Chuyên đề Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ kế toán cho vay tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam

ơ chế thị trường, nên phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng càng chiếm ưu thế. Các tài khoản kế toán cho vay: Ngân hàng TMCP Techcombank sử dụng hệ thống tài khoản của các tổ chức tín dụng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành ngày 25-12-1998 trong đó là tài khoản loại 2 phản ánh hệ thống tài khoản nội bảng về hoạt động tín dụng: TK 21: cho vay các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nước TK 22: chiết khấu, cầm cố thương phiếu và giấy tờ có giá ngắn hạn TK 23: tài khoản cho thuê tài chính TK 24: bảo lãnh Kết cấu tài khoản cho vay đối với khách hàng (TK 21-24) Nợ: phản ánh số tiền Ngân hàng cho khách hàng vay Có: số tiền thu nợ từ khách hàng Chuyển sang tài khoản nợ quá hạn Dư nợ: số tiền khách hàng nợ Ngân hàng tại một thời điểm TK 217: tiền lãi cộng dồn dự thu Kết cấu tài khoản 217: Nợ: phản ánh số tiền lãi dự thu mà Ngân hàng tính theo định kỳ Có: số tiền lãi khách hàng trả hoặc số tiền lãi không thu được phải thoái thu Dư nợ: phản ánh số lãi dự thu mà chưa thu được chờ xử lý TK 259: dự phòng phải thu khó đòi. Kết cấu tài khoản 259 Nợ: số tiền dự phòng được sử dụng để xoá nợ Số tiền dự phòng hoàn nhập nếu có Có: số tiền dự phòng được trích lập hoặc tính vào chi phí Dư có: số tiền dự phòng chưa sử dụng TK ngoại bảng: TK 291: cam kết bảo lãnh cho khách hàng TK 941: lãi cho vay chưa thu được TK 994: tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng TK 996: giấy tờ có giá khách hàng đem cầm cố Kết cấu TK ngoại bảng phản ánh bút toán đơn: Nợ: phản ánh nghiệp vụ phát sinh hoặc nhập tài sản Hoặc Có: các nghiệp vụ đã được xử lý và kết thúc hoặc xuất tài sản Hạch toán kế toán phát tiền vay theo phương thức cho vay từng lần tại Chi nhánh thực hiện theo trình tự sau: - Lập chứng từ kế toán giải ngân: Dựa trên cơ sở kế toán cho vay của khách hàng được xác lập đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp. Khi khách hàng nhận tiền vay khách hàng sẽ lập 3 liên giấy nhận nợ và hợp đồng tín dụng, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và giấy nhận nợ. Lập chứng từ giải ngân theo quy trình giao dịch trực tiếp trên máy tính (lập phiếu chi cho vay), hoặc hướng dẫn khách hàng lập chứng từ nhận tiền vay thích hợp (giấy lĩnh tiền mặt, uỷ nhiệm chi). Chữ kí, dấu (nếu có) trên chứng từ nhận tiền vay của khách hàng phải khớp đúng với chữ kí trên hợp đồng tín dụng hoặc chữ kí, mẫu dấu đã đăng kí tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank (nếu có). Hạch toán trên sổ kế toán chi tiết. Căn cứ số tiền trên chứng từ kế toán giải ngân, hạch toán: Nợ: Tài khoản cho vay cầm cố: 222102 Tài khoản cho vay dịch vụ đời sống ngắn hạn: 211109 Tài khoản cho vay ngắn hạn doanh nghiệp: 211101 Có: Tài khoản tiền mặt: 1011.01 Tài khoản ngân phiếu: 101201.01 Tài khoản thanh toán giữa các Ngân hàng (52) Đồng thời nhập phiếu tài khoản ngoại bảng. Nhập tài khoản tài sản thế chấp cầm cố của khách hàng hạch toán theo giá trị của tài sản thế chấp, cầm cố. Căn cứ vào giá trị tài sản dùng để đảm bảo tiền vay trên hợp đồng cầm cố, thế chấp và bảo lãnh, kế toán cho vay lập phiếu nhập kho tài khoản ngoại bảng ghi: Nhập: Tài khoản tài sản thế chấp, cầm cố (TK 994) Hoặc nhập: Tài khoản các giấy tờ có giá của khách hàng đưa cầm cố(TK 996001). Nhập tài khoản các cam kết bảo lãnh nhận được (TK 93) + Hồ sơ tài sản đảm bảo tiền vay được sắp xếp thứ tự theo bảng kê giao nhận giữa khách hàng và bộ phận tín dụng, tất cả các giấy tờ liên quan đến bộ hồ sơ bảo đảm tiền vay được bỏ vào túi hồ sơ (hoặc bìa, tệp), ngoài bìa túi ghi rõ các yếu tố: tên khách hàng, mã số khách hàng, địa chỉ, tổng tài sản đảm bảo tiền vay, các món vay được đảm bảo bằng tài sản. + Thủ quỹ căn cứ vào phiếu nhập kho của kế toán chyển sang kiểm nhận bộ hồ sơ, kí nhận và vào sổ theo dõi hồ sơ đảm bảo tiền vay, lấy chữ kĩ khách hàng trên phiếu nhập. Hồ sơ đảm bảo tiền vay để trong két sắt Hồ sơ đảm bảo tiền vay được xếp thứ tự theo mã số khách hàng hoặc sắp xếp theo thứ tự A, B, C... tên của doanh nghiệp và tên của chủ hộ vay vốn. + Hồ sơ tài sản đảm bảo tiền vay đối với các món vay phải có tài sản đảm bảo. giá trị hạch toán theo giá trị định giá tài sản. + Định kì lập phiếu nhập tài khoản ngoại bảng bộ hồ sơ cho vay (trừ hồ sơ đảm bảo tiền vay). Theo dõi và ghi chép trên hợp đồng tín dụng: kế toán cho vay phải ghi rõ ràng và đầy đủ các yếu tố trên phụ lục hợp đồng tín dụng (của NHNo và khách hành). Khi phát tiền vay (từng lần rút vốn vay) và kí tên vào nơi quy định trên hợp đồng tín dụng, lấy chữ kí nhận của khách hàng trên hợp đồng tín dụng. + Giao một liên hợp đồng tín dụng cho khách hàng. + Một liên hợp đồng tín dụng kèm giấy đề nghị vay vốn lưu cùng bộ hồ sơ vay vốn tại bộ phận kế toán cho vaylà căn cứ để theo dõi cho vay thu nợ. Trường hợp khách hàng nhận tiền vay nhiều lần trên một hợp đồng tín dụng, kể từ lần giải ngân thứ 2 trở đi, trước khi lập chứng từ giải ngân (hoặc hướng dẫn khách hàng lập chứng từ nhận tiền vay) kế toán cho vay phải kiểm tra đối chiếu tổng số tiền đã giải ngân các đợt không vượt quá số tiền vay đã ghi trên hợp đồng tín dụng. Đối với khách hàng vay vốn là hộ gia đình, cá nhân nếu người nhận tiền vay không phải là người đứng tên trên hợp đồng tín dụng, thì phải có giấy uỷ quyền hợp pháp của người đứng tên trên hợp đồng tín dụng. Hạch toán kế toán phát tiền vay theo phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng. Theo quy định số 324/1998/GĐ - NHNN1 ngày 30/9/1998 của Thống đốc Ngân hàng nhà nước: phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng là tổ chức tín dụng và khách hàng xác định và thoả thuận một hạn mức tín dụng duy trì trong thời hạn nhất định hoặc theo chu kỳ sản xuất kinh doanh. Và chỉ dùng phương thức này đối với các doanh nghiệp có tín nhiệm cao và có vòng quay vốn nhanh. Tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank, khách hàng vay vốn thường là các doanh nghiệp lớn có quan hệ tin cậy với Ngân hàng và quan hệ vay trả giữa Ngân hàng với doanh nghiệp đều thông qua việc mở tài khoản tại Ngân hàng. Nên việc thanh toán (thu nợ, thu lãi cho vay) đều thực hiện dưới hình thức chuyển khoản. Trên cơ sở hợp đồng tín dụng đã kí kết theo phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng. Người vay chỉ phải làm thủ tục vay một lần đầu. Còn từ lần giải ngân thứ 2 trở đi, khách hàng không phải làm đơn mà chỉ nộp chứng từ thanh toán hợp lệ, hợp pháp, nhiệm vụ của kế toán cho vay là phải kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán, đối chiếu với hạn mức tín dụng đã được Ngân hàng và khách hàng thoả thuận dựa trên hợp đồng tín dụng. Khi đã đủ điều kiện thì căn cứ vào chứng từ để phát tiền vay, kế toán sẽ hạch toán: Nợ: Tài khoản cho vay khách hàng (theo hạn mức) Có: Tài khoản thích hợp Mỗi lần ghi nợ tài khoản cho vay, kế toán cho vay phải đối chiếu với hạn mức tín dụng còn lại để tránh vượt hạn mức tín dụng và kiểm tra về thời hạn hiệu lực của hợp đồng tín dụng đã kí kết. II.2.3. Hạch toán kế toán giai đoạn thu nợ, thu lãi. Kế toán thu nợ (gốc) Việc thu nợ của kế toán cho vay là hoạt động diễn ra thường xuyên, bởi việc cho vay đã được xác định kì hạn trả nợ, kì hạn đó được xác định trên khế ước hoặc giấy nhận nợ. Đến kì hạn trả nợ, người vay phải có trách nhiệm trả nợ cho Ngân hàng khi đến hạn và việc trả nợ có thể được thực hiện một hoặc nhiều lần. Nếu đơn vị không chủ động trích tài khoản tiền gửi., nộp tiền mặt... trả nợ cho Ngân hàng thì kế toán sẽ tự động trích tài khoản của đơn vị hoặc gửi giấy báo nhờ thu để trả nợ. Tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank, việc thu nợ được tiến hành với sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán cho vay và cán bộ tín dụng. Cụ thể: kế toán cho vay căn cứ vào kì hạn trả nợ trên hợp đồng tín dụng, lập giấy báo nợ đến hạn theo mẫu quy định gửi cho bộ phận tín dụng chuyên quản để đôn đốc thu nợ. Giấy báo nợ phải được lập và gửi tới khách hàng trước kì hạn trả nợ tối thiểu 10 ngày (kì hạn trả nợ là các phân kì trả nợ hoặc ngày trả nợ cuối cùng ghi trong hợp đồng tín dụng). Hạch toán trên tài khoản cho vay + Thu nợ trực tiếp tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank: Cơ sở để hạch toán thu nợ (ghi có trên tài khoản cho vay) là các chứng từ hợp lệ, hợp pháp do khách hàng hoặc Ngân hàng lập, kèm theo hợp đồng tín dụng, chứng từ thu nợ phải gửi cho khách hàng 1 liên. Căn cứ vào chứng từ như: giấy nộp tiền, uỷ nhiệm chi từ tài khoản tiền gửi hoặc giấy báo có liên hàng, kế toán hạch toán: Nợ: Tài khoản tiền mặt 1011.01 (Nếu trả bằng tiền mặt) Tài khoản ngân phiếu 1012.021 (Nếu trả bằng ngân phiếu) Tài khoản thanh toán giữa các Ngân hàng (TK 52) Có: Tài khoản cho vay thích hợp + Thu nợ thông qua tổ chức tín dụng lưu động: cơ sở hạch toán thu nợ là phiếu thu của khách hàng và bảng kê thu nợ kèm theo là phiếu thu tổng số tiền thu nợ của tổ chức tín dụng lưu động. Cũng căn cứ vào phiếu thu hợp lệ, hợp pháp của tổ chức tín dụng lưu động chuyển đến kèm phiếu thu của khách hàng. Kế toán hạch toán: Nợ: Tài khoản thích hợp (1011.01; 1012.01; 52) Có: Tài khoản cho vay thích hợp Công việc theo dõi và quản lí trên hợp đồng tín dụng; + Trường hợp thu nợ trực tiếp tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank: kế toán căn cứ chứng từ trả nợ của khách hàng, ghi đầy đủ các yếu tố ở mục theo dõi thu nợ trên phụ lục hợp đồng tín dụng của khách hàng và NHNo (số chứng từ, ngày trả nợ, số tiền trả nợ, số dư nợ) và kí tên vào nơi quy định, lấp chữ kí xác nhận của khách hàng. + Trường hợp thu nợ qua tổ chức tín dụng lưu động: kế toán căn cứ vào số tiền thu nợ (gốc) của từng khách hàng trên bảng kê thu nợ kèm phiếu thu do tổ chức tín dụng lưu động thanh toán để đối chiếu vơí hợp đồng tín dụng lưu tại Ngân hàngTMCP Kỹ Thương Việt Nam- Techcombank, ghi đầy đủ các yếu tố ở mục theo dõi thu nợ trên phụ lục hợp đồng tín dụng (ngày trả nợ, chứng từ ghi sổ, số tiền trả nợ, số dư) và kí tên vào nơi quy định. Đối với khách hàng vay vốn mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank có nợ quá hạn, hoặc nợ vay thu trước hạn (do vi phạm hợp đồng tín dụng), cán bộ kế toán cho vay phải thường xuyên theo dõi và phối hợp với bộ phận tín dụng để tiến hành thu nợ khi tài khoản tiền gửi có số dư. Hiện nay, tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank, với lượng khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp lớn, khách hàng kinh doanh xuất nhập khẩu, có nhu cầu về vốn ngoại tệ cũng như nội tệ là rất lớn, quan hệ của khách hàng này với Ngân hàng đều thực hiện thông qua chuyển khoản, tức là ngoài tài khoản tiền vay, khách hàng còn mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng. Do vậy, việc hạch toán khi các khoản nợ đến hạn có nhiều thuận lợi, giảm được chi phí, tiết kiệm thời gian, giúp Ngân hàng có khả năng kiểm soát tốt tình trạng tài chính của khách hàng. Kế toán thu lãi. Lãi cho vay là nguồn thu nhập lớn nhất của Ngân hàng, vừa để nuôi sống được bộ máy hoạt động Ngân hàng và hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, với khách hàng gửi vốn vào Ngân hàng. Do vậy việc tính và hạch toán thu lãi tiền vay một cách chính xác, đầy đủ, nhanh chóng sẽ giúp cho hoạt động tín dụng của Ngân hàng được thực hiện trôi chảy, đấp ứng nhu cầu vốn cho doanh nghiệp, cá nhân một cách nhanh chóng giúp họ tận dụng được thời cơ trong kinh doanh. Tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank việc thực hiện thu lãi được tiến hành theo các kì hạn khác nhau (hàng tháng, hàng quý), lãi hàng tháng được thu vào một ngày nhất định (ngày 26 hàng tháng). Có 2 phương thức tính lãi được áp dụng tại Ngân hàng: Tính lãi theo món: áp dụng trong trường hợp thu lãi phù hợp với số tiền thu nợ gốc. Tính lãi theo tích số: áp dụng trong trường hợp thu lãi theo theo tháng, hoặc theo định kì. Xác định thời gian tính lãi: Thời gian tính lãi được xác định theo ngày. Thời gian tính lãi được tính từ ngày vay mà không tính ngày trả nợ. Ngày lễ, ngày nghỉ số dư tính lãi là số dư của ngày làm việc hôm trước. Trường hợp vay trả trong ngày thời gian tính lãi được xác định là 1 ngày. Công thức tính lãi: Tính theo món Tiền lãi = Gốc x Lãi suất x Số ngày Trong đó: Gốc: Số tiền trả nợ của khách hàng Lãi suất: lãi suất tháng / 30 ngày hoặc lãi suất năm /360 ngày Số ngày: Được tính từ ngày vay mà không tính ngày trả nợ + Tính lãi theo phương pháp tích số Tiền lãi = Tổng tích số x Lãi suất Trong đó: Tổng tích số: là tổng số dư của các ngày thực tế của kì tính lãi Lãi suất: lãi suất tháng /30 ngày, lãi suất năm /360 ngày Tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank, do quan hệ với khách hàng chủ yếu là thông qua tài khoản. Sau khi kí hợp đồng tín dụng, khách hàng có thể rút tiền, trả tiền thường xuyên, liên tục nhiều lần (trong tháng thậm chí trong ngày có từ 2 lần trở lên vay vốn hoặc trả nợ). Do vậy, việc thu lãi Ngân hàng thực hiện hàng tháng theo phương pháp tích số. Công thức tính: M*i*n L = ---------------- 30 Trong đó: L: Lãi phải thu i: lãi suất cho vay theo tháng M: Mức dư nợ n: số ngày Căn cứ vào số lãi tính được, kế toán lập chứng từ và hạch toán Nợ: Tài khoản thích hợp Có: Tài khoản "thu lãi Ngân hàng” Đồng thời kế toán cho vay ghi ngày thu lãi, số chứng từ, số tiền thu lãi (trong hạn, quá hạn) vào phụ lục hợp đồng tín dụng (số vay vốn) và cập nhật dữ liệu trên máy vi tính. Các hợp đồng tín dụng trả hết nợ (gốc, lãi), kế toán cho vay kiểm tra số lãi đã thu trên phụ lục hợp đồng tín dụng trước khi tính và thu lãi còn lại trên hợp đồng tín dụng, đảm bảo tổng số lãi đã thu trên hợp đồng tín dụng phải bằng số lãi phải trả tính trên hợp đồng tín dụng. Lãi chưa thu là một nguyên nhân làm giảm quỹ thu nhập của Ngân hàng trong năm 2005. Khi xảy ra tình trạng lãi chưa thu, cán bộ kế toán phải tiến hành nhập tài khoản ngoại bảng "lãi chưa thu - TK 94" đồng thời phải theo dõi chính xác tài khoản ngoại bảng để tránh thất thoát các loại lãi, đảm bảo cho thu nhập của Ngân hàng ổn định. Từ tháng 7/2005, Chi nhánh cũng như các Ngân hàng thương mại khác tiến hành việc hạch toán tiền lãi vay, lãi tiền gửi theo phương pháp cộng dồn dự thu, dự trả. Phương pháp này có vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh của Ngân hàng. Cụ thể; với số dư trên tài khoản "lãi cộng dồn dự thu" vào cuối niên độ kế toán (thường là cuối năm) giúp Ngân hàng có căn cứ để đưa ra biện pháp kinh doanh triển khai xuống các bộ phận có liên quan như kế toán, tín dụng thực hiện việc thu hồi khoản "lãi dự thu" nhưng chưa thu được đó, và thông qua số dư đó phần nào đánh giá được năng lực quản trị tín dụng, đầu tư, tài chính của Ngân hàng. II.2.4. Hạch toán kế toán cho vay khi thực hiện gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn Hàng tháng kế toán chủ động thông báo cho cán bộ tín dụng về số nợ trên từng khế ước của các khách hàng mình phụ trách trước từ 10 đến 15 ngày. Khi đến hạn để cán bộ tín dụng kịp thời đôn đốc trả nợ đúng hạn. Trường hợp nợ đến hạn như khách hàng chưa trả nợ do nguyên nhân khách quan như: thiên tai, dịch bênh, giá cả biến động không có lợi cho tiêu thụ sản phẩm và các nguyên nhân bất khả kháng khác, khách hàng phải có giấy đề nghị gia hạn nợ gởi đến Techcombank trước ngày đến hạn để Ngân hàng tiến hành xem xét quyết định. Khi nhận được giấy đề nghị gia hạn nợ, cán bộ tín dụng xem xét cho gia hạn nợ, thông qua trưởng phòng tín dụng trình lên giám đốc Ngân hàng. Khi được Giám đốc Techcombank phê duyệt, chuyển xuống bộ phận kế toán cho vay xử lý: + Đóng dấu khắc sẵn (hoặc ghi chú dòng) "gia hạn lần ____ kỳ ___" ở phần trên cùng mặt trước hợp đồng tín dụng để tiện trong việc theo dõi những Hợp đồng tín dụng đã gia hạn nợ. + Điều chỉnh thời hạn nợ, số tiền được gia hạn, ngày tháng năm cho gia hạn trên phụ lục hợp đồng tín dụng và dữ liệu lưu trữ trong máy vi tính theo đúng thông báo gia hạn nợ được phê duyệt. + Thông báo gia hạn nợ được phê duyệt phải chuyển cho kế toán cho vay trước ngày đến hạn trả nợ ghi trên hợp đồng tín dụng tối thiểu là 01 ngày nhỏ hơn thời hạn kiểm tra về thời hạn gia hạn nợ: đối với nợ vay ngắn hạn, tối đa bằng thời hạn cho vay đã thoả thuận hoăc bằng một chu kỳ sản xuất, kinh doanh nhưng không quá 12 tháng. Thời hạn gia nợ vay trung, dài hạn tối đa bằng 1/2 thời hạn cho vay đã thoả thuận trong hợp đồng tín dụng. Chuyển nợ quá hạn. + Đến hạn trả nợ ngày cuối cùng của các kỳ hạn trả nợ được phân kỳ trong HĐ tín dụng hoặc ngày trả nợ cuối cùng của HĐ tín dụng nếu khách hàng vay vốn không trả nợ, không được gia hạn nợ, ngày làm việc tiêp theo kế toán cho vay lập chứng từ hạch toán chuyển sang tài khoản nợ quá hạn thích hợp đồng thời lập thông báo chuyển nợ quá hạn gửi cho cán bộ tín dụng để thông báo cho khách hàng. + Khi chuyển trạng thái nợ quá hạn, kế toán cho vay lập phiếu chuyển khoản để hạch toán vào các tài khoản nợ quá hạn tương ứng với thời gian quá hạn: Nợ: Tài khoản cho vay trong hạn và được gia hạn nợ Tài khoản nợ quá hạn từ 181 ngày đến 360 ngày Tài khoản khó đòi Có: Tài khoản cho vay thích hợp Riêng tài khoản nợ quá hạn chưa đến 361 ngày nếu hạch toán vào tài khoản nợ quá đòi phải có thông báo bằng văn bản của giám đốc. + Đồng thời với việc chuyển nợ quá hạn kế toán phải ghi chép các yếu tố và ghi rõ trạng thái chuyển nợ quá hạn vào phần theo dõi nợ trong hạn, nợ quá hạn ở phần phụ lục HĐ tín dụng. Tính đến ngày 31/12/2005, tỉ lệ nợ quá hạn trước dự phòng rủi ro trong tổng dư nợ của Techcombank đạt 2,92% tổng dư nợ. Có thể nói, Techcombank cũng là 1 trong những ngân hàng sớm hất áp dung đầy đủ quy định mới của Ngân hàng nhà nước về trích dự phòng theo phân loại nợ và tuân thủ các tỷ lệ an toàn.Techcombank đã xây dựng một hệ thống quản trị rủi ro tín dụng nhất quán, nên đã nâng cao được chất lượng công tác thẩm định ,đánh giá cấp tín dung và giám sát trong toàn bộ hê thống .Trong kế toán cho vay góp phần quan trọng trong việc hạch toán, gia hạn nợ kịp thời tránh gây thiệt hại cho khách hàng vay do phải chịu lãi suất nợ quá hạn bằng 150% lãi suất cho vay cùng loại. Muốn vậy, ngân hàng cần có biện pháp để góp phần hạn chế ở mức độ nào đó sự nhanh nhậy và chính xác của máy tính trong việc chuyển nợ quá hạn của kế toán cho vay, như vậy ngân hàng nhắc nhở, đôn đốc khách hàng khi gần đến hạn trả nợ. Và có như vậy ngân hàng mới đảm bảo được hoạt động của kế toán và tín dụng phối hợp nhịp nhàng, tăng thêm uy tín với khách hàng, tạo điều kiện phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. II.2.5. Hạch toán kế toán nhập ngoại bảng lãi chưa thu được. Khoản lãi chưa thu được coi như một khảon nợ mới phgát sinh. Đây là khoản khách hàng đã cam kết trong hợp đồng tín dụng là trả mà chưa trả được, hiện nay không phải tính lãi suất cho ngân hàng. Klhi hết hạn mà khách hàng chưa trả được thì tiến hành nhập ngoại bảng để làm căn cứ theo dõi: Nhập TK 941: lãi chưa thu. Tại Techcombank, khoản lãi chưa thu chiếm tỷ lệ lớn (30%) vì vậy ngân hàng nên áp dụng một tỷ lệ phạt thích hợp đối với khoản này. Bởi việc tính phạt lãi chưa thu không những phần nào giảm thiệt hại cho ngân hàng mà còn có tác dụng thúc đẩy khách hàng nhanh chóng trả lại cho ngân hàng đúng thời hạn. đây là biện pháp nhằm đôn đốc khách hàng thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng tín dụng. II.2.6 Dự phòng phải thu khó đòi và sử dụng dự phòng phải thu khó đòi. Trong quá trình cấp tín dụng, bất kỳ một khoản vay nào cũng chứa đựng rủi ro nhất định trong tương lai. Do vậy trong quá trình hạch toán, kế toán cho vay phải kết hợp với cán bộ tín dụng để phân nhóm tài khoản cho vay theo mức độ rủi ro khác nhau theo cơ chế cho vay hiện hành. Căn cứ vào đó, kế toán tiến hành trích lập quỹ dự phòng rủi ro vào chi phí: Nợ TK: Chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi Có TK: Dự phòng phải thu khó đòi. Khi rủi ro thực sự xảy ra, kế toán tiến hành sử dụng quỹ dự phòng để xử lý rủi ro. Kế toán hạch toán: Nợ TK: Dự phòng phải thu khó đòi CóTK: nợ khó đòi Hạch toán chuyể tiếp những khoản rủi ro từ hạch toán nội bảng sang hạch toán ngoại bảng và tiếp tục theo dõi thu nợ. Khi thu hồi được nợ, thì mọi khoản tiền thuhồi được từ những khoản rủi ro đã được xử lý bằng nguồn dự phòng sau khi trừ đi các chi phí hợp lí (nếu có) được hạch toán vào thu nhâp của ngân hàng: Nợ TK thích hợp (tiền mặt, tiến gửi khách hàng) Có TK: thu nhập bất thường Hết thời gian theo dõi nợ khó đòi theo quy định của Bộ tài chính kế toán hủy bỏ khoản nợ này. Nguồn dự phòng đã trích được sử dụng để xử lý rủi ro theo quy định phân loại TS có, trích lập và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro trong hoạt động của Techcombank như sau: Khi khách hàng vay vốn, người bảo lãnh vay vốn, người được cung ứng dịch vụ thanh toán là các tổ chức bị phá sản, giải thể và đã hoàn thành việc thanh toán tài sản. Mức xử lý rủi ro bằng mức tổn thất sau khi đã thanh toán tài sản của tổ chức bị phá sản, giải thể. Tài sản “có’’ có thời gian quá hạn (kể cả các trường hợp các tổ chức bị phá sản, giải thể nhưng chưa hoàn thành việc thanh toán tài sản) như sau: + Những khoản cho vay có đảm bảo bằng tài sản đã quá hạn trả nợ từ 721 ngày trở lên + Những khoản cho vay không có đảm bảo bằng tài sản đã quá hạn trả nợ từ 361 ngày trở lên. + Đối với những khoản cho vay trung dài hạn được phân kỳ trả nợ theo thời gian thì chỉ xử lý những kỳ hạn nợ đã quá hạn đủ thời gian quy định như trên. II.2.7. Hạch toán xuất ngoại bảng tài sản thế chấp cầm cố và lưu hồ sản sơ vay. Xuất ngoại bảng tài sản thế chấp cầm cố. - Khi khách hàng vay đã hoàn thành nghĩa vụ trả nợ gốc, lãi trong hạn, lãi phạt quá hạn (nếu có) của khoản vay, lúc đó kế toán tiến hành hạch toán xuất tài khoản ngoại bảng tài sản cầm cố, thế chấp để trả lại khách hàng, cụ thể: Kế toán lập phiếu xuất tài khoản ngoại bảng tài sản cầm cố, thế chấp, bảo lãnh trả lại khách hàng: giấy chứng minh quyền sở hữu tài sản, giấy tờ bảo hiểm, giấy tờ về quyền sử dụng đất, thuê đất, giao khoán đất. Căn cứ phiếu xuất kho tài sản đảm bảo tiền vay có đầy đủ chữ ký theo quy định hiện hành, kế toán ghi: Xuất tài khoản tài sản thế chấp, cầm cố (TK 994) Hoặc xuất tài khoản các giấy tờ có giá của khách hàng đưa cầm cố (TK 996001) Xuất tài khoản các cam kết bảo lãnh nhận được (TK 93) Các giấy tờ của hồ sơ bảo đảm tiền vay ngoài các giấy tờ trả khách hàng nêu trên, chuyển cho bộ phận kế toán đóng vào hồ sơ vay vốn đã thu hết nợ. Khi giao hồ sơ thế chấp cho khách hàng vay vốn, thủ kho hướng dẫn khách hàng kiểm đếm và ký nhận vào phiếu xuất kho đã nhận đủ hồ sơ tài sản đảm bảo tiền vay. Thủ kho không được phép xuất kho hồ sơ đảm bảo tiền vay khi không có phiếu xuất kho, hoặc cho vay khi chưa có ý kiến phê duyệt của Giám đốc bằng văn bản. Lưu hồ sơ vay. Trong kế toán cho vay việc lưu trữ hồ sơ chính là lưu trữ những chứng từ quan trọng, không phải lưu trữ đơn thuần mà chính là bảo quản khối lượng tài khoản lớn của ngân hàng. Qua đó bộ phận kế toán luôn theo dõi, kiểm tra, thu hồi vốn đúng hạn cả gốc và lãi. Bộ hồ sơ cho vay phải được lưu giữ cẩn thận, chu đáo, dễ tìm, có danh mục theo dõi đối mỗi khách hàng vay vốn và được lưu giữ đảm bảo an toàn tuyệt đối, người được giao bảo quản hồ sơ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để mất mát, thất lạc, sửa chữa nội dung bộ hồ sơ. Hồ sơ kế toán lưu trữ bao gồm: hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn do khách hàng lập và hội đồng tín dụng kiểm kê khế ước vay tiền. Thông thường khi một bộ hồ sơ được duyệt do cán bộ tín dụng chuyển sang cho cán bộ kế toán kiểm tra lại hồ sơ cho vay theo những danh mục đã quy định được in thành bảng kê danh mục hồ sơ tín dụng kèm cùng với bộ hồ sơ và có chữ ký xác nhận của cán bộ tín dụng. Nếu cán bộ kế toán kiểm tra thấy thiếu trên bảng kê danh mục hồ sơ sẽ trả lại cho cán bộ tín dụng để hoàn tất nốt. Hội đồng tín dụng được ký kết giữa 2 bên ngân hàng và khách hàng. Hội đồng tín dụng phải có đầy đủ các nội dung về: Điều kiện vay, mục đích sử dụng tiền vay, cách thức giải ngân và sử dụng vốn vay, số tiền vay, lãi suất, thời hạn vay, phương thức và kỳ hạn trả nợ, hình thức bảo đảm tiền vay, giá trị tài sản bảo đảm. Riêng với khách hàng là hộ gia đình cá nhân mà không phải thực hiện thế chấp, bảo lãnh, cầm cố vay đến 10 triệu đồng trở xuống dùng sổ vay vốn thay Hội đồng tín dụng. Khoản vay sau khi được Giám đốc duyệt cho vay thì bộ phận tín dụng chuyển hồ sơ cho bộ phận kế toán thực hiện nhiệm vụ hạch toán, kế toán, thanh toán. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp đủ điều kiện thì kế toán tiến hành đăng ký số khế ước cho khách hàng, vào sổ đăng ký số khế ước. Đây chính là bước quan trọng để lưu trữ hồ sơ, giữ liệu trên máy phục vụ cho công tác quản lý điều hành hoạt động kinh doanh. Thực hiện các quy định chung của ngân hàng về lưu trữ hồ sơ vay vốn của khách hàng, bộ phận kế toán cho vay tại Techcombank đã lưu giữ hồ sơ vay vốn an toàn, các hồ sơ được lưu trữ sắp xếp môt cách hợp lý theo từng loại riêng. Có tủ sắt để bảo quản hồ sơ chống mối mọt, chống mất cắp. Các hồ sơ được sắp xếp theo từng ô, từng ngăn, ở mỗi ô, mỗi ngăn có các đề mục để dễ tìm như cho vay cầm cố riêng, cho vay DNNN, cho vay hộ gia đình, cho vay ngắn hạn, trung hạn riêng... II.2.8. Ưng dụng tin học trong kế toán cho vay. Tốc độ bùng nổ thông tin, tin học trên toàn cầu ngày một cao, mọi thành phần kinh tế đã rất quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ tin học vào quản lý kinh doanh và quản lý nhà nước, nhằm xử lý thông tin kịp thời, làm tăng năng suất l