Chuyên đề Giải pháp hoàn thiện hệ thống kênh phân phối của công ty Hưng Việt

nghìn đồng so với năm 2006 tương ứng với tốc độ tăng 17,25%. Năm 2008 thu nhập bình quân của nhân viên tăng 555.560 nghìn đông tương ứng với tốc độ tăng là 17,02%. Điều này cho thấy hoạt động kinh doanh của Công ty là tốt và Công ty đã thực sự làm tốt nhiệm vụ của mình về vấn đề quan tâm đến cuộc sống của người lao động. Đây chính là động lực thúc đẩy sự cống hiến của từng nhân viên đến công việc. Tóm lại, kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm qua của Công ty là rất tốt. Nó đã giải quyết công ăn việc làm cho một lực lượng lao động trong xã hội mặc dù là không lớn. Nộp thuế đầy đủ cho Nhà nước và lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước rất nhiều. Sở dĩ đạt được kết quả như vậy là do các chính sách đúng đắn của Công ty chủ yếu là sự phối hợp các chương trình khuyến mại, chiết khấu thanh toán hợp lý cùng với đội ngũ trình dược viên năng động, nhiệt huyết và có kinh nghiệm. Ngày nay, mức thu nhập của người dân tương đối ổn định, nhu cầu thị hiếu ngày một đa dạng, thị trường ngày càng phát triển và đặc biệt người dân đã ý thức quan tâm đến sức khoẻ nhiều hơn. Đây chính là lý do để Công ty phát huy thế mạnh về các mặt hàng thuốc bổ, thuốc hỗ trợ chữa bệnh, các loại thực phẩm chức năng Mức tăng trưởng trên là kết quả sau rất nhiều lỗ lực phấn đấu của toàn bộ tập thể nhân viên Công ty TNHH Thương mại & Dược Phẩm Hưng Việt phù hợp với kế hoạch kinh doanh của công ty . Điều này khẳng định sự tồn tại, phát triển cũng như uy tín của công ty Hưng Việt trên thị trường. I.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty Hưng Việt *Chức năng: Với sự phát triển không ngừng về quy mô, phạm vi hoạt động kinh doanh, các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty cũng ngày càng được mở rộng. Hiện nay Công ty đang hoạt động trên các lĩnh vực chính sau: - Thuốc chữa bệnh, thuốc bổ cho người. - Thực phẩm chức năng ( không phải thuốc) *Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty. - Tổ chức kinh doanh theo ngành nghề đã đăng ký. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, chính sách kinh tế và pháp luật đối với Nhà nước. - Thực hiện công việc phân phối hàng hoá một cách đầy dủ và kịp thời nhất. - Thực hiện đúng hợp đồng và thoả ước lao động tập thể ký với nhân viên. - Bảo vệ môi trường, ý thức trật tự công cộng và an ninh quốc phòng. *Nguồn cung cấp hàng cho Công ty gồm: - Công ty Cổ phần Dược Traphaco – 75 Yên Ninh – Ba Đình - Hà Nội. - Công ty Dược liệu Mediplantex - 385 Giải Phóng – Hà Nội. - CN Công ty CP Dược phẩm Imexpharm – 26N – 7A Đô thị mới Trung Hòa– Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội - Công ty TNHH Công nghệ Intecpharm – Tổ 2 xóm Bến – Văn Điển – Thanh Trì - Hà Nội - Công ty CP Dược & Công nghệ Hóa sinh Hà Nội – 59 Kim Mã – Ba Đình – Hà Nội * Các khách hàng chủ yếu của Công ty. Hiện nay công ty phân phối hàng trên toàn quốc ở cả 3 miền Bắc, Trung, Nam Ở mỗi miền đều có các đại lý phân phối, trong đó có 1 số đại lý lớn như Miền Bắc: - Công ty Cổ phần Dược và VTYT Thanh Hóa – 232 Trần Phú – Thanh Hóa. - Công ty CP Dược Hải Phòng – 14 Ký Con – Tp. Hải Phòng - Công ty CP Dược VTYT Hải Dương – Đường An Thái – Bình Hàn – Hải Dương - Công ty CPDP Bắc Ninh – 21 Nguyễn Văn Cừ - Tp.Bắc Ninh. - Công ty Dược VTYT Thái Nguyên – 477 Lương Ngọc Quyến – Tp. Thái Nguyên - Trung tâm Dược phẩm Thái Bình – 30B Trưng Trắc – Tp. Thái Bình - Công ty CP Dược phẩm Nam Định – 415 Nguyễn Viết Xuân – Tp. Nam Định.. Miền Trung: - Công ty CP Dược VTYT Nghệ an – 16 Nguyễn Thị Minh Khai – Tp. Vinh - Công ty TNHH Dược Ngọc Hiệp – K223/79 Ông Ích Khiêm – Q. Hải Châu – Tp. Đà Nẵng - Công ty Dược Đà Nẵng – 2 Phan Đình Phùng – Tp. Đà Nẵng - Công ty Dược VTYT Quảng Trị - 185 Đông Hà – Quảng Trị Miền Nam : - Công ty TNHH TM&DP Lan Khuê – 520-522 CM Tháng 8 – P11 – Q3 – Tp. HCM - Công ty TNHH Dược Tân Thành – 134/1 Tô Hiến Thành – P15 – Q10 _Tp. HCM Đặc biệt ở phía Nam, công ty đã đặt văn phòng đại diện tại địa chỉ 40/2 Nguyễn Giản Thanh – P15 – Q10 _ Tp. HCM. Văn phòng đại diện thay mặt công ty phân phối các mặt hàng tới các nhà thuốc, đại lýở phía Nam. Ngoài ra, công ty cũng đẩy mạnh phát triển thị trường tới khu vực Tây Nguyên như: Đắc Lắc, Gia Lai,Bình Định. Tại mỗi vùng này, đều có các Trình Dược Viên, Cộng tác viên của công ty nhằm giới thiệu sản phẩm tới khách hàng. Không chỉ phân phối ở các đại lý lớn mà các mặt hàng của công ty Hưng Việt cũng có mặt trong các nhà thuốc, bệnh viện, trung tâm y tế ở các tuyến huyện, xã. Với những ngành ngề kinh doanh đã đăng ký ở trên thì hiện nay Công ty TNHH TM&DP Hưng Việt đang kinh doanh với loại hình kinh doanh chính là kinh doanh thương mại . Bán hàng hoá là thực hiện giá trị hàng hoá thông qua giá cả. Các doanh nghiệp thương mại chỉ có thể bán được hàng hoá thông qua thị truờng. Thị trường là nơi kiểm nghiệm, là thước đo cho tất cả các loại mặt hàng kinh doanh của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Hoạt động thương mại có ảnh hưởng trực tiếp tới sản xuất và trên thực tế nó ảnh hưởng tới tất cả các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của một doanh nghiệp. Sở dĩ như vậy là vì nếu hàng hoá của doanh nghiệp sản xuất ra không thông qua tiêu thụ, không được lưu thông trao đổi trên thị trường thì doanh nghiệp đó sẽ không tồn tại và phát triển được. Trong điều kiện chuyển sang nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay, vai trò của hoạt động thương mại ngày càng có ý nghĩa và ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Kinh doanh thương mại khác với hoạt động sản xuất, nó là giai đoạn sau cùng của chu trình tái sản xuất, nhằm đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng, phục vụ nhu cầu sản xuất cũng như tiêu dùng của họ. I.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH TM& DP Hưng Việt I.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy tổ chức của Công ty là yếu tố quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Công ty. Muốn bộ máy hoạt động có hiệu quả cao thì việc tổ chức các nhân tố cấu thành bộ máy ấy phải được coi trọng. Cũng nhằm mục đích hoạt động hiệu quả cao và xuất phát từ đặc thù kinh doanh của ngành, qui mô loại hình doanh nghiệp mà bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức như sau: I.3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM&DP Hưng ViệtBan Giám đốc Phòng Tài chính kế toán Phòng Kinh doanh Phòng nhân sự Phòng Bán hàng và hỗ trợ KH Sơ đồ I.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH TM&DP Hưng Việt I.3.3. Chức năng của từng bộ phận, phòng ban tại công ty Hưng Việt ‏ﻊ Ban lãnh đạo: Gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Đảng uỷ và Công đoàn. Ban lãnh đạo phụ trách tổng quát đồng thời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban. iGiám Đốc Công ty: Giám đốc là người đứng đầu bộ máy lãnh đạo. Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trực tiếp chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Giám đốc là người đại diện cho Công ty trong quan hệ giao dịch ký kết hợp đồng kinh tế, có quyền tổ chức bộ máy Công ty, tuyển chọn lao động, trả lương theo kết quả hoạt động kinh doanh. iPhó Giám đốc: Phó Giám đốc là người có trách nhiệm giúp Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công. Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý kinh doanh của Công ty, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban Giám đốc ‏ﻊPhòng Kế toán: - Chức năng: Tham mưu giúp Giám đốc quản lý những vấn đề liên quan đến hoạt động tài chính. Thực hiện những công việc thuộc những vấn đề liên quan và xuất nhập khẩu, giải quyết và tập hợp các thủ tục cần thiết cho các nghiệp vụ, tìm tòi nguồn hàng cũng như các mối tiêu thụ, chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục hành chính liên quan đến các công việc kinh doanh hàng hoá. - Nhiệm vụ: + Chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách của Nhà nước, nội quy của Công ty và các chỉ tiêu mệnh lệnh của Ban Giám đốc. + Phục vụ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Công ty. + Đề xuất nhiệm vụ Ban Giám đốc, những chủ trương, biện pháp giải quyết khó khăn gặp phải trong kinh doanh và tăng cường công tác quản lý Công ty. Kiểm tra, cập nhật đầy đủ, chính xác các chứng từ đầu vào, đầu ra. + Lập sổ sách kiên quan đến các hoạt động tài chính. + Theo dõi, đối chiếu công nợ, thanh toán công nợ. + Phân tích thông tin, số liệu kế toán tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và ra quyết định kinh tế tài chính của đơn vị. - Quyền hạn: + Có quyền ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán. + Có quyền từ chối không nhận hoá đơn, chứng từ không hợp lệ hoặc các báo cáo số liệu chưa đúng với chế độ thống kê kế toán tài chính của Công ty và Nhà nước đối với cá nhân, phòng ban trong, ngoài Công ty. + Được quyền quan hệ với các phòng ban trong Công ty để thực hiện các chức năng chuyên môn theo ngành dọc quy định. + Có quyền đề xuất lựa chọn các cán bộ, nhân viên có trình độ có đạo đức, đủ tiêu chuẩn hoàn thành tốt nhiệm vụ. - Mối quan hệ: Quan hệ bình đẳng và ngang cấp với các phòng ban trong Công ty, cung cấp thôn tin, phối hợp và tham gia thực hiện các nhiệm vụ của Công ty giao. ‏ﻊPhòng kinh doanh: Lập kế hoạch, xây dựng chiến lược kinh doanh, đề ra chỉ tiêu, xúc tiến công tác bán hàng của Công ty để đạt hiệu quả cao nhất. - Chức năng: Tham mưu giúp Giám đốc trong các lĩnh vực công tác sau: + Xây dựng kế hoạch kinh doanh, dịch vụ và tiêu thụ sản phẩm, soạn thảo các hợp đồng kinh tế thuộc Doanh nghiệp. + Tổ chức khai thác và mở rộng thị trường nhằm thúc đẩy phát triển và tiêu thụ hàng hoá của Công ty. - Nhiệm vụ: + Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm hàng kỳ của Doanh nghiệp. + Nghiên cứu, tìm kiếm thị trường, cập nhật thông tin, nghiên cứu giá cả các sản phẩm dịch vụ mà Công ty kinh doanh. + Xây dựng các chiến lược kinh doanh. + Phối hợp với Phòng Kế toán thu hồi công nợ, quan hệ với các nhà cung cấp. + Thường xuyên báo cáo với Ban Giám đốc về tình hình hoạt động của Công ty. + Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác do Giám đốc giao. - Quyền hạn: + Có quyền tư vấn với Ban Giám đốc về tình hình hoạt động của Công ty, hướng triển khai mở rộng hoạt động kinh doanh. + Có quyền tham gia vào các ban, ngành của Công ty theo chức năng nhiệm vụ của phòng. + Được quyền quan hệ với các phòng ban trong Công ty để thực hiện các chức năng chuyên môn theo ngành dọc quy định. + Có quyền đề xuất lựa chọn các cán bộ, nhân viên có trình độ có đạo đức, đủ tiêu chuẩn hoàn thành tốt nhiệm vụ. - Mối quan hệ: + Quan hệ bình đẳng và ngang cấp với các phòng ban trong Công ty, cung cấp thông tin, phối hợp và tham gia thực hiện các nhiệm vụ của Giám đốc giao. + Quan hệ giao dịch trực tiếp với khách hàng của Công ty, nhằm ổn định phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. ‏ﻊPhòng Nhân sự: Là những người dày dặn kinh nghiệm về tổ chức quản lý, tuyển dụng công nhân viên trong toàn Công ty. - Chức năng: Tham mưu giúp Giám đốc về việc lựa chọn nhân viên và sắp xếp công việc phù hợp với năng lực của từng người. + Công tác pháp lý và hành chính trong Công ty. + Tổ chức nhân sự của Công ty. + Công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật. + Quản lý tài sản, thiết bị vật tư, tài chính. - Nhiệm vụ: + Công tác quản lý hành chính của Công ty. + Tìm kiếm nhân lực và cách thức quản lý nhân sự. + Phối hợp với Phòng Kế toán thu hồi công nợ, quan hệ với các nhà cung cấp. + Thường xuyên báo cáo với Ban Giám đốc về năng lực hoạt động của nhân viên Công ty. + Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác do Giám đốc giao. - Quyền hạn: + Có quyền tư vấn với Ban Giám đốc về tình hình tổ chức nhân sự của Công ty. + Có quyền tham gia vào các ban, ngành của Công ty theo chức năng nhiệm vụ của phòng. + Được quyền quan hệ với các phong ban trong Công ty để thực hiện các chức năng chuyên môn theo ngành dọc quy định. + Có quyền để xuất lựa chọn các cán bộ, nhân viên có trình độ đạo đức, đủ tiêu chuẩn hoàn thành tốt nhiệm vụ. - Mối quan hệ: Quan hệ bình đẳng và ngang cấp với các phong ban trong Công ty, cung cấp thông tin, phối hợp và tham gia thực hiện các nhiệm vụ của Giám đốc giao. Chịu trách nhiệm quản lý và giải quyết các công việc chủ yếu như quản lý về lao động theo dõi về con người, tiền lương, các chế độ chính sách. ‏ﻊPhòng Bán hàng và hỗ trợ khách hàng:Là những người dày dặn kinh nghiệm, có chuyên môn,năng động, sáng tạo, xử lý tình huống tốt - Chức năng: Kết hợp với phòng kinh doanh thúc đẩy công tác tiêu thụ hàng hóa - Nhiệm vụ: + Nhận đơn đặt hàng của khách hàng + Phối hợp với phòng kinh doanh thúc đẩy bán hàng, lắng nghe ý kiến khách hàng. + Phối hợp với Phòng Kế toán thu hồi công nợ, quan hệ với các nhà cung cấp. + Thường xuyên báo cáo với Ban Giám đốc về công việc bán hàng hàng ngày. - Quyền hạn: + Có quyền tư vấn cho khách hàng, giải đáp các thắc mắc của khách hàng về giá cả, các chính sách bán hàng, các chế độ khuyến mại.... + Có quyền tham gia vào các ban, ngành của Công ty theo chức năng nhiệm vụ của phòng. + Được quyền quan hệ với các phong ban trong Công ty để thực hiện các chức năng chuyên môn theo ngành dọc quy định. + Có quyền để xuất lựa chọn các cán bộ, nhân viên có trình độ đạo đức, đủ tiêu chuẩn hoàn thành tốt nhiệm vụ. + Có quyền đề xuất lên cấp trên những ý kiến phản ánh của khách hàng về chất lượng sản phẩm, giá cả, chế độ, chính sách của công ty. - Mối quan hệ: Quan hệ bình đẳng và ngang cấp với các phong ban trong Công ty, cung cấp thông tin, phối hợp và tham gia thực hiện các nhiệm vụ của Giám đốc giao. I.4. Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty TNHH TM&DP Hưng Việt I.4.1. Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán hiện hành của Công ty TNHH TM&DP Hưng Việt. Công ty TNHH TM & DP Hưng Việt chuyên bán buôn các sản phẩm thuốc bổ, thuốc hỗ trợ chữa bệnh,các loại thực phẩm chức năng. Số lượng mặt hàng khá nhiều,các mặt hàng khá đa dạng và phong phú, đáp ứng được phần nào nhu cầu của người tiêu dùng. Là đơn vị kinh doanh độc lập hoạt động với vốn góp của các thành viên và đã được Ngân hàng cho vay vốn.Vì vậy vốn điều lệ của Công ty là tương đối lớn, muốn quản lý tình hình tài chính một cách chặt chẽ thì Công ty phải có bộ phận tài chính kế toán. Bộ phận này sẽ cung cấp thông tin một cách chính xác và nhanh nhất tình hình tài chính của Công ty cũng như kết quả lãi, lỗ để Giám đốc Công ty cũng như các phòng ban có chiến lược kinh doanh phù hợp. Vậy công tác kế toán là một bộ phận của hệ thống quản lý của Công ty và là công cụ quan trọng giúp Giám đốc Công ty nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tất cả các hoạt động của Công ty gắn liền với hoạt động của phòng kế toán. Phòng kế toán được bố trí theo chức năng của từng phần hành nghiệp vụ, từng người chịu trách nhiệm thực hiện tốt các nghiệp vụ của mình phụ trách lập các sổ sách kế toán liên quan phục vụ cho kế toán trưởng tổng hợp tình hình tài chính của Công ty. Căn cứ vào quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động của Công ty, tổ chức quản lý bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM&DP Hưng Việt được xây dựng theo mô hình kiểu tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng tài chính kế toán của Công ty. Phòng tài chính kế toán của Công ty có 05 người bao gồm: Kế toán trưởng; kế toán tiền mặt thanh toán công nợ, kế toán ngân hàng,kế toán hàng hoá tiêu thụ và thủ quỹ. Đây là mô hình tổ chức kết hợp, mỗi người tự chịu trách nhiệm về phần hành của mình trước cấp lãnh đạo trực tiếp cũng như trước cấp lãnh đạo cao nhất, đồng thời luôn có sự kiểm tra đối chiếu chéo để đảm báo tính chính xác của các thông tin đưa ra. I.4.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM & DP Hưng Việt Sơ đồ: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM&DP Hưng Việt Kế toán Trưởng Kế toán tiền mặt công nợ Kế toán ngân hàng Kế toán hàng hoá, tiêu thụ Thủ quỹ I.4.1.2. Chức năng nhiệm vụ của từng người, từng bộ phận trong phòng kế toán: Phòng kế toán Công ty gồm 05 nhân viên có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng: ▲ Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất trong phòng KT – TC. + Có quyền tổ chức cơ cấu nhân sự, phân công, đôn đốc công việc của các cán bộ nhân viên trong phòng. + Có quyền kiểm tra tính đúng đắn của tất cả các chứng từ kế toán trước khi trình Giám đốc duyệt. + Là người hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Công ty về tất cả các nghiệp vụ KT – TC phát sinh trong Công ty. + Có trách nhiệm lập các báo cáo quyết toán tài chính trình lên Ban Gám đốc Công ty ( Tổng hợp các khoản thuế phải nộp NSNN ). + Có trách nhiệm tư vấn cho Ban Giám đốc Công ty tất cả các nghiệp vụ kế toán tài chính. ▲ Kế toán tiền mặt, thanh toán công nợ Là người trực tiếp lập các phiếu thu, chi, tính ra tiền lương, tiền thưởng trong tháng trên cơ sở bảng chấm công, tính trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chi chí công đoàn theo đúng tỷ lệ quy định, thu chi tiền công nợ tiền mặt, theo dõi công nợ khách hàng . + Có quyền kiểm tra tính đúng đắn của các chứng từ gốc trước khi lập phiếu. + Có trách nhiệm giải trình các phiếu thu, chi đã lập với kế toán trưởng. + Hàng tháng phải đối chiếu số phát sinh với Thủ quỹ. + Theo dõi công nợ, tính toán các khoản Công ty còn nợ nhà cung cấp và các khoản khách hàng còn nợ Công ty. + Theo dõi các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại...và các khoản chi phí liên quan đến chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. ▲ Kế toán ngân hàng Là người có trách nhiệm cập nhật toàn bộ các chứng từ phát sinh tại Ngân hàng vào phần mềm kế toán. + Có trách nhiệm lập và chuyển các lệnh chuyển tiền, L/C, hợp đồng tín dụng, thư bảo hành ra Ngân hàng. + Có trách nhiệm lập các sổ cái tiền gửi Ngân hàng, đối chiếu các số dư giữa sổ phụ và sổ cái. ▲ Kế toán hàng hoá: Là người có trách nhiệm nhận, kiểm tra toàn bộ các chứng từ liên quan đến hàng hoá Công ty mua về, copy, lưu giữ bộ chứng từ đầu vào (hoá đơn). + Có trách nhiệm lập toàn bộ các hoá đơn hàng xuất, tính giá vốn hàng bán kịp thời phục vụ cho công tác lập báo cáo quyết toán. + Hàng tháng phải tiến hành kiểm kê đối chiếu hàng tồn kho trên sổ sách với hàng tồn kho thực tế với Thủ kho. ▲ Thủ quỹ: Là người bảo quản giữ tiền mặt. + Thu, chi, kiểm tra các chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ hàng tháng, thường xuyên đối chiếu số dư với kế toán tiền mặt. + Kiểm kê quỹ vào cuối tháng theo quy định. + giúp đỡ và tạo điều kiện cho kế toán tiền mặt trong việc sắp xếp và bảo quản chứng từ từng tháng. Việc bố trí các cán bộ kế toán và phân định nhiệm vụ trong bộ máy kế toán của Công ty tương đối phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được yêu cầu của quản lý đặt ra. Đội ngũ kế toán của Công ty không những có trình độ làm việc có trách nhiệm mà còn sử dụng vi tính rất thành thạo, điều này giúp giảm được khối lượng công việc, nâng cao năng suất lao động, đảm bảo cung cấp số liệu một cách nhanh chóng và chính xác. I.4.2.Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán của công ty Hưng Việt I.4.2.1 Đặc điểm vận dụng chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là một phương thức Kiểm tra và giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp. Theo nguyên tắc chung của kế tián khi một nghiệp vụ thực tế phát sinh ở bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải lập chứng từ theo mẫu quy định hoặc theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Những chứng từ này là cơ sở để đối chiếu, kiểm tra nghiệp vụ cũng như được sử dụng để hạch toán. Các chứng từ kế toán thường sử dụng trong kế toán bán hàng gồm: - Phiếu nhập kho (01-VT) - Phiếu xuất kho (02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nôị bộ (03 PXK- 3LL) - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (04 HDL- 3LL) - Hoá đơn (GTGT) (01 GTGT- 3LL) - Hoá đơn bán hàng thông thường (02 TTC-LL) - Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính (05 TTC- LL) - Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn (04/GTGT) - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (01- BH) - Thẻ quầy hàng (02- BH) - Chứng từ kế toán liên quan khác như: phiếu nhập kho hàng trả lại... Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: - Biên bản kiểm nghiệm - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Trình tự luân chuyển chứng từ Chøng tõ gèc NhËp d÷ liÖu vµo m¸y C¸c tÖp d÷ liÖu trong m¸y tÝnh M¸y tÝnh tù ®éng xö lý NhËt ký chung Sæ c¸i Sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi SPS B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi vào cuối tháng : Quan hệ đối chiếu I.4.2.2.Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, các Doanh nghiệp tùy vào hình thức kinh doanh, tùy quy mô kinh doanh mà xây dựng cho mình một hệ thống tài khoản phù hợp với doanh nghiệp mình mà vẫn tuân thủ các quy định của pháp luật Tài khoản sử dụng để hoạch toán gồm : TK 511,512,632,531,331,911,3387... Ngoài ra còn có các tài khoản liên quan như:TK 111,112,1561,157,331.... ©Tài khoản 157 : Hàng gửi bán Tài khoản 157 được dùng để phản ánh sự vận động của hàng hóa xuất bán theo phương thức gửi hàng bán. Tài khoản này được chi tiết cho từng loại hàng. ©Tài khoản 156 : Hàng hóa Tài khoản này sử dụng trong phương thức bán hàng lưu chuyển qua kho ©Tài khoản 632 : Giá vốn hàng bán Tài khoản này dùng để theo dõi trị giá vốn hàng hóa, thành phẩm, lao vụ, dịnh vụ xuất bán trong kỳ. Giá vốn hàng bán có thể là giá thành công xưởng thực tế của sản phẩm xuất bán hay giá thành thực tế của lao vụ, dịch vụ cung cấp hoặc trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ.TK632 áp dụng được trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ vốn hay phương pháo kê khai thường xuyên để xác định giá vốn của sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ. ©Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng Tài khoản này được dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm doanh thu ©Tài khoản 3331 : Thuế GTGT phải nộp Tài khoản này được dùng để phản ánh thuế GTGT đầu ra, thuế GTGT phải nộp, thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách nhà nước. Để xác định kết quả bán hàng, sau khi thu thập thông tin do kế toán bán hàng cung cấp, kế toán sẽ sử dụng chủ yếu 2 tài khoản: TK 911 - Xác đinh kết quả kinh doanh và TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối. Nội dung và kết cấu của hai tài khoản này như sau: ©Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh Kết cấu: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có SPS: - Trị giá vốn của hàng đã bán trong kỳ - Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ - Chi phí hoạt động tài chính, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và chi phí khác - Kết chuyển lãi SPS: - Doanh thu thuần về số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, hàng hoá bất động sản đầu tư đã bán - Doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác và khoản ghi giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - Kết chuyển lỗ TK 911 cuối kỳ không có số dư. ©Tài khoản 421 - Lợi nhuận chưa phân phối Kết cấu: Nợ TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối Có SPS: - Số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp - Trích lập các quỹ của doanh nghiệp -Chia cổ tức, lợi nhuận cho các cổ đông, các bên tham gia liên donh - Bổ sung nguồn vốn kinh doanh - Nộp lợi nhuận lên cấp trên Số dư: Số lỗ hoạt động kinh doanh chưa xử lý SPS: - Số lợi nhuận thực tế của doanh nghiệp trong kỳ - Số lợi nhuận được cấp dưới nộp lên, số lỗ của cấp dưới được cấp trên cấp bù - Xử lý các khoản lỗ về hoạt động kinh doanh Số dư: Số lợi nhuận chưa phân phối hoặc chưa sử dụng I.4.2.3 Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán. Để phù hợp với quy mô vừa và nhỏ cũng như nhu cầu kinh doanh của Công ty trong cơ chế trị trường thời mở cửa, bộ máy kế toán gọn nhẹ nhưng hiệu quả cao. Công tác hạch toán kế toán tại Công ty được áp dụng theo chế độ kế tóan hiện hành do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH TM&DP Hưng Việt áp dụng theo kiểu kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng tập hợp số liệu ghi sổ kế toán lưu trữ chứng từ và lập báo cáo tài chính. Việc hạch toán kế toán được sử dụng phần mềm kế toán riêng phù hợp với ngành nên thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu và cung cấp thông tin một cách chính xác. Sổ kế toán được dùng để ghi chép hệ thống hoá thông tin từ các chứng từ kế toán. Mỗi hình thức kế toán lại có một hệ thống sổ kế toán cụ thể. Tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình, điều kiện kinh doanh, trình độ quản lý cũng như bộ phận kế toán của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán tổng hợp sau: - Hình thức Nhật ký chung. - Hình thức Nhật ký sổ cái. - Hình thức Nhật ký chứng từ. - Hình thức Chứng từ ghi sổ. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Nhà nước và phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của Công ty, Công ty TNHH TM&DP Hưng Việt lựa chọn hình thức ghi sổ "Nhật Ký Chung". Vận dụng hình thức này, kế toán xác định kết quả bán hàng sử dụng các loại sổ sau: - Sổ cái TK 911... - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan như: sổ chi tiết theo dõi kết quả kinh doanh