Chuyên đề Giải pháp, hoàn thiện quản trị kho nguyên vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam

phẩm Chiếc 01 Trung quốc III CÁC THIẾT BỊ THÍ NGHIỆM CHUYÊN DỤNG KHÁC Chiếc 1 Máy tet đo khí thải Chiếc 02 Nhật 2 Máy phát điện (1,8-120KVA) Chiếc 03 Nhật 3 Máy đo độ ăn mòn Chiếc 03 Tquốc 4 Máy kiểm tra độ cứng sản phẩm Chiếc 02 TQuốc 5 Máy chạy già động cơ Chiếc 03 Nga-Nhật 6 Máy kiểm nghiệm độ ồn Chiếc 02 Đức-Tquốc 7 Máy đo cường độ chiếu sáng Chiếc 02 Hàn quốc 8 Máy đo độ trùng vết Chiếc 02 Trung quốc (Nguồn phòng kỹ thuật) PHẦN II THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN - VIỆT NAM. 1. Đặc điểm và phân loại nguyên, vật liệu tại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. Do sản phẩm sản xuất ra là các loại Động cơ và các loại Xe máy. Nên nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan – Việt Nam nhiều, với nhiều trạng thái, chủng loại khác nhau, cồng kềnh và chiếm nhiều diện tích. Hơn nữa, nguyên, vật liệu chủ yếu mang tính chất cơ khí và chế tạo máy nên phải mang tính chính xác cao. Ngoài ra, nguyên, vật liệu dùng cho chế tạo Xe máy và Động cơ có tính chất và đặc điểm khác biệt nhau... Do đặc tính của nguyên, vật liệu là cồng kềnh, nhiều chủng loại, dễ bị ôxi hoá...Vì vậy, công ty có một hệ thống kho rộng rãi, khô thoáng, được xây ngăn ra từng khu, từng kho nhỏ theo từng đặc điểm Nguyên, vật liệu để bảo quản đảm bảo chất lượng. Các nguyên, vât liệu tại công ty được bố trí rất hợp lý, sao cho dễ phát hàng ra dây chuyền sản xuất và dễ kiểm kê, phân loại... Tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan – Việt Nam, nguyên, vật liệu dùng để lắp ráp Động cơ và Xe máy nên được tập hợp vào hai xưởng riêng biệt: nguyên, vật liệu dùng cho sản xuất lắp ráp Động cơ được tập hợp vào Kho xưởng 2, nguyên, vật liệu dùng cho sản xuất lắp ráp Xe máy được tập hợp vào Kho xưởng 1. Do tính chất sản phẩm của công ty là sản phẩm mang tính chất kỹ thuật cao, được cấu tạo gắn liền với chuyển động cơ học. Vì vậy nếu thiếu bất kỳ một chi tiết nhỏ nào cũng không thể lắp ráp ra sản phẩm được. 2. Quản trị chi tiết, các chi tiết cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu tại Công ty LD chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. 2.1. Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty. Trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường xe máy, công ty Lifan - Việt Nam luôn luôn chú ý tới cơ sở cầu của thị trường và các nhân tố liên quan như định mức tiêu dùng, giá cả, và sự cạnh tranh của nguyên vật liệu. Từ các yếu tố trên phòng cung ứng vật tư và ban lãnh đạo công ty sẽ có kế hoạch định mức cho việc nhập nguyên vật liệu. Mặt khác, khi bộ phận tiêu thụ của công ty muốn có dữ trữ một số chủng loại xe máy và động cơ thông dụng nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng trên thị trường về các sản phẩm đó. Hoặc bộ phận sản xuất muốn có dự trữ nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang cũng như bán thành phẩm nhiều nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục không bị chậm dây chuyền sản xuất và kế hoạch sản xuất. Lúc này bộ phận cung ứng vật tư của công ty sẽ lên kế hoạch cho việc mua hàng dự trữ cho các bộ phận để không chậm tiến độ sản xuất. Khi có các nhu cầu về sản xuất phòng cung ứng lập kế hoạch mua hàng và được tính theo công thức sau: QDi = TDMij x Qspj Với: - QDi là cầu loại nguyên vật liệu thứ i để sản xuất theo kế hoạch. - TDMij là định mức tiêu dung loại nguyên vật liệu i để sản xuất sản phẩm thứ j. - Qspj là sản lượng kế hoạch sản phẩm j được sản xuất trong kỳ kế hoạch. Công ty LD chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam khi có các đơn đặt hàng sản xuất xe máy và động cơ luôn luôn được đội ngũ nhân viên của phòng cung ứng vật tư phân tích và dự báo trên cơ sở thực tế như: Giá của sản phẩm sẽ tăng hoặc giảm trong thời gian tới, mặt khác luôn có sự dự báo về quãng đường để sao cho tối ưu hoá về giá cả và chất lượng sản phẩm. 2.2. Kế hoạch đặt lượng hàng và lượng dự trữ nguyên vật liệu của công ty. 2.2.1. Kế hoạch đặt lượng hàng. Khi thị trường có nhu cầu về chủng loại động cơ hoặc xe máy công ty sẽ lên kế hoạch lắp ráp và mua linh kiện. Lúc này phòng cung ứng vật tư sẽ lên kế hoạch đặt hàng tại các đơn vị cung ứng. Nhân viên phòng cung ứng vật tư sẽ lên kế hoạch đặt hàng theo từng gian đoạn một và trong bản kế hoạch đặt hàng đã được ghi rõ ngày giao hàng tới công ty. Tất cả các kế hoạch đặt hàng sau khi được fax tới các đơn vị cung ứng sẽ được nhận fax hồi ngược trở lại về việc đồng ý giao hàng theo đúng đơn hàng của các đơn vị cung ứng. Kế hoạch đặt lượng hàng còn phụ thuộc vào nhiều các yếu tố khác, ngoài dùng cho việc sản xuất còn phụ thuộc vào yếu tố hệ thống kho bãi. Bởi mặt hàng xe máy của công ty có rất nhiều loại linh kiện khác nhau, mỗi loại linh kiện lại có nhiều trạng thái khác nhau cho từng loại xe và động cơ. Vì vậy nếu không có kế hoạch đặt hàng hợp lý sẽ gây ứ đọng nguyên vật liệu trong kho khi dây chuyền sản xuất không lắp ráp kịp và điều này rất khó cho việc cấp phát nguyên vật liệu cho dây chuyền sản xuất. Ngược lại nếu đặt hàng quá ít sẽ rất có thể dẫn đến việc không kịp cho tiến độ sản xuất và đặt hàng đưa ra thị trường, hơn nữa đó là tăng chi phí trong việc vận chuyển, và cũng có thế phải chấp nhận với giá nguyên vật liệu mua vào tăng lên do sự khan nguyên vật liệu của các nhà cung ứng. Ngoài các vấn đề trên nhân viên phòng cung ứng của công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam cũng luôn luôn lưu tâm tới vấn đề lên kế hoạch đặt hàng với số lượng lớn một mặt để dự trữ trong kho, một mặt tránh tình trạng khan hang, và mặt nữa là đặt với số lượng lớn sẽ được giảm giá trong thời kỳ giá nguyên vật liệu giảm. Vấn đề này rất quan trọng cho công ty vì nó đem về một số lợi nhuận đáng kể trong công ty. Tất cả các vấn đề trên luôn được các nhân viên phòng cung ứng vật tư dự báo trước và phân tích rõ ràng sao cho phù hợp với tiến độ lắp đặt của công ty. 2.2.2 Lượng dự trữ nguyên vật liệu tại công ty. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của hoạt động kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam hết sức quan tâm tới việc giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do đó, với tỷ trọng chiếm khoảng 60 - 70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý chặt chẽ. Nếu Công ty biết sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm thì thành phẩm động cơ và xe máy càng có chất lượng tốt với chi phí giảm tạo ra mối tương quan có lợi cho công ty trên thị trường. Việc quản lý dự trữ nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý, dự trữ nguyên vật liệu cần phù hợp và chặt chẽ trong tất cả các khâu. Dự trữ nguyên vật liệu nhằm đảm bảo quá trình sản xuất trên dây chuyền diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường cũng như trong các điều kiện cung ứng không bình thường. Trong quá trình sản xuất phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu. Dự trữ nguyên vật liệu là rất cần thiết đối với mọi công ty, mọi doanh nghiệp giúp cho công ty giảm thiểu được rủi ro trong khâu sản xuất và lắp ráp động cơ, xe máy cũng như tránh rủi ro do biến động về giá. Dự trữ nguyên vật liệu cũng làm giảm một vài chi phí sau đây: Chi phí chất lượng khởi động, khi chúng ta bắt đầu sản xuất trên dây chuyền thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức lắp ráp, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh. Đối với các công ty lắp ráp xe máy thì dự trữ nguyên vật liệu lại càng vô cùng quan trọng. Trong thời kỳ hiện nay thì giá các loại nguyên vật liệu không ngừng có biến động tăng. Vì vậy dự trữ là một yêu cầu bắt buộc và cần phải tính đến để tránh được sự ép giá cũng như làm gián đoạn việc lắp ráp trên dây chuyền. * Các vấn đề chủ yếu về dự trữ nguyên vật liệu tại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. Trong những năm qua để đảm bảo việc lắp ráp động cơ và xe máy được ổn định và đúng kế hoạch đặt hàng của các công ty và đại lý trên thị trường, thì việc dự trữ nguyên vật liệu đã được công ty rất quan tâm và chú trọng đầu tư. Công ty đã xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng tại công ty rất có khoa học và hợp lý. Công ty luôn có lượng dự trữ nguyên vật liệu cần thiết cho lắp đặt sản phẩm trong mọi điều kiện và mọi tình huống. Do đó việc lắp ráp các chủng loại xe và động cơ mà Công ty thực hiện đã diễn ra theo đúng kế hoạch sản xuất.  Cơ cấu về lượng dự trữ của Công ty được thể hiện qua bảng sau: Bảng 4: Khối lượng nguyên vật liệu dự trữ trong các năm 2005 - 2008 Loại NVL Đơn vị 2005 2006 2007 2008 Nhựa toàn xe bộ 100 120 170 180 Săm, lốp bộ 175 235 350 300 Moay ơ, bát phanh bộ 135 190 250 450 Vành bộ 196 343 250 310 Nan hoa bộ 750 860 1.125 1.320 Cụm dây điện bộ 405 355 250 128 Bộ đèn bộ 100 120 170 180 Chân chống Cái 470 330 320 250 Đồng hồ số Cái 100 120 170 180 Gioăng đệm bộ 2.500 1.800 2.500 1.300 Lốc máy bộ 1.200 2.750 1.500 550 Bàn đạp phanh sau cái 300 450 600 205 Cuộn điện, vô lăng bộ 655 768 575 406 IC cái 243 152 163 178 Cần đạp số cái 95 256 195 132 Củ đề cái 421 513 784 203 Cao xu giảm chấn bộ 125 131 176 142 Bugi bộ 751 706 519 337 Ốc vít toàn xe bộ 2.525 4.873 4.967 1.114 Bộ giảm sóc bộ 377 279 422 207 Tay nắm, tay phanh bộ 352 514 209 116 Cao xu để chân bộ 215 264 117 95 Bộ côn bộ 178 203 246 133 Khung xe bộ 207 552 463 301 Càng xe bộ 243 311 289 163 (Nguồn phòng cung ứng vật tư) Qua bảng số liệu trên ta thấy được tình hình dự trữ nguyên vật liệu của công ty, khối lượng nguyên vật liệu mà công ty dự trữ là tương đối lớn và thường xuyên tăng giảm tăng qua các năm để phù hợp với nhu cầu và giá cả nguyên vật liệu trên thị trường. Điều đó cho thấy tình hình lắp ráp động cơ và xe máy của công ty là ổn định, khối lượng công việc cũng như số lượng các động cơ và xe máy thành phẩm đều ổn định. Điều đó sẽ làm giảm số lần đặt hàng, tiết kiệm chi phí kinh doanh cho đặt hàng, có thể sẽ giảm được giá do mua hàng với khối lượng lớn, đảm bảo tính chắc chắn của việc cung cấp nguyên vật liệu; loại trừ được yếu tố tăng giá có thể xảy ra và còn có ý nghĩa đầu cơ khi giá cả thị trường nguyên vật liệu có biến động tăng, tạo cơ sở quan hệ bền chặt với các nhà cung ứng. Tuy nhiên, tăng lượng dự trữ hàng năm cũng đồng nghĩa với việc lượng lưu kho, lưu bãi lớn, cầu về vốn lưu động lớn. Điều này ảnh hưởng xấu đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp, làm cho chi phí kinh doanh trả lãi về vốn cao. Các chi phí liên quan như thuê mượn hoặc mở rộng kho tàng, chi phí bảo quản cũng như bảo hiểm nguyên vật liệu cũng tăng lên đáng kể. Tất cả những điều như vậy sẽ làm tăng chi phí cho dự trữ ảnh hưởng đến chi phí chung cho toàn bộ công ty trong việc lắp ráp. Vì vậy công ty cần tìm ra phương pháp sao cho lượng dự trữ là tối ưu để tiết kiệm chi phí và tạo lợi nhuận lớn hơn nữa. Chi phí cho dự trữ nguyên vật liệu cũng được công ty rất quan tâm trong những năm qua. Công ty đã đầu tư nhiểu hơn cho các khâu như làm mới và xây dựng các kho tàng, nghiên cứu các hình thức bảo quản cũng như các tính năng của nguyên vật liệu để từ đó có các biện pháp hay các đầu tư đúng đắn nhất. Chi phí hàng năm cho dự trữ của công ty là tương đối cao và tăng lên theo từng thời kỳ. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc khối lượng các nguyên vật liệu phục vụ cho dây chuyền lắp ráp hàng năm tăng lên, cho thấy số lượng động cơ và xe máy mà công ty lắp ráp ngày càng nhiều và đa dạng. Nhưng chi phí này nó cũng làm ảnh hưởng đáng kể tới quyết toán tài chính của công ty. 2.3. Hình thức lựa chọn nhà cung ứng, cấp phát nguyên vật liệu, hoạt động vận chuyển tại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. 2.3.1. Tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng. Việc tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng mà chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong giá thành như Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam là rất lớn. Bởi vì việc lựa chọn người cung ứng với tổng giá cả và chi phí vận tải nhỏ nhất đối với công ty sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí lắp ráp thành phẩm động cơ và xe máy, do đó làm tăng lợi nhuận có thể thu được. Mặt khác, thị trường luôn có nhiều loại nguyên vật liệu với chất lượng khác nhau, có loại đáp ứng yêu cầu lắp ráp và chất lượng của sản phẩm nhưng có loại không đáp ứng được các yêu cầu này. Vì vậy việc tính toán cho đầy đủ các khía cạnh cần thiết để lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng đối với Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. Nhận thức rất rõ về điều đó, Công ty rất quan tâm đến việc tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung ứng nguyên vật liệu đáp ứng được yêu cầu cho hoạt động kinh doanh của công ty. Với đặc trưng kinh doanh của loại hình xe máy là cần sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau có chất lượng khác nhau do vậy đối với mỗi loại nguyên vật liệu công ty đưa ra cách tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng cụ thể như sau: - Đối với những loại nguyên vật liệu như: Bộ nhựa, bộ côn, lốc máy, khung xe, càng xe và các loại dung cho xe phân khối lớn thì hầu hết công ty nhập khẩu từ Trung Quốc hoặc các công ty vệ tinh trong khu công nghiệp của tập đoàn Lifan. Bởi đó là những loại vật liệu rất quan trọng cho một chiếc xe hoàn chỉnh với độ chính xác cao về mặt kỹ thuật - Đối với những loại nguyên vật liệu như: Moay ơ, bát phanh, săm lốp vành, nan hoa… thì công ty có thể lựa chọn các nhà cung ứng trong nước như Công ty AMA, Cao su sao vàng, Á Long, Cường Hậu, Ngọc lan… . Như vậy Công ty sẽ xem xét những nhà cung ứng đáp ứng được yêu cầu, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau để lựa chọn. Sau đó Công ty liên hệ với nhà cung ứng để thực hiện kí kết hợp đồng. Công ty sẽ định kỳ tiến hành đánh giá người cung cấp thông qua một hệ thống các chỉ tiêu như giá cả, thời hạn cung ứng, việc thực hiện các hợp đồng… để chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp. - Còn với những nguyên vật liệu nhỏ, lẻ như: Súng hơi, xe đẩy, xe kéo… thì các nhân viên phòng cung ứng vật tư tiến hành mua tại các đại lý, với tiêu chuẩn đáp ứng được yêu cầu của công việc. Việc mua nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu phải thực hiện qua các khâu trung gian (các hãng kinh doanh về nguyên vật liệu, các tổ chức đại lý…). Về nguyên tắc nhân viên phòng cung ứng vật tư của công ty luôn mua trực tiếp nguyên vật liệu từ chính nơi sản xuất ra có lợi hơn mua qua trung gian, bởi việc này giảm chi phí rất đáng kể. 2.3.2. Công tác tổ chức mua sắm và vận chuyển nguyên vật liệu. * Hoạt động mua sắm của công ty. Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan Việt Nam thực hiện công tác tổ chức mua sắm nguyên vật liệu khá tốt, luôn đảm bảo tốt yếu tố đầu vào cho hoạt động lắp ráp và phục vụ cho dây chuyền sản xuất của Công ty không bị gián đoạn và chờ đợi công việc. Sơ đồ 5: Quy trình mua nguyên vật liệu của Công ty LD chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam Biểu hiện cầu Thực hiện đơn hàng Thương lượng và đặt hàng Tìm và chọn người bán Thoả mãn Không thoả mãn Đánh giá kết quả mua * Hoạt động vận chuyển của công ty. Sau khi đã ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu của nhà cung ứng, trong bản hợp đồng công ty luôn ghi rõ hình thức vận chuyển. Nếu nhà cung ứng chấp nhận vận chuyển tới tận kho của công ty thì mức chi phí vận chuyển sẽ được tính theo mức giá cố định dược hai bên chấp nhận, còn đối với một số nhà cung ứng ở gần công ty thì công ty luôn có các đội xe vận chuyển. Công ty luôn đặt vấn đề vận chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung ứng tới kho của công ty phải đảm bảo đúng thời gian, chất lượng và hiệu quả lên hàng đầu. Trước khi vận chuyển các loại nguyên vật liệu thì công ty cung luôn lên kế hoạch vận chuyển; lựa chọn phương thức và phương tiện vận chuyển; xây dựng kế hoạch vận chuyển; tổ chức vận chuyển theo kế hoạch; kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh hoạt động vận chuyển sao cho phù hợp với hình thức công việc và có sự chủ động nhất. 2.4. Hình thức bố trí hệ thống kho tàng và phương pháp bảo quản. 2.4.1. Hình thức bố trí kho tàng của Công ty. Bất kì một doanh nghiệp nào trong quá trình kinh doanh đều cần phải có hệ thống kho tàng bởi vì trong quá trình sản xuất kinh doanh luôn luôn có sự tách biệt giữa việc mua sắm nguyên vật liệu với việc sử dụng chúng. Nhưng do đặc trưng của ngành nghề lắp ráp động cơ và xe máy nguyên vật liệu với số lượng là rất lớn và nhiều chủng loại. Chính vì vậy hệ thống kho tàng của công ty với diện tích lớn và được xây dựng tập chung để tiện cho việc cấp phát nguyên vật liệu ra dây chuyền lắp ráp được nhanh chóng và thuận tiện (hệ thống kho của công ty luôn được xây dựng liền với dây chuyền lắp ráp). Hệ thống kho của công ty được phân bổ theo nguyên tắc gần giống như hình bàn cờ với các khu và các lô cột, giá để linh kiện theo từng chủng loại. Các cột hàng được xếp theo kiểu 5-5, xếp theo hình thức này rất tiện cho việc cấp phát hàng ra dây chuyền lắp ráp và kiểm kể linh kiện trong kho. Đặc điểm chung của cả hai kho động cơ và xe máy đều giống nhau. Đầu tiên vào phân xưởng là phòng kho vật tư được nằm trung gian giữa hai kho tiện cho việc quản lý và đôn đốc công việc cho các nhân viên trong kho. Tiếp đến là kho để nguyên vật liệu đầu vào, tiếp theo là phân xưởng sản xuất, còn cuối cùng là kho thành phẩm dùng để lưu trữ động cơ và xe máy đã được lắp ráp hoàn chỉnh để tiện cho việc xuất hàng. Hệ thống kho, nhà xưởng được bố trí theo sơ đồ sau: Sơ đồ 6: Sơ đồ kho, nhà xưởng tại Công ty LD chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. Phòng kho vật tư Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Kho linh Dây chuyền Kho Kho linh Dây chuyền Kho kiện xe lắp ráp thành kiện động lắp ráp thành máy xe máy phẩm cơ động cơ phẩm Nhìn chung hệ thống kho tàng của Công ty được sắp xếp 1 cách hợp lý và tương đối thuận tiện cho việc tiếp nhận, cấp phát và bảo quản nguyên vật liệu. 2.4.2. Phương pháp bảo quản. Lượng nguyên vật liệu trong kho của công ty có số lượng lớn, đa dạng và phong phú về chủng loại và trạng thái nên công tác bảo quản nguyên vật liệu rất quan trọng và cần thiết. Phương pháp bảo quản: Tất cả các loại nguyên vật liệu trong kho của công ty khi nhập hàng về vận chuyển vào trong kho khi sắp xếp chỗ để đều được đụng trên các giá đỡ và các cột đều được lót các miếng gỗ để tránh tiếp đất trực tiếp, các linh kiện đều được đóng hộp kín tránh được không khí, tránh rỉ. Bởi mặt hàng của công ty đều là động cơ và xe máy nên lượng linh kiện là rất nhiều, nếu không được bọc kỹ cận thận rất rễ bị hư. Nhìn chung công tác bảo quản nguyên vật liệu như hiện nay của Công ty là khá tốt tránh được sự hao hụt, mất mát nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu. 3. Thực trạng quản trị kho nguyên vật liệu tại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. 3.1. Thực trạng ghi sổ theo dõi nguyên vật liệu tại kho của Công ty. Tại kho, thủ kho dùng thẻ kho để theo dõi sự biến động của NVL về mặt số lượng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm NVL. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ xuất, nhập NVL từ phòng Cung ứng, thủ kho kiểm tra tính hợp lí và hợp pháp của các chứng từ này rồi tiến hành nhập, xuất NVL. Sau đó, thủ kho phân loại chứng từ và lấy số liệu ghi vào Thẻ kho. Cuối tháng, căn cứ vào Thẻ kho, thủ kho lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm NVL để đối chiếu với số liệu trong Thẻ chi tiết nguyên vật liệu do kế toán nguyên vật liệu lập. Thẻ kho được lập theo mẫu sau: (Biểu 1 – Trang 35) Doanh nghiệp: Cty LFVN THẺ KHO Mẫu số:12-DN Tên kho: 1(Lắp ráp Xe máy) Theo QĐ số15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính Ngày lập thẻ : 01/01/2008 Tờ số : 32 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: ........................Cụm đồng hồ công tơ mét................... ....................................................................................................................................... Đơn vị tính :....................Chiếc............Mã số......................C110................................ Ngày tháng năm Chứng từ DIỄN GIẢI Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng ghi sổ Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 12/2008 500 02/12 10/12 02/12 Nhập của Công ty Thiên An 100 600 08/12 35/12 08/12 Nhập của Công ty Thiên An 100 700 08/12 13/12 08/12 Xuất sản xuất 100 600 11/12 19/12 11/12 Xuất sản xuất 50 550 22/12 41/12 22/12 Nhập của Công ty Thiên An 100 650 23/12 27/12 23/12 Xuất sản xuất 80 570 26/12 49/12 26/12 Nhập của Công ty Thiên An 100 670 27/12 36/12 27/12 Xuất sản xuất 70 600 Cộng phát sinh 400 300 Tồn cuối tháng 12/2008 600 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( ký , họ tên , đóng dấu) ( ký , họ tên , đóng dấu) ( ký , họ tên , đóng dấu) Biểu 1: Mẫu Thẻ kho Cuối tháng, căn cứ vào Thẻ kho thủ kho tiến hành lập Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư theo mẫu sauCÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN VIỆT NAM -------------o0o------------ BÁO CÁO TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Bộ phận lập : Kho xưởng 1- Lắp ráp Xe máy STT Tên linh kiện Chủng loại Tồn đầu Nhập Xuất Tồn Ghi chú 1 Cụm đồng hồ công tơ mét C110 500 400 300 600 2 Cụm đồng hồ công tơ mét C100 600 500 100 1000 3 Cụm đồng hồ công tơ mét W100 150 150 200 100 4 Đầu xilanh C110 700 600 400 900 5 Đầu xilanh C100 480 95 50 525 6 Đầu xilanh W100 550 95 200 445 7 Nắp máy trái C110 505 250 350 405 … …………….. ……… ……….. ……… ……….. ……… … 327 Cụm đèn pha W100 93 80 100 73 Người lập Thẩm duyệt Phê chuẩn Biểu 2: Mẫu báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn Sau khi đã có thẻ kho chi tiết của thủ kho nhân viên thanh toán của phòng cung ứng mở thẻ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu về số lượng và giá trị. Một mặt tiện cho việc theo dõi vật liệu tồn trong kho bao nhiêu, mặt khác theo dõi lượng tiền phải thanh toán cho đơn vị cung ứng là như thế nào với từng loại nguyên vật liệu. Mẫu thẻ chi tiết nguyên vật liệu được lập theo (biểu 3 trang 38): Đơn vị: Công ty LF - VN Mẫu số S10-DN Địa chỉ: Mỹ Hào – Hưng Yên (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 cuả Bộ trưởng BTC) THẺ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tên vật liệu, sản phẩm : Cụm đồng hồ công tơ mét - C110 Mở sổ : Ngày 01Tháng 12 Năm 2008 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền Tồn đầu tháng 12/2008 75.000 500 37.500.000 02/12 10/12 02/12 Nhập của thiên an 80.000 100 8.000.000 600 45.500.000 08/12 35/12 08/12 Nhập của thiên an 80.000 100 8.000.000 700 53.500.000 08/12 13/12 08/12 Xuất sản xuất 77.222 100 7.722.200 600 45.777.800 11/12 19/12 11/12 Xuất sản xuất 77.222 50 3.861.100 550 41.916.700 22/12 41/12 22/12 Nhập của thiên an 80.000 100 8.000.000 650 49.916.700 23/12 27/12 23/12 Xuất sản xuất 77.222 80 6.177.760 570 43.738.940 26/12 49/12 26/12 Nhập của thiên an 80.000 100 8.000.000 670 51.738.940 27/12 36/12 27/12 Xuất sản xuất 77.222 70 5.405.540 600 46.334.400 ……. …….. …….. …………………… ……… …….. ………. ……… ……….. ……. ……….. Cộng cuối tháng 12/2008 400 32.000.000 300 23.166.600 600 46.334.400 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Trưởng phòng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2. Thực trạng các biến động do tăng nguyên vật liệu tại kho của Công ty. Nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau đế đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. 3.2.1. Trường hợp nguyên, vật liệu tăng do mua ngoài. Sản phẩm sản xuất của công ty là các loại Động cơ và Xe máy. Để sản xuất ra một sản phẩm cần sử dụng một lượng vật tư khá lớn. NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài. Việc thu mua NVL do phòng Cung ứng vật tư đảm nhận. Căn cứ vào dự toán NVL, cán bộ phòng Cung ứng vật tư sẽ tiến hành thu mua từ những nhà cung cấp có NVL đảm bảo chất lượng và chào giá thấp nhất. Khi NVL về đến công ty, công ty sẽ thành lập Hội đồng kiểm nghiệm vật tư bao gồm đại diện phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm, phòng Cung ứng vật tư và thủ kho để kiểm tra chất lượng của NVL. Nếu phẩm chất, quy cách của NVL đúng với yêu cầu trong hợp đồng kinh tế sẽ được phép nhập kho và đưa vào sử dụng, còn nếu không đúng sẽ thông báo với nhà cung cấp để xử lý. Trong quá trình kiểm nghiệm, Hội đồng kiểm nghiệm sử dụng Biên bản kiểm nghiệm vật tư, thiết bị. Ví dụ: Ngày 02/12/2008, Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam mua Cụm đồng hồ công tơ mét các loại: Loại C110 số lượng 300 chiếc, đơn giá 75.000đ/chiếc. Loại C100 số lượng 200 chiếc, đơn giá 65.000đ/chiếc. Loại W100 số lượng 50 chiếc, đơn giá 80.000đ/chiếc của Công ty Thiên An, thuế GTGT 10%. Công ty chưa thanh toán tiền cho bên cung cấp vật tư. Trước khi nhập kho, Hội đồng nghiệm th