Chuyên đề Hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Tư vấn Tân Cơ

a lợi nhuận mang lại chưa tương xứng với tiềm năng của Công ty. Nhưng cũng phải khẳng định rằng Công ty đang phát triển đúng hướng, phù hợp với yêu cầu và quy luật chung. Theo Giấy phép Kinh doanh thì đây là một công ty kinh doanh Thương mại và Tư vấn. Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: Kinh doanh các sản phẩm sắt thép, bu lông, đai ốc, rivê, vòng đệm, vật tư, thiết bị công nghiệp; tư vấn đầu tư, tài chính; tư vấn kỹ thuật lắp xiết; tư vấn đào tạo; đầu tư xây dựng và kinh doanh nhà; vận tải và các ngành hàng khác. Song trên thực tế Công ty mới triển khai được mảng kinh doanh thương mại. Nhiệm vụ chính là: Nhanh chóng mở rộng và phủ kín thị trường; đa dạng hoá mặt hàng phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng; phát triển bền vững, lâu dài, phấn đấu mức tăng trưởng doanh thu từ 30% đến 40% năm sau so với năm trước; tổ chức phân đoạn thị trường, phân loại khách hàng nhằm mục tiêu chiếm lĩnh được các thị trường trọng điểm, khách hàng trọng điểm.Tính đến nay, Công ty đã có được một hệ thống các đơn vị trực thuộc tại 6 tỉnh, thành phố trong cả nước: Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Đà Nẵng, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh Hưng Yên và Tỉnh Đồng Nai. Những chi nhánh và đại lý này là địa điểm tiêu thụ hàng hoá chủ yếu của Công ty. Đồng thời các chi nhánh này cũng có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng cũng như thường xuyên báo cáo tình hình lên trụ sở chính Công ty tại Hà Nội * Về nguồn hàng mua vào: Thời gian mới thành lập, Công ty chủ yếu chỉ nhập khẩu hàng hoá của các đối tác Đài Loan như: CHUNYOO, CAPEHOPE... dần dần Công ty đã mở rộng được nguồn nhập khẩu từ các nhà sản xuất Hàn Quốc, Nhật Bản, Malaysia, Trung Quốc, Singapo.. Thiết lập được cơ chế đại lý phân phối cấp 1 của hầu hết các nhà sản xuất thép có thương hiệu tại Việt Nam như: Công ty Thép Việt Hàn, Công ty Gang thép Thái Nguyên, Công ty Thép Miền Nam, Công ty Thép Việt Úc...Do vậy, Công ty đã chủ động hoàn toàn được nguồn cung cấp hàng hoá, đây chính là vấn đề quan trọng nhấp giúp Công ty mở rộng thị trường, sản phẩm có tính cạnh tranh cao. * Về thị trường bán: Thời kỳ đầu Công ty mới chỉ triển khai bán hàng ở các tỉnh phía Bắc và các tỉnh lân cận. Khi Công ty đã chủ động hoàn toàn được nguồn hàng thì thị phần của Công ty luôn được mở rộng và phát triển không ngừng cùng với sự ra đời của các chi nhánh. Cho đến nay, thị trường của Công ty đã mở rộng trên khắp cả nước. Khách hàng mục tiêu chính của Công ty là: Các Tổng Công ty Công trình giao thông, Tổng Công ty Xây dựng Thăng Long, Các Công ty Lắp máy, Các Công ty Thi công cầu đường. Các khách hàng trọng điểm đã có giao dịch mua bán với Công ty là: Tổng Công ty lắp máy Việt nam- LILAMA, Tổng Công ty Cơ khí xây dựng- COMA, Tổng Công ty Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam- VINASHIN, Tổng Công ty Công nghiệp ô tô Việt Nam, Công ty Cơ khí xây dựng Đông Anh, Công ty chế tạo biến thế ABB, các Công ty xi măng như: Nghi Sơn, Hoàng Mai, Hoàng Thạch, Sao Mai... Năm 2004 Công ty đã thành lập thêm Bộ phận Hành chính bán hàng, hiện tại lượng nhân viên đã đảm bảo cho yêu cầu của công việc. Tổng số nhân viên bán hàng và Marketing là 17 người. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Sơ đồ 2.1.2. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần Thương mại và Tư vấn Tân Cơ (Nguồn phòng tổ chức hành chính) Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thương mại và Tư vấn Tân Cơ bao gồm bốn khối sau: Hội đồng Quản trị: Giám sát kiểm tra thường xuyên, chặt chẽ các mặt hoạt động kinh doanh của Công ty. Ban Giám đốc: Đứng đầu là Giám đốc Công ty có vai trò điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về quản lý, sử dụng và phát triển nguồn vốn của Công ty. Giám đốc Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, giúp việc cho Giám đốc và hai phó Giám đốc. Các phó Giám đốc: Một phó Giám đốc phụ trách kinh doanh có nhiệm vụ theo dõi quan sát việc kinh doanh của Công ty. Một phó Giám đốc phụ trách công tác tổ chức về vấn đề nhân sự trong Công ty. Các phòng ban: Công ty có ba phòng nghiệp vụ: Phòng tổ chức hành chính: Làm nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ lao động, thực hiện chế độ chính sách cho Công ty đồng thời quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự theo phân cấp. Bảo vệ tài sản, quản lý công tác an toàn lao động. Phòng tổ chức hành chính còn giúp việc cho Giám đốc về việc chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên (Cơm giữa ca, y tế...) chịu trách nhiệm về công tác đối nội, đối ngoại của nhà máy. Tổng hợp việc thi đua, khen thưởng của cán bộ, công nhân viên trong Công ty, quản lý thông tin văn thư lưu trữ... phục vụ phương tiện đi lại của lãnh đạo Công ty. Phòng kinh doanh Có các nhiệm vụ chủ yếu: Một là: Kế hoạch về nguồn hàng: Chuẩn bị và lập dự báo mua hàng trong 3 tháng, một kỳ, 1 năm; chuẩn bị và lập dự báo thu mua hàng tháng, chuẩn bị lập và mua hàng hàng tháng. Hai là: Bán hàng và marketing: Phòng sẽ lập kế hoạch bán hàng, điều hành hoạt động kinh doanh, quản lý nhân viên kinh doanh. Phân tích và đánh giá các hoạt động bán hàng và Marketing. Chịu trách nhiệm thu hồi công nợ. Nộp báo cáo bán hàng và Marketing lên Ban Giám đốc Công ty. Phòng tài chính kế toán Phòng tài chính kế toán có các nhiệm vụ sau: Một là: Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả sản xuất, kinh doanh của các đơn vị. Hai là: Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch thu, chi tài chính, tiến hành thu nộp, tính toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế tài chính của Nhà nước. Ba là: Phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ xuất, nhập khẩu, thanh toán kịp thời các công nợ trong mỗi thương vụ xuất, nhập khẩu để đảm bảo thanh toán cán cân ngoại thương. Ngoài ra, phòng tài chính kế toán của Công ty Cổ phần Thương mại và Tư vấn Tân Cơ còn thực hiện các nhiệm vụ sau: Chuẩn bị và lập dự toán tài chính Công ty, thẩm tra các Báo cáo Tài chính và báo cáo quản lý của Công ty; chuẩn bị thực hiện công tác kiểm toán tại Công ty và tại các chi nhánh. Đồng thời, Phòng Tài chính Kế toán phải luôn cập nhật mọi điều luật hay quy định của Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán của Công ty. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Tư vấn Tân Cơ 2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty * Chính sách kế toán áp dụng tại công ty Hiện nay Công ty đang áp dụng Chế độ Kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính, theo đó niên độ kế toán được tính từ ngày 01/01/N đến hết ngày 31/12/N. Đơn vị tiền tệ được sử dụng thống nhất trong hệ thống sổ Kế toán của Công ty là VND (Việt Nam Đồng). Nếu dùng đồng ngoại tệ thì phải quy đổi theo tỷ giá hối đoái trên thị trường tại thời điểm hiện hành. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Từ năm 2004, áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng theo Quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính. Hàng tồn kho được tính theo phương pháp đơn giá bình quân dự trữ cả kỳ. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tồn kho và tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ Kế toán. Công ty phải thực hiện các nghĩa vụ về thuế GTGT, thuế Tiêu thụ đặc biệt theo quy định tại điều 6 Nghị định số 149/2003/NĐ-CP của Chính Phủ. Công ty áp dụng chính sách phân phối lợi nhuận theo Thông tư số 64/1999/TT-QĐ ngày 07/06/1999 của Bộ Tài Chính. *Về tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ- CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ. Công ty sử dụng mẫu chứng từ kế toán do Bộ Tài chính phát hành. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho Công ty gồm 5 chỉ tiêu, mỗi chỉ tiêu bao gồm các chứng từ như sau: Về chỉ tiêu lao động tiền lương gồm: Bảng chấm công; bảng chấm công làm thêm giờ; bảng thanh toán tiền lương; bảng thanh toán tiền thưởng; giấy đi đường; bảng kê trích nộp các khoản theo lương; bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Về chỉ tiêu hàng tồn kho gồm: Phiếu nhập kho; phiếu xuất kho; biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá; phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ; bảng kê mua hàng; bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ. Về chỉ tiêu bán hàng gồm: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi; thẻ quầy hàng. Về chỉ tiêu tiền tệ gồm: Phiếu thu; phiếu chi; giấy đề nghị tạm ứng; giấy thanh toán tiền tạm ứng; giấy đề nghị thanh toán; biên lai thu tiền; bảng kê chi tiền Về chỉ tiêu TSCĐ gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ; biên bản thanh lý TSCĐ; biên bản kiểm kê TSCĐ; bảng tính và phân bổ khấu hao. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty đều được lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Nội dung của chứng từ kế toán phải phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định của mỗi chứng từ. Chứng từ kế toán hợp lệ phải đầy đủ chữ ký của người đứng đầu Công ty (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng và kế toán viên. Tất cả các chứng từ kế toán do Công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào phòng Kế toán tài chính của Công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1.3.1a.Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty Cổ phần Thương mại và Tư vấn Tân Cơ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Kế toán trưởng kiểm tra chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán Kế toán viên trình Giám đốc Công ty duyệt (Nguồn phòng tài chính kế toán) * Về vận dụng tài khoản kế toán Việc vận dụng hệ thống tài khoản vào công tác kế toán của Công ty Cổ Phần Thương mại và Tư vấn Tân Cơ theo đúng Chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Hiện nay, Công ty đang vận dụng Thông tư số 89/2002/TT-BTC vào trong công tác kế toán. Vì đây là một công ty kinh doanh thương mại nên không sử dụng một số tài khoản sau: Tài khoản 621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp), tài khoản 622 (Chi phí nhân công trực tiếp), tài khoản 623 (Chi phí sử dụng máy thi công), tài khoản 631 (Giá thành sản xuất) ... *Tổ chức vận dụng sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung. Đặc điểm cơ bản của hình thức Nhật ký chung là mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của nghiệp vụ, sau đó là lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái. Hình thức này giúp rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu kịp thời cho quản lý. Vận dụng hình thức tổ chức kế toán này Công ty sử dụng các loại sổ sau: Sổ Nhật ký chung là sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng của các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên Sổ Nhật ký chung phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở Công ty. Sổ Nhật ký chung phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: Ngày tháng ghi sổ; số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; tóm tắt nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số tiền các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong Hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. Sổ Cái phản ánh đầy đủ các nội dung sau: Ngày tháng ghi sổ; số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; tóm tắt nội dung của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi bên Nợ và bên Có của tài khoản. Các sổ thẻ kế toán chi tiết bao gồm: Sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hoá; thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hoá); Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả; sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay; Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, với Ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ... Dựa vào hệ thống sổ này kế toán sẽ thực hiện ghi vào sổ theo chu trình sau: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ chi tiết: Sổ chi tiết vật liệu, hàng hoá; thẻ kho; Sổ chi tiết tiền gửi tiền vay.. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, đúng số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Có trên Sổ Nhật ký chung (hoặc Sổ Nhật ký chung và các Sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các Sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Sơ đồ 2.1.3.1b. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra * Về vận dụng báo cáo kế toán tại Công ty Công ty tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm, Báo cáo Tài chính bao gồm: Bảng Cân đối kế toán; Báo cáo Kết quả kinh doanh, Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ; Bản Thuyết minh Báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính hàng năm lập theo Mẫu số B1-DN ban hành theo Quyết định số 167/2000-BTC ra ngày 25/12/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Công ty không sử dụng hệ thống Báo cáo Quản trị. Báo cáo Tài chính của Công ty được gửi tới Cục thuế TP Hà nội, Chi cục thống kê doanh nghiệp, Cục thống kê Doanh nghiệp Hà nội, Phòng tài chính kế toán của Công ty. Thời hạn gửi báo cáo: Đối với báo cáo Quý chậm nhất 15 ngày kể từ ngày kết thúc; đối với báo cáo Năm chậm nhất 30 ngày kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán. 2.1.3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Thương mại và Tư vấn Tân Cơ Sơ đồ 2.1.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Thương mại và Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng các chi nhánh Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư, TSCĐ, và các nguồn vốn của Công ty Thủ quỹ kiêm kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật tư hàng hoá Kế toán thanh toán, kế toán các khoản Doanh thu, thu nhập và các khoản chi phí khác Kế toán thuế, theo dõi công nợ Thủ quỹ kiêm kế toán vốn bằng tiền Tư vấn Tân Cơ Dưới đây là nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán của Công ty: Kế toán trưởng: Là người tổ chức chỉ đạo toàn diện công tác kế toán của Công ty. Tổ chức công tác kế toán, tạo ra mối liên hệ các công việc trong từng phần hành cụ thể. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán, xác định hệ thống báo cáo kế toán mà Công ty cần lập và sử dụng để cung cấp thông tin nội bộ và bên ngoài. Phân tích các quyết toán của Công ty. Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp và kiểm tra toàn bộ hoá đơn chứng từ do bộ phận kế toán cung cấp để đưa vào sổ sách, đến cuối kỳ lập các Báo cáo kế toán. Kế toán vật tư, TSCĐ, và các nguồn vốn của Công ty: Có nhiệm vụ lập danh điểm vật tư và tổ chức kế toán quản trị về số hiện có, số đã sử dụng, đã bán cả về số lượng và giá trị phù hợp danh điểm vật tư, sản phẩm, hàng hoá đã lập theo yêu cầu nội bộ của Công ty. Phần hành Kế toán vật tư còn phải xác định được phương pháp tính giá hàng tồn kho phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của Công ty, đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như lập kế hoạch cho tương lai. Đồng thời phải so sánh giữa mức đã lập và thực tế thực hiện để kịp thời đưa ra nhận xét và kiến nghị. Đối với kế toán TSCĐ thì nhân viên kế toán phần hành này phải có trách nhiệm mở sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để phản ánh được các chỉ tiêu về giá trị hiện vật của quá trình quản lý, sử dụng và phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ của toàn đơn vị, các bộ phận, các đối tượng TSCĐ chủ yếu, đồng thời cung cấp được nhu cầu sử dụng tài sản cố định của từng bộ phận cũng như toàn Công ty một cách cụ thể để giúp lãnh đạo Công ty có cơ sở quyết định các phương án khai thác năng lực tài sản cố định hiện có và đầu tư mới thích hợp, hiệu quả. Kế toán tài sản cố định tại Công ty cũng cần phải xác định cơ cấu tài sản cố định theo cách phân loại tài sản cố định phù hợp, đồng thời kết hợp kế toán theo từng đối tượng tài sản cố định của Công ty để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch đầu tư dài hạn cho từng thời kỳ, phân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định cũng như các khoản tổn thất do sử dụng tài sản cố định không đúng mục đích. Bên cạnh đó, cũng cần phải lập hệ thống tài khoản , sổ kế toán TSCĐ thích hợp với tình hình Công ty. Kế toán thanh toán, kế toán các khoản Doanh thu, Thu nhập và các khoản chi phí khác: Phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản phải nộp, các khoản còn phải thanh toán cho các đối tượng khác. Phản ánh đầy đủ kịp thời các khoản doanh thu, thu nhập và các khoản ghi giảm doanh thu, thu nhập phát sinh trong doanh nghiệp. Từ đó xác định doanh thu thuần, thu nhập thuần từ các hoạt động làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh. Phản ánh đầy đủ kịp thời các khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp liên quan đến thu mua, tiêu thụ hàng hoá cùng với các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán thuế và theo dõi công nợ: Tập hợp chứng từ, hạch toán kế toán, lập các báo cáo theo đúng quy định của cơ quan thuế. Với các chi nhánh, phản ánh đầy đủ kịp thời giá trị hàng hoá xuất nhập cho chi nhánh, công nợ giữa công ty và chi nhánh. Yêu cầu đối với kế toán công nợ là đảm bảo cung cấp được các thông tin về: Chủ nợ, loại nợ theo kỳ hạn, thời hạn thanh toán và chất lượng của khoản nợ vào bất kỳ lúc nào khi nhà quản lý cần. Căn cứ vào tình hình thực tế của Công ty để thiết kế các tài khoản phản ánh công nợ theo chủ nợ, khách nợ đồng thời phân tích theo chất lượng nợ và kỳ hạn thanh toán hoặc phản ánh các khoản nợ theo hạn nợ, đồng thời phân tích theo chủ nợ, chất lượng của khoản nợ. Thủ quỹ kiêm kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng. Bộ phận kế toán tại các chi nhánh: Có trách nhiệm theo dõi, phản ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại chi nhánh, tổng hợp và báo cáo lên bộ phận kế toán tại Công ty. Từ Mô hình tổ chức công tác kế toán của Công ty Cổ phần Thương mại và Tư vấn Tân Cơ, có thể đưa ra nhận xét sau: Để đảm bảo phản ánh một cách chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh và thuận tiện cho công tác đối chiếu tổng hợp số liệu phục vụ tốt công tác kiểm tra trong toàn công ty trên một địa bàn rộng lớn với nhiều đại lý và chi nhánh; Công ty áp dụng hình thúc tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Tại trụ sở chính có phòng kế toán tài chính, ở các chi nhánh và đại lý cũng có phòng kế toán. Phòng kế toán tại trụ sở Công ty có nhiệm vụ: Thực hiện kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc; thực hiện công việc kế toán phát sinh ở trụ sở chính và các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng; thu nhận kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng về và lập báo cáo tổng hợp toàn Công ty. Kế toán tại các đơn vị phụ thuộc (Các chi nhánh và đại lý): Có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị mình, công tác tài chính, thống kê gửi về phòng kế toán Công ty; các nhân viên ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức bộ máy kế toán riêng thì thực hiện các công việc hạnh toán do phòng kế toán tài chính của Công ty đưa ra và định kỳ gửi chứng từ về phòng tài chính kế toán của Công ty. 2.2.Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Tư vấn Tân Cơ 2.2.1.Tài khoản sử dụng Để hạch toán quá trình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK 151- Hàng mua đang đi đường TK 156- Hàng hoá TK 131- Phải thu khách hàng hoặc khách hàng ứng trước TK 331- Phải trả người xuất khẩu TK 632- Giá vốn hàng bán: phản ánh trị giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ TK 635- Chi phí tài chính TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái Ngoài ra, để hạch toán quá trình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu kế toán còn sử dụng các tài khoản như: TK 111, TK 112, TK 331, TK 333, TK 641, TK 642, TK 911, TK 421, TK 141... 2.2.2. Chứng từ sử dụng Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán là bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ, đồng thời là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ đó. Trong các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu thì các chứng từ càng quan trọng hơn vì đây là mối quan hệ với đối tác nước ngoài, sự chặt chẽ được đặt lên hàng đầu nhằm tránh xẩy ra sai sót. Bộ chứng từ liên quan đến quá trình nhập khẩu hàng hoá gồm có: Bộ chứng từ thanh toán: Hợp đồng mua bán ( Sales Contract) Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) Chứng từ bảo hiểm (Insuarance Policy) Vận tải đơn (Bill of Lading) Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quanlity) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) Bảng kê đóng gói hàng hàng hoá ( Packing List) Ngoài ra, theo chứng từ hợp đồng nhập khẩu và theo trong thư tín dụng chứng từ thanh toán còn có: hối phiếu hoặc các tài liệu khác kèm theo như: biên bản quyết toán với tàu, biên bẩn hư hỏng tổn thất (nếu có). Ngoài bộ chứng từ thanh toán còn có các chứng từ sau: Tờ khai, phụ lục tờ khai hải quan Mã số doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp 2.2.3. Đặc điểm và phân loại hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Thương mại và Tư vấn Tân cơ Do đặc điểm kinh doanh của Công ty dẫn tới hàng hoá nhập khẩu của Công ty có những điểm riêng. Nguồn hàng của Công ty rất đa dạng, nhập từ các nước Asean, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Trung Quốc, CHLB Đức... hàng nhập của Công ty chủ yếu đóng trong container 20 feet với trọng lượng khoảng 20 tấn. Công ty thường mua hàng theo giá CIF cảng Hải Phòng, CIF cảng Sài Gòn, CIF cảng Đà Nẵng, DAF cửa khẩu Hữu Nghị Quan. Hiện tại Công ty phân loại hàng nhập khẩu thành 3 nhóm: Nhóm 1: Các sản phẩm thép gồm có: Thép cuộn: cán nóng, cán nguội Thép hình: thép H, thép I, thép U, thép L,... Thép ống: ống áp lực hàn xoắn, hàng thẳng Các loại cáp, neo dự ứng lực Nhóm 2: Các sản phẩm lắp xiết gồm có: Các loại bulông lục giác cường độ cao Các loại vít cường độ cao Các loại đai ốc cường độ cao Các loại rivet, chốt chẻ, đinh hàn Nhóm 3: Các loại máy móc thiết bị gồm có: Các loại máy móc đo kiểm dùng trong cơ khí Các loại máy móc lắp xiết bulông Các loại máy và dụng cụ cầm tay... 2.2.4. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá theo phương thức trực tiếp Khi phòng nguồn hàng thực hiện xong các thủ tục nhập khẩu hàng hoá: đặt hàng, ký kết hợp đồng, mở thư tín dụng chuyển sang phòng kế toán làm thủ tục mở L/C- vay ngân hàng. Các nghiệp vụ nhập khẩu lô cáp dự lực vào tháng 7 năm 2007 như sau: Ngày 3/7/2007 ký quỹ mở L/C số 335, kế toán đã phản ánh vào TK 112NN “ Ký quỹ đảm bảo tiền vay” tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Quận Tây Hồ (mà đáng lẽ ra theo quy định thì phải phản ánh vào TK 144: Ký quỹ, ký cược ngắn hạn), khi nhận được giấy báo Nợ tài khoản tiền Việt Nam của Ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 1122NN: 645.814.785 Có TK 1121NN: 645.814.785 Theo quy định, kế toán dã phải tiến hành phản ánh ngoại tệ này vào TK 007 nhưng Công ty đã không phản ánh định khoản: Có TK 007: 40579 (USD) Khi thư tín dụng đã hoàn tất và cả hai bên đã thống nhất các điều khoản thì The Siam tiến hành giao hàng, bộ hồ sơ bao gồm Hợp đồng thương mại kí hiệu: 01/TC-SIAM/06 kèm theo vận tải đơn số BR06060312059. Cáp dự lực được cấp giấy phép nhập khẩu số 0005707 ngày 22/11/2002, được chuyên chở trên phương tiện vận tải số hiệu LCHVC0261 xuất phát từ Thái Lan đã đến cảng Hồ Chí Minh vào ngày 13/7/2007. Khi nhận được tin báo hàng đã về cảng, Công ty đã cử bộ phận giao nhận hàng gồm: Một cán bộ phòng tiếp nhận vận chuyển, một cán bộ theo dõi hàng nhập khẩu của phòng Nguồn hàng, một cán bộ tổ chức theo dõi, kiểm tra chất lượng hàng hoá (do Công ty thuê từ Công ty Kiểm tra chất