Chuyên đề Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí

xuất và bảo quản nguyên vật liệu trong kho để đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm. Để đảm bảo chặt chẽ và có hiệu quả hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu, Công đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào vai trò của chúng trong sản xuất. Cụ thể nguyên vật liệu của Công ty được chia thành các loại sau: - Vật liệu chính: Bao gồm các loại vải dệt kim, vải dệ thoi, chủ yếu được nhập từ nước ngoài: vải cotton jersey, vải Cotton Rib, PE, CVC, vải Micro fibre, vải Lycra,.. - Vật liệu phụ: Bao gồm: các loại ghim, cúc, mác, chỉ các loại, khuy, chun, phấn may, khoá,… - Nhiên liệu: Điện, dầu công nghiệp,…. - Phụ tùng thay thế: máy may, vòng bi, ốc vít, dây curoa,… - Văn phòng phẩm; Giấy, mực in, bút bi, máy tính,.. các đồ dùng phục vụ cho công tác văn phòng,… - Bao bì đóng gói: Bao nilon, dây buộc, dây đai nilon, thùng carton,.. - Phế liệu thu hồi: Sản phẩm hỏng, vải vụn, vải thừa,…. Việc phân loại nguyên vật liệu như trên tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu một cách khoa học, đảm bảo cung ứng kịp thời và đầy đủ nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất. 2.2.2. Sự cần thiết, vai trò của hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Minh Trí Nguyên vật liệu là một trong các yếu tố sản xuất cơ bản, là cơ sở để tạo nên thành phẩm, hàng hoá cho doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là nhân tố có vai trò quan trọng quá trình sản xuất, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra một cách nhịp nhàng, cân đối, và kịp thời. Vì cung ứng nguyên vật liệu đảm bảo cung cấp thường xuyên nguyên vật liệu cho sản xuất nên nó là một trong các điều kiện tiền đề nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất có hiệu quả. Do vậy, hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu là một khâu quan trọng trong hoạt động quản trị của Công ty Minh Trí. Mục tiêu của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu trong Công ty là luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ, đúng chủng loại, số lượng và chất lượng nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất với chi phí tối thiểu. Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu có hiệu quả sẽ đảm bảo chất lượng sản phẩm đồng thời tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, góp phần quan trọng vào giảm chi phí sản xuất, tăng hiệu quả kinh doanh của Công ty. Đối với ngành may nói chung và với Công ty TNHH Minh Trí nói riêng, hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng, nó đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục, không bị gián đoạn, đáp ứng các đơn hàng đủ về số lượng và chất lượng. Hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu còn giúp Công ty tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm chi phí sản xuất tăng lợi nhuận, tăng sức cạnh tranh của Công ty trên thị trường. 2.3. Thực trạng hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Trí 2.3.1. Xác định cầu và lượng đặt hàng tối ưu 2.3.1.1. Xác định cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch Nhu cầu nguyên vật liệu của Công ty chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố: khối lượng các đơn hàng, tình hình thị trường,… Việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch là rất quan trọng, đảm bảo ổn định quá trình sản xuất của Công ty. Căn cứ xác định cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch: Căn cứ vào các đơn hàng Công ty nhận được trong năm cũng như trong kỳ. Dựa vào các đơn hàng đó, Công ty sẽ lập cho mình kế hoạch sản xuất và kế hoạch về nhu cầu nguyên vật liệu cụ thể. Căn cứ vào tình hình tiêu thụ ở các kỳ trước và trên cơ sở phân tích, dự báo các nhân tố thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất kinh doanh dẫn đến thay đổi cầu nguyên vật liệu của kỳ. Nguyên vật liệu là yếu tố vật chất quan trọng, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Đồng thời, nguyên vật liệu cũng là căn cứ để lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính và các kế hoạch khác trong doanh nghiệp. Dựa trên kế hoạch sản xuất và định mức vật tư cho mỗi sản phẩm, Công ty sẽ thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu của các đơn hàng. - Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu để chế tạo sản phẩm do Công ty xây dựng. Định mức này là cơ sở cho việc cấp phát vải, phụ kiện cho công đoạn may một cách chính xác, hợp lý và tiết kiệm. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu Định mức vải tiêu hao được xác định như sau: Đv = Smc + B + Hc Trong đó: Đv: Định mức vải B: Hao phí vào khoảng trống khe hở giữa các chi tiết trong sơ đồ Smc: Diện tích mẫu cứng Hc: Hao phí đầu bàn, mép biên và đầu tấm không thu hồi được ( Hc là hao phí trung bình vào công đoạn cắt bao gồm hao phí đầu bàn, mép biên và hao phí đầu tấm không thu hồi được) Hc được xác định như sau: Hc = a x l x K Với a: Độ dư 2 đầu bàn do 1 lớp vải cắt L: Tổng số lớp vải cắt của lô hàng K: Hệ số (trong khoảng 0,005 đến 0,01) Định mức vải còn được xác định dựa vào giá trị trung bình của một sản phẩm trong lô hàng: Smc1 x P1 + Smc2 x P2 + … + Smcn x Pn Đv = P1 + P2 + … + Pn Trong đó: Pj : Số lượng sản phẩm loại j Smcj : Diện tích mẫu cứng sản phẩm j Để xác định được các Smcj có thể dùng máy đo dưới sự trợ giúp của máy tính. Định mức chỉ tiêu hao là lượng chỉ cần thiết may hoàn chỉnh sản phẩm trong sản xuất hàng loạt và là cơ sở cấp phát chỉ cho các dây chuyền may khi nhận được kế hoạch sản xuất số lượng sản xuất của một cỡ số. Định mức chỉ tiêu hao được xác định dựa vào chiều dài đường may và độ dày của các lớp vải liên kết: L = n x l x Dm Trong đó: L: Lượng chỉ tiêu hao n: Mật độ mũi may l: Chiều dài đường may Dm: Lượng chỉ tiêu hao/1cm Xác định nhu cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch Sản phẩm của Công ty Minh Trí đa dạng với nhiều chủng loại, mẫu mã và kiểu dáng khác nhau, vì thế các sản phẩm cần dùng đến nhiều loại nguyên vật liệu để sản xuất và một loai nguyên vật liệu có thể được dùng để sản xuất nhiều loại sản phẩm. Cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch QDi = ∑QDij Với QDij = Đij x Qj x (1 + Tk) Trong đó: QDi cầu nguyên vật liệu i kỳ kế hoạch QDij : Cầu vật liệu i để sản xuất sản phẩm j trong kỳ kế hoạch Đij: ĐỊnh mức tiêu dùng vật liệu i để sản xuất đơn vị sản phẩm j Qj: Sản lượng kế hoạch sản phẩm j sẽ sản xuất trong kỳ kế hoạch Tk: Tỷ lệ hao hụt vật liệu Chi phí nguyên vật liệu i để sản xuất sản phẩm j (Cij) Cij = QDij x Pi (Với Pi : Giá nguyên vật liệu i) Ví dụ: Theo kế hoạch, Quý I năm 2008, Công ty sản xuất 44.000 áo( mỗi loại cỡ 11.000 chiếc) và 24000 quần (mỗi loại cỡ 6000 chiếc) bằng vải Cotton jersey xám. Tỷ lệ hao hụt là 2%, tính nhu cầu vải Cotton jersey xám biết định mức tiêu dùng loại vải này như sau: Loại cỡ S M XL XXL Áo (m) 1,1 1,15 1,2 1,22 Quần (m) 1,38 1,4 1,43 1,47 Nhu cầu vải Cotton jersey xám để sản xuất áo là: (1,1 + 1,15 + 1,2 + 1,22) x 11.000 x (1 + 0,02) = 52.400 (m) Nhu cầu vải Cotton jersey xám để sản xuất quần là: ( 1,38 +1,4 + 1,43 + 1,47) x 7000 x (1 + 0,02) = 40.555 (m) Nhu cầu vải cotton jersey xám cho sản xuất Quý I năm 2008: 52.400 + 40.555 = 92.955 (m) Trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và khối lượng các đơn hàng, Công ty lâp kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho kì kế hoạch. Bảng 2.7: Nhu cầu nguyên vật liệu Công ty Minh Trí Quý I năm 2008 (đơn vị tính: 1000đ) STT Tên nguyên liệu Đơn vị tính Nhu cầu Đơn giá Thành tiền 1 Vải Cotton jersey xám m 93.000 12,5 1.162.500 2 Vải Cotton jersey trắng m 44.000 11,0 484.000 3 Vải Cotton jersey xanh m 162.100 14,0 2.269.400 4 Vải Cotton Rib trắng m 170.200 21,3 3.625.260 5 Vải Cotton Rib đen m 133.500 17,5 2.336.250 6 Vải tổng hợpvàng m 115.200 9,2 1.059.840 7 Vải tổng hợp xanh lục m 28.800 8,6 247.680 8 Vải tổng hợp đen m 21.000 10,0 210.000 9 Vải tổng hợp đỏ m 87.000 8,5 739.500 10 Vải Interlock m 73.000 16,5 1.204.500 11 Vải Voan 2 da m 57.500 14,0 805.000 12 Vải Satin Tricot m 148.200 14,3 2.119.260 13 Vải dệt kim CVC m 57.600 13,2 760.320 14 Vải Valisere trắng m 61.500 16,0 984.000 15 Vải Valisere hồng m 129.000 14,0 1.806.000 16 Vải Micro fibre xanh m 125.000 16,0 2.000.000 17 Vải Micro fibre tím m 127.200 15,0 1.908.000 18 Vải Polyester trắng m 75.000 11,2 840.000 19 Vải Polyester đen m 30.000 12,3 369.000 20 Vải Lycra m 125.000 19,0 2.375.000 21 Vải Oxford đỏ m 148.400 22,0 3.264.800 22 Vải Oxford vàng cam m 170.200 21,3 3.625.260 23 Vải Nylon affeta hồng m 127.500 13,6 1.734.000 24 Vải Nylon affeta xanh m 94.500 11,0 1.039.500 25 Vải Rayon m 155.000 13,5 2.092.500 26 Khuy 15N trắng/20NJR cái 193.300 0,4 77.320 27 Dây chun trong m 36.820 2,3 84.686 (Nguồn: Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu Công ty Minh Trí) Xác định giá trị nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tham gia quá trình sản xuất bao gồm cả nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, bao bì, phụ tùng thay thế,… dùng cho sản xuất trong kỳ được Công ty tập hợp theo từng loại sản phẩm nhằm đảm bảo cho việc tính giá thành sản phẩm. Hầu hết nguyên vật liệu của Công ty được nhập khẩu từ nước ngoài, vì thế, trong giá trị nguyên vật liệu mua vào còn có cả thuế nhập khẩu. Các mặt hàng nguyên vật liệu do đối tác cung cấp thì không có đơn giá. Các mặt hàng còn lại sẽ có đơn giá để tính thành tiền. Công ty Minh Trí tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Các thông số, số liệu về nguyên vật liệu xuất nhập kho được thủ kho đưa vào máy tính để nhập dữ liệu. Công ty Minh Trí tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Công ty sản xuất hàng dệt kim nhưng cũng sử dụng một khối lượng tương đối các phụ liệu: chỉ may, mex,… Các loại phụ liệu này được theo dõi về mặt số lượng và chất lượng, giá trị được hạch toán vào chi phí phụ liệu. Việc xác định cầu nguyên vật liệu trong Công ty chưa chú trọng xem xét tình hình thị trường, dẫn đến khó khăn trong việc xác định cầu một cách chính xác cũng như gây khó khăn cho hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong Công ty. 2.3.1.2. Xác định lượng đặt hàng, dự trữ tối ưu và thời gian đặt hàng Với đặc thù là sản xuất hàng may mặc xuất khẩu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty Minh Trí dựa trên các đơn đặt hàng từ phía các đối tác nước ngoài. Khi nhận được các đơn hàng, Công ty sẽ lập kế hoạch sản xuất cho kỳ và kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho kỳ sản xuất. Lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng được xác định căn cứ vào các kế hoạch sản xuất trong kỳ. Quy trình mua nguyên vật liệu với những đơn hàng mà đối tác không trực tiếp cung ứng nguyên vật liệu của Công ty Minh Trí được thể hiện qua sơ đồ sau: Hình 2.2.a: Quy trình mua nguyên vật liệu tại Công ty Minh Trí Trách nhiệm Sơ đồ Các phòng ban Kiểm tra tồn kho Thủ kho Đủ, xuất Lập dự toán sản xuất Thiếu Các phòng ban Duyệt Không đạt Ban giám đốc Lựa chọn nhà cung ứng Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu Lập đơn đặt hàng Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu Không đạt Duyệt Ban giám đốc Lập nhu cầu cấp nguyên vật liệu Đạt Đặt hàng Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu Ký hợp đồng và thu mua nguyên vật liệu Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, nhà cung ứng Kiểm tra Phòng kỹ thuật, nhà cung ứng Không đạt, xử lý Đạt Nhập kho Thủ kho Quy trình mua nguyên vật liệu với những đơn hàng mà đối tác trực tiếp cung ứng nguyên vật liệu của Công ty Minh Trí được thể hiện qua sơ đồ sau: Hình 2.2.b: Quy trình mua nguyên vật liệu tại Công ty Minh Trí Tráchnhiệm Sơ đồ Lập nhu cầu cấp nguyên vật liệu Các phòng ban Lập dự toán sản xuất Các phòng ban Duyệt Không đạt Ban giám đốc Đạt Lập yêu cầu cấp nguyên vật liệu Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu Duyệt Không đạt Ban giám đốc Đạt Gửi yêu cầu Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu Duyệt Không đạt Khách hàng Đạt Cấp phát nguyên vật liệu Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, nhà cung ứng Kiểm tra Phòng kỹ thuật, nhà cung ứng Không đạt, xử lý Đạt Nhập kho Thủ kho Đối với các đơn hàng mà khách hàng trực tiếp cung cấp nguyên vật liệu, sau khi nhận đơn hàng , Công ty Minh Trí sẽ tính toán các định mức, xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất (có tính đến hao hụt, tổn thất). Công ty sẽ thoả thuận, bàn bạc với đối tác để đi đến thống nhất lượng nguyên vật liệu cần nhập về. Đối với các đơn hàng mà công ty phải tự thu mua nguyên vật liệu, khi có đơn hàng , Công ty sẽ lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu. Thủ kho sẽ kiểm tra vật liệu tồn trong kho, nếu đủ thì xuất dùng, nếu thiếu thì sẽ làm theo các bước được trình bày ở sơ đồ trên. Biểu mẫu số 2.1 Công ty TNHH MINH TRÍ Mẫu số: 02 - BMĐH Ngày…tháng…năm… Kí hiệu: AA/2004T ĐƠN ĐẶT HÀNG Kính gửi: Công ty TNHH Minh Trí xin gửi Quý công ty đơn đặt hàng sau, rất mong được đáp ứng nhu cầu: Tên hàng, số lượng, giá STT Tên vật tư Mã hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 … Tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá Hình thức giao dịch Giao nhận hàng Địa điểm Thời gian: Hình thức vận chuyển: Xin trân trọng cảm ơn! Giám đốc Công ty Với những đơn hàng trên, Công ty đã thông báo cho nhà cung ứng về số lượng, chủng loại và yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu, thời gian, địa điểm và phương thức thanh toán. Nếu đơn hàng được chấp nhận thì quá trình mua bán sẽ được diễn ra Chỉ khi có đơn hàng, Công ty mới cho xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Nhu cầu cấp nguyên vật liệu của Công ty được tính toán căn cứ vào lượng nguyên vật liệu cần để đáp ứng các đơn hàng hoặc theo kế hoạch sản xuất của Công ty. Lượng nguyên vật liệu này cũng chính là lượng dự trữ cần thiết trong Công ty. Với cách đặt mua hàng như vậy, Công ty sẽ giảm bớt được phần chi phí lưu kho, chi phí cho hoạt động bảo quản nguyên vật liệu,… Tuy nhiên, hình thức này cũng tạo ra một khó khăn lớn cho Công ty khi đơn hàng nhiều, Công ty không đưa ra định mức kịp thời. Ví dụ, ngày 11/5/2006, gần 800 công nhân Công ty TNHH Minh Trí đã đồng loạt nghỉ làm, đứng trước cổng công ty, đề nghị ban giám đốc giải quyết thỏa đáng quyền lợi. Nguyên nhân xảy ra việc đình công là do Công ty quá chậm trong việc đưa ra định mức cho các đơn đặt hàng. Do vậy, đại bộ phận công nhân của Công ty phải làm việc trong tình trạng không biết trong tháng sẽ phải làm bao nhiêu hàng và định mức cụ thể ra sao. Đáng ra, khi bắt đầu có đơn đặt hàng mới, Công ty phải tính định mức sớm để công nhân có căn cứ làm việc. Tuy nhiên, bộ phận tính định mức lao động có sự bàn bạc chưa thống nhất, chưa nhạy bén với công việc nên đã chưa đưa ra định mức kịp thời. Nguyên nhân chính của sự chậm trễ này là do bộ phận tính định mức quá ít người (4 người), mà các đơn đặt hàng của công ty thì nhiều và phức tạp. Sự việc trên tuy không gây thiệt hại lớn đến kinh tế nhưng sẽ tác động lâu dài đến tiến độ hợp đồng đã kí với khách hàng. Công ty cần tuyển dụng thêm nhân viên để bổ sung vào bộ phận tính định mức, tránh tái diễn tình trạng đình công như vừa qua. Như vậy, cách đặt hàng của Công ty có thể tiết kiệm được chi phí lưu kho, bảo quản, …. Tuy nhiên, điều đó sẽ gây khó khăn cho Công ty trong việc đưa ra định mức, khi nhà cung ứng không có nguyên vật liệu để đáp ứng cho yêu cầu của Công ty sẽ dẫn đến tăng thời gian máy móc ngừng hoạt động, người lao động không đủ việc để làm,…. dẫn đến tăng chi phí cho sản xuất kinh doanh, làm giảm lợi nhuận của Công ty. Hơn nữa, với việc mua sắm nguyên vật liệu của Công ty như trên, các đơn đặt hàng số lượng ít sẽ không được giảm giá đồng thời chi phí vận chuyển lớn vì phải vận chuyển nhiều lần, làm giảm hiệu quả kinh doanh của Công ty. Nguyên vật liệu chính của Công ty là vải, thị trường cung ứng của Công ty chủ yếu là nước ngoài với các chủng loại đa dạng và phong phú, chất lượng đảm bảo. Tuy nhiên, để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, Công ty nên tăng lượng dự trữ nguyên vật liệu để hạn chế các rủi ro không có lợi cho doanh nghiệp. 2.3.2. Lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu cho Công ty Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm( khoảng từ 50% đến 70%). Vì thế, việc lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu với giá cả và chi phí vận tải nhỏ nhất sẽ góp phần không nhỏ vào giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty. Nhân tố giá cả và nhân tố vận chuyển có ảnh hưởng lớn đến chi phí kinh doanh nên chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa lớn với việc lựa chọn nhà cung ứng. Thị trường nguyên vật liệu đa dạng với phẩm cấp khác nhau. Để lựa chọn nhà cung ứng vừa đảm bảo về số lượng, chất lượng, thời điểm cung cấp nguyên vật liệu với mức chi phí hợp lý, việc tính toán đầy đủ các yếu tố có liên quan là rất quan trọng và cần thiết với Công ty. Khi tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu của Công ty dựa trên cơ sở uy tín, thông tin thu thập về các nhà cung ứng để đưa ra những quyết định mua sắm vật tư. Nhà cung ứng được lựa chọn phải đảm bảo chất lượng, tiến độ cung ứng, chất lượng vật tư và giá cả phù hợp. Thông thường, Công ty lựa chọn những nhà cung ứng cũ đã quen thuộc: Grandeza, Golden Wheat, Hang Tung, Phong Phú, … , trong đó hai nhà cung ứng chính là Golden Wheat và Hang Tung. Công ty và nhà cung ứng đều đã quan hệ với nhau ổn định và khá am hiểu và nhau. Những nhà cung ứng này đảm bảo độ tin cậy và Công ty không sợ rủi ro, tuy nhiên, phương thức và chất lượng nguyên vật liệu ít có sự thay đổi. Tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung ứng: Việc lựa chọn các nhà cung ứng nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu: + Đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất. + Đảm bảo giá cả và phương thức thanh toán hợp lý. + Đủ năng lực và độ tin cậy về chất lượng cũng như thời gian cung ứng. Nhà cung ứng phải có năng lực đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu của Công ty, đảm bảo về thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các yếu tố khác, tránh tình trạng thiếu vật tư làm gián đoạn quá trình sản xuất dẫn tới chậm tiến độ hoàn thành các đơn hàng . Độ tin cậy về chất lượng nguyên vật liệu là yếu tố rất quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung ứng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cũng như uy tín của Công ty trên thị trường. Giá cả và chất lượng hàng hoá phải hợp lý, phù hợp với giá cả thị trường. Nguyên vật liệu phải đảm bảo chất lượng, đồng thời mức giá không quá cao, hình thức thanh toán thuận tiện với điều kiện tài chính hiện có của Công ty. Công ty không chấp nhận nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn cũng như mức giá quá cao, các điều kiện thanh toán không thoả đáng, hoặc trị giá nguyên vật liệu nhà cung ứng buộc Công ty chấp nhận vượt quá điều kiện cho phép của Công ty. Công ty sẽ dựa vào hồ sơ quy trình cung ứng cụ thể của những nhà cung ứng đã từng cung ứng cho Công ty, uy tín trên thị trường(chứng nhận, bằng khen,…nhà cung ứng nhận được), và theo những thông tin mà Công ty thu thập được để đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung ứng. Xây dựng và duy trì mối quan hệ với nhà cung ứng Sau khi có kế hoạch sản xuất và cung ứng vật tư, Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu sẽ lập danh sách các nhà cung ứng và trình giám đốc duyệt. Các nhà cung ứng được lựa chọn là các nhà cung ứng cũ của Công ty nhưng khi họ không đáp ứng được yêu cầu của Công ty thì Công ty sẽ tiến hành lựa chọn các nhà cung ứng mới. Việc lựa chọn các nhà cung ứng cũ, Công ty dựa trên các Phiếu theo dõi đơn vị cung ứng để thực hịên mua sắm vật tư, điều nay vừa giúp Công ty giảm chi phí khảo sát chất lượng, tiêu chuẩn hàng hoá vừa tiết kiệm thời gian đánh giá lựa chọn nhà cung ứng. Tuy nhiên, với việc lựa chọn như vậy, Công ty có thể bị thiệt vì đã bỏ qua những nhà cung ứng khác với chất lượng hàng hoá tốt hơn và giá cả hợp lý hơn. Biểu mẫu số 2.2 Công ty TNHH MINH TRÍ Mẫu số: 03/TD Hà Nội, ngày…tháng…năm… Phiếu theo dõi đơn vị cung ứng Đơn vị cung ứng:…………………………………………………………………. Địa chỉ liên hệ:………………………………………….. Điện thoại:…….... STT Tên hàng Mã số Số lượng Chênh lệch Thời gian giao hàng Dịch vụ khác Ghi chú Đặt hàng Thực cấp Số lượng % 1 2 … Người lập Việc lựa chọn các nhà cung ứng mới được tiến hành theo các bước sau: Bước1: Thu thập các thông tin về nguyên vật liệu, các vấn đề có liên quan đến loại vật liệu cần cung cấp của nhà cung ứng(có thể lựa chọn nhiều nhà cung ứng). Bước 2: Xem xét đánh giá các đơn vị cung ứng qua việc chào hàng , mẫu vật tư, phiếu kiểm tra, các chứng chỉ chất lượng,… Bước 3: Từ kết quả của việc đánh giá nhà cung ứng, Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu sẽ lập phiếu xem xét các đề nghị của nhà cung ứng để trình Giám đốc phê duyệt và đưa vào danh sách đơn vị cung ứng. Biểu mẫu số 2.3 Công ty TNHH MINH TRÍ PHIẾU XEM XÉT Mẫu số: BM 09/ĐN Hà Nội, ngày…tháng…năm… CÁC ĐỀ NGHỊ CỦA NHÀ CUNG ỨNG I. Thông tin từ phía nhà cung ứng Tên nhà cung ứng:………………………………………………………………... Địa chỉ:.................................................................................Điện thoại:……......... Người liên hệ:……………………………………………………………………. Địa chỉ:…………………………………………………….Điện thoại:……......... Yêu cầu thay đổi về:……………………………………………………………… Số lượng:…………………………………………………………………………. Giá cả:……………………………………………………………………………. Hình thức thanh toán: ……………………………………………………………. Hình thức giao nhận: …………………………………………………………….. Các yêu cầu khác:………………………………………………………………… II. Khả năng của Công ty Số lượng: ………………………………………………………………………… Giá cả: …………………………………………………………………………… Hình thức thanh toán: ……………………………………………………………. Hình thức giao nhận: …………………………………………………………….. Các yêu cầu khác: ……………………………………………………………… III. Kết luận ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu Giám đốc Với số liệu thu thập được từ các Phiếu xem xét các đề nghị của nhà cung ứng, Công ty đã có thông tin bao quát về thị trường: số lượng nhà cung ứng, năng lực, giá cả và chất lượng nguyên vật liệu, phương thức thanh toán, … Dựa vào đó, Công ty sẽ đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung ứng. Bảng2.8: Số lượng nguyên vật liệu Công ty Minh Trí đặt mua từ các nhà cung ứng (đơn vị tính: m) Nhà cung ứng Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Golden Wheat 543.500 785.500 873.000 984.000 1219.000 Vải Cotton jersey 82.700 97.500 131.000 152.000 212.000 Vải Cotton Rib 142.500 219.500 247.000 295.000 357.000 Vải Oxford 176.700 254.00 308.000 324.000 386.000 Vải Micro fibre 132.600 214.500 187.000 213.000 264.000 Hang Tung 165.000 277.300 320.500 372.500 480.500 Vải Tổng hợp 88.000 148.000 216.000 250.000 316.000 Vải dệt kim CVC 41.000 67.000 53.000 62.000 85.000 Vải Voan 2 da 36.000 62.300 51.500 60.500 79.500 Grandeza 130.000 180.500 244.000 290.500 364.800 Vải Rayon 58.000 97.500 129.000 147.500 196.300 Vải satin Tricot 72.000 83.000 115.000 143.000 168.500 Công ty Phong Phú Chỉ (cuộn) 850 964 1150 1330 1570 (Nguồn: Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu Công ty Minh Trí) Sau khi đã lựa chọn nhà cung ứng, Công ty sẽ cử cán bộ thuật của Công ty xem xét chất lượng nguyên vật liệu và tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu. Hợp đồng mua bán được soạn thảo với các điều khoản liên quan đã được thoả thuận và được hai bên kí kết Việc thu mua nguyên vật liệu chủ yếu từ các nhà cung ứng cũ đảm bảo độ tin cậy và hạn chế rủi ro, tuy nhiên, điều đó sẽ dẫn đến khó khăn cho Công ty khi thiếu nguyên vật liệu cho sả xuất, Công ty sẽ phải nhập nguyên vật liệu từ các nhà cung ứng khác và dễ bị ép giá trong khi chưa chắc nguyên vật liệu đã đảm bảo chất lượng. 2.3.3. Quản trị hệ thống kho tàng tại Công ty TNHH Minh Trí Nguyên vật liệu của Công ty Minh Trí chủ yếu bao gồm các loại vai vóc với đăch trưng tách rời giữa quá trình mua sắm và sử dụng, vì vậy nhất thiết phải có hệ thống kho tàng để dự trữ các loại nguyên vật liệu này. Hơn nữa, các điều kiện thị trường luôn luôn biến động, dự trữ càng có ý nghiã hơn, nó giúp giảm bớt những nguy cơ không có lợi cho Công ty: thị trường khan hiếm, giá cả leo thang,…làm cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn. 2.3.3.1. Hệ thống kho tàng nguyên vật liệu của Công ty Trong các công ty may nói chung và công ty TNHH Minh Trí nói riêng, công việc bảo quản nguyên vật liệu rất quan trọng, đặc biệt là bảo quản vải vóc. Tất cả hệ thống kho đều được xây dựng từ khi thành lập Công ty và ít khi được sửa chữa. Tuy nhiên, hệ thống kho được xây dựng kiên cố nên vẫn đảm bảo yêu cầu bảo quản. Kho vải của Công ty được bố trí ở tầng 3, phía trên của khu vực chuyền may. Kho thành phẩm được bố trí ở một khu riêng biệt, được xây dựng từ khi thành lập Công ty và đã qua nhiều lần sửa chữa. Kho có diện tích bãi trống rộng lớn để các phương tiện vận chuyển có thể ra vào. Hệ thống kho tàng của Công ty bao gồm kho nguyên phụ liệu, kho cắt và bán thành phẩm, kho thành phẩm. Kho nguyên liệu được chia thành kho nguyên vật liệu chính và kho phụ liệu. Kho chứa nguyên vật liệu chính là kho vải, bao gồm nhiều loại vải khác nhau phục vụ cho sản xuất. Mỗi loại vải có những đặc tính, chủng loại khác nhau và được quản lý bằng các mã số khác nhau. Kho chứa phụ liệu bao gồm chỉ các loại, khóa, cúc, … Kho cắt bao gồm các bán thành phẩm phục vụ công đoạn may và vải được mang xuốn chờ cắt. Kho thành phẩm chứa