Chuyên đề Hạch toán lao động tiền lương trong cơ chế thị trường ở công ty đầu tư xây dựng và phát triển thương mại Nhật Nam

ý sử dụng lao động sao cho có hiệu quả và đúng pháp luật. Công ty hiện có 65 người lao động, trong đó khối cán bộ, đoàn thể 26 người, còn lại là các công nhân tham gia trực tiếp của công ty tại các công trình. Cơ cấu lao động phân theo ngành nghề trong công ty được thể hiện qua bảng phân tích sau: Ngành nghề Số lượng lao động Tỷ trọng so với toàn công ty (%) 1. Lãnh đạo 3 4.6 2. Phòng tổ chức hành chính 2 3.07 3. Phòng thương mại 3 4.6 4. Phòng đầu tư 3 4.6 5. Phòng Tài chính kế toán 6 9.2 6. Phòng thiết kế kỹ thuật 9 13.8 Cộng 26 40 II. Lao động ở các đội: 1. Đội sản xuất số 1 21 32.3 2. Đội sản xuất số 2 18 27.6 Cộng 39 60 Tổng số lao động 65 Trình độ văn hoá của cán bộ quản lý cũng như trình độ tay nghề của một công nhân lao động trực tiếp và gián tiếp, Công ty rất coi trọng và là một trong những chỉ tiêu để tuyển dụng lao động vào làm trong công ty. Trình độ văn hoá của công ty tối thiểu phải là tốt nghiệp trung cấp các chuyên ngành đối với khối cơ quan. Đối với công nhân tuyển dụng lao động tại các công trình thì tối thiểu phải là tốt nghiệp phổ thông trung học (số lao động thuê tại các công trình). Yêu cầu về trình độ tay nghề của lao động trực tiếp trong công ty được quy định theo từng mức độ công việc. Ví dụ như số lao động làm thuê theo hợp đồng tại công trình thì phải cần lựa chọn những người có sức khoẻ và bậc thợ tay nghề qui định. Còn các công việc khác đều yêu cầu người lao động phải có bằng cấp ngành nghề chuyên môn về công việc đó thì mới tuyển dụng. Bảng phân loại trình độ văn hoá của cán bộ công nhân viên trong công ty Chỉ tiêu Số lượng Tỷ trọng Tổng số lao động 65 100% Trình độ đại học 26 40% Trình độ trung cấp 2 14% Trình độ sơ cấp và bậc thợ 37 46% Tổng 65 100 b) Các hình thức tiền lương và phạm vi áp dụng Việc phân phối thu nhập được phân phối theo nguyên tắc, làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít, không làm không hưởng. Giám đốc công ty quyền cho các đơn vị trực tiếp xây dựng phương án hình thức lương theo quy định hiện hành phù hợp với quá trình sản xuất xây dựng. Hình thức này áp dụng cho toàn bộ hình thức lương khoán sản phẩm. Riêng ở khối cơ quan căn cứ vào chức danh, thời gian, kết quả hoạt động của các đơn vị thành viên để tính lương. Công ty đầu tư xây dựng và phát triển thương mại Nhật Nam là một công ty mang đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản, sản phẩm khoán trọn gói, số lao động tham gia gián tiếp trong quá trình thi công sẽ được áp dụng hình thức lương thời gian đồng thời cũng căn cứ vào số công việc hoàn thành của các đội sản xuất để tính lương. Đối với số lao động tham gia trực tiếp và số lao động thuê ở các đội để áp dụng hình thức lương khoán sản phẩm hoàn thành. Việc áp dụng các hình thức tiền lương công ty là nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối lao động. Kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích của xã hội với lợi ích của công ty bằng lao động, lựa chọn hình thức trả lương đúng đắn có tác dụng đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật nâng cao năng suất lao động. c) Quản lý sử dụng lao động và quỹ tiền lương Trong việc quản lý, và phân phối quỹ tiền lương, Công ty quản lý tổng thể quỹ tiền lương và các quỹ ngày công nghĩa vụ công ích. Các nguồn quỹ khác phụ thuộc cơ cấu quỹ lương. công ty hướng dẫn cho các đơn vị xây dựng và quản lý quỹ tiền lương ; quỹ tiền lương chi trả BHXH, BHYT, hướng dẫn các đơn vị, lập kế hoạch bảo hộ lao động, làm các thủ tục thanh toán tiền lương, BHXH, BHYT theo quy định. Các đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ được giao, nhiệm vụ đơn vị tự tìm kiếm và đơn giá tiền lương được duyệt đã lập kế hoạch an toàn lao động, BHXH, BHYT, BHLĐ theo chế độ hiện hành. Đây là cơ sở cho đơn vị ứng quỹ tiền lương cho các kỳ nghiệm thu thanh toán. Quỹ lương thực tế của các đơn vị được xác định bằng tổng doanh thu thực tế trừ đi tổng phần trừ thực tế. Hàng quý khi quyết toán được duyệt thì quỹ lương mới được xác định chính thức. Trường hợp bị lỗ thì quỹ lương bị trừ đi tất cả các sản phẩm công trình đều phải có định mức lao động và đơn giá tiền lương chưa phù hợp thì đơn vị lập báo cáo trình công ty. Khi nói tới quỹ tiền lương và biện pháp quản lý quỹ tiền lương của doanh nghiệp không thể không quan tâm đến việc xây dựng đơn giá tiền lương mọi sản phẩm phải có định mức lao động và đơn giá tiền lương cụ thể. Theo quy chế quản lý tài chính ban hành kèm theo Nghị định số 59/CP ngày 3/10/1996 của chính phủ thì doanh nghiệp tự xây dựng lao động cho cá nhân, bộ phận và định mức tổng hợp theo hướng dẫn của Bộ lao động - thương binh - xã hội. Các tổng công ty Nhà nước độc lập được xếp hạng doanh nghiệp đặc biệt phải đăng ký định mức lao động với Bộ lao động - thương binh - xã hội. Các doanh nghiệp còn lại phải đăng ký định mức lao động với thủ trưởng cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp. Trên cơ sở định mức phải đăng ký với chế độ do Nhà nước quy định. Doanh nghiệp đơn giá tiền lương trên cơ sở sản phẩm hoặc hoạt động dịch vụ trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt định kỳ, các cơ quan có thẩm quyền tiền hành kiểm tra lại định mức lao động, đơn giá tiền lương của doanh nghiệp phù hợp với tốc độ tăng năng suất lao động và thu nhập tiền lương thực hiện điều chỉnh cho phù hợp. 2. Tổ chức hạch toán lao động tiền lương và tính tiền lương BHXH phải trả CNV. a) Hạch toán lao động Hạch toán lao động : gồm thời gian lao động, hạch toán số lượng lao động, hạch toán kết quả lao động. - Hạch toán số lượng là theo dõi số lượng lao động, từng loại lao động theo nghề nghiệp và cấp bậc kỹ thuật của người lao động. - Hạch toán thời gian lao động là theo dõi số lượng lao động, từng loại lao động, từng bộ phận sản xuất làm cơ sở để tính lương cho bộ phận hưởng lương thời gian. Hạch toán kết quả lao động là phản ánh ghi chép đúng kết quả lao động của công nhân viên, biểu hiện bằng số lượng sản phẩm công việc đã hoàn thành của từng người hay từng tổ, nhóm lao động chứng từ hạch toán thường sử dụng phiếu xác nhận sản phẩm hay công việc hoàn thành. Vậy hạch toán kết quả lao động cho từng người hay cá nhân lao động là cơ sở để tính tiền lương cho người, cho cán bộ hưởng lương theo sản phẩm. Để hạch toán về số lượng , thời gian và kết quả lao động ta căn cứ vào các tài liệu sau : + Bảng chấm công. + Phiếu giao việc + Phiếu xác nhận công việc đã hoàn thành. Phiếu giao việc Ngày 01 tháng 04 năm 2004 Bên giao: ông Phạm Việt Anh - Giám đốc công ty đầu tư và phát triển thương mại Nhật Nam Bên nhận: ông Phạm Văn Hậu - đội trưởng đội thi công số 1 Nội dung : Căn cứ vào kế hoạch xây dựng công ty giao cho đơn vị thực hiện công trình xây dựng cơ sở dệt may Đại Hưng Thời gian 2/8/2004 đến 1/1/2005 Việc nghiệm thu được tiến hành sau khi công trình hoàn thành. Trị giá công trình 1.4 tỷ đồng Ông tổ trưởng có trách nhiệm đôn đốc công nhân làm việc để hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch. Người nhận việc (A) Người nhận việc (B) Căn cứ vào phiếu giao việc, tổ trưởng tiến hành chỉ đạo các thành viên trong tổ chức hoàn thành công việc đó. Sau khi công việc thực hiện xong, tổ trưởng yêu cầu cán bộ kỹ thuật bên giao kiểm tra để nghiệm thu chất lượng công trình hoàn thành, có chữ ký xác nhận tổ trưởng. Phiếu xác nhận công việc hoàn thành Công trình xây dựng cầu Thăng Long Từ 2/8/2004 đến 1/1/2005 Bên giao thầu : ông Phạm Việt Anh - Giám đốc công ty đầu tư và phát triển thương mại Nhật Nam Bên nhận thầu : ông Phạm Văn Hậu - đội trưởng đội thi công số 1 Căn cứ vào biên bản nghiệm thu đưa hạng mục công trình đã hoàn thành đưa vào sử dụng ngày 1/1/2005 của công trình xây dựng cơ sở dệt may Đại Hưng 1. Kết quả thực hiện hợp đồng : - Khối lượng : Bên B đã hoàn thành xây dựng cầu - Chất lượng : Đạt yêu cầu - Giá trị hợp đồng : + Quyết toán được duyệt : 1.4 tỷ đồng + Đã tạm ứng : không + Số còn được thanh toán : 1.4 tỷ đồng ( Một phẩy bốn tỷ đồng chẵn) 2. Trách nhiệm của các bên Bên A : Thanh toán đầy đủ cho bên B theo đúng quy định của Nhà nước Bên B có trách nhiệm đối với sản phẩm của mình theo các quy định của Nhà nước . Sau khi biên bản được xác nhận ký kết, bên A sẽ trả toàn bộ số tiền còn lại cho bên B trong thời gian sớm nhất. Hai bên thống nhất thanh lý bàn giao khối lượng công việc hợp đồng đã hoàn thành 2/8/2004 đến 1/1/2005. Đại diện bên A Đại diện bên B (Ký, đóng dấu) (Ký, đóng dấu) Bảng chấm công (trang sau) b) Tính lương phải trả và BHXH phải trả cho công nhân viên Hạch toán tiền lương theo sản phẩm Công ty quản lý tổng thể quỹ tiền lương nên việc hạch toán tổng hợp tiền lương cho các đơn vị thành viên được tập trung về phòng tài vụ công ty. Việc hạch toán chi tiết tiền lương được thực hiện tại các ban kế toán đơn vị. Hình thức tính trả lương ở các đơn vị được thống nhất theo cơ chế trả lương sản phẩm. Các đơn vị thành viên căn cứ vào kế hoạch mà công ty giao cho để lập kế hoạch sản xuất cho đơn vị, tự tìm kiếm và xây dựng đơn giá tiền lương. Đây là cơ sở cho các đơn vị ứng quỹ lương vào các kỳ nghiệm thu thanh toán. Tại công ty xây dựng công trình giao thông 874, căn cứ vào khối lượng công việc hoàn thành và căn cứ vào kế hoạch công ty giao cho đơn vị theo hình thức khoán quỹ lương đã tiến hành xây dựng đơn giá tiền lương cho từng công việc và trình giám đốc công ty duyệt. Đơn giá tiền lương được đơn vị xây dựng như sau: Căn cứ vào cấp công việc và mức lương theo cấp bậc công việc, định mức về sản lượng, định mức về thời gian hoàn thành công việc mà công ty giao cho, mức phụ cấp các loại theo quy định của Nhà nước, tính đơn giá tiền lương theo cách sau: Đơn giá tiền lương cho công việc A = Lương cấp bậc công nhân làm công việc a (Phụ cấp nếu có) Sản lượng kế hoạch công ty giao Dựa vào công thức này tính được đơn giá tiền lương cho từng loại công trình. Trên cơ sở xây dựng thiết lập đơn giá tiền lương cho từng loại sản phẩm và số lượng lao động của công việc đó ta biết được tổng quỹ lương của đơn vị: Tổng quỹ lương = ồ Đgi (i) x SL(i) Trong đó: Đgi - Đơn giá tiền lương công việc i - Sli : Số lượng lao động cho công việc i - n : Tổng số các công việc của đơn vị Sau khi lập xong kế hoạch sản xuất căn cứ vào bảng khoán quỹ lương được giám đốc công ty duyệt, đơn vị tiến hành phân bổ từng phần công việc mà mỗi đội phải chịu trách nhiệm hoàn thành. Với hình thức tính lượng sản phẩm ta căn cứ vào quỹ lương, công việc của đơn vị lập “phiếu giao khoán việc” và “phiếu xác nhận công việc đã hoàn thành công trình cầu Thăng Long” đã nêu ở trang trước. Đối với bộ phận lao động gián tiếp tạo ra sản phẩm như các ban quản lý công nhân Kỹ thuật, quản lý công trình... thì việc kế toán xem xét thanh toán lương dựa trên cơ sở”Bảng chấm công” của từng bộ phận. Bảng chấm công được lập tương tự như các bảng chấm công của các cơ quan đoàn thể. Cuối quý bảng chấm công này được tập hợp lên Ban kế toán của đơn vị, kế toán đơn vị căn cứ vào hệ số lương, số ngày công của từng người và tổng số tiền lương mà bộ phận nhận được để tính ra tiền lương của từng người trong bộ phận đó. Tiền thực lĩnh của mỗi người = Tổng phần thu - Tổng phần trừ Tổng phần thu = Lương thời gian + L/H, P hệ số 1,2 (nếu có) + Lương ốm 0,75 (nếu có) + Phụ cấp (nếu có) ở đây lương thời gian được tính theo công thức: Lương cơ bản x hệ số lương x Số ngày công 24 Còn lương L/H , P hệ số 1,2 (nếu có) cũng tính như công thức: = Còn lương ốm 0,75 (nếu có) cũng tính : = Còn tổng phần trừ gồm có 1% CĐ phí, đảng phí, 5% BHXH, 1% BHYT, tiền ủng hộ , tạm ứng (nếu có) VD : Bảng thanh toán lương quý IV năm 2000 tính như sau : Trình tự tính như sau : Tổng phần thu : Ông Phạm Văn Hậu = = 2.786.000 (Chỉ có lương thời gian chưa có L/H, hệ số 1,2 và lương ốm 0,75 và phụ cấp) Ông Tống Trung Kiên = = 6.846.000 (Chỉ có lương thời gian và phụ cấp) 6.846.000 + 268.000 = 7.114.000 Ông Trần Quang Hòa : Lương thời gian = 284.000 x 2,15 x 47 24 = 1.197.000 5 L/H, P hệ số 1,2 = 284.000 x 1,2 x 24 = 71.000 26 Lương ốm 0,75 = 284.000 x 0,75 x 24 = 231.000 (Không có phụ cấp) Vậy tổng phần thu của ông Trần Quang Hòa là : 1.197.000 + 71.000 + 231.000 = 1.499.000 Đỗ Tuấn Anh : = 5.242.000 (Chỉ có lương thời gian không có L/H, P hệ số 1,2 , lương ốm 0,75, phụ cấp) Tổng phần trừ : Họ và tên BHXH 1% BHYT 1% ủng hộ TK tạm ứng Tổng trừ Phạm Văn Hậu 164.000 32.000 - - 196.000 Đỗ Tuấn Anh 154.000 30.000 100.000 - 284.000 Trần Quang Hòa 42.000 8.000 100.000 - 150.000 Tống Trung Kiên 134.000 26.000 100.000 600.000 860.000 Cuối cùng là số tiền thực lĩnh của từng người : Số tiền thực lĩnh = Tổng phần thu - Tổng phần trừ Như vậy số tiền lương lĩnh của các ông bà lần lượt là : Phạm Văn Hậu: 2.786.000 – 196.000 = 2.590.000 Đỗ Tuấn Anh : 5.242.000 - 284.000 = 4.958.000 Trần Quang Hòa : 1.499.000 - 150.000 = 1.349.000 Tống Trung Kiên : 7.114.000 - 860.000 = 6.254.000 Cách tính này mặc dù còn hạn chế là chưa tính cấp bậc Tuy nhiên loại trừ những yếu tố đó thì khuyến khích người lao động gián tiếp đi làm đều đặn,được thực hiện đúng “làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít, không làm không hưởng”. ở các đơn vị lương của người lao động trực tiếp được phân bổ vào chi phí nhân công trực tiếp, lương lao động gián tiếp được phân bổ vào chi phí sản xuất chung. Theo định kỳ ghi chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp ở phòng tài vụ tập hợp tất cả các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ đã phát sinh ngay tại công ty mà các đơn vị gửi lên, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ và các định khoản. VD: Ngày 30/1/2001 căn cứ vào chứng từ về tiền lương của đơn vị kế toán tổng hợp đã tập hợp, tính và ghi sổ các định khoản phát sinh sau: - Lương phải trả CNV đội sản xuất số 1: Nợ TK 622 32.734.000 Nợ TK 627 1.633.000 Có 334(2): 34.367.000 - Khấu trừ lương BHXH, BHYT, CPĐ, ĐP, ủng hộ, tạm ứng Nợ TK 334(2) 9.258.000 Có TK 338 9.258.000 Và một số nghiệp vụ khác: Ghi vào CTGS-TK3342 ngày 30/1/2000 Chứng từ ghi sổ. TK3342 - Phải trả CNV - Đội sản xuất số 1. Chứng từ ghi sổ Số: .............. Ngày 30/9/2000 Số tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có - Lương phảI trả CNV - Trực tiếp 622 334(2) 32.734.000 - Gián tiếp 627 334(2) 1.633.000 - Khấu trừ lương các khoản BHXH, BHYT, CĐP, ĐP, TK141, ủng hộ 334(2) 338 9.258.000 Cộng: 25.109.000 Kèm chứng từ gốc Người ghi sổ (ký, họ và tên) Kế toán tổng hợp (ký, họ và tên) Kế toán trưởng (ký, họ và tên) Hạch toán tiền lương thời gian: Tổ chức hạch toán tiền lương theo thời gian được tiến hành cho khối cơ quan đoàn thể của công ty. Nói cách khác, đối tượng áp dụng hình thức trả lương theo thời gian ở công ty là CBCNV ở các bộ phận phòng ban của công ty. Việc theo dõi thời gian làm việc của CBCNV được thực hiện từng phòng ban có một bảng chấm công được lập một tháng một lần. Hàng ngày căn cứ vào sự có mặt của từng thành viên trong phòng, người phụ trách chấm công đánh dấu lên bảng chấm công ghi nhận sự có mặt của từng người trong ngày lương tương ứng từ cột 1 đến 31. Bảng chấm công được công khai trong phòng và trưởng phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra sự chính xác của bảng chấm công. Cuối tháng các bảng chấm công ở từng phòng được chuyển về phòng kết toán làm căn cứ tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động sử dụng trong công ty ở mỗi bộ phận. Thời gian nộp bảng chấm công là trước ngày 02 của tháng sau. Kế toán căn cứ vào để tính công cho CNV khối cơ quan. Trường hợp CBCNV chỉ làm một thời gian lao động theo quy định ngày. Vì lý do nào đó vắng mặt trong thờigian còn lại của ngày thì trưởng phòng căn cứ vào số thời gian làm việc của người đó để xem tính công ngày đó để xem tính công ngày đó cho họ hay không. Việc tính lương cho cán bộ công nhân viên ở khối cơ quan dựa vào bảng chấm công, mức lương cơ bản và các khoản khác. Công ty còn căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh của các đội xây dựng công trình trực thuộc công ty. Các bảng tính lương sau khi lập xong phải có đủ chữ ký của Giám đốc công ty, trưởng phòng tổ chức lao động tiền lương và trưởng phòng tài vụ công ty. Khi lập xong bảng thanh toán tiền lương, kế toán một mặt phải chuyển cho phòng kế toán để tiến hành thanh toán tiền lương cho CNV. Ta có bảng tính lương Để hạch toán tổng hợp tiền lương, công ty sử dụng các tài khoản sau: TK334 phải trả công nhân viên TK3341 khối cơ quan. Ví dụ: Ngày 30/1/2000 kế toán tổng hợp các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền từ 4 ngày 20/1/2000 tiến hành ghi sổ về các nghiệp vụ đó. Căn cứ vào bảng thanh toán tổng hợp ký cơ quan kế toán ghi: Nợ TK 642: 106.989.000 Có TK 334 : 106.989.000 - Phản ánh phần khấu trừ BHXH, BHYT, ĐP, CPĐ, tạm ứng vào lương củaCNV khối cơ quan kế toán ghi: Nợ TK334(1) : 18.923.766 Có TK338: 18.923.766 Quá trình ghi sổ tổng hợp kế toán tiền lương của công ty như sau: Chứng từ ghi sổ: Số 19 TK334(1). Khối cơ quan quý IV. Ngày 30/1/2000 Số tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có - Lương phải trả CNV khối cơ quan 642 334(1) 106.989.000 334(1) 338 18.923.766 Cộng 90.578.234 Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Đăng ký số liệu của chứng từ vào sổ “Đăng ký chứng từ ghi sổ” Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có 19 30 90.578.234 25 30 80.578.278 Cộng: 902.875.742 Chứng từ ghi sổ sau khi được ký duyệt, được sử dụng để ghi vào sổ cái 334 Bảng thanh toán tiền lương của đội sản xuất (lấy một đơn vị điển hình Đội 3, trang sau) b) Thủ tục trích BHXH phải trả trực tiếp CNV Quỹ BHXH là khoản tiền đóng góp của người sử dụng lao động và người lao động cho tổ chức xã hội dùng để trợ cấp trong cả trường hợp họ mất đi khả năng lao động như ốm đau, thai sản, mất sức... Theo chế độ hiện hành BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp họ bị ốm, tai hạn, nghỉ đẻ... được tính toán trên cơ sở mức lương ngày của họ và thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi người lao động nghỉ hưởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ BHXH cho từng người và từ các phiếu nghỉ BHXH kế toán lập bảng thanh toán BHXH, BHXH trích được trong kỳ sau khi trừ đi các khoản trợ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp phần còn lại phải nộp vào quỹ BHXH tập trung. - Theo quyết định số 1141 ngày 1/11/1994 của Bộ tài chính chứng từ kế toán BHXH. - Giấy nghiệm thu, thai sản... - Biên bản xác nhận tai nạn lao động... - Bản thanh toán trợ cấp lao động BHXH. Căn cứ vào các chứng từ tính BHXH theo chế độ quy định kế toán tập hợp bảng thanh toán trợ cấp BHXH cho từng công nhân viên theo từng mức lương và tỷ lệ % trợ cấp BHXH được hưởng. Kế toán tính ra số phải thanh toán cho người hưởng chế độ trên bảng tổng hợp thanh toán trợ cấp BHXH (kèm theo chứng từ ban đầu). Căn cứ vào bảng thanh toán tiền trợ cấp BHXH kế toán lập phiếu xin tiền gửi Ngân hàng về thanh toán cho CNV. Cuối kỳ kế toán BHXH thanh toán với cơ quan BHXH về số tiền chi trả đề nghị BHXH. 3. Kế toán các khoản tính theo lương: Để thanh toán tiền lương và tiền công hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải nộp lập các bảng trừ vào lương của người lao động toàn công ty. Mức lương để tính các khoản căn cứ vào mức lương đã quy định. Vì thế số tiền trích trừ vào lương của người lao động trong công ty do BHXH, BHYT được cố định với số tiền như sau, trong các tháng. Khi người lao động nghỉ ốm hay nghỉ đẻ, ban y tế cơ quan thấy cần thiết cho nghỉ để điều trị hoặc trông con ốm, thì lập phiếu nghỉ hưởng BHXH để làm căn cứ xác nhận số ngày được nghỉ của người lao động để tính trợ cấp BHXH trả thay lương theo chế độ quy định. Phiếu nghỉ hưởng BHXH Họ và tên: Duy Tùng - 24 tuổi Tên cơ quan Ngày tháng năm Lý do Số ngày nghỉ Y bác sĩ ký Số ngày thực nghỉ Xác nhận trưởng phòng Tổng số Từ ngày Đến hết ngày A 1 B 2 3 4 C 5 6 Y tế công ty 8/3/2000 ốm 5 7/1 12/1 5 Phần phía sau trang giấy này là phần thanh toán do kế toán thực hiện khi phiếu gửi kèm theo bảng chấm công của tổ có người nghỉ BHXH Phần thanh toán Số ngày nghỉ trích BHXH Lương bình quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền lương BHXH 1 2 3 4 15 ngày 172.000 30% 41.600 Ngày 30 - 1 - 2000 Trưởng ban BHXH Kế toán ký Cuối tháng kế toán tập hợp chi phí các phiếu hưởng BHXH lên phòng kế toán và đến cuối kỳ tiến hành lập bảng tổng hợp bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH để thanh toán BHXH cho người lao động . Quá trình hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương ngoài TK 334 và tài khoản chi tiết của TK này gồm có : TK 338.3 - BHXH TK 338.4 - BHYT Căn cứ vào bảng thanh toán lương (có ghi các khoản trích theo lương của người lao động). Kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ lập định khoản của TK 338 (3382, 3383, 3384) Ví dụ : Tháng 1 năm 2000 trích các khoản theo lương khối cơ quan của công ty Nợ TK 642 - 1.137.000 Có TK 338.3 - 191.000 Có TK 3384 - 196.000 (Định khoản lập vào cuối tháng 3/2000 của TK 338) Dựa vào các chứng từ ghi sổ này để ghi vào sổ cái TK338 Sổ cái (Bảng trang sau) 4. Hạch toán các khoản thu nhập của người lao động Trong quá trình lao động không chỉ có nguyên khoản lương được hưởng hàng tháng tương ứng với sức lao động của mình bỏ ra mà còn có một số khoản thu nhập khác như : khen thưởng.v.v... Các khoản này sẽ là đòn bẩy kinh tế khuyến khích lao động hoàn thành nhiệm vụ và nâng cao hiệu quả lao động. Ngoài chính sách khen thưởng thì ta còn phải nói đến chính sách sử lý vi phạm trong quá trình hoạt động. Do không làm triệt để trong quá trình xây dựng nên phân phối lương công việc bị trì trệ dẫn đến thất thoát nguồn tài chính của công ty. Vì thế quý này kết quả không được khả quan, lương của công nhân sẽ hụt so với quý trước. Đối với khối cơ quan công ty, nếu nghỉ nhiều ngày không có lý do thì người lao động phải chịu số tiền phạt theo chế độ quy định. Nếu nghỉ quá số ngày giới hạn cao nhất người lao động có thể bị đình chỉ công tác buộc phải thôi việc. Khi nghỉ quá số ngày giới hạn về số ngày qui định nghỉ thì trưởng phòng báo cáo với phòng TC-HC phòng này theo dõi quy định phạt và lập biên bản xử lý với sự có mặt của người lao động làm chứng và dựa vào đó để định mức phạt, ghi số tiền phạt vào biên bản, khi lập biên bản và các thủ tục xong, trưởng phòng TCHC ký tên và gửi lên phòng tài vụ công ty để tiến hành thanh toán khấu trừ vào lương của người lao động. Vì quyền lợi sát sườn nên người lao động luôn phải tuân theo quy định chế độ làm việc nghiêm túc của công ty đề ra. Việc hạch toán ghi sổ các tài khoản phạt với người lao động được tiến hành tương tự với trình tự hạch toán các khoản trích theo lương với nguyên tắc ghi giảm lương người lao động và ghi tăng các khoản thu (TK 138) cho công ty. VD : Công ty giao cho đơn vị xây dựng sản xuất số 1 hoàn thành công trình cầu nhỏ 1 tháng nhưng đội xây dựng đã để vượt lên tháng thứ 2 . Việc thi công chậm đã làm cho công ty sai hợp đồng với bên giao công trình làm giảm quỹ lương 5.316.1999 . Xem xét nguyên nhân , ban lãnh đạo quyết định phạt giảm quỹ lương đội sản xuất số 1 là 1.500.000. Quyết định xử lý như sau : Quyết định Số 12................... tháng 1/2000 - Căn cứ vào phiếu giao khoán việc tháng 1/2000 cho đội sản xuất số 1. - Căn cứ vào phiếu xác nhận công việc hoàn thành của đội sản xuất số 1 - Căn cứ vàp biên bản nghiệm thu phần việc 1 tháng so với hợp đồng Nay quyết định Giảm quỹ lương của đội sản xuất số 1 là 4.500.000, số còn lại phân đều cho các tổ đội và ban quản lý đơn vị. Ban giám đốc, kế toán, tổ trưởng đội sản xuất số 1 và các đội khác có trách nhiệm tiếp nhận và thi hành quyết định này. Nơi nhận: - Như trên Ngày 20 tháng 1 năm 2000 Tổng giám đốc Tổ trưởng đội sản xuất số 1 căn cứ vào bảng công lương của đội mình để quyết định phân bổ mức phạt hợp lý cho từng thành viên trong tổ. Căn cứ vào chứng từ phản ảnh nghiệp vụ trên, kế toán tại đơn vị tiến hành trừ lương của thành viên đội sản xuất số 1, ghi vào sổ theo dõi của đội. Kế toán tổng hợp trên phòng tài vụ công ty căn cứ vào quyết định trên và các chứng từ kèm theo để ghi vào sổ CTCT sổ, sổ cái các TK có liên quan đến định khoản sau: Trước khi có quyết định xử lý Nợ TK 138(1): 9.316.000 Có TK 154: 9..316.000 Sau khi có quyết định số 12, kế toán ghi vào sổ sách các TK có liên quan định khoản: Nợ TK 627 61.404.000 Nợ TK 334 9.316.000 Có TK 3381 Việc xử phạt nghiêm khắc như vậy nhằm chấm dứt tình trạng chỉ vì một số sai phạm trong công việc mà để ảnh hưởng đến tiến độ thi công và kết quả công việc của đơn vị và cơ quan. Tóm lại, việc tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công đầu tư xây dựng và phát triển thương mại Nhật Nam được tiến hành ở phòng tài vụ và của công ty về việc ghi sổ và xem xét phân bổ tiền lương và chi phí lao động. Kế toán các đơn vị thành viên cũng tham gia vào việc hạch toán tiền lương nhưng có vai trò như một kế toán chi tiết tiền lương ở từng đơn vị. Việc ghi sổ sách ở đơn vị tập trung tại phòng tài vụ công ty tiện cho việc kiểm tra đối chiếu so sánh số liệu kế toán trên công ty. Đồng thời công ty luôn phải chỉ đạo, đôn đốc các đội trực thuộc để tránh tìn