Chuyên đề Giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty giầy Thượng Đình

đạt được những mục tiêu trên đòi hỏi Công ty phải có kế hoạch và biện pháp cụ thể. Có như vậy, Công ty mới có thể hoạt động một cách hiệu quả và đứng vững trên thị trường trong thời gian tới. III. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty 1. Đặc điểm nguyên vật liệu và nguồn cung cấp nguyên vật liệu Sản phẩm của Công ty khá đa dạng cả về chủng loại, số lượng, mẫu mã, hình thức nên nguyên vật liệu của Công ty cũng rất phong phú. Tùy theo tiêu chí phân loại mà ta có các loại nguyên vật liệu khác nhau. - Nếu căn cứ vào vai trò tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm, nguyên vật liệu được chia thành : + Nguyên vật liệu chính : Nguyên vật liệu mũ giầy : - Vải các loại : bạt 7, bạt 8, bạt 3419 trắng... - Phin : phin lót, phin xanh đỏ, phin trắng, phin thưa. - Mút : mút xốp cao su, mút Êva, mút xương cá Phụ liệu may : - Chỉ may - Mác các loại giầy, mác cạnh - Nẹp ôzê +Vật liệu phụ : Keo : keo Latex, keo Newtex, keo A300, keo P115A Xúc tiến : xúc tiến D, xúc tiến M, xúc tiến DM, xúc tiến DZ Xăng công nghiệp Dầu hoá chất Nhựa thông Giấy độn giầy... - Căn cứ vào nguồn tạo thành, ta thấy toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty là nguyên liệu "công nghiệp", nguồn nguyên vật liệu này lại được chia thành hai loại : + Nguyên liệu khoáng sản : nhôm, kẽm... + Nguyên liệu tổng hợp và nhân tạo : bạt, phin, mút, keo, ... - Nguồn nguyên liệu cũng còn được phân tích và xem xét ở khía cạnh là nguổn nguyên liệu trong nước và quốc tế. ở Công ty giầy Thượng Đình, phần lớn nguyên liệu là nhập từ trong nước (khoảng 80%) còn nguyên liệu nhập khẩu là phục vụ cho sản xuất giầy thể thao. Các loại nguyên vật liệu này được cung cấp từ danh sách các nhà cung ứng do được phòng Kế hoạch lập ra và được Giám đốc Công ty phê duyệt : * Nguyên vật liệu : + Đại lý vải bò - 115C Phùng Hưng + Công ty dệt 19/5 + Công ty Tô Châu - Nhuộm vải + Công ty hợp tác xã công nghiệp dệt Tân Lập + Tổ hợp dệt Nhật Thành + Công ty TNHH Tân Phong + Công ty dệt vải công nghiệp + Công ty dệt vải Phong Phú + Tổ hợp tác công nghiệp dệt Tân Sơn + Công ty vải sợi Khúc Tân + Công ty vải sợi Khúc Tân + Công ty Phương Nam + Doanh nghiệp tư nhân Tiến Đạt + Công ty dệt 8/3 + Công ty Đông Ba + Công ty Anh và em + Công ty Dân Cường + Công ty nhuộm Trung Thư * Vật tư : + Công ty Tây Hồ + Công ty liên doanh Phong Phú + Công ty Việt Hoa + Công ty sản xuất kinh doanh bao bì và hàng xuất khẩu + Hợp tác xă cổ phần Việt Nhật + Xí nghiệp văn hoá phẩm + Công ty thương mại Nam Hải Ngoài ra, Công ty còn tiến hành mua các loại hoá chấ t: xăng, keo, bột nghệ...của một số nhà cung ứng : + Công ty Bột nghệ Trí Hường + Công ty hoá chất Đức Giang + Công ty hoá dầu công nghiệp + Công ty dầu khí Hải Phòng Trong quá trình hoạt động, Công ty sẽ tiến hành mua bán với các Công ty nằm trong danh sách này - các Công ty này được lựa chọn trên cơ sở đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, tiến độ cung cấp và với giá cả cạnh tranh nhất. Bảng 10 : quy cách một số nguyên vật liệu chính STT Tên vật tư Quy cách Vải bạt - Bạt 3419 + 2222 Khổ 0.8m, dài 50m / cuộn - Bạt 3419 + M4mm + 6P Khổ 0.8m, dài 50m / cuộn - Bạt 3419 + Eva Khổ 0.8m, dài 50m / cuộn Phin - Phin màu lót + CS Khổ 0.8m, dài 70m / cuộn - Phin màu mũ Khổ 0.8m, dài 70m / cuộn Dây xăng Dài 1cm Nhôm Dày 20mm Mút - Mút 3mm Khổ 0.8m, dày 3mm - Mút xốp vát Khổ 1.1m - Mút độn cổ Khổ 1.35m - Mút lưỡi gà Khổ 1.35m, dày 10mm Bìa tẩy Dài 1.2m x rộng 1m Nguồn : Phòng KT - CN Đối với các loại vật tư ngoại nhập (chủ yếu là hàng xuất khẩu) được phân ra thành : - Giầy thể thao : chủ yếu là gia công, nguyên vật liệu do khách hàng đưa đến - Giầy vải : có hai hình thức mua : + Thượng Đình mở L/C để mua + Thanh toán khấu trừ 2. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu Do đánh giá được vai trò của nguyên vật liệu cũng như vấn đề sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty giầy Thượng Đình đã không ngừng phát huy mọi sáng kiến để sử dụng tối đa nguyên vật liệu. Cùng với sự chuyển đổi cơ chế kinh tế, hình thức quản lý cũng có những thay đổi : các doanh nghiệp đã tự chủ trong quá trình sản xuất chứ không còn phải phụ thuộc vào Nhà nước như trước kia, trong đó bao gồm cả lĩnh vực quản lý nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức việc thu mua, dự trữ, cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu theo yêu cầu của doanh nghiệp mình. Thị trường nguyên vật liệu được mở rộng và phong phú hơn, doanh nghiệp lựa chọn được nhiều loại nguyên vật liệu đảm bảo số lượng, chất lượng và tiến độ sản xuất, không còn cảnh các doanh nghiệp phải tạm ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu từ phía nhà nước cấp. Tuy nhiên, đối diện với sự cạnh tranh về giá cả và chất lượng trong nền kinh tế thị trường cũng không phải là dễ. Vì vậy, việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu vẫn luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm. Để đánh giá được hiệu quả của việc sử dụng nguyên vật liệu của Công ty giầy Thượng Đình trong những năm qua : Gọi Q0, Q1 : Sản lượng kế hoạch và thực hiện năm 2001 q0, q1 : Sản lượng kế hoạch và thực hiện năm 2002 M0,M1 : Mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1000 đôi năm 2001 m0, m1 : Mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1000 đôi năm 2002 P0, P1 : Đơn giá nguyên liệu đầu năm 2001, 2002. Tên nguyên liệu Sản lợng KH 2001 (1000đôI) Sản lượng TH 2001 (1000đôi) Mức KH 2001 Mức TH 2001 Đơn giá 1999 (đồng) Sản lượng KH 2002 (1000 đôi) Sản lượng TH 2002 (1000 đôi) Mức KH 2002 Mức TH 2002 Đơn giá 2002 (đồng) Bạt 7 bata người lớn 2.007,449 2.039,449 278,39 276,42 9810 2.357,125 2.500,000 276 275,25 9820 Bạt 7 AVA người lón 198,425 217,184 281,28 280,45 10500 379,560 386,580 278,57 276,12 11000 Mút độn cổ TE 85,600 87,428 7,64 7,34 37600 90,146 92,702 7,3 7,25 38000 Mút độn cổ Nữ các loại 23,120 24,422 7,12 7,06 38200 36,627 25,980 7,00 6,95 38700 Tên nguyên liệu Q0M0P0 Q1M0P0 Q1M1P0 q0m0P1 q1m0P1 q1m1P1 q1M1P0 q1m1P0 Bạt 7 bata người lớn 5428.355 5569.747 5530.333 6388.563 6775.8 6757.387 6779.2 6750.506 Bạt 7 AVA người lón 586.036 641.44 639.547 1163.074 1184.585 1174.167 1138.371 1120.796 Mút độn cổ TE 24.59 25.115 24.129 25.006 25.715 25.54 25.584 25.27 Mút độn cổ Nữ các loại 6.288 6.642 6.592 9.922 7.038 6.988 7.006 6.897 Bảng 16: Kết quả tính toán các nhân tố ảnh hưởng (Đơn vị: Triệu đồng) Trước hết ta phân tích chi phí nguyên vật liệu thực hiện so với kế hoạch của hai thời kỳ : Nhìn vào bảng trên ta thấy chi phí cho nguyên liệu thực tế năm 2002 so với kế hoạch đật ra giảm 155,332 triệu đồng (Q1M1P0 - Q0M0P0). Ta đi phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến kết quả này : Nhân tố sản lượng sản xuất (Dq) : Dq = Q1M0P0 - Q0M0P0 = 6242,944 - 6045,269 =197,675 (triệu đồng) Do sản lượng thực tế lớn hơn kế hoạch đặt ra nên chi phí cho nguyên vật liệu tăng lên 197,675 triệu đồng. Đây là điều tất yếu xảy ra vì khi tăng sản lượng sản xuất thì ta phải bỏ tiền ra để mua thêm nguyên vật liệu để sản xuất. Nhân tố định mức tiêu hao nguyên vật liệu (Dm) : Dm = Q1M1P0 - Q1M0P0 = 6200,601 - 6242,944 = -12,343 (triệu đồng) Định mức tiêu hao nguyên liệu thực tế giảm so với kế hoạch làm cho chi phí giảm 12,343 triệu đồng. Coi như giá cả nguyên liệu ổn định trong kỳ, mặc dù sản lượng sản xuất thực tế cao hơn kế hoạch đặt ra nhưng chi phí cho nguyên vật liệu lại giảm, đó là do sự chênh lệch giữa mức thực tế và mức kế hoạch. Làm phép so sánh tương tự, ta có chi phí nguyên liệu năm 2002 giảm so với kế hoạch là 377,517 triệu đồng, trong đó chi phí tăng do tăng sản lượng là 406,573 triệu đồng và chi phí giảm do hạ mức tiêu dùng nguyên vật liệu là 29,056 triệu đồng. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu còn được thể hiện qua một số chỉ tiêu đánh giá sau đây : Bảng 13 : Phế phẩm, phế liệu thu hồi nguyên liệu Tên sản phẩm Đvt Tổng số Phế phẩm P. phẩm thu hồi Giầy bata mét 688.500 68.930 40.050,5 Giầy nam nt 105.922,9 10.427,5 7.224,8 Giầy TE nt 25.956,56 2.695,7 1.893,7 Giầy Nữ nt 6.393,75 6.490,4 4.147,5 Tổng nt 826.773,21 88.543,6 53.316,2 Nguồn : Phòng KH - VT Ta có : Hệ số phế phẩm (Hp) : Hp = Hệ số phế liệu dùng lại (Hpl) : Hpl = Qua hai hệ số này, chúng ta thấy tỷ lệ vải không đạt yêu cầu còn tương đối cao. Tuy nhiên, Công ty cũng sử dụng lại được phần lớn lượng nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn đảm bảo sử dụng tiết kiệm nhất. IV. Tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại công ty 1. Công tác xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu Toàn bộ công tác xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu được giao cho phòng kế hoạch vật tư. Cụ thể : - Căn cứ vào chỉ lệnh sản xuất và nhu cầu tiêu thụ của thị trường, trưởng phòng Kế hoạch vật tư lập kế hoạch sản xuất quý, tháng và trình Phó giám đốc phê duyệt - Sau khi kế hoạch sản xuất được phê duyệt, trưởng phòng Kế hoạch vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất tháng, định mức vật tư do phòng KT - CN xây dựng và cân đối năng lực sản xuất để lập bảng phân tích vật tư cho từng loại giầy. Chẳng hạn, đối với giầy TE.Quai gài thì nội dung phân tích vật tư như sau : Bảng 14 : Bảng phân tích vật tư cho sản xuất (TE.Quai gài) Bảng phân tích vật tư Khách hàng : MEL Chỉ lệnh SX số MEL- 07/02 Số lượng : 210 đôi STT Tên chi tiết Tên vật tư Quy cách Đvt Lượng vật tư SX + 2% Trong nước Nhập khẩu 1 Mũ, lót, tẩy Bạt3419 - xanh chàm 0.8 m 53 - đỏ 0.8 m 41 Phin mộc 2222 0.85 m 48 Mút xốp 4mm 0.9 m 24 Gạc xô 1 m 24 1.2 m 6 2 Tăng cường ôdê Phin mộc pê cô 0.85 m 1.5 3 Viền quai gài - xanh chàm 0.8 m 8 4 Mút độn cổ 1.2 m 3 5 Mút độn lưỡi gà 1.2 m 3 6 Băng dính Trắng - bông 10cm m 11 - gai 10cm m 9 7 Chỉ may Trắng m 5998 đỏ m 2999 8 Ôdê vuông Nhôm bạc bộ 857 9 Bìa tẩy 1.0*1.2 tấm 5 Nguồn : Phòng KH-VT - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất tháng và tiến độ giao hàng, phó phòng Kế hoạch vật tư lập kế hoạch sản xuất tuần và trình Phó giám đốc sản xuất phê duyệt. - Nhân viên điều độ phòng Kế hoạch vật tư lập chỉ lệnh tác nghiệp và kế hoạch sản xuất ngày cho phân xưởng được phân công phụ trách. - Nhân viên phân xưởng căn cứ vào kế hoạch sản xuất ngày tiến hành lập phiếu tác nghiệp cho các tổ sản xuất. - Nhân viên tổng hợp phòng Kế hoạch vật tư lập báo cáo thực hiện sản xuất ngày theo báo cáo của các phân xưởng. Để xây dựng kế hoạch sản xuất này, cán bộ kế hoạch cũng xuất phát từ các nguyên tắc sau đây : - Giảm tối thiểu ứ đọng vốn ở khâu dự trữ. Đây là nguyên tắc luôn đặt lên hàng đầu. Như đã nói ở trên, giá trị nguyên vật liệu chiếm một tỷ lệ khá lớn trong cơ cấu vốn lưu động, vì vậy, nếu duy trì mức dự trữ không hợp lý sẽ làm ứ đọng vốn lớn. - Phải luôn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý cả về số lượng, chất lượng và quy cách nguyên vật liệu. Theo quy định của Công ty, nguyên liệu phải dự trữ ở mức ổn định là 1 triệu mét vải một tháng để chủ động sản xuất và làm tốt công tác kiểm tra. Trong đó lượng nguyên vật liệu trong nước là chủ yếu, còn đối với nguyên vật liệu nhập ngoại thì lượng dự trữ là không lớn, lượng nhập nguyên vật liệu nhập trong kỳ gần bằng lượng nguyên vật liệu xuất dùng. Chúng bảo đảm tối đa cho một tháng sản xuất của Công ty. - Phải xây dựng kế hoạch cho từng loại nguyên vật liệu. Trong quá trình xây dựng kế hoạch, cán bộ xây dựng kế hoạch đã sử dụng phương pháp cân đối và dựa trên các căn cứ sau : + Tình hình thực hiện kế hoạch kỳ trước. + Khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. + Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ... Sau khi xây dựng kế hoạch và được giám đốc ký duyệt, tổ phái viên của phòng này sẽ trực tiếp đi mua và nhập kho theo tiến độ đã đề ra và theo chỉ đạo hàng ngày của trưởng phòng dựa trên các báo cáo của cán bộ điều độ và của các thủ kho. Kế hoạch này cũng được dùng để đánh giá tình hình thực hiện bằng cách so sánh lượng nguyên vật liệu tiêu dùng thực tế và kế hoạch trong một năm và cùng kỳ năm trước, từ đó đưa ra các điều chỉnh trong thời gian tới. Trước hết, chúng ta biết rằng chất lượng công tác xây dung kế hoạch tiêu thụ sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của kế hoạch nguyên vật liệu. Nếu như kế hoạch sản xuất và kế hoạch tiêu thụ không sát với thực tế thì sẽ dẫn đến lượng nguyên vật liệu vượt quá hoặc không đáp ứng cho nhu cầu sản xuất. Bảng 15 : Đánh giá công tác lập kế hoạch sản xuất - tiêu thụ Các chỉ tiêu ĐVT KH2001 KH2002 TH 2001 TH 2002 % So sánh 3/1 % So sánh 4/2 %So sánh 4/3 A B 1 2 3 4 5 6 7 Sản lượng sản xuất 1000 đôi 4150 4210 4200 4250 101.2 100.9 101.2 Sản lượng tiêu thụ nt 4150 4218 4230 4280 101.9 101.4 101.2 Nguồn : Phòng KH-VT Như vậy, trong hai năm gần đây, sản lượng sản xuất và sản lượng tiêu thụ đều vượt kế hoạch. Theo đó, lượng dự trữ nguyên vật liệu tăng. Để thấy rõ hơn tác động của nhân tố này, chúng ta đi sâu vào phân tích kế hoạch sản xuất quý II năm 2003 mà Công ty giầy Thượng Đình đã đề ra : Bảng 16 : Dự kiến kế hoạch sản xuất quý II năm 2003 Các chỉ tiêu ĐVT Thực hiện quý II năm 2002 Kế hoạch sản xuất quý II/2003 Dự kiến TH Q I+II Năm 2003 S/Sánh Q II/2002 % S/Sánh 2002 % Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tổng quý II/2003 1. Giá trị SXCN Tỷ đồng 24.8 11.8 10.5 10.3 32.6 73.1 131.5 131.6 2. Tổng sản phẩm Đôi 1.115,786 430,000 450,000 450,000 1,310,000 2,532,292 117.4 119.07 2.1 Sản xuất tại Công ty Đôi 928,069 350,000 370,000 350,000 1,070,000 2,090,174 115.3 117.9 * Giầy xuất khẩu Đôi 185,596 140,000 100,000 100,000 340,000 1,241,682 183.2 149 - Giầy vải xuất khẩu Đôi 40,394 70,000 40,000 40,000 150,000 859,064 371.3 153.6 - Giầy thể thao Đôi 145,202 70,000 60,000 60,000 190,000 382,618 130.9 138.9 * Giầy chất lợng cao Đôi 201,599 160,000 150,000 150,000 460,000 566,143 228.2 142.7 * Giầy nội địa Đôi 540,874 50,000 120,000 120,000 270,000 282,349 49.9 58.8 2.2 Gia công giầy TP nội địa Đôi 187,717 80,000 80,000 80,000 240,000 442,118 127.9 124.7 3. Tiêu thụ nội địa Đôi 577,595 250,000 200,000 200,000 650,000 1,305,903 112.5 109.6 4. Sản lượng trung bình 1 ngày Đôi 14,000 14,231 14,000 14,079 5. Số công sản xuất Công 25 26 25 76 Yếu tố thứ hai ảnh hưởng đến chất lượng kế hoạch nguyên vật liệu là định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, ảnh hưởng đến lượng nguyên vật liệu cần dùng, cần mua sắm của kỳ kế hoạch. Bảng 17 : Đánh giá công tác lập định mức Tên nguyên liệu Đvt KH 2001 KH2002 TH2001 TH2002 Giảm A B 1 2 3 4 5 6 Bạt 7 bata người lớn mét 278,39 276,42 276,00 275,25 2,39 3,14 Bạt 7 AVA người lớn mét 281,28 280,45 278,57 276,12 3,71 4,33 Mút độn cổ TE kg 7,64 7,34 7,30 7,25 0,34 0,09 Mút độn cổ Nữ các loại kg 7,12 7,06 7,00 6,95 0,12 0,11 Nguồn : Phòng KH-VT 2. Công tác xây dựng định mức nguyên vật liệu Nhiệm vụ xây dựng định mức nguyên vật liệu là của phòng Kỹ thuật -công nghệ. Hiện nay, cán bộ xây dựng định mức đang sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm để lập mức, dựa trên một số căn cứ sau : - Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của sản phẩm : trên cơ sở thống nhất các thông số kỹ thuật và được giám đốc xét duyệt, phòng Kỹ thuật - công nghệ lập mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Chẳng hạn, cùng một kiểu giầy, với các cỡ giầy khác nhau thì mức tiêu dùng nguyên vật liệu là khác nhau : Bảng 18 : Định mức cho 1000 đôi của một số cỡ giầy Tên vật tư ĐVT Mức cho 1000 đôi Bạt 7 trắng mét - Cho cỡ giầy 34 nt 279,52 - Cho cỡ giầy 35 nt 277,16 - Cho cỡ giầy 36 nt 275,31 Xăng công nghiệp lít - Cho cỡ giầy 34 nt 136,1 - Cho cỡ giầy 35 nt 137,23 - Cho cỡ giầy 36 nt 137,8 Nguồn : Phòng KT - CN - Quyết toán vật tư kỳ báo cáo : Cán bộ định mức đối chiếu giữa lượng nguyên vật liệu tiêu hao và số lượng sản phẩm sản xuất ra của kỳ báo cáo để tính ra mức tiêu hao từng đơn vị sản phẩm. Trên cơ sở đó, xây dựng mức cho kỳ báo cáo. Mức này phải được Giám đốc chuẩn y. Sau đó, mức được đưa vào áp dụng trong sản xuất và theo dõi tình hình thực hiện. Việc giao mức cho công nhân thường được tiến hành có mặt của thủ trưởng đơn vị giao mức, cán bộ định mức và công nhân thực hiện. Các đơn vị sản xuất và cán bộ định mức tạo điều kiện cho công nhân thực hiện. Trong quá trình thực hiện, cán bộ định mức có nhiệm vụ theo dõi tình hình thực hiện định mức đối với từng công nhân. Sau một thời gian, thường là 6 tháng, phòng Kế hoạch vật tư tiến hành đánh giá công tác thực hiện : sau sự đánh giá này, mức tiêu hao nào không hợp lý sẽ được điều chỉnh cho sát với yêu cầu thực tế hơn. Cứ như vậy, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của Công ty được đánh giá và sửa đổi. Với cách thức xây dựng và quản lý định mức nguyên vật liệu như vậy, Công ty đã thu được một số kết quả như sau : Bảng 19 : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu một số loại qua các năm STT Tên vật tư Đvt 2000 2001 2002 1 Bạt 7 trắng m 278 276,42 275,25 2 Phin trắng m 336 335,16 334 3 Mút độn cổ kg 7,41 7,34 7,25 4 Chỉ may m 44015 44.000 39.972 5 Xăng công nghiệp lít 139,03 136,48 134,75 Nguồn : Phòng KT - CN Việc cải tiến định mức sẽ đóng góp chính vào việc hoàn thiện quản lý sử dụng nguyên vật liệu, giảm giá thành sản phẩm. Nếu lấy giá năm 2002 làm gốc để so sánh chúng ta sẽ thu được kết quả sau : Bảng 20: Chi phí một số nguyên liệu chính (Đơn vị: nghìn đồng) STT Tên vật tư Đơn vị Đơn giá 2000 2001 2002 1 Bạt 7 trắng mét 9.820 2.729.960 2.714.444.4 2.702.955 2 Phin trắng mét 5.500 1.848.000 1.843.380 1.830.000 3 Mút độn cổ kg 38.000 281.580 278.920 275.500 4 Chỉ may mét 6,1 243.829,2 268.400 268.491,5 5 Xăng CN lít 6.500 903.695 887.120 876.070 Nguồn : Phòng KH - VT Như vậy, chỉ tính riêng một loại nguyên vật liệu như vậy mà chi phí cho 1000 đôi đã giảm đáng kể (14.894,4 đồng) .Với số lượng sản xuất mỗi năm hàng nghìn hàng triệu đôi và mỗi đôi giầy sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau thì con số tiết kiệm là không nhỏ. Tuy nhiên, con số này cũng chưa phản ánh hết được trình độ sử dụng nguyên vật liệu của Công ty. Để đánh giá một cach chính xác hơn chúng ta phân tích chi phí nguyên vật liệu ở phần sau. 3. Cơ cấu tổ chức quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng. Để tổ chức quản lý chúng, Công ty tổ chức 3 phòng chức năng giúp việc trực tiếp : - Phòng Kế hoạch vật tư : có nhiệm vụ quản lý toàn bộ vật tư của Công ty từ khâu mua nguyên liệu, ký kết hợp đồng đến cấp phát vật tư cho từng phân xưởng đồng thời theo dõi toàn bộ tình hình sử dụng nguyên vật liệu của Công ty. Phòng này lại được chia ra làm 4 tổ với nhiệm vụ từng tổ như sau : + Tổ dự trù và tính toán vật tư : gồm 14 người, chuyên làm nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, trên cơ sở đó tính toán mức vật tư cần thu mua. + Thủ kho : gồm 7 người, có nhiệm vụ quản lý và theo dõi các kho vật tư + Tổ điêù độ (tổ phái viên) : gồm 6 người, có nhiệm vụ cấp phát lượng vật tư cho từng phân xưởng theo kế hoạch và tiến độ sản xuất đã lập ra. + Tổ thu mua : gồm 5 người, chuyên làm nhiệm vụ tìm hiểu thị trương nguyên vật liệu và thu mua đảm bảo yêu cầu về số lượng, chật lượng và tiến độ sản xuất. Ngoài ra, phòng còn có 1 lái xe phục vụ cho việc thu mua nguyên vật liệu được nhanh chóng và thuận lợi hơn. - Phòng Kỹ thuật - công nghệ : đề ra định mức vật tư cho từng kiểu, từng cỡ giầy. Thông qua việc pha chế cao su, hoá chất, phòng này sẽ tiến hành rà soát, bổ sung và kiểm tra nguyên vật liệu. - Phòng QC (phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm) : có nhiệm vụ kiểm tra mẫu nguyên liệu của các đơn vị cung ứng trước khi nhập kho nguyên vật liệu. Dựa vào việc theo dõi quá trình sản xuất của các phân xưởng, phòng sẽ kiểm tra nguyên vật liệu trên từng công đoạn sản xuất. Giữa các phòng có sự phối hợp với nhau để nguyên vật liệu của Công ty được sử dụng một cách có hiệu quả nhất. Khi có chỉ lệnh sản xuất, phòng Kỹ thuật - công nghệ, sẽ đề ra định mức tiêu dùng nguyên vật liệu; phòng Kế hoạch vật tư dựa vào đó để lập kế hoạch nguyên vật liệu. Hai phòng này kết hợp với phòng QC tổ chức lập kế hoạch thu mua và cấp phát nguyên vật liệu cho các phân xưởng theo đúng tiến độ, số lượng, chất lượng... * Hệ thống các kho : Hiện nay, Công ty giầy Thượng Đình có hai hệ thống kho : - Hệ thống kho nguyên liệu mũ giầy, kho phụ liệu may, kho vật tư bao gói, kho cao su hoá chất và kho vật tư (phục vụ sản xuất giầy thể thao) do phòng vật tư quản lý. - Hệ thống kho thành phẩm do phòng tiêu thụ quản lý. Hệ thống kho này có chất lượng tương ứng, bảo quản theo đúng tiêu chuẩn đặt ra cho mỗi chủng loại. Mỗi kho có từ một đến hai thủ kho quản lý, các thủ kho này thuộc các phòng tương ứng, có nhiệm vụ thường xuyên theo dõi và thông báo kịp thời nếu phát hiện có dấu hiệu lạ xảy ra. Tất cả các kho này đều trang bị hệ thống quạt thông gió, hệ thống chiếu sáng, bình cứu hoả...và có nội quy, quy chế rõ ràng. Các kho áp dụng hình thức cấp phát theo nhu cầu sản xuất. Hàng ngày, nhân viên chuyên trách của các phân xưởng đến kho đăng ký nhu cầu nguyên vật liệu sản xuất trong ngày. Bộ phận kho căn cứ vào đó cấp phát theo đúng chủng loại, số lượng. Thủ kho hàng ngày phải làm báo cáo xuất nhập tồn kho trong ngày gửi lên cho cán bộ thống kê thuộc phòng quản lý. Đến cuối tháng, phòng Kế hoạch vật tư đối chiếu giữa nguyên vật liệu ghi sổ trên kho và lượng thành phẩm của các phân xưởng để đánh giá công tác sử dụng nguyên vật liệu. Đây là cách cấp phát nhanh, dễ thực hiện, đáp ứng nhanh cho các nhu cầu các phân xưởng. * Các phân xưởng : nơi sử dụng trực tiếp nguyên vật liệu của Công ty gồm : - Phân xưởng Bồi - Cắt : Kết dính các loại nguyên vật liệu (chủ yếu là các loại vải bạt các màu, vải phin, xốp...) bằng một lớp keo dính. Sau đó, bộ phận cắt sẽ pha cắt các tấm vải đã được bồi này tuỳ theo loại, kích thước, mẫu mã của sản phẩm. - Phân xưởng May : thực hiện công việc may các chi tiết của phân xưởng Cắt chuyển sang thành mũ giầy hoàn chỉnh, gồm một loạt các thao tác kỹ thuật liên tiếp như : can dầu góc, kẻ chỉ, may nẹp,...Ngoài các chi tiết nhận từ phân Bồi - Cắt, nguyên vật liệu ở phân xưởng May còn có các loại vải phin, dây xăng, tem... - Phân xưởng Cán : chế biến hoá chất và cao su các loại theo tiêu chuẩn lý hoá và mẫu mã nhất định.Phần cao su này lại được phân xưởng Cán cắt thành đế giầy các loại và chuyển sang phân xưởng Gò để lắp ráp giầy. - Phân xưởng Gò : sử dụng mũ giầy của phân xưởng May, đế giầy của phân xưởng Cán và các loại dây gai, dây xăng,...để lắp ráp thành chiếc giầy hoàn chỉnh. 4. Giải pháp đã áp dụng nhằm hoàn thiện quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty 4.1. Nâng cấp, sửa chữa và đầu tư vào hệ thống kho tàng Như đã đề cập, hiện nay Công ty giầy Thượng Đình có 2 hệ thống kho chính và chúng được trang bị đầy đủ bình cứu hoả, quạt thông gióTrong những năm qua, Công ty đã không ngừng đầu tư vốn vào việc cải tạo, nâng cấp lại. Ví dụ, năm 2001, Công ty đã đầu tư 27 triệu đồng vào xây dựng mới kho hoá chất phân xưởng Cán tạo điều kiện cho việc bảo quản lý nguyên vật liệu được tốt hơn. Ngoài ra, Công ty đã có những điều chỉnh thay đổi giữa các kho nên đã giảm được chi phí vận chuyển nguyên vật liệu và hao hụt trên đường vận chuyểnMỗi kho đều có người quản lý thường xuyên theo dõi điều kiện cần thiết của kho đó. Việc nâng cấp quản lý kho này đã góp phần bảo đảm được cả số lượng và chất lượng nguyên vật liệu cho sản xuất của Công ty. 4.2. Đào tạo, nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên Trình độ lao động ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu. Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong những năm qua Công ty giầy Thượng Đình đã có những hình thức quan tâm đến chất lượng con người, nuôi dưỡng và phát triển con người. Công ty đã và đang áp dụng các hình thức đào tạo, đào tạo lại, cử đi thăm quan rút kinh nghiệmThực hiện đào tạo ngay trong công việc để người lao động quen với công việc nhanh hơn. Tuy nhiên, do tính chất của lao động cũng như tính chất của sản xuất nên đây vẫn là vấn đề mà Công ty luôn quan tâm và có những giải pháp chú trọng hơn nữa. 4.3. Đẩy nhanh kế hoạch áp dụng hệ thống ISO 9002 vào quản lý chất lượng sản phẩm ISO 9002 là phương tiện bảo đảm cho hoạt động quản lý thực hiện các yêu cầu về chất lượng sản phẩm có hiệu quả mà lại tiết kiệm được chi phí không chỉ chi phí nguyên vật liệu mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Hiện nay, Công ty đã áp dụng hệ thống quản lý này vào công tác quản lý chất lượng sản phẩm của mình. Cụ thể, Công ty đã làm một số công việc sau : - Lãnh đạo Công ty đã trực tiếp xây dựng chính sách chất lượng, cam kết bằng văn bản việc triển khai chính sách chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002, thông báo một cách rộng rãi cho tất cả mọi thành viên trong Công ty đồng thời phân bổ nguồn lực một cách hợp lý để việc thực hiện đạt kết qủa cao. - Thành lập ban chỉ đạo và chỉ đỉnh các thành viên : chủ tịch ban chỉ đạo là phó giám đốc sản xuất, các thành viên là trưởng các phòng ban. Công ty cũng đ