Chuyên đề Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Quốc tế Chiến Thắng

, sau đó nhận hàng tại CFS quy định và làm các thủ tục như trên Chương 2: Thực trạng hoạt động giao nhận ngoại thương bằng đường biển tại công ty TNHH Quốc tế Chiến Thắng 2.1.Giới thiệu khái quát về công ty 2.1.1.Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Quốc tế Chiến Thắng: Trong xu hướng toàn cầu hóa hiện nay, giao thương giữa các quốc gia, các khu vực trên thế giới phát triển mạnh mẽ. Không nằm ngoài xu thế đó, với sự kiện trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), Việt Nam đã và đang hội nhập ngày càng sâu vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Điều này kéo theo những nhu cầu mới về vận tải, kho bãi, các dịch vụ phụ trợ liên quan đến hoạt động ngoại thương. Nắm bắt được xu thế mới đó, các nhà cung cấp dịch vụ giao nhận ra đời ngày càng nhiều với tỷ lệ tương đối như sau: 18% các công ty lớn của nhà nước như Vietrans, Viconship, Vinatran…, 70% các doanh nghiệp tư nhân, 10% các đơn vị giao nhận chưa có giấy phép và 2% các công ty giao nhận do các tập đoàn nước ngoài đầu tư. Công ty TNHH Quốc tế Chiến thắng được thành lập và hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 4012030938 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 14/6/2005 Tên công ty: Tên tiếng Việt: Công ty TNHH Quốc Tế Chiến Thắng. Tên tiếng Anh: Victory International Company Limited Tên viết tắt :     Vic Int Co. Ltd. Trụ sở: Phòng 3C, lầu 3, Tòa nhà HHM, 157 – 159,Xuân Hồng,Phường 12, Quận Tân Bình. Điện thoại: 84.8.2968165/66 Email ban quản trị :info@viclogistics.com, thangnguyen@viclogistics.com. Số đăng kí kinh doanh: 4102030938. Mã số thuế: 0303845415 Số tài khoản: 360486890 tại ngân hàng ACB chi nhánh Trường Chinh Người đại diện theo pháp luật: Ông Nguyễn Chí Thắng Chức danh: Giám đốc. Dân tộc: Kinh. Quốc tịch: Việt Nam. Những ngày đầu mới thành lập với số vốn đầu tư ban đầu ít ỏi và muôn vàn khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng và xây dựng hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng, các thành viên công ty đã nỗ lực để công ty tồn tại và phát triển. Sau 4 năm hoạt động công ty đã gặt hái được những thành quả như bước đầu xây dựng được lực lượng nhân sự có chuyên môn, khách hàng thường xuyên và ổn định, doanh thu và lợi nhuận tăng đều qua các năm. Công ty đã tạo dựng được uy tín và nâng cao khả năng cạnh tranh trong hoạt động giao nhận ngoại thương. Những thành quả trên minh chứng cho sự lớn mạnh từng ngày của công ty Xét về mức độ qui mô và phát triển có thể chia các công ty giao nhận ở Việt Nam thành 4 cấp độ, trong đó công ty Chiến Thắng đang ở cấp độ 1: Cấp độ 1: các đại lý giao nhận truyền thống – các đại lý giao nhận chỉ thuần túy cung cấp các dịch vụ do khách hàng yêu cầu. Thông thường các dịch vụ đó là: vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, thay mặt chủ hàng làm thủ tục hải quan, làm các chứng từ lưu kho bãi, giao nhận. Ở cấp độ 1 gần 80% công ty giao nhận tại Việt Nam phải thuê lại kho và dịch vụ vận tải; công ty Chiến Thắng cũng nằm trong số đó. Cấp độ 2: các đại  lý giao nhận đóng vai trò người gom hàn và cấp vận đơn nhà – vận đơn của người gom hàng (House Bill of Lading). Nguyên tắc hoạt động của những người này là phải có đại lý độc quyền tại các cảng lớn để thực hiện việc đóng hàng rút hàng xuất nhập khẩu. Hiện nay, khoảng 10% các tổ chức giao nhận tại Việt Nam có khả năng cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ tại CFS (Container Freight Station) của chính họ hoặc do họ thuê của nhà thầu. Những người này sử dụng House Bill of Lading như những vận đơn của hãng tàu nhưng chỉ có một số mua bảo hiểm trách nhiệm giao nhận vận tải Cấp độ 3: Đại lý giao nhận đóng vai trò là nhà vận tải đa phương thức (Multimodal transport Organization – MTO) – kết hợp từ 2 loại phương tiện vận tải trở lên để đáp ứng dịch vụ giao nhận tận cửa Door – to – door chứ không chỉ từ cảng đến cảng nữa. Đã có hơn 50% các đại lý giao nhận ở Việt Nam hoạt động như đại lý MTO nối với mạng lưới đại lý ở khắp các nước trên thế giới Cấp độ 4: Đại lý giao nhận trở thành nhà cung cấp dịch vụ logistics. Đây là kết quả tất yếu của quá trình hội nhập. Một số tập đoàn logistics lớn trên thế giới đã có văn phòng đại diện tại Việt Nam và thời gian qua đã hoạt động rất hiệu quả trong lĩnh vực logistics như: Kunhe Nagel, APL, TNT, NYK, Maersk logistics. Số lượng doanh nghiệp đăng kí hoạt động logistics ngày càng tăng, hàng loạt công ty giao nhận đã đổi tên thành công ty dịch vụ logistics 2.1.2.Chức năng và nhiệm vụ: 1.1.2.1.Chức năng: Công ty quốc tế Chiến Thắng thực hiện các chức năng dịch vụ quốc tế về vận chuyển, giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hóa, đại lý, tư vấn… cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước hoạt động trên lĩnh vực vận chuyển, giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa. Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thu kho bãi, lưu cước, các phương tiện vận tải bằng các hợp đồng trọn gói “door to door” và thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa nói trên, như việc thu gom, đóng gói, chia lẻ hàng hóa, làm thủ tục xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao hàng đó cho người chuyên chở để chuyển tiếp tới nơi quy định. Đại lí mua bán, kí gửi hàng hóa. 1.1.2.2.Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch và thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và chức năng đã nêu. Đảm bảo việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý, theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. Mua sắm, xây dựng, bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện vật chất kỹ thuật của công ty. Thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương thức tiên tiến, hợp lý an toàn trên các luồng, tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi, giao nhận hàng hóa và bảo đảm bảo quản hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của công ty. Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ giao nhận, kho vận, kiến nghị cải tiến biểu cước, giá cước của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy chế hiện hành, đề ra các biện pháp thích hợp để bảo đảm quyền lợi giữa các bên khi ký kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng để củng cố và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế. Tạo môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên, động viên nhân viên phát huy sức sáng tạo, tổ chức đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng khuôn khổ pháp luật Việt Nam Hoạt động đúng với ngành nghề đã đăng kí kinh doanh Tuân thủ các chính sách, chế độ theo yêu cầu của nhà nước về nộp báo cáo thuế, nộp ngân sách Nhà nước và quy định về quản lí tài chính trong doanh nghiệp. Tuân thủ chính sách của Nhà nước về người lao động như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… 2.1.3 Bộ máy tổ chức, quản lí và nhân sự 2.1.3.1 Sơ đồ quản lí tại công ty: Bộ máy tổ chức, quản lí của công ty được xây dựng theo kiểu quản lí tập trung, giám sát hầu hết công việc trong tổ chức là giám đốc. Hình thức quản trị này hiện tại là phù hợp với qui mô nhỏ của công ty nhưng sẽ không còn phù hợp khi công ty phát triển lớn mạnh. Hiện nay nhân sự của công ty gồm 10 người: 1 Giám đốc 1 Trưởng phòng 3 nhân viên làm chứng từ 1 kế toán kiêm thủ quỹ 4 nhân viên làm công tác giao nhận, sale OPS Manager Tài chính, kế toán Phòng xuất nhập khẩu Sale Giám Đốc 2.1.3.2 Một số nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban, các bộ phận quản lí: Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ hoạt động của công ty trước pháp luật Hoạch định, thực hiện, kiểm soát có hiệu lực, hiệu quả việc chuyển và dự trữ hàng hóa, dịch vụ…và các hoạt động trọng yếu khác của công ty Tổ chức, điều động nhân sự; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, tiền lương… Trực tiếp ký kết các hợp đồng Định hướng phát triển cho công ty, lập kế hoạch liên kết với các công ty đối tác Là một trong những công ty giao nhận nhỏ với thời gian thành lập chưa lâu, hiện nay tại Quốc tế Chiến thắng, phần lớn những việc quan trọng chỉ có thể được quyết định bởi giám đốc. OPS Manager: Là người dưới quyền giám đốc có nhiệm vụ thực hiện những công việc cụ thể trong một phạm vi quyền hạn nhất định được chỉ đạo bởi giám đốc Hỗ trợ giám đốc bằng việc đưa ra ý kiến trong việc hoạch định kế hoạch, chiến lược phát triển dài hạn của công ty Nhận ủy quyền của giám đốc quản lí, giám sát mọi công việc trong công ty khi cần thiết Đề xuất những nhân viên có năng lực, trình độ chuyên môn vào các vị trí phù hợp và xứng đáng với những cống hiến cho công ty Báo cáo cho giám đốc biết về tình hình hoạt động kinh doanh chi tiết của công ty. Là người tổ chức công tác bán hàng hóa, dịch vụ của công ty, tìm hiểu những thông tin về thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh Phòng xuất nhập khẩu: Thực hiện tất cả các nội dung công việc trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu; từ khâu nhận chứng từ, làm thủ tục hải quan, tính thuế, thuê phương tiện vận tải…cho đến khi kết thúc hợp đồng với khách hàng Phòng xuất nhập khẩu đồng thời kiêm luôn dịch vụ khách hàng: trước, trong và sau khi giao dịch với khách hàng. Đây là công tác quan trọng, là bí quyết để duy trì và phát triển lòng trung thành của khác hàng đối với dịch vụ của công ty Bộ phận tài chính kế toán: Quản lí tài chính; tổ chức hoạch toán kế toán chính xác, kịp thời cung cấp những thông tin cần thiết về chi phí, doanh thu…phục vụ cho công tác hoạch định của giám đốc Chủ động cân đối nguồn vốn phục vụ cho hoạt động kinh doanh Hỗ trợ xây dựng các định mức về chi phí dịch vụ… Đảm nhận công tác trả lương, thưởng cho nhân viên Lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thực hiện việc nộp thuế doanh nghiệp… Thực hiện báo cáo quỹ, kiểm tra tiền mặt tồn quỹ cuối tháng hoặc đột xuất khi cần thiết. 2.2 Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Quốc tế Chiến Thắng 2.2.1 Một số đặc thù của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Quốc tế Chiến Thắng 2.2.1.1 Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ Tính thời vụ trong hoạt động giao nhận của công ty xuất phát từ tính thời vụ của việc sản xuất và tiêu dùng một số mặt hàng xuất nhập khẩu chủ yếu mà công ty thực hiện giao nhận. Thông thường vào thời điểm đầu năm, hoạt động giao nhận không diễn ra sôi động do khối lượng hàng cần xuất hay nhập đều giảm sút sau đợt tiêu dùng cuối năm. Trong các tháng tiếp theo, các doanh nghiệp sản xuất bắt đầu lên kế hoạch cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhập khẩu một số máy móc, nguyên liệu phục vụ cho dây chuyền sản xuất, guồng máy giao nhận cũng bắt đầu hoạt động. Đến khi các sản phẩm được sản xuất hàng loạt và nhu cầu tiêu dùng tăng dần, hoạt động giao nhận mới trở nên sôi động. Nhu cầu vận tải và giao nhận hàng hóa ở thời gian này khá cao đối với hàng xuất khẩu lẫn nhập khẩu. Vào khoảng tháng 9, tháng 10, hàng phục vụ cho lễ giáng sinh và Tết mới được lên kế hoạch sản xuất phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng sẽ tăng mạnh vào cuối năm khi mà ở châu Âu là Giáng sinh, năm mới, ở châu á là tết cổ truyền; khi đó cả nền kinh tế đều sôi động và công ty phải cung cấp dịch vụ giao nhận với một thời gian biểu chật kín. Nắm được tính thời vụ của hoạt động giao nhận của mình, công ty sẽ có cơ sở lên kế hoạch hoạt động trong từng khoảng thời gian nhất định của năm. 2.2.1.2 Cơ sở vật chất phục vụ cho việc giao nhận: Công ty phải thuê lại kho, văn phòng, thuê dịch vụ vận tải,…Điều này làm tăng tổng chi phí của dịch vụ giao nhận, đồng thời công ty không chủ động được trong việc giảm tổng chi phí và gây nhiều khó khăn trong việc cung cấp các dịch vụ gia tăng đi kèm. Tuy nhiên việc thuê dịch vụ vận tải bên ngoài chưa hẳn đã là một điều bất lợi cho công ty nếu công ty có được mối quan hệ tốt và được ưu đãi về giá cước. Việc quyết định đầu tư phương tiện vận chuyển hàng hóa riêng là một quyết định khó khăn và cần nhiều sự cân nhắc. 2.2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Quốc tế Chiến Thắng: Đối với một lô hàng xuất khẩu, quy trình giao nhận tại công ty gồm các bước sau: 2.2.2.1 Nhận hàng từ người gửi: Giữa Vic Int Co. Ltd và người gửi hàng sẽ có thoả thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng. Về phương thức, người gửi hàng có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty. Dịch vụ này được công ty thuê ngoài. Về địa điểm, hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng hoặc mang về kho để bảo quản. Việc nhận hàng từ người gửi đòi hỏi những yêu cầu nghiêm ngặt về tính chính xác của hàng hóa so với hợp đồng giao nhận và hợp đồng mua bán ngoại thương. Vic Int Co. Ltd có thể cung cấp thêm dịch vụ đóng gói hàng hóa cho phù hợp với điều kiện bảo quản, phương thức vận chuyển và tuyến đường vận chuyển 2.2.2.2 Thuê người chuyên chở hàng hóa: Nếu Vic Int Co. Ltd được ủy thác thuê tàu, đối với tuyến đường cũ, thường xuyên có hàng đi, công ty phải liên hệ với hãng tàu mà công ty đã làm giá trước đó để xin chỗ, lưu cước hoặc xin container nếu là hàng đóng trong container; đối với tuyến đường mới chưa có giá hoặc giá cũ đã hết hạn thì phải xin giá ở nhiều hãng tàu khác nhau, sau đó chọn một giá tốt để chào cho khách hàng. Người giao nhận thường được ủy thác thuê tàu vì người giao nhận có lợi thế lượng hàng lớn và ổn định nên thường được hãng tàu cho hưởng những ưu đãi về giá cả, dịch vụ mà khách hàng nhỏ lẻ không có được. 2.2.2.3 Tổ chức giao hàng lên tàu Trước khi tàu đến cảng bốc hàng Trước khi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ gửi Thông báo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA - Estimated Time of Arrival) cho người giao nhận. Thời gian này phụ thuộc vào tuyến đường, thoả thuận giữa hãng tàu và người giao nhận. Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của VICT INT CO., LTD sẽ phải làm một số công việc sau: Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng nông sản thực phẩm. Lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan hàng xuất khẩu. Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) cho hàng hóa. Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp. Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi cho tàu. Nội dung chính của Cargo list gồm: Tên công ty xuất nhập khẩu, Tên người nhập khẩu, Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lượng, Trọng lượng. Nếu là hàng xuất đóng trong container thì cùng với bản danh mục hàng hóa, người giao nhận phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đưa cho khách hàng về đóng hàng. Sau đó làm thủ tục hải quan, niêm phong cặp chì. Còn nếu là hàng lẻ thì người giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading - HB/L), tập hợp các lô hàng lẻ và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra của hải quan. Khi tàu vào cảng Tàu khi đã vào cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hãng tàu sẽ gửi thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR - Notice Of Readiness). Sau khi nhận được NOR, nhân viên giao nhận của công ty sẽ phải kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp dỡ chưa và ký chấp nhận vào NOR. Tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng nếu hàng còn ở trong kho. Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan). Người giao nhận cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu. Trong thời gian xếp hàng, người giao nhận phải luôn có mặt để giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Chẳng hạn hàng xếp lên tàu phải đảm bảo kỹ thuật tránh hư hỏng tổn thất trong lúc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị hư hỏng tổn thất, người giao nhận phải cùng cảng và các bên liên quan lập các biên bản cần thiết 2.2.2.4. Lập bộ chứng từ Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, nếu được ủy thác, người giao nhận phải lấy được Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt - MR) để đổi lấy vận đơn. Để thuận tiện cho việc lấy được tiền hàng, vận đơn phải sạch, đã xếp hàng lên tàu và cước trả trước (nếu người xuất khẩu phải trả tiền cước). Nếu là hàng lẻ, người giao nhận trên cơ sở chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng. Sau đó, người giao nhận tập hợp vận đơn cùng một số chứng từ khác như hoá đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại thương, Packing list v.v… lập thành bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng. Ngoài ra, người giao nhận còn phải mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần, thông báo cho người gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thông báo cho người nhận hàng, thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, bảo quản, lưu kho…, tính toán thưởng phạt xếp dỡ nếu có. Cuối cùng, người giao nhận sẽ tiến hành kết toán các chi phí giao nhận với người gửi hàng. 2.2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Quốc tế Chiến Thắng Đối với một lô hàng nhập khẩu, quy trình giao nhận tại công ty gồm các bước sau: 2.2.3.1. Trước khi tàu cập cảng Người giao nhận phải được người nhận hàng hoặc đại lý của mình cung cấp các thông tin cần thiết về lô hàng. Cụ thể: Thông tin về tàu: tên tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu đến cảng dỡ hàng. Bản lược khai hàng (Cargo Manifest) để biết tình hình hàng hóa. Chủ hàng phải giao cho người giao nhận vận đơn gốc và các chứng từ khác của hàng hóa như: giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận phẩm chất, bao bì, ký mã hiệu… Người giao nhận phải lên kế hoạch nhận hàng đồng thời nếu được ủy thác sẽ phối hợp với chủ hàng giao hàng cho các chủ hàng nội địa. 2.2.3.2. Khi tàu cập cảng Khi nhận được Giấy báo hàng đến do hãng tàu fax đến, người giao nhận sẽ lập Giấy báo hàng gửi cho chủ hàng để chủ hàng chủ động chuẩn bị các phương tiện lấy hàng. Đồng thời, nhân viên giao nhận phải thực hiện các công việc như: Xin kiểm dịch cho hàng hóa nếu cần. Nếu là hàng nguy hiểm hay hàng đặc biệt, người giao nhận phải phối hợp với các bên có liên quan như cảng, hải quan, phòng cháy chữa cháy… để lên kế hoạch phòng ngừa. Khai hải quan hàng nhập khẩu Được sự ủy thác của chủ hàng người giao nhận sẽ mang vận đơn gốc hoặc bản sao vận đơn (nếu là vận đơn Surrendered hoặc vận đơn Express Cargo Bill) đến hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng. 2.2.3.3. Tổ chức nhận hàng từ cảng và giao cho chủ hàng Thông thường người giao nhận sẽ cùng với cảng tiến hành nhận hàng từ tàu và lập các biên bản cần thiết như biên bản giám định sắp xếp hàng trong hầm tàu (do cảng và thuyền trưởng lập), biên bản kết toán với tàu (ROROC-Report On Receipt Of Cargo), giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC-Certificate of Shortlanded Cargo) nếu số hàng thực nhận ít hơn số hàng ghi trong vận đơn. Sau khi dỡ hàng sau, nếu hàng bị hư hỏng thì lập biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (COR-Cargo Outturn Report), nếu nghi ngờ có tổn thất hàng hóa lập thư dự kháng (LR-Letter of Reservation) để chứng minh rằng người nhận hàng (cảng) đã có thông báo có tổn thất không rõ rệt cho người chuyên chở và gửi cho tàu hoặc đại lý tàu trong vòng 3 ngày kể từ ngày dỡ xong hàng. Người giao nhận sau khi lấy lệnh giao hàng phải đóng phí lưu kho, lưu bãi (nếu có), phí xếp dỡ rồi mang lệnh giao hàng đến kho để nhận hàng và làm thủ tục hải quan. Nếu là hàng nguyên container có thể mượn về kho riêng để dỡ hàng nhưng phải nộp tiền đặt cọc mượn vỏ, hoặc dỡ hàng ngay tại cảng. Người giao nhận sẽ giúp chủ hàng mời giám định, khiếu nại đòi bồi thường nếu có tổn thất xảy ra đối với hàng hóa. Và cuối cùng người giao nhận cũng sẽ kết toán các chi phí giao nhận với chủ hàng 2.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại VICT INT CO.LTD, thuận lợi và khó khăn 2.3.1 Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại VICT INT CO.LTD 2.3.1.1. Bối cảnh quốc tế Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển chịu tác động rất lớn từ tình hình quốc tế. Một sự thay đổi nhỏ trong chính sách xuất nhập khẩu của một nước mà VICT INT CO., LTD thường xuyên thực hiện giao nhận cũng có thể khiến lượng hàng tăng lên hay giảm đi. Những sự thay đổi về chính sách như vậy thường bắt nguồn từ việc tăng bảo vệ cho nền sản xuất trong nước hoặc khi tình hình thế giới có biến động động lớn. Điển hình trong thời gian gần đây chiến tranh, xung đột vùng Trung Đông, dịch bệnh H5N1, H1N1 gây ảnh hưởng rất lớn tới việc giao thương hàng hóa. Mặt hàng thực phẩm đông lạnh chịu tác động mạnh nhất từ dịch bệnh, tất cả các nước đều tăng cường kiểm tra, thậm chí cấm nhập khẩu thịt từ các nước có dịch. Ở Việt Nam, theo như báo chí đã đưa tin các container thịt đông lạnh “tạm nhập tái xuất” ứ đọng ở cảng mà không xuất đi được, chi phí ngày càng tăng cao. Những rủi ro như vậy thường không thế đoán trước được, do đó khi làm hợp đồng cung cấp dịch vụ giao nhận, công ty nên chú ý đến vấn đề này. Trong hoạt động giao nhận vận tải biển quan trọng nhất phải kể đến là tình hình tự do hóa dịch vụ vận tải biển trong tổ chức thương mại thế giới (WTO). Trong hợp tác đa phương dịch vụ vận tải biển là một trong những ngành dịch vụ nhạy cảm và được các quốc gia rất quan tâm, nhưng tiến trình tự do hóa ngành dịch vụ này lại gặp nhiều khó khăn do một số nước luôn đưa ra ý kiến phản đối, họ muốn áp dụng luật riêng của mình nhằm bảo hộ ngành vận tải biển trong nước. Vì thế, mặc dù đã nhất trí kết thúc đàm phán vào năm 1996 nhưng các nước thành viên WTO vẫn không thể thỏa thuận với nhau được về cách thức tiến hành tự do hóa ngành dịch vụ này và các nỗ lực đàm phán bị ngừng lại vào năm 1997. Tuy nhiên các nước đều nhất trí cam kết sẽ không áp dụng thêm các hạn chế mới đối với ngành dịch vụ này. Quả thực môi trường kinh doanh của ngành dịch vụ này ngày càng được được cải thiện bởi vì những ủng hộ tự do hóa vẫn kiên trì tiến hành tự do hóa đơn phương hoặc tham gia đàm phán trong khuôn khổ các diễn đàn hợp tác kinh tế khác như Tổ chức hợp tác và phát triển kinh tế (OECD), Diễn đàn hợp tác kinh tế châu á Thái Bình Dương (APEC), Hiệp hội các quốc gia Đông Nam á (ASEAN). 2.3.1.2. Cơ chế quản lí vĩ mô của nhà nước Đây là nhân tố có ảnh hưởng rất quan trọng đến hoạt động giao nhận vận tải vì Nhà nước có những chính sách hợp lý sẽ thúc đẩy sự phát triển của giao nhận vận tải, ngược lại sẽ kìm hãm nó. Khi nói đến cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà nước, chúng ta không thể chỉ nói đến những chính sách riêng về vận tải biển hay giao nhận, cơ chế ở đây bao gồm tất cả các chính sách có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu nói chung. Chính phủ Việt Nam đã đưa ra nhiều chính sách tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó tạo ra nguồn hàng cho hoạt động giao nhận như áp mức thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu, đổi mới Luật Hải quan, luật thuế xuất nhập khẩu, luật thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt v.v… Với chính sách khuyến khích xuất khẩu, trong đó nổi bật là nghị định 57/CP cho phép mọi doanh nghiệp tham gia xuất nhập khẩu trực tiếp đã làm gia tăng kim ngạch xuất khẩu một cách nhanh chóng đồng thời tạo ra cơ hội cho vô số các công ty giao nhận ra đời. Khi đó các công ty giao nhận phải cạnh tranh rất khốc liệt để tồn tại và phát triển.Chính sách hạn chế nhập khẩu như đánh thuế hàng nhập khẩu cao khiến lượng hàng hóa nhập khẩu giảm, dẫn đến hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu cũng giảm đi.   Đối với chính sách về hải quan, nếu như trước đây, bên hải quan sẽ giúp chủ hàng khai hải quan, thì bây giờ trách nhiệm khai hải quan thuộc về chủ hàng. Điều này khiến dịch vụ khai thuê hải quan rất phát triển, mà người thành thạo trong lĩnh vực này không ai khác là người giao nhận. Từ đó vị trí của người giao nhận được nâng cao. Tuy nhiên ngày về lâu dài dịch vụ khai thuê hải quan sẽ không còn phát triển nữa, khi mà thủ tục khai hải quan ngày càng đơn giản và hầu hết các doanh nghiệp có thể tiếp cận một cách dễ dàng. 2.3.1.3. Tình hình xuất nhập khẩu trong nước Như đã nói ở trên, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa có quan hệ mật thiết với hoạt động giao nhận hàng hóa. Lượng hàng hóa xuất nhập khẩu có dồi dào, người giao nhận mới có hàng để giao nhận, sản lượng và giá trị giao nhận mới tăng, ngược lại hoạt động giao nhận không thể phát triển. Doanh thu người giao nhận có được từ hoạt động giao nhận hàng hóa không chịu ảnh hưởng của giá trị xuất nhập khẩu nhưng nó lại chịu ảnh hưởng rất lớn từ sản lượng xuất nhập khẩu. Có thể nói, qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu phản ánh qui mô của hoạt động giao nhận vận tải. 2.4.1. Thuận lợi và khó khăn 2.4.1.1 Thuận lợi: Công ty có được lượng khách hàng trung thành với thiện chí hợp tác cùng phát triển lâu dài, số lượng khách hàng mới gia tăng đều đặn  Khả năng đàm phán, kí kết, thực hiện hợp đồng của công ty ngày càng được nâng cao cùng với kinh nghiệm trên thương trường Khả năng quản trị tốt của cán bộ quản lý giúp công ty tiếp cận và thích ứng nhanh với những biến động không ngừng của thị trường Lĩnh vực giao nhận là lĩnh vực kinh doanh có tốc độ tăng trưởng nhanh, tiềm năng tăng trưởng còn rất lớn. Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ giao nhận đang là một xu hướng khá thịnh hành vì ngoài giao nhận thuần túy, người giao nhận còn cung cấp các dịch vụ gia tăng khác như: