chất lượng của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý chi phí và giá thành sản phẩm là một trong những nội dung có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có qui mô lớn, sản xuất những mặt hàng có tính cạnh tranh cao, thì quản lý chi phí cần đi vào chiều sâu và thường xuyên phải cập nhật, nắm bắt kịp thời các thông tin chi phí phù hợp với yêu cầu tăng trưởng kinh tế. Để thực hiện được mục tiêu quản lý chi phí nhằm tối đa hoá lợi nhuận và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập kinh tế có tính toàn cầu thì thông tin về chi phí có tính đặc biệt quan trọng và hết sức hữu ích cho các nhà quản trị thuộc nhiều cấp độ khác nhau trong doanh nghiệp. Công ty cổ phần Oki Việt Nam là một doanh nghiệp sản xuất trong nền kinh tế thị trường để có cạnh tranh và đứng vững trên thị trường, công tác quản lý chi phí được Công ty đặc biệt chú trọng. Hiện này Công ty xem xét phân loại và quản lý chi phí sản xuất kinh doanh từ hai góc độ: + Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố chi phí. + Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh theo khoản mục giá thành. 2.2.1.1.Quản lý chi phí kinh doanh theo yếu tố chi phí Chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty bao gồm các yếu tố sau: + Nguyên liệu vật liệu, nhiên liệu động lực. + Tiền lương và các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ + Khấu hao TSCĐ + Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền. Việc phân loại chi phí theo yếu tố chi phí giúp công ty dự toán được chi phí theo yếu tố. Ta có thể theo dõi sự biến động của các yếu tố chi phí này trong 3 năm: 2005, 2006, 2007 qua bảng sau: Bảng 2.1: Bảng phân tích quản lý chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh các năm: 2005 - 2007 Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 So sánh 2006/2005 So sánh 2007/2006 Tuyệt đối ± Tỷ lệ % Tuyệt đối ± Tỷ lệ % 1. Chi phí nguyên liệu 56.358 53.842 54.993 -2.516 95,3 1.151 2,1 2. Nhiên liệu động lực 4.053 3.854 3.964 -199 95,1 110 2,9 3. Tiền lương và các khoản phụ cấp 6.428 8.531 9.085 2.103 132,7 554 6,5 4. Khấu hao TSCĐ 3.842 2.741 1.650 -1.101 71,3 -1.091 60,2 5.Chi phí dịch vụ mua ngoài 2.649 1.332 586 -1.317 50,1 -746 43,1 (Nguồn báo cáo tài chính năm: 2005 – 2006 - 2007) *Chi phí nguyên liệu vật liệu. Là toàn bộ giá trị của nguyên liệu, vật liệu dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, do vậy việc cung ứng vật tư, nguyên vật liệu một cách hợp lý sẽ góp phần không nhỏ tới việc thúc đẩy sản xuất kinh doanh đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm. Những nguyên vật liệu chính thường được sử dụng trong sản xuất của Công ty như: Giấy, vải, nhựa, hạt màu, mực in, phụ kiện, máy móc, hoá chất PVC, chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài do đó giá cả luôn có sự biến động theo tình hình thế giới điều đó có thể gây cho Công ty có những khó khăn trong việc dự toán chi phí. Do đặc điểm của Công ty là sản xuất và cung ứng nhiều loại sản phẩm khác nhau, do đó có nhiều nguyên vật liệu được sử dụng vào việc sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau. Điều đó được minh chứng qua bảng số 2.1 ở trên. Chi phí về yếu tố nguyên liệu, vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí theo yếu tố thường chiếm 70% cụ thể: Năm 2005 chiếm 78,8%, năm 2006 chiếm 78,4% còn năm 2007 chiếm 78,6%. Yếu tố chi phí này cũng có sự biến động qua các năm. So sánh năm 2006 với năm 2005: Yếu tố chi phí này có sự biết động giảm nếu như năm 2005 là 56.358 triệu đồng thì năm 2006 chỉ là 53.842 triệu đồng (giảm 2.516 triệu đồng) tương đương bằng 95,3% chi phí nguyên liệu vật liệu năm 2005. So sánh năm 2007 với năm 2006: Năm 2007, chi phí nguyên liệu, vật liệu là 54.993, tăng 1.151 triệu đồng (tương đương 2,1%) so với năm 2006. Điều quan trọng là khi phân loại chi phí theo yếu tố chi phí giúp Công ty có thể xác định tổng vốn nguyên vật liệu cần thiết cho nhu cầu sản xuất kinh doanh trong từng năm một. Do yếu tố chi phí này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh nên biến động tăng hay giảm của yếu tố này ảnh hưởng rất lớn tới sự biến động tăng, giảm của tổng chi phí, qua đó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty. Ta nhận thấy rằng mặc dù doanh thu năm 2006 giảm so với năm 2005 nhưng lợi nhuận thuần thu được từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty vẫn tăng, qua sự phân tích ở trên sự biến động giảm trong tổng chi phí (đặc biệt là chi phí về yếu tố nguyên vật liệu) là nguyên nhân của thực trạng này. Yếu tố chất lượng tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm đóng vai trò quan trọng. Vì vậy trước khi xác định mức tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm công ty cần phải tham khảo các chỉ tiêu định mức của các doanh nghiệp cùng loại ở trong nước Công ty cũng rất cần quản lý một cách chặt chẽ yếu tố chi phí này bởi vì yếu tố chi phí này còn bao gồm cả chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, tổn thất do thiếu hụt nguyên vật liệu tồn trữ Công ty phải dự toán được yếu tố chi phí này, thường xuyên kiểm tra kế hoạch cung cấp nguyên liệu, vật liệu để tránh phát sinh thêm các chi phí khác ngoài kế hoạch như tình trạng mất mát, kém phẩm chất nguyên vật liệu và sản phẩm của công ty. * Chi phí nhiên liệu động lực Nhiên liệu động lực giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp năng lượng cho hoạt động sản xuất kinh doanh vì vậy, yếu tố này được Công ty xếp riêng là một yếu tố để quản lý tuy nhiên cũng là để kiểm soát. Nhiên liệu chủ yếu mà công ty hiện đang sử dụng là điện năng và cơ năng, điện được sử dụng để vận hành các máy móc thiết bị, đặc biệt là các máy dệt, máy nén tiêu thụ một lượng điện rất lớn, trong khi giá điện trong nước ngày càng tăng và nhu cầu tiêu thụ điện ngày càng lớn. Sỡ dĩ Công ty tách riêng yếu tố này ra khỏi yếu tố nguyên liệu vật liệu và Công ty cần theo dõi sự tăng, giảm lượng sử dụng nhiên liệu, động lực từ đó tìm ra các giải pháp để quản lý và tiết kiệm một cách tốt nhất yếu tố này. Năm 2005 chi phí nhiên liệu động lực của Công ty là 4.053 triệu đồng, năm 2006 giảm được 199 triệu đồng tức là bằng 3.854 triệu đồng, Năm 2007 tăng 110 triệu so với năm 2006. Điều này có thể là do năm 2005 công ty đã quản lý tốt yếu tố chi phí này, tiết kiệm được điện năng sử dụng, tuy nhiên sang năm 2007 có thể do Công ty sử dụng nhiều hơn điện năng cho dây chuyền sản xuất vải vililon mới nhập, do biến động tăng của giá điện nên chi phí cho yếu tố này cao hơn năm 2006. Tuy yếu tố chi phí này chiếm không phải là quá lớn trong tổng chi phí nhưng lại là yếu tố dễ có thể gây ra sự lãng phí không cần thiết nếu không xây dựng ý thức tự tiết kiệm cho mỗi công nhân trong Công ty. *Tiền lương và các khoản phụ cấp Chi phí tiền lương cho công nhân bao gồm các khoản tiền lương và các khoản phụ cấp như bồi dưỡng độc hại, làm thêm giờ có tính chất lương phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đây là yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong tổng chi phí của Công ty: Năm 2005 Công ty phải bỏ ra 6.428 triệu đồng để chi trả tiền lương và các khoản phụ cấp, thì năm 2006 số tiền phải trả 8.531 triệu đồng tăng 2.103 triệu đồng 132,7% so với năm 2005, còn năm 2007 tăng 554 triệu đồng so với năm 2006 tức là chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp là 9.085 triệu đồng. Điều này được giải thích bằng sự biến động tăng của đơn giá tiền lương lao động do Công ty sử dụng trong giai đoạn 2005- 2007 và năm 2006, 2007 Công ty đã tuyển dụng thêm một số lượng lao động về ngành may để thành lập thêm một phân xưởng may hàng xuất khẩu. * Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ Các chi phí này được tính trên cơ sở quỹ tiền lương của Công ty theo các chế độ hiện hành của Nhà nước. Sự biến động của yếu tố chi phí này tăng hay giảm theo sự tăng giảm quỹ lương của Công ty trả cho người lao động * Chi phí khấu hao TSCĐ Là toàn bộ tài sản cố định huy động vào hoạt động sản xuất kinh doanh phải được trích khấu hao theo qui định để thu hồi vốn. Sau khi đã khấu hao hết nguyên giá, tài sản cố định vẫn còn sử dụng được thì không phải trích khấu hao nhưng vẫn phải quản lý và sử dụng theo chế độ hiện hành. Yếu tố chi phí này có sự biến động giảm trong giai đoạn 2005 - 2007. Năm 2005 chi phí khấu hao là 3.842 triệu đồng năm 2006 là 2.741 triệu đồng giảm 1.101 triệu đồng thì năm 2007 chỉ bằng 60,2% chi phí khấu hao TSCĐ năm 2006 (tức là bằng 1.650 triệu, giảm 1.091 triệu đồng). Điều này cho thấy TSCĐ của Công ty đã cũ, và trích hết khấu hao nguyên giá vì vậy có thể dẫn đến công suất hoạt động của máy móc không cao sẽ có thể phát sinh một số chi phí khác. * Chi phí dịch vụ mua ngoài Phản ánh chi phí mua ngoài như: chi phí trả tiền điện thoại, fax, tiền nước, quảng cáođể phục vụ cho các hoạt động của phân xưởng.Chi phí này của Công ty là không lớn và chi phí này giảm qua các năm 2005, 2006, 2007. Năm 2005 là 2.649 triệu đồng, năm 2006 là 1.332 triệu đồng, còn năm 2007 chỉ là 586 triệu đồng. * Chi phí bằng tiền khác Chỉ tiêu này luôn tăng qua các năm do có sự tăng lên trong chi phí về giao dịch tiếp khách và phí hiệp hội ngành nghề (Công ty có tham gia vào hiệp hội nhựa Đông Nam Á, Châu á thái bình dương). Đây là khoản chi phí thường là nhỏ, lẻ, rất khó kiểm soát dễ gây ra sự thất thoát, hao hụt do đó Công ty cần giải quyết các yếu tố này. Trong giai đoạn 2005 - 2007 với việc quản lý chi phí theo yếu tố đã phần nào giúp Công ty quản lý được từng yếu tố chi phí, lập được kế hoạch về chi phí theo yếu tố cho những kỳ kế tiếp. Tuy nhiên, đối với chi phí yếu tố nguyên vật liệu Công ty đã gặp khó khăn trong việc kiểm soát do sự biến động thất thường về giá cả nguyên vật liệu trên thị trường trong và ngoài nước. 2.2.1.2. Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh theo khoản mục giá thành Giá thành là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ chi phí bỏ ra để hoàn thành việc sản xuất và tiêu thụ một loại sản phẩm nhất định. Đây là nhân tố phản ánh trình độ quản lý và sử dụng chi phí của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Cho nên ngoài cách phân loại và quản lý chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố chi phí, Công ty còn tiến hành việc phân loại và quản lý chi phí theo khoản mục tính giá thành. Việc quản lý chi phí theo cách này giúp Công ty có thể tập hợp được chi phí và tình giá thành cho từng loại sản phẩm mà Công ty sản xuất và cung cấp hợp lý và có lãi nhất. Theo hướng quản lý chi phí này Công ty sẽ quản lý các khoản mục chi phí sau: + Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng,chi phí quản lý doanh nghiệp. Qua bảng dưới đây em chỉ đề cập tới chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.Vì nó liên quan chủ yếu tới giá thành sản phẩm. Ta có thể xem xét thực trạng của chi phí sản xuất kinh doanh theo khoản mục chi phí qua bảng sau: Bảng 2.2: Bảng phân tích quản lý sản xuất kinh doanh theo khoản mục giá thành Năm 2005 - 2007 Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 So sánh 2006/2005 So sánh 2007/2006 Tuyệt đối ± Tỷ lệ % Tuyệt đối ± Tỷ lệ % 1. Chi phí nguyên liệu trực tiếp 54.820 4.197,3 498.315 -50.622,7 76,6 494.117,7 118,7 2. Chi phí bán hàng 2.562,7 1.433,4 1.644,5 -1.129,3 55,9 211,1 114,7 3. Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.635,6 3.633,6 3.464,4 -2 99,9 -169,2 95,3 (Nguồn báo cáo tài chính năm: 2005 – 2006 - 2007) * Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty là các chi phí của nguyên vật liệu được sử dụng để cấu thành sản phẩm và có thể nhận diện tách biệt cho từng sản phẩm như giấy, nhựa, hoá chất, mực in Khoản mục chi phí này chiếm một tỷ trọng lớn (thường hơn 70%). trong tổng giá thành tiêu thụ của Công ty. Do vậy Công ty phải thường xuyên kiểm tra các khoản chi phí này ở tất cả các khâu sao cho mọi chi phí phát sinh một cách hợp lý và có thể chấp nhận được. So sánh năm 2006 với năm 2005, ta thấy rằng có sự biến động giảm trong khoản mục chi phí này từ 54.820 triệu đồng năm 2005, năm 2006 là 4.197,3 tức là giảm xuống 50.622,7 triệu đồng (tương đương 76,6%) chi phí nguyên vật liệu trực tiếp năm 2005, điều này là do quy mô sản xuất năm 2006 của Công ty giảm (thể hiện ở khối lượng sản phẩm sản xuất ra ở năm 2006 ít hơn khối lượng sản phẩm sản xuất ra ở năm 2005) trong khi đó năm 2005 là năm mà Công ty tập trung chế thử một số sản phẩm như Bạt tàng hình, Bạt QRH 2001làm cho lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất tăng, chính vì vậy lượng nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất ra sản phẩm năm 2005 sẽ nhiều hơn năm 2006 dẫn đến chi phí về nguyên vật liệu năm 2006 giảm. So sánh năm 2007 với năm 2006, ta thấy chi phí nguyên vật liệu trực tiếp năm 2007 tăng lên so với năm 2006. Cụ thể năm 2006 là 4.197,3 triệu đồng và năm 2007 là 498.315 triệu đồng, điều này cho thấy chi phí nguyên vật liệu trực tiếp năm 2007 tăng 494.117,7 triệu đồng ( tương đuơng với 118,7%) so với năm 2006, Qua đó ta thấy năm 2007 giá cả nguyên vật liệu dùng cho sản xuất của Công ty tăng, cùng với việc Công ty mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu dẫn tới lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất hàng xuất khẩu tăng làm cho chi phí về nguyên vật liệu năm 2007 là lớn. * Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp Nhân tố con người là một trong ba nhân tố có tính chất quyết định đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Do vậy chi phí nhân công trực tiếp của Công ty bao gồm các khoản chi phí về tiền lương, tiền trích BHXH, BHYT và KPCĐ của các công nhân trực tiếp tham gia sản xuất. Khoản mục này luôn luôn tăng qua các năm do số lượng công nhân sản xuất có sự thay đổi. * Khoản mục chi phí sản xuất chung Bao gồm các chi phí như: khấu hao máy móc thiết bị, chi phí trả lương cho Quản đốc, trợ lý, bộ phận thống kê phân xưởng, Trong đó chi phí khấu hao máy móc thiết bị dùng trong hoạt động sản xuất của Công ty chiếm tỷ trọng lớn nhất trong khoản mục chi phí này. * Khoản mục chi phí bán hàng Được Công ty cụ thể hoá thành các chi phí sau: + Chi phí nhân viên, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ, thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài. + Chi phí khác bằng tiền như chi phí bảo hành sản phẩm, khuyến mại người tiêu dùng, chi phí quảng cáo Như ở bảng 2.1 ta thấy chi phí bán hàng của Công ty năm 2006 giảm 1.129,3 triệu đồng làm cho lợi nhuận của Công ty tăng lên một lượng tương ứng. Cụ thể là do năm 2006 chi phí về khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài đều giảm mạnh so với năm trước chính vì vậy mà nó tác động đến lợi nhuận năm 2006 tăng. Năm 2007 khoản mục chi phí này tăng so với năm 2006 là 221,1 triệu đồng tác động ngược chiều tới sự tăng trưởng của lợi nhuận. * Khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp Khoản mục này bao gồm chi phí nhân viên quản lý, khấu hao TSCĐ, chi phí vật liệu quản lý, thuế, lệ phí, chi phí dụng cụ đồ dùng văn phòng, chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền như chi tiếp khách đối ngoại, công tác phí, giao dịch, chi khác. Đây là những khoản chi phí không thể tránh khỏi khi doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường hiện nay. Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty luôn giảm qua các năm mặc dù giảm với số lượng không phải là quá lớn, nhưng điều đó đã làm cho lợi nhuận của Công ty tăng lên tương ứng với phần giảm đi của khoản mục chi phí này. Và sự biến động giảm của chi phí quản lý doanh nghiệp cũng như chi phí bán hàng của Công ty năm 2006 so với năm 2005 là những sự biến động có lợi đối với lợi nhuận của Công ty làm lợi nhuận tăng lên chứng tỏ Công ty đã quản lý các khoản mục này tương đối tốt. Mặc dù, năm 2006, qui mô sản xuất của Công ty có giảm đi dẫn tới chi phí cho hoạt động tiêu thụ sản phẩm của Công ty giảm. Sang năm 2007, do yêu cầu trong công tác quản lý ngày càng cao, Công ty đã đầu tư thêm nhiều các thiết bị văn phòng cho công tác này tới các phòng ban trong Công ty, trang bị cho các phòng ban như: máy fax, hệ thống máy vi tính quản lý kiểu mới, máy inTuy nhiên, Công ty đã giảm được một khoản chi phí lớn từ chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền nên xét tổng chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty vẫn giảm so với năm 2006. Cách phân loại và quản lý chi phí theo khoản mục tính giá thành đã giúp Công ty có thể tập hợp được từng loại chi phí và tính giá thành cho từng loại sản phẩm, quản lý được chi phí tại địa điểm phát sinh để khai thác khả năng hạ giá thành sản phẩm của Công ty. Điều này là đặc biệt quan trọng vì giá thành là một công cụ quan trọng để Công ty có thể kiểm tra, giám sát chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, xem xét hiệu quả của các biện pháp tổ chức, kỹ thuật. Thông qua đó, Công ty cũng có thể xem xét cụ thể được chi phí đã bỏ vào sản xuất, phát hiện và tìm ra các nguyên nhân dẫn đến phát sinh chi phí không hợp lý để có biện pháp loại trừ hoặc khắc phục ngay. 2.3.2. Quản lý chi phí cho hoạt động khác Là doanh nghiệp sản xuất nhưng không có nghĩa là Công ty không hề tham gia vào các hoạt động tài chính mặc dù là ở mức hạn chế. Tuy nhiên đối với Công ty cổ phần Oki Việt Nam chi phí chủ yếu phải bỏ ra để tham gia vào các hoạt động tài chính là lãi tiền gửi ngân hàng. Mỗi năm, Công ty phải bỏ ra một khoản khá lớn để chi trả lãi tiền gửi ngân hàng (khoảng trên 1.500 triệu đồng) do Công ty vay để hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nộp thuế nhập khẩu. Công ty đã thường xuyên kiểm tra và theo dõi chặt các khoản vay này để đáp ứng được các yêu cầu thanh toán khi đến hạn tránh để phát sinh thêm một số chi phí như lãi suất phạt do quá hạn, rủi rolàm giảm lợi nhuận của Công ty, nâng cao được uy tín của Công ty đối với Ngân hàng. Đối với hoạt động bất thường cũng vậy, Công ty cũng đã dự phòng được các khoản nợ dài hạn, khó đòi, luôn có sổ theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu tránh việc bị khách hàng chiếm dụng vốn mà kèm theo đó là chi phí thu hồi nợ. 2.3. Đánh giá tình hình quản lý chi phí tại Công ty cổ phần Oki Việt Nam 2.3.1. Những kết quả đạt được Trong những năm 2005 - 2007 Công ty đã thực hiện được các mục tiêu đề ra, hoàn thành và vượt mức các kế hoạch do Tổng cục Công nghiệp và Bộ Quốc phòng giao là do công ty nhận thức được tầm quan trọng của khoa học, công nghệ trong sản xuất. Trong những năm qua Công ty đã mạnh dạn đầu tư trang thiết bị vào dây truyền sản xuất, từ đó nâng cao năng suất lao động. Do đo sản xuất kinh doanh của Công ty luôn có lãi. Từ năm 2005, Công ty đã ký được nhiều những hợp đồng lớn về hàng quốc phòng như hợp đồng cung cấp vải Vinilon may áo mưa cho Quân đội với Tổng cục Hậu Cần, hợp đồng cung cấp sơn, túi siêu thị cho một số nước như: Tây Ban Nha, Nhật Bản, Na Uy, Đức, Ba Lantạo cho Công ty có nguồn thu lợi nhuận không chỉ hàng kinh tế mà cả hàng Quốc phòng. Một điều đáng mừng là tỷ trọng hàng Quốc phòng của Công ty ngày càng cao và cùng với đó là lợi nhuận Công ty thu được tăng dần qua các năm. Phân tích thực trạng quản lý chi phí tại Công ty cổ phần Oki Việt Nam ta có thể thấy rất rõ hai nhân tố ảnh hưởng tới lợi nhuận của Công ty đó chính là doanh thu tiêu thụ sản phẩm và chi phí sản xuất kinh doanh. Điều này được thể hiện qua 2 năm 2006 và 2007. Năm 2006, yếu tố chủ yếu tác động đến lợi nhuận tại Công ty là chi phí, sự biến động giảm của chi phí đã đem lại sự biến động ngược chiều cho lợi nhuận của Công ty. Năm 2007 chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty có tăng nhưng chậm hơn tốc độ tăng của doanh thu tiêu thụ sản phẩm, do đó vẫn có sự tăng trưởng trong lợi nhuận của Công ty. Để có được kết quả như vậy không thể không kể đến sự đóng góp của công tác quản lý chi phí tại Công ty từ khâu khai thác đến khâu sản xuất tiêu thụ sản phẩm trong giai đoạn vừa qua Công ty đã có nhưng nỗ lực rất lớn trong công tác quản lý chi phí nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, từ đó làm giảm giá thành sản phẩm, hạ giá bán, tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm của Công ty trên thị trường nhờ đó mà lợi nhuận cũng tăng. Với việc phân loại chi phí và quản lý chi phí như đã trình bày ở trên Công ty đã kiểm soát được các chi phí của mình khá tốt. Cụ thể là: Với cách quản lý chi phí theo yếu tố chi phí, Công ty đã lập được kế hoạch về chi phí cho nguyên vật liệu đầu vào, động lực theo yếu tố, từ đó, Công ty thường xuyên kiểm tra sự cân đối giữa kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, kế hoạch khấu hao TSCĐ, kế hoạch nhu cầu vốn lưu động, kế hoạch lao động tiền lương. Điều này đã lý giải được cho việc doanh thu năm 2006 tuy có giảm so với năm 2005 nhưng lợi nhuận thực hiện của Công ty vẫn tăng do Công ty đã quản lý tốt được các yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh nên lợi nhuận thu được trên mỗi đơn vị sản phẩm vẫn tăng. Với cách quản lý chi phí theo khoản mục tính giá thành, Công ty đã lập được kế hoạch, dự toán về giá thành sản phẩm theo khoản mục, qua đó, đã phát hiện và khai thác tốt mọi khả năng tiềm tàng để giảm bớt chi phí sản xuất, tiêu thụ. Mục tiêu của Công ty là tiết kiệm chi phí, giảm giá thành xuống một cách thấp nhất, tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm với các doanh nghiệp sản xuất cùng loại. Vì vậy với việc chia chi phí ra thành các khoản mục theo cách tính giá thành đã tạo cho Công ty thuận lợi lớn trong việc quản lý chi phí. Kết quả của công tác quản lý chi phí này là: Năm 2006, giá vốn hàng bán của Công ty giảm mạnh so với năm 2005, tạo cho Công ty có thể tăng lợi nhuận gộp lên. Thêm vào đó Công ty đã quản lý tốt hai khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đây là những khoản mục có sự tác động tăng, giảm tỷ lệ thuận đến lợi nhuận