Chuyên đề Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Bưu điện tỉnh Quảng Ninh

ính sách đã trả cho người lao động, kế toán tính toán khoản trích BHXH,KPCĐ theo tỷ lệ qui định và hạch toán vào chi phí . Số lượng trích BHXH của người phục vụ nghiệp vụ nào thì hạch toán vào nghiệp vụ đó, tổng số BHXH và KPCĐ đã được tính phân bổ cho các nghiệp vụ tại Bưu điện tỉnh, kế toán đơn vị trực thuộc theo số phân bổ của bảng tính lương về số BHXH, BHYT, KPCĐ ghi: - Mã chi tiết tiền BHXH, BHYT, KPCĐ là : 01.02 Nợ TK1541 : 12.483.977 Nợ TK1542 : 3.187.398 Nợ TK1543 : 2.656.165 Nợ TK1544 : 2.124.932 Nợ TK1545 : 1.328.083 Nợ TK1546 : 0 Nợ TK1547 : 796.850 Nợ TK 627 : 3.984.249 Có TK13888 : 13.706.723 (tiền bảo hiểm y tế 2% cả năm) Có TK33638: 12.854.931 ( 2% KPCĐ và 15% BHXH ) Giải thích : - Nợ vào chi phí, Có TK13888 là tiền bảo hiểm y tế đơn vị mua cho CBCNV từ đầu năm và hạch toán 1 lần vào chi phí ( quyết toán tháng 3/2007). Theo danh sách kê khai của đơn vị đã được cơ sở BHYT chấp nhận đơn vị đã chuyển tiền mua BHYT, số tiền này cá nhân phải nộp 1/3 còn 2/3 thì được hạch toán vào chi phí . - 2% KPCĐ và 15% BHXH các đơn vị trực thuộc ghi nợ vào chi phí, ghi có TK33638(phải trả phải nộp khác). Bưu điện tỉnh sẽ ghi nợ TK13638 và có các TK3382, 3383 theo số liệu phân bổ chi tiết trên bảng lương. ã ăn giữa ca : Các đơn vị theo ngày công sản xuất của CBCNV gửi quyết toán về BĐT. Căn cứ vào bảng phân bổ ăn giữa ca Bưu điện tỉnh gửi về, kế toán ghi: Nợ TK1541 : 11.584.560 Nợ TK1542 : 2.957.760 Nợ TK1543 : 2.464.800 Nợ TK1544 : 1.971.840 Nợ TK1545 : 1.232.400 Nợ TK1546 : 0 Nợ TK1547 : 739.440 Nợ TK 627 : 3.697.200 Có TK334 : 24.648.000 * Hạch toán chi phí vật liệu : Trong quá trình sản xuất kinh doanh dịch vụ kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc về mua sắm nguyên nhiên vật liệu, hay phiếu xuất kho công cụ, vật liệu ... xuất dùng cho sản xuất dịch vụ kế toán ghi : ( số liệu đã tổng hợp trong tháng 3/2007 - mã 02 của Bưu điện Thị xã Móng Cái) Nợ TK1541 : 6.007.984 Nợ TK1542 : 2.498.924 Nợ TK1543 : 1.359.706 Nợ TK1544 : 0 Nợ TK1545 : 377.670 Nợ TK1546 : 378.000 Nợ TK1547 : 1.016.000 Nợ TK 627 : 23.695.089 Nợ TK13635 : 2.480.887 ( thuế VAT) Có TK 111 : 7.289.760 Có TK 112 : 20.000.000 Có TK 152 : 10.524.500 Vật liệu dùng cho sửa chữa tài sản trong quá trình sản xuất. Nhiên liệu: chủ yếu là xăng phục vụ cho phương tiện vận chuyển thư báo, chạy máy. Ví dụ mẫu chứng từ chi tiết để kế toán căn cứ hạch toán trong tháng là HĐGT gia tăng mua văn phòng phẩm do bộ phận khai thác bưu chính đi mua về vào ngày 20/3/2007. Sau khi chứng từ về có đầy đủ thủ tục của các bộ phận xác nhận và giám đốc ký duyệt, kế toán đơn vị ghi : Nợ TK1541 ( mã 02.01) : 250.000 Nợ TK13635 : 25.000 Có TK 1111 : 275.000 ( đối với các đơn vị trực thuộc hạch toán thuế GTGT được khấu trừ vào TK13635, cuối tháng các đơn vị làm bảng kê khai quyết toán về Bưu điện tỉnh sẽ ghi : Nợ TK13311 Có TK33635 ) Hoá đơn Mẫu số: 01GTKT-3LL Giá trị gia tăng DE/2003B Liên 2: Giao khách hàng 0023764 Ngày 20 tháng 3 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Cửa hàng tạp hoá Tư Thục Địa chỉ : 142- Lê Lai Móng Cái - Quảng Ninh Số tài khoản : Điện thoại : MS: 5700366793 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Thị Lê Tên đơn vị : Bưu điện thị xã Móng Cái Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 57001014361 TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Sổ ghi chép Q 5 3.500 17.500 ... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . .. .. ... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng tiền hàng : 250.000 Thuế suất GTGT : 10% tiền thuế GTGT: 25.000 Tổng cộng tiền thanh toán 275.000 Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm bảy mươi năm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Nguyễn Thị Lê Hồng Hạnh Hoặc một ví dụ chi tiết khác về xuất kho xăng chạy máy nổ ( máy công suất 500KVA ) phục vụ sản xuất do mất điện dùng chung cho tất cả các bộ phận vào ngày 15/3 như sau: Bưu điện tỉnh Quảng ninh Bưu điện thị xã móng cái Mẫu số 02-VT Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm1995 phiếu xuất kho Số : 05 Ngày 15 tháng 3 năm 2007 Nợ : 627 Có : 152 Họ tên người nhận hàng : Triệu Minh Hải Địa chỉ : Tổ dây máy Lý do xuất kho : Xuất kho xăng chạy máy nổ phục vụ sản xuất Xuất tại kho : XD_ Xăng máy nổ TT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xăng chạy máy nổ Xăng lít 100 90 7.000 630.000 Cộng 630.000 Xuất ngày 15 tháng 3 năm 2007 Người nhận Thủ kho Kế toán vật tư Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào phiếu xuất kho, bảng xác nhận số giờ chạy máy nổ kế toán ghi: Nợ TK627(mã 02.03) : 630.000 Có TK152 : 630.000 * Hạch toán chi phí dụng cụ sản xuất : -Trong quá trình sản xuất, đơn vị cần mua sắm bàn, ghế, máy tính, công cụ lao động nhỏ ... kế toán căn cứ vào chứng từ gốc mua sắm công cụ lao động nhỏ, nếu là công cụ, dụng cụ sản xuất thuộc loại phân bổ 50%, khi nào báo hỏng thì phân bổ nốt ( Tổng công ty quy định công cụ có giá trị từ 500.000đ trở lên và thời gian sử dụng từ một năm trở lên là thuộc loại phân bổ nhiều lần ). Ví dụ cụ thể của Bưu điện thị xã Móng Cái trong tháng 3/2007 làm khung biển chữ quảng cáo, mua bình nóng lạnh và mua quạt cây mítsu như sau: Hoá đơn Mẫu số: 01GTKT-3LL Giá trị gia tăng DY/2003B Liên 2: Giao khách hàng 0049353 Ngày 30 tháng 3 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Hải Linh Địa chỉ : Hưng đạo, Đông Triều - Quảng Ninh Số tài khoản : Điện thoại : MS: 5700422863 Họ tên người mua hàng : Cao Vĩnh Hà Tên đơn vị : Bưu điện thị xã Móng Cái Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 57001014361 TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Biển quảng cáo bộ 02 7.000.000 14.000.000 Cộng tiền hàng : 14.000.000 Thuế suất GTGT : 10% tiền thuế GTGT: 1.400.000 Tổng cộng tiền thanh toán 15.400.000 Số tiền viết bằng chữ : Mười năm triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Cao Vĩnh Hà Nguyễn Văn Hanh Hoá ĐƠN BáN HàNG Mẫu số: 02GTTT-3LL Thông thường CM/2003B Liên 2: Giao khách hàng 0020801 Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Nguyễn Thị Cẩm Tú Địa chỉ : 34 Lê Lợi -Thị xã Móng Cái - Quảng Ninh Số tài khoản : Điện thoại : MS: 5700226278 Họ tên người mua hàng : Cao Vĩnh Hà Tên đơn vị : Bưu điện thị xã Móng Cái Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 57001014361 TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Bình nóng lạnh bộ 01 1.890.000 1.890.000 2 Quạt cây mitsu cái 01 1.150.000 1.150.000 Cộng tiền bán hàng hoá dịch vụ: 3.040.000 Số tiền viết bằng chữ : Ba triệu không trăm bốn mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Cao Vĩnh Hà Nguyễn Thị Cẩm Tú Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, tờ trình mua công cụ dụng cụ của các bộ phận được giám đốc phê duyệt và các biên bản bàn giao nhận công cụ dụng cụ kế toán ghi : - Nợ TK 242 : 17.040.000 Nợ TK 13635 : 1.400.000 Có TK1111: 3.040.000 Có TK331 : 15.400.000 Đồng thời căn cứ vào bộ phận sử dụng kế toán phân bổ vào chi phí 50%: - NợTK1541(mã 03) : 7.000.000 Nợ TK 627 (mã 03) : 1.520.000 Có TK 242 : 8.520.000 Nếu là công cụ dụng cụ sản xuất loại phân bổ 100% thì căn cứ vào chứng từ gốc mua sắm (hoá đơn, giấy biên nhận nếu dưới 100.000đ) hoặc phiếu xuất kho hạch toán thẳng vào chi phí. Nợ TK1541,1542,1543,1544 ...mã (03) Nợ TK13635 ( nếu có ) Có TK: 1111,1121,152,153 Ví dụ cụ thể trong tháng 3/2007 Bưu điện thị xã Móng Cái mua công cụ dụng cụ sản xuất các loại ( khoá cửa, chổi quét nhà, giá đỡ thùng thư.. ..) với tổng số tiền là : 556.000 và phiếu xuất kho máy điện thoại thay cho máy điện thoại của phó giám đốc bị hỏng số tiền : 214.000 kế toán ghi: NợTK 627 ( mã 03) : 770.000 Nợ TK 13635 : 55.600 Có TK 1111 : 611.600 Có TK153 : 214.000 * Hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định : Tại các công ty, Bưu điện huyện, thị xã, quản lý tài sản cố định thực tế nhưng không tính khấu hao và không theo dõi giá trị còn lại của TSCĐ. Hàng năm vào các đợt kiểm kê, Bưu điện tỉnh gửi danh mục tài sản xuống từng đơn vị. Các đơn vị kiểm kê thực tế, đối chiếu danh mục và gửi báo cáo kiểm kê về Bưu điện tỉnh. Bưu điện tỉnh quản lý tập trung, tính khấu hao, hạch toán phân bổ vào chi phí tại Bưu điện tỉnh. Riêng khách sạn Đông á ( thuộc Bưu điện thị xã Móng Cái ) và Nhà khách Bưu điện Tỉnh được ghi khấu hao trực tiếp vào chi phí (vì đây là dịch vụ khác ngoài dịch vụ kinh doanh BCVT để các đơn vị có kinh doanh dịch vụ nhà nghỉ, ăn, uống chủ động trong việc tính lãi, lỗ). Căn cứ vào số khấu hao trong tháng 3/2007 của Bưu điện Tỉnh thông báo, kế toán Bưu điện thị xã Móng Cái ghi: Nợ TK1546( mã 04 ) : 8.545.717 Có TK 33638 : 8.545.717 * Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài : - Chi phí dịch vụ mua ngoài : Là chi phí cho phí cho việc duy tu, bảo dưỡng, sủa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại những năng lực hoạt động bình thường của TSCĐ. + Sửa chữa tài sản thuê ngoài : Trong quá trình sản xuất kinh doanh, có những tài sản cần được bảo dưỡng, sủa chữa thường xuyên, tra dầu mỡ, thay thế, phục hồi... Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc ( hoá đơn) về chi phí phụ tùng, linh kiện thay thế, công sửa chữa máy móc thiết bị của tài sản phục vụ nghiệp vụ nào thì hạch toán vào nghiệp vụ đó . Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản CĐ thuê ngoài như sau : Nợ TK1541,1542,1543,1544 ...mã (07.1) Nợ TK13635 ( Nếu có ) Có TK: 1111,1121,... Ví dụ trong tháng 3/2007 Bưu điện thị xã Móng Cái thay thế một số phụ tùng linh kiện xe ô tô chuyên chở giám đốc như sau: Hoá ĐƠN BáN HàNG Mẫu số: 02GTTT-3LL Thông thường BR/2003B Liên 2: Giao khách hàng 0020743 Ngày 19 tháng 3 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Xưởng sửa chữa ô tô Nguyễn Thị Chiên Địa chỉ : Cột 3 Hạ Long - Quảng Ninh Số tài khoản : Điện thoại : MS: 5700335258 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Văn Lợi Tên đơn vị : Bưu điện thị xã Móng Cái Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 57001014361 TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Bi may ơ trước, sau vòng 08 150.000 800.000 2 Giảm sóc trước quả 02 1.350.000 2.700.000 .. .. .. .. .. .. Cộng tiền bán hàng hoá dịch vụ: 4.620.000 Số tiền viết bằng chữ : Bốn triệu sáu trăm hai mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Nguyễn Văn Lợi Phạm Thị Chiên Căn cứ vào hoá đơn đã được giám đốc ký duyệt, giấy đề nghị thanh toán, biên bản thu hồi (hoặc tiêu huỷ) linh kiện vật tư xe ô tô cũ, kế toán ghi: Nợ TK627 ( mã 07.01) : 4.620.000 Có TK 1111 : 4.620.000 + Điện nước mua ngoài : Hàng tháng kế toán kế toán căn cứ vào phiếu thông báo chỉ số công tơ điện, nước sử dụng cùng hoá đơn điện, nước xác định tỷ lệ tương ứng rồi phân bổ cho các nghiệp vụ . Nợ TK1541,1542,1543,1544 ...mã (07.2) Nợ TK13635 Có TK: 111,112,331 Ví dụ cụ thể về số tiền điện và nước trong tháng 3/2007 của Bưu điện thị xã Móng Cái tổng số tiền là: 34.449.084đ ( chưa có thuế GTGT), kế toán xác định tỷ lệ cho các bộ phận sử dụng trên cơ sở số người tham gia sản xuất và trang thiết bị ở bộ phận đó, kế toán hạch toán vào mã 07.02 như sau: Nợ TK1541 : 9.250.149 Nợ TK1542 : 16.548.488 Nợ TK1543 : 273.286 Nợ TK1545 : 1.719.357 Nợ TK1546 : 1.060.154 Nợ TK627 : 5.324.364 Nợ TK13635: 3.444.908 Có TK331 : 37.893.992 + Vận chuyển bốc dỡ thuê ngoài và các dịch vụ thuê ngoài khác : Trong quá trình phục vụ truyền đưa tin tức, việc phục vụ vận chuyển tin tức bằng ô tô, tàu, xe máy, xe đạp ... ( Vận chuyển thư từ, báo chí, bưu phẩm, bưu kiện, máy móc thiết bị ...) Kế toán căn cứ vào các chứng từ chi vận chuyển, các hợp đồng vận chuyển hay các chứng từ gốc ... và hạch toán vào chi phí - Phục vụ cho nghiệp vụ nào thì hạch toán vào nghiệp vụ đó . Nợ 1541,1542,1543,1544 ...mã (07.3) Nợ 13635 Có TK: 1111,1121,331... Trong tháng 3/2007 Bưu điện thị xã Móng Cái chi trả hợp đồng vận chuyển thư báo cho bưu tá xã thuộc khối Bưu chính là : 3.954.000đ và khối phát hành báo chí là : 5.454.000đ kế toán ghi : Nợ TK1541 ( mã 07.03) : 3.954.000 Nợ TK1543 (mã 07.03) : 5.454.000 Có TK11111 : 9.408.000 + Chi phí hoa hồng đại lý : Trong dịch vụ bưu điện các cơ sở bưu điện làm chức năng cho việc phát hành các loại báo chí Trung ương và địa phương, cho các toà soạn, Cty phát hành tem do ngành phát hành và các cơ sở bán được hưởng một khoản gọi là hoa hồng theo tỷ lệ % quy định. Để phục vụ cho việc phát hành cung cấp báo, tem, các dịch vụ bưu điện khác đến người sử dụng, các đơn vị cơ sở được chi khoản mục hoa hồng cho người trực tiếp phục vụ làm đại lý cho Bưu điện (tỷ lệ % theo từng loại mục doanh thu được Tổng công ty quy định) hoặc các cá nhân, tổ chức nhà nước, các doanh nghiệp ... trực tiếp đặt mua báo dài hạn từ 800.000đ/quí trở lên đều được chi từ 6-10%, số tiền đặt mua cũng được ghi vào khoản mục hoa hồng đại lý ( chứng từ chi là giấy giới thiệu của cơ quan (nếu là cơ quan), giấy đặt báo, hoá đơn trả tiền mua báo, bảng tổng hợp số tiền đặt mua có chữ ký xác nhận của bộ phận phát hành). Ngày nay các dịch vụ bưu điện ngày càng được mở rộng, đa dạng hoá, ngoài mục hoa hồng tem, báo, điện thoại còn có hoa hồng cho các đại lý như : hoa hồng về dịch vụ điện thoại thẻ cardphone, Vinacard, Vinakit, hoa hồng cho các điểm văn hoá xã, các điểm internet. Hàng tháng kế toán căn cứ vào chứng từ gốc là các báo cáo doanh thu có chữ ký xác nhận của kiểm soát và các bảng kê nộp tiền có chữ ký của thủ quĩ, kế toán tính toán chi trả hoa hồng cho người đại lý theo quy định chung của ngành, kế toán ghi : Nợ 1541,1542,1543,1547 mã (07.04) Có TK: 11111,11211,3388 Trong tháng 3/2007 Bưu điện thị xã Móng Cái chi trả hoa hồng đại lý cho độc giả mua báo dài hạn số tiền : 2.413.074đ và hoa hồng cho các điểm internet số tiền : 8.777.175đ ( chứng từ chi trả là bảng kê doanh thu internet kèm theo báo cáo nộp tiền có xác nhận của thủ quĩ). Doanh thu đạt từ 5- 8 triệu/tháng được hưởng tối thiểu 1 triệu/tháng/điểm, phần doanh thu trên 8 triệu được nhân với 4%, doanh thu dưới 5 triệu chỉ được hưởng 400.000đ/tháng/điểm. Nợ TK1542 : 8.777.175 Nợ TK1543 : 2.413.074 Có TK11111 : 11.190.249 + Chi phí thuê thu : là số tiền các đơn vị chi trả cho người đi thu tiền điện thoại ( cố định + di động) theo hợp đồng thuê thu, những người đi thu này phải có cán bộ CNVC trong ngành bảo lãnh mới được phép ký hợp đồng. Mức chi trả cho một hoá đơn thu tối đa là : 2.500đ. Hàng tháng kế toán căn cứ vào bảng kê chi tiết hoá đơn điện thoại thu được, có xác nhận của bộ phận theo dõi nợ điện thoại tính toán chi trả cho người đi thu và ghi : Nợ TK1542, 1547(mã 07.05) Có TK1111, 3388 Trong tháng 3/2007 tại Bưu điện thị xã Móng Cái không phát sinh số tiền chi phí thuê thu ( do đơn vị bố trí được người trong biên chế tiền lương đi thu). Một ví dụ cụ thể là Bưu điện Hoành bồ trong tháng 3/2007 trả tiền thuê thu máy cố định là 564HĐ x 2.500 = 1.410.000đ, máy điện thoại di động là 520HĐ x 2.500 = 1.300.000đ, kế toán ghi: Nợ TK1542 ( mã 07.05) : 1.410.000 Nợ TK1547 ( mã 07.05) : 1.300.000 Có TK1111 : 2.710.000 + Chi phí dịch vụ thuê ngoài khác : là các khoản chi phí ngoài những chi phí dịch vụ mua ngoài đã trình bày ở trên, ví dụ các khoản chi phí ghi vào khoản mục này là tiên thuê xe ngoài đi công tác (nếu có), tiền phí dọn vệ sinh, tiền thuê nhân công bên ngoài sửa chữa, tiền thuê phô tô tài liêụ.. .. . Căn cứ vào các chứng từ gốc là các hoá đơn, hợp đồng, giấy biên nhận .. đã được giám đốc ký duyệt, kế toán ghi: Nợ TK1541,1542,1543,1544,1545,1546,1547,627(mã 07.08) Nợ TK13635(nếu có) Có TK111,112,331,3388 Trong tháng 3/2007 của Bưu điện thị xã Móng Cái phát sinh các khoản dịch vụ thuê ngoài khác phân bổ cho các nghiệp vụ (mã 07.08) như sau: Nợ TK1541 : 3.077.130 Nợ TK1542 : 4.842.250 Nợ TK1543 : 179.750 Nợ TK1545 : 303.500 Nợ TK1547 : 305.000 Nợ TK1546 : 1.560.000 Nợ TK627 : 6.516.182 Nợ TK13635 : 1.443.500 Có TK1111 : 18.227.312 Ví dụ một mẫu chứng từ chi phí dịch vụ thuê ngoài khác là hoá đơn phô tô của bộ phận kế toán trong tháng 3/2007 như sau: Hoá ĐƠN BáN HàNG Mẫu số: 02GTTT-3LL Thông thường BR/2003B Liên 2: Giao khách hàng 0030645 Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Đơn vị bán hàng : Nguyễn Thị Sáu Địa chỉ : 422 Quang Trung -Móng Cái - Quảng Ninh Số tài khoản : Điện thoại : MS: 5700466529 Họ tên người mua hàng : Trương Hồng Tuyết Tên đơn vị : Bưu điện thị xã Móng Cái Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 57001014361 TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Phô tô qui chế đơn vị tờ 25 300 7.500 2 Phô tô ấn phẩm SX tờ 100 300 30.000 .. .. .. .. .. .. Cộng tiền bán hàng hoá dịch vụ: 1.254.000 Số tiền viết bằng chữ : Một triệu hai trăm năm mươi tư ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Trương Hồng Tuyết Nguyễn Thị Sáu Căn cứ vào hoá đơn, giấy đề nghị thanh toán có xác nhận của tổ trưởng sản xuất kế toán ghi : Nợ TK627(07.08) : 1.254.000 Có TK1111 : 1.254.000 * Hạch toán chi phí bằng tiền khác : +Chi phí bảo hộ lao động và trang bị đồng phục được thực hiện theo thông tư của bộ tài chính, hướng dẫn của Bưu điện tỉnh mỗi CBCBV được hưởng không quá 500.000 đ/người/năm và được chi làm 2 lần trong năm, những đối tượng phải may trang phục đúng theo mẫu thống nhất của ngành có gắn phù hiệu, tên là công nhân thợ dây, giao dịch viên. Những người còn lại như : lãnh đạo đơn vị, kế toán, hành chính được lĩnh tiền để tự may sắm.... giao cho các đơn vị cơ sở tự tổ chức may cho CBCNV và quyết toán về Bưu điện tỉnh (không đưa vào chi phí), Bưu điện tỉnh sẽ phân bổ vào chi phí tại Bưu điện tỉnh cho các nghiệp vụ, kế toán các đơn vị cơ sở ghi : Nợ TK13638 Nợ TK13635(nếu có) Có TK1111, 1121,331 Ngoài tiền quần áo còn có các loại tiền về bảo hộ lao động như tiền phụ cấp độc hại cho những người làm ở tổng đài, truyền số liệu máy tính, 1080, khai thác bưu chính ... mức chi 2000 đ/ngày làm việc, chứng từ chi là các bảng chấm công và hoá đơn mua đường, sữa. Nợ 1541,1542,1543,1544 ...mã (08.1) Nợ 13635 Có TK: 1111,1121,331.. Ví dụ cụ thể về tiền bảo hộ lao động của Bưu điện thị xã Móng Cái trong tháng 3 như sau : Tiền quần áo đối với những người may theo mẫu quy định, kế toán căn cứ vào hợp đồng, hoá đơn( nếu có) may quần áo và các biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản nghiệm thu quần áo, xác nhận của người đi may đã nhận được quần áo. Tiền quần áo đối với những người được lĩnh tiền để may thì căn cứ vào bảng kê danh sách những người được lĩnh kế toán ghi: Nợ TK 13638 : 22.000.000 (Trang phục đợt I/2007 là 200.000đ/người) Có TK1111 : 22.000.000 Trong tháng 3/2007 Bưu điện Thị xã Móng Cái căn cứ vào các bảng chấm công và hoá đơn mua đường, sữa, tổng hợp số tiền chi về bảo hộ lao động trong cả tháng là: 5.715.000đ, số người ở bộ phận nào thì phân bổ vào bộ phận đó theo các nghiệp vụ tương ứng như sau (mã 08.01) :  Nợ TK 1541 : 1.785.000 Nợ TK 1542 : 870.000 Nợ TK1543 : 1.485.000 Nợ TK1545 : 30.000 Nợ TK1547 : 60.000 Nợ TK627 : 1.485.000 Nợ TK13635: 571.500 Có TK1111: 6.286.500 + Đối với chi phí giao dịch, quảng cáo, lễ tân khánh tiết : Các khoản chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi cho các hoạt động kinh doanh, các khoản chi phí lễ tân, khánh tiết, hội họp giao dịch đối ngoại và các khoản chi phí bằng tiền khác có định mức chi cụ thể được Lãnh đạo bưu điện tỉnh duyệt cho các đơn vị trực thuộc trong kế hoạch chi phí hàng năm và có văn bản phân bổ định mức hàng quý cho từng đơn vị . Trên nguyên tắc quán triệt tinh thần của pháp lệnh thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, bảo đảm việc chi hợp lý, hợp pháp gắn với hiệu quả kinh doanh, căn cứ vào các hoá đơn, phiếu tiếp khách kế toán ghi : Nợ 1541,1542,1543,1544... Nợ 13635 ( Nếu có) Có TK: 1111,1121,... Căn cứ vào các hoá đơn, trong tháng 3/2007 Bưu điện thị xã Móng Cái chi phí cho các khoản tuyên truyền, quảng cáo, tiếp khách : Nợ TK1541(mã 08.02-QC) : 656.862 Nợ TK627 (mã 08.3-TK) : 20.175.273 Nợ TK13635 : 1. 566.865 Có TK1111 : 22.399.000 + Chi bổ túc đào tạo : Quy chế của Bưu điện tỉnh Quảng Ninh chi cho những CBCNV được cơ quan cử đi học, mức hỗ trợ tiền học phí là 500.000đ/kỳ học và nghỉ trọ là 15.000đ/ ngày. Căn cứ vào biên lai thu học phí của nhà trường, hoá đơn phòng nghỉ, giấy triệu tập đi học kế toán ghi : Nợ TK1541,1542,1543,1544... (mã 08.04) Nợ TK13635 Có TK1111,3388 Trong tháng 3/2007 Bưu điện thị xã Móng Cái không có khoản chi về bổ túc đào tạo. Một ví dụ cụ thể của Bưu điện Thành phố Hạ Long trong tháng 3/2007 một công nhân thuộc bộ phận tiết kiệm thanh toán chứng từ đi học ( không có nghỉ). Căn cứ vào biên lai thu học phí của trường đào tạo Mỏ Hồng Cẩm số tiền thu : 1.200.000đ đã được giám đốc ký duyệt kế toán ghi: Nợ TK1545 : 500.000 Có TK1111: 500.000 Tất cả các đơn vị trực thuộc Bưu điện tỉnh đều làm kế toán bằng chương trình kế toán gài đặt sẵn trên máy vi tính và kết nối với mạng kế toán Bưu điện tỉnh qua mạng điện thoại phổ thông, mạng truyền số liệu X25. Do đó, kế toán các đơn vị trực thuộc hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ( hoá đơn, giấy biên nhận... ) định khoản trên chứng từ và gõ vào mục chứng từ ( Nợ, Có) của chương trình, máy sẽ tự động ghi vào các sổ kế toán, các báo cáo kế toán... muốn cần in, xem loại nào thì vào menu loại đó mở ra là có đầy đủ. Cuối tháng khi nhận được bảng lương của Bưu điện tỉnh phân bổ về, kế toán làm cân đối ( Bảng cân đối phát sinh tài khoản kế toán ) và truyền về Bưu điện tỉnh qua mạng. Khi làm cân đối, kế toán phải kết chuyển tất cả các tài khoản có liên quan ( vào mục kết chuyển tự động trên máy, hoặc trực tiếp gõ vào mục chứng từ ), ví dụ vào mục kết chuyển chi phí SX chung, gõ chấp nhận, máy sẽ tự động phân bổ chi phí sản xuất chung vào các dịch vụ Bưu chính (1541), Viễn thông (1542).. theo tiêu thức đã trình bày ở trang . Tại Bưu điện thị xã Móng Cái trong tháng 3/2007, tổng số chi phí sản xuất chung là : 117.907.430đ, phân bổ cho các dịch vụ (mã 10) như sau : Nợ TK 1541 : 56.538.241 Nợ TK 1542 : 24.162.610 Nợ TK 1543 : 13.421.951 Nợ TK 1544 : 7.764.367 Nợ TK 1545 : 5.185.930 Nợ TK 1546 : 6.890.540 Nợ TK 1547 : 3.943.791 Có TK627: 117.907.430 Từ những tập hợp chi phí trên, Bưu điện thị xã Móng Cái tập hợp được giá thành sản xuất sản phẩm, dịch vụ trong tháng 3/2007 như sau: Trang 59 Căn cứ vào giá thành sản xuất sản phẩm, dịch vụ trong tháng đã đối chiếu với các sổ cái TK1541,1542 .. kế toán kết chuyển các dịch vụ với Bưu điện tỉnh như sau : Nợ TK 13631 : 493.399.761 Có TK 1541 : 236.591.999 Có TK 1542 : 101.111.747 Có TK 1543 : 56.165.992 Có TK 1544 : 32.491.056 Có TK 1545 : 21.701.233 Có TK 1546 : 28.834.411 Có TK 1547 : 16.503.323 Bưu điện tỉnh Quảng ninh Bưu điện thị xã móng cái sổ cái Từ ngày 01/03/2007 đến ngày 31/03/2007 Tài khoản : Chi phí kinh doanh Bưu chính Số hiệu : 1541 Chứng từ ghi sổ Diễn Giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Loại CT Số CT Ngày Tháng Thống Kê Tài Khoản Thống Kê Nợ Có Chi 10 5/10/07 Bà Vân trả tiền ấn phẩm 02.01 1111 230.000 …. … … ….. … … ……… ….. Khác 88 31/3/07 Trích nộp 15%BHXH –T3/07 01.02 33638 3.869.216 Khác 89 31/3/07 Trích nộp 2% KPCĐ -T3/07 01.02 33638 2.424.015 Khác 100 31/3/07 Trích nộp BH y tế năm 2007 01.02 13888 6.190.746 KC KC 31/3/07 Kết chuyển tự động 01.02 13631 12.483.977 … .. … .. … … ………… ………….. Đầu Kỳ Cộng phát sinh 236.591.999 236.591.999 Luỹ kế 488.327.700 488.327.700 Cuối kỳ Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Các sổ cái TK1542,1543,1544,1545,1546,1547,627 vào tương tự như sổ cái TK1541 Các công ty và Bưu điện huyện, thị xã khác cũng định khoản và ghi sổ kế toán tương tự như Bưu điện thị xã Móng Cái. b. Thực tế hạch toán chi phí tại Bưu điện tỉnh: Bưu điện tỉnh Quảng Ninh là cấp quản lý, mọi khoản chi phí phát sinh ở cấp Bưu điện tỉnh chủ yếu là phục vụ cho bộ máy quản lý sản xuất, việc hạch toán chi phí cũng chủ yếu thông qua tài khoản 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp", chỉ có một số nghiệp vụ tập hợp vào TK154 là của Bưu điện hệ I. Ngoài ra còn có một số nghiệp vụ quản lý, hạch toán tập trung tại Bưu điện tỉnh như : Chi phí về trang phục trong năm của toàn Bưu điện tỉnh, khấu hao tài sản cố định, chi trả cước kết nối cho VMS, chi phí in tem, chi trả giá vốn bán thẻ.. và một số chi phí khác không nằm trong chi phí quản lý DN. Kế toán chuyên quản các công ty, Bưu điện huyện, thị xã căn cứ vào giá thành sản xuất, sản phẩm dịch vụ của các đơn vị cơ sở gửi về ghi: Nợ TK6323 Có TK 33631( chi tiết mã Bưu điện phải trả) Trên cơ sở giá thành sản xuất, sản phẩm dịch vụ T3/2007 của Bưu điện thị xã Móng Cái gửi về, kế toán chuyên quản Bưu điện thị xã Móng Cái ghi như sau : Nợ TK6323 : 493.399.761 Có TK33631 ( mã 36800) : 493.399.761 Kế toán chuyên quản các đơn vị khác cũng căn cứ vào giá thành sản xuất sản phẩm, dịch vụ đơn vị mình chuyên quản và hạch toán tương tự như trên. Trong tháng 3/2007 các chi phí trực tiếp ph