Chuyên đề Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA

kỳ Trị giá mua hàng hoá bán ra Trị giá mua hàng hoá tồn cuối kỳ + + = = Trị giá mua của hàng hoá bán ra trong kỳ x Tổng giá trị mua tính cho hàng hoá xuất bán Chi phí thu mua phân x bổ cho hàng bán ra Tổng trị giá hàng hoá xuất bán Ví dụ : Trong tháng 12/2007, tình hình tồn và nhập kho mặt hàng Máy in Laser Canon LBP 2900 như sau: - Tồn đầu kỳ: 50 chiếc, đơn giá 2.110.800VND, chi phí thu mua là: 10.250.000 - Nhập trong kỳ: 150 chiếc với trị giá là 302.230.000VND, chi phí thu mua là : 25.120.000VND Xuất trong kỳ: 120 chiếc Giá bán được tính như sau: đơn vị: 1000đ (50 x 2.110,8) + 302.230 Giá đơn vị 50 + 150 = bình quân cả kỳ dự trữ = 2.038,85 = 2.038,85 x 120 = 244.662 Tổng trị giá mua tính cho hàng hoá xuất bán 10.250 + 25.150 = x 244.662 = 21.240 407.770 Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra = 244.662 + 21.240 = 265.902 Tổng trị giá hàng hoá xuất bán trong kỳ 1.2.2. Hạch toán doanh thu bán hàng Căn cứ để ghi nhận doanh thu trong kỳ là khi có sự chuyển giao hàng hoá cho khách hàng, lợi ích được chuyển đổi từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ. Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá và các thủ tục bán hàng đã được hoàn tất. Tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA, phương thức bán hàng bao gồm bán buôn và bán lẻ trong đó bán buôn là chủ yếu, các nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên và liên tục với nhiều chứng từ nghiệp vụ kèm theo. Các chứng từ ghi nhận doanh thu bao gồm: Các hoá đơn GTGT về bán hàng, hợp đồng kinh tế, ngoài ra còn sử dụng các chứng từ có liên quan như Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ ... Tài khoản sử dụng: TK 5111 được sử dụng để theo dõi tổng doanh thu bán hàng trong kỳ của công ty, TK này không được mở chi tiết theo doanh thu của từng loại hàng hoá. Sổ sách sử dụng: Bảng kê bán hàng, Sổ chi tiết TK doanh thu bán hàng, Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 5111. 1.2.2.1. Hạch toán chi tiết Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho của phòng kinh doanh đã được giám đốc hay người được uỷ quyền ký duyệt, kế toán lập hoá đơn bán hàng kiêm phiếu bảo hành và hoá đơn GTGT, sau đó chuyển liên màu xanh xuống kho công ty. Thủ kho căc cứ vào đó viết phiếu xuất kho và tiến hành xuất hàng rồi ghi vào thẻ kho. Từ hoá đơn GTGT, các chứng từ liên quan đến việc thanh toán như phiếu thu, giấy báo nợ kế toán sẽ cập nhật số liệu vào máy tính và qua phần mềm kế toán máy sẽ tự động kết chuyển số liệu vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp có liên quan. Ví dụ: Ngày 20/12/2007 Công ty CP Viễn Thông Phú Thái đặt mua một lô hàng gồm: - Máy in Canon LBP 2900: 10 chiếc - Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N): 4 chiếc - DDR 256Mb bus 400: 10 chiếc Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội Phiếu đề nghị xuất kho Tên người đề nghị: Nguyễn Tường Long Bộ phận: KD Xuất bán cho đv: Công ty CP Viễn thông Phú Thái Địa chỉ: 186 - Trường Chinh - Đống Đa- Hà Nội Phương thức thanh toán: TM MST:0100109106 STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Máy in Canon LBP 2900 C 10 2.143.260 21.432.600 02 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) C 4 3.532.410 14.129.640 03 DDR 256Mb bus 400 C 10 227.083,5 22.708.350 Tổng cộng 37.833.075 Người mua hàng NV kinh doanh PT Kinh doanh P.Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 1.1: Phiếu đề nghị xuất kho Sau đó căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho do phòng kinh doanh lập kế toán căn cứ vào đó để lập hoá đơn bán hàng kiêm phiếu bảo hành và hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên trong đó 1 liên lưu tại quyển, 1 liên giao cho khách hàng và liên còn lại dùng để ghi sổ. Còn hoá đơn bán hàng thì được in ra hai bản 1 giao cho khách hàng để làm căn cứ bảo hành sản phẩm, 1 công ty giữ làm căn cứ đối chiếu. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: AA/2007B Ngày 20 tháng 12 năm 2007 Số: 006340 Đơn vị bán hàng: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: 04.5148356 MST: 0101293546 Họ tên người mua hàng: Trần Mạnh Hùng Đơn vị: Công ty CP Viễn thông Phú Thái Địa chỉ: 186- Trường Chinh - Đống Đa - HN Điện thoại: 266.1399 Hình thức thanh toán: TM MST: 0100109106 STT Tên hàng hoá ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 01 Máy in Canon LBP 2900 C 10 2.041.200 20.412.000 02 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) C 4 3.364.200 13.456.800 03 DDR 256Mb bus 400 C 10 216.270 2.162.700 Cộng tiền hàng: 36.031.500 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.801.575 Tổng cộng tiền thanh toán: 37.833.075 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi bảy triệu tám trăm ba mươi ba nghìn không trăm bảy mươi lăm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 1.2: Hoá đơn GTGT Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán lập bảng kê bán hàng, bảng này được lập hàng ngày và không chi tiết cho từng hàng hoá, bảng này được lập dùng để theo dõi số lượng cũng như doanh số bán ra của từng loại hàng hoá trong ngày. Bảng kê bán hàng là căn cứ để kế toán lên sổ chi tiết TK Doanh thu bán hàng. Đơn vị: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội BẢNG KÊ BÁN HÀNG Ngày 20/12/2007 Đơn vị tính: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ SH NT SL ĐG Thành Tiền Thuế Khác ... ... ... ... ... ... ... ... 006340 20/12 Bán DDR 256MB bus 400 131 10 216,27 2.162,7 006340 20/12 Bán máy in Canon LBP 2900 131 10 2.041,2 20.412 006340 20/12 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 131 4 3.364,2 13.456,8 ... ... ... ... ... ... ... ... 006350 20/12 Bán Máy Fax KXF LM 652 131 1 6.214,6 6.214,6 Cộng phát sinh 101.235.,7 Biểu 1.3: Bảng kê bán hàng Đơn vị: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CHI TIẾT TK 5111 – DOANH THU BÁN HÀNG Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... 20/12 006340 20/12 Bán DDR 256MB bus 400 131 2.162,7 20/12 006340 20/12 Bán máy in Canon LBP 2900 131 20.412 20/12 006340 20/12 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 131 13.456,8 ... ... ... .. ... ... ... 31/12 31/12 K/c doanh thu hàng bán bị trả lại 531 20.043,2 31/12 31/12 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 881.706,8 Cộng phát sinh 901.750 901.750 Biểu 1.4: Sổ chi tiết TK Doanh thu bán hàng Sổ chi tiết doanh thu bán hàng được lập cho từng tháng một, được lấy từ các bảng kê bán hàng. Do sổ chi tiết không được lập chi tiết cho từng loại hàng hóa nên cuối tháng kế toán không lập sổ tổng hợp doanh thu bán hàng. Sổ chi tiết TK Doanh thu bán hàng được lập chung cho toàn bộ hàng hoá nên nó được dùng làm căn cứ để đối chiếu với Sổ Cái TK Doanh thu bán hàng. 1.2.2.2. Hạch toán tổng hợp Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các sổ chi tiết có liên quan kế toán sẽ cập nhật vào máy, tự động phần mềm kế toán sẽ kết chuyển các số liệu đó vào chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ được lập theo ngày sau đấy thì kế toán tiến hành ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK Doanh thu bán hàng. Tất các việc này đều được làm trên máy thông qua phần mềm kế toán. Đơn vị: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 20 tháng 12 năm 2007 Số hiệu: 780 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... 006340 20/12 Bán máy in Canon LBP 2900 cho Phú Thái 131 51111 20.412 006340 20/12 Bán DDR 256MB bus 400 131 51111 2.162,7 006340 20/12 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 131 51111 13.456,8 ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 101.235,7 Biểu 1.5: Chứng từ ghi sổ doanh thu bán hàng ơ Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT ... ... ... ... ... ... 780 20/12 101.235,7 ... ... ... ... ... 891 31/12 20.043,2 892 31/12 886.053,3 893 31/12 861..937,8 ... ... ... ... ... Cộng 890.809.000 Cộng 789.890.700 Biểu 1.6: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI TK 5111: DOANH THU BÁN HÀNG Tháng: 12/2007 Đơn vị: 1000đ Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... 20/12 780 20/12 Bán máy in Canon LBP 2900 Phú Thái 131 20.412 20/12 780 20/12 Bán DDR 256MB bus 400 131 2.162,7 20/12 780 20/12 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 131 13.456,8 ... ... ... ... ... ... ... 31/12 891 31/12 K/c doanh thu hàng bán bị trả lại 531 20.043,2 31/12 892 31/12 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 881.706,8 Cộng phát sinh 901.750 901.750 Biểu 1.7: Sổ cái doanh thu bán hàng 1.2.3. Hạch toán phải thu khách hàng Để theo dõi các khoản thanh toán với người mua (khách hàng) về tiền bán hàng hoá, công ty sử dụng TK 131: Phải thu khách hàng TK này được chi tiết cho từng khách và các khách hàng đều được mã hóa. Chứng từ sử dụng chủ yếu là hoá đơn GTGT khi khách hàng mua chịu, phiếu thu khi khách hàng trả bằng tiền mặt và Giấy báo có khi khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản. Sổ kế toán sử dụng bao gồm Sổ chi tiết thanh toán với người mua và Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua. Đối với hạch toán tổng hợp thì gồm có Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 131. Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu Tổng số phát sinh trên sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua và Sổ cái. 1.2.3.1. Hạch toán chi tiết Căn cứ vào các chứng từ hoá đơn GTGT, phiếu thu tiền mặt hoặc Giấy báo Có của ngân hàng, kế toán công nợ cập nhật số liệu vào máy, phần mềm kế toán sẽ kết xuất các số liệu đó vào sổ chi tiết thanh toán với người mua. Sổ chi tiết được mở riêng cho từng khách hàng nếu đó là khách hàng thường xuyên và mở chung cho nhiều khách hàng nếu ít có quan hệ với công ty, hệ thống khách hàng này đã được mã hoá trong phần mềm kế toán. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết phải thu của từng khách hàng, kế toán điểu chỉnh và tổng hợp nên sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua cho tất cả các khách hàng. Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua là căn cứ đối chiếu với Sổ cái TK Phải thu khách hàng. SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tên khách hàng: Công ty CP viễn thông Phú Thái Đơn vị: 1000đ Tháng 12/2007 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng TH được CK Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 38.203 1/12 PT205 1/12 Thu tiền của theo hoá đơn 005578 111 48.147,5 ... ... ... ... ... .... ... ... ... 20/12 HĐ 006340 20/12 Bán máy in Canon LBP 2900 51111 20.412 VAT hàng bán 3331 1.020,6 20/12 HĐ 006340 20/12 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 51111 13.456,8 VAT hàng bán 33311 672,84 ... ... ... ... . ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 88.104 82.188,6 Số dư cuối kỳ 44.118,4 Biều: 1.8: Sổ chi tiết thanh toán với người mua SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Cty CP TM và DV Thiên Anh 40.457 99.407 102.379,5 37.200,5 ... ... ... ... ... ... ... 9 Cty TNHH Phúc Hưng 25.411 58.306 50.717 33.000 10 Cty CP Phát triển công nghệ Hoa Hồng 16.379 40.567,3 46.201,3 10.745 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 330.402,8 863.550 626.150,8 567.802 Biểu 1.9: Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với nguời mua 1.2.3.2. Hạch toán tổng hợp Căn cứ vào chứng từ có liên quan, kế toán cập nhập số liệu vào máy tính và phần mềm kế toán sẽ tự động ghi vào Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 131 và cuối quý kế toán tổng hợp tiến hành cộng sổ và in ra Sổ Cái . Chứng từ ghi sổ để lên sổ cái phải thu khách hàng được lấy từ chứng từ ghi sổ doanh thu bán hàng biểu 1.5 trang 29 và chứng từ ghi sổ thuế GTGT được lập tương tự. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ được lập định kỳ cuối tháng kế toán kết chuyển vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ và cách thức ghi sổ giống như phần hạch toán doanh thu. Và cũng từ Chứng từ ghi sổ kế toán cũng kết xuất số liệu vào Sổ Cái Tk 131. Cuối tháng thì kế toán tiến hành cộng sổ cái, sổ cái dùng để đối chiếu với sổ chi tiết về số phát sinh trong tháng và số dư cuối kỳ. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI TK 131 - PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 330.402,8 ... ... ... ... ... ... 780 20/12 Bán máy in Canon LBP 2900 cho Phú Thái 51111 20.412 VAT hàng bán 3331 1.020,6 780 20/12 Bán DDR 256Mb bus 400 51111 2.162 VAT hàng bán 3331 108,1 780 20/12 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 51111 13.456,8 VAT hàng bán 3331 672,84 ... ... ... ... ... ... 880 31/12 Thu tiền của công ty Hoa Hồng 111 46.201,3 ... 885 31/12 Thu tiền của công ty Thiên Anh 111 102.379,5 ..... ... ... ... Cộng phát sinh 863.550 626.150,8 Số dư cuối kỳ 567.802 Biểu 1.10: Sổ cái phải thu khách hàng 1.2.4. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. Các khoản này phát sinh trong quá trình bán hàng, nhưng do công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ và không kinh doanh mặt hàng chịu thuế đặc biệt nên các khoản giảm trừ doanh thu không bao gồm thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp và thuế tiêu thụ đặc biệt. Do số lượng bán ra cho mỗi khách hàng với số lượng lớn không nhiều nên các nghiệp vụ về chiết khấu thương mại không có, bên cạnh đó công ty chủ yếu thực hiện chính sách khuyến mãi cho khách hàng khi mua sản phẩm của công ty vì thế mà hình thức giảm giá hàng bán ít khi xẩy ra. Đối với hình thức hàng bán bị trả lại thì hầu như không phải do chất lượng không đảm bảo mà chủ yếu là do xuất bán sai chủng loại số lượng. Vì thế ở công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA các nghiệp vụ làm giảm doanh thu là hàng bán bị trả lại Trị giá hàng bán bị trả lại được tính đúng trị giá trên hoá đơn và kế toán sử dụng TK 531 – Hàng bán bị trả lại để hạch toán theo dõi. Khi khách hàng báo trả lại hàng và vận chuyển hàng đến công ty, dựa trên hoá đơn thuế GTGT mà khách hàng xuất cho hàng bị trả lại giao cho công ty. Phòng kinh doanh sẽ xem xét thông tin trên hoá đơn sau đó lập biên bản giải trình về số lượng, giá cả hàng bị trả lại trình giám đốc ký duyệt, rồi chuyển cho thủ kho lập phiếu nhập kho và cho kế toán để nhập số liệu vào máy thông qua giao diện phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Từ đó cuối tháng các số liệu sẽ được kết xuất vào chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 531. Các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu xẩy ra không nhiều nên kế toán không theo dõi chi tiết mà cuối tháng thì lên sổ tổng hợp. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán sẽ nhập số liệu và máy tính, theo định kỳ 1 tháng 1 lần thì phần mềm kế toán sẽ kết xuất số liệu vào chứng từ ghi sổ, và cuối tháng sẽ kết xuất ra Sổ Cái TK 531. Ví dụ: Ngày 4/12/2007 Công CP thiết bị giáo dục Hải Hà trả lại một phần hàng hoá đã mua ngày 20/11 do hàng không đúng quy cách yêu cầu gồm: 2 chiếc máy tính để bàn Elead M635i. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: AA/2007A Ngày 20 tháng 12 năm 2007 Số: 006246 Đơn vị bán hàng: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: 04.5148356 MST: 0101293546 Họ tên người mua hàng: Trần Bảo Minh Đơn vị: Công ty CP thiết bị giáo dục Hải Hà Địa chỉ: 567 Đường CMT8 – TP Thái Nguyên - Tỉnh Thái Nguyên Điện thoại: MST: 4600284664 Hình thức thanh toán: TM STT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 01 Máy tính đồng bộ Elead M635i. (Hàng bán trả lại) C 02 8.007.400 16.014.800 Cộng tiền hàng: 16.014.800 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 800.740 Tổng cộng tiền thanh toán: 16.814.874 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu tám trăm mười bốn nghìn tám trăm bảy mươi bốn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 1.11: Hóa đơn GTGT trả lại hàng Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31/12/2007 Số hiệu: 886 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có HĐ 006246 4/12 Cty thiết bị giáo dục Hải Hà trả lại hàng 531 131 16.014,8 HĐ 006342 20/12 Cty CP TM và DV Thiên Anh trả lại hàng 531 131 4.028,4 Cộng phát sinh 20.043,2 Biều1.12: Chứng từ ghi sổ hàng bán bị trả lại SỔ CÁI TK 531 – HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 886 31/12 Hàng bán bị trả lại 131 20.043,2 891 31/12 Kết chuyển hàng bán bị trả lại 51111 20.043,2 Cộng phát sinh 20.043,2 Biểu 1.13: Sổ cái hàng bán bị trả lại 1.2.5. Hạch toán giá vốn hàng bán Giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong công ty được xác định khi hàng hoá xuất ra khỏi kho và được coi là tiêu thụ. Đối với trường hợp xuất bán theo hoá đơn thì giá vốn là giá trị xuất kho của hàng hóa , song nếu công ty có khoản khuyến mại khi bán hàng thì giá vốn sẽ bao gồm cả giá trị xuất kho của hàng khuyến mại. Kế toán sử dụng chứng từ chủ yếu là phiếu xuất kho để vào sổ chi tiết giá vốn. TK sử dụng để theo dõi giá vốn của hàng hoá TK 632 và TK 156 dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hoá để cuối kỳ tính giá vốn cho hàng hoá xuất kho. Các sổ được sử dụng bao gồm: Sổ chi tiết giá vốn, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ, Sổ Cái TK 632. 1.2.5.1. Hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán Khi có quyết định bán hàng thì thủ kho lập phiếu xuất kho, phiếu được lập làm 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi sổ kế toán, liên 3 được giao cho người nhận hàng hoá. Điều cần lưu ý ở đây là trên Phiếu xuất kho kế toán chỉ ghi được sổ lượng hàng xuất,chưa được ghi đơn giá xuất và số tiền vì công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Giá vốn hàng bán sẽ được ghi nhận vào cuối mỗi tháng sau khi kế toán tính ra giá vốn xuất kho. Dưới đây là minh họa phiếu xuất kho đã xác định được giá vốn hàng bán vào cuối tháng 12/2007 Đơn vị: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20/12/2007 Nợ TK: 6321 Số hiệu: 590 Có TK: 1561 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Tường Long Địa chỉ: Phòng kinh doanh Lý do xuất kho: Xuất bán Xuất tại kho: Kho công ty Đơn vị: 1000đ STT Tên vật tư, hàng hoá MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 Máy in Canon LBP 2900 Chiếc 10 10 1.830,2 18.302 02 Sam Sung LCD Monitor 17’’ TFT(740N) Chiếc 4 4 3.102 12.408 03 DDR 256Mb bus 400 Chiếc 10 10 193,9 1.939 Cộng 24 24 Tổng số tiền: 32.649.000 Số chứng từ gốc kèm theo 01 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký. họ tên) Biểu 1.14: Phiếu xuất kho Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập dữ liệu vào máy tính nhưng chỉ nhập số hiệu, ngày tháng, số lượng, mã hàng hoá chứ chưa nhập được số tiền. Đến cuối tháng khi tính được giá vốn xuất kho thì phần mềm kế toán sẽ tổng hợp và in ra sổ chi tiết giá vốn cho tất cả hàng hoá. Đối với hàng bán bị trả lại nếu trả lại trong kỳ thì cuối kỳ phần mề kế tóan sẽ áp giá vốn cho hàng bán trả lại, còn nếu hàng mua từ kỳ trước thì kế toán phải ghi giá vốn ngay, căn cứ vào giá vốn của kỳ trước. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN Tháng 12/2007 Đơn vị:1000đ STT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nợ TK 632 Có TK 632 SH NT SL ĐG Thành tiền 01 PXK 389 1/12 Xuất bán Mainboard 945 GZM 1561 05 833,16 4.165,8 ... ... ... ... ... ... ... 25 PXK 590 20/12 Xuất bán máy in Canon LBP2900 1561 10 1.830,2 18.302 25 PXK 590 20/12 Xuất bán DDR 256Mb bus 400 1561 10 193,9 1.939 ... ... ... ... ... ... ... ... 36 PNK 601 20/12 Khách hàng trả lại hàng hóa 1561 02 1.830,2 3.660,4 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 738.971,2 Cộng phát sinh 755.942,3 755.942,3 Biểu 1.15: Sổ chi tiết giá vốn Sổ chi tiết được ghi hàng ngày, khi kế toán lấy phiếu xuất kho. Mỗi dòng trên sổ chi tiết ứng với giá vốn một loại hàng hoá trên phiếu xuất kho. Cứ cuối tháng thì kế toán tính ra giá vốn để ghi vào cột phát sinh Nợ và Có, do là công ty kinh doanh thương mại nên nghiệp vụ bán hàng xẩy ra thường xuyên vì thế mà cuối tháng là kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết và sổ cái, trên cơ sở đó đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ cái, nếu có sai sót thì cũng dễ phát hiện và kịp thời sửa chữa. Tránh tình trạng dồn vào cuối quý khi đó số lượng nghiệp vụ rất lớn thì việc tìm ra sai sót là rất khó. 1.2.5.2. Hạch toán tổng hợp Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập dữ liệu vào máy tự động phần mềm kế toán sẽ chuyển số liệu vào chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái TK 632. Giá vốn hàng bán được xác định theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ vì thế cuối tháng khi tính được giá vốn thì kế toán mới tiến hành lập Chứng từ ghi sổ và Sổ cái. Chỉ riêng đối với hạch toán giá vốn là một tháng kế toán chỉ cần lập một chứng từ ghi sổ vào cuối tháng, trên cơ sở đó phần mềm sẽ kết chuyển số liệu vào Sổ cái. Cuối tháng sau khi đã lên Sổ cái thì kế toán tiến hành cộng sổ và kết chuyển giá vốn hàng bán vào TK Xác định kết quả kinh doanh. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày: 31/12/2007 Số hiệu: 880 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... PXK 590 20/12 DDR 256Mb bus 400 6321 1561 1.939 PXK 590 20/12 Xuất bán máy in Canon LBP2900 6321 1561 18.302 ... ... ... ... ... ... PXK 721 31/12 Xuất bán Lenovo 3000 N100 6321 1561 14.667 ... ... ... ... .. .. Cộng phát sinh 755.942,3 Biểu 1.16: Chứng từ ghi sổ Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI TK 632 – GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 880 31/12 Xuất bán Mainboard 945 GZM 1561 4.165,8 ... ... ... ... ... ... 880 31/12 Xuất bán máy in LBP 2900 1561 18.302 880 31/12 Xuất bán DDR 256Mb bus 400 1561 1.939 880 31/12 Sam Sung LCD Monitor 17’’ TFT(740N) 1561 12.408 ... ... ... ... ... ... 886 31/12 Khách hàng trả lại hàng 1561 3.660,4 893 31/12 Kết chuyển giá vốn hàng hoá 911 738.971,3 Cộng phát sinh 755.942,3 755.942,3 Biểu 1.17: Sổ cái giá vốn hàng bán 1.2.6. Hạch toán doanh thu và chi phí tài chính Doanh thu tài chính và chi phí tài chính của công ty chủ yếu là từ lãi vay vì thế mà các nghiệp vụ kinh tế xẩy ra rất ít, chỉ đến cuối tháng công ty trả lãi vay cũng như nhận được thông báo về lãi cho vay thì kế toán mới tiến hành khi sổ. Do vậy mà không hạch toán chi tiết nghiệp vụ này. Hạch toán tổng hợp TK sử dụng là TK 635 và TK 515, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán cập nhật vào máy tính, phần mềm kế toán kết xuất các số liệu vào Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 635 và TK 515. Đối với Doanh thu tài chính: Tại Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA thì hoạt động đầu tư tài chính là chưa có, vì thế mà doanh thu tài chính chỉ có doanh thu về lãi vay. Vào cuối tháng khi nhận được thông báo của ngân hàng về lãi vay kế toán tiến hành ghi sổ. Căn cứ để ghi sổ là bảng sao kê mà ngân hàng gửi đến, bảng sao kê được công ty quy định đánh số thứ tự theo tháng phát sinh. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31/12/2007 Số hiệu: 878 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có BSK12 31/12 Doanh thu từ lãi vay 138 515 3.219,5 Cộng phát sinh 3.219,5 Biểu 1.18: Chứng từ ghi sổ của doanh thu tài chính Sau khi lập xong chứng từ ghi sổ thì ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ phần mềm kế toán sẽ chuyển các thông tin cần thiết vào Sổ Cái TK 515, và sau đó tiến hàng cộng sổ và kết chuyển doanh thu tài chính sang TK Xác định kết quả kinh