Chuyên đề Hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thương mại điện tử Bảo Giang

xuất kho của số hàng vừa xuất bán lên phòng kế toán. Từ hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho, ngày 26/12/2008 kế toán hàng hóa tại phòng kế toán sẽ nhập liệu vào máy với giao diện chứng từ “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”. Kế toán thực hiện nhập liệu như sau: Nhấp chuột vào nút “Mới” và nhập liệu như sau: - Phần thông tin chung về chứng từ: + Loại hóa đơn: Nhập “1” – xuất bán + Mã khách: Nhập “131ĐNNĐ + Địa chỉ: 193 Trần Hưng Đạo – Nam Định. MST: 0600328586 Địa chỉ và mã số thuế (MST) của Công ty TNHH CNTH Đại Nam đã được nhập ở danh mục khách hàng nên sau khi nhập mã khách, địa chỉ và MST được phần mềm tự động đưa ra. + Người mua hàng: nhập “Công ty TNHH CNTH Đại Nam”. + Diễn giải: Xuất bán hàng linh kiện máy vi tính theo PX số 1554 + Mã NX (TK nợ): Nhập “131” – Phải thu của khách hàng + Nhóm hàng: “Linh kiện máy vi tính” + Số hóa đơn: 1554 + Số seri: AA/2005 + Ngày hạch toán: 26/12/2008 + Ngày lập chứng từ: 26/12/2008 + Tỷ giá: chọn VNĐ Mặt hàng ĐVT Mã kho SL Giá bán VNĐ TK DT TK kho TK GV MBIT865 PERL cái KHO 5 1.290.000 5111 156 632 CPUPIV2.8 Ghz cái KHO 5 1.236.000 5111 156 632 DDRAM256MBK cái KHO 5 559.120 5111 156 632 HDD80GHzSS cái KHO 5 796.000 5111 156 632 CaseMLB cái KHO 5 420.000 5111 156 632 MOSS17’ cái KHO 2 1.850.000 5111 156 632 BPMS cái KHO 10 152.000 5111 156 632 MSMS cái KHO 10 45.000 5111 156 632 - Phần chi tiết các mặt hàng: Kế toán nhập vào các mục sau: Các mục còn lại sẽ được phần mềm xử lý và tự động đưa ra +Tên hàng +Tồnkho +Thành tiền + Giá vốn (VNĐ) được đưa ra theo số lượng hàng xuất bán chứ không phải số tiền - Phần nhập thuế, chi phí và tính tổng hóa đơn + Mã thuế: Nhập mức thuế suất thuế GTGT của hàng bán. Với hóa đơn trên, nhập “5”. + TK thuế: Phần mềm tự động đưa ra: “3331” Biểu số 7: Màn hình nhập chứng từ sau khi nhập liệu xong Nhập liệu xong nhấn nút “Lưu” để lưu chứng từ. Dựa vào chứng từ được nhập, máy sẽ tự kết chuyển ra các sổ sách phản ánh nghiệp vụ này vào các sổ như “Sổ nhật ký bán hàng”, “Sổ cái tài khoản 511”. Biểu số 8: Nhật ký bán hàng Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Địa chỉ: 11/23, Ngõ 34, Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Từ ngày 1/12/2008 đến ngày 31/12/2008 ĐVT: Đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK nợ TK có Số phát sinh Ngày Số 2/12 1312 Cty TNHH TMĐT Bảo Anh BH 942 131 511 4 .522.000 2/12 1313 Cty TNHH Tin học HồngAnh BH 943 131 511 8.100.099 2/12 1314 Cty TNHH Tin học Sao Việt BH 944 131 511 415.338 3/12 1315 Cty TNHH CNTH Đại Nam BH 945 131 511 2.050.000 3/12 1316 Cty TNHH TMĐT Hà Nội BH 946 1131 511 12.745.200 3/12 1317 CtyTNHH Máy tính TháiBình BH 947 131 511 11.390.262 3/12 1318 Cty TNHH TMĐT Bảo Anh BH 948 131 511 1.883.649 ... ... ... ... ... ... ... 26/12 1554 Cty TNHH CNTH Đại Nam BH1059 131 511 27.175.600 26/12 1555 Cty máy tính Sao Bắc BH1060 131 511 2.858.190 29/12 1672 Cty TNHH TMĐT Bảo Anh BH1122 131 511 9.874.025 30/12 1673 Cty TNHH TMĐT Tin học Hà Nội BH1123 1131 511 5.455.029 31/12 1674 Cty CPTM&DV Trung Thành BH1124 131 511 6.425.000 TỔNG CỘNG: 275.979.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên) (Ký tên) Biểu số 9: Sổ chi tiết TK 511 Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Địa chỉ: Số 11/23, Ngõ 34, Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày 01/12/2008 đến 31/12/2008 Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Đ.Ứ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/12 HĐ 1312 Cty TNHH TMĐT Bảo Anh BH 942 000 4.522.000 01/12 HĐ 1313 Cty TNHH Tin học Hồng Anh BH 943 8.100.099 02/12 HĐ 1314 Cty TNHH Tin học Sao Việt BH 944 415.338 02/12 HĐ 1315 Cty TNHH CNTH Đại Nam BH 945 2.050.000 06/12 HĐ 1316 Cty TNHH TMĐT Hà Nội BH 946 12.745.200 26/12 HĐ 1554 Cty TNHH CNTH Đại Nam BH 1062 27.175.600 29/12 HĐ 1672 Cty TNHH TMĐT Bảo Anh BH 1258 9.847.025 29/12 HĐ 1673 Cty TNHH TMĐT Tin học Hà Nội BH 1259 5.455.029 29/12 HĐ 1674 Cty CP TMDV Trung Thành BH 1260 6.425.000 Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: 275.939.000 Số dư cuối kỳ: Biểu số 10: Sổ cái TK 511 Công ty TNHH Thương mại Đện tử Bảo Giang Địa chỉ: Số 11/23, Ngõ 34, Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày 1/12/2008 đến 31/12/2008 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ - - 1532 2/12 Bán hàng Cty TNHH 131 4.522.000 TMĐT Bảo Anh ...... ........ ................... ........ ............. ........... 1554 25/12 Bán hàng Cty TNHH 131 27.175.600 CNTH Đại Nam KC01 31/12 K/c DTBH và XĐKQ 911 275.979.000 Cộng số phát sinh 275.979.000 275.979.000 Số dư cuối kỳ - - Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên) (Ký tên) Như vậy, sổ nhật ký chung có tác dụng theo dõi tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh theo thời gian tại Công ty. Số liệu được lên sổ này là căn cứ vào thời gian nhập liệu các chứng từ gốc vào các chứng từ giao diện trong phần mềm kế toán. Từ đó, số liệu được kết chuyển sang sổ cái và sổ chi tiết của TK 511 và Nhật ký bán hàng. Sổ cái giúp theo dõi nội dung nghiệp vụ theo thứ tự thời gian, sổ chi tiết giúp kế toán theo dõi các hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Sổ nhật ký bán hàng có kết cấu tương tự như sổ Nhật ký chung nhưng chỉ để thao dõi các nghiệp vụ bán hàng thu tiền sau (tức ghi Nợ TK 131). * Về khoản thanh toán với người mua: Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán sẽ lập phiếu thu và tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt khoản tiền phải thu đó theo định khoản sau: Nợ TK 111: 28.524.380 Có TK 131 (ĐN): 28.524.380 Biểu số 11: Phiếu thu tiền mặt Trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản kế toán sẽ nhận được “Giấy báo có” của Ngân hàng. Biểu số 12 : Giấy báo Có Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam GIẤY BÁO CÓ Chi nhánh Đống Đa Ngày 26/12/2008 giờ in: 7:52:20 AM -------------------------------------------------------------------------------------------- Số chứng từ : 006.4391.0115 Đã hạch toán Số chuyển tiền : 6205030400178 NHCT Nam Định Người chuyển tiền: Công ty TNHH CNTH Đại Nam Số tài khoản: 710A.00328586 tại Ngân hàng Công Thương TP Nam Định Người hưởng: Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Số tài khoản: 1102.0019.017 Tại Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam Số tiền: VNĐ 28.534.380 (Hai mươi tám triệu năm trăm ba mươi tư nghìn ba trăm tám mươi đồng.) Nội dung: Công ty TNHH CNTH Đại Nam thanh toán tiền hàng theo HĐ 1554 Giao dịch viên Liên 2 Phòng nghiệp vụ Căn cứ vào giấy báo có đó, kế toán nhập liệu vào máy ở phần hành Tiền gửi để giảm trừ công nợ phải thu của khách hàng. Số liệu được chuyển tự động vào các sổ sách, cuối kỳ kế toán tiến hành in ra các “Sổ chi tiết công nợ”. Biểu số 13 : Sổ chi tiết công nợ TK 131 Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Địa chỉ: 11/23, Ngõ 34, Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Khách hàng: Công ty TNHH CNTH Đại Nam Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 ĐVT: Đồng Số dư Nợ đầu kỳ: 2.420.345 Chứng từ Diễn giải TK Đ/ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1657 23/12 Doanh thu bán hàng 511 35.909.000 1657 23/12 Thuế GTGT 33311 1.709.952 PT48 23/12 KH thanh toán = tiền mặt 111 10.000.000 GBCV 29/12 KH thanh toán chuyển khoản 112-VCB 20.000.000 TỔNG CỘNG 37.618.952 30.000.000 Số dư Nợ cuối kỳ: 10.039.297 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập biểu (ký, họ tên) * Về các khoản thanh toán Ngân sách Nhà nước Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Vì vậy, khi hàng hóa chính thức được tiêu thụ thì bên cạnh việc phản ánh giá vốn, doanh thu, kế toán hạch toán thuế GTGT với các mức thuế quy định của từng mặt hàng. Các mặt hàng kinh doanh ở Công ty thường có thuế suất 5%, 10%. Thuế GTGT phải nộp xác định như sau: – = Thuế GTGT phải Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu vào phát nộp trong kỳ phát sinh trong kỳ sinh trong kỳ được khấu trừ Công ty luôn xác định trách nhiệm của mình là phải tính toán chính xác, nộp đầy đủ, kịp thời thuế, đảm bảo nguồn thu cho Ngân sách. Công ty luôn chấp hành đầy đủ việc khai thuế thường xuyên, chính xác. Kế toán sử dụng TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp Cuối kỳ, căn cứ vào hóa đơn tài chính được tập hợp tại phòng, kế toán trưởng lập, Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào và Bảng kế hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra. Biểu số 14: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ MUA VÀO Mẫu số 03/GTGT (Dùng cho cơ sở kê khai thuế khấu trừ thuế hàng tháng) Mã số thuế: 0101515580 Tháng 12 năm 2008 Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Địa chỉ: Số 11/23, Ngõ 34, Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội ĐVT: Đồng Hóa đơn, chứng từ thu mua Tên người bán mã số của người bán Mặt hàng Doanh số mua hàng chưa có thuế Thuế suất Thuế GTGT Ký hiệu hóa đơn Số hóa đơn Ngày phát hành 1 2 3 4 5 6 7 8 9 EV/2006B 0079200 01/12/08 CT hóa sinh PTCN mới 0100109402 Main 25.487.000 5% 1.274.350 GX/2006B 0033679 06/12/08 CT TNHH Máy tính Thành Phát 0101345113 Moniter 13.843.100 5% 692.155 EV/2006B 0049772 11/12/08 CT TNHH Thành Vũ 0101381182 Máy in canon 1120 23.515.000 10% 2.351.550 EP/2006B 0056305 15/12/08 CT Tin học Nguyên Hưng 0100515436 Máy in canon 1150 127.000.000 10% 12.700.000 TỔNG CỘNG 1.135.536.100 79.260.250 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2008 Biểu số 15: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ BÁN RA Mẫu số 02/GTGT (Dùng cho cơ sở kê khai thuế khấu trừ thuế hàng tháng) Mã số thuế 0101515580 Tháng 12 năm 2008 Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Địa chỉ: 11/23, Ngõ 34, Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội ĐVT: Đồng Hóa đơn, chứng từ bán ra Tên người mua Mã số của người mua Mặt hàng Doanh số bán hàng chưa thuế Thuế suất Thuế GTGT Ký hiệu hóa đơn Số hóa đơn Ngày phát hành 1 2 3 4 5 6 7 8 9 GX/2007B 0063603 01/12/2008 CT TNHH Lương Tài 0101381182 Máy in canon 1120 12.700.000 10% 1.270.000 GX/2007B 0063604 02/12/2008 CT TNHH TMĐT Bảo Anh 0100515436 LK máy vi tính 4.522.000 5% 226.000 GX/2007B 0063605 02/12/2008 CT CPĐT PTCN Đông Á 0100510910 Máy Photocopy 24.126.300 10% 2.412.630 GX/2007B 0063665 25/12/2008 CT TNHH CNTH Đại Nam 0600328586 LK máy vi tính 27.175.600 5% 1.358.780 GX/2007B 0063666 31/12/2008 CT CPĐT PTCN Đông Á 0101319036 CD Rom 26.500.000 1.325.000 TỔNG CỘNG 1.286.542.800 86.172.350 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2008 Để theo dõi thuế GTGT phải nộp, kế toán mở sổ chi tiết TK 3331theo tháng và sổ cái TK 3331 theo quý. Biểu số 16: Sổ chi tiết TK 3331 SỔ CHI TIẾT Tài khoản 33311: thuế GTGT đầu ra phải nộp Từ ngày 01/12/2008 đến 31/12/2008 Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ứng Số phát sinh Ngày Số HĐ Nợ Có 01/12 1312 Cty TNHH TMĐT Bảo Anh BH 942 131 4 .522.000 01/12 1313 CtyTNHHTinhọcHồng Anh BH 943 131 8.100.099 02/12 1314 Cty TNHH Tin học Sao Việt BH 944 131 415.338 02/12 1315 Cty TNHH CNTH Đại Nam BH 945 131 2.050.000 06/12 1316 Cty TNHH TMĐT Tin học Hà Nội BH 946 131 12.745.200 26/12 1554 Cty TNHH CNTH Đại Nam BH 1059 131 27.175.600 ... ... 29/12 1672 Công ty TNHH TMĐT Bảo Anh BH 1122 131 9.874.025 Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: 9.874.025 Số dư cuối kỳ: Biểu số 17: Sổ cái TK 33311 SỔ CÁI Tài khoản 33311 Số dư đầu kỳ Nợ Có TK đối ứng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 1111 8.256.854 5.617.401 9.874.025 Cộng PS Nợ 8.256.854 5.617.401 9.874.025 Cộng PS Có 8.256.854 5.617.401 9.874.025 Dư Nợ cuối tháng Dư Có cuối tháng - - - Ngày 31tháng 12 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 5.2. Đối với hàng gửi bán qua đại lý 5.2.1. Đối với bên giao hàng đại lý Hàng giao cho bên đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty và chưa xác nhận là bán. Công ty chỉ hạch toán vào doanh thu khi nhận được tiền thanh toán của bên nhận đại lý hoặc được chấp nhận thanh toán. Công ty có trách nhiệm nộp thuế GTGT trên tổng giá trị hàng gửi bán đã tiêu thụ mà không được trừ đi phần hoa hồng đã trừ cho bên đại lý. Khoản hoa hồng mà Công ty đã trả coi như là một phần cho chi phí bán hàng được hạch toán vào tài khoản 641 – chi phí bán hàng. 5.2.2. Đối với bên nhận đại lý Số hàng nhận đại lý không thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng Công ty có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, bán hộ. Số hoa hồng được hưởng là doanh thu trong hợp đồng bán hộ của Công ty. * Chứng từ sử dụng: - Phiếu xuất kho - Bảng báo giá mua và bán * Tổ chức hạch toán ban đầu Khi đem hàng gửi đại lý, công ty sẽ viết phiếu xuất kho trên đó chỉ ghi số lượng những mặt hàng cần đem đi gửi bán, kèm theo là bảng báo giá mua và bán cho bên nhận ký gửi. Bên nhận ký gửi bán theo giá mà công ty quy định. Hằng ngày hoặc định kỳ, nhân viên thị trường của công ty đến các đại lý khu vực mà mình kiểm tra lượng hàng đã bán được trên cơ sở lượng hàng tồn. VD: Ngày 05/12/2008, Công ty đem hàng gửi bán cho Công ty TNHH Máy tính Bảo Anh 10 USB 256MB, kế toán lập phiếu xuất kho cùng với bảng báo giá kèm theo: Giá bán Trị giá 195.000đ/chiếc 180.000đ/chiếc Đến ngày 30/12/2008, nhân viên thị trường của công ty đến kiểm hàng và nhận được thông báo hàng gửi bán ngày 05/12/2008 đã bán hết. Công ty TNHH Máy tính Bảo Anh bán hàng cho Công ty và được hưởng hoa hồng 5% tính trên doanh thu. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho gửi hàng bán đại lý tiến hành lập hóa đơn GTGT cho số hàng được xác định tiêu thụ. * Quy trình nhập liệu: Căn cứ vào phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT, kế toán bán hàng nhập dữ liệu vào màn hình nhập chứng từ “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho’’ , tương tự như nghiệp vụ bán hàng qua kho, chỉ khác là ở mục TK giá vốn nhập “TK 157- Hàng gửi bán’’. * Căn cứ vào số liệu tính toán đã nhập vào máy, kế toán in ra Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hóa được lập theo tháng để phản ánh lượng hàng nhập, xuất và tồn trong kho Biểu số 18: BẢNG NHẬP – XUẤT – TỒN HÀNG HÓA Kho: tất cả các kho Từ ngày 01/12/2008 đến 31/12/2008 ĐVT: Đồng TT Mã hàng hóa ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị 1 USB256MB cái 05 8.520.000 15 2.475.000 10 1.950.000 10 1.650.000 2 MBIT865 PERL cái 02 2.464.000 08 9.856.000 05 6.450.000 05 6.160.000 3 CPUPIV2.8 GHz cái 05 4.880.000 05 4.880.000 05 6.180.000 05 4.880.000 .. . . 59 DDRAM256MBK cái 05 2.240.000 05 2.240.000 05 2.795.000 05 2.240.000 60 HDD80 GHz SS cái 03 2.208.000 05 3.680.000 05 3.980.000 03 2.208.000 61 Case MBL cái 10 3.520.000 0 - 05 2.100.000 05 1.760.000 62 MOS 17’ cái 0 - 05 8.800.000 02 3.700.000 03 5.280.000 63 BPMS cái 50 7.000.000 50 7.000.000 50 1.520.000 50 7.000.000 64 MSMS cái 20 640.000 30 960.000 10 450.000 40 1.280.000 ... . .. CỘNG 171.574.000 228.838.000 275.979.000 124.433.000 III. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang. 1. Các khoản chiết khấu thương mại: Công ty TNHH Thương mại ĐIện tử Bảo Giang còn có chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng đối với khách hàng thường xuyên và mua với số lượng lớn. Chính sách đó được áp dụng trong trường hợp nếu khách hàng mua hàng nhiều lần hoặc một lần nhưng giá trị hàng mua của khách hàng đật đến mức 100.000.000đ thì Công ty tiến hành chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn GTGT cuối cùng phản ánh mức hàng mua đến giá trị 100.000.000đ. Chính vì thế những nghiệp vụ kế toán liên quan đến chiết khấu thương mại cũng có nhưng ít khi xảy ra. Để theo dõi các khoản chiết khấu thương mại Công ty sử dụng TK 521 để phản ánh nghiệp vụ này. 2. Hàng bán bị trả lại Hàng hóa Công ty bán ra và đã xác định tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm điều kiện trong hợp đồng kinh tế như hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loai làm giảm trừ doanh thu bán hàng. Khi có hàng hóa bị trả lại, kế toán nhập kho số hàng bị trả lại và ghi giảm doanh thu. Trị giá hàng bán bị trả lại được tính đúng giá ghi trên hóa đơn. Sau khi đã kiểm tra số hàng bị nhập lại đó, kế toán kho tiến hành làm thủ tục để nhập lại số hàng đó. Kế toán hàng hóa sẽ lập “Phiếu nhập kho’’ cho số hàng bán bị trả lại và thanh toán cho khách hàng bằng cách đã thỏa thuận giữa hai bên, có thể xuất lại hàng theo yêu cầu hoặc trả lại tiền hàng tiền hàng nếu khách hàng đã thanh toán hay ghi giảm trừ doanh thu của khách hàng. Căn cứ chứng từ đó, kế toán tiến hành nhập liệu vào máy thông qua giao diện “Phiếu nhập hàng bị trả lại’’ và thông tin được chuyển vào các sổ liên quan. - Chứng từ sử dụng: Kế toán sử dụng phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại làm căn cứ hạch toán hàng bán bị trả lại. - Tài khoản sử dụng: Để phản ánh giá trị hàng bán bị trả lại, Kế toán Công ty sử dụng tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại. - Quy trình nhập liệu: Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, Kế toán nhập liệu vào màn hình nhập chứng từ “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại’’ ở phân hệ “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu’’. VD: Ngày 28/12/2008, Công ty TNHH CNTH Đại Nam trả lại một số mặt hàng cho Công ty vì số hàng này chưa đúng yêu cầu. Gồm 02 chiếc Keyboard Mitsumi, giá bán 96.000đ/chiếc, giá xuất kho: 90.000đ/chiếc, VAT 5%, kèm hóa đơn GTGT số 1554. Công ty nhập kho hàng bán bị trả lại theo phiếu nhập kho số 135, sau đó chuyển cho thủ kho để vào thẻ kho, rồi thủ kho chuyển lại phiếu nhập kho lên phòng kế toán để tiến hành theo dõi giảm công nợ, giảm doanh thu, giảm giá vốn, tăng hàng hóa trong kho. Biểu số 19: Phiếu nhập kho Công ty TNHH TMĐT Bảo Giang Mẫu số: 02 - VT Địa chỉ: số 11/23, Ngõ 34, Nguyên Hồng, Hà Nội QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 PHIẾU NHẬP KHO Số: 135 Ngày 28/12/2008 Nợ TK: 156 Có TK: 632 Họ tên người giao hàng: Vũ Ngọc Hà – Công ty Bảo Anh Địa chỉ: D6 - Giảng Võ, Ba Đình, Hà Nội Theo HĐ GTGT số 1554 ngày 17 tháng 12 năm 2008 của Công ty TNHH TMĐT Bảo Anh Nhập tại: kho công ty TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất (SP,HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3*2 1 Keyboard Mitsumi cái 02 96.000 192.000 CỘNG 192.000 Bằng chữ: Một trăm chín mươi hai nghìn đồng chẵn/ Nhập, ngày: 28/12/2008 Thủ trưởng đơn vị KTT Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Để theo dõi các khoản giảm trừ này, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập liệu vào máy thông qua giao diện, Phiếu nhập hàng bán bị trả lại, sau đó in ra sổ cái TK 531. Biểu số 20: Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Biểu số 21: Sổ cái TK 531 Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Địa chỉ: Số 11/23, Ngõ 34, Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản: 531 – Hàng bán bị trả lại Từ ngày 01/12/2008 đến 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ - - 1454 17/12 Phải thu của khách hàng 131 534.500 Doanh thu bán hàng 511 534.500 Cộng số phát sinh 534.500 534.500 Số dư cuối kỳ - - ĐVT: đồng Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên) (Ký tên) IV. Kế toán giá vốn hàng bán tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Điện tử Bảo Giang. Khi hàng bán được xác định là tiêu thụ, để hạch toán nghiệp vụ giá vốn hàng xuất bán, công ty căn cứ vào cách tính: Giá vốn hàng xuất bán = Giá mua + Chi phí thu mua - Căn cứ để xác định giá mua: Kế toán căn cứ vào tổng giá chưa thuế trên hóa đơn GTGT của người bán xuất cho công ty. - Chi phí mua hàng ở Công ty là chi phí vận chuyển hàng mua. Sau khi nhận được hóa đơn vận chuyển, trong đó có ghi rõ đơn giá vận chuyển tính theo khối lượng hàng vận chuyển. Khi đã kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn GTGT và số hàng thực tế nhận được, kế toán vào máy hạch toán chi phí vận chuyển hàng vào TK 1562 – Chi phí mua hàng. Cuối tháng, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua vào giá vốn hàng xuất bán dựa vào giá trị hàng tồn hiện trong kho theo công thức: Giá trị 1562 đầu kỳ + giá trị 1562 nhập H = Giá trị 1561 đầu kỳ + giá trị 1561 nhập Với giá vốn hàng bán = H * Phát sinh có TK 632 Hàng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán nhập liệu vào máy hóa đơn bán hàng, chọn hình thức tính giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp bình quân gia quyền theo tháng đã được khai báo đầu kỳ, máy nhảy tự động vào phần giá vốn. Đơn giá bình quân được tính riêng cho từng thứ hàng hóa. VD: Căn cứ dựa vào số liệu trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT, tổng hợp nhập, xuất, tồn, trị giá vốn của USB 256MB xuất bán được tính như sau: Đơn giá bình quân = 540.000 + 1.480.000 = 182.500đ/chiếc 03 + 08 Trị giá vốn USB 256MB xuất bán: 182.500 x 10 = 1.825.000 đồng * Quy trình nhập liệu: Khi kế toán nhập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT vào màn hình nhập chứng từ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán theo số lượng hàng xuất bán. Cuối tháng, đặt lệnh tính đơn giá bình quân, phần mềm sẽ tự động tính và phản ánh giá vốn hàng bán theo số tiền và tự động nhập vào sổ. Kế toán vào phân hệ Kế toán hàng tồn kho\ Cập nhật số liệu\ Tính giá trung bình, màn hình nhập liệu để tính giá bình quân. * Sổ và báo cáo kế toán Khi có lệnh, phần mềm sẽ tự động kết xuất, cho phép in ra các sổ sách cần thiết. Sổ chi tiết TK 632 được mở theo tháng. Sổ cái TK 632 được mở theo quý, số dư Nợ cuối mỗi tháng được cộng dồn lũy kế. Tổng số phát sinh Nợ trong quý bằng tổng số phát sinh Nợ tháng cuối quý cộng số dư Nợ cuối tháng thứ 2 trong quý. Biểu số 22: SỔ CÁI TK 632 Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Địa chỉ: 11/23, Ngõ 34, Nguyên Hồng, Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/12/2008 đến 31/12/2008 ĐVT: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ - - 31/12 Hàng hóa 156 228.838.000 192.000 Trị giá hàng hóa 1561 187.900.000 192.000 Chi phí mua hàng 1562 8.946.000 Hàng gửi bán 157 157.850.000 Xác định kết quả kinh doanh 911 228.646.000 Cộng số phát sinh 228.838.000 228.646.000 Số dư cuối kỳ - - Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên) (Ký tên) V. Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang 1. Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty TNHH TMĐT Bảo Giang CPBH ở Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa như: Hoa hồng đại lý, tiền cước vận chuyển hàng.... Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ được Công ty tính chung cho toàn bộ hàng hóa chứ không phải phân bổ riêng cho từng loại hàng hóa. Cuối kỳ, toàn bộ CPBH được kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả bán hàng. - Tài khoản sử dụng: Để hạch toán và quản lý các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng nhằm xác định chính xác chi phí phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 641 – chi phí bán hàng. Công ty mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết từng khoản chi phí bán hàng: TK 6411 – Chi phí nhân viên: Bao gồm các khoản tiền lương, tiền phụ cấp Công ty phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên mua hàng.. TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền hoa hồng đại lý, chi vận chuyển, bốc vác (gồm cả lương nhân viên vận chuyển); chi công tác phí; chi dịch vụ khác.. TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Gồm các chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu tiêu thụ hàng hóa như: Chi tiếp khách, chi hỗ trợ lương, thưởng doanh số nhà phân phối, chi phí đặt biển, tủ quảng cáo, chi phí mẫu, khuyến mại.. - Chứng từ sử dụng: Hàng ngày khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc: Hóa đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy đề nghị thanh toán để phản ánh chi phí bán hàng. - Quy trình nhập liệu: Căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ, bảng tính lương.để nhập liệu từ màn hình nhập chứng từ của phân hệ Kế toán tiền mặt, Kế toán công nợ tương tự như đã trình bày ở phần hạch toán hoa hồng đại lý trên đây. - Sổ và báo cáo kế toán: Để theo dõi các khoản chi phí bán hàng, kế toán mở sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 641 – chi phí bán hàng. Sổ cái TK 641 được mở theo quý. Trên sổ cái TK 641, số dư nợ của TK 641 ở các tháng trong quý được cộng dồn lũy kế theo tháng. Tổng số phát sinh bên Nợ bằng số phát sinh tháng cuối quý cộng số dư Nợ tháng thứ hai trong quý. VD: Như VD đã nêu trên về khoản hoa hồng đại lý được hưởng của khách hàng, kế toán lập sổ cái TK 641 như sau: Biểu số 23: Sổ cái TK 641 – Chi phí bán hàng Công ty TNHH Thương mại Điện tử Bảo Giang Địa chỉ: 11/23, Ngõ 34, Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản: 641 – Chi phí bán hàng Từ ngày 01/12/2008 đến 31/12/2008 ĐVT: đồng Chứng