Chuyên đề Giải pháp mở rộng áp dụng mô hình giao dịch một cửa tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Láng Hạ

miền đất nước, thể hiện bước đi đỳng đắn,phự hợp với chiến lược của hệ thống NHNo&PTNTVN. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức điều hành của chi nhỏnh trước khi ỏp dụng mụ hỡnh giao dịch một cửa Tờn phũng ban Số người Tờn phũng ban Số người Giỏm đốc 01 Phũng thẩm định Phú giỏm đốc 02 Phũng kinh doanh ngoại tệ và thanh toỏn quốc tế 12 Phũng hành chớnh 10 Phũng tớn dụng 20 Phũng kế toỏn 30 Phũng nghiệp vụ kế hoạch tổng hợp 04 Phũng ngõn quỹ 15 Phũng tổ chức cỏn bộ 05 2.1.3. Cơ cấu tổ chức và điều hành của chi nhỏnh sau khi ỏp dụng mụ hỡnh giao dịch một cửa Tổng số cỏn bộ của Chi nhỏnh đến 31/12/2005 là 206 nhõn viờn, so với năm 2004 tăng 13 cỏn bộ và được sắp xếp vào cỏc phũng ban như sau : Tờn phũng ban Số người Tờn phũng ban Số người Gớam đốc 01 Phũng tổ chức cỏn bộ 05 Phú giỏm đốc 02 Phũng thẩm định 04 Phũng hành chớnh 14 Tổ tiếp thị 05 Phũng kế toỏn ngõn quỹ 41 Phũng kinh doanh ngoại tệ, thanh toỏn quốc tế 13 Phũng vi tớnh 05 Phũng tớn dụng 22 Tổ kiểm tra kiểm toỏn nội bộ 06 Phũng nghiệp vụ, kế hoạch tổng hợp 06 Số người cũn lại làm việc tại cỏc Chi nhỏnh cấp II trực thuộc cỏc phũng giao dịch của Chi nhỏnh như chi nhỏnh Bỏch Khoa, cỏc phũng giao dịch số 2,3,4,5,6,7,8,9. 2.1.4. Tỡnh hỡnh hoạt động NHNo &PTNT CHi nhỏnh LÁng H ạ mới được thành lập và hoạt động được gần 9 năm - một khoảng thời gian tuy khụng gọi là ngắn nhưng cũng chưa thể núi là dài. Trong 9 năm vừa qua những kết quả mà Chi nhỏnh đạt được đó gúp phần khụng nhỏ vào sự phỏt triển của NHNO&PTNT Việt Nam cũng như hệ thống ngõn hàng cả nước. Đặc biệt thời kỳ 2003 – 2005, thời kỳ được đỏnh giỏ là giai đoạn cả Chi nhỏnh tự khẳng định vị thế và uy tớn của mỡnh trong hệ thống NHNO&PTNT V à trờn địa bàn thủ đụ thỡ những kết quả đạt được này lại càng đỏng trõn trọng, thể hiện trờn mọi hoạt động của Ngõn hàng. 2.1.4.1 Đỏnh giỏ cụng tỏc huy động vốn năm 2005 Năm 2005, nguồn vốn huy động tại Chi nhỏnh chỉ đạt 90% so với năm 2004 và đạt 101% so với kế hoạch TW giao (KH điều chỉnh). Do vậy, nguồn vốn của Chi nhỏnh năm 2005 chỉ chiếm 2,1% thị phần cỏc TCTD trờn địa bàn Hà Nội, giảm 0,7% thị phần so với năm 2004. Chi nhỏnh đỏnh giỏ một số nguyờn nhõn chủ yếu khiến nguồn vốn giảm so với năm 2004 như sau : - Nhu cầu sử dụng vốn của một số đơn vị kinh tế cú nguồn tiền gửi thanh toỏn lớn đặc biệt là ngoại tệ (như Tổng cụng ty Lắp mỏy giảm 3 triệu USD so với cuối năm 2004) khiến cho giảm nguồn tiền gửi khụng kỳ hạn là 100 tỷ đồng. - Tiền gửi của TCTD giảm 678 tỷ đồng so v?i năm 2004. - Nguồn ngoại tệ (quy VNĐ) đạt 888 tỷ đồng, giảm 385 tỷ đồng so với năm 2004, đạt 111% so với kế hoạch năm 2005 (KH: 800 tỷ đồng). Chi nhỏnh lấy giỏ quy đổi là 15910VNĐ/USD. - Nguồn vốn từ tiền gửi dõn cư tăng 338 tỷ đồng so với năm 2004 nờn đó bự đắp được phần nào lượng tiền gửi từ TCTD sụt giảm, Nguồn tiền gửi từ tiết kiệm dõn cư tăng là do Chi nhỏnh thực hiện nhiều chương trỡnh tiết kiệm dự thưởng bằng vàng và cơ chế lói suất thay đổi kịp thời so với cỏc TCTD trờn địa bàn cú phần nào hấp dẫn nhằm vào thị hiếu của người dõn nờn đó giỳp tăng trưởng cao nguồn vốn từ tiết kiệm của dõn cư. Như vậy, mặc dự nguồn vốn giảm so với năm 2004 song thực chất là chuyển đổi cơ chế nguồn vốn theo hướng ổn định giảm tỷ lệ vay TCTD để hướng vào tiền gửi dõn cư theo đỳng chỉ đạo của NHNO Việt Nam. 2.1.4.2. Đỏnh giỏ cụng tỏc sử dụng vốn năm 2005 Năm 2005, tổng dư nợ tại Chi nhỏnh bằng 85% so với năm 2004 và chỉ đạt 78% kế hoạch năm 2005 TW giao. Dư nợ của Chi nhỏnh chiếm 2,2% thị phần cỏc tổ chức tớn dụng trờn địa bàn Hà Nội, tăng 0,1% so với thị phần năm 2004. - Dư nợ theo loại tiền năm 2005 cú sự dịch chuyển về cơ cấu: Dư nợ ngoại tệ cú sụt giảm lớn so với năm 2004 (giảm 370 tỷ đồng) là do giảm dư nợ của Tổng cụng ty xăng dầu vỡ cho vay bằng ngoại tệ cú chờnh lậch lói suất quỏ thấp. Chi nhỏnh phải chủ động đàm phỏn với khỏch hàng để chuyển sang cho vay bằng đồng nội tệ giỳp tăng chờnh lệch lói suất. - Dư nợ của cỏc doanh nghiệp ngoài quốc doanh và cho vay tiờu dựng, đời sống, cầm cố đó cú sự tăng trưởng về tỷ trọng. Trong năm 2005, Chi nhỏnh đó chuyển hướng đẩy mạnh việc cho vay cỏc doanh nghiệp ngoài quốc doanh và cho vay tiờu dựng, đời sống song tỷ lệ cũn quỏ khiờm tốn. - Dư nợ trung, dài hạn năm 2005 vượt 2% so với giới hạn cho phộp của TW (45%/tổng dư nợ) làm cho Chi nhỏnh giảm dư nợ ngắn hạn nờn dẫn đến tăng tỷ trọng dư nợ trung, dài hạn song cơ bản về số tuyệt d0ối là khụng đổi. - Chất lượng tớn dụng năm 2005 là thấp hơn so với năm 2004, tỷ lệ nợ xấu chiếm 0,36% tổng dư nợ. 2.1.4.3. Cụng tỏc kế toỏn,ngõn quỹ và phỏt triển dịch vụ thanh toỏn *Cụng tỏc kế toỏn: Năm 2005 là năm thứ 3 thực hiện dự ỏn hiện đại hoỏ ngõn hàng, cụng tỏc thanh toỏn vẫn đảm bảo an toàn, chớnh xỏc, kịp thời cho khỏch hàng, quản lý tốt tài sản tiền vốn được NHNoVN giao. Doanh số thanh toỏn năm 2005 cũng đạt được sự tăng trưởng đỏng khớch lệ. Tổng doanh số thanh toỏn đạt 160,537 tỷ đồng, bằng 102% so với cựng kỳ năm trước. *Cụng tỏc kho quỹ: Doanh số thu,chi tiền mặt năm 2005 bằng 94% so với cựng kỳ năm trước. Mặc dự thực hiện giao dịch một cửa, cỏc giao dịch viờn tự thu,tự chi với lượng tiền lớn, vừa xuất hiện tiền giả đồng thời giao dịch chứng từ, chuyển khoản cũng nhiều nhưng vẫn đảm bảo an toàn tuyệt đối. *Cụng tỏc phỏt triển dịch vụ thanh toỏn: Ngoài cỏc dịch vụ thanh toỏn truyền thống, cỏc dịch vụ Chi nhỏnh đó triển khai năm 2004 như: dịch vụ chuyển tiền nhanh WESTERN UNION, dịch vụ trả lời tự động PHONE BANKING tiếp tục được phỏt triển. Tổ nghiệp vụ thẻ được thành lập từ thỏng 7/2005 trờn cơ sở nõng cấp từ tổ thẻ (trực thuộc phũng kế toỏn ngõn quỹ). Trong năm 2005 tổ nghiệp vụ thẻ đó khụng ngừng phỏt triển cả về nhõn sự lẫn cụng tỏc chuyờn mụn. 2.1.4.4. Đỏnh giỏ hoạt động TTQT và kinh doanh ngoại tệ năm 2005 - Doanh số thanh toỏn quốc tế g:iảm so với năm 2004 song thu phớ TTQT lại tăng trưởng cao hơn năm 2004 do Chi nhỏnh thay đổi cơ cấu khỏch hàng sang những khỏch hàng nhỏ, mới song phớ thu được lại tăng. - Hoạt động mua bỏn ngoại tệ giảm về doanh số song trong năm 2005, Chi nhỏnh đó đàm đạo với đơn vị chịu một phần phớ mua bỏn nội bộ mà những năm trước NHNo Việt Nam phải bự lỗ. - Chi nhỏnh đó phối hợp với khỏch hàng tỡm kiếm khai thỏc được nguồn ngoại tệ từ thị trường tự do, thuyết phục khỏch hàng thực hiện giao dịch kỳ hạn với mục tiờu giữ khỏch hàng để mang lại lợi nhuận từ tiền gửi ký quỹ VNĐ. - Cỏc nghiệp vụ hạch toỏn kế toỏn ngoại tệ, hạch toỏn chuyển tiền thanh toỏn biờn giới, quản lý tài khoản điều vốn, nghiệp vụ kiều hối … Chi nhỏnh thực hiện kịp thời, chớnh xỏc khụng để sai sút. 2.1.4.5 Thực trạng cụng tỏc tin học năm 2005 - Trong năm 2005, cụng tỏc tin học tại Chi nhỏnh đó phỏt triển nhanh theo kịp những yờu cầu về phỏt triển dịch vụ mới của hệ thống NHNo&PTNTVN. Toàn bộ cỏc giao dịch tại Chi nhỏnh đó được thực hiện theo chương trỡnh hiện đại hoỏ sử dụng hệ thống IPCAS trong giao dịch với khỏch hàng và giao dịch nội bộ. Hệ thống mỏy tớnh, mỏy in, thiết bị được lắp đặt đầy đủ theo kế hoạch của trung tõm cụng nghệ thụng tin. - Cỏc chương trỡnh như : CITAD- Điện tử liờn ngõn hàng, TTBC Foxpro, Phone Banking – CMS, Thụng tin bỏo cỏo 477 … được ứng dụng và triển khai nhuần nhuyễn đến cỏn bộ. - Cụng tỏc bảo mật và đảm bảo an toàn cho hệ thống được thực hiện một cỏch nghiờm tỳc và thường xuyờn. Chi nhỏnh đó thực hiện việc quản lý hệ thống và cấp phỏt quản lý user/password truy cập vào hệ thống theo đỳng quy định của NHNo Việt Nam, thường xuyờn tiến hàng giỏm sỏt cỏc hệ thống ứng dụng, hệ thống thiết bị đang khai thỏc, phũng chống vi rỳt, phũng chống xõm nhập trỏi phộp. - Cụng tỏc đào tạo và tập huấn cỏn bộ theo cỏc chương trỡnh dịch vụ mới và nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ luụn được Chi nhỏnh chỳ trọng và triển khai theo hỡnh thức tự đào tạo và gửi đi học. Trong năm 2005, Chi nhỏnh đó mở 02 lớp tự đào tạo IPCAS cho cỏn bộ mới, cử 03 lượt cỏn bộ đi học tập trung cỏc lớp như : Qủan trị mạng CCNA, sửa chữa phần cứng mỏy tớnh, mỏy in … 2.2. Thực trạng ỏp dụng mụ hỡnh giao dịch một cửa tại chi nhỏnh NHN0 & PTNT Lỏng Hạ 2.2.1. Mụ hỡnh giao dịch một cửa được ỏp dụng tại Chi nhỏnh NHNo&PTNT Lỏng Hạ 2.2.1.1. Bộ phận trước quầy a) Bộ phận khỏch hàng: Được đảm nhận bởi những nhõn viờn cú kinh nghiệm, thụng thạo cỏc nghiệp vụ ngõn hàng. Khi khỏch hàng mới (khỏch hàng chưa đăng kớ mó số khỏch hàng tại ngõn hàng) cú nhu cầu vay tiền, mở tài khoản tiền gửi ở ngõn hàng phải thực hiện đăng kớ mó số khỏch hàng tại quầy quản lý và thụng tin khỏch hàng. Bộ phận khỏch hàng thực hiện cỏc giao dịch tại quầy, hướng dẫn khỏch hàng lập hồ sơ cỏ nhõn, hồ sơ mở tài khoản, đăng kớ mẫu chữ kớ hoặc mẫu dấu. Sau đú thực hiện cỏc cụng việc sau: + Giới thiệu và cung cấp thụng tin, tư vấn cho khỏch hàng về cỏc qui trỡnh thủ tục của ngõn hàng. + Hướng dẫn khỏch hàng lập và điền đầy đủ cỏc thụng tin trờn cỏc mẫu. Nhập thụng tin khỏch hàng vào hệ thống mỏy tớnh. Trước khi nhập thụng tin khỏch hàng, bộ phận khỏch hàng kiểm tra xem khỏch hàng đú đó cú mó số hay chưa để đảm bảo một khỏch hàng chỉ cú một mó số duy nhất. Sau đú đăng kớ mẫu chữ kớ khỏch hàng vào mỏy vi tớnh. + Thực hiện thủ tục mở và phờ duyệt tài khoản mới mở. Đăng kớ số hiệu tài khoản giao dịch phự hợp cho khỏch hàng. Lưu một bộ hồ sơ gốc tại bộ phận quản lý thụng tin khỏch hàng và in thẻ giao dịch cấp cho khỏch hàng. + Đến cuối ngày, bộ phận giao dịch khỏch hàng thực hiện đăng kớ mẫu dấu, mẫu chữ kớ, cỏc thụng tin khỏc của khỏch hàng mới trong ngày chưa được đăng kớ, kiểm tra và đối chiếu dấu, chữ kớ khỏch hàng trờn cỏc chứng từ do bộ phận giao dịch chuyển tới. + Chuyển hồ sơ mở tài khoản quan trọng khỏch (ATM, Credit…) cho bộ phận liờn quan giải quyết. + Cung cấp thụng tin (về tài chớnh, về cỏc loại giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú, thư thụng bỏo nhận tiền,…) do bộ phận quản lý tài khoản chuyển ra và tư vấn, giải đỏp thắc mắc cho khỏch hàng. + Hướng dẫn khỏch hàng về cỏc chớnh sỏch của ngõn hàng và cỏch thức sử dụng cỏc sản phẩm dịch vụ cũn mới lạ đối với khỏch hàng mà ngõn hàng cung cấp như: cỏc loại thẻ rỳt tiền tự động, thẻ tớn dụng và thụng bỏo về cỏc mức lói suất tiền gửi, tiền vay, lói suất của cỏc loại kỡ phiếu, trỏi phiếu do ngõn hàng phỏt hành. + Bộ phận khỏch hàng cũn cú nhiệm vụ trả lời cỏc yờu cầu khiếu nại của khỏch hàng. b) Bộ phận giao dịch viờn: Hệ thống cửa giao dịch được bố trớ ở tầng 1 với 12 cửa giao dịch. Khỏch hàng cú thể đến bất cứ cửa giao dịch nào để yờu cầu giao dịch viờn đỏp ứng nhu cầu của mỡnh. Cú 9 cửa giao dịch thực hiện chức năng giao dịch với khỏch hàng là cỏ nhõn. Cỏc giao dịch với doanh nghiệp được thực hiện ở cỏc cửa cũn lại. Do đặc thự của hệ thống NHNo&PTNT, cỏc giao dịch của khỏch hàng chủ yếu là gửi tiền tiết kiệm, vay vốn, mở tài khoản trong đú hoạt động thanh toỏn khụng dựng tiền mặt là nghiệp vụ phỏt triển nhất. Nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ cũn ớt. Hạn mức giao dịch của cỏc giao dịch viờn phụ thuộc vào mức độ thụng thạo cỏc nghiệp vụ trong ngõn hàng. Trung bỡnh hạn mức giao dịch được quy định đối với một giao dịch viờn ở đõy là 1 tỷ đồng. c) Bộ phận ngõn quỹ: Bộ phận ngõn quỹ của ngõn hàng cú 6 nhõn viờn, thực hiện kiểm đếm, đúng bú, lưu kho tiền khi tiền được chuyển từ bộ phận giao dịch tới. Bộ phận này cũn cú trỏch nhiệm thực hiện cỏc giao dịch tiếp quỹ và nhận lại tiền và thực hiện chế độ quỹ theo chế độ hiện hành. 2.2.1.2 Bộ phận sau quầy a) Bộ phận thanh toỏn: Được bố trớ phớa sau cỏc quầy giao dịch. Tại đõy cú 2 nhõn viờn thanh toỏn và bộ phận kiểm soỏt. Kiểm soỏt viờn chớnh là kế toỏn trưởng và phú phũng kế toỏn.Đ Cỏc giao dịch tiền mặt và khụng dựng tiền mặt đều được kiểm soỏt chặt chẽ trước khi hạch toỏn chớnh thức. Cỏc thanh toỏn viờn nhận chứng từ thanh toỏn đó được hạch toỏn bởi cỏc giao dịch viờn. Bộ phận thanh toỏn viờn được nối mạng với nhau theo một qui trỡnh riờng. Một giao dịch chuyển tiền chỉ được thực hiện khi đó cú sự thống nhất hạch toỏn giữa nhõn viờn thanh toỏn và phú phũng kế toỏn kiểm soỏt. Bộ phận kiểm soỏt cũn thực hiện cỏc cụng việc như: kớ duyệt nhật kớ chứng từ giao dịch tự động, kiểm tra, kớ xỏc nhận trờn nhật kớ chứng từ cuối ngày.Tại Chi nhỏnh NHNo&PTNT Lỏng Hạ, hạn mức kiểm soỏt của cỏc kiểm soỏt viờn là 10 tỷ đồng, nếu vượt hạn mức trờn giao dịch phải thụng qua sự kiểm soỏt của giỏm đốc chi nhỏnh. b) Bộ phận giao dịch nội bộ: Được đảm nhận bởi một nhõn viờn kế toỏn, nhõn viờn này cú trỏch nhiệm hạch toỏn cỏc giao dịch nội bộ, chấm đối chiếu cỏc tài khoản nội bộ. Thực hiện hạch toỏn cỏc bỳt toỏn về tài sản của ngõn hàng. Thực hiện nghiệp vụ điều chuyển vốn, tài sản giữa chi nhỏnh với trung ương. Thực hiện chế độ bỏo cỏo với thống kờ. 2.2.2. Tiếp quĩ giao dịch đầu ngày, phõn phối giao dịch và nộp quĩ cuối ngày Giao dịch viờn được tiếp quĩ trong hạn mức cho phộp từ quĩ chớnh. Gioa dịch viờn viết giấy đề nghị tiếp quĩ dựng làm chứng từ gốc rồi chuyển lờn bộ phận kiểm soỏt làm thủ tục tiếp quĩ đầu ngày. Kiểm soỏt viờn thực hiện kiểm soỏt và phờ duyệt kiểm soỏt chuyển cho quĩ chớnh. Căn cứ vào giấy đề nghị tiếp quĩ đó được phờ duyệt mà quĩ chớnh in phiếu chi tiền, yờu cầu giao dịch viờn kớ nhận và chuyển cho giao dịch viờn một liờn phiếu chi tiền làm chứng từ giao dịch trong ngày. Khi khỏch hàng đến giao dịch với ngõn hàng, khỏch hàng sẽ được hướng dẫn quan hệ theo qui trỡnh sau: - Với giao dịch lần đầu tiờn: khỏch hàng sẽ được giới thiệu về hoạt động ngõn hàng, cỏc sản phẩm cũng như dịch vụ của ngõn hàng, tư vấn cho khỏch hàng và giải quyết cụng việc nếu khỏch hàng yờu cầu mở tài khoản. - Với giao dịch tiền gửi, trả nợ tiền vay: khỏch hàng sẽ được hướng dẫn giao dịch thụng qua hệ thống phõn phối giao dịch. - Với giao dịch tớn dụng: khỏch hàng sẽ được giải quyết mọi yờu cầu về tiền vay tại bộ phận tớn dụng của ngõn hàng sau khi khỏch hàng hoàn tất việc đăng kớ thụng tin và phõn loại khỏch hàng tại bộ phận khỏch hàng. Nộp tiền về quĩ chớnh: giao dịch viờn thực hiện nộp toàn bộ tiền tồn quĩ cuối ngày về quĩ chớnh. Sau khi giao dịch viờn kiểm đếm, giao dịch số tiền tồn quĩ xong, quĩ chớnh in nhật kớ quĩ của giao dịch viờn, đối chiếu với số tiền thực nộp của giao dịch viờn. Nếu thừa, thiếu quĩ sau khi đó đối chiếu thỡ phải xỏc định được nguyờn nhõn và được xử lý theo chế độ về quản lý quĩ. 2.2.3. Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ trước khi ỏp dụng giao dịch một cửa Khỏi niệm: Luõn chuyển chứng từ kế toỏn ngõn hàng là trật tự, cỏc giai đoạn mà chứng từ phải trải qua từ khi phỏt sinh đến khi hoàn thành ghi sổ sỏch kế toỏn, được chuyển đi bảo quản lưu trữ. Kế toán Tổng hợp Ngân quỹ Máy tính (CSDL) Máy tính (CSDL) TTV Khách hàng (giấy nộp tiền) Kiểm soát (1a) (2) (3) (4) (5) (7) (1b) a) Chứng từ thu tiền mặt: (6) (1a)- Khỏch hàng nộp chứng từ cho thanh toỏn viờn để kiểm soỏt. (1b)- Khỏch hàng nộp tiền mặt cho ngõn quỹ để kiểm nhận. (2)- Thanh toỏn viờn chuyển chứng từ cho kiểm soỏt viờn để kiểm soỏt. (3)- Kiểm soỏt viờn nhập dữ liệu vào mỏy tớnh nếu kiểm soỏt bằng mỏy tớnh hoặc sổ nhật kớ quỹ nếu chưa kiểm soỏt bằng mỏy tớnh, đồng thời chuyển chứng từ thu sang bộ phận ngõn quỹ để thu tiền. (4)- Sau khi thu đủ tiền, ngõn quỹ trả chứng từ cho khỏch hàng. (5)- Kiểm soỏt viờn chuyển chứng từ thu cho thanh toỏn viờn. (6)- Thanh toỏn viờn nhập dữ liệu vào mỏy tớnh hoặc vào sổ chi tiết. (7)- Thanh toỏn viờn chuyển chứng từ thu cho kế toỏn tổng hợp. Khách hàng (séc tiền mặt) Ngân quỹ Máy tính (CSDL) Máy tính (CSDL) TTV Kế toán Tổng hợp Kiểm soát (5a) (5b) (1) (2) (3) (6) (4) b) Chứng từ chi tiền mặt : (1)- Khỏch hàng nộp chứng từ cho TTV. (2)- TTV nhập dữ liệu vào mỏy tớnh hoặc sổ vào sổ chi tiết. (3)- TTV chuyển chứng từ cho kiểm soỏt viờn để kiểm soỏt. (4)- Kiểm soỏt viờn nhập dữ liệu vào mỏy tớnh hoặc vào sổ nhật ký quỹ đồng thời chuyển chứng từ chi cho ngõn quỹ. (5a)- Ngõn quỹ chi tiền cho khỏch hàng theo chứng từ chi. (5b)- Ngõn quỹ chuyển chứng từ chi cho kiểm soỏt viờn (6)- Kiểm soỏt viờn chuyển chứng từ chi cho kế toỏn tổng hợp. Gíam đốc duyệt Kế toán Tổng hợp Máy tính (CSDL) TTV Khách hàng (uỷ nhiệm chi) Kiểm soát (1) (2) (5) (4) (3a) (3b) c) Sơ đồ luõn chuyển chứng từ chuyển khoản cựng ngõn hànng (1)- Khỏch hàng nộp chứng từ cho TTV. (2)- TTV kiểm soỏt, nhập dữ liệu vào mỏy hoặc vào sổ chi tiết. (3a)- TTV chuyển chứng từ cho kiểm soỏt viờn để kiểm soỏt. (3b)- Những chứng từ phải cú chữ ký duyệt của giỏm đốc thỡ chuyển cho giỏm đốc ký duyệt. (4)- Kiểm soỏt viờn chuyển chứng từ cho TTV. (5)- TTV chuyển chứng từ cho kế toỏn tổng hợp. 2.2.4. Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ sau khi ỏp dụng giao dịch một cửa a) Chứng từ thu tiền mặt Máy tính (CSDL) TTV Khách hàng (giấy nộp tiền) Kiểm soát (1) (2) (3) (4) (1)- Khỏch hàng nộp chứng từ và thu tiền mặt cho thanh toỏn viờn. (2)- Thanh toỏn viờn nhập dữ liệu vào mỏy tớnh. (3)- Thanh toỏn viờn chuyển chứng từ cho kiểm soỏt viờn để kiểm soỏt. (4)- Sau khi kiểm soỏt, kiểm soỏt viờn trả lại chứng từ cho thanh toỏn viờn. b) Chứng từ chi tiền mặt Máy tính (CSDL) TTV Khách hàng (séc tiền mặt) Kiểm soát (1) (5) (3) (4) (2) (1)- Khỏch hàng nộp sộc tiền mặt cho thanh toỏn viờn. (2)- Thanh toỏn viờn nhập dữ liệu vào mỏy tớnh. (3)- Thanh toỏn viờn chuyển chứng từ cho kiểm soỏt viờn để kiểm soỏt. (4)- Sau khi kiểm soỏt, kiểm soỏt viờn trả lại chứng từ cho thanh toỏn viờn. (5)- Thanh toỏn viờn chi tiền cho khỏch hàng. c) Sơ đồ luõn chuyển chứng từ chuyển khoản cựng ngõn hàng Gíam đốc duyệt Máy tính (CSDL) TTV Khách hàng (uỷ nhiệm chi) Kiểm soát (1) (2) (3a) (3b) (4) (1)- Khỏch hàng nộp chứng từ cho TTV. (2)- TTV kiểm soỏt, nhập dữ liệu vào mỏy hoặc vào sổ chi tiết. (3a)- TTV chuyển chứng từ cho kiểm soỏt viờn để kiểm soỏt. (3b)- Những chứng từ phải cú chữ ký duyệt của giỏm đốc thỡ chuyển cho giỏm đốc ký duyệt. (4)- Kiểm soỏt viờn chuyển chứng từ cho TTV. 2.2.5. Quy trỡnh nghiệp vụ giao dịch một cửa tại chi nhỏnh 2.2.5.1. Quy trỡnh nhận, rỳt tiền gửi a) Quy trỡnh nhận tiền gửi: Khi khỏch hàng đến ngõn hàng gửi tiền mặt, giao dịch viờn sẽ hướng dẫn khỏch hàng điền đầy đủ cỏc yếu tố trờn giấy nộp tiền. Sau đú khỏch hàng kớ trờn cỏc liờn của giấy nộp tiền, kờ cỏc loại tiền nộp rồi nộp chứng từ cho giao dịch viờn. Giao dịch viờn kiểm tra cỏc yếu tố trờn giấy nộp tiền. Nếu số tiền mà khỏch hàng nộp nằm trong hạn mức thu, chi của giao dịch viờn (đối với VNĐ là 100 triệu đồng, USD là 3000USD), giao dịch viờn tiến hành nhập mọi thụng tin về khỏch hàng từ giấy nộp tiền vào mỏy tớnh của mỡnh đồng thời chuyển mọi thụng tin về nghiệp vụ đú vào mỏy của kiểm soỏt viờn. Tiếp đến, giao dịch viờn kiểm đếm, phõn loại, nhận dạng tiền thật, giả, thu tiền của khỏch hàng theo bảng kờ nộp tiền. Giao dịch viờn đưa giấy nộp tiền vào mỏy in rồi kớ trờn tất cả cỏc liờn của giấy nộp tiền và đúng dấu đó thu tiền rồi chuyển cho kiểm soỏt viờn kiểm tra và kớ. Liờn chứng nhận nộp tiền, giao dịch viờn giao cho khỏch hàng giữ. Liờn giấy nộp tiền được giữ lạo làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kớ chứng từ. Nếu số tiền khỏch hàng nộp lớn hơn hạn mức thu, chi tiền mặt của giao dịch viờn thỡ giao dịch viờn cũng tiến hành nhập cỏc thụng tin về khỏch hàng vào mỏy và in ra. Giao dịch viờn kớ trờn cỏc liờn của giấy nộp tiền rồi chuyển cho kiểm soỏt viờn kiểm tra, kớ duyệt. Nếu thấy chứng từ hợp lệ, kiểm soỏt viờn duyệt chứng từ trờn mỏy và kớ trờn cỏc liờn của giấy nộp tiền và chuyển lại cho giao dịch viờn. Giao dịch viờn đưa lại chứng từ cho khỏch hàng và hướng dẫn khỏch hàng sang phũng quĩ để nộp tiền. Thủ quĩ thực hiện thu tiền theo bảng kờ nộp tiền, kớ, đúng dấu đó thu tiền lờn liờn chỳng nhận nộp tiền và chuyển lại cho giao dịch viờn. Sau đú thủ quĩ thụng bỏo cho giao dịch viờn thụng qua mỏy vi tớnh, liờn giấy nộp tiền lưu lại làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kớ chứng từ. b) Quy trỡnh rỳt tiền gửi: Giao dịch viờn hướng dẫn khỏch hàng điền đầy đủ cỏc yếu tố trờn giấy rỳt tiền, khỏch hàng kớ và đưa cho giao dịch viờn. Giao dịch viờn kiểm tra cỏc yếu tố trờn giấy rỳt tiền và cỏc chứng từ do khỏch hàng đưa xem số và tờn tài khoản cú khớp nhau khụng, chứng minh nhõn dõn, kiểm tra xem số dư tài khoản cũn đủ khụng. Nếu hợp lệ giao dịch viờn nhập thụng tin vào mỏy tớnh của mỡnh rồi chuyển thụng tin sang mỏy của kiểm soỏt viờn. Sau khi kiểm soỏt viờn kớ duyệt trờn mỏy, giao dịch viờn đưa giấy rỳt tiền vào mỏy in rồi xử lý. Giao dịch viờn kớ vào giấy rỳt tiền rồi chuyển cho kiểm soỏt viờn. Kiểm soỏt viờn kiểm tra tớnh hợp lệ rồi kớ và chuyển chứng từ lại cho giao dịch viờn. Nếu số tiền mà khỏch hàng rỳt nằm trong hạn mức thu, chi của giao dịch viờn thỡ giao dịch viờn chi tiền cho khỏch hàng.Sau khi khỏch hàng nhận tiền và kớ vào giấy rỳt tiền, giao dịch viờn giao một liờn của giấy rỳt tiền cho khỏch hàng và lưu lại một liờn làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kớ chứng từ.N Nếu số tiền mà khỏch hàng rỳt lớn hơn hạn mức thu, chi của giao dịch viờn thỡ sau khi giao dịch viờn được kiểm soỏt viờn chuyển lại chứng từ, giao dịch viờn đưa giấy rỳt tiền lại cho khỏch hàng và hướng dẫn khỏch hàng sang phũng quĩ đồng thời chuyển mọi thụng tin của khỏch hàng sang mỏy của thủ quĩ. Thủ quĩ gửi trả thụng tin về việc giao dịch đó được thực hiện về mỏy của giao dịch viờn và cỏc liờn cũn lại của giấy rỳt tiền cho giao dịch viờn. Giao dịch viờn lưu một liờn của giấy rỳt tiền làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kớ chứng từ. 2.2.5.2. Quy trỡnh thanh toỏn khụng dựng tiền mặt a) Nghiệp vụ thanh toỏn bằng UNC: Khi khỏch hàng muốn trớch tài khoản của mỡnh mở tại ngõn hàng để chuyển cho người thụ hưởng bằng UNC, khỏch hàng điền đầy đủ cỏc yếu tồ thuộc phần dành cho khỏch hàng trờn UNC, kớ tờn và đúng dấu (nếu cú) trờn tất cả cỏc liờn của UNC rồi nộp cho giao dịch viờn. * Trường hợp người phỏt hành UNC và người thụ hưởng cú tài khoản cựng mở tại chi nhỏnh: Người mua Ngân hàng Người bán (11) (3a) (3b) (22) Trước tiờn giao dịch viờn kiểm tra lại tất cả cỏc yếu tố trờn UNC. Nếu hợp lệ, giao dịch viờn nhập cỏc thụng tin của giao dịch vào mỏy đồng thời chuyển qua mỏy của kiểm soỏt viờn rồi tiến hành in chứng từ. Sau khi in, giao dịch viờn kớ vào tất cả cỏc liờn của UNC và chuyển bộ chứng từ cho kiểm soỏt viờn chờ duyệt phiếu, kiểm soỏt viờn kiểm tra lại chứng từ và tỡnh trạng tài khoản của khỏch hàng nếu đủ điều kiện thỡ tiến hành duyệt giao dịch trờn mỏy, kớ trờn tất cả cỏc liờn của UNC và chuyển chứng từ đó kớ cho giao dịch viờn. Giao dịch viờn tỏch một liờn UNC làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kớ chứng từ, một liờn dựng làm giấy bỏo cú cho người bỏn và một liờn dựng làm giấy bỏo nợ. * Trường hợp người phỏt hành UNC và người thụ hưởng cú tài khoản cựng mở tại hai ngõn hàng khỏc nhau: Người mua NH người bán Người bán NH người mua (11) (2) (3a) (4) (3b) Trước tiờn, giao dịch viờn kiểm tra cỏc yếu tố trờn UNC và tiến hành duyệt qua kiểm soỏt viờn. Sau khi kiểm soỏt viờn chuyển chứng từ đó kớ duyệt cho giao dịch viờn thỡ giao dịch viờn tỏch một liờn của UNC làm chứng từ ghi nợ tài khoản của người phỏt hành UNC và lưu nhật kớ chứng từ. Hai liờn UNC được chuyển cho ngõn hàng phục vụ người hưởng, liờn cũn lại dựng làm giấy bỏo nợ cho người phỏt hành. Ngõn hàng phục vụ người hưởng sau khi nhận được lệnh chuyển tiền từ ngõn hàng của người chi trả, giao dịch viờn tiến hành kiểm tra tớnh chớnh xỏc của lệnh rồi chuyển thụng tin giao dịch vào mỏy của kiểm soỏt viờn để kiểm soỏt viờ ờn kiểm soỏt lại giao dịch, sau đú giao dịch viờnin chứng từ, kớ tờn trờn cỏc chứng từ đú trước khi chuyển sang cho kiểm soỏt viờn kớ. Kiểm soỏt viờn sau khi kiểm tra tớnh hợp lệ của chứng từ nếu chấp nhận thỡ kớ vào cỏc chứng từ đú rồi chuyển lại cho giao dịch viờn. Giao dịch viờn lưu một bộ chứng từ ghi sổ để thụng bỏo cho khỏch hàng được hưởng. UNC là phương thức thanh toỏn chiếm tỷ trọng cao trong cỏc hỡnh thức thanh toỏn của ngõn hàng cung cấp. Doanh số cho thấy thanh toỏn bằng UNC chiếm 70% tổng doanh số thanh toỏn khụng dựng tiền mặt. UNC được cỏc tổ chức và cỏ nhõn sử dụng để : thanh toỏn tiền hàng hoỏ, tiền điện, tiền nước, …ngày càng được sử dụng nhiều hơn. UNC cú nội dung thanh toỏn phong phỳ như : thanh toỏn tiền mua bỏn hàng hoỏ, chuyển tiền, chuyển cấp vốn, thực hiện nghĩa vụ với ngõn sỏch nhà nước… nờn đú cú thể coi là lý do làm cho UNC được sử dụng rộng rói.Ngoài ra, với mụ hỡnh giao dịch một cửa, khỏch hàng sẽ khụng phải thụng qua nhiều phũng ban vỡ thế việc thanh toỏn sẽ diễn ra thuận tiện hơn. b) Nghiệp vụ sộc bảo chi: Khi khỏch hàng muốn sử dụng sộc bảo chi phải đến ngõn hàng làm thủ tục xin bảo chi sộc. Khỏch hàng cần điền đầy đủ thụng tin vào bộ chứng từ sộc bảo chi gồm: hai liờn giấy yờu cầu bảo chi sộc cú đầy đủ cỏc yếu tố, chữ kớ và dấu … Giao dịch viờn kiểm tra điều kiện để bảo chi sộc như : tớnh hợp lệ, thời hạn của sộc chuyển khoản … Nếu hợp lệ thỡ nhập cỏc thụng tin theo đỳng nội dung trờn để thực hiện giao dịch trờn mỏy và kớ vào giấy yờu cầu bảo chi sộc rồi chuyển bộ chứng từ cho kiểm soỏt viờn chờ duyệt. Kiểm soỏt viờn kiểm tra sộc, nếu chấp nhận bộ chứng từ thỡ ghi ngày, thỏng, năm kớ phỏt hành sộc và kớ đúng dấu vào chỗ qui định bảo chi trờn tờ sộ