Chuyên đề Giải pháp mở rộng áp dụng mô hình giao dịch một cửa tại Chi nhánh NHNo&PTNT Láng Hạ

ành kinh tế, trên mọi miền đất nước, thể hiện bước đi đúng đắn,phù hợp với chiến lược của hệ thống NHNo&PTNTVN. 2.1.2 Cơ cấu tổ chức điều hành của chi nhánh trước khi áp dụng mô hình giao dịch một cửa: Tên phòng ban Số người Tên phòng ban Số người Giám đốc 01 Phòng thẩm định Phó giám đốc 02 Phòng kinh doanh ngoại tệ và thanh toán quốc tế 12 Phòng hành chính 10 Phòng tín dụng 20 Phòng kế toán 30 Phòng nghiệp vụ kế hoạch tổng hợp 04 Phòng ngân quỹ 15 Phòng tổ chức cán bộ 05 2.1.3 Cơ cấu tổ chức và điều hành của chi nhánh sau khi áp dụng mô hình giao dịch một cửa: Tổng số cán bộ của Chi nhánh đến 31/12/2005 là 206 nhân viên, so với năm 2004 tăng 13 cán bộ và được sắp xếp vào các phòng ban như sau : Tên phòng ban Số người Tên phòng ban Số người Gíam đốc 01 Phòng tổ chức cán bộ 05 Phó giám đốc 02 Phòng thẩm định 04 Phòng hành chính 14 Tổ tiếp thị 05 Phòng kế toán ngân quỹ 41 Phòng kinh doanh ngoại tệ, thanh toán quốc tế 13 Phòng vi tính 05 Phòng tín dụng 22 Tổ kiểm tra kiểm toán nội bộ 06 Phòng nghiệp vụ, kế hoạch tổng hợp 06 Số người còn lại làm việc tại các Chi nhánh cấp II trực thuộc các phòng giao dịch của Chi nhánh như chi nhánh Bách Khoa, các phòng giao dịch số 2,3,4,5,6,7,8,9. 2.1.4 Tình hình hoạt động: NHNO &PTNT CHi nhánh LÁng H ạ mới được thành lập và hoạt động được gần 9 năm - một khoảng thời gian tuy không gọi là ngắn nhưng cũng chưa thể nói là dài.Trong 9 năm vừa qua những kết quả mà Chi nhánh đạt được đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển của NHNO&PTNT Việt Nam cũng như hệ thống ngân hàng cả nước. Đặc biệt thời kỳ 2003 – 2005, thời kỳ được đánh giá là giai đoạn cả Chi nhánh tự khẳng định vị thế và uy tín của mình trong hệ thống NHNO&PTNT V à trên địa bàn thủ đô thì những kết quả đạt được này lại càng đáng trân trọng, thể hiện trên mọi hoạt động của Ngân hàng. 2.1.4.1 Đánh giá công tác huy động vốn năm 2005 : Năm 2005, nguồn vốn huy động tại Chi nhánh chỉ đạt 90% so với năm 2004 và đạt 101% so với kế hoạch TW giao ( KH điều chỉnh ). Do vậy, nguồn vốn của Chi nhánh năm 2005 chỉ chiếm 2,1% thị phần các TCTD trên địa bàn Hà Nội, giảm 0,7% thị phần so với năm 2004. Chi nhánh đánh giá một số nguyên nhân chủ yếu khiến nguồn vốn giảm so với năm 2004 như sau : - Nhu cầu sử dụng vốn của một số đơn vị kinh tế có nguồn tiền gửi thanh toán lớn đặc biệt là ngoại tệ ( như Tổng công ty Lắp máy giảm 3 triệu USD so với cuối năm 2004) khiến cho giảm nguồn tiền gửi không kỳ hạn là 100 tỷ đồng. - Tiền gửi của TCTD giảm 678 tỷ đồng so v?i năm 2004. - Nguồn ngoại tệ ( quy VNĐ ) đạt 888 tỷ đồng, giảm 385 tỷ đồng so với năm 2004, đạt 111% so với kế hoạch năm 2005 ( KH: 800 tỷ đồng ). Chi nhánh lấy giá quy đổi là 15910VNĐ/USD. - Nguồn vốn từ tiền gửi dân cư tăng 338 tỷ đồng so với năm 2004 nên đã bù đắp được phần nào lượng tiền gửi từ TCTD sụt giảm, Nguồn tiền gửi từ tiết kiệm dân cư tăng là do Chi nhánh thực hiện nhiều chương trình tiết kiệm dự thưởng bằng vàng và cơ chế lãi suất thay đổi kịp thời so với các TCTD trên địa bàn có phần nào hấp dẫn nhằm vào thị hiếu của người dân nên đã giúp tăng trưởng cao nguồn vốn từ tiết kiệm của dân cư. Như vậy, mặc dù nguồn vốn giảm so với năm 2004 song thực chất là chuyển đổi cơ chế nguồn vốn theo hướng ổn định giảm tỷ lệ vay TCTD để hướng vào tiền gửi dân cư theo đúng chỉ đạo của NHNO Việt Nam. 2.1.4.2 Đánh giá công tác sử dụng vốn năm 2005: N ăm 2005, tổng dư nợ tại Chi nhánh bằng 85% so với năm 2004 và chỉ đạt 78% kế hoạch năm 2005 TW giao. Dư nợ của Chi nhánh chiếm 2,2% thị phần các tổ chức tín dụng trên địa bàn Hà Nội, tăng 0,1% so với thị phần năm 2004. - Dư nợ theo loại tiền năm 2005 có sự dịch chuyển về cơ cấu: Dư nợ ngoại tệ có sụt giảm lớn so với năm 2004 ( giảm 370 tỷ đồng ) là do giảm dư nợ của Tổng công ty xăng dầu vì cho vay bằng ngoại tệ có chênh lậch lãi suất quá thấp. Chi nhánh phải chủ động đàm phán với khách hàng để chuyển sang cho vay bằng đồng nội tệ giúp tăng chênh lệch lãi suất. - Dư nợ của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh và cho vay tiêu dùng, đời sống, cầm cố đã có sự tăng trưởng về tỷ trọng. Trong năm 2005, Chi nhánh đã chuyển hướng đẩy mạnh việc cho vay các doanh nghiệp ngoài quốc doanh và cho vay tiêu dùng, đời sống song tỷ lệ còn quá khiêm tốn. - Dư nợ trung, dài hạn năm 2005 vượt 2% so với giới hạn cho phép của TW ( 45%/tổng dư nợ ) làm cho Chi nhánh giảm dư nợ ngắn hạn nên dẫn đến tăng tỷ trọng dư nợ trung, dài hạn song cơ bản về số tuyệt d0ối là không đổi. - Chất lượng tín dụng năm 2005 là thấp hơn so với năm 2004, tỷ lệ nợ xấu chiếm 0,36% tổng dư nợ. 2.1.4.3 Công tác kế toán,ngân quỹ và phát triển dịch vụ thanh toán : **Công tác kế toán: Năm 2005 là năm thứ 3 thực hiện dự án hiện đại hoá ngân hàng, công tác thanh toán vẫn đảm bảo an toàn, chính xác, kịp thời cho khách hàng, quản lý tốt tài sản tiền vốn được NHNoVN giao. Doanh số thanh toán năm 2005 cũng đạt được sự tăng trưởng đáng khích lệ. Tổng doanh số thanh toán đạt 160,537 tỷ đồng, bằng 102% so với cùng kỳ năm trước. * Công tác kho quỹ: Doanh số thu,chi tiền mặt năm 2005 bằng 94% so với cùng kỳ năm trước. Mặc dù thực hiện giao dịch một cửa, các giao dịch viên tự thu,tự chi với lượng tiền lớn, vừa xuất hiện tiền giả đồng thời giao dịch chứng từ, chuyển khoản cũng nhiều nhưng vẫn đảm bảo an toàn tuyệt đối. * Công tác phát triển dịch vụ thanh toán: Ngoài các dịch vụ thanh toán truyền thống, các dịch vụ Chi nhánh đã triển khai năm 2004 như : dịch vụ chuyển tiền nhanh WESTERN UNION, dịch vụ trả lời tự động PHONE BANKING tiếp tục được phát triển. Tổ nghiệp vụ thẻ được thành lập từ tháng 7/2005 trên cơ sở nâng cấp từ tổ thẻ ( trực thuộc phòng kế toán ngân quỹ ). Trong năm 2005 tổ nghiệp vụ thẻ đã không ngừng phát triển cả về nhân sự lẫn công tác chuyên môn. 2.1.4.4 Đánh giá hoạt động TTQT và kinh doanh ngoại tệ năm 2005 - Doanh số thanh toán quốc tế g:iảm so với năm 2004 song thu phí TTQT lại tăng trưởng cao hơn năm 2004 do Chi nhánh thay đổi cơ cấu khách hàng sang những khách hàng nhỏ, mới song phí thu được lại tăng. - Hoạt động mua bán ngoại tệ giảm về doanh số song trong năm 2005, Chi nhánh đã đàm đạo với đơn vị chịu một phần phí mua bán nội bộ mà những năm trước NHNo Việt Nam phải bù lỗ. - Chi nhánh đã phối hợp với khách hàng tìm kiếm khai thác được nguồn ngoại tệ từ thị trường tự do, thuyết phục khách hàng thực hiện giao dịch kỳ hạn với mục tiêu giữ khách hàng để mang lại lợi nhuận từ tiền gửi ký quỹ VNĐ. - Các nghiệp vụ hạch toán kế toán ngoại tệ, hạch toán chuyển tiền thanh toán biên giới, quản lý tài khoản điều vốn, nghiệp vụ kiều hối … Chi nhánh thực hiện kịp thời, chính xác không để sai sót. 2.1.4.5 Thực trạng công tác tin học năm 2005: - Trong năm 2005, công tác tin học tại Chi nhánh đã phát triển nhanh theo kịp những yêu cầu về phát triển dịch vụ mới của hệ thống NHNo&PTNTVN. Toàn bộ các giao dịch tại Chi nhánh đã được thực hiện theo chương trình hiện đại hoá sử dụng hệ thống IPCAS trong giao dịch với khách hàng và giao dịch nội bộ. Hệ thống máy tính, máy in, thiết bị được lắp đặt đầy đủ theo kế hoạch của trung tâm công nghệ thông tin. - Các chương trình như : CITAD- Điện tử liên ngân hàng, TTBC Foxpro, Phone Banking – CMS, Thông tin báo cáo 477 … được ứng dụng và triển khai nhuần nhuyễn đến cán bộ. - Công tác bảo mật và đảm bảo an toàn cho hệ thống được thực hiện một cách nghiêm túc và thường xuyên. Chi nhánh đã thực hiện việc quản lý hệ thống và cấp phát quản lý user/password truy cập vào hệ thống theo đúng quy định của NHNo Việt Nam, thường xuyên tiến hàng giám sát các hệ thống ứng dụng, hệ thống thiết bị đang khai thác, phòng chống vi rút, phòng chống xâm nhập trái phép. - Công tác đào tạo và tập huấn cán bộ theo các chương trình dịch vụ mới và nâng cao trình độ nghiệp vụ luôn được Chi nhánh chú trọng và triển khai theo hình thức tự đào tạo và gửi đi học. Trong năm 2005, Chi nhánh đã mở 02 lớp tự đào tạo IPCAS cho cán bộ mới, cử 03 lượt cán bộ đi học tập trung các lớp như : Qủan trị mạng CCNA, sửa chữa phần cứng máy tính, máy in … 2.2. Thực trạng áp dụng mô hình giao dịch một cửa tại chi nhánh NHN0 & PTNT Láng Hạ: 2.2.1 Mô hình giao dịch một cửa được áp dụng tại Chi nhánh NHNo&PTNT Láng Hạ: 2.2.1.1 Bộ phận trước quầy: a) Bộ phận khách hàng: Được đảm nhận bởi những nhân viên có kinh nghiệm, thông thạo các nghiệp vụ ngân hàng. Khi khách hàng mới (khách hàng chưa đăng kí mã số khách hàng tại ngân hàng) có nhu cầu vay tiền, mở tài khoản tiền gửi ở ngân hàng phải thực hiện đăng kí mã số khách hàng tại quầy quản lý và thông tin khách hàng. Bộ phận khách hàng thực hiện các giao dịch tại quầy, hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ cá nhân, hồ sơ mở tài khoản, đăng kí mẫu chữ kí hoặc mẫu dấu. Sau đó thực hiện các công việc sau: + Giới thiệu và cung cấp thông tin, tư vấn cho khách hàng về các qui trình thủ tục của ngân hàng. + Hướng dẫn khách hàng lập và điền đầy đủ các thông tin trên các mẫu. Nhập thông tin khách hàng vào hệ thống máy tính. Trước khi nhập thông tin khách hàng, bộ phận khách hàng kiểm tra xem khách hàng đó đã có mã số hay chưa để đảm bảo một khách hàng chỉ có một mã số duy nhất. Sau đó đăng kí mẫu chữ kí khách hàng vào máy vi tính. + Thực hiện thủ tục mở và phê duyệt tài khoản mới mở. Đăng kí số hiệu tài khoản giao dịch phù hợp cho khách hàng. Lưu một bộ hồ sơ gốc tại bộ phận quản lý thông tin khách hàng và in thẻ giao dịch cấp cho khách hàng. + Đến cuối ngày, bộ phận giao dịch khách hàng thực hiện đăng kí mẫu dấu, mẫu chữ kí, các thông tin khác của khách hàng mới trong ngày chưa được đăng kí, kiểm tra và đối chiếu dấu, chữ kí khách hàng trên các chứng từ do bộ phận giao dịch chuyển tới. + Chuyển hồ sơ mở tài khoản quan trọng khách (ATM, Credit…) cho bộ phận liên quan giải quyết. + Cung cấp thông tin (về tài chính, về các loại giấy báo nợ, giấy báo có, thư thông báo nhận tiền,…) do bộ phận quản lý tài khoản chuyển ra và tư vấn, giải đáp thắc mắc cho khách hàng. + Hướng dẫn khách hàng về các chính sách của ngân hàng và cách thức sử dụng các sản phẩm dịch vụ còn mới lạ đối với khách hàng mà ngân hàng cung cấp như: các loại thẻ rút tiền tự động, thẻ tín dụng và thông báo về các mức lãi suất tiền gửi, tiền vay, lãi suất của các loại kì phiếu, trái phiếu do ngân hàng phát hành. + Bộ phận khách hàng còn có nhiệm vụ trả lời các yêu cầu khiếu nại của khách hàng. b) Bộ phận giao dịch viên: Hệ thống cửa giao dịch được bố trí ở tầng 1 với 12 cửa giao dịch. Khách hàng có thể đến bất cứ cửa giao dịch nào để yêu cầu giao dịch viên đáp ứng nhu cầu của mình. Có 9 cửa giao dịch thực hiện chức năng giao dịch với khách hàng là cá nhân. Các giao dịch với doanh nghiệp được thực hiện ở các cửa còn lại. Do đặc thù của hệ thống NHNo&PTNT, các giao dịch của khách hàng chủ yếu là gửi tiền tiết kiệm, vay vốn, mở tài khoản trong đó hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt là nghiệp vụ phát triển nhất. Nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ còn ít. Hạn mức giao dịch của các giao dịch viên phụ thuộc vào mức độ thông thạo các nghiệp vụ trong ngân hàng. Trung bình hạn mức giao dịch được quy định đối với một giao dịch viên ở đây là 1 tỷ đồng. c) Bộ phận ngân quỹ: Bộ phận ngân quỹ của ngân hàng có 6 nhân viên, thực hiện kiểm đếm, đóng bó, lưu kho tiền khi tiền được chuyển từ bộ phận giao dịch tới. Bộ phận này còn có trách nhiệm thực hiện các giao dịch tiếp quỹ và nhận lại tiền và thực hiện chế độ quỹ theo chế độ hiện hành. 2.2.1.2 Bộ phận sau quầy: a) Bộ phận thanh toán: Được bố trí phía sau các quầy giao dịch. Tại đây có 2 nhân viên thanh toán và bộ phận kiểm soát. Kiểm soát viên chính là kế toán trưởng và phó phòng kế toán.§ Các giao dịch tiền mặt và không dùng tiền mặt đều được kiểm soát chặt chẽ trước khi hạch toán chính thức. Các thanh toán viên nhận chứng từ thanh toán đã được hạch toán bởi các giao dịch viên. Bộ phận thanh toán viên được nối mạng với nhau theo một qui trình riêng. Một giao dịch chuyển tiền chỉ được thực hiện khi đã có sự thống nhất hạch toán giữa nhân viên thanh toán và phó phòng kế toán kiểm soát. Bộ phận kiểm soát còn thực hiện các công việc như: kí duyệt nhật kí chứng từ giao dịch tự động, kiểm tra, kí xác nhận trên nhật kí chứng từ cuối ngày.Tại Chi nhánh NHNo&PTNT Láng Hạ, hạn mức kiểm soát của các kiểm soát viên là 10 tỷ đồng, nếu vượt hạn mức trên giao dịch phải thông qua sự kiểm soát của giám đốc chi nhánh. b) Bộ phận giao dịch nội bộ: Được đảm nhận bởi một nhân viên kế toán, nhân viên này có trách nhiệm hạch toán các giao dịch nội bộ, chấm đối chiếu các tài khoản nội bộ. Thực hiện hạch toán các bút toán về tài sản của ngân hàng. Thực hiện nghiệp vụ điều chuyển vốn, tài sản giữa chi nhánh với trung ương. Thực hiện chế độ báo cáo với thống kê. 2.2.2 Tiếp quĩ giao dịch đầu ngày, phân phối giao dịch và nộp quĩ cuối ngày: Giao dịch viên được tiếp quĩ trong hạn mức cho phép từ quĩ chính. Gioa dịch viên viết giấy đề nghị tiếp quĩ dùng làm chứng từ gốc rồi chuyển lên bộ phận kiểm soát làm thủ tục tiếp quĩ đầu ngày. Kiểm soát viên thực hiện kiểm soát và phê duyệt kiểm soát chuyển cho quĩ chính. Căn cứ vào giấy đề nghị tiếp quĩ đã được phê duyệt mà quĩ chính in phiếu chi tiền, yêu cầu giao dịch viên kí nhận và chuyển cho giao dịch viên một liên phiếu chi tiền làm chứng từ giao dịch trong ngày. Khi khách hàng đến giao dịch với ngân hàng, khách hàng sẽ được hướng dẫn quan hệ theo qui trình sau: - Với giao dịch lần đầu tiên: khách hàng sẽ được giới thiệu về hoạt động ngân hàng, các sản phẩm cũng như dịch vụ của ngân hàng, tư vấn cho khách hàng và giải quyết công việc nếu khách hàng yêu cầu mở tài khoản. - Với giao dịch tiền gửi, trả nợ tiền vay: khách hàng sẽ được hướng dẫn giao dịch thông qua hệ thống phân phối giao dịch. - Với giao dịch tín dụng: khách hàng sẽ được giải quyết mọi yêu cầu về tiền vay tại bộ phận tín dụng của ngân hàng sau khi khách hàng hoàn tất việc đăng kí thông tin và phân loại khách hàng tại bộ phận khách hàng. Nộp tiền về quĩ chính: giao dịch viên thực hiện nộp toàn bộ tiền tồn quĩ cuối ngày về quĩ chính. Sau khi giao dịch viên kiểm đếm, giao dịch số tiền tồn quĩ xong, quĩ chính in nhật kí quĩ của giao dịch viên, đối chiếu với số tiền thực nộp của giao dịch viên. Nếu thừa, thiếu quĩ sau khi đã đối chiếu thì phải xác định được nguyên nhân và được xử lý theo chế độ về quản lý quĩ. 2.2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ trước khi áp dụng giao dịch một cửa: Khái niệm: Luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng là trật tự, các giai đoạn mà chứng từ phải trải qua từ khi phát sinh đến khi hoàn thành ghi sổ sách kế toán, được chuyển đi bảo quản lưu trữ. KÕ to¸n Tæng hîp Ng©n quü M¸y tÝnh (CSDL) M¸y tÝnh (CSDL) TTV Kh¸ch hµng (giÊy nép tiÒn) KiÓm so¸t (1a) (2) (3) (4) (5) (7) (1b) a) Chứng từ thu tiền mặtt: (6) (1a)- Khách hàng nộp chứng từ cho thanh toán viên để kiểm soát. (1b)- Khách hàng nộp tiền mặt cho ngân quỹ để kiểm nhận. (2)- Thanh toán viên chuyển chứng từ cho kiểm soát viên để kiểm soát. (3)- Kiểm soát viên nhập dữ liệu vào máy tính nếu kiểm soát bằng máy tính hoặc sổ nhật kí quỹ nếu chưa kiểm soát bằng máy tính, đồng thời chuyển chứng từ thu sang bộ phận ngân quỹ để thu tiền. (4)- Sau khi thu đủ tiền, ngân quỹ trả chứng từ cho khách hàng. (5)- Kiểm soát viên chuyển chứng từ thu cho thanh toán viên. (6)- Thanh toán viên nhập dữ liệu vào máy tính hoặc vào sổ chi tiết. (7)- Thanh toán viên chuyển chứng từ thu cho kế toán tổng hợp. Kh¸ch hµng (sÐc tiÒn mÆt) Ng©n quü M¸y tÝnh (CSDL) M¸y tÝnh (CSDL) TTV KÕ to¸n Tæng hîp KiÓm so¸t (5a) (5b) (1) (2) (3) (6) (4) b) Chứng từ chi tiền mặt : (1)- Khách hàng nộp chứng từ cho TTV. (2)- TTV nhập dữ liệu vào máy tính hoặc sổ vào sổ chi tiết. (3)- TTV chuyển chứng từ cho kiểm soát viên để kiểm soát. (4)- Kiểm soát viên nhập dữ liệu vào máy tính hoặc vào sổ nhật ký quỹ đồng thời chuyển chứng từ chi cho ngân quỹ. (5a)- Ngân quỹ chi tiền cho khách hàng theo chứng từ chi. (5b)- Ngân quỹ chuyển chứng từ chi cho kiểm soát viên (6)- Kiểm soát viên chuyển chứng từ chi cho kế toán tổng hợp. GÝam ®èc duyÖt KÕ to¸n Tæng hîp M¸y tÝnh (CSDL) TTV Kh¸ch hµng (uû nhiÖm chi) KiÓm so¸t (1) (2) (5) (4) (3a) (3b) c) Sơ đồ luân chuyển chứng từ chuyển khoản cùng ngân hànng (1)- Khách hàng nộp chứng từ cho TTV. (2)- TTV kiểm soát, nhập dữ liệu vào máy hoặc vào sổ chi tiết. (3a)- TTV chuyển chứng từ cho kiểm soát viên để kiểm soát. (3b)- Những chứng từ phải có chữ ký duyệt của giám đốc thì chuyển cho giám đốc ký duyệt. (4)- Kiểm soát viên chuyển chứng từ cho TTV. (5)- TTV chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp. 2.2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ sau khi áp dụng giao dịch một cửa: a) Chứng từ thu tiền mặt M¸y tÝnh (CSDL) TTV Kh¸ch hµng (giÊy nép tiÒn) KiÓm so¸t (1) (2) (3) (4) (1)- Khách hàng nộp chứng từ và thu tiền mặt cho thanh toán viên. (2)- Thanh toán viên nhập dữ liệu vào máy tính. (3)- Thanh toán viên chuyển chứng từ cho kiểm soát viên để kiểm soát. (4)- Sau khi kiểm soát, kiểm soát viên trả lại chứng từ cho thanh toán viên. b) Chứng từ chi tiền mặt M¸y tÝnh (CSDL) TTV Kh¸ch hµng (sÐc tiÒn mÆt) KiÓm so¸t (1) (5) (3) (4) (2) (1)- Khách hàng nộp séc tiền mặt cho thanh toán viên. (2)- Thanh toán viên nhập dữ liệu vào máy tính. (3)- Thanh toán viên chuyển chứng từ cho kiểm soát viên để kiểm soát. (4)- Sau khi kiểm soát, kiểm soát viên trả lại chứng từ cho thanh toán viên. (5)- Thanh toán viên chi tiền cho khách hàng. c) Sơ đồ luân chuyển chứng từ chuyển khoản cùng ngân hàng GÝam ®èc duyÖt M¸y tÝnh (CSDL) TTV Kh¸ch hµng (uû nhiÖm chi) KiÓm so¸t (1) (2) (3a) (3b) (4) (1)- Khách hàng nộp chứng từ cho TTV. (2)- TTV kiểm soát, nhập dữ liệu vào máy hoặc vào sổ chi tiết. (3a)- TTV chuyển chứng từ cho kiểm soát viên để kiểm soát. (3b)- Những chứng từ phải có chữ ký duyệt của giám đốc thì chuyển cho giám đốc ký duyệt. (4)- Kiểm soát viên chuyển chứng từ cho TTV. 2.2.5 Quy trình nghiệp vụ giao dịch một cửa tại chi nhánh: 2.2.5.1 Quy trình nhận, rút tiền gửi: a) Quy trình nhận tiền gửi: Khi khách hàng đến ngân hàng gửi tiền mặt, giao dịch viên sẽ hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các yếu tố trên giấy nộp tiền. Sau đó khách hàng kí trên các liên của giấy nộp tiền, kê các loại tiền nộp rồi nộp chứng từ cho giao dịch viên. Giao dịch viên kiểm tra các yếu tố trên giấy nộp tiền. Nếu số tiền mà khách hàng nộp nằm trong hạn mức thu, chi của giao dịch viên (đối với VNĐ là 100 triệu đồng, USD là 3000USD), giao dịch viên tiến hành nhập mọi thông tin về khách hàng từ giấy nộp tiền vào máy tính của mình đồng thời chuyển mọi thông tin về nghiệp vụ đó vào máy của kiểm soát viên. Tiếp đến, giao dịch viên kiểm đếm, phân loại, nhận dạng tiền thật, giả, thu tiền của khách hàng theo bảng kê nộp tiền. Giao dịch viên đưa giấy nộp tiền vào máy in rồi kí trên tất cả các liên của giấy nộp tiền và đóng dấu đã thu tiền rồi chuyển cho kiểm soát viên kiểm tra và kí. Liên chứng nhận nộp tiền, giao dịch viên giao cho khách hàng giữ. Liên giấy nộp tiền được giữ lạo làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kí chứng từ. Nếu số tiền khách hàng nộp lớn hơn hạn mức thu, chi tiền mặt của giao dịch viên thì giao dịch viên cũng tiến hành nhập các thông tin về khách hàng vào máy và in ra. Giao dịch viên kí trên các liên của giấy nộp tiền rồi chuyển cho kiểm soát viên kiểm tra, kí duyệt. Nếu thấy chứng từ hợp lệ, kiểm soát viên duyệt chứng từ trên máy và kí trên các liên của giấy nộp tiền và chuyển lại cho giao dịch viên. Giao dịch viên đưa lại chứng từ cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng sang phòng quĩ để nộp tiền. Thủ quĩ thực hiện thu tiền theo bảng kê nộp tiền, kí, đóng dấu đã thu tiền lên liên chúng nhận nộp tiền và chuyển lại cho giao dịch viên. Sau đó thủ quĩ thông báo cho giao dịch viên thông qua máy vi tính, liên giấy nộp tiền lưu lại làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kí chứng từ. b) Quy trình rút tiền gửi: Giao dịch viên hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các yếu tố trên giấy rút tiền, khách hàng kí và đưa cho giao dịch viên. Giao dịch viên kiểm tra các yếu tố trên giấy rút tiền và các chứng từ do khách hàng đưa xem số và tên tài khoản có khớp nhau không, chứng minh nhân dân, kiểm tra xem số dư tài khoản còn đủ không. Nếu hợp lệ giao dịch viên nhập thông tin vào máy tính của mình rồi chuyển thông tin sang máy của kiểm soát viên. Sau khi kiểm soát viên kí duyệt trên máy, giao dịch viên đưa giấy rút tiền vào máy in rồi xử lý. Giao dịch viên kí vào giấy rút tiền rồi chuyển cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên kiểm tra tính hợp lệ rồi kí và chuyển chứng từ lại cho giao dịch viên. Nếu số tiền mà khách hàng rút nằm trong hạn mức thu, chi của giao dịch viên thì giao dịch viên chi tiền cho khách hàng.Sau khi khách hàng nhận tiền và kí vào giấy rút tiền, giao dịch viên giao một liên của giấy rút tiền cho khách hàng và lưu lại một liên làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kí chứng từ.N Nếu số tiền mà khách hàng rút lớn hơn hạn mức thu, chi của giao dịch viên thì sau khi giao dịch viên được kiểm soát viên chuyển lại chứng từ, giao dịch viên đưa giấy rút tiền lại cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng sang phòng quĩ đồng thời chuyển mọi thông tin của khách hàng sang máy của thủ quĩ. Thủ quĩ gửi trả thông tin về việc giao dịch đã được thực hiện về máy của giao dịch viên và các liên còn lại của giấy rút tiền cho giao dịch viên. Giao dịch viên lưu một liên của giấy rút tiền làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kí chứng từ. 2.2.5.2 Quy trình thanh toán không dùng tiền mặt: a) Nghiệp vụ thanh toán bằng UNC: Khi khách hàng muốn trích tài khoản của mình mở tại ngân hàng để chuyển cho người thụ hưởng bằng UNC, khách hàng điền đầy đủ các yếu tồ thuộc phần dành cho khách hàng trên UNC, kí tên và đóng dấu (nếu có) trên tất cả các liên của UNC rồi nộp cho giao dịch viên. * Trường hợp người phát hành UNC và người thụ hưởng có tài khoản cùng mở tại chi nhánh: Ng­êi mua Ng©n hµng Ng­êi b¸n (11) (3a) (3b) (22) Trước tiên giao dịch viên kiểm tra lại tất cả các yếu tố trên UNC. Nếu hợp lệ, giao dịch viên nhập các thông tin của giao dịch vào máy đồng thời chuyển qua máy của kiểm soát viên rồi tiến hành in chứng từ. Sau khi in, giao dịch viên kí vào tất cả các liên của UNC và chuyển bộ chứng từ cho kiểm soát viên chờ duyệt phiếu, kiểm soát viên kiểm tra lại chứng từ và tình trạng tài khoản của khách hàng nếu đủ điều kiện thì tiến hành duyệt giao dịch trên máy, kí trên tất cả các liên của UNC và chuyển chứng từ đã kí cho giao dịch viên. Giao dịch viên tách một liên UNC làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kí chứng từ, một liên dùng làm giấy báo có cho người bán và một liên dùng làm giấy báo nợ. * Trường hợp người phát hành UNC và người thụ hưởng có tài khoản cùng mở tại hai ngân hàng khác nhau: Ng­êi mua NH ng­êi b¸n Ng­êi b¸n NH ng­êi mua (11) (2) (3a) (4) (3b) Trước tiên, giao dịch viên kiểm tra các yếu tố trên UNC và tiến hành duyệt qua kiểm soát viên. Sau khi kiểm soát viên chuyển chứng từ đã kí duyệt cho giao dịch viên thì giao dịch viên tách một liên của UNC làm chứng từ ghi nợ tài khoản của người phát hành UNC và lưu nhật kí chứng từ. Hai liên UNC được chuyển cho ngân hàng phục vụ người hưởng, liên còn lại dùng làm giấy báo nợ cho người phát hành. Ngân hàng phục vụ người hưởng sau khi nhận được lệnh chuyển tiền từ ngân hàng của người chi trả, giao dịch viên tiến hành kiểm tra tính chính xác của lệnh rồi chuyển thông tin giao dịch vào máy của kiểm soát viên để kiểm soát viê ên kiểm soát lại giao dịch, sau đó giao dịch viênin chứng từ, kí tên trên các chứng từ đó trước khi chuyển sang cho kiểm soát viên kí. Kiểm soát viên sau khi kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ nếu chấp nhận thì kí vào các chứng từ đó rồi chuyển lại cho giao dịch viên. Giao dịch viên lưu một bộ chứng từ ghi sổ để thông báo cho khách hàng được hưởng. UNC là phương thức thanh toán chiếm tỷ trọng cao trong các hình thức thanh toán của ngân hàng cung cấp. Doanh số cho thấy thanh toán bằng UNC chiếm 70% tổng doanh số thanh toán không dùng tiền mặt. UNC được các tổ chức và cá nhân sử dụng để : thanh toán tiền hàng hoá, tiền điện, tiền nước, …ngày càng được sử dụng nhiều hơn. UNC có nội dung thanh toán phong phú như : thanh toán tiền mua bán hàng hoá, chuyển tiền, chuyển cấp vốn, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước… nên đó có thể coi là lý do làm cho UNC được sử dụng rộng rãi.Ngoài ra, với mô hình giao dịch một cửa, khách hàng sẽ không phải thông qua nhiều phòng ban vì thế việc thanh toán sẽ diễn ra thuận tiện hơn. b) Nghiệp vụ séc bảo chi: Khi khách hàng muốn sử dụng séc bảo chi phải đến ngân hàng làm thủ tục xin bảo chi séc. Khách hàng cần điền đầy đủ thông tin vào bộ chứng từ séc bảo chi gồm: hai liên giấy yêu cầu bảo chi séc có đầy đủ các yếu tố, chữ kí và dấu … Giao dịch viên kiểm tra điều kiện để bảo chi séc như : tính hợp lệ, thời hạn của séc chuyển khoản … Nếu hợp lệ thì nhập các thông tin theo đúng nội dung trên để thực hiện giao dịch trên máy và kí vào giấy yêu cầu bảo chi séc rồi chuyển bộ chứng từ cho kiểm soát viên chờ duyệt. Kiểm soát viên kiểm tra séc, nếu chấp nhận bộ chứng từ thì ghi ngày, tháng, năm kí phát hành séc