Chuyên đề Giải pháp hoàn thiện phương pháp kế toán nghiệp vụ xuất khẩu chè tại Tổng công ty chè Việt Nam

kết quả kinh doanh”. Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ẢNH CỦA TÀI KHOẢN 333 - THUẾ VÀ CÁC KHOẢN PHẢI NỘP NHÀ NƯỚC  Bên Nợ: - Số thuế GTGT đã được khấu trừ trong kỳ; - Số thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp, đã nộp vào Ngân sách Nhà nước; - Số thuế được giảm trừ vào số thuế phải nộp; - Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, bị giảm giá. Bên Có: - Số thuế GTGT đầu ra và số thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp; - Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp vào Ngân sách Nhà nước. Số dư bên Có: Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác còn phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Trong trường hợp cá biệt, Tài khoản 333 có thể có số dư bên Nợ. Số dư Nợ (nếu có) của TK 333 phản ánh số thuế và các khoản đã nộp lớn hơn số thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước, hoặc có thể phản ánh số thuế đã nộp được xét miễn hoặc giảm cho thoái thu nhưng chưa thực hiện việc thoái thu. Ngoài ra, kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa còn sử dụng tài khoản 515, 635, 641,642…. 1.3.2.3.Trình tự kế toán: Giải thích sơ đồ 1 : Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp : (1) Mua hàng để chuyển đi xuất khẩu : (2c) Xuất kho hàng chuyển đi xuất khẩu : (3a) Chi phí phát sinh bằng VND trong quá trình gửi hàng đi xuất khẩu (3b) Chi phí phát sinh bằng ngoại tệ trong quá trình gửi hàng đi xuất khẩu (4a) Phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu (5) Phản ánh giá vốn hàng xuất khẩu (6a) Người nhập khẩu trả tiền, lãi tỷ giá hối đoái (6b) Người nhập khẩu trả tiền, lỗ tỷ giá hối đoái (7a) Xác định thuế xuất khẩu phải nộp : (7b) Nộp thuế xuất khẩu : (8) Khi nhận được thuế GTGT đầu vào của hàng xuất khẩu, kế toán ghi : 1.3.3.Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu ủy thác 1.3.3.1.Kế toán bên giao ủy thác xuất khẩu a.Chứng từ kế toán Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu ủy thác dụng các chứng từ ban đầu tương tự nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp. Ngoài ra còn các sử dụng các chứng từ : Hợp đồng ủy thác xuất khẩu. Biên bản thanh lý hợp đồng Hóa đơn GTGT do bên nhận XK ủy thác gửi tới về khoản hoa hồng ủy thác. b.Tài khoản kế toán Ngoài những tài khoản trên thì bên giao ủy thác XK còn sử dụng các TK sau TK 131 ( Chi tiết bên giao ủy thác ) : Phản ánh tình hình thanh toán giữa bên giao ủy thác với bên nhận ủy thác về tiền hàng xuất khẩu TK 3338 ( Chi tiết bên nhận ủy thác ) : Phản ánh tình hình thanh toán giữa bên giao ủy thác với bên nhận ủy thác về thuế xuất khẩu, thuế TTĐB của hàng xuất khẩu, hoa hồng và các khoản chi phí chi hộ. c.Trình tự kế toán Giải thích sơ đồ 2 : Kế toán bên giao ủy thác xuất khẩu : (1) Giao hàng cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu (2a) Phản ánh giá vốn hàng xuất khẩu (2b) Phản ánh doanh thu hàng xuất khẩu (2c) Phản ánh số thuế xuất khẩu, thuế TTĐB phải nộp. (3) Phí uỷ thác xuất khẩu phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu (4) Bù trừ khoản tiền phải thu về hàng xuất khẩu với khoản phải trả đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu (5) Số tiền bán hàng uỷ thác xuất khẩu còn lại sau khi đã trừ phí uỷ thác xuất khẩu và các khoản do đơn vị nhận uỷ thác chi hộ. 1.3.3.2.Kế toán bên nhận ủy thác xuất khẩu a.Chứng từ kế toán : Kế toán xuất khẩu ủy thác sử dụng các chứng từ sau : Hợp đồng nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa. Biên bản thanh lý hợp đồng Chứng từ khác : Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, vận đơn, Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận bảo hiểm, bảng kê kiểm nghiệm hàng hóa, tờ khai hải quan hàng xuất khẩu……….. b.Tài khoản kế toán Kế toán nghiệp vụ nhận xuất khẩu ủy thác còn sử dụng thêm các tài khoản : TK 131 ( Chi tiết theo từng người nhập khẩu ) : Phản ánh tình hình thanh toán giữa bên nhận ủy thác với người nhập khẩu về tiền hàng xuất khẩu ủy thác. TK 331 ( Chi tiết bên giao ủy thác ) : Phản ánh tình hình thanh toán giữa bên nhận ủy thác với bên giao ủy thác về tiền hàng xuất khẩu. TK 131 ( Chi tiết bên giao ủy thác ) : Phản ánh tình hình thanh toán giữa bên nhận ủy thác với bên giao ủy thác về hoa hồng ủy thác. TK 1388 ( Chi tiết bên giao ủy thác ) : Phản ánh tình hình thanh toán giữa bên nhận ủy thác với bên giao ủy thác về các khoản chi phí chi hộ. TK 3388 ( Cho tiết các khoản nộp hộ ngân sách ) : Phản ánh tình hình thanh toán giữa bên nhận ủy thác với ngân sách về thuế xuất khẩu, thuế TTĐB của hàng xuất khẩu nộp hộ. c.Phương pháp kế toán Giải thích sơ đồ 3 : Kế toán bên nhận ủy thác xuất khẩu : (1) Nhận hàng của đơn vị uỷ thác xuất khẩu (2a) Phản ánh số tiền hàng uỷ thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao uỷ thác xuất khẩu, ghi: (2b) Thuế xuất khẩu phải nộp hộ cho bên giao uỷ thác xuất khẩu (2c) Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp hộ cho bên giao uỷ thác xuất khẩu (3) Phản ánh doanh thu phí uỷ thác xuất khẩu, ghi: (4) Các khoản chi hộ cho bên uỷ thác xuất khẩu (Phí ngân hàng, phí giám định hải quan, chi vận chuyển bốc xếp hàng...) (5) Tiền hàng thu hộ cho bên uỷ thác xuất khẩu (6) Nộp hộ thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt cho đơn vị ủy thác xuất khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi: (7) Đơn vị uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ phí uỷ thác xuất khẩu, và các khoản chi hộ (8) Chuyển trả cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu số tiền hàng còn lại sau khi đã trừ phí uỷ thác xuất khẩu và các khoản chi hộ, căn cứ chứng từ liên quan, ghi: 1.3.4.Số sách kế toán Để hiểu rõ hơn về hệ thống sổ sách áp dụng cho nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa, chúng ta tìm hiểu kỹ hơn qua các hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp : 1.3.4.1.Hình thức Nhật ký Chung : Sổ sách kế toán - Sổ nhật ký chung - Sổ cái các tài khoản : 111, 112, 131, 156, 157, 331, 511, 3333, 632…….. - Nhật ký đặc biệt như : Nhật ký mua hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền. - Sổ chi tiết tùy vào nhu cầu quản lý của doanh nghiệp : sổ theo dõi hàng hóa, doanh thu, công nợ, thuế xuất khẩu, chi tiết doanh thu mở theo thị trường xuất khẩu hoặc theo phòng kinh doanh, chi tiết theo thị trường xuất khẩu… Trình tự kế toán hoạt động xuất khẩu hàng hóa : Khi nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động xuất khẩu hàng hóa phát sinh, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật Ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản 111, 112, 131, 156, 157, 331, 511, 3333, 632.... Nếu đơn vị có mở các sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ xuất khẩu được ghi vào sổ, thẻ chi tiết có liên quan. Ví dụ sổ chi tiết công nợ phải thu, sổ chi tiết doanh thu hoạt động xuất khẩu, Sổ chi tiết hàng gửi đi bán……. Khi mua hàng hóa để xuất khẩu, kế toán ghi vào sổ nhật ký mua hàng. Định kỳ (3,5,… ngày ) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái. Cuối tháng, quý, năm , cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh, Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra SỔ NHẬT KÝ CHUNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số phát sinh Sổ nhật ký đặc biệt : NK chi tiền Sổ chi tiết công nợ, doanh thu, hàng gửi bán… Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán SỔ CÁI CÁC TK 511,632,131,157….. Sổ nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ CÁI Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết 1.3.4.2.Hình thức Nhật ký sổ cái Sổ sách kế toán - Sổ Nhật ký- Sổ cái - Sổ chi tiết tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Trình tự kế toán hoạt động xuất khẩu hàng hóa Khi nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động xuất khẩu hàng hóa phát sinh, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ Nhật ký – sổ cái, sau đó chứng từ này để ghi vào sổ, thẻ chi tiết có liên quan. Trình tự ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ KT CTiết Dthu, chi phí, Công nợ… Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký sổ cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ quĩ 1.3.4.3.Hình thức Chứng từ ghi sổ Sổ sách kế toán - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản 111, 112, 131, 156, 157, 331, 511, 3333, 632.... - Sổ chi tiết : Như đã nêu ở phần nhật ký chung. Trình tự kế toán hoạt động xuất khẩu hàng hóa Khi nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động xuất khẩu hàng hóa phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ kế toán chi tiết TK 511, 131, 632, 156, 157, 635, 515....Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ và sổ cái lập BCĐSPS. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và Bảng TH chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ chi tiết ) được dùng để lập báo cáo tài chính. Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Chứng từ kế toán Sổ quĩ Sổ, thẻ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ của TK 511, 131, 632, 515, 635… Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái các tài khoản 111,112,131,511,632. BÁO CÁO TÀI CHÍNH Trình tự ghi sổ 1.3.4.4.Hình thức Nhật ký chứng từ Sổ sách kế toán : - Nhật ký chứng từ số : 1,2,3,8 ghi có các tk 111,112,331,632,511… - Bảng kê 2,5,8,10,11. - Sổ cái các tài khoản111,112,331,632,511…… - Sổ chi tiết tùy thuộc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Trình tự kế toán xuất khẩu hàng hóa Khi nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động xuất khẩu hàng hóa phát sinh, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký – Chứng từ 1,2,3,8 hoặc Bảng kê 2,5,8,10,11 Đối với các nhật ký - chứng từ mà hoạt động kế toán xuất khẩu sử dụng được ghi vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của Bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký – chứng từ. Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký – chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái TK111, 111, 112, 131, 156, 157, 331, 511, 3333, 632.... Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký – Chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được lập báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ Chứng từ gốc và các bản phân bổ NKCT 1,2,5,8 Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái các tài khoản111,112, 511,632,131, 3333 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kê số 1,2,8,10 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.3.4.5.Kế toán máy Sổ sách kế toán Phần mềm kế toán sẽ được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự kế toán xuất khẩu hàng hóa Khi nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động xuất khẩu hàng hóa phát sinh, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hơp chứng từ cùng loại, nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Cuối tháng, kế toán thực hiện thao tác khóa sổ, lập báo cáo tài chính.Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo qui định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo qui định về sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ PHẦN MỀM KẾ TOÁN Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị SỔ KẾ TOÁN: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU TẠI TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM ---o0o--- 2.1.ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM 2.1.1.Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh: 2.1.1.1.Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty chè Tổng công ty chè Việt Nam là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh chè lớn nhất trong số hơn 600 doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh chè Việt Nam. Tiền thân là Liên hiệp các xí nghiệp công nông nghiệp chè Việt Nam. Ngày 19/04/1974, Liên hiệp các xí nghiệp công nông nghiệp chè Việt Nam được thành lập theo quyết định số 95/CP của Hội đồng Chính phủ , do Bộ lương thực và công nghiệp thực phẩm quản lý. Liên hiệp bao gồm 11 đơn vị thành viên với nhiệm vụ chính là thu mua , chế biến và xuất khẩu chè Việt Nam Ngày 02/03/1979, Hội đồng chính phủ ra quyết định số 75/CP về việc thống nhất tổ chức ngành chè ,hợp nhất hai khâu trồng trọt và chế biến, giao cho các nông trường chè của địa phương ,chịu sự quản lý của Trung ương. Năm 1987, Liên hiệp chè đã tiếp nhận Công ty xuất – khẩu chè Vinalimex hình thành nên Công ty xuất – nhập khẩu và Đầu tư phát triển chè ( VINATEA ) - đầu mối ký kết các hợp đồng kinh tế và xuất khẩu chè và nhập khẩu vật tư hàng hóa, thiết bị phục vụ cho sản xuất chè trong nước. Mô hình quản lý của Liên hiệp không còn thích hợp nữa. Trước tình hình đó ,Bộ trưởng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn đã ra quyết định số 394NN-TCCB/QĐ tháng 12 năm 1995 cho phép thành lập Tổng công ty chè Việt Nam. - Tên giao dịch quốc tế : The Vietnam National Tea Corporation - Tên viết tắt : VINATEA CORP - Trụ sở chính đặt tại : 92 Võ Thị Sáu – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội 2.1.1.2.Tình hình hoạt động kinh doanh của Tổng công ty Trong giai đoạn năm 2003 – 2007 thì sản lượng chè giảm mạnh nhất năm 2003 do chiến tranh tại Iraq. Kim ngạch xuất khẩu của Tổng công ty cũng biến đổi không đều .Về thị trường , tuy sản phẩm Tổng công ty đã có mặt hơn 40 quốc gia nhưng thị trường vẫn luôn là khâu bị động. Điều này thể hiện rất rõ khi năm 2003, thị trường Iraq có sự biến động .Tuy nhiên , Tổng công ty đã mạnh dạn mở rộng thị trường tại Nga , Đức , các nước Đông Âu , Trung Cận Đông và Pakista….Vì vậy , từ năm 2004 đến năm 2007, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty không ngừng được cải thiện , gia tăng qua các năm .Riêng năm 2005 , Kết quả hoạt động kinh doanh không tốt lắm, lỗ 4.156.491.679 đ. 2.1.1.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại cơ quan Văn phòng Tổng công ty Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Phòng Kế hoạch đầu tư Phòng Kế toán tài chính Phòng kỹ thuật Phòng KCS Phòng tổ chức pháp chế Văn phòng Phòng Kinh doanh 1,2,3 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, mô hình tổ chức và hoạt động của Tổng công ty chè Việt Nam, bộ máy quản lý của Văn phòng Tổng công ty được sắp xếp như sau : Lãnh đạo điều hành gồm Tổng giám đốc, 01 Phó Tổng giám đốc phụ trách sản xuất, KHKT và Pháp chế; 01 Phó Tổng giám đốc phụ trách Thị trường và kinh doanh XNK; 01 Phó Tổng giám đốc phụ trách Nội chính – Văn phòng. Các phòng quản lý gồm 6 phòng : - Phòng Tài chính – Kế toán : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng quản trị , Tổng giám đốc về lĩnh vực tài chính , đầu tư tài chính , hạch toán kế toán , phân tích hoạt động kinh tế đối với mọi hoạt động đầu tư , sản xuất kinh doanh của Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc công ty Mẹ - Phòng Kế hoạch – Đầu tư : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng quản trị , Tổng giám đốc trong các lĩnh vực : kế hoạch và các chiến lược trong sản xuất kinh doanh , đầu tư , hợp tác liên doanh , liên kết . - Phòng Kỹ thuật : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng quản trị , Tổng giám đốc về lĩnh vực kỹ thuật nông nghiệp , công nghiệp , thiết bị máy móc và xây dựng cơ bản - Phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm :Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng Quản trị , Tổng giám đốc về kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm chè. - Phòng Tổ chức – Pháp chế : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng Quản trị , Tổng giám đốc về các lĩnh liên quan - Văn phòng : Tham mưu , giúp việc cho Hội đồng quản trị , Tổng giám đốc về công tác trong lĩnh vực văn phòng Có 3 phòng kinh doanh : Phòng kinh doanh số 1, 2, 3. 2.1.2.Đặc điểm công tác kế toán tại cơ quan văn phòng Tổng công ty 2.1.2.1.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán tài sản cố định Kế toán thanh toán ngân hàng Kế toán thu mua và xuất nhập khẩu Trưởng phòng kế toán tài chính Phó phòng kinh doanh Phó phòng sản xuất Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Văn phòng Tổng công ty Tổng công ty chè Việt Nam tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức hỗn hợp. Các đơn vị thành viên hạch toán độc lập thì có phòng kế toán riêng , được tự chủ về các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như về tài chính. Còn các chi nhánh và các đơn vị hạch toán phụ thuộc thì không đặt phòng kế toán, mọi nghiệp vụ kế toán được giao cho một nhân viên chuyên trách chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng kế toán tài chính của Tổng công ty chè . Sự phân công lao động trong bộ máy kế toán đặt tại cơ quan văn phòng TCT Trưởng phòng KT – TC kiêm Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều phối mọi hoạt động trong phòng và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về mọi hoạt động của phòng . Phó phòng phụ trách kinh doanh: quản lý những vấn đề về vốn kinh doanh xuất nhập khẩu tại Tổng công ty và báo cáo cho trưởng phòng Phó phòng phụ trách sản xuất : quản lý những vấn đề về đầu tư , hợp tác liên doanh liên kết , chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phòng . Kế toán tài sản cố định : theo dõi tình hình TSCĐ , định kỳ tính khấu hao và thanh lý khi hết hạn sử dụng. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương :chấm công , tổng hợp lương và các khoản trích theo lương như BHYT , BHXH , KPCĐ …… Kế toán thu mua và xuất nhập khẩu : theo dõi hàng hóa nhập xuất tồn kho và công nợ người mua. Kế toán thanh toán ngân hàng Kế toán công nợ : theo dõi công nợ người mua , công nợ phải thu , phải trả …. Thủ quỹ phụ trách thu chi tiền mặt , theo dõi tồn quỹ hàng ngày và đối chiếu với kế toán thanh toán. 2.1.2.2.Hình thức kế toán Hiện nay Văn phòng Tổng công ty chè Việt Nam đang sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ và được thực hiện trên phần mềm kế toán FAST. - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái - Bảng cân đối SPS các tài khoản - Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản - Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản - Sổ chi tiết tài khoản - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt - Sổ tiền gửi ngân hàng - Sổ chi tiết tiền vay - Thẻ kho - Sổ chi tiết hàng hóa - Sổ tài sản cố định - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết thanh toán với người mua - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng 2.1.2.3.Chính sách kế toán Chế độ kế toán áp dụng : Tổng công ty áp dụng chế độ toán Việt Nam theo quyết định số 15/2006 QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính, các chuẩn mực kế toán doanh nghiệp ban hành và các văn bản sửa đổi bổ xung hướng dẫn thực hiện kèm theo. Kỳ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ hạch toán : VND. Nguyên tắc xác định các khoản tiền : Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển gồm : - Nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiền : Là các khoản đầu tư ngắn hạn không quá 3 tháng có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo. - Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền đang sử dụng trong kế toán : Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được qui đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố. Các khoản ngoại tệ cuối kỳ được đánh giá lại theo tỷ giá ngân hàng công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán. Chênh lệch tỉ giá thực tế phát sinh trong kỳ được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho : - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Nguyên tắc giá gốc ( giá mua và các chi phí có liên quan cho việc nhập kho hàng hóa). Những chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho: + Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng qui cách, phẩm chất. + Chi phí bảo quản hàng tồn kho + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp - Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ : Bình quân gia quyền - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc ( giá mua sắm, xây dựng hoàn thành, các chi phí liên quan đến việc hình thành tài sản theo qui định), trong quá trình sử dụng TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Phương pháp trích khấu hao TSCĐ ( hữu hình, vô hình, thuê tài chính ) : Khấu hao được tính theo phương pháp đường thằng, thời gian khấu hao áp dụng cho khung thời gian sử dụng các loại TSCĐ theo quyết định 206/2003/QĐ – BTC. 2.2.THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM. 2.2.1.Đặc điểm nghiệp vụ kế toán xuất khẩu hàng hóa Mặt hàng xuất khẩu : Chè xuất khẩu đạt sản lượng trên 30.000 tấn / 1 năm với các loại khác nhau như Chè đen (Orthordox, CTC), chè Oolong, Pouchung, chè Gunpowder, chè xanh kiểu Nhật, các loại chè dược thảo, chè ướp hương hoa quả, .. Phương thức và hình thức xuất khẩu : Tổng công ty xuất khẩu theo phương thức tự cân đối. Tổng công ty chủ động nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch kinh doanh, tìm nguồn hàng,tìm bạn hàng, ký kết hợp đồng và làm thủ tục xuất khẩu. Văn phòng Tổng công ty chỉ áp dụng hình thức xuất khẩu trực tiếp, tức là Tổng công ty trực tiếp đàm phán ký kết hợp đồng với nước ngoài, giao nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng trên cơ sở cân đối về tài chính. Thị trường xuất khẩu : Sản phẩm của Tổng công ty đã có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ. Iraq , Gordani , Lyban , Angieri và một phần trong thị trường Trung đông……. ( phòng kinh doanh số 1 ); SNG , Đức , Pakistan , Thổ Nhĩ Kỳ , Iran , châu Phi , châu Mỹ …..( phòng kinh doanh số 2 ). Phương thức thanh toán : Thanh toán chủ yếu theo phương thức T.T.R- điện chuyển tiền, phương thức nhờ thu. Giá bán chè xuất khẩu : Chủ yếu là giá FOB tại cảng Hải Phòng, ngoài ra còn sử dụng giá CIF, C&F. Giá vốn chè xuất khẩu : Kế toán tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Thực tế tại Tổng công ty, kế toán áp dụng cả phương pháp bình quân liên hoàn và bình quân cả kỳ dự trữ ( theo quí ). Đối với bao bì chè xuất khẩu hoặc chè xuất khẩu sau khi thu mua trong nước không cần tái chế, đấu trộn thì kế toán áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn, giá vốn được áp ngay sau mỗi lần xuất hàng đi xuất khẩu và kế toán sử dụng phiếu xuất kho. Đối với chè xuất khẩu mà sau khi thu mua trong nước cần tái chế, đấu trộn… thì kế toán áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ ( theo quí ). Cuối mỗi quí, kế toán xác định mức tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ, từ đó xác định xuất dùng trong kỳ để viết 01 phiếu xuất kho cho cả quí. Thời điểm hàng hóa xác định là xuất khẩu để kế toán ghi nhận doanh thu là ngày ghi trên hóa đơn GTGT. Nguyên tắc qui đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán : Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được qui đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố. Các khoản ngoại tệ cuối kỳ được đánh giá lại theo tỷ giá ngân hàng công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán. Chênh lệch tỉ giá thực tế phát sinh trong kỳ được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính 2.2.2.Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa tại Tổng công ty chè 2.2.2.1.Hạch toán ban đầu Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa trực tiếp tại Văn phòng Tổng công ty chè Việt Nam sử dụng các chứng từ sau : - Hợp đồng xuất khẩu - Hóa đơn thương mại - Vận đơn - Giấy kiểm nhận hàng hóa - Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu - Hóa đơn GTGT - Những chứng từ thanh toán khác : giấy báo nợ, báo có, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi…. Ví dụ về qui trình luân chuyển một bộ chứng từ xuất khẩu : Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu số VNT/SC07- 6 ngày 11 tháng 10 năm 2007, Phòng kinh doanh tiến hành các hoạt động phục vụ cho nghiệp vụ xuất khẩu từ khâu chuẩn bị hàng, mua bảo hiểm, làm thu tục thông quan xuất khẩu…. và giao hàng theo những qui định đã được ký kết trong hợp đồng. Khi hàng được gửi đi xuất khẩu, kế toán Tổng công ty chè không hạch toán bút toán nào cả và cũng chưa xuất phiếu xuất kho. Khi hàng đã được xác định xuất khẩu, cán bộ nghiệp vụ nhận vận đơn do hãng tàu biển xác nhận. Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu, phòng kinh doanh gửi 01 bộ chứng từ cho phòng kế toán để phục vụ cho việc hạch toán và 01 bộ cho ngân hàng. Ngân hàng sẽ chuyển cho ngân hàng bên mua đề nghị thanh toán. Bộ chứng từ xuất khẩu gồm có : - Hóa đơn GTGT số : 0094018 ngày 19/10/2007 ; - Hóa đơn thương mại số : VNT/SC07-6/1/VINATEA-KD2 ngày 19/10/2007 ; - Vận đơn số : 524187231 ; - Tờ khai hải quan số : 031747586 ngày 15/10/2007 ; - Hợp đồng xuất khẩu số : VNT/S