Chuyên đề Giải pháp tích hợp các hệ thống quản lý: chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội theo tiêu chuẩn ISO 9000, ISO 14000 và SA 8000 tại công ty Cổ phần May 10

, nâng cao đời sống cho người lao động. - Đơn vị tiếp tục phát huy và giữ vững danh hiệu đơn vị Hai lần Anh Hùng. - Đối với các tổ chức đoàn thể duy trì và giữ vững danh hiệu: Đảng bộ vững mạnh, tổ chức công đoàn và đoàn thanh niên phải đạt tổ chức cơ sở vững mạnh xuất sắc. CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CÁC HTQL CHẤT LƯỢNG, MÔI TRƯỜNG VÀ TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI TẠI CÔNG TY CP MAY 10 1. Tình hình áp dụng các HTQL chất lượng, môi trường, trách nhiệm xã hội tại công ty Khi cuộc sống thay đổi, ngày càng được nâng cao, đòi hỏi của con người cũng cao hơn. Lúc này nhu cầu của con người không chỉ là đủ ăn, đủ mặc hay ăn no, mặc ấm mà là ăn ngon mặc đẹp, sử dụng, tiêu dùng những hàng hóa, dịch vụ có chất lượng cao. Chính điều đó đã thúc đẩy nền kinh tế phát triển, dẫn tới sự phát triển của các HTQL. Thay vì những HTQL lạc hậu, kém hiệu quả là các HTQL tiên tiến, hiện đại, giải quyết được những vấn đề quản lý trong tổ chức. Song điều quan trọng là các tổ chức, các DN áp dụng chúng như thế nào. Với thế giới, áp dụng các HTQL chất lượng, môi trường, trách nhiệm xã hội hay an toàn sức khỏe, nghề nghiệp không còn là mới mẻ mà đã trở nên phổ biến. Ngược lại VN chúng ta lại khá lạ lẫm với các HTQL này nhất là hệ thống trách nhiệm xã hội và an toàn sức khỏe, nghề nghiệp. Gần đây cùng với sự phát triển của thế giới, sự mở cửa hội nhập của VN đã cho phép các HTQL du nhập và phát triển. HTQL chất lượng đã trở nên phổ biến hơn với các tổ chức, DNVN. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, càng có nhiều tổ chức, DNVN áp dụng HTQL chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Cùng với sự phát triển kinh tế là vấn đề môi trường, đây là bài toán khó đặt ra cho các nhà quản lý. Một trong các giải pháp phòng ngừa ô nhiễm môi trường có hiệu quả là áp dụng HTQL môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:1996. Vì lẽ đó số lượng các tổ chức ở VN áp dụng hệ thồng này đã gia tăng. Áp dụng HTQL môi trường, các tổ chức đã giảm bớt được gánh nặng về môi trường giúp cải thiện, bảo vệ môi trường trong, xanh, sạch đẹp. Với HTQL trách nhiệm xã hội cũng như an toàn sức khỏe, nghề nghiệp các HTQL khác cũng đã được triển khai, áp dụng tại VN nhưng còn rất hiếm. Hiện nay, các tổ chức, DN VN áp dụng 1 HTQL theo tiêu chuẩn quốc tế không còn là hiếm song các tổ chức áp dụng đồng thời hai hay nhiều HTQL là rất ít. Công ty CP May 10 là một công ty may mặc lớn trên toàn quốc, là công ty có thương hiệu nổi tiếng cả trong và và ngoài nước, đồng thời cũng là một trong số ít các tổ chức áp dụng đồng thời cả ba HTQL: chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, môi trường ISO14001:1996 và trách nhiệm xã hội SA8000. Tháng 1 năm 2000, công ty CP May 10 đã được tổ chức quốc tế AFAQ- ASCERT của Pháp chứng nhận và cấp chứng chỉ đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002:1994 cho hệ thống đảm bảo chất lượng của công ty. Đến tháng 12 năm 2003, công ty May 10 đã được chứng nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế ISO 9001:2000 Năm 2004, công ty cũng đã đạt được chứng chỉ ISO 14001:1996- HTQL môi trường theo tiêu chuẩn quốc tế. Công ty May 10 cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của đã thỏa thuận với khách hàng, coi chất lượng sản phẩm là yếu tố quyết định để khách hàng đến với công ty. Để có được các chứng nhận đó, công ty CP May 10 đã xây dựng chính sách chất lượng, môi trường; mục tiêu chất lượng, mục tiêu môi trường; cam kết của lãnh đạo về chất lượng, môi trường; các hồ sơ, biểu mẫu,... tương ứng với từng bộ tiêu chuẩn. Cũng trong thời điểm ấy, công ty May 10 đã xây dựng, triển khai áp dụng hệ thống trách nhiệm xã hội theo tiêu chuẩn SA 8000 nhưng chưa xin chứng chỉ.Việc triển khai áp dụng các HTQL nhất là HTQL môi trường và trách nhiệm xã hội là rất hợp lý với công ty May 10- một công ty có số lượng lao động lớn đặc biệt là lao động nữ- đối tượng được hưởng nhiều quyền lợi theo bộ luật lao động của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa VN và là công ty thải ra nhiều khí bụi (bụi bông, bụi vải,...). Áp dụng đồng thời ba HTQL không phải là đơn giản nhưng công ty May 10 đã mạnh dạn áp dụng, mạnh dạn tiếp thu những cái mới để khẳng định bản lĩnh của mình nói riêng và bản lĩnh các DN VN nói chung. Công ty May 10 đã lớn mạnh, vươn xa tới thế giới nay càng được càng được khẳng định vị thế của mình nhờ triển khai áp dụng ba HTQL. May 10 là DN tiên phong, mở đường cho thời đại quản lý theo phương thức tiên tiến, hiện đại, đem lại hiệu quả kinh tế cao. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay khi VN chính thức gia nhập WTO, ba HTQL đó mới thực sự phát huy hiệu quả của nó. Với công ty May 10 việc áp dụng đồng thời HTQL: chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội đã mang lại những thành tựu cũng như những tồn tại nhất định. 2. Những thành tựu đạt được trong công tác quản lý chất lượng Công ty CP May 10 là một trong số ít các tổ chức áp dụng đồng thời cả ba hệ thống: HTQL chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội. Như chúng ta đã biết những HTQL này đem lại nhiều lợi ích cho các tổ chức áp dụng chúng. Chính vì thế mà công ty May 10 đã quyết định áp dụng các HTQL đó để tận dụng những lợi ích do chúng đem lại. Một quyết định đúng đắn sẽ được đền đáp bằng phần thưởng xứng đáng mà cụ thể là những thành tựu đạt được trong công tác quản lý chất lượng của công ty. 2.1. Chất lượng sản phẩm được nâng cao Công ty May 10 là một trong những công ty hàng đầu VN về may mặc, không chỉ cung cấp sản phẩm quần áo cho thị trường trong nước mà còn xuất khẩu một lượng lớn sang nước ngoài. Vì thế việc đảm bảo chất lượng sản phẩm là vô cùng quan trọng. Việc triển khai áp dụng và duy trì HTQL chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã giúp công ty nâng cao chất lượng sản phẩm của mình. Chất lượng sản phẩm của công ty qua các năm là: Bảng 2.1. Kết quả chất lượng hàng xuất khẩu ĐVT: % Phẩm cấp 2002 2003 2004 2005 2006 Loại I Loại II Phế phẩm 100 0 0 100 0 0 100 0 0 100 0 0 100 0 0 Nguồn: Phòng QA Bảng 2.2. Kết quả chất lượng hàng trong nước. ĐVT: % Phẩm cấp 2002 2003 2004 2005 2006 Loại I Loai II Phế phẩm 97,85 1,95 0,20 98,00 1,80 0,20 98,5 1,35 0,15 98,8 0,90 0,12 99,00 0,90 0,10 Nguồn: phòng QA Qua hai Bảng 2.1, 2.2 ta thấy chất lượng sản phẩm của công ty là rất tốt. Phẩm cấp hàng xuất khẩu đạt 100% trong năm năm liền từ năm 2002 đến năm 2006, không có sản phẩm loại II cũng như phế phẩm. Đây là một thành công lớn của công ty. Tuy nhiên sản phẩm trong nước vẫn còn một sai phạm, vẫn có sản phẩm loại II và phế phẩm nhưng tỷ lệ là rất nhỏ, không đáng kể và đang có xu hướng giảm dần theo các năm. Hàng trong nước có tỷ lệ loại II và phế phẩm từ 1- 2% là lỗi vải do dệt mà không có nguyên liệu để thay thế. Sỡ dĩ chất lượng sản phẩm của công ty cao là do đã áp dụng và duy trì tốt HTQL chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Duy trì tốt HTQL chất lượng đảm bảo cho công ty luôn có mục đích hướng tới chất lượng, công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên được đào tạo và có nhận thức tốt về chất lượng. Nhận thức tốt sẽ có hành động tốt. Khác với trước kia, công tác quản lý chất lượng không đơn thuần chỉ là kiểm tra sản phẩm cuối cùng của phòng KCS mà phải xây dựng một chương trình chất lượng với chính sách chất lượng, cam kết của lãnh đạo, các quy trình, hướng dẫn, các hồ sơ, biểu mẫu về chất lượng. Từng công đoạn của quá trình sản xuất đều được theo dõi kiểm tra để sửa chữa, loại bỏ những sai hỏng nếu có và tìm nguyên nhân. Từ những nguyên nhân đó tìm ra những nguyên nhân chủ yếu gây sai hỏng nhiều nhất để đưa ra các biện pháp khắc phục phòng ngừa. Theo như thống kê của phòng QA, các công đoạn trong quy trình sản xuất đều có những sai hỏng nhất định như ở công đoạn cắt có lỗi trải vải không phẳng, xoa phấn không tốt, ghi thứ tự sai; công đoạn may có lỗi tra nhầm số, đường may không thẳng hay không cắt chỉ thừa,.... Nhưng các sai sót đều được phát hiện nhờ vào quy trình kiểm soát quá trình. Như vậy nhờ triển khai áp dụng HTQL ISO 9001:2000 công ty đã duy trì và ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm giúp thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, tăng doanh thu, lợi nhuận góp phần cải tạo, nâng cao chất lượng cuộc sống của cán bộ công nhân viên trong công ty. 2.2 . Cải thiện môi trường trong công ty Vấn đề môi trường, xử lý rác thải luôn là vấn đề đau đầu của các nhà quản lý ngày càng trở nên nghiêm trọng hơn khi ngành công nhiệp phát triển mạnh. Giải quyết vấn đề này đòi hỏi tất cả các tổ chức, DN cùng bắt tay hành động chứ không riêng gì ai. Mỗi tổ chức tự xử lý tốt nguyên nhiên liệu, chất thải, sẽ làm môi trường toàn xã hội trong sạch hơn. Công ty CP May 10 đã áp dụng HTQL môi trường theo tiêu chuẩn ISO14001:1996 để hòa chung vào không khí bảo vệ môi trường của quốc gia và toàn xã hội loài người. ISO14001 hướng đến việc bảo toàn nguồn lực thông qua việc giảm thiểu sự lãng phí nguồn lực. Nhờ đó công ty may 10 đã tiết kiệm chi phí đầu vào, cụ thể là: Bảng 2.3.Chi phí nguyên nhiên liệu (2004- 2006) ĐVT: triệu đồng Danh mục 2004 2005 2006 Chi phí nguyên liệu 329,355 317,604 306,618 Chi phí nhiên liệu 4,248 4,309 4,284 Nguồn: phòng tài chính- kế toán Ta thấy chi phí nguyên liệu giảm từ năm 2004 đến năm 2006 trong khi tổng sản lượng sản phẩm sản xuất vẫn tăng thậm chí tăng mạnh (từ 9.131.482 sản phẩm năm 2004 lên 10.472.256 sản phẩm năm 2005 và tới 12.520.364 sản phẩm năm 2006). Cùng với chi phí nguyên liệu là chi phí nhiên liệu giảm, tuy chi phí năm 2005 tăng so với năm 2004 nhưng tốc độ tăng lại nhỏ hơn tốc độ tăng sản lượng sản phẩm sản xuất. Điều đó chứng tỏ công ty đã sử dụng tiết kiệm nguyên nhiên liệu. sự tiết kiệm này sẽ trở nên quan trọng và có ý nghĩa khi nguyên vật liệu là nguồn khan hiếm như điện năng, than, dầu,.... Việc sử dụng tiết kiệm nguyên nhiên liệu đầu vào sẽ làm giảm chất thải cụ thể là giảm số lượng hoặc khối lượng nước thải, khí thải hoặc chất thải rắn. Việc xử lý chất thải có hiệu quả sẽ ngăn ngừa được ô nhiễm. Do vậy phân loại chất thải là rất quan trọng. Xét về mức độ độc hại công ty CP May 10 đã phân chất thải làm hai loại: chất thải thông thường và chất thải độc hại. Chất thải thông thường của công ty bao gồm: giấy vụn, kim gãy, kim hỏng,, vải vụn, đầu chỉ sơ vải, chất thải nhựa (nơ, khoanh cổ), bông vụn, chất thải nhà ăn, chất thải xây dựng, kim loại. Chất thải độc hại của công ty gồm: giẻ lau máy, mực in, mực photo, in lưới, sơn các loại, xăng dầu máy. Để xử lý chất thải đó công ty đã trang bị hệ thống áy hút bụi, hệ thống xử lý nước thải, hệ thống hố ga, cống thoát,... kết hợp với các biện pháp khác như bán phế liệu, thuê tổ chức bên ngoài xử lý, hay ký kết hợp đồng với trung tâm môi trường đô thị. Từ khi áp dụng HTQL môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:1996, công ty CP May 10 đã có những hành động khắc phục và phòng ngừa về môi trường rất hiệu quả đã tiết kiệm cho công ty hàng trăm triệu đồng mỗi năm, góp phần giảm chi phí, tăng doanh thu, lợi nhuận và điều quan trọng là giảm thiểu ô nhiễm môi trường cho xã hội đảm bảo môi trường trong sạch đẹp cho con người và là tấm gương sáng cho các DN khác noi theo. 2.3. Thực hiện tốt trách nhiệm xã hội Công ty CP May 10 là một trong số rất ít các tổ chức ở VN áp dụng hệ thống trách nhiệm xã hội SA 8000. Việc áp dụng hệ thống này đã đem lại nhiều lợi ích cho công ty đặc biệt là đối với công ty có số lượng lao động lớn (7.938 người năm 2006) và lao động nữ chiếm tỷ lệ cao (trung bình là 77,62%). Kể từ khi áp dụng hệ thống trách nhiệm xã hội, công ty đã có những chính sách hợp lý đem lại lợi ích cho cán bộ công nhân viên của công ty, cụ thể là: - Công ty chỉ tuyển dụng, sử dụng lao động trong độ tuổi lao động theo như quy định của luật lao động nước VN. - Công ty chỉ sử dụng lao động tự nguyện, không cưỡng ép. - Công ty không áp dụng làm thêm giờ như một số công ty may mặc khác ở VN. - Công ty thực hiện đầy đủ quyền và lợi ích của người lao động như chế độ nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, đóng bảo hiểm, trả lương đúng kỳ hạn, có chế độ khen thưởng,... Công ty tạo môi trường làm việc an toàn và sức khỏe cho công nhân. Trong các xí nghiệp, nhà máy, phân xưởng của công ty đều được trang bị đầy đủ hệ thống ánh sáng, hệ thống quạt, máy điều hòa, .... Công nhân được trang bị bảo hộ lao động như quần áo, mũ, khẩu trang, gang tay, giầy,... Một môi trường làm việc an toàn sẽ tạo động lực cho công nhân tăng năng suất, đây chính là điều mà các nhà quản lý mong muốn. Để chăm sóc tốt sức khỏe của cán bộ công nhân viên, công ty đã tổ chức những buổi hướng dẫn công nhân viên sơ cứu một số tai nạn xảy ra như bỏng, điện giật, cháy nổ,.... Công ty cũng xây dựng trạm y tế với đội ngũ y bác sỹ nhiệt tình chu đáo để chăm sóc sức khỏe cho cán bộ công nhân viên. Trong tủ thuốc sơ cứu của công ty có một số loại thuốc, dụng cụ cần thiết, cụ thể là: Bảng 2.4. Danh mục thuốc và dụng cụ trong tủ thuốc sơ cứu. TT Tên thuốc và dụng cụ ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Panh Chiếc 01 Dụng cụ cặp bông băng 2 Nỉa Chiếc 01 Dụng cụ cặp bông băng 3 Kéo Chiếc 02 Dùng cắt băng 4 Găng tay Đôi 02 Sử dụng xử lý vết thương 5 Băng eugou Chiếc 02 Sử dụngcầm máu vết thương <1,5 cm 6 Băng thun Chiếc 02 Dùng để rửa vết thương >2 cm 7 Bông hút nước Gói 01 Dùng để lau vêt thương 8 Gạc miếng 20ch 01 Dùng để che phủ vết thương trước khi băng 9 Betadin 10% Lọ 04 Dung dịch rửa vết thương 10 Oxy già Lọ 02 Thuốc sát trùng 11 Clorua natry 9% Lọ 04 Thuốc nhỏ và rửa mắt khi có bụi/ dị vật ở mắt 12 Băng cuộn Cuộn 02 Băng vết thương 13 Dầu xoa bóp Hộp 01 Dùng xoa bóp 14 Dầu trường sơn Hộp 01 Dùng xoa bóp 15 Thuốc xịt bỏng Lọ 01 Dùng xử lý vết thương Nguồn: Ban y tế Với những loại thuốc, dụng cụ đó đã giúp cán bộ y tế sơ cứu một số tai nạn một cách an toàn và hiệu quả. Nhờ công tác giáo dục, tuyên truyền về an toàn lao động, hai năm gần đây công ty không có vụ tai nạn lao động nào xảy ra. Điều này cho thấy công ty đã thực hiện tốt khẩu hiệu “an toàn là bạn, tai nạn là thù” - khẩu hiệu toàn xã hội đã và đang hướng tới. Với một lượng lao động lớn như công ty CP May 10 thì nhà ăn là không thể thiếu. Công ty có một nhà ăn khang trang, sạch sẽ. Mỗi xuất cơm cho công nhân là 10.000 đồng và đảm bảo đủ chất dinh dưỡng. thức ăn được chế biến ngon, nóng sốt và hợp vệ sinh. Đây là một hình thức chăm sóc sức khỏe cho người lao động. Việc xây dựng trường mầm non và nhà tập thể cũng là hình thức chăm lo cho công nhân viên của công ty. Tuy rằng công ty không thể đáp ứng đầy đủ nhà ở nhưng cũng đã cấp nhà cho hơn 1000 cán bộ, lao động. Như vậy công ty CP May 10 đã thực hiện tốt những yêu cầu của hệ thống trách nhiệm xã hội SA 8000. Cam kết của công ty về phúc lợi cho người lao động đã làm tăng lòng trung thành và cam kết của họ đối với công ty. Chính điều này đã giúp công ty thu hút một lượng lớn lao động có trình độ, tay nghề và kỹ năng, đây là yếu tố được xem là “chìa khóa của sự thành công” trong thời đại mới. 2.4. Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Chỉ cần áp dụng một HTQL chất lượng hay môi trường hoặc trách nhiệm xã hội cũng đã tạo được niềm tin cho khách hàng. Vì thế việc áp dụng đồng thời cả ba hệ thống chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội đã rất hữu ích với công ty May 10. Khách hàng đặc biệt yên tâm khi sử dụng sản phẩm vừa đảm bảo chất lượng, vừa bảo vệ môi trường lại được tạo ra trong môi trường làm việc an toàn và công bằng. Việc xin chứng chỉ ISO9001:2000 và ISO 14001:1996 là hoàn toàn tự nguyện và không thể được sử dụng như là công cụ hàng rào phi thuế quan của bất kỳ nước nào nhập khẩu hàng hóa từ các nước khác. Tuy nhiên khách hàng trong những nước phát triển có quyền lựa chọn mua hàng hóa của một tổ chức có HTQL chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội hiệu quả. Thế nên công ty May 10 không chỉ thỏa mãn nhu cầu khách hàng trong nước mà cả khách hàng nước ngoài. Nhờ áp dụng cả ba HTQL này mà công ty đã có được những khách hàng trung thành cả trong và ngoài nước và số lượng khách hàng đặc biệt là những hãng lớn trên thế giới ngày càng tăng. Trước kia, khách hàng của công ty chỉ là các nước Đông Âu, Hungary thì nay là cả thị trường EU, Mỹ, Nhật, Hàn Quốc,.... Thỏa mãn nhu cầu và xây dựng niềm tin cho khách hàng là công ty đã thành công trên thương trường. 2.5. Xây dựng niềm tin cho các bên liên quan. Thỏa mãn nhu cầu khách hàng là mục tiêu hàng đầu, mục tiêu lâu dài và quan trọng của bất kỳ một tổ chức nào nhất là các tổ chức sản xuất kinh doanh thương mại. Song không vì thế mà quên lãng, lờ đi các bên liên quan. Việc xây dựng niềm tin cho các bên liên quan cũng rất quan trọng. Các HTQL chất lượng, môi trường, trách nhiệm xã hội đều nhằm vào việc thỏa mãn nguyện vọng của nhiều bên liên quan như nhân viên, cơ quan hữu quan, công chúng, khách hàng, tổ chức tài chính, tổ chức xã hội, bảo hiểm, cổ đông,... những người có ảnh hưởng đến sự thịnh vượng của tổ chức và niềm tin của họ trong công ty có giá trị to lớn. Niềm tin này giúp tổ chức tăng thêm nguồn lực từ công chúng và các tổ chức quốc gia cũng như quốc tế, tổ chức công đoàn, xã hội. Điều này có ý nghĩa đặc biệt với công ty May 10- công ty xuất khẩu hàng đầu trong lĩnh vực may mặc của VN khi được tiếng nói của công chúng, của các đoàn thể ủng hộ và bảo vệ. Niềm tin của các cổ đông, của các nhà đầu tư tài chính cũng rất quan trọng với công ty CP May 10. Trên đây là một số những thành tích nổi bật trong công tác quản lý chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội của công ty May 10. Những thành tích ấy không phải là tất cả nhưng đã cho chúng ta thấy được lợi ích của việc áp dụng các HTQL. Chính vì thế việc duy trì chứng chỉ, duy trì các HTQL hiệu qủa là cần thiết. Không chỉ vậy mà công ty còn phải không ngừng cải tiến liên tục để phát huy hơn nữa lợi ích, tác dụng của các HTQL đó. 3. Những mặt hạn chế trong công tác quản lý chất lượng Bất kỳ một thứ gì, bất kỳ con người nào cũng không thể thập toàn, thập mỹ, không thể hoàn hảo một cách tuyệt đối. Cũng giống như vậy HTQL của một tổ chức không thể tránh khỏi những thiếu sót và có những hạn chế nhất định. Với công ty May 10 áp dụng cả ba HTQL thì lợi ích đem lại là rất lớn và hạn chế, thiếu sót cũng không phải là nhỏ. Dưới đây là một số những hạn chế đang tồn tại trong công tác quản lý chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội của công ty May 10. 3.1. Hệ thống tài liệu chưa được cập nhật thường xuyên, còn nhiều bất cập. Trong khi mọi thứ đều thay đổi từng ngày, từng phút: nền kinh tế thế giới và trong nước đều có những biến động. Cơ chế pháp luật của VN cũng thay đổi. Các công ty, xí nghiệp dệt may đều có những thành công và thất bại, phá sản hay đứng vững trên thị trường. Song điều quan trọng hơn cả là công ty CP May 10 cũng có những biến động, thay đổi: hoạt động sản xuất kinh doanh được mở rộng cả về quy mô và cơ cấu, những đòi hỏi, yêu cầu của khách hàng với sản phẩm của May 10 cũng cao hơn, yêu cầu của các tổ chức xã hội cũng khác nhiều. Thế nhưng hệ thống tài liệu của cả ba HTQL chất lượng, môi trường, trách nhiệm xã hội được công ty ban hành từ năm 2003 và được sử dụng cho đến nay có rất ít những sửa đổi bổ sung mặc dù có những điểm chưa phù hợp. à Một số những điểm chung chưa hợp lý của cả ba hệ thống đó là: - Tài liệu của cả ba hệ thống đến thời điểm hiện nay có một số nội dung không phù hợp như sự trùng lặp một số quy trình như quy trình xem xét của lãnh đạo, quy trình, quy trình kiểm soát tài liệu, hồ sơ, quy trình đánh giá nội bộ,... và do đó cũng có một số hướng dẫn, biểu mẫu trùng nhau. - Mục tiêu, chỉ tiêu của các đơn vị về cả ba hệ thống xây dựng chưa thuận tiện cho việc theo dõi, đánh giá kết quả ở từng thời điểm. Thậm chí có đơn vị còn chưa có mục tiêu, chỉ tiêu của năm 2006. Với mỗi tổ chức để thực hiện được các chiến lược kinh doanh, chiến lược quản trị thì cần xác định mục tiêu dài hạn tiếp đó là các mục tiêu ngắn hạn và cụ thể hơn là các chỉ tiêu. Do đó mà mục tiêu, chỉ tiêu cần xác định rõ ràng, dễ hiểu, có như vậy chúng ta mới có căn cứ để so sánh kết quả thực hiện để từ đó có đánh giá đúng tình hình. Vì thế công ty CP May 10 cần xây dựng mục tiêu, chỉ tiêu của cả ba hệ thống một cách rõ ràng, cụ thể và tạo điều kiện cho công tác theo dõi, kiểm tra, đánh giá. - Chính sách chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội của công ty chưa được truyền đạt tới mọi cán bộ công nhân viên để thấu hiểu. Chính sách chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội chính là lời cam kết, lời hứa của công ty sẽ thực hiện, sẽ đem lại cho khách hàng và các bên liên quan. Để thực hiện được điều đó đòi hỏi mọi cán bộ công nhân viên trong công ty đều phải thấu hiểu các chính sách. Vì thế công tác tuyên truyền, giáo dục là rất quan trọng. - Các văn bản của cả ba hệ thống có liên quan đến kiểm soát thông tin như: quy trình tiếp nhận các thông tin về pháp luật và các yêu cầu khác- QTMT3/2, quy trình thông tin liên lạc của HTQL môi trường- QTMT4/3, quy trình thông tin liên lạc của HTQL chất lượng- QT02,... chồng chéo và áp dụng không đầy đủ theo yêu cầu. - Sơ đồ tổ chức của công ty chưa thể hiện rõ việc phân cấp về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cả ở các đơn vị cũng như cấp công ty. Đây là những hạn chế chung của cả ba HTQL của công ty May 10. Bên cạnh đó là hạn chế riêng của từng HTQL. à Trước hết chúng ta cùng xem xét HTQL chất lượng. Công ty May 10 xây dựng xây dựng hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, song hiện nay bộ tiêu chuẩn này đã có phiên bản mới ISO 9001:2004. Tuy rằng phiên bản cũ vẫn được sử dụng phổ biến nhưng công ty cũng nên tìm hiểu để sửa đổi, xây dựng lại hệ thống tài liệu một cách ngắn gọn, xúc tích, chính xác, sát với thực tế nhưng phải dễ hiểu. HTQL chất lượng của công ty có một số điểm hạn chế như sau: - Mô tả cho các vị trí công việc ở các đơn vị, bộ phận không đầy đủ, chính xác và đã lỗi thời như mô tả vị trí công việc của trưởng phòng kế hoạch chưa đầy đủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như năng lực để làm việc. - Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các đơn vị cũng như của đại diện lãnh đạo chưa cập nhật cho phù hợp với thực tế và không lưu giữ đầy đủ ở các đơn vị. - Hồ sơ xử lý không phù hợp, hành động khắc phục/ phòng ngừa, đánh giá nội bộ và hồ sơ xem xét của lãnh đạo chưa cập nhật đầy đủ tại các đơn vị, bộ phận liên quan. - Một số hoạt động chưa có văn bản hướng dẫn: kỹ thuật sản xuất veston, marketing, nghiên cứu tổ chức sản xuất, thiết kế thời trang. à Cùng với các tài liệu về quản lý chất lượng là hệ thống tài liệu về quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO14001. Hệ thống này cũng có những điểm chưa hợp lý cần chỉnh sửa lại, cụ thể: - Chính sách, mục tiêu môi trường chưa cụ thể, chưa có bằng chứng phổ biến, chưa có chương trình thực hiện kiểm tra công tác đánh giá thực hiện. - Tài liệu, hồ sơ HTQL môi trường chưa có sẵn tại các đơn vị và người cần sử dụng. - Thiếu một số hướng dẫn quản lý, xử lý chất thải độc hại như chất thải y tế ở các xí nghiệp địa phương. - Hợp đồng với các nhà thầu xử lý rác thải chưa đầy đủ nhất là rác thải độc hại và rác thải y tế và thiếu hồ sơ theo dõi lượng rác thải. à Không chỉ có tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng, môi trường chưa đầy đủ, chưa hoàn thiện mà tài liệu của hệ thống trách nhiệm xã hội cũng cần xem xét một số điểm sau: - Mục tiêu hệ thống trách nhiệm xã hội về sự thỏa mãn yêu cầu của khách hàng cần được cải tiến cho dài hạn hơn và có yếu tố hiệu quả - Quy trình thông tin liên lạc không còn phù hợp với thực tế Như vậy hệ thống tài liệu của cả ba HTQL cần phải sửa đổi, bổ sung cho hợp lý, phù hợp với thực tế và tiện lợi cho người sử dụng. 3.2. Thực hiện không đúng quy định, hướng dẫn của các HTQL Bên cạnh sự thiếu sót của hệ thống tài liệu ba HTQL là sự thực hiện không đúng một số quy định, hướng dẫn. à HTQL môi trường - Đánh giá tác động môi trường chưa đầy đủ, sơ sài - Chưa thực hiện đúng quy định cụ thể về ứng phó tình trạng khẩn cấp - Chưa thực hiện việc lưu mẫu thức ăn tại nhà ăn theo quy định - Chưa có đầy đủ bằng chứng giám sát môi trường à Hệ thống trách nhiệm xã hội - Việc theo dõi và kèm cặp nhân viên mới không theo quy trình - Nhân viên hợp đồng của nhà ăn chưa được khám sức khỏe định kỳ theo quy định - Hồ sơ tuyển dụng của một số nhân viên mới chưa phù hợp với yêu cầu của hướng tuyển dụng của hệ thống trách nhiệm xã hội – HDXH01,01 - Chưa cập nhật đầy đủ hồ sơ kiểm soát an toàn vệ sinh lao động như yêu cầu tại quy trình kiểm soát hồ sơ - QTXH03. - Chưa lưu đầy đủ hồ sơ tập huấn PCCC năm 2006 như trong yêu cầu của quy trình PCCC và ứng phó với tình trạng khẩn cấp. - Một số công nhân chưa được ký hợp đồng đúng hạn. - Sau khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ công nhân viên những hành động tiếp theo để xử lý những trường hợ được xếp loại sức khỏe loại 2, 3 không thấy có thủ tục và hồ sơ đã thực hiện. à HTQL chất lượng - Các kho nguyên phụ liệu, thành phẩm ở công ty cũng như ở các đơn vị áp dụng theo yêu cầu của quy trình bảo toàn sản phẩm QT15 không đạt yêu cầu- sử dụng sai biểu mẫu, thiếu chỉ dẫn sắp xếp thiếu khoa học và mất an toàn. - Việc xem xét hợp đồng không theo thủ tục của quy trình xem xét hợp đồng QT03. - Nhiều đơn hàng không có bảng thống kê chi tiết về thông số bán thành phẩm 3.3. Chi phí, thời gian cho các cuộc đánh giá là lớn Công ty CP May 10 áp dụng ba HTQL: chất lượ