Chuyên đề Giao kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế tại Công ty TNHH Vật tư khoa học kỹ thuật Đông Dương- Indochina

Bình Phòng 408, H3, TT Kim Giang, Thanh Xuân, HN 1.700.000.000 50 Người đại diện theo pháp luật của công ty: Chức danh: Giám đốc Họ và tên: Đào Việt Trung Giới tính: (Nam) Ngày sinh: 22/12/1975 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam Chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu) số: 012136220 Ngày cấp: 25/10/2000 Nơi cấp: Công an TP Hà Nội Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: Phòng 5, khu C16B, tập thể Kim Giang, phường Kim Giang, quận Thanh Xuân, Hà Nội. Chỗ ở hiện tại: Phòng 5, khu C16B, tập thể Kim Giang, phường Kim Giang, quận Thanh Xuân, Hà Nội. Công ty TNHH Vật tư KHKT Đông Dương (Indochina) được thành lập trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển, cùng với sự hoàn thiện, ổn định khung pháp lý cơ bản trong kinh doanh thương mại, khuyến khích đầu tư, thành lập doanh nghiệp, phát triển kinh tế. Lãnh đạo của Indochina mong muốn sử dụng những kiến thức, kinh nghiệm của mình trong lĩnh vực buôn bán vật tư máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất, nghiên cứu khoa học, hoá chất. Với mục tiêu cung cấp các sản phẩm, dịch vụ chuyên ngành tốt nhất, đảm bảo chất lượng hàng hoá, dịch vụ, vì lợi ích của đối tác. Hơn 10.000 sản phẩm thuộc nhiều chủng loại khác nhau trong các ngành hoá, y, sinh, dược phẩm, mỹ phẩm cùng với trên 10 loại hình dịch vụ về chuyển giao công nghệ, sửa chữa bảo dưỡng… những sản phẩm và loại hình dịch vụ hữu ích đã giúp Indochina ngày càng khẳng định vị thế của mình. Đặc biệt, công ty có đội ngũ kỹ sư trình độ cao, được đào tạo từ các trường đại học lớn trên cả nước như: Đại học Bách Khoa, Đại học Khoa học Tự nhiên-Đại học Quốc Gia Hà Nội… và được đào tạo theo chuyên ngành của một số hãng như: ALLTECH, MERCK, 3B CIENTIFIC, ADAM,… Đội ngũ kỹ thuật của công ty đã tham gia cung ứng, lắp đặt, vận hành, sử dụng, tư vấn, sửa chữa nhiều thiết bị hiện đại, công nghệ cao như máy sắc ký lỏng hiệu nâng cao, máy quang phổ, thiết bị đo độ hoà tan thuốc… Đội ngũ kỹ thuật cũng có thể sửa chữa và thay thế các trang thiết bị, máy móc cho các phòng thí nghiệm, Bệnh viện, cơ quan, xí nghiệp khi có yêu cầu( Giới thiệu năng lực kinh doanh của Công ty Indochina. Tài liệu dự thầu số 4, hộp 3. Năm 2007. ). 2. Cơ cấu tổ chức, quản lý của Công ty 2.1. Sơ đồ cấu trúc BAN GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN Phòng Quản lý hành chính nhân sự Phòng Tài chính kế toán Phòng Bảo hành, bảo trì Phòng Kinh doanh Kho tàng và giao hàng Kiểm toán bán hàng và dịch vụ Thủ quỹ Nghiên cứu thị trường Giao dịch văn phòng 2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban *Hội đồng thành viên Hội đồng thành viên gồm hai người (theo đăng ký kinh doanh), chức năng nhiệm vụ được quy định chi tiết trong điều lệ của công ty. *Ban giám đốc Ban giám đốc gồm một giám đốc và một phó giám đốc. Điều hành mọi hoạt động kinh doanh nhân lực, tài chính cảu công ty, có quyền quyết định cao nhất. Chức năng và nhiệm vụ được quy định chi cụ thể trong điều lệ công ty và không trái với pháp luật hiện hành. *Các phòng ban Phòng quản lý hành chính nhân sự: Phụ trách công tác nhân sự, tuyển dụng nhân sự và công tác hành chính của toàn công ty. Phòng tài chính kế toán: Thực hiện chức năng tài chính, kế toán bán hàng, dịch vụ, thủ quỹ, thủ kho, báo cáo cho cấp lãnh đạo. Phòng Tài chính kế toán của công ty được trang bị phần mềm kế toán máy phiên bản mới 2007, do công ty TNHH phần mềm máy tính Ngọc Anh cung cấp, tiện lợi, dễ dùng nên hoạt động và quản lý đạt hiệu quả cao. Phòng bảo hành, bảo trì: Cung cấp các dịch vụ sau bán hàng về bảo hành, bảo trì sản phẩm bao gồm có bảo trì thiết bị sau thời gian bảo hành; nâng cấp thiết bị, cung cấp, thay thế phụ kiện tiêu hao trong quá trình sử dụng; sửa chữa thiết bị; lắp đặt mới hoặc thi công dịch chuyển địa điểm đối với các thiết bị phức tạp… Phòng kinh doanh: Tiếp thị quảng cáo bán hàng, chào hàng, hậu mãi khách hàng, tìm kiếm và nghiên cứu thị trường, thực hiện các hợp đồng mua bán hàng hoá, đấu thầu, dịch vụ tư vấn lựa chọn và sử dụng các máy móc thiết bị mà công ty cung cấp, báo cáo cho cấp lãnh đạo. Kho tàng và giao hàng: Lưu giữ, bảo quản các máy móc thiết bị, hoá chất phục vụ trong kinh doanh. Thực hiện giao hàng chính xác, an toàn tuyệt đối các sản phẩm của công ty đến nơi cung cấp, báo cáo tình hình cho cấp lãnh đạo khi có sự cố.... 2.3. Nhân lực Tổng số nhân viên là 57 người, trong đó: Đại học và trên đại học: 42 người. Trung cấp, cao đẳng: 15 người Trong đó theo từng lĩnh vực công việc: + Phòng giám đốc: 2 người; + Phòng quản lý hành chính nhân sự: 8 người; + Phòng tài chính kế toán: 7 người; + Phòng bảo hành, bảo trì: 9 người; + Phòng kinh doanh: 16 người + Kho tàng và giao hàng: 13 người Ngoài ra còn có ban lễ tân và bảo vệ: 2 người. Ban Giám đốc Indochina là những người có nhiều năm kinh nghiệm,có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực hoá dược, công nghệ sinh học, được đào tạo bài bản và trình độ học vấn cao. Đội ngũ cán bộ, nhân viên của Indochina dày dặn kinh nghiệm trong việc triển khai và thực hiện công việc, dự án… Đội ngũ kỹ thuật của công ty không những được đào tạo từ các trường đại học lớn trên cả nước mà còn được đào tạo theo chuyên nghành của một số hãng như: ALLTECH, MERCK, 3B SCIENTIFIC, ADAM, EPPENDORE, HIRSCHMANN Danh sách đội ngũ kỹ thuật STT Họ và tên Trình độ (bằng cấp) Thời gian đào tạo 1 Đào Việt Trung Cử nhân Hoá học Thạc sĩ Hoá học 1992-2001 2 Lê Thái Bình Cử nhân Hoá học Tiến sĩ Hoá học 1992-2004 3 Vương Sơn Kỹ sư Điện tử viễn thông Thạc sĩ Khoa học Vật liệu 1995-2000 4 Lương Hoàng Hà Kỹ sư Hoá - Thực phẩm 2001-2006 5 Trịnh Hải Hoàn Kỹ sư Công nghệ sinh học 2001-2006 6 Dương Hoàng Hải Kỹ sư Công nghệ thông tin 1998-2003 7 Phạm Bình Minh Cử nhân Công nghệ Hoá học Thạc sĩ Khoa học Vật liệu 1998-2004 8 Phan Thị Thái Hằng Kỹ sư Công nghệ sinh học 2001-2006 9 Trịnh Thu Thuỷ Kỹ sư Công nghệ sinh học 2001-2006 10 Nguyễn Thị Huyền Cử nhân Công nghệ sinh học 2001-2005 11 Trần Thuý Hằng Kỹ sư Công nghệ sinh học 2001-2006 12 Trần Đức Lộc Kỹ sư Hoá dược 2001-2006 13 Đỗ Thanh Hoa Kỹ sư Hoá dược 2000-2005 14 Phạm Hùng Sơn Kỹ sư Công nghệ hữu cơ-hoá dầu. 1999-2004 15 Lê Thị Khánh Dư Cử nhân Hoá học 2003-2007 16 Trần Thu Hường Kỹ sư Công nghệ hữu cơ 2000-2005 17 Trần Việt Thắng Kỹ sư công nghệ sinh học 1999-2004 18 Phan Thanh Hải Kỹ sư công nghệ sinh học 1999-2004 Nhân viên của Indochina trong các phòng, ban còn lại đều là những người có trình độ, chuyên môn cao. Như đội ngũ của phòng kế toán, tài chính đều là những người có nhiều năm kinh nghiệm thực tế, hiểu biết sâu trong lĩnh vực kế toán, tài chính. Các nhân viên trong các phòng ban này đều là những người được đào tạo bài bản, thấp nhất là bậc cao đẳng, trung cấp. Với một nguồn nhân lực chất lượng như vậy, Indochina đã ngày càng đi lên và đáp ứng nhu cầu thị trường. 3. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 3.1. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Ngày 26/3/2008, Indochina đã đưa ra báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm 2007 vừa qua. Indochina cũng có đưa ra đánh giá tổng quát các chỉ tiêu và kiến nghị nhằm nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty ( Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2007. Phòng kế toán. ). BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Năm 2007 CHỈ TIÊU MÃ SỐ NĂM NAY NĂM TRƯỚC 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 13,698,339,812 11,192,076,531 2. Các khoản giảm trừ 02 156,550,882 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 03) 10 13,541,788,990 11,192,076,531 4. Giá vốn bán hàng 11 11,257,915,078 8,216,882,045 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11) 20 2,283,873,912 2,975,194,486 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 34,984,074 50,642,922 7. Chi phí tài chính 22 77,369,148 82,087,670 Trong đó: Chi phí lãi vay 23 22,077,273 60,433,000 8.Chi phí quản lý doanh nghiệp 24 2,240,358,883 2,855,056,250 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30 = 20 = 21 – 22 - 24) 30 1,129,955 88,693,488 10. Thu nhập khác 31 106,383,265 18,032,671 11. Chi phí khác 32 4,672,315 39,139,615 12. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 101,710,950 21,106,944 13.Tổng lợi nhuận trước thuế(50=30+40) 50 102,840,905 67,586,544 14. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 51 28,795,453 18,924,232 15. Lợi nhuận sau thuế (60 = 50 – 51) 60 74,045,452 48,662,312 Năm 2007, Công ty đã đạt được mức doanh thu cao hơn dự kiến. Lợi nhuận đạt được cũng tăng so với năm 2006. Tuy nhiên, Công ty gặp khó khăn về vốn lưu động do vòng quay vốn chậm, hàng tồn kho tương đối nhiều, dẫn đến nợ lớn. Bên cạnh đó, Công ty cũng bị ảnh hưởng kinh tế chung của cả nước là chỉ số lạm phát tăng cao, giá vốn tăng, trong đó việc xây dựng bảng giá hàng hoá mới chưa được thực hiện kịp thời nên tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu chưa cao. Mục tiêu hướng tới của Công ty là doanh thu cao sẽ tỷ lệ thuận với lợi nhuận. Doanh thu kế hoạch cho năm 2008 là 15 tỷ đồng. (Theo đánh giá tổng quát các chỉ tiêu và kiến nghị của Indochina) 3.2. Mặt hàng kinh doanh Công ty TNHH Vật tư khoa học kỹ thuật Đông Dương- Indochina buôn bán vật tư máy móc thiết bị phục vụ sản xuất, nghiên cứu khoa học, hoá chất. Bao gồm hơn 10.000 sản phẩm thuộc nhiều chủng loại khác nhau phục vụ trong các ngành hoá, y, sinh, dược phẩm, mỹ phẩm. Công ty là đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoáa; kinh doanh các dịch vụ chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực Y tế; dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng và bảo hành các sản phẩm Công ty kinh doanh. Mặt hàng kinh doanh của Indochina có tính đặc thù, song các sản phẩm của Công ty lại rất đa dạng cả về mẫu mã như kích thước, hay công dụng… và có nhiều hãng cung cấp khác nhau, với giá thành tuỳ thuộc vào chất lượng, hãng cung cấp. Điều này giúp cho Indochina mở rộng thị trường với nhiều tầng lớp khác hàng. Các mặt hàng kinh doanh có thể chia thành ba nhóm là: Các thiết bị đo phân tích; Thiết bị phòng thí nghiệm; Và các dịch vụ đi kèm với các sản phẩm. Dưới đây là danh mục hàng hoá, dịch vụ chủ yếu được cung cấp bởi Indochina: Danh mỤc hàng hoá, dịch vỤ Indochina cung cẤp: A, Thiết bị đo, phân tích Tên thiết bị Mã hãng cung cấp Máy sắc ký lỏng hiệu nâng cao – HPLC, Detector UV-VIS, huỳnh quang, độ dẫn, chỉ số khúc xạ, Diode array, khối phổ MERCK – HITACHI- ĐỨC Quang phổ tử ngoại khả biến UV-VIS GBC – ĐỨC; JENWAY – ANH; UNICAM – ANH; CECIL – ANH; JASCO – NHẬT BẢN. Máy chuẩn độ điện thế, cực phổ Xác định tổng axit bazơ, chuẩn độ môi trường không nước. Máy chuẩn độ KARL FISCHER METHROHM- THỤY SĨ SCHOTT- ĐỨC RADIOMETER – ĐỨC LABINDIA - ẤN ĐỘ Máy sắc ký khí Máy sắc ký DETECTOR khổi phổ THERMOFINIGAN – MỸ KONIK – MỸ Thiết bị kiểm tra hiện trường, phân tích ô nhiễm nước, khí đất, COD, BODm pH, oxy hòa tan DO, ORP, máy đo độ đục, máy đo nồng độ ion, máy lấy mẫu khí, máy đo khí độc, máy kiểm tra độ sạch không khí, độ sạch phòng GMP MERCK – ĐỨC, HACH – MỸ, PALINTEST – MỸ, WTW – ĐỨC, SIBATA- NHẬT BẢN, OSK – NHẬT BẢN Thiết bị kiểm tra thuốc: Thiết bị kiểm tra độ cứng, độ bóng, độ mài mòn, đường kính viên thuốc, độ rã, độ hòa tan, độ chịu nén viên thuốc ERWKA – ĐỨC, PHARMATEST – ĐỨC, DISTEK – MỸ Thiết bị kiểm tra hàm lượng ẩm Bằng phương pháp cân nhiệt, cân hồng ngoại, sensor cầm tay SATORIOUS- ĐỨC, KET – NHẬT BẢN. Bộ sắc ký bản mỏng TLC: Bộ chấm, phun, sấy, buồng chạy, buồng đọc sắc ký bản mỏng MERCK – ĐỨC, CARMAG - ANH, SUPELCO – MỸ B, Một số thiết bị cơ bản phòng thí nghiệm Indochina cung cấp Tên thiết bị Mã hãng cung cấp Tủ ấm, tủ sấy, tủ ấm CO2 Bể điều nhiệt MEMMERT – ĐỨC, TRITEC – ĐỨC. Tủ bảo quản mẫu SANYO – NHẬT BẢN, LINGBERG – ĐỨC Tủ hút khí độc, buồng nuôi cấy vi sinh GMP, Class A. Tủ đựng hóa chất, Tủ chuẩn bị PCR Bàn ghế thí nghiệm ENVAIR – ANH, ERLAB - PHÁP, CLEANAIR - ẤN ĐỘ, VIỆT NAM. Máy cất nước một lần, hai lần Máy khử ion nước cho sắc ký lỏng IC BIBBY STERILY –ANH, HAMILTON – ANH, GFL - ANH, KOTERMAN – ĐỨC Máy Lắc, máy Khuấy, máy Nghiền và Đồng thể mẫu, bơm chân không HELDOLP- ĐỨC, LABNET – MỸ, IKA- ĐỨC Cân phân tích, cân kỹ thuật hiện số điện tử SATORIOUS- ĐỨC, METTLER TOLEDO- THỤY SỸ, ADAM- ANH Kính hiển vi, Phân cực kế, Khúc xạ kế, Máy đo độ đường, độ muối, Buồng đếm khuẩn lạc AKRUSS-ĐỨC, OLYMPUS- NHẬT BẢN, BIBBY STERILY-ANH, UNICON- ẤN ĐỘ Hóa chất các loại: Dung môi sắc ký, Karl Fischer, PA Thuốc thử hữu cơ, chỉ thị mầu, muối tinh khiết. Môi trường vi sinh. Chất chuẩn cho phân tích kiểm nghiệm. Hóa chất dùng trong công nghệ Sinh học. MERCK- ĐỨC, SIGMA, SUPELCO- MỸ, SANOFI/BIO-RAD- PHÁP, NAM KHOA- VIỆT NAM, MBI-FERMENTAS, PEARCE, ICN, … Bể lắc siêu âm HWASIN- HÀN QUỐC, PROLABO, MIONIX – MỸ Máy Lỹ tâm thường, Ly tâm lạnh, Ly tâm siêu tốc, Ly tâm cô dịch (đông khô), ly tâm hồng cầu HETTICH, EPPEEDORF, SIGMA- ĐỨC, HELME0 ANH C, Các dịch vụ của Indochina - Dịch vụ chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực Y tế. - Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành các sản phẩm Công ty kinh doanh. - Chuyển giao công nghệ - đào tạo tại nước ngoài - Lắp đặt mới, hoặc thi công dịch chuyển địa điểm đối với các thiết bị phức tạp. Theo báo cáo hoạt động kinh doanh của Công ty, trong năm 2007, Indochina đã ký gần 190 hợp đồng dịch vụ các loại. Tính riêng hợp đồng và dịch vụ cung cấp trong nước hơn 100 hợp đồng. Các hợp đồng quốc tế chủ yếu là hợp đồng nhập khẩu, năm qua là hơn 80 hợp đồng. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong năm qua (theo báo cáo tài chính năm 2007) là 13.698.339.812 đồng VN. Indochina đang ngày càng phát triển không ngừng và không ngừng mở rộng thị trường trong cả nước. Các sản phẩm và dịch vụ công ty cung cấp đã tới cả các Viện, phòng thí nghiệm, kiểm nghiệm ở những vùng xa như Viện chăn nuôi Quảng Bình, Trung tâm thú ý Cà Mau, Dự án phát triển cây ăn quả vùng Vinh… Các bạn hàng lâu năm của Indochina là các Viện, Học viện lớn của Trung ương như Viện Khoa học hình sự- Bộ công an, Viện pháp y, Viện kiểm nghiệm thuốc Trung ương… và các công ty dược phẩm y tế trên toàn miền Bắc và một tỉnh thành lân cận. Indochina còn tham gia cung cấp hàng hóa dịch vụ cho các dự án y tế lớn như Chương trình phòng chống các rối loạn thiếu Iod- Bộ Y tế, Dự án máu và các bệnh truyền nhiễm đường máu – Viện huyết học và truyền máu Trung ương…; các dự án quốc tế như dự án JICA – Nhật Bản, dự án ICD- Singapore… Những kết quả này đã giúp Indochina ngày càng khằng định vị thế của mình trong môi trường kinh doanh đang không ngừng thay đổi Việt Nam, đặc biệt khi Việt Nam là thành viên của tổ chức Thương mại thế giới WTO. 1.3. Thị trường hoạt động kinh doanh của Indochina Với mặt hàng kinh doanh có tính đặc thù là phục vụ cho các ngành hoá, y, sinh, dược phẩm và mỹ phẩm nên thị trường của công ty được xác định rất cụ thể chủ yếu là trong trong nước với một mạng lưới cung cấp hàng dày đặc ở khu vực phía bắc, miền trung, và đang mở rộng xuống phía nam. Thị trường quốc tế cũng được công ty quan tâm song mới chỉ dừng lại ở việc cung cấp các đơn đặt hàng nhỏ, lẻ ở các nước lân cận như Thái Lan, Lào, Cambuchia… Công ty hiện chưa có chi nhánh ở các nước này. Ban quản trị công ty đang có kế hoạch trung hạn cho việc mở rộng thị trường sang các nước lân cận. Riêng việc nhập khẩu máy móc, thiết bị mà công ty kinh doanh thì đều được công ty hợp tác với các đối tác ở Châu Âu, Châu Mỹ, Ấn Độ và Nhật Bản; bao gồm các hãng chủ yếu như: LINGBERG, HETTICH, BUCHI, LABNET, SUPELCO, BIBBY STERILY, HELME, BHANU, SANYO…. Các máy móc thiết bị này, sau khi được Indochina nhập khẩu sẽ được lắp đặt, bán lại cho khách hàng bao gồm cả dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành. Khách hàng của chủ yếu của Indochina bao gồm: - Viện và học viện lớn: Viện Khoa học hình sự-Bộ công an; Viện Kiểm nghiệm thuốc Trung ương; Viện Pháp y, Viện Công nghệ sinh học; Viện Hóa học- Công nghiệp; Viện Chăn nuôi; Viện Kiểm nghiệm-Bộ y tế; Viện Nghiên cứu ngô; Viện Pháp y Quân đội; Viện Pháp y Quốc gia; Viện sốt rét ký sinh trùng, côn trùng Trung ương; Viện Sinh thái và tài nguyên sinh vật; Viện Thuỷ sản; Viện Thú y; Viện vệ sinh dịch tễ trung ương; Viện Xạ hiếm; Học viện Quân Y. - Các bệnh viện lớn: Bệnh viện Nội tiết – Chương trình Phòng chống các rối loạn thiếu Iod - Bộ Y tế; Viện huyết học và truyền máu Trung ương; Bệnh viện lao và bệnh phổi Trung ương; Bệnh viện Bạch Mai; Bệnh viện Nhi Trung ương; Bệnh viện phụ sản Trung ương; Bệnh Viện Thanh Nhàn; - Các trường đại học lớn, cùng các cơ quan, trung tâm Y tế: Đại học Dược Hà Nội; Đại học Y Hà Nội; Đại học Bách Khoa Hà Nội; Đại học Quốc gia TP HCM; Đại học Cần Thơ, Thái Nguyên, dự án JICA - Nhật Bản; Dự EEC - Đại học Khoa học tự nhiên Hà Nội; Trung tâm y tế dự phòng, trung tâm kiểm nghiệm dược; Trung tâm kiểm nghiệm DP MP Lào Cai; Trung tâm phân tích phân loại hàng hoá XK NK miền Trung; Cơ quan thú y vùng I, III, IV; Cục bảo vệ thực vật (NPCC); Trung tâm nghiên cứu, sản xuất vac xin và sinh phẩm y tế. - Các công ty: Công ty Dutch Lady Hà Lan; Công ty Terumo Việt Nam; Công ty cổ phần Dược Hà Nam; các Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây, Hà Tĩnh, Hải Phòng, Quảng Bình, Thanh Hoá; Công ty cổ phần Traphaco; Công ty CPT Thiết bị Vật tư & Dược phẩm Nghệ An; các công ty Dược phẩm TW 1, 2, 3; Công ty Dược vật tư Y tế Thanh Hoá, Vĩnh Phúc; Công ty Thiết bị Y tế TW3 Đà Nẵng; Công ty Xi măng Nghi Sơn; Công ty Cổ phẩn Dược phẩm Hà Nội; Công ty Cổ phần phát triển phụ gia và sản phẩm dầu mỏ; Công ty TNHH Cơ khí Kim Long; Công ty TNHH Đầu tư phát triển khoa học SPM; Công ty TNHH thương mại vật tư KHKT Tramatco; Chi nhánh công ty Ích Trân Hà Nội; Công ty TNHH cung ứng vật tư KHKT và chuyển giao công nghệ TSI; Công ty TNHH Khoa học công nghệ cao; Công ty CP XNK Kỹ thuật Technimex; Công ty Giấy Bãi Bằng; Tổng công ty Giấy Việt Nam; Công ty cơ khí Kiên Long; Công ty CP sinh hoá Sông Kon; Công ty TNHH Thiết bị KHKT STS. 4. Tình hình giao kết và thực hiện hợp đồng MBHHQT của Indochina trong những năm gần đây Indochina được thành lập năm 2002, đến nay đã đi vào hoạt động được hơn 6 năm. Trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty đã thực hiện rất nhiều hợp đồng với khách hàng và đối tác bao gồm cả hợp đồng mua, hợp đồng bán, và các hợp đồng dịch vụ khác. Điều này được thể hiện trong sự lớn mạnh không ngừng của Indochina trong những năm qua.Mỗi năm, trung bình công ty ký hơn 150 hợp đồng các loại. Trong đó hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế mà hầu hết là hợp đồng nhập khẩu là khoảng 80 hợp đồng/năm. Nói riêng hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế, đối tác của công ty là các hãng kinh doanh lớn ở nước ngoài có các máy móc thiết bị, vật tư chuyên ngành về Y, sinh học, hóa học. Vì đối tác là các hãng kinh doanh nước ngoài nên việc ký kết cũng như thực hiện hợp đồng được công ty rất chú trông do Indochina cũng hiều những bất cập mà Công ty có thể gặp phải với những hợp đồng ngoại do khác nhau về nhiều yếu tố như luật pháp, tập quán… Các đối tác nước ngoài của công ty trong những năm qua hầu hết là những bạn hàng tin cậy, thiện chí đã hình thành được thói quen thương mại như về chào hàng, ký kêt, thực hiện hợp đồng. Nội dung của các hợp đồng phù hợp với pháp luật hiện hành của cả hai bên tham gia ký kết. Gia trị những hợp đồng ngoại là rất lớn nên thanh toán bằng đô là dưới hình thức mở LC là chủ yếu. Đa số các hợp đồng đều thảo thuận áp dụng công ước Viên 1980 về mua bán hàng hóa. Đây là một dấu hiệu cho thấy sự cẩn thận và kinh nghiệm của lãnh đạo công ty khi tham gia ký kết các hợp đồng ngoại. Tuy nhiên, do hầu hết các đối tác mà công ty ký kết hợp đồng quốc tế đều là những đối tác tin cậy lâu năm, đã hình thành thói quen thương mại nên vấn đề về giải quyết tranh chấp không được quy định cụ thể, hay quá sơ sài trong các hợp đồng này. Đây cũng là điều mà Indochina cần chú ý khi tham gia ký kết các hợp đồng quốc tế. II. THỰC TIỄN GIAO KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG MBHHQT TẠI INDOCHINA 1. Thực tiễn giao kết hợp đồng MBHHQT tại Indochina 1.1. Công tác tìm hiểu đối tác Như đã giới thiệu, Indochina kinh doanh những máy móc, thiết bị vật tư phụ vụ trong các nghành hoá, y, sinh, dược phẩm… là những loại mặt hàng mà gần như Việt Nam không có khả năng sản xuất. Các sản phẩm công ty cung cấp ra thị trường gần đều là các sản phẩm của các hãng nổi tiếng ở nước ngoài. Để có được các sản phẩm uy tín, chất lượng đáp ứng được thị trường trong nước, Indochina đã phải tự mình tìm kiếm thị trường cung cấp để ký kết hợp đồng, tổ chức kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm. Hợp đồng MBHHQT của Indochina được giao kết trên cơ sở nhu cầu kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp của Công ty hoặc thông qua hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu của đối tác muốn qua Công ty để hoạt động xuất nhập khẩu. Khi có nhu cầu, các đối tác có thể liên hệ trực tiếp tới Công ty để đàm phán, ký kết hợp đồng. Để tìm được những đối tác tin cậy, sản phẩm chất lượng phù hợp với nhu cầu của thị trường trong nước cũng như thị trường của các nước lân cận, Indochina rất chú trọng đến khâu tìm hiểu đối tác để đàm phán. Cho đến nay, Indochian vẫn duy trì được mối quan hệ hợp tác với các đối tác tin cậy lâu năm, và vẫn không ngừng tìm kiếm những đối tác mới để nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu của Công ty. Việc tìm hiểu đối tác kinh doanh, chủ yếu là đối tác nhập khẩu, Indochina đã thông qua những thông tin, dữ liệu chủ yếu sau: T HÔNG TIN + Địa vị và uy tín của đối tác. + Khả năng tài chính. + Chất lượng hàng hoá cung cấp + Khả năng cung cấp mặt hàng theo yêu cầu, điều kiện mua hàng. + Ngoài ra là điệu kiện chính trị thương mại chung, luật pháp và chính sách buôn bán, tiền tệ và tín dụng, điều kiện vận tải và giá cước QUYẾT ĐỊNH + Đặt quan hệ với công ty nào. + Lựa chọn sản phẩm nào cho hãng đó. + Lựa chọn, thoả thuận phương thức giao dịch, đàm phán. + Lựa chọn hình thức giao hàng, phương thức thanh toán để đàm phán trong hợp đồng. + Các vấn đề quan tâm khác để đàm phán, giao kết hợp đồng. Qua một thời gian hoạt động, Indochina đã có các đối tác tin cậy, có mối quan hệ thường xuyên và lâu dài ở các nước Mỹ, Anh, Đức, Thụy Điển, Nhật Bản, Hàn Quốc… như: Công ty Spectrum Chromatography; J.P Selecta, SA; Scott Specialty Gasses, Inc; UAB Fermentas; TTH-Trans Techhanoels-GmbH; Wheaton Industies Inc; Lohmann. Tiercht GMBH….và còn rất nhiều các đối tác lâu năm khác. 1.2. Phương thức giao kết hợp đồng Công ty Indochina thực hiện giao kết hợp đồng MBHHQT qua các phương thức chủ yếu là giao dịch đàm phán qua điện thoại và đàm phán trực tiếp: Giao dịch, đàm phán qua điện thoại: Là việc Indochina và đối tác trao đổi thông tin qua điện thoại, qua fax. Hình thức này có hai trường hợp là đối tác chủ động gửi fax chào hàng, cung cấp đơn giá và tiêu chuẩn kỹ thuật; hoặc Công ty chủ động gọi điện, gửi fax yêu cầu đối tác cung cấp đơn giá và tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm của họ. Phương thức giao dịch này giúp Công ty đàm phán khẩn trương, tranh thủ được cơ hội làm ăn nhhưng cước phí điện thoại quốc tế cao, việc trao đổi lại thường hạn chế về mặt thời gian (như sự chênh lệch múi giờ…), nên các bên không thể trao đổi một cách cụ thể, chi tiết được. Indochina áp dụng phương thức này chủ yếu là với các đối tác lâu năm, thường xuyên, đã hình thành thói quen trong giao dịch. Trước những cuộc tiếp xúc ban đầu, hay ngay sau khi gặp gỡ trực tiếp thì việc duy trì quan hệ cũng thường thông qua thư tín dụng thương mại. So với hình thức gặp gỡ trực tiếp, thì phương thức này tiết kiệm được nhiều chi phí cho cả Indochina và phía đối tác. Không những thế, phương thức này cũng giúp Công ty có thể giao dịch, trao đổi với nhiều đối tác ở nhiều nước khác nhau. Điều này, giúp Công ty có thể cân nhắc, suy nghĩ, tranh thủ ý kiến của nhiều nhà cung cấp và có thể khéo léo bảo mật quyết định thực sự của mình. Giao dịch, đàm phán bằng cách gặp trực tiếp với đối tác nước ngoài: Phương thức này giúp Công ty nhanh chóng hoàn thành hoạt động đàm phán, giao dịch, và đôi khi là lối thoát cho phương thức giao dịch, đàm phán qua thư tín dụng, điện thoại. Đàm phán trực tiếp thường chỉ trong 2, 3 ngày là có kết quả, nhưng lại khá tốn kém vì các bên có các trụ sở ở các quốc gia khác nhau. Việc đàm phán đòi hỏi người tham gia có kiến thức nghiệp vụ chuyên sâu, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy…để tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nhanh chóng có biện pháp trong những trường hợp cần thiết.Hình thức này, thường được Công ty áp dụng với các đối tác mới, nhà nhà cung cấp tiềm năng của Công ty. 1.3. Đàm phán hợp đồng Đàm phán là quá trình đấu tranh, nhượng bộ giữa các bên để đi đến một thoả thuận trong hợp đồng nhằm có lợi nhất cho mình Bài viết: “Kỹ thuật đàm phán Thương mại Quốc tế”. Trang web: Truy cập ngày 10/3/2008. . Công việc đàm phán hợp đồng MBHHQT của Indochina được Công ty giao cho các cán bộ chuyên trách, am hiểu pháp luật, có nhiều kinh nghiệm, cụ thể là các cán bộ chuyên môn phụ trách hoạt động Xuất nhập khẩu hàng hoá của Công ty. Indochina có đội ngũ phụ trách hoạt động xuất nhập khẩu với nhiều lần tham gia các cuộc đàm phán, giao kết hợp đồng cho Công ty, cà am hiểu pháp luật trong nước và quốc tế. Để hoạt động đàm phán được thuận lợi, tận dụng được mọi lợi thế cho Công ty, những cán bộ tham gia đàm phán luôn xem xét, nghiên cứu kỹ lưỡng các thông tin về