Chuyên đề Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu ở Công ty xây dựng cấp thoát nước Waseenco

khoannhà máy nước Pháp Vân Hà Nội cho xí nghiệp khoan nước ngầm và xây lắp cấp thoát nước củ Công ty xây dựng cấp thoát nước. - Bằng chứng nhận của Bộ xây dựng và công đoàn xây dựng Việt Nam tặng huy chưng vàng chất lượng cao công trình, sản phẩm xây dựng Việt Nam năm 1998 với hệ thống cấp nước thị xã Bắc Ninh. - Giấy chứng nhận của Bộ xây dựng và công đoàn xây dựng Việt Nam tặng huy chương vàng chất lượng cao ngành xây dựng Việt Nam đối với công trình lắp đặt công nghệ điện hệ thống nước nhà máy xi măng Bút Sơn. - Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Trên đây là một số chứng nhận mà Bộ xây dựng đã chứng nhận những kết quả mà Công ty đã đạt được kể từ khi thành lập cho đến nay. Ngoài ra Công ty cũng đã thi công rất nhiều công trình mà được cấp chứng nhận. Điều đó chứng tỏ Công ty có một uy tín rất lớn đối với khách hàng trong nước cũng như nước ngoài. 3. Đánh giá hoạt động đấu thầu của Công ty xây dựng cấp thoát nước 3.1. Những thành tích đạt được trong hoạt động đấu thầu Công ty xây dựng cấp thoát nước (Waseenco) từ khi hình thành đến nay đã thu được rất nhiều thành tựu, từng bước khẳng định được vị trí của mình trong cơ chế thị trường. Công ty xây dựng cấp thoát nước là một doanh nghiệp nhà nước, tự hạch toán độc lập, có khả năng tham gia đấu thầu các công trình, dự án thuộc lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh của mình. - Công ty đã từng tham gia đấu thầu nhiều dự án đầu tư và đã trúng thầu khá nhiều gói thầu thuộc nhiều chủng loại, lĩnh vực. Công ty tham gia đấu thầu với tư cách là một pháp nhân độc lập hoặc với tư cách là một nhà thầu được thiết lập quan hệ liên doanh với các đơn vị khác. Hoạt động đấu thầu trong thời gian qua đã mang lại nhiều thuận lợi cho Công ty. Công ty đã tham gia đấu thầu và trúng thầu được nhiều công trình, giá trị trúng thầu ngày càng một lớn làm cho giá trị xây lắp hoàn thành của Công ty ngày một tăng mang lại doanh thu hàng chục tỷ đồng và đóng góp một phần không nhỏ vào ngân sách nhà nước. Đồng thời tạo công ăn việc làm cho người lao động và từng bước cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty. Nhận thức được vị trí của hồ sơ dự thầu trong quá trình tham gia đấu thầu và sự đòi hỏi ngày càng cao của chủ đầu tư nên đội ngũ cán bộ lập hồ sơ dự thầu ngày càng trưởng thành, nâng cao được trình độ năng lực cũng như tích luỹ được nhiều kinh nghiệm. Cũng thông qua đó mà Công ty đã có những nhuyển biến tốt về mặt tổ chức quản lý và thực hiện, đặc biệt trong lĩnh vực quan hệ với bên ngoài như: các tổ chức tài chính, nhà cung ứng, đối tác kinh doanh của chủ đầu tư. - Đầu tư đúng trọng điểm về năng lực máy móc thiết bị thi công góp phần nâng cao khả năng thắng thầu thi công ở một số lĩnh vực thể hiện định hướng kinh doanh đúng đắn. Các công trình Công ty đã trực tiếp xây dựng và tham gia xây dựng khi trúng thâù đều được đánh giá cao về tiến độ thi công chất lượng và độ thẩm mỹ làm hài lòng các chủ đầu tư. Do vậy mà uy tín của Công ty ngày càng được khẳng định trên thị trường cả nước. 3.2. Những tồn tại trong công tác đấu thầu Mặc dù trong công tác chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu Công ty đã có nhiều cố gắng để đạt được những thành tích nhất định song vẫn còn có một số tồn tại làm ảnh hưởng tới khả năng thắng thầu của Công ty. Việc thực hiện công tác lập hồ sơ dự thầu chưa diễn ra một cách có tính hệ thống chặt chẽ, các bộ phận chưa có sự phối hợp chưa chặt chẽ với nhau và còn làm tổng hợp nhiều công trình, có nhiều bước công việc nhận thức được xong chưa thực hiện được, thụ động trong việc đề ra các biện pháp tranh thầu. Trong tham gia đấu thầu nhiều công trình còn đưa ra mức giá quá cao so với giá dự kiến của chủ đâù tư và của các đối thủ cạnh tranh, có lúc lại quá thấp nếu Công ty trúng thầu thì cũng không có hiệu quả. Còn chưa quan tâm đến việc đưa ra các giải pháp kỹ thuật độc đáo làm tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu, đôi khi tiến độ thi công đưa ra còn dài hơn so với các đối thủ cạnh tranh. 3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trên 3.3.1. Nhân tố khách quan Bên cạnh những tồn tại có tính chất ý thức, quan điểm như vậy, những quan điểm do trình độ chuyên môn nghiệp vụ, do cơ chế quản lý, có thiếu sót của quy chế đấu thầu cũng có tác động xấu tới quá trình đấu thầu. - Trước hết phải nói đến những tiêu cực phát sinh từ phía chủ đầu tư Hiện nay, nhiều Bộ, ngành vừa là chủ đầu tư vừa là cơ quan chủ quản của các đơn vị thiết kế, của nhà thầu, của tổ chức giám sát thi công và nghiệm thu công trường. Trong bối cảnh này thật khó tránh khỏi tình trạng thông đồng, chí ít là thông cảm, nhân nhượng, nội bộ sắp với nhau những khi phát hiện có vi phạm, sai sót về thiết kế, về tiến độ và chất lượng gây ra bởi một trong các đơn vị xây dựng trong cùng một Bộ tham gia dự án. Hiện tượng can thiệp có tính chất hành chính, áp đặt, không công tâm hoặc thiếu tính chuyên nghiệp vào quá trình xét thầu. Trường hợp xẩy ra ở công trình hầm chui Văn Thánh2, dự án nhà máy cấp nước Đà Nẵng chỉ là những số nhỏ trong rất nhiều những dẫn chứng về những bất cập trong đấu thầu. Xuất phát từ cơ chế quản lý hiện nay, khi còn có sự can thiệp từ phía các cấp hành chính, khi các Bộ, Sở vẫn còn là cấp chủ quản các doanh nghiệp. - Năng lực bên mời thầu thấp, trình độ của ban quản lý dự án, chất lượng tư vấn đấu thầu hạn chế cũng là nguồn gốc dẫn đến nhiều tiêu cực trong quá trình đấu thầu và quản lý dự án. Nhiều trường hợp tổ chuyên gia xét thầu có những người thiếu trình độ, thậm chí không có nghiệp vụ đã gây ra khiếu nại kiện tụng tràn lan, làm giảm lòng tin vào tính công bằng, minh bặch của cuộc đấu thầu, kéo dài thời gian xét thầu, thậm chí phải huỷ bỏ kết quả thầu. Việc thông qua và duyệt các báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán công trình và hồ sơ mời thầu có nhiều hạn chế và sai sót là nguyên nhân làm cho quá trình đấu thầu bị kéo dài, đánh giá hồ sơ dự thầu gặp khó khăn và điều đặc biệt làm vô hiệu hoá mọi hoạt động đấu thầu trong xây dựng. Đa số các dự án xây dựng hạ tầng được điều chỉnh, sửa đổi thiết kế, làm tăng khối lượng, tăng giá trị công trình ( có trường hợp tăng gấp rưỡi, thậm chí tăng gấp đôi so với giá thắng thầu, kéo dài tiến độ thi công và thời gian hoàn thành công trình có khi tới vài năm).Thế là, do chỉnh sửa thiết kế mọi tiêu chí trong cuộc đấu thầu được xoá sạch, giá công trình ( gía quyết toán) không còn là giá thắng thầu ban đầu thời hạn thi công không như cam kết của các nhà thầu trong hợp đồng. Trong khi cơ chế đấu thầu xây dựng mang lại hiệu quả kinh tế thiết thực và thúc đẩy sự trưởng thành, hoàn thiện của lực lượng nhà thầu thì các tồn tại thuộc hệ thống văn bản pháp lý đã gây ra không ít khó khăn, tiêu cực trong quá trình đấu thầu theo nghị định 88 CP và 14 CP. Quy chế đấu thầu hiện hành có quá nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiiên cứu, sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện mà trước hết là vấn đề then chốt như đối tượng và phạm vi áp dụng quy chế đấu thầu, vấn đề chuyên lý nhà nước trong đấu thầu, về thẩm định kế hoạch đấu thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu, vấn đề về tiêu chuẩn, chuyên môn nghiệp vụ của ban quản lý dự án, của tổ chuyên gia xét thầu, vấn đề chế tài sử phạt và trách nhiệm của các hiệp hội nghề nghiệp trong đấu thầu, tăng cường tính công khai và động viên sự kiểm tra. - Lâu nay trong đấu thầu xây dựng nổi lên một vấn đề dư luận thường xuyên quan tâm đó là giá bỏ thâù và trúng thầu quá thấp kèm theo những công trình kém chất lượng, gây hiệu quả nghiêm trọng trong quá trình vận hành, đặc biệt là những gói thầu thi công đường, cầu, hầm, cảng. Có thể nói phá giá đang được một số nhà thầu coi là biện pháp chủ yếu để thắng thầu. Có những gói thầu có giá trúng thầu chỉ bằng chưa đầy 50% như gói R5 dự án quốc lộ 1ACó nhiều gói thầu chênh lệch giữa giá thắng thầu và giá gói thầu với vài trăm tỷ đồng, như dự án xây dựng cảng Cái Lân. Nhà thầu dự án đường Bắc Ninh- Nôi Bài bỏ giá thầu trên 600 tỷ đồng nhưng thắng thầu nhờ kèm theo một thư giảm giá lên tới 233 tỷ đồng. Đó là những đỉnh điểm gây sửng sốt và xôn xao dư luận. Các nhà thầu không trúng thầu thì chê trách, bài xích đồng nghiệp đã phá giá làm rối loạn thị trường, có người gọi hiện tượng phá giá là “ uống thuốc độc để giải khát”. Có điều đáng tiếc là các cuộc đấu thâù theo kiểu đấu giá như vậy không còn là ngày hội của các nhà thầu, khi mọi người nô nức tập trung năng lực, trí tuệ nghiên cứu gói thầu dự án, tìm kiếm các giải pháp tối ưu trong thi công, tìm biện pháp tốt nhất trong sử dụng vật liệu cấu kiện xây dựng, phô trương công nghệ tiên tiến, hoàn thiện quản lý tiết kiệm chí phí, để có giá dự thầu và thắng thầu hợp lý nhất, cống hiến cho xã hội những công trình xây dựng đẹp và có chất lượng cao. 3.3.2. Nhân tố chủ quan * Công tác nghiên cứu thị trường Trong thời gian qua công tác này cũng được Công ty quan tâm và bước đầu hoạt động tương đối có hiệu quả. Tuy nhiên, trong một số công trình tham gia đấu thầu vẫn còn thiếu chính xác và chưa cập nhật. Trong cơ chế thị trường một doanh nghiệp muốn tồn tại, giữ vững và phát triển trước hết phải có thị trường ổn định, đảm bảo công ăn việc làm. Từ khi nhà nước ban hành quy chế đấu thầu, thì việc tìm kiếm thị trường của các doanh nghiệp trong ngành xây dựng càng trở nên gay gắt gấp bội. Thị trường luôn biến động, nếu công tác nghiên cứu thị trường của Công ty yếu kém sẽ dẫn đến công tác tính giá dự toán thầu công trình nhiều khi chưa sát với thực tế. Bên cạnh đó công tác Marketing vẫn chưa được coi trọng xứng đáng với vị trí quan trọng của nó. Nhất là khả năng nắm bắt thông tin về thị trường, chủ đầu tư, đối thủ cạnh tranh còn chưa mạnh. Trong kinh doanh, nhất là kinh doanh có cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì vấn đề quan trọng là thông tin. Thông tin đầy đủ kịp thời, chính xác là nền tảng của việc ra quyết định kịp thời. Hơn nữa, hoạt động marketing của công ty chưa đề ra chính sách marketing cụ thể để có thể thực sự thúc đẩy công tác đấu thầu đạt hiệu quả cao. Hiện hoạt động Marketing của Công ty vẫn chỉ do phòng kinh tế kế hoạch kiêm nhiệm hoặc do một vài cá nhân trong ban Giám đốc thực hiện. Điều này làm nảy sinh một số vấn đề như thiếu thông tin về đối thủ và thông tin về thị trường hay chưa nắm bắt linh hoạt hay dự báo về gí nguyên vật liệu trên thị trường. * Máy móc thiết bị Trong quá trình đấu thầu và xét thầu các chỉ tiêu kỹ thuật đóng một vai trò quan trọng, quyết định sự thắng hay bại của Công ty trong công việc đấu thầu. Mặc dù hàng năm Công ty đã tích cực trong việc đầu tư máy móc thiết bị tiến tiến. Tuy nhiên, so với đối thủ cạnh tranh thì số lượng máy móc thiết bị cũng như mức độ tiên tiến của máy móc thiết bị của Công ty vẫn còn hạn chế. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì thiết bị máy thi công ngày càng hiện đại cho phép thi công các công trình ở mọi địa hình, cũng như các công trình có mức độ kỹ thuật phức tạp. Trong khi đó tính trên tổng số máy móc thiết bị mà Công ty hiện có thì phần lớn thiết bị của Công ty là máy của Liên Xô và của Trung quốc đã sử dụng lâu năm. * Về nhân lực Như đã biết, để đạt được các yêu cầu về xây dựng như là chất lượng, tiến độ, độ thẩm mỹthì trước hết nó phụ thuộc rất lớn vào trình độ của công nhân và kỹ sư giám sát. Mặc dù lực lượng lao động của Công ty là khá đông tuy nhiên vẫn chưa có sự phân phối hợp lý giữa các bộ phận khác nhau. Do vậy chất lượng vẫn còn chưa đáp ứng được yêu cầu của nhiều gói thầu. Ví dụ với những gói thầu có quy mô lớn, mức độ phức tạp đòi hỏi cần phải có trình độ tay nghề cao và nhiều năm kinh nghiệm thì đôi khi Công ty không đáp ứng nổi, đó chính là nguyên nhân dẫn đến thua thầu. Ngoài ra, như chúng ta biết đấu thầu là hoạt động đòi hỏi các cán bộ không những trình độ kỹ thuật giỏi mà phải có trình độ về kinh tế- tài chính và dày dạn kinh nghiệm, chuyên trách trong công tác đấu thầu. Tuy nhiên nhiều cán bộ của Công ty chưa thực sự công tác đúng ngành nghề mặc dù có thâm niên công tác lâu năm. Đây cũng là vấn đề đặt ra với công ty trong việc đào tạo và tuyển chọn những kỹ sư trẻ nhưng có trình độ và sẵn sàng học hỏi kinh nghiệm. Trên đây là một số nguyên nhân chủ yếu ảnh hưởng đến công tác đấu thầu của Công ty xây dựng cấp thoát nước. Ngoài ra, có rất nhiều nguyên nhân khác nhưng nó có ảnh hưởng không đáng kể. Chương III: một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu của công ty xây dựng cấp thoát nước (waseenco). I. phương hướng sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm tới 1. Mục tiêu chung Trong quá trình xây dựng và phát triển của Công ty, qua thời gian thử thách của thị trường, Công ty Xây dựng cấp thoát nước đã vượt qua được khó khăn, khẳng định được vị trí là Công ty chuyên ngành xây lắp các công trình cấp thoát nước. Các mặt hoạt động đã được củng cố và phát triển từ : Lập, thẩm định, quản lý dự án đầu tư xây dựng đến thiết kế, khoan giếng, xây lắp và cung ứng vật tư, thiết bị chuyên ngành cấp thoát nước đáp ứng nhu cầu của xã hội. Là đơn vị thành viên của Tổng Công ty, triển vọng phát triển trong những năm tới của Công ty sẽ nằm trong hướng phát triển đồng bộ của Tổng Công ty. Trong những năm tới phương hướng chính công tác sản xuất kinh doanh của Công ty là tập trung phát triển hoạt động xây dựng kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư thiết bị chuyên ngành cấp thoát nước. Tiếp tục thực hiện phương châm đa doanh, đa dạng hoá sản phẩm, từng bước chuyển đổi tỷ trọng trong cơ cấu các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng cường đầu tư, nâng cao giá trị sản xuất công nghiệp 2. Mục tiêu cụ thể trong năm 2005 - Với bộ máy quản lý Công ty: + Hiểu và vận dụng thành thạo các quy trình trên các lĩnh vực để kiểm soát được các thông tin về quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + Phát hiện và sửa đổi nhiều thiếu sót trong quản lý điều hành tại cơ quan và trên các công trường, đảm bảo các thông tin hai chiều ngắn gọn hệ thống và phản ánh chính xácquá trình lãnh đạo. + Tổ chức công tác kiểm soát xử lý và lưu trữ các hồ sơ quản lý trên các lĩnh vực nề nếp, có hệ thống chặt chẽ với các đơn vị trực thuộc. - Các xí nghiệp, đội trực thuộc: + Phải thông hiểu chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng của Công ty. Sử dụng các quy trình vào điều hành sản xuất. + Chấp hành nghiêm túc việc thực hiện các quy trình sản xuất kinh doanh có liên quan. + Phấn đấu không có quy trình, hạng mục công trình kém chất lượng, không được khách hàng chấp nhận. Theo báo cáo của phòng ban chỉ đạo ISO, thì mục tiêu cụ thể năm 2005 của Công ty như sau: Bảng 7: Bảng mục tiêu chất lượng năm 2005 Danh mục Đơn vị tính Năm 2004 Kế hoạch 2005 Kế hoạch Thực hiện Giá trị sản lượng Tr.đ 483.730,30 489.803,80 524.011,10 + Giá trị sản xuất xây lắp Tr.đ 365.823,50 366.227,10 406.331,10 + Nhập khẩu USD 3.549.680,00 3.906.557,70 3.983.184,70 + Giá trị SXKD khác Tr.đ 22.805,00 62.176,80 54.044,00 Doanh thu Tr.đ 233.532,00 246.648,00 283.195,10 Lợi nhuận trước thuế) Tr.đ 8.174,00 8.250,00 10.200,00 Đầu tư : 12260,10 9474,00 30439,00 Đầu tư, phát triển nhà đô thị Tr.đ 5.000,00 Đầu tư phát triển khu công nghiệp Tr.đ 8.880,30 5.790,00 16.459,00 Đầu tư chiều sâu (mua sắm máy móc, thiết bị phục vụ thi công) Tr.đ 3.379,80 3.684,00 8.980,00 Đào tạo: Nâng bậc lương cán bộ nhân viên Người 98,00 94,00 95,00 Nâng bậc lương công nhân kỹ thuật Người 85,00 74,00 85,00 Học các lớp chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn Lượt người 20,00 46,00 63,00 Thực hiện tiến độ công trình tại các công trình Đạt yêu cầu của Chủ đầu tư Đạt kế hoạch Đạt yêu cầu của Chủ đầu tư Tiết kiệm chi phí sản xuất Đảm bảo không có sản phẩm hư hỏng, phải làm lại Đạt kế hoạch Đảm bảo không có sản phẩm hư hỏng, phải làm lại. Chất lượng công trình: Đảm bảo không có khiếu kiện của khách hàng Đạt kế hoạch Đảm bảo không có khiếu nại của khách hàng. Nguồn: Bảng mục tiêu chất lượng năm 2005 Đến nay, với bề dày kinh nghiệm sẵn có, với đội ngũ CBCNV được đào tạo toàn diện về nghiệp vụ chuyên môn, với các thiết bị máy móc chuyên ngành và phương thức điều hành công nghiệp tiên tiến, Công ty Xây dựng cấp thoát nước luôn cố gắng giữ vững những thành tích đã đạt được để khẳng định tính chuyên ngành của đơn vị, xứng đáng với vị trí là một trong những thành viên mạnh của Tổng công ty VINACONEX và là một doanh nghiệp thành viên có uy tín trong hoạt động chuyên ngành cấp thoát nước của Bộ Xây dựng. II. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu ở công ty- Waseenco Nâng cao chất lượng công tác đấu thầu thầu thực chất là nhằm thực hiện mục tiêu nâng cao khả năng thắng thầu. Do vậy những giải pháp đưa ra chính là để khắc phục những mặt tồn tại, phát huy những mặt tích cực như đã phân tích mục đích cuối cùng là giúp Công ty khi tham gia dự thầu đáp ứng tốt nhất yêu cầu của bên mời thầu, đồng thời vẫn đảm bảo có lãi cho Công ty. Điều này nó không chỉ liên quan trực tiếp đến việc lập hồ sơ dự thầu mà còn đòi hỏi sự nỗ lực cố gắng về mọi mặt của Công ty. Qua phân tích đánh giá công tác đấu thầu cuả Công ty xây dựng cấp thoát nước (Waseenco). Trong thời gian thực tập, được sự giúp đỡ của các cô chú trong Công ty em xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp mà Công ty có thể áp dụng để nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu của Công ty hiện nay. 1.Thành lập một phòng dự án 1.1. Mục đích Qua thực tế tìm hiểu ở Công ty, em nhận thấy việc thành lập một phòng dự án là cần thiết. Vì như vậy, công tác đấu thầu sẽ được chuyên môn hoá và do đó việc nâng cao hiệu quả của công tác đấu thầu sẽ được thực hiện dễ dàng hơn. Đây là một giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức thực hiện và hoàn thiện hồ sơ dự thầu. Thành lập một phòng dự án có tác dụng sau: Tập trung mọi thông tin về công trình đấu thầu, và các thông tin liên quan đến hoạt động dự thầu. Có thể khắc phục được những tồn tại đã nêu do việc phân tán trong quản lý và kiêm nhiệm trong thực hiện công tác dự thầu gây nên. Tiện cho việc phân tích, đánh giá các tài liệu thông tin, yêu cầu của chủ đầu tư cũng như môi trường bên ngoài liên quan đến công tác lập hồ sơ dự thầu, từ đó giúp cho việc tổ chức phối hợp các bộ phận có tính khoa học, chặt chẽ và hiệu quả cao hơn. Các bộ phận trong phòng dự án sẽ được giao những công trình có tính chuyên môn hoá riêng. Vì thế sẽ giúp cho từng bộ phận ngày càng được nâng cao về trình độ kỹ năng cũng như kinh nghiệm trong công tác lập hồ sơ dự thầu đối với từng loại công trình. Tạo điều kiện thuận lợi trong việc chỉ đạo xây dựng lưc lượng và đầu tư trang bị về mọi mặt cho phòng chức năng, từ đó nâng cao được sức mạnh và hiệu quả của nó. Ngoài ra phòng dự án còn có thể thực hiện được các công việc thuộc chức năng Marketing như: thu thập thông tin, nghiên cứu và dự báo thị trường, tiến hành các hoạt động chiêu thị quảng cáo, xác định các đối thủ cạnh tranh. 1.2. Phương thức thực hiện Về mặt nhân sự của phòng dự án trong giai đoạn đấu thầu có thể bố trí 20 cán bộ, nhân viên và được tổ chức như sau: *Cơ cấu tổ chức của phòng dự án được bố trí như sau: 1 Trưởng phòng 2 nhân viên nghiên cứu thị trường 15 nhân viên chuyên lập hồ sơ dự thầu 2 nhân viên theo dõi tổng hợp * Chức năng nhiệm vụ: - 1 trưởng phòng phụ trách chung và trực tiếp tham gia vào việc hoạch định chiến lược. - 2 cán bộ nhân viên làm công tác nghiên cứu thị trường và hoạch định chiến lược, bao gồm các công việc chủ yếu như: Tìm kiếm thông tin về công trình đấu thầu, thu thập và sử lý thông tin về thị trường cũng như các đối thủ cạnh tranh, xây dựng chiến lược tranh thầu thực hiện các giải pháp marketing, thông tin quảng cáo. - 15 cán bộ nhân viên lập hồ sơ dự thầu bao gồm các công việc chủ yếu như: đọc bản vẽ, bóc tách tiên lượng, khảo sát thị trường, xây dựng biện pháp thi công, đề xuất các giải pháp kỹ thuật, tính giá. - 2 cán bộ nhân viên làm công tác theo dõi và tổng hợp bao gồm các công việc chủ yếu sau: Theo dõi quá trình dự thầu và thực hiện hợp đồng các công trình; chuẩn bị các thủ tục bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, các tài liệu mang tính chất thông tin chung trong hồ sơ dự thầu, tổ chức rút kinh nghiệm sau khi dự thầu, tổng hợp đánh giá kết quả dự thầu định kỳ. Việc bố trí nhân sự cho phòng dự án trước hết phải căn cứ vào số cán bộ công nhân viên hiện nay đang tham dự vào việc thực hiện công tác dự thầu tại Công ty. Hiện nay các phần công việc của hồ sơ dự thầu của Công ty được giao cho từng bộ phận thực hiện sau đó phòng kinh tế kế hoạch mới tổng hợp lại thành một bộ hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh. Để tiết kiệm chi phí trong việc bố trí lao động cho phòng dự án và giảm bớt sự tăng lên của số lao động gián tiếp. Theo em có thể thực hiện việc thuyên chuyển cán bộ từ các phòng về phòng dự án như sau: +4 người cuả phòng kỹ thuật làm công tác bóc tách tiên lượng và lập biện pháp tiến độ thi công. +4 người của phòng kế hoạch làm công tác theo dõi tổng hợp và tính giá +2 người ở xí nghiệp khoan khai thác nước ngầm đảm nhận những công trình về nước. +2 người ở xí nghiệp xây lắp cấp thoát nước 101 đảm nhiệm phần xây lắp đặt thiết bị. +2 người ở xí nghiệp xây lắp cấp thoát nước104 đảm nhận những công trình về điện. +1 người ở đội 102 về điều hoà thông gió. +1 người ở đội 104 phụ trách phần gia công cơ khí. +1 người về đường và cơ sở hạ tầng ở xí nghiệp khoan khai thác. Như vậy, Công ty cần tuyển thêm 2 cán bộ thuộc chuyên ngành quản trị kinh doanh và marketing cho bộ phận nghiên cứu thị trường và hoạch định chiến lược. * Chi phí để thực hiện một phòng dự án cho Công ty Với cách bố trí như trên thì : - Chi phí tăng thêm hàng tháng do phai trả lương cho cán bộ mới tuyển dụng nếu phòng dự án được thành lập là: 2*1.190.000 =2.380.000đ (=29.560.000đ/ năm) So với 1.190.000đ/ người, tháng là mức lương bình quân hiện nay của Công ty hiện nay thì cũng không đáng kể so với những gì mà nó có khả năng mang lại cho công ty nêú nó được thành lập. Ngoài chi phí tiền lương tăng thêm hàng tháng Nếu thành lập phòng dự án thì Công ty phải trang bị cho phòng cơ sở vật chất ban đầu như: +4 máy vi tính +2 máy in lazer +3 máy điện thoại và một số thiết bị khác Bên cạnh đó Công ty nên nối mạng để thu thập các thông tin nhanh nhất đầy đủ nhất về công trình đấu thầu, về chủ đầu tư, về đối thủ cạnh tranh. Như chúng ta đã biết do Công ty là một doanh nghiệp nhà nước nên không thể tránh khỏi hiện tượng bộ máy còn cồng kềnh nên hiệu quả đạt được không cao. Hiện nay nhà nước đanh khuyến khích các doanh nghiệp nên tổ chức sắp xếp lại để sao cho có hiệu quả. Hơn thế nữa hiện tại Công ty rất cần có một bộ phận chuyên đảm nhận việc đấu thầu thì mới có thế nắm bắt được thông tin cũng như làm việc được chuyên môn hoá hơn sao cho đảm bảo hiệu quả đạt được cao hơn so với hiện tại. 1.3. Hiệu quả đạt được của giải pháp Đây là một chi phí không phải là nhỏ song hiệu quả của nó mang lại rất lớn thể hiện ở các khía cạnh sau: Không ngừng tạo uy tín với khách hàng trên thị trường xây dựng so với các đối thủ khác và có khả năng giành được lợi thế cho mình khi tham gia đấu thầu xây lắp. Có được thông tin toàn diện hơn khi lập hồ sơ dự thầu như thông tin về thị trường xây lắp, thị trường các yếu tố đầu vào, thông tin về đối thủ cạnh tranh kết hợp với các yếu tố nội bộ của bản thân Công ty để có được một chiến lược tranh thầu thích hợp khi tham gia dự thầu. Đưa công tác dự thầu của Công ty đi vào hệ thống. Quá trình thực hiện công tác dự thầu được theo dõi chặt chẽ và sát sao hơn, tạo ra được đầu mối liên hệ chặt chẽ giữa các bộ phận lập kế hoạch dự thầu hàng tháng được thực hiện đầy đủ. Trong các khía cạnh tác động trên, khía cạnh manh lại hiệu quả cao nhất là theo dõi và phối hợp các bộ phận liên quan trong việc lập hồ sơ dự thầu, nó giảm được sự ách tắc trong các bộ phận thực hiện. Nó đảm bảo cho quá trình lập hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh nhất, có chất lượng hơn, hình thức trình bày hồ sơ sẽ được cải thiện, các lỗi sẽ được kiểm tra và phát hiện kịp thời. 2. Điều tra thu thập các thông tin về chủ đầu tư, công trình tham gia đấu thầu, đối thủ cạnh tranh. 2.1. Mục đích Như đã đề cập, các thông tin về chủ đầu tư công trình tham gia đấu thầu, đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng lập hồ sơ dự thầu đặc biệt là ảnh hưởng trực tiếp đến việc lập giá và biện pháp thi công. Vì vậy việc thu thập các thông tin này có chính xác đầy đủ sẽ tác động tích cực đến việc nâng cao chất lượng lập hồ sơ dự thầu. Hiện nay ở Công ty xây dựng cấp thoát nước công việc này có tiến hành nhưng ở mức độ thấp, thường chỉ thu thập các thông tin về các công trình đấu thầu. Vì thế mà nhiều công trình tham gia đấu thầu vẫn chưa đạt kết quả như mong muốn do không nắm được chính xác đầy đủ các thông tin này nên giá bỏ thầu hay biện pháp thi công còn chưa hợp lý. Do vậy trong thời gian tới Công ty cần phải khẳng định tầm quan trọng của vấn đề này trong quá trình lập hồ sơ dự thầu. 2.2. Phương thức thực hiện Công ty nên tổ chức bộ phận đảm nhiệm công việc này (nếu như phòng dự án được thành lập theo biện pháp 1, thì bộ phận đảm nhận trách nhiệm sẽ là một bộ phận thuộc phòng dự án ). Các thông tin cần thu thập: Thông tin về chủ đầu tư: Nghiên cứu thị hiếu của chủ đầu tư trong đó phân biệt giữa chủ đầu tư nước ngoài và trong nước, nguồn vốn đ