Chuyên đề Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội

ì chi phí ròng càng lớn. Xác suất không trả tiền của người mua làm cho lợi nhuận bị giảm nên thời hạn cấp tín dụng càng dài thì rủi ro càng lớn. Với những tác động nêu trên buộc các nhà quản lý phải so sánh giữa thu nhập và chi phí tăng thêm, từ đó để quyết định có nên cấp tín dụng thương mại hay không và các điều khoản trong đó như thế nào cho phù hợp. Trong quá trình thực hiện các giao dịch bán hàng, nhà quản trị tài chính có hai nhiệm vụ chính là: thiết lập chính sách tín dụng, tổ chức thực hiện nó và giám sát các khoản phải thu. a/ Đối với việc thiết lập chính sách tín dụngthương mại: trong từng thời kỳ kinh doanh mà chính sách tín dụng có thể thay đổi để phù hợp với tình hình. Bằng cách thay đổi các tiêu chuẩn tín dụng, doanh nghiệp có thể tác động đến doanh số bán hàng của mình. Khi các tiêu chuẩn tín dụng tăng lên ở mức cao hơn, doanh số bán sẽ giảm và ngược lại khi các tiêu chuẩn này giảm thì doanh số bán tăng. Thông thường khi các tiêu chuẩn tín dụng được hạ thấp sẽ thu hút được nhiều khách hàng có tiềm lực tài chính yếu hơn. Một hệ quả tất yếu khác là khi kỳ thu tiền bình quân tăng lên thì khả năng gặp những món nợ khó đòi hay thua lỗ cũng tăng lên và chi phí thu tiền cũng cao hơn. Do đó về nguyên tắc, khi quyết định thay đổi tiêu chuẩn tín dụng phải dựa trên cơ sở phân tích về chi phí và lợi nhuận. Mặc dù có vô số các tiêu chuẩn tín dụng được lựa chọn khi ra quyết định nhưng trong thực tế chỉ có một số lượng hạn chế trong số đó thường được sử dụng. Doanh nghiệp có thể hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng bằng cách kéo dài hơn thời hạn tín dụng. Thời hạn tín dụng là độ dài thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận được tiền bán hàng. Với việc kéo dài thời gian tín dụng, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư lớn hơn vào các khoản phải thu, nợ khó đòi sẽ cao hơn và chi phí thu tiền bán hàng cũng tăng lên. Tuy nhiên doanh nghiệp sẽ thu hút thêm được nhiều khách hàng mới và doanh thu tiêu thụ sẽ tăng lên. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng chính sách chiết khấu. Chiết khấu là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trị mệnh giá của hoá đơn bán hàng được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích họ thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn. Khi tỷ lệ chiết khấu tăng, nhiều yếu tố khác sẽ thay đổi tương tự, doanh số bán tăng, vốn đầu tư vào khoản phải thu thay đổi và doanh nghiệp nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán. Các chi phí thu tiền và nợ khó đòi khi tỷ lệ chiết khấu mới đưa ra có tác dụng tích cực. Đối với việc thực hiện chính sách tín dụng, điều quan trọng là doanh nghiệp phải tiến hành phân tích vị thế tín dụng của khách hàng. Công việc này liên quan đến việc xác minh phẩm chất tín dụng của khách hàng tiềm năng và so sánh với những tiêu chuẩn tín dụng được tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được. Việc thiết lập các tiêu chuẩn tín dụng đòi hỏi nhà quản trị tài chính phải đạt đến sự cân bằng thích hợp để thiết lập được một chính sách với những tiêu chuẩn tín dụng không quá cao và cũng không quá thấp. Nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá cao sẽ loại bỏ nhiều khách hàng tiềm năng và có thể làm giảm lợi nhuận. Ngược lại nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá thấp có thể thúc đẩy doanh số bán hàng nhưng sẽ có rất nhiều khách hàng có mức rủi ro tín dụng cao, làm tăng các khoản nợ khó đòi và doanh nghiệp phải chịu những chi phí thu tiền cao hơn. Quyết định mở rộng phạm vi tín dụng đối với một khách hàng tiềm năng dựa trên các mức độ thoả mãn các tiêu chuẩn tín dụng do doanh nghiệp đặt ra. Doanh nghiệp phải tiến hành thu thập thông tin về khách hàng, phân tích, đánh giá, so sánh với những tiêu chuẩn đã thiết lập và quyết định chấp thuận hay từ chối bán hàng theo hình thức tín dụng thương mại. Cuối cùng nếu chấp nhận thì cần xác định khối lượng hàng bán chịu sẽ cung cấp cho khách hàng. Các thông tin về tư cách tín dụng của khách hàng có thể được thu thập thông qua điều tra trực tiếp như phân tích các báo cáo tài chính của khách hàng, phỏng vấn trực tiếp, phân tích thông tin thu thập từ các nhà cung cấp trước hoặc đến thăm khách hàng để thu thập trực tiếp,… Việc phân tích vị thế tín dụng của khách hàng được thể hiện ở việc phân tích các yếu tố như: tư cách tín dụng, năng lực trả nợ, sức mạnh tài chính dài hạn của khách hàng, tài sản thế chấp, điều kiện kinh tế. b/ Giám sát các khoản phải thu: Sau khi thực hiện các chính sách tín dụng thương mại, nhà quản trị tài chính phải thường xuyên theo dõi các khoản phải thu để xác định đúng thực trạng của chúng. Từ đó doanh nghiệp có thể nhận diện những khoản tín dụng có vấn đề và thu thập những tín hiệu về quản lý những khoản hao hụt. Một phương pháp được áp dụng để theo dõi các khoản phải thu là việc phân tích tuổi của các khoản phải thu. Theo phương pháp này, nhà quản lý sẽ sắp xếp các khoản phải thu theo độ dài thời gian để theo dõi và có biện pháp thu hồi nợ khi đến hạn. Doanh nghiệp sẽ tiến hành lập bảng theo dõi bao gồm thời gian (tuổi) của các khoản phải thu được tính theo ngày và tỷ lệ % của các khoản phải thu so với tổng số nợ tính trong kỳ hoạt động (thường là một quý). Sự phân tích theo phương pháp này có tác dụng rất hữu hiệu, nhất là khi các khoản phải thu được xem xét dưới giác độ sự biến động về mặt thời gian. Bởi vậy nó có thể tạo ra một phương thức theo dõi hiệu quả đối với các khoản phải thu. Tuy nhiên phương pháp này chịu sự chi phối rất mạnh mẽ của doanh số bán theo mùa vụ. Hay nói cách khác nếu doanh số bán thay đổi thất thường thì thời gian biểu cho thấy có sự thay đổi rất lớn dù rằng mô hình thanh toán không thay đổi. Việc theo dõi các khoản phải thu còn có thể áp dụng phương pháp xác định số dư khoản phải thu. Phương pháp này đo lường phần doanh số bán chịu mỗi tháng vẫn chưa thu được tiền tại thời điểm cuối tháng đó và tại thời điểm kết thúc của tháng tiếp theo. Mỗi cột trong bảng theo dõi theo phương pháp này cho thấy các khoản phải thu vẫn còn tồn đọng ở thời điểm cuối tháng, những khoản tồn đọng này bao gồm những khoản phải thu của tháng đó và những khoản nợ của tháng trước chuyển sang. Phương pháp này có ưu điểm là các khoản phải thu không chịu tác động của yếu tố mùa vụ. Sử dụng phương pháp này doanh nghiệp có thể hoàn toàn thấy được nợ tồn đọng của khách hàng nợ doanh nghiệp. Tuy nhiên phương pháp này không nên áp dụng cho các khoản phải thu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp có các đối tượng khách hàng ở các vùng địa lý khác nhau do cung cách thanh toán các khoản tín dụng của các khách hàng là khác nhau. Bởi vậy cách tốt nhất là nên phân loại và theo dõi số dư nợ của từng nhóm khách hàng theo tập quán thanh toán của họ. Dựa vào bảng sắp xếp tuổi hay bảng xác định số dư khoản phải thu, doanh nghiệp có thể theo dõi các khoản phải thu và từ đó có thể áp dụng các chính sách thu tiền để thu hồi những khoản nợ mua hàng. Các biện pháp áp dụng ở đây có thể là gửi thư, gọi điện thoại, cử người đến gặp trực tiếp, uỷ quyền cho người đại diện, tiến hành các thủ tục pháp lý,…Tuy nhiên khi doanh nghiệp cố gắng đòi nợ bằng cách áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn thì cơ hội thu hồi họ cũng lớn hơn, nhưng các biện pháp càng cứng rắn thì chi phí thu tiền càng cao. Hơn nữa các khách hàng có thể khó chịu khi bị đòi tiền gắt gao và cứng rắn, do đó doanh số tương lai có thể bị giảm xuống. Các nhân tố ảnh hưởng và hiệu quả sử dụng TSLĐ: Các nhân tố khách quan: a/ Môi trường tự nhiên: Môi trường tự nhiên là toàn bộ các yếu tố tự nhiên tác động đến doanh nghiệp như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng. Nhân tố này ảnh hưởng lớn và trực tiếp đến quyết định quản lý TSLĐ của doanh nghiệp, cụ thể là mức dự trữ. Sở dĩ như vậy là do tính mùa vụ của thị trường cung ứng lẫn thị trường tiêu thụ. Hơn nữa, khi điều kiện tự nhiên không thuận lợi thì doanh nghiệp sẽ phải chi phí nhiều hơn cho công tác dự trữ (chi phí vận chuyển, bảo quản), từ đó làm giảm hiệu quả sử dụng TSLĐ của doanh nghiệp. b/ Môi trường chính trị - xã hội: Mỗi doanh nghiệp đều mong muốn có một sự ổn định, nhất quán lâu dài trong hệ thống luật pháp và các chính sách kinh tế để có thể yên tâm đầu tư sản xuất. Chính vì vậy mà sự ổn định về chính trị sẽ là một điều kiện thuận lợi cho kinh doanh. Bên cạnh đó, vì các hoạt động của doanh nghiệp đều hướng tới phục vụ khách hàng tốt hơn nên các yếu tố xã hội như cơ cấu giới tính, cơ cấu độ tuổi, đời sống văn hoá, phong tục tập quán, sở thích tiêu dùng, của người dân cũng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. c/ Môi trường kinh doanh: có nhiều nhân tố trong môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến doanh nghiệp như: Biến động cung cầu hàng hoá: tác động vào khả năng cung ứng của thị trường đối với nhu cầu nguyên vật liệu của doanh nghiệp hay khả năng tiêu thụ của doanh nghiệp trên thị trường. Từ đó sẽ làm tăng hay giảm mức dự trữ của doanh nghiệp và ảnh hưởng tới khả năng quay vòng của TSLĐ, đến mức sinh lợi. Mức độ cạnh tranh trên thị trường: để đạt được hiệu quả hoạt động cao nhất trong nền kinh tế thị trường thì mỗi doanh nghiệp phải có những biện pháp hấp dẫn hơn so với đối thủ cạnh tranh như chấp nhận bán chịu, cung ứng đầu vào ổn định, chi phí thấp. Như vậy doanh nghiệp sẽ phải đề ra các biện pháp, các chiến lược thích hợp để tăng vòng quay TSLĐ và giảm chi phí, tăng lợi nhuận. Sự thay đổi của chính sách kinh tế vĩ mô: bằng luật pháp kinh tế và các chính sách kinh tế, Nhà nước thực hiện việc quản lý và điều tiết nguồn lực trong nền kinh tế, tạo môi trường và hành lang cho các doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh theo định hướng nhất định. Chỉ một sự thay đổi nhỏ trong chế độ chính sách hiện hành cũng có ảnh hưởng rất lớn đến chiến lược kinh doanh và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói chung và hiệu quả sử dụng TSLĐ nói riêng. Thông tin: hiện nay thông tin đã trở thành một yếu tố cực kỳ quan trọng tác động đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Những thông tin chính xác, đầy đủ mà doanh nghiệp nhận được sẽ là căn cứ quan trọng cho việc xây dựng chính sách quản lý ngân quỹ, các khoản phải thu và dự trữ. Ngoài ra hiệu quả sử dụng TSLĐ còn chịu ảnh hưởng của các yếu tố khác như lạm phát, sự phát triển của thị trường tài chính, của cơ sở hạ tầng kỹ thuật,… d/ Môi trường khoa học công nghệ: sự phát triển của khoa học công nghệ không những làm thay đổi chất lượng, số lượng sản phẩm mà còn làm phát sinh những nhu cầu mới, khách hàng trở nên khó tính hơn. Ngoài ra nó còn ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển tiền, các khoản dự trữ, tồn kho nhờ tăng năng suất, rút ngắn thời gian sản xuất. Do vậy các doanh nghiệp phải nắm được điều này để có biện pháp đầu tư đổi mới công nghệ cho phù hợp. 1.2.5.2. Các nhân tố chủ quan: a/ Trình độ quản lý: Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Điều chúng ta quan tâm nhất ở đây là công tác quản lý TSLĐ tại doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có một ban lãnh đạo có trình độ quản lý tốt từ trên xuống sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động với hiệu quả cao và ngược lại trình độ quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp mà yếu kém sẽ dẫn tới việc thất thoát vật tư hàng hoá trong quá trình mua sắm, dự trữ, sản xuất và tiêu thụ, làm giảm tính hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. b/ Trình độ nguồn nhân lực: nếu một doanh nghiệp chỉ có cán bộ lãnh đạo tốt thì chưa đủ, mà quan trọng hơn là doanh nghiệp phải có một đội ngũ người lao động tốt, đủ sức thực hiện các kế hoạch đã đề ra. Sở dĩ như vậy là vì chính người lao động mới là những người thực hiện các kế hoạch đề ra, là người quyết định vào sự thành công hay thất bại của kế hoạch đó. Nếu người lao động có trình độ tay nghề cao, có ý thức kỷ luật, gắn bó và hết mình vào sự phát triển của doanh nghiệp thì chắc chắn hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất cao và thực hiện thắng lợi các mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. c/ Trình độ công nghệ: nếu doanh nghiệp áp dụng công nghệ hiện đại thì sẽ giảm được định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất, giảm chi phí sản xuất dở dang, rút ngắn chu kỳ sản xuất. 1.2.6. Các biện pháp cơ bản nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ: Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, các doanh nghiệp có thể quan tâm đến một số biện pháp sau: Thứ nhất, xác định một cách chính xác nhu cầu về TSLĐ tối thiểu cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra kế hoạch tổ chức huy động các nguồn tài trợ thích hợp, cũng như các kế hoạch mua sắm hay dự trữ TSLĐ trong kỳ sản xuất. Thứ hai, tổ chức tốt quá trình sản xuất và đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm. Doanh nghiệp cần phải phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận sản xuất, không ngừng nâng cao năng suất lao động nhằm sản xuất những sản phẩm có chất lượng tốt, giá thành hạ, tiết kiệm được nguyên vật liệu, mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm, tăng cường các hoạt động marketing, để nhanh chóng tiêu thụ sản phẩm, hạn chế đến mức thấp nhất sản phẩm tồn kho, tăng nhanh vòng quay TSLĐ. Thứ ba, làm tốt công tác thanh toán công nợ, chủ động phòng ngừa rủi ro trong kinh doanh. Doanh nghiệp cần chủ động trong thanh toán công nợ, hạn chế tình trạng bị chiếm dụng vốn. Đồng thời vốn bị chiếm dụng còn chứa đựng rủi ro không thu hồi được, gây thất thoát nguồn vốn của doanh nghiệp. Để phòng ngừa rủi ro, doanh nghiệp có thể mua bảo hiểm hoặc lập các quỹ dự phòng. Trên đây là những biện pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ. Trong thực tế các nhà quản trị tài chính doanh nghiệp phải sử dụng kết hợp các biện pháp này một cách linh hoạt, đồng thời thực hiện một số biện pháp cụ thể khác phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Chương 2 Thực trạng sử dụng Tài sản lưu động tại Công ty sách và thiết bị trường học hà nội. 2.1. Quá trình hình thành, phát triển và chức năng Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội: Công ty sách và Thiết bị trường học Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước thành lập theo quyết định số 1210 QĐ/TCCQ ngày 30/03/1981 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Công ty là đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, được phép sử dụng con dấu và tài khoản riêng để giao dịch hoạt động sản xuất và kinh doanh và hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Chức năng nhiệm vụ của công ty là: cung cấp sách giáo khoa và đồ dùng dạy hoc cho giáo viên và học sinh trong toàn thành phố Hà Nội. Là một doanh nghiệp được thành lập trên cơ sở tách và sát nhập từ chức năng chuyên môn của 2 phòng Phát hành sách thư viện và Thiết bị thuộc Sở Giao Dục và Đào Tạo Hà Nội. Mô hình mới và là đơn vị đầu tiên thí điểm trên cả nước vừa có chức năng phục vụ công tác chuyên môn chỉ đạo thư viện và thiết bị trường học nhưng tồn tại trên phương thức hạch toán kinh doanh có lãi vừa phục vụ nhiệm vụ chính trị của ngành giáo dục. Vào những năm đầu mới thành lập từ đơn vị hành chính sự nghiệp, tập thể lãnh đạo cùng cán bộ công nhân viên toàn Công ty đã không ngừng học hỏi, nỗ lực vươn lên, nội bộ đoạn kết nhất trí đã từng bước đi vào hoạt động và thực hiện tốt cả hai chức năng: -Phục vụ nhiệm vụ chính trị của ngành giáo duc. -Kinh doanh có hiệu quả. Sự ổn định, hoạt động có hiệu quả của Công ty Hà Nội ở năm 1981 đã góp thêm quyết tâm của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo lần lượt thành lập các Công ty Phát hành sách và Thiết bị trường học ở khắp các tỉnh thành trong cả nước. Đến năm 2004 trong cả nước đã có 63 tỉnh, thành phố đều có Công ty phát hành Sách và Thiết bị trường học. Trong những năm qua cùng với sự đổi mới của đất nước ngành giáo dục và đào tạo thủ đô tiếp tục thực hiện Nghị quyết Trung ương IV về đổi mới sự nghiệp giáo dục đào tạo, quy mô giáo dục tào tạo tăng nhanh cả về số lượng và chất lượng ở hầu hết các ngành học và cấp hoc. Điều kiện kinh tế xã hội ngày càng phát triển, số học sinh đến trường ngày cành tăng ở tất cả các cấp học. Trong giáo dục vấn đề đổi mới phương pháp giạy và học, cơ cấu chương trình có nhiều thay đổi khiến cho nhu cầu về sách giáo khoa phục vụ cho giảng dậy và học tập thêm nhiều phong phú và đa dạng. Số sách giáo khoa từ vài trăm bản phát hành hàng năm, đến nay đã lên đến hơn 10 triệu bản sách, đảm bảo cho học sinh Hà Nội tới ngày khai giảng có đủ sách giáo khoa và thiết bị đồ dùng dậy học phục vụ giảng dậy học tập của giáo viên và học sinh từ cấp Tiểu học đến cơ sở và Phổ thông trung học. Cụ thể qua số liệu 4 năm dưới đây: Bảng 1: Các loại sách và thiết bị cung cấp Stt Loại Sách Đơn vị Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Sách giáo khoa 1000 Cuốn 6.792 9.352 10.163 Sách hoc sinh 5.678 8.134 8.567 Sách giáo viên 357 575 632 Sách tham khảo 757 643 964 2 Thiết bị ấn phẩm 1000 Cuốn 93,1 98,6 105,4 Sổ điểm 82 86 92 Học bạ 11,1 12,6 13,4 Giấy thi 1000 tờ 1000 1600 1800 Theo thống kê (tính hết năm 2004) Hà Nội đã có gần 53.767 lớp học ở các cấp học từ tiểu học đến Phổ thông trung học với số lượng học sinh gần 1.987.520 và số giáo viên là 83.380 người. ý thức được về tiềm năng to lớn đó đồng thời để thích ứng với cơ chế thị trường Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội đã không ngừng đổi mới tổ chức kiện toàn bộ máy, sắp xếp lại hoạt động kinh doanh, phục vụ ứng với điều kiện mới. Từ năm 1993, Công ty được thành lập lại theo nghị quyết 388, được giao vốn chuyển đổi cơ chế quản lý, chuyển toàn bộ nhân viên Công ty từ biên chế sang ký kết hợp đồng lao động, xây dựng Thoả ước lao động tập thể chặt chẽ và hợp lý, khoán lương, khoán việc song song với các biện pháp về tổ chức là đổi mới quan điểm trong kinh doanh: xác định cho từng cán bộ nhân viên trong Công ty hiểu rõ kinh doanh tự hoạch toán trong cơ chế thị trường với tất cả những khó khăn phức tạp của nó, phải chấp nhận cạnh tranh để giữ vững thị trường để tồn tại và phát triển. Với tỷ lệ triết khấu thương nghiệp được Nhà xuất bản giáo dục giành cho Hà Nội thấp nhất trên cả nước (19% theo giá bìa) lại bị hàng ngàn tư thương tham gia kinh doanh sách giáo khoa hết sức năng động, vừa có tiềm lực lớn về vốn lẫn kinh nghiệm trốn tránh quản lý thị trường và trốn thuế, trở thành mạng lưới nhanh nhạy điều chuyển sách giáo khoa của các tỉnh ban có chiết khấu cao hơn về Hà Nội, cạnh tranh với Công ty Hà Nội. Từ thực tế đó, muốn đứng vững, muốn thắng trong cạnh tranh con đường duy nhất là phải bám lấy đối tượng phục vụ của mình là khách hàng, đưa sách giáo khoa vào từng trường học, từng cơ quan, nhà máy xí nghiệp (mà Công ty trực tiếp liên hệ), bám lấy từng phiên họp phụ huynh học sinh, củng cố quản lý lại đại lý bán hàng, vận dụng các biện pháp kinh tế để kinh doanh có hiệu quả, khuyến khích khách hàng, tận dụng sự giúp đỡ của Nhà xuất bản Giáo Dục, các cấp của ngành và Thành phố. Trong hoàn cảnh hiện nay, ngoài chức năng phục vụ nhu cầu về sách giáo khoa cho Hà Nội, nhằm đáp ứng yêu cầu dạy và học ngày càng tăng ở Hà Nội, Công ty đã tiến hành tổ chức liên doanh, liên kết xuất bản những loại sách tham khảo, bồi dưỡng, sách hướng dẫn thực hành để phục vụ nhu cầu khách hàng ngay càng tốt hơn và đã tạo được uy tín đối với khách hàng. Quan hệ bạn hàng kinh tế của Công ty không ngừng được mở rộng từ chỗ chỉ có Nhà xuất bản Giáo dục, bạn hàng truyền thống, đến nay đã có thêm Nhà xuất bản Hà Nội, Báo Giáo dục và thời đại, các Công ty sách và thiết bị trường học tỉnh bạn, các đại lý… Đối với mặt hàng thuộc nhóm thiết bị, thực hiện Quyết định số 20-TC/CBNN của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 17/01/1996 về việc ban hành quy chế đấu thầu mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, Công ty đã tiếp tục hoà nhập với cơ chế thị trường, giữ vững được vai trò chủ đạo trong lĩnh vực kinh doanh mặt hàng này. Cùng với việc mở rộng quan hệ kinh doanh trong năm 2004 Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội đã phối hợp với Sở Giáo Dục và Đào tạo Hà Nội tiếp tục làm công tác chỉ đạo, phát triển quan hệ với các Phòng Giáo dục của các quận, huyện, thiết lập quan hệ mật thiết với các trường học trên địa bàn Hà Nội, chủ động lập kế hoạch đưa sách giáo khoa xuống tận nơi phục vụ trực tiếp nhu cầu khách hàng. 2.2. Cơ cấu tổ chức kinh doanh. 2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy. Bộ máy của Công ty hiện nay gồm 43 người được phân bố theo các phòng như sau: Ban Giám Đốc Phòng kế toán tài chính Phòng hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Kho Cửa hàng bán lẻ số 1 Cửa hàng bán lẻ số 12 … Chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước là bước ngoặt quan trọng giúp cho nước ta thoát khỏi tình trạng khủng hoảng trầm trọng, triền miên. Với những bỡ ngỡ ban đầu khi chuyển sang kinh doanh theo cơ chế thị trường từ cách suy nghĩ mới, cách kinh doanh mới các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội nói riêng còn gặp nhiều khó khăn lúng túng do chưa hoà nhập kịp thời và thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của cơ chế mới, có sự cạnh tranh gay gắt và quyết liệt. Hoạt động kinh doanh thu được nhiều lợi nhuận mà vẫn đảm bảo nhiệm vụ chính trị là mục tiêu quan trọng nhất đối với toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty. Chính vì vậy, đổi mới trở thành yếu tố quyết định để thực hiện mục tiêu trên. Một trong những nội dung đổi mới có ý nghĩa quan trọng cơ bản góp phần tạo nên những kết quả của Công ty trong những năm gần đây là đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động và quá trình thực hiện lao động kinh doanh. Cơ chế thị trường rất năng động và phức tap, chỉ có những doanh nghiệp nào thích ứng được với nó mới có thể tồn tại và phát triển được. Muốn chiến thắng trong cạnh tranh Công ty Hà Nội phải có chiến lược kinh doanh và những biện pháp hữu hiệu để thực hiện chiến lược đã đề ra. Do đó, yếu tố con người giữ vai trò trung tâm trong mọi hoạt động của quá trình kinh doanh. Trong những năm vừa qua Công ty Sách và Thiết bị trường học Hà Nội đã không ngừng đổi mới xây dựng và kiện toàn bộ máy tổ chức xắp xếp bộ máy gọn, ổn định, năng động và có hiệu quả thông qua Thoả ước lao động tập thể mới phù hợp với Bộ luật lao động và Luật doanh nghiệp Nhà nước tiến hành lập sổ lao động, sổ bảo hiểm xã hội và sổ lương làm cơ sở pháp ly, bảo vệ quyền lợi của người lao động, xây dựng ý thức chủ thể doanh nghiệp cho cán bộ công nhân viên, mọi thành viên trong Công ty đều chăm lo đến quyền lợi nghĩa vụ, đề cao kỉ luật tự giác và nếp sống văn hoá phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động. Lợi ích của cá nhân gắn liền với lợi ích tập thể, hưởng thụ đúng theo lao động của mình, lấy lợi ích làm đòn bẩy kinh tế không ngừng khuyến khích động viên khen thưởng nâng cao năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả của người lao động. Song song với đổi mới tổ chức là đổi mới quan điểm trong kinh doanh: xác định rõ cho từng cán bộ, nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của doanh nghiệp tự hoạch toán trong cơ chế thị trường, thường xuyên quan tâm tới việc học tập nâng cao trình độ chuyên môn khuyến khích đi học quản lý kinh tế, ngoại ngữ và tin học. Địa điểm của công ty đóng tại 45b Lý Thường Kiệt với cơ cấu tổ chức bộ máy hiện nay bao gồm Giám đốc, các phòng chức năng như: Phòng Kế hoạch kinh doanh, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Hành chính tổng hợp, Kho và bộ phận Cửa hàng lẻ. 2.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Giám đốc Công ty do UBND thành phố bổ nhiệm là thủ trưởng của Công ty, quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội và Nhà nước về kết quả kinh doanh của Công ty và làm nghĩa vụ với Nhà nước theo Luật định, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên và phụ trách công tác tài chính kế toán. Phòng Kế toán tài vụ là phòng quản lý tài chính thực hiện hình thức kế toán sử dụng hệ thống sổ sách, tài khoản kế toán theo đúng chế độ quy định. Thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo các văn bản pháp qui hiện hành của Nhà nước. Tổ chức bộ máy kế toán thực hiện theo mô hình như sau: Trưởng phòng tài vụ Thủ quỹ Kế toán cửa hàng lẻ Kế toán Kho Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Công ty thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, theo hình thức nhật kí chứng từ: Sơ đồ hạch toán hình thức nhật kí chứng từ Bảng kê Nhật kí chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ, sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi chép ngày Ghi chép tháng Đối chiếu Phòng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ căn cứ vào nhu cầu thị trường được phản ánh qua thông tin từ các Phòng Giáo dục quận, huyện, các trường và dựa vào tình hình thực tế để lập kế hoạch kinh doanh hàng năm. Từ kế hoạch được duyệt, Phòng tổ chức đặt hàng với các cơ sở sản xuất như Nhà xuất bản Giáo dục, Công ty thiết bị số 1 thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo và các cơ sở sản xuất khác. Đồng thời tổ chức tiêu thụ, cung ứng sách giáo khoa và thiết bị cho các quận huyện, nhà trường, các đại lý thông qua bán buôn làm thủ tục xuất nhập hàng hoá trong phạm vi kinh doanh. Phòng Hành chính tổng hợp làm công tác văn thư, bảo mật, bảo vệ, tuyển dụng nhân sự và phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Kho có nhiệm vụ thực hiện tiếp nhận hàng hoá mua về nhập kho, xuất hàng ra và tổ chức bảo quản, bảo vệ các loại hàng hóa, tài sản của Công ty. Cửa hàng lẻ có nhiệm vụ bán lẻ các loại sách giáo khoa, thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy và học tập cho mọi đối tượng có nhu cầu ngay tại cửa hàng lẻ của công ty. Hiện tại Công ty đã chủ động sắp xếp lại nhân sự, t