Chuyên đề Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Gia Định

Định Ngân hàng TMCP Gia Định được thành lập để kinh doanh tiền tệ và dịch vụ ngân hàng trên cơ sở thực hiện các nghiệp vụ tổng hợp, đa năng của Ngân hàng thương mại. - Chức năng trung gian tín dụng. Ngân hàng TMCP Gia Định hoạt động như một trung gian tài chính với khả năng thu hút mọi khoản tiền tạm thời nhàn rỗi của người tiết kiệm và đáp ứng nhu cầu đa dạng của người đi vay. Nhờ chuyên môn hoá, Ngân hàng TMCP Gia Định có thể giảm được chi phí giao dịch, giảm được mức độ rủi ro... xuống mức thấp, góp phần đẩy mạnh tốc độ tăng trưởng kinh tế, tăng hiệu quả của đồng vốn lưu thông trên thị trường. - Chức năng thủ quỹ của các doanh nghiệp. Đại bộ phận các khoản chi trả về hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp, các cá nhân được chuyển giao cho Ngân hàng thực hiện. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc thúc đẩy quá trình lưu thông hàng hoá, tiết kiệm chi phí giao dịch, tạo cơ sở cho Ngân hàng thực hiện các nghiệp vụ cho vay, đồng thời kiểm soát được lượng tiền cần cung ứng trên thị trường. Qua thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, Ngân hàng TMCP Gia Định đã trở thành người thủ quỹ của các doanh nghiệp. Các giao dịch thanh toán giữa các doanh nghiệp, cá nhân chỉ cần thông qua tài khoản tiền gửi thanh toán tại Ngân hàng mà không cần trực tiếp thanh toán bằng tiền mặt nữa. Doanh nghiệp, cá nhân thông qua Ngân hàng để thực hiện các khoản chi trả, đồng thời uỷ nhiệm cho Ngân hàng thu nhận các khoản tiền. - Chức năng tạo tiền. Tạo tiền là chức năng quan trọng của Ngân hàng Thương mại nói chung và của Ngân hàng TMCP Gia Định nói riêng, chức năng này được thực hiện thông qua các hoạt động tín dụng và đầu tư của Ngân hàng trong mối quan hệ với Ngân hàng Nhà nước, đặc biệt là trong quá trình thực hiện chính sách tiền tệ. Cung tiền cần được đảm bảo bình thường cho lưu thông, nếu cung tiền tăng quá nhanh sẽ gây tác động tiêu cực cho nền kinh tế. Mục đích của chính sách tiền tệ là thông qua các Ngân hàng thương mại, đưa ra khối lượng tiền cung ứng phù hợp với chính sách ổn định giá cả, thực hiện sự tăng trưởng kinh tế, tạo nhiều công ăn việc làm. * Cơ cấu tổ chức của các phòng ban trong Ngân hàng TMCP Gia Định Ngân hàng TMCP Gia Định hoạt động theo đúng pháp luật nhà nước, Pháp lệnh Ngân hàng, luật các tổ chức tín dụng của nước CHXHCN Việt nam, điều lệ và nghị quyết của Đại hội cổ đông. Đại hội cổ đông của Ngân hàng TMCP Gia Định là cơ quan quyết định cao nhất bao gồm: Đại hội cổ đông đầu tiên, Đại hội cổ đông thường niên, Đại hội cổ đông bất thường. Đại hội cổ đông đầu tiên bầu ra Hội đồng Quản trị và Ban Kiểm soát. Hội đồng Quản trị bổ nhiệm Ban điều hành. Trong Ban điều hành có 1 Tổng Giám đốc và 5 Phó Tổng Giám đốc. Giúp việc cho Ban điều hành là các phòng ban. Đại hội cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ban Tổng giám đốc Phòng Tín dụng Phòng Thanh toán Quốc tế Phòng Kinh doanh Đầu tư Phòng Nghiên cứu - Phát triển Phòng Quan hệ khách hàng Phòng Kế toán Phòng Kiểm soát nội bộ Phòng Ngân quỹ Phòng Vi tính Văn phòng Ban Tổng Giám đốc Phòng Nhân sự và Đào tạo Phòng Hành chính Trung tâm thẻ thanh toán Chi nhánh cấp I - chi nhánh cấp II Phòng Giao dịch và điểm Giao dịch Công ty trực thuộc 2.1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng TMCP Gia Định : Năm 2007 và 2008, nền kinh tế Việt Nam phát triển tích cực. Số lượng doanh nghiệp ngày càng tăng với chất lượng hoạt động ngày càng cao nên đã tạo nguồn khách hàng dồi dào cho hoạt động của ngành ngân hàng. Trong lĩnh vực ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tiếp tục ban hành nhiều quy định mới, giúp các ngân hàng thương mại chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh như cho phép các ngân hàng thương mại cấp tín dụng theo lãi suất thỏa thuận, giảm tỷ lệ kết hối, nới rộng biên độ tỷ giá ngoại tệ...Tuy vậy, nền kinh tế thế giới và Việt Nam vẫn gặp không ít các khó khăn. Trong nước, đầu tư nước ngoài giảm, xuất khẩu gặp nhiều khó khăn trước sự cạnh tranh mạnh về giá cả, chất lượng...Sự cạnh tranh giữ các ngân hàng thương mại cũng diễn ra ngày càng gay gắt hơn. Trước những thuận lợi và khó khăn chung, Ngân hàng TMCP Gia Định vẫn giữ được tốc độ tăng trưởng, phát triển ổn định và hiệu quả. Bên cạnh việc hoàn thành tốt kế hoạch kinh doanh, trong năm 2007 và 2008, Ngân hàng TMCP Gia Định tiếp tục xây dựng và áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trên toàn hệ thống với quyết tâm ngày càng nâng cao chất lượng quản lý và điều hành. 2.1.2.1 Tình hình kinh doanh về sản phẩm, giá cả, hệ thống phân phối và xúc tiến thương mại của Ngân hàng TMCP Gia Định * Về sản phẩm Sản phẩm của Ngân hàng thực chất là các dịch vụ Ngân hàng. Khách hàng mua sản phẩm của Ngân hàng thực chất là mua khả năng thỏa mãn một nhu cầu nào đó của mình. Các dịch vụ của Ngân hàng bao gồm: dịch vụ tiền gửi, dịch vụ tín dụng, nghiệp vụ đầu tư và các dịch vụ khác. Trong đó, tiền gửi là dịch vụ tạo nguồn chủ yếu cho Ngân hàng, còn cho vay là hoạt động quan trọng nhất, là nguồn thu chủ yếu của Ngân hàng. Ngoài hai nghiệp vụ trên, để sử dụng số vốn nhàn rỗi thì Ngân hàng tiến hành nghiệp vụ đầu tư vào các giấy tờ có giá nhằm mục đích tạo thu nhập và tăng khả năng thanh khoản cho Ngân hàng. Để bổ sung cho lợi nhuận và mở rộng hoạt động kinh doanh thì Ngân hàng TMCP Gia Định còn thực hiện các dịch vụ khác như: thanh toán trong nước và quốc tế, kinh doanh ngoại hối, bảo lãnh, cho thuê kho, quản lý hộ tài sản, đầu tư liên doanh và ủy thác đầu tư... Trong những năm qua, để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, Ngân hàng TMCP Gia Định đã không ngừng nâng cao chất lượng của các các sản phẩm và dịch vụ sẵn có và luôn tích cực, chủ động đưa ra các dịch vụ mới. * Về giá cả Giá của dịch vụ Ngân hàng chính là số tiền mà khách hàng phải bỏ ra khi được Ngân hàng cung cấp cho một dịch vụ nào đó. Nhìn chung, Ngân hàng TMCP Gia Định luôn có một biểu giá hợp lý và linh hoạt, nó vừa bảo đảm cho Ngân hàng thu được lãi, vừa đảm bảo sự cạnh tranh với các Ngân hàng khác và được khách hàng chấp nhận. Khi đưa ra mức giá cho các dịch vụ của mình, Ngân hàng TMCP Gia Định không chỉ căn cứ vào tổng chi phí bỏ ra mà còn đặt trong mối quan hệ với biểu giá chung của thị trường liên Ngân hàng và còn dựa vào mối quan hệ giữa Ngân hàng với khách hàng, với những khách hàng lớn, có mối quan hệ truyền thống thì Ngân hàng TMCP Gia Định luôn giành cho họ mức giá ưu đãi. * Về hệ thống phân phối Để đáp ứng nhu cầu về tiền gửi, tín dụng cũng như nhu cầu về các dịch vụ thanh toán quốc tế, bảo lãnh, ngoại hối, tư vấn... của khách hàng, Ngân hàng Ngân hàng TMCP Gia Định đã không ngừng hoàn thiện và mở rộng hệ thống phòng giao dịch cũng như mối quan hệ đại lý với các Ngân hàng trong và ngoài nước. * Về xúc tiến thương mại Ngày nay, với sự tham gia của rất nhiều Ngân hàng quốc doanh, Ngân hàng cổ phần, Ngân hàng liên doanh cũng như chi nhánh của các Ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam nên sự cạnh tranh trong trong hoạt động kinh doanh của các Ngân hàng trở nên gay gắt hơn bao giờ hết. Trong những năm qua, Ngân hàng TMCP Gia Định đã nhiều lần mở chiến dịch phát tờ rơi, quảng cáo trên đài truyền hình, tổ chức hội nghị khách hàng... Bộ phận Quan hệ Khách hàng luôn đóng vai trò quan trọng và dẫn đầu trong việc xác định khách hàng mục tiêu, xác định mục đích của việc xúc tiến, lựa chọn kênh thông tin, chuẩn bị nội dung, kế hoạch hoá sử dụng các phương pháp truyền thông tin, lập ngân sách kích thích và phân tích thông tin phản hồi... Chính nhờ những chiến dịch xúc tiến hợp lý mà Ngân hàng TMCP Gia Định đã nâng cao được hình ảnh, địa vị của mình trên thương trường, thu hút được ngày càng đông khách hàng đến giao dịch. 2.1.2.2 Tình hình về thị trường khách hàng Từ đặc thù về lĩnh vực kinh doanh của Ngân hàng mà khách hàng của Ngân hàng TMCP Gia Định chủ yếu là những cá nhân, tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế có nguồn vốn nhàn rỗi muốn gửi tại Ngân hàng và các cá nhân, tổ chức có nhu cầu về vốn muốn thông qua Ngân hàng để được cấp tín dụng. Bên cạnh đó, khách hàng của Ngân hàng TMCP Gia Định còn là những người muốn thông qua Ngân hàng để thực hiện các dịch vụ về bảo lãnh, thanh toán quốc tế và các dịch vụ khác. 2.1.2.3 Tình hình hoạt động của Ngân hàng TMCP Gia Định * Nguồn vốn hoạt động : Nhằm nâng cao năng lực tài chính, vào tháng 7/2007, Ngân hàng TMCP Gia Định đã thực hiện việc tăng vốn điều lệ lên 1000 tỷ đồng. Với lãi suất linh hoạt, loại hình huy động đa dạng, mạng lưới chi nhánh không ngừng được mở rộng, hoạt động huy động vốn của Ngân hàng TMCP Gia Định năm 2007 và 2008 vẫn đạt mức tăng trưởng cao. Bảng so sánh kết quả hoạt động năm 2007 và 2008 ĐVT: tỷ đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 % tăng trưởng Tổng tài sản 2.036,415 3.348,407 64% Dư nợ 1.051,172 1.296,136 80% Huy động 1.257,161 2.264,836 23% Mạng lưới 11 26 136% Nguồn báo cáo thường niên của Ngân hàng TMCP Gia Định năm 2007,2008 Bảng: Tình hình thực hiện năm 2008 so với kế hoạch Đvt: tỷ đồng Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện So với kế hoạch(%) Tổng tài sản 2.260 3.348,407 148 Dư nợ 1.262 1.296,136 103 Huy động 1.150 2.264,836 197 Lợi nhuận trước thuế 246 235 26 * Tín dụng Việc ban hành các nghị định, quyết định của Chính phủ và Ngân hàng Nhà nước, những khó khăn, vướng mắc về cơ chế cho vay được tháo gỡ, hoạt động tín dụng của các ngân hàng thương mại nói chung và Ngân hàng TMCP Gia Định nói riêng phát triển khá mạnh trong năm 2002. Ngân hàng TMCP Gia Định rất chú trọng đến việc nâng cao chất lượng tín dụng, giảm tỷ lệ nợ quá hạn, đa dạng hóa sản phẩm tín dụng, đơn giản hóa thủ tục cho vay. Đặc biệt, sản phẩm mới "Tín dụng Du học" ra đời nhằm hỗ trợ tài chính cho các phụ huynh du học sinh đã tạo tiền đề cho việc cung cấp sản phẩm "Du học trọn gói" của ngân hàng. Hoạt động tín dụng của Ngân hàng TMCP Gia Định đã đáp ứng được yêu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng. Tổng dư nợ cho vay bình quân đạt 1.712,4 tỷ đồng, tăng 43,6% so với năm 2007. Dư nợ cho vay đến 31/12/2008 đạt 2.575 tỷ đồng, tăng 102% so với năm 2007. Tỷ lệ nợ xấu đến 31/12/2008 giảm mạnh so với năm 2007, chiếm tỷ trọng 0,4% trên tổng dư nợ cho vay. * Thanh toán Quốc tế : Với định hướng xem hoạt động thanh toán quốc tế là nghiệp vụ trọng tâm, là đòn bẩy thúc đẩy các hoạt động khác, Ngân hàng TMCP Gia Định luôn đảm bảo đáp ứng đầy đủ ngoại tệ cho khách hàng, tài trợ ưu đãi cho doanh nghiệp xuất - nhập khẩu, giảm phí thanh toán, phí gửi chứng từ, đơn giản hóa thủ tục... Hoạt động thanh toán quốc tế của Ngân hàng TMCP Gia Định năm 2008 tăng 24,2% so với năm 2007. Tổng doanh số cả năm đạt 611,4 triệu USD. * Kinh doanh ngoại tệ : Trong năm 2007 và 2008, thị trường tiền tệ thế giới diễn biến hết sức phức tạp. Giá vàng thế giới tăng cao, đô la Mỹ giảm giá so với đồng EURO, Cục Dự trữ Liên bang Mỹ (FED) cắt giảm lãi suất. Tất các yếu tố đó đã ảng hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh ngoại tệ của ngân hàng. Tuy giá vàng trong nước có biến động do ảnh hưởng của giá vàng thế giới, nhưng nhờ các chính sách điều hành quản lý ngoại hối của Ngân hàng Nhà nước, thị trường ngoại hối trong nước tương đối ổn định, tỷ giá biến động không nhiều. Với chính sách giả cả linh hoạt, mạng lưới rộng khắp, Ngân hàng TMCP Gia Định đã thu hút được nguồn ngoại tệ từ dân cư, các doanh nghiệp và các tổ chức tài chính để đáp ứng đủ nhu cầu thanh toán xuất nhập khẩu và chi trả kiều hối. Tổng doanh số mua bán ngoại tệ năm 2008 đạt 1.225,6 triệu USD, tăng 16,2% so với năm 2007, trong đó doanh số bán ngọai tệ chiếm 49,8%. * Quan hệ Đối ngoại : Ngân hàng TMCP Gia Định rất chú trọng đến việc tăng cường mối quan hệ đối ngoại thông qua việc đẩy mạnh hợp tác với các tổ chức quốc tế và mở rộng mạng lưới ngân hàng đại lý. Ngân hàng TMCP Gia Định đã được Tổ chức Hợp tác Phát triển Quốc tế Thụy Điển (SIDA) và Ngân hàng Hợp tác Quốc tế Nhật Bản (JBIC) chọn tham gia chương trình tài trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Với dự án "Tài chính Phát triển Nông thôn" của Ngân hàng Thế giới sau khi triển khai thành công giai đoạn 1 từ năm 1997, Ngân hàng TMCP Gia Định tiếp tục được chọn để triển khai giai đoạn 2 từ năm 2008. Dự án này ngoại việc góp phần phát triển kinh tế xã hội cho khu vực nông thôn, còn giúp Ngân hàng TMCP Gia Định nâng cao năng lực tài chính, trình độ nhân viên, công nghệ thông tin và ứng dụng của chính ngân hàng. Về quan hệ ngân hàng đại lý, đến cuối năm 2008, Ngân hàng TMCP Gia Định đã có quan hệ đại lý với 1026 ngân hàng và chi nhánh ngân hàng thuộc 95 nước trên thế giới. * Nghiệp vụ thẻ thanh toán : * Chuyển tiền nhanh : Mạng lưới Ngân hàng TMCP Gia Định mở rộng đã tạo điều kiện phát triển dịch vụ chuyển tiền nhanh, đáp ứng nhu cầu thanh toán của khách hàng tại nhiều địa bàn trong cả nước. Tổng số lượt chuyển tiền năm 2008 tăng 4.831 lượt so với năm 2007. Tuy nhiên, do nhu cầu thanh toán của khách hàng giảm nên doanh số chuyển tiền giảm nhẹ so với năm 2007, đạt 4.344 tỷ đồng. * Thu - Chi hộ : Nhờ mở rộng mạng lưới hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ, Ngân hàng TMCP Gia Định ngày càng thu hút nhiều công ty, tổ chức sử dụng dịch vụ thu - chi hộ, đặc biệt là dịch vụ chi lương hộ. Tổng doanh số thu - chi hộ năm 2002 đạt 3.540,5 tỷ đồng, tăng 75% so với năm 2001. * Hoạt động đầu tư - liên doanh : Ngân hàng TMCP Gia Định tham gia đầu tư - liên doanh vào các lĩnh vực hoạt động có hiệu quả. Vốn đầu tư - liên doanh của Ngân hàng luôn đảm bảo tuân thủ quy định của Ngân hàng Nhà Nước. Tổng thu nhập của Ngân hàng TMCP Gia Định từ hoạt động đầu tư - liên doanh là 2,8 tỷ đồng. * Hoạt động nghiên cứu - phát triển : Ngân hàng TMCP Gia Định tiếp tục đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu - phát triển, tập trung vào thiết kế sản phẩm mới, cải tiến các sản phẩm dịch vụ hiện có. Ngân hàng TMCP Gia Định đã nghiên cứu và đưa vào sử dụng hệ thống Xếp hàng điện tử hỗ trợ cho mô hình dịch vụ "một cửa" tại Hội sở để rút ngắn thời gian giao dịch. Bên cạnh đó, Ngân hàng TMCP Gia Định cũng đang triển khai một số đề tài nghiên cứu khác nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và mang lại cho khách hàng nhiều tiện ích ngân hàng hiện đại. * Hoạt động Đổi mới Công nghệ Thông tin : Là một doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ ở trình độ cao nên Ngân hàng TMCP Gia Định đã chú trọng xây dựng chương trình hiện đại hoá công nghệ thông tin để phục vụ hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Ban Quản lý Dự án đổi mới công nghệ thông tin đã được thành lập nhằm xây dựng kế hoạch tiển khai Dự án đổi mới hệ thống tin học, hiện đại hoá công nghệ ngân hàng trong tiến trình hội nhập với khu vực và thế giới. Sự đổi mới về công nghệ thông tin trong thời gian qua đã đóng góp đáng kể vào kết quả đổi mới các lĩnh vực nghiệp vụ Ngân hàng cũng như nâng cao hiệu suất công việc. * Công tác Đào tạo và Phát triển Nguồn Nhân lực : Với quy mô, mạng lưới hoạt động phát triển ngày càng mạnh, công tác tuyển dụng - đào tạo nhân sự đặc biệt được chú trọng. Năm 2008, Ngân hàng TMCP Gia Định đã tuyển dụng thêm gần 500 cán bộ nhân viên cho các chi nhánh và các bộ phận có yêu cầu, nâng số nhân sự của hệ thống lên 5370 người. Trong năm, Ngân hàng TMCP Gia Định đã tổ chức 57 khoá đào tạo, hội thảo để nâng cao trình độ nghiệp vụ, nâng cao kiến thức chính trị - xã hội cho cán bộ nhân viên. * Hoạt động của các Chi nhánh : Hiện tại Ngân hàng TMCP Gia Định có 26 chi nhánh và điểm Giao dịch. Mạng lưới hoạt động của Ngân hàng TMCP Gia Định đã phủ khắp các khu vực kinh tế trọng điểm. 2.1.2.4 Kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận : Các chỉ tiêu hoạt động năm 2008 của Gia Định Ngân hàng, cụ thể như sau: - Tổng tài sản đến 31/12/2008 đạt 3.348,407 tỷ đồng, tăng 1.311,992 tỷ đồng so 31/12/2007 (tỷ lệ tăng 64%). - Tổng số dư huy động vốn đến 31/12/2008 đạt 2.264,836 tỷ đồng, (tỷ lệ tăng 80%) so với năm 2007 và đạt 196,9% so với kế hoạch năm 2008. - Tổng dư nợ tín dụng đến 31/12/2008 đạt 1.296,136 tỷ đồng, (tỷ lệ tăng 23,3%) so với năm 2007 và đạt 103% so với kế hoạch năm 2008. BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH 2008 1. Thu nhập li v cc khoản thu nhập tương tự 19 218.940.252.048 110.481.269.493 2. Chi phí li v cc chi phí tương tự 20 118.992.919.267 55.735.489.905 I. Thu nhập li thuần 99.947.332.781 54.745.779.588 3. Thu nhập từ hoạt động dịch vụ 4.466.795.443 2.104.836.924 4. Chi phí hoạt động dịch vụ 1.208.444.647 384.272.116 II. Li/ lỗ thuần từ hoạt động dịch vụ 21 3.258.350.796 1.720.564.808 III. Li/ lỗ thuần từ hoạt động kinh doanh ngoại hối 22 4.127.350.539 (91.957.385) IV. Li/ lỗ thuần từ mua bn chứng khốn kinh doanh 23 (44.785.340.584) 4.361.669.600 V. Li/ lỗ thuần từ mua bn chứng khốn đầu tư - - 5. Thu nhập từ hoạt động khác 513.787.001 90.761.388.890 6. Chi phí hoạt động khác - 28.651.000.000 Vl. Li/ lỗ thuần từ hoạt động khác 24 513.787.001 62.110.388.890 VII. Thu nhập từ gĩp vốn, mua cổ phần - - VIII. Chi phí hoạt động 25 55.496.719.467 19.891.761.053 IX. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trước chi phí dự phịng rủi ro tín dụng 7.564.761.066 102.954.684.448 X. Chi phí dự phịng rủi ro tín dụng 1.329.690.917 1.922.757.497 XI. Tổng lợi nhuận trước thuế 26 6.235.070.149 101.031.926.951 7. Chi phí thuế TNDN hiện hnh 26 1.293.592.508 36.653.588.725 8. Chi phí thuế TNDN hỗn lại - - XII. Chi phí thuế TNDN 1.293.592.508 36.653.588.725 XIII. Lợi nhuận sau thuế 4.941.477.641 64.378.338.226 XIV. Lợi ích của cổ đông thiểu số - - XV. Li cơ bản trên cổ phiếu 18.2 74 2.457 (Nguồn: Báo cáo hoạt động thường niên của Ngân hàng TMCP Gia Định năm 2008) 2.2 Thực trạng thực hiện thanh toán tín dụng chứng từ tại Ngân hàng TMCP Gia Định trong thời gian qua. 2.2.1 Quy trình thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng TMCP Gia Định Hiện nay, trong thương mại quốc tế, để dung hoà quyền lợi và trách nhiệm của hai bên xuất khẩu và nhập khẩu, để đạt tới sự ưu việt nhất trong thanh toán xuất nhập khẩu, người ta thường sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ. Khi sử dụng phương thức thanh toán này, tùy từng trường hợp cụ thể mà sẽ có sự tham gia của nhiều hay ít Ngân hàng và vai trò của các Ngân hàng cũng khác nhau và từ đó dẫn đến quy trình thanh toán cũng khác nhau. Hiện nay, hệ thống Ngân hàng ở Việt nam nói chung và Ngân hàng TMCP Gia Định nói riêng thường tham gia vào quá trình thanh toán tín dụng chứng từ với tư cách là Ngân hàng mở thư tín dụng hoặc thông báo thư tín dụng với tư cách là Ngân hàng thông báo. Trong đó, Ngân hàng thông báo sẽ không có trách nhiệm trả tiền, chỉ có trách nhiệm thông báo về việc mở thư tín dụng, gửi bộ chứng từ đi đòi tiền hoặc chiết khấu bộ chứng từ. Sau đây sẽ là quy trình thanh toán tín dụng chứng từ mà Ngân hàng TMCP Gia Định thường sử dụng khi tham gia vào quá trình thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu. * Trường hợp Ngân hàng TMCP Gia Định tham gia vào quá trình thanh toán với tư cách là Ngân hàng mở thư tín dụng. Yêu cầu: Khách hàng có nhu cầu mở thư tín dụng phải có đủ các hồ sơ sau: Đơn xin mở thư tín dụng. Hợp đồng nhập khẩu. Giấy phép nhập khẩu chuyến hoặc ý kiến xác nhận của cơ quan quản lý chuyên ngành đối với các trường hợp hàng hoá nhập khẩu thuộc mặt hàng phải có giấy phép nhập khẩu của Bộ thương mại hoặc của cơ quan quản lý chuyên ngành. Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác (nếu có). Các căn cứ chứng minh khả năng thanh toán cho thư tín dụng. Tiền trên tài khoản ký quỹ (và/ hoặc) Quyết định duyệt vay (và/ hoặc) Các căn cứ khác chứng minh khả năng thanh toán khi đến hạn thanh toán theo dự tính. Xác định mức ký quỹ mở thư tín dụng. Đối với khách hàng nhập khẩu thanh toán bằng vốn tự có, mức ký quỹ quy định chung là 100%. Nếu khách hàng có yêu cầu ký quỹ dưới 100% phải làm đơn đề nghị với Ngân hàng. Căn cứ vào mức độ tin cậy, tình hình tài chính và khả năng thanh toán của khách hàng, Phòng kinh doanh và các Phòng giao dịch sẽ trình Tổng giám đốc, Chủ tịch hội đồng quản trị duyệt ký mức ký quỹ cụ thể. Đối với khách hàng có nhu cầu vay vốn Ngân hàng để thanh toán thư tín dụng nhập khẩu, mức kỳ quỹ tối thiểu là 5%. Số tiền này khách hàng phải ký quỹ bằng vốn tự có. Khách hàng phải được duyệt vay, ký hợp đồng tín dụng trước khi mở thư tín dụng. Thời điểm phát tiền vay quy định trong thư tín dụng phải phù hợp với thời điểm thanh toán thư tín dụng dự kiến. Khách hàng có nhu cầu mở thư tín dụng trả chậm, ngoài trường hợp ký quỹ 100% trị giá thư tín dụng đều phải được Ngân hàng bảo lãnh cho số tiền còn thiếu so với trị giá thư tín dụng trả chậm. Giấy bảo lãnh mở thư tín dụng trả chậm phải được Tổng giám đốc ký duyệt theo quy định về bảo lãnh mở thư tín dụng trả chậm. Trường hợp khách hàng có yêu cầu mở thư tín dụng có xác nhận, ngoài các quy định về mức ký quỹ của Ngân hàng TMCP Gia Định, mức ký quỹ này còn phụ thuộc vào yêu cầu của Ngân hàng xác nhận. Nếu Ngân hàng xác nhận yêu cầu Ngân hàng TMCP Gia Định ký quỹ thì khách hàng phải ký quỹ đủ số tiền được yêu cầu. Các yêu cầu đối với phòng thanh toán quốc tế. Nội dung của thư tín dụng mở cho khách hàng phải ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, khớp đúng với nội dung ghi trong đơn xin mở thư tín dụng của khách hàng. Trong trường đơn xin mở thư tín dụng của khách hàng có những điểm không rõ ràng hoặc bất lợi, thiếu chính xác.. thanh toán viên cần hướng dẫn cho khách hàng bổ sung, sửa đổi nội dung đơn xin mở thư tín dụng. Những sửa đổi trong thư tín dụng phải được thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận. Nếu như trong đơn xin mở thư tín dụng của khách hàng không chỉ định Ngân hàng thông báo, thanh toán viên tự chọn ngân hàng đại lý thuận tiện và có quan hệ tốt, có tín nhiệm làm Ngân hàng thông báo thư tín dụng. Khi có yêu cầu điều chỉnh thư tín dụng, khách hàng cần phải gửi đến Ngân hàng đơn điều chỉnh thư tín dụng đã được thủ trưởng đơn vị ký và các chứng từ yêu cầu điều chỉnh có liên quan của bên bán như Fax, thư yêu cầu điều chỉnh (nếu có), phụ lục hợp đồng ngoại... Sau khi thanh toán viên gửi điện sửa chữa đến Ngân hàng thông báo, nếu nhận được thông tin chấp nhận hay từ chối từ phía Ngân hàng của người thụ hưởng thì phải thông báo ngay cho khách hàng. Khi thư tín dụng hết hạn hiệu lực trong vòng một tháng mà chưa nhận được ý kiến từ phía Ngân hàng thông báo, thanh toán viên phải thông báo cho khách hàng mở thư tín dụng để có ý kiến xử lý hồ sơ. Thanh toán viên khi nhận được điện đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài, nhất thiết phải kiểm tra tính xác thực của điện (chuyển bộ phận mã khoá xác định Testkey). Sau đó, thanh toán viên soạn điện trả tiền cho Ngân hàng nước ngoài theo ngày hiệu lực của điện đòi tiền. Nếu trong điện đòi tiền không ghi ngày hiệu lực thì việc kiểm tra, soạn điện, chuyển điện thanh toán và hạch toán không vượt quá 03 ngày làm việc. Đối với thư tín dụng cho phép đòi tiền bằng điện. Trường hợp trong thời gian đòi tiền cho phép, Ngân hàng nhận được bộ chứng từ có sai sót phải điện báo ngay cho Ngân hàng đòi tiền đồng thời phải báo ngay cho người mở thư tín dụng biết để họ cho ý kiến, tối đa không quá 03 ngày làm việc. Đối với thư tín dụng cho phép đòi tiền bằng chứng từ, khi chứng từ được gửi tới Ngân hàng, thanh toán viên phải kiểm tra xem có phù hợp với các điều khoản của thư tín dụng hay không, sau đó thông báo ngay kết quả đến khách hàng và phòng kinh doanh. Trong trường hợp chứng từ hoàn hảo, phù hợp với các điều khoản của thư tín dụng: phòng thanh toán quốc tế thông báo cho khách hàng và phòng kinh doanh làm thủ tục. Trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận được chứng từ, khách hàng phải chuyển đủ số tiền còn lại vào tài khoản ký quỹ thanh toán thư tín dụng hoặc ký khế ước nhận nợ nếu thư tín dụng thanh toán bằng vốn vay (áp dụng cho thư tín dụng trả ngay). Trong vòng 03 ngày kể từ ngày thông báo, yêu cầu khách hàng phải ký chấp nhận thanh toán hối phiếu (áp dụng với thư tín dụng trả chậm). Sau đó, Ngân hàng phải ký hậu, trả chứng từ cho khách hàng và lập điện thanh toán tiền cho Ngân hàng gửi chứng từ. Trong trường hợp chứng từ không hoàn hảo, không phù hợp với các điều khoản của thư tín dụng: phòng thanh toán quốc tế liệt kê các sai sót gửi đến khách hàng và yêu cầu khách hàng trả lời chính thức trong vòng 02 ngày kể từ ngày thông báo, đồng thời gửi điện thông báo lỗi gửi đến Ngân hàng gửi chứng từ. Trong trường hợp khách hàng chấp nhận thông báo trên, khách hàng phải gửi lại Ngân hàng ý kiến chấp nhận có chữ ký của thủ trưởng đơn vị, sau đó làm các thủ tục ký quỹ phần còn lại giống như trường hợp chứng từ hoàn hảo. Sau đó Ngân hàng ký hậu, trả chứng từ cho khách hàng và lập điện thanh toán tiền cho Ngân hàng gửi chứng từ. Trong trường hợp khách hàng xin bảo lãnh nhận hàng hoặc xin ký hậu Vận đơn trước khi bộ chứng từ về đến Ngân hàng, khách hàng cần phải gửi tới Ngân hàng: thông báo nhận hàng của Hải quan và giấy yêu cầu ký hậu Vận đơn hoặc bảo lãnh nhận hàng, trong đó chỉ rõ khách hàng chấp nhận thanh toán không điều kiện trong trường hợp bộ chứng từ có sai sót. * Trường hợp Ngân hàng TMCP Gia Định tham gia vào quá trình thanh toán với tư cách là Ngân hàng thông báo. Quá trình nhận và gửi bộ chứng từ đi đòi tiền được tiến hành qua các bước sau: - Bước 1: Khách hàng xuất trình bộ chứng từ. - Bước 2: Phòng thanh toán quốc tế nhận, kiểm tra bộ chứng từ, góp ý cho khách hàng hoàn thiện bộ chứng từ. Lập thư đòi tiền (hoặc lập và chuyển điện đòi