Chuyên đề Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê tại công ty xuất nhập khẩu Intimex

í nghiệp chế biến nông sản xuất khẩu Intimex Bình Dương + Xí nghiệp chế biến kinh doanh Cà phê xuất khẩu Intimex Buôn Mê Thuột + Xí nghiệp kinh doanh tổng hợp Đồng Nai Hàng thủy hải sản: Năm 2003, công ty đã triển khai đầu tư vào lĩnh vực nuôi trồng và chế biến thủy sản xuất khẩu tại một số tỉnh như: Quảng Ninh, Thanh Hóa, Nghệ An…nhằm chủ động hơn trong cung cấp nguyên liệu và chế biến, nâng cao giá trị mặt hàng xuất khẩu Cùng với việc tiếp nhận Nhà máy thuỷ sản đông lạnh Hoằng Trường – Thanh Hoá, Xí nghiệp nuôi tôm xuất khẩu Thanh Hóa, công ty đã và đang triển khai xây dựng một số dự án nghiên cứu nuôi trồng và chế biến thuỷ sản. May mặc: công ty Intimex đã sản xuất hàng may mặc để xuất khẩu, kinh doanh nội địa với hệ thống cửa hàng giới thiệu sản phẩm và đại lý. Trong tháng 4/2003, xí nghiệp đã thực hiện thành công phương án cải tạo, mở rộng nhà xưởng nhằm phục vụ tốt hơn cho việc sản xuất hàng dệt may xuất khẩu. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Hiện nay cơ cấu tổ chức của công ty rất lớn để có thể đảm đương các thương vụ kinh doanh lớn. Lực lượng lao động của công ty hiện nay được thể hiện qua bảng số liệu sau: Bảng 1: Cơ cấu lao động của Công ty Tổng số lao động có tên trong danh sách lao động thường xuyên của doanh nghiệp đến thời điểm 30/09/2006 là 1.191 người. Loại lao động Số người Tỷ lệ Phân theo hợp đồng lao động LĐ không thuộc diện ký HĐLĐ ( GĐ, PGĐ, KTT) 3 0,25% LĐ tuyển dụng trước ngày 30/8/1990 388 32,58% LĐ làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn 471 39,55% LĐ làm việc theo HĐLĐ xác định thời gian đủ từ 12 đến 36 tháng 652 54,74% LĐ làm việc theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời gian dưới 12 tháng 65 5,46% Tổng 1.191 100% Phân theo trình độ Đại học và trên đại học 382 32,07% Đại học và trên đại học 30 2,52% Trung cấp 250 20,99% Lao động phổ thông 529 44,42% Tổng 100% 100% (Nguồn: phòng kinh doanh tổng hợp) Nhận xét: Nhìn qua bảng số liệu trên ta thấy số lượng lao động rất lớn, công ty luôn chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ lao động cụ thể. Người có trình độ đại học, trên đại học chiếm số lượng lớn nhất. Công ty có 10 đơn vị trực thuộc, 15 phòng ban với tổng số lao động là hơn 1000 người. Nguồn nhân lực của công ty rất dồi dào và có trình độ, nghiệp vụ tốt nên trong kinh doanh công ty luôn đạt kết quả tốt. Cơ cấu công ty bao gồm nhiều bộ phận và các đơn vị kinh doanh ở các tỉnh thành nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực. Hiệu quả đạt được cao nên vị thế của công ty trên thị trường trong và ngoài nước rất tốt. Nhờ đó mà công ty luôn nỗ lực để ngày càng nâng cao hình ảnh của mình ngay trên thị trường trong nước va trên thị trường quốc tế. Công ty thực hiện chế độ quản lý theo chế độ thủ trưởng, trên cơ sở quyền làm chủ tập thể lao động. Cơ cấu tổ chức của công ty gồm: * Đứng đầu là giám đốc do Bộ trưởng Bộ thương mại bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giám đốc là người đại diện duy nhất của Doanh nghiệp trước pháp luật, có quyền đưa chiến lược kinh doanh của Doanh nghiệp. Giám đốc quản lý điều hành công ty theo chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật, cấp trên và toàn thể cán bộ công nhân viên toàn công ty. * Tiếp theo là hai phó giám đốc và một kế toán trưởng. Phó giám đốc do giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ trưởng Bộ thương mại bổ nhiệm và miễn nhiễm. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty, có trách nhiệm giúp cho giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế, thực hiện phân tích hoạt động kinh tế, báo cáo kết quả hoạt động của công ty theo quy định hiện hành của Nhà nước. * Giám đốc công ty tổ chức quản lý cả mạng lưới kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ của công ty và quy định phân cấp quản lý, tổ chức bộ máy thương mại. Với một hệ thống các phòng ban khá đầy đủ, mỗi phòng có nhiệm vụ chuyên môn nhất định. - phòng kinh tế tổng hợp: có chức năng tham mưu, hướng dẫn và thực hiện các nhiệm vụ cộng tác. Nhiệm vụ củ thể của phòng là phát triển thị trường, phát triển mặt hàng kinh doanh mới - Phòng kế toán tài chính: thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty, các công tác báo cáo kế toán hay theo qui định của Nhà nước, chứng từ thu chi rõ rang hợp lệ. - Phòng hành chính quản trị và phòng tổ chức lao động tiền lương: quản lý các công văn, giấy tờ hồ sơ của công ty và cán bộ công nhân viên, liên hệ và phối hợp chặt chẽ bộ phận tổ chức lao động để giải quyết các việc về lương, về đào tạo cán bộ và nâng cao nghiệp cho cán bộ, công nhân viên của công ty. - Phòng nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu: có chức năng tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại dịch vụ tổng hợp theo điều lệ và giấp phép kinh doanh của công ty. - Phòng tin học ứng dụng: có nhiệm vụ nắm bắt, tổng hợp các thông tin mới hàng ngày trên thị trường, quản lý và điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ, xây dựng các chương trình quản lý kinh doanh theo yêu cầu hoạt động kinh doanh của công ty. - Văn phòng Ngoài ra còn có các đơn vị trực thuộc - Chi nhánh: Hải Phòng, Nghệ An, Đà Nẵng, Tp HCM - Đơn vị trực thuộc: xí nghiệp kinh doanh tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh, trung tâm thương mại Intimex Hà Nội, xí nghiệp may, xí nghiệp chế biến tiêu sạch, nhà máy thủy sản Hoằng Trường, nhà máy tinh bột sắn Thanh Chương Nghệ An… Bộ máy công ty gọn nhẹ giảm đầu mối tăng quy mô, các phòng ban quản lý tập trung toàn công ty, các đơn vị trực thuộc, các phòng kinh doanh đủ lớn, hiện nay cơ cấu công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: BCH Đảng ủy Công ty Ban giám đốc Công ty Khối các công ty con Khối các phòng kinh doanh Khối các phòng quản lý Phòng Kinh tế Tổng hợp Phòng hành chính quản trị Phòng Tài chính Kế toán Phòng Xây dựng cơ bản Phòng Thông tin và tin học Phòng TCCB-LĐTL Phòng kinh doanh 10 Phòng kinh doanh 6 Phòng kinh doanh 3 Phòng kinh doanh 2 Phòng kinh doanh 1 Công ty CP SX&TM Intimex Công ty CP Sài Gòn Intimex Công ty CP XNK Intimex Khôí các chi nhánh và đơn vị trực thuộc Trạm nuôi điệp Văn Đồn XN KDTH Đồng Nai Chi nhánh Intimex Đồng Nai Trung tâm thương mại Trng tâm DV Viễn thông XN Thủy sản Thanh Hóa Nhà máy TS Hoằng Trường BĐH dự án Diễn Kim Chi nhánh Intimex Đà Nẵng Chi nhánh Intimex Nghẹ An Chi nhánh Intimex Hải Phòng BCH Công đoàn Công ty II. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY TRONG 3 NĂM GẦN ĐÂY. 1. Kết quả kinh doanh xuất nhập khẩu Từ năm 2005-2007 hoạt động kinh doanh XNK của nước ta đang ngày càng trở nên sôi động và phát triển mạnh mẽ. Điều đó chứng tỏ là lĩnh vực XNK đã được chú trọng đầu tư và phát triển có chiều sâu. Trong những năm qua, toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty Intimex đã nỗ lực phấn đấu và đạt được những thành tích khả quan. Công ty phát huy lợi được lợi thế của một công ty nhà nước đồng thời tranh thủ nhanh chóng mở rộng thị trường, đa dạng hóa ngành hàngi, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh mặt hàngi XNK, mở rộng khai thác thị trường mới, thị trường tiềm năng. Có thể phân tích kết quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty qua một số chỉ tiêu sau. (Bảng 2) Bảng 2: Kết quả kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty trong 3 năm gần đây Chỉ tiêu ĐVT 2005 2006 2007 So sánh 2006/2005 (%) So sánh 2007/2006 (%) Cty mẹ(năm 2007) Tổng kim ngạch XNK Tr.USD 159,83 180 254 112,6 141,1 75,5 Xuất khẩu Tr.USD 117,46 155 227 132 146,4 68,4 Nhập khẩu Tr.USD 42,37 25 27 59 108 7,1 Doanh thu Tỷ đồng 3.100 3.900 4.970 125,8 127,4 1.500 - Doanh thu XK Tỷ đồng 1.900 2.600 3.449 136,8 132,6 1.000 Nộp ngân sách Tr.USD 210 232 260 110,5 112 Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng 348 923 3.750 265,2 4.062,8 (Nguồn: Phòng kinh doanh tổng hợp) Từ các số liệu ở bảng trên, ta có thể thấy tình hình thực hiện kinh doanh và lợi nhuận của công ty là tốt. Kết quả kinh doanh năm sau cao hơn năm trước. Trong những năm gần đây công ty đã tập trung toàn lực để phát triển kinh doanh XNK và lấy việc tăng trưởng xuất khẩu là nhiệm vụ chính của hoạt động kinh doanh. Kim ngạch xuất nhập khẩu: Kim ngạch xuất nhập khẩu trong tổng kim ngạch XNK trong những năm gần đây tăng vọt đáng kể. Năm 2006 kim ngạch xuất nhập khẩu đạt 180 triệu USD bằng 112,6% so với năm 2005. Trong đó cơ cấu mặt hàng nông sản vẫn vị trí quan trọng ( cà phê chiếm 108.000 tấn, hạt tiêu 9.858 tấn, tinh bột sắn 4.725 tấn…). Trong năm 2007, kim ngạch xuất khẩu đạt 227 triệu USD bằng 108 % so với năm 2006. Trong năm 2007, giá cả một số mặt hàng nông sản đã nhích lên nên nó ảnh hưởng lớn đến kim ngạch xuất khẩu của công ty. Hoạt động nhập khẩu là hoạt động không thể thiếu nhằm tạo ra sự cân đối trong hoạt động của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Năm 2005, kim ngạch nhập khẩu của công ty là 42,37 triệu USD chiếm 26,5% trong cơ cấu XNK. Năm 2006, kim ngạch nhập khẩu đạt 25 triệu USD bằng 59% so với năm 2005. Năm 2007, kim ngạch nhập khẩu đạt 27 triệu USD bằng 108% so với năm 2006. Trong 3 năm kim ngạch nhập khẩu của công ty đã có xu hướng giảm một cách rõ rệt, cơ cấu hàng nhập khẩu vẫn thực hiện định hướng phát triển mạnh nhập khẩu nhóm hàng vật tư, nguyên liệu và trang thiết bị. Việc giảm dần kim ngạch nhập khẩu chứng tỏ Công ty đã chú trọng hơn về xuất khẩu, giảm bớt nhập khẩu nhằm đem lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của mình. Doanh thu: Tổng doanh thu năm 2005 đạt 3.100 tỷ đồng, cơ cấu doanh thu của công ty đã có sự chuyển dịch theo hướng tích cực và đúng hướng của công ty. Tổng doanh thu năm 2006 đạt 3.900 tỷ đồng bằng 125,8% so với năm 2005. Tổng doanh thu của năm 2007 đạt 4.970 tỷ đồng bằng 132,6% so với năm 2006. Có được sự tăng vọt về doanh thu này chủ yếu do hoạt động kinh doanh XNK của công ty đã tăng mạnh, kèm theo việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh trực tiếp. Nhìn vào số liệu trên ta thấy trong năm 2007 Công ty đã rất chú trọng vào hoạt động xuất khẩu, điều đó được thể hiện qua sự tăng doanh thu xuất khẩu là 3.449/4.970 tỷ đồng. Ngoài ra thì việc giải quyết tốt các khó khăn về thị trường tiêu thụ hàng nông sản, mở rộng quan hệ với nhiều khách hàng mới ở khu vực Tây Âu cộng với việc đầu tư phát triển mặt hàng mới là những nhân tố chủ yếu góp phần tăng doanh thu. Nộp ngân sách: Về nộp ngân sách, tổng nộp ngân sách năm 2006 đạt 232 tỷ đồng bằng 110,5% so với năm 2005. Các chỉ tiêu về nghĩa vụ ngân sách năm 2006 đều đảm bảo cao hơn năm trước. Năm 2007 tổng mức nộp ngân sách đạt 260 tỷ đồng bằng 112% so với năm 2006. Như vậy ta có thể thấy rằng các khoản nộp ngân sách nhà nước, công ty đã thực hiện đầy đủ và có chiều hướng tăng qua các năm. Lợi nhuận sau thuế: Năm 2006, lợi nhuận của công ty đạt 923 triệu đồng. Tỷ suất lợi nhuận ròng trên vốn chủ sơ hữu cao hơn năm trước do giá cả mặt hàng xuất khẩu nông sản đã tăng. Năm 2007, lợi nhuận thực hiện được đạt 3.750 triệu đồng. Công ty đã trở thành công ty đứng đầu trong xuất khẩu hàng nông sản đặc biệt là xuất khẩu cà phê và hạt tiêu. Hàng năm công ty đóng góp vào ngân sách nhà nước một khoản không nhỏ vào công cuộc phát triển đất nước. 2. Kết quả xuất khẩu cà phê trong 3 năm gần đây 2.1. Đặc điểm và tình hình mặt hàng cà phê Hầu hết các mặt hàng nông sản của Việt Nam vẫn là mặt hàng có tính chất không ổn định, chỉ thích nghi với khí hậu nhiệt đới có hai mùa mưa nắng rõ rệt nên Việt Nam được coi là một trong những nước có điều kiện khí hậu thuận lợi cho việc phát triển các loại cây như: cà phê, hạt tiêu, hạt điều…Ngoại trừ sự bất lợi về thời tiết như hạn hán, lụt lội, sâu bệnh phá hoại thì các cây này thường cho thu hoạch khá cao, năng suất ổn định. Cà phê là một trong những mặt hàng nông sản xuất khẩu mạnh của Việt Nam. Hiện nay cà phê Việt Nam đứng thứ 2 trên thế giới và thứ nhất trong khu vực về sản lượng, chủ yếu là cà phê chưa chế biến (niên vụ 1997/1998, Việt Nam đạt một đỉnh cao về kim ngạch xuất khẩu là 601 triệu USD). Ngành cà phê phụ thuộc rất nhiều vào thời tiết, gặp nhiều khó khăn về mặt tài chính, đặc biệt là những vấn đề phát sinh do tranh chấp hợp đồng xuất khẩu, bị khách hàng phàn nàn, thậm chí còn bị kiện cáo quá nhiều. Theo phân tích, ngày 12/3, Tổ chức Cà phê Thế giới (ICO) đã nâng dự báo về sản lượng cà phê thế giới vụ 2007/08 thêm 2 triệu bao so với trước đó, lên 118 triệu bao loại 60 kg, nhờ triển vọng từ vụ mùa bội thu ở Việt Nam - nước sản xuất cà phê robusta lớn nhất thế giới. Tuy nhiên, dự báo mới nhất của ICO vẫn thấp hơn so với con số 125 triệu bao đạt được trong vụ 2006/07. Tại Braxin, nước sản xuất cà phê lớn nhất thế giới, vụ cà phê 2007/08 đang phát triển tốt và sẽ thu hoạch rộ vào tháng 6 – tháng 9 tới, dự đoán cho sản lượng 41,3 – 42,2 triệu bao, giảm 23% so với vụ trước. Trong 25 ngày đầu tháng 3, Braxin đã xuất khẩu 1,428 triệu bao cà phê, so với 1,624 triệu bao của 20 ngày đầu tháng 2. Vào tuần thứ 2 của tháng 4 tới, Tổng công ty Cung ứng Hàng hoá Quốc gia Braxin (Conab) sẽ đưa ra con số dự đoán về sản lượng cho vụ cà phê 2008/09 và con số dự đoán mới nhất về sản lượng của vụ 2007/08 sẽ đưa ra vào ngày 08/5. Tại Việt Nam, nước sản xuất cà phê lớn thứ 2 thế giới, trong 6 tháng đầu vụ 2007/08 (tháng 10 – tháng 3), đã xuất khẩu 622.000 tấn cà phê hay 10,37 triệu bao loại 60kg, giảm 18,2% so với cùng kỳ vụ trước, riêng tháng 3 chỉ xuất khẩu đựơc 150.000 tấn, giảm 13,8%. Còn tại Đức, nhà rang xay cà phê hàng đầu nước này là Tchibo cho biết sẽ mở rộng chi nhánh hoạt động của mình sang Anh. Về nhu cầu, ICO dự đoán tiêu thụ cà phê thế giới trong năm 2008 ước đạt 123 triệu bao, cao hơn so với 120 triệu bao của năm 2007. Trong khi đó Hiệp hội Cà phê Quốc gia Mỹ cho biết, tiêu thụ cà phê của nước này thời gian gần đây giảm mạnh do sự sụt giảm của nền kinh tế. 2.2.Thị trường xuất khẩu cà phê - Khu vực Châu Âu là thị trường truyền thống của Công ty từ những năm đầu thành lập (năm 1979, chủ yếu là các nước SNG và Đông Âu). Trong những năm gần đây quan hệ kinh tế giữa Việt Nam và các nước Châu Âu ngày càng được nâng cao nên đây là một thị trường hấp dẫn của công ty. Tuy nhiên, tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu với thị trường này vẫn còn quá khiêm tốn chưa tương xứng với tiềm năng của công ty và các nước nhập khẩu trong khu vực. - Khu vực Châu Á là thị trường lớn của Công ty. Nhiều nước trong khu vực có tốc độ phát triển cao, thêm vào đó là lợi thế về vị trí địa lý, phong tục tập quán có nhiều nét tương đồng. Mặt khác chi phí vận chuyển thấp và yêu cầu chất lượng mẫu mã sản phẩm không cao nên thị trường này được công ty chú trọng. Do vậy, trong những năm qua kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam nói chung và của công ty nói riêng luôn chiếm tỷ trọng lớn (gần 80%). Các thị trường lớn của công ty ở khu vực này là: Trung Quốc, Singapore, Thái Lan… - Khu vực Bắc Mỹ và Úc: Đây là hai khu vực rất tiềm năng nhưng do quan hệ chính trị từ trước làm cho mối quan hệ kinh tế không được thúc đẩy trong một thời gian dài. Cuối năm 2001 hiệp định thương mại Việt-Mỹ có hiệu lực đã thể hiện khu vực này là thị trường có sức tiêu thụ lớn. Trong thời gian tới thị trường này được đánh giá là rất có tiềm năng và công ty đang nỗ lực tìm kiếm đối tác để mở rộng thị trường tiêu thụ hàngi hóa của mình và tạo được chỗ đứng thuận lợi trong khu vực. Để thấy rõ được sức tiêu thụ cà phê tại các thị trường của công ty ta cùng xem bảng cơ cấu thị trường xuất khẩu sau. Bảng 3: Cơ cấu thị trường xuất khẩu mặt hàng chủ yếu của Công ty STT Thị trường Thực hiện kế hoạch tháng 12/2007 Luỹ kế tháng 12/2007 Số lượng Trị giá Số lượng Trị giá 1 Singapore 307 504.708 2029 3.062.301 2 Đức 115 205.506 1286 1.903.781 3 Anh 229 342.346 2940 6.902.453 4 Thụy Sỹ 1940 3.017.527 1220 18.251.372 5 Hà Lan 213 437.355 3737 6.075.347 6 Mỹ 108 176.256 2421 3.599.944 7 Thụy Điển 4177 6.082.612 8 Nga 54 79.014 54 79.014 (Nguồn: Phòng kinh doanh tổng hợp) 2.3.Kết quả xuất khẩu cà phê Trong những mặt hàng nông sản xuất khẩu thì cà phê luôn có kim ngạch xuất khẩu cao nhất, chiếm tỷ trọng trong tổng kim ngạch hàng nông sản xuất khẩu của công ty. Khác với các loại hàng hóa khác, cà phê có đặc điểm là giá cả không ổn định mà thường xuyên lên xuống bất thường, nên trước đây không một đơn vị nào trong công ty muốn khai thác và đưa ra phương án kinh doanh tốt để thu được lợi nhuận. Để hiểu rõ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cà phê tại công ty thì thông qua bảng cơ cấu mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty (bảng 4) ta có thể thấy rõ được mặt hàng cà phê chiếm ưu thế như thế nào trong kim ngạch xuất khẩu hàng nông sản. Bảng 4: Số liệu cơ cấu xuất khẩu các mặt hàng nông sản chủ yếu của Công ty trong thời gian qua. Đơn vị: USD Mặt hàng Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Giá trị (USD) Tỷ trọng (%) Giá trị (USD) Tỷ trọng (%) Giá trị (USD) Tỷ trọng (%) Cà phê 100.632.733 85,67 135.000.000 87,1 50.100.000 73,25 Hạt tiêu 11.449.010 9,75 16.000.000 10,32 9.000.000 13,16 Tinh bột sắn 1.050.000 0,89 1.132.000 0,73 1.370.000 2 Chè 78.196 0,105 Thủy sản 600.000 0,5 153.000 0,1 Cơm dừa 900.000 0,75 1.230.000 0,79 2.680.000 3,92 TCMN 450.000 0,375 105.000 0,07 104.634 0,15 Hàng khác 2.303.399 1,96 1.380.000 0,89 5.145.000 7,52 Tổng giá trị 117.473.338 100 155.000.000 100 68.399.634 100 (Nguồn: Phòng kinh doanh tổng hợp) Nhìn vào bảng trên ta có thể thấy mặt hàng cà phê là mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty trong thời gian qua. Kim ngạch của nó tăng rất nhanh qua từng năm và luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các mặt hàng nông sản. Kim ngạch xuất khẩu cà phê năm 2005 là 100.632.733 USD, đến năm 2006 tăng lên 135.000.000 USD, tức là tăng 34,15% so với năm 2005; năm 2007 đạt 5.010.000 USD thấp hơn so với năm 2006 nhưng đây chỉ là kim ngạch xuất khẩu từ công ty mẹ, một số công ty con đã tách ra thực hiện phương án cổ phần hóa. Ta thấy rằng, tỷ trọng kim ngạch cà phê tăng dần qua các năm trong tổng kim ngạch xuất khẩu các mặt hàng nông sản. Từ 85,67% năm 2005 lên tới 87,1% năm 2006, còn năm 2007 các công ty con đã tách khỏi công ty mẹ nên nguồn thu kim ngạch cà phê từ công ty mẹ thấp chỉ đạt 50.100.000 USD, chiếm 73,25 %. Trong mấy tháng đầu năm 2008, giá cà phê có xu hướng tăng do nhu cầu tiêu dùng cà phê trên thế giới tăng, đặc biệt nhu cầu tiêu thụ nội địa ở hai nước xuất khẩu cà phê lớn nhất thế giới là Braxin và Việt Nam tăng mạnh. III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CÀ PHÊ TẠI CÔNG TY XNK INTIMEX. 1. Giục người mua mở L/C và kiểm tra L/C Công ty yêu cầu người nhập khẩu mở thư L/C, thông thường L/C được mở từ 20-25 ngày trước thời hạn giao hàng. Phương tiện để thông báo thường được Công ty dùng là thư điện tử, fax hoặc điện thoại. Khi công ty nhận được thông báo L/C đã mở thì công ty sẽ nhờ Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) kiểm tra tính chân thực của L/C, đồng thời Công ty tiến hành kiểm tra nội dung của L/C so với nội dung của hợp đồng. Nếu việc kiểm tra cho thấy nội dung L/C không phù hợp với hợp đồng, hay có những điều khoản không thể thực hiện được thì công ty yêu cầu người nhập khẩu và ngân hàng mở L/C chỉnh sửa cho phù hợp. Khi chấp nhận L/C công ty mới tiến hành các công việc tiếp theo của hợp đồng xuất khẩu. 2. Chuẩn bị và kiểm tra hàng xuất khẩu Vì công ty không phải là nhà sản xuất ra mặt hàng cà phê mà chỉ là đơn vị thuần túy tiến hành hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa cho nên trong quá trình chuẩn bị hàng cho xuất khẩu công ty phải thực hiện công việc sau: * Tập trung hàng hóa Căn cứ vào điều khoản được quy định trong hợp đồng xuất khẩu, công ty sẽ tiến hành hợp đồng mua cà phê của các đơn vị cung ứng cà phê trong nước như: Thanh Kiều, Hưng Bình, Trung Thành…chủ yếu ở Đắc Lắc và Lâm Đồng. Hợp đồng mua bán và hợp đồng ngoại thương diễn ra đồng thời. Ưu điểm của nớ là diễn ra nhanh chóng, chi phí sử dụng vốn thấp, không mất chi phí bảo quản, lưu kho hàng hóa. Điều kiện thanh toán, công ty sẽ tiến hành thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng 80% giá trị hợp đồng, 20% còn lại trả sau khi hàng được đóng gói vào container. * Bao bì, đóng gói hàng hóa Cà phê là mặt hàng nông sản nên dễ bị ảnh hưởng tới chất lượng, do vậy việc đóng gói bao bì là điều rất cần thiết và bắt buộc. Thông thường Công ty đóng cà phê vào bao đay đơn mới, mỗi bao 60kg tịnh. Loại bao bì này sẽ tránh cho cà phê không bị ẩm hoặc nấm mốc làm ảnh hưởng tới chất lượng. * Kẻ ký mã hiệu hàng hóa Khi cà phê được đóng vào bao, Công ty sẽ tiến hành kẻ mã hiệu lên bao bì nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ, bảo quản. Nội dung trên bao bì sẽ ghi: Tên người gửi và người nhận, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bao bì, thành phần đăng ký chất lượng…Sau đó, cà phê được xếp vào container, trên container sẽ ghi đầy đủ: Tên nước và địa điểm hàng đến, tên nước và địa chỉ hàng đi,hành trình chuyên chở, tên tàu,số hiệu của chuyến đi. * Kiểm tra chất lượng cà phê Mặt hàng cà phê của công ty thường được xuất khẩu sang thị trường khó tính như: Thụy Sỹ, Đức, Nga, Anh…Vì vậy, yêu cầu về chất lượng, số lượng, độ ẩm…của cà phê được công ty chú trọng. Công ty luôn kiểm tra chặt chẽ, nghiêm ngặt cà phê trước khi giao hàng. Nội dung kiểm tra như: kiểm tra về phẩm chất, trọng lượng, độ ẩm, phần trăm vỡ…dựa theo hợp đồng đã ký. Ngoài ra, mặt hàng cà phê còn phải được qua khâu kiểm tra dịch thực vật, việc kiểm dịch thực vật được tiến hành bởi phòng thực vật địa phương và được cấp chứng thư. Việc kiểm tra chất lượng cà phê được thực hiện hai lần. Lần thứ nhất, tổ chức kiểm tra tại nơi cung ứng trong quá trình thực hiện hợp đồng nội, thông thường do kỹ thuật viên của công ty cử đến để tiến hành. Lần thứ hai, được tiến hành trước khi cà phê được đóng vào container và kẹp chì; trong lần kiểm tra này công ty thường thuê Cafecontrol (do hợp đồng quy định) kiểm tra và cấp chứng thư. Chứng thư là một loại giấy tờ quan trọng trong việc thanh toán và giải quyết tranh chấp có thể xảy ra sau này. 3. Thuê phương tiện vận tải Công ty chủ yếu xuất khẩu theo điều kiện FOB nên không có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải. Tuy nhiên trong những hợp đồng mà công ty giành được quyền về thuê phương tiện vận tải (xuất theo CIF và C&F) thì công ty cố gắng tốt nhất để đảm bảo giảm chi phí và đảm bảo hàng hóa được an toàn. Công ty tìm kiếm các thông tin các hãng tàu nước ngoài (công ty thường thuê tàu chợ vì khối lượng hàng xuất khẩu của công ty thường khối lượng nhỏ và khoảng cách vận chuyển gần). Sau khi xác định số lượng hàng cần chuyên chở, tuyến đường, thời điểm giao hàng cho đủ theo như hợp đồng thì công ty tiến hành nghiên cứu các hãng tàu, lịch trình chạy và cước phí để lựa chọn cho phù hợp. 4.Mua bảo hiểm cho hàng hóa Vì xuất theo FOB nên công ty không phải mua bảo hiểm cho hàng hóa. Nếu có mua thì công ty thường mua bảo hiểm của Bảo Việt và PJCO và thường mua bảo hiểm chuyến vì khối lượng hàng nhỏ chỉ một chuyến là đủ. Việc mua bảo hiểm được thực hiện như sau: căn cứ vào hợp đồng ngoại thương và nội dung của L/C (nếu thanh toán bằng L/C) để biết loại phương tiện chuyên chở và điều kiện bảo hiểm phù hợp, sau đó cán bộ của công ty đến công ty bảo hiểm để lập Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa theo mẫu, nộp phí bảo hiểm và cuối cùng là gửi cho người bán chứng từ bảo hiểm. Tuy nhiên do ít xuất khẩu CIF và CFR nên nghiệp vụ mua bảo hiểm chưa hiệu quả. 5. Làm thủ tục hải quan. Sau khi cà phê được chuẩn bị xong, và đóng bao cẩn thận thì cán bộ nghiệp vụ của công ty sẽ hoàn thành những công việc: nhận container rỗng từ đơn vị vận tải và mở tờ khai hải qua. Trước khi xếp hàng vào container, công ty phải khai báo Hải quan để làm thủ tục. Quy trình làm thủ tục hải quan như sau: Nếu hàng thuộc diện cho phép kiểm đại diện, Hải quan kiểm hóa phải lấy mẫu đại diện theo đúng quy định (trong cùng, ngoài cùng, hai bên mép, trên đỉnh và dưới đáy). Hải quan kiểm hóa phải giám sát quá trình xếp hàng vào container. * Khai báo hải quan: Công ty tự kê khai đầy đủ các nội dung theo mẫu của tờ khai hải quan. Sau khi đã hoàn thành việc kê khai thì phải nộp lại tờ khai cho hải quan kèm theo các chứng từ theo yêu cầu của tờ khai hải quan như: Hợp đồng thương mại (01 bản sáo), bản kê chi tiết (02 bản chính), giấy giới thiệu (01 bản chính), đăng ký kinh doanh (01 bản sao), mã số XNK (01 bản sao), ủy quyền (01 bản sao). Các chứng từ và các tờ khai hải quan luôn được công ty quan tâm, cử các cán bộ có kinh nghiệm thực hiện. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện cán bộ của công ty còn nhiều thiếu sót như làm thiếu chứng từ, khai báo chưa rõ ràng, đầy đủ dẫn tới phải khai báo lại làm mất thời gian và tốn kém chi phí đi lại và làm cho tiến độ thực hiện hợp đồng bị chậm. Sau khi hàng được xếp xong, Hải quan kẹp chì container và xác nhận vào tờ khai hải quan, sau đó khi hàng tới bãi container Hải quan giám sát kho bãi phải kiểm tra lại. Công ty thường làm đơn xin được kiểm tra cà phê tại kho riêng của công ty gửi đến hải quan Tỉnh, Thành phố nơi đăng ký làm thủ tục, kèm theo giấy phép công nhận địa điểm kiểm tra hàng hóa ngoài khu vực cửa khẩu do hải quan Tỉnh, thành phố cấp. Khi đơn đư