Chuyên đề Hạch toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty kim khí và vật tư tổng hợp Miền Trung

c điểm mạng lưới kinh doanh. Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung mở các cơ sở kinh doanh trên cả 3 miền bắc trung nam và khu vực Tây Nguyên. Hàng hoá được tiêu thụ thông qua mạng lưới kênh phân phối ở các cửa hàng và văn phòng đại diện. Hàng hoá của công ty được bán ở thị trường trong nước không có xuất khẩu. Mạng lưới kinh doanh được tổ chức theo sơ đồ sau: Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung Nha Trang Quãng Ngãi TP HCM Các cửa hàng Các cửa hàng Các cửa hàng Xí nghiệp khai thác Xí nghiệp 2 Xí nghiệp 3 Các cửa hàng Các cửa hàng Tỉnh trực thuộc Công Ty Nhà máy cán thép MT TP Hà Nội TP Đà Nẵng Khách sạn Phương Nam Các cửa hàng Các cửa hàng Quan hệ giữa các công ty và các đơn vị trực thuộc cũng như giữa các đơn vị này với cấp dưới là quan hệ trực tuyến. 5. Đặc điểm về hoạt động sản xuất của công ty. Bên cạnh hoạt động kinh doanh thương mại chiếm tỷ trọng lớn và mạng lưới các cửa hàng, các văn phòng đại diện, các kênh phân phối trên khắp khu vực Miền Trung và lân cận, công ty còn tiến hành hoạt động sản xuất snả phẩm nhằm thay thế nguồn hàng mua và nhập. Hoạt động sản xuất của nhà máy còn nhiều hạn chế về trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất. Sản phẩm làm ta chưa phù hợp và thích nghi được thị hiếu người tiêu dùng nên về mặt tiêu thụ sản phẩm nay còn hạn chế, chưa đạt hiệu quả. Về mặt giá thành sản phẩm, mặc dù định mức tiêu hao nguyên vật liệu đã được xây dựng nhưng hao hụt thực tế đã vượt xa định mức hao hụt cho phép. Vì vậy chưa dạt được hiệu quả mong muốn về mặt giá trị thành sản phẩm nên vấn đề đặt ra là hạn chế được hao hụt nguyên vật liệu trong sản xuất, tiến hành trong bị kỷ thuật, nâng cao và hoàn thiẹn hơn nữa tay nghề công nhân, trình độ quẩn lý nhằm mục tiêu hạ thấp giá thành sản phẩm từng bước thay thế sản phẩm mua và nhập bằng sản phẩm tự sản xuất. III. TỔ CHỨC CÔNG TÁC QUẢN LÝ Ở CÔNG TY KIM KHÍ & VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG. 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty. Bộ máy quản lý tại công ty hiện nay được tổ chức theo cơ cấu hỗn hợp, trực tuyến tham mưu. Ban lãnh đạo công ty chủ đạo xuống các phòng ban chức năng, các chi nhánh các xí nghiệp, các cửa hàng…các bộ phận này phối hợp với nhau và tham mưu cho giám đốc những thông tin kinh tế tài chính. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở công ty. Các cửa hàng Các chi nhánh Nhà máy Các kho Khách sạn Các xí nghiệp Phòng kế hoạch đầu tư Phòng kế toán tài chính Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh thị trường Phó giám đốc phụ trách nhà máy Phó giám đốc phụ trách công tác đoàn thể hành chính Phó giám đốc phụ trách công tác xây dựng cán bộ kỹ thuật Giám đốc Chú thích: Quan hệ trực tuyến. Quan hệ chức năng. Quan hệ tham mưu. 2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của ban giám đốc và các phòng ban chức năng, các chi nhánh và các xí nghiệp trực thuộc. Giám đốc: Là người trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và là người chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của hoạt động snả xuất kinh doanh ở công ty trước lãnh đạo tổng công ty thép Việt Nam. Các phó giám đốc: Là người có trách nhiệm giải quyết các công việc trong phạm vi được giám đốc giao, tham mưu cho giám đốc về mọi lĩnh vực liên quan. Mỗi phó giám đốc được phân công điều hành một hoặc một số công việc thuộc lĩnh vực nhất định và chịu trách nhiệm trước giám đốc về những công việc được giao. Phòng kinh doanh thị trường: Tham mưu cho giám đốc về những biến động thị trường, trên cơ sở lập báo cáo khả năng về nguồn hàng thị trường cần và đồng thời vạch ra những chiến lược kinh doanh tổ chức công tác tiếp thị, đẩy mạnh việc mua vào và bán ra cho công ty. Trực tiếp viết hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, xuất kho theo tình hình thực tế xảy ra tại công ty. Phòng tổ chức hành chính: Là phải tham mưu cùng ban giám đốc tổ chức hợp lý bộ máy hoạt động của công ty, tham mưu các vấn đề về tổ chức nhân sự như chế độ lương, điều hành cán bộ, phân công quản lý trực nhật…cho các bộ phận trong công ty. Phòng kế toán tài chính: Tham mưu cho giám đốc về việc lập kế hoạch tài chính cho công ty. Phản ánh toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty qua những con số trên hệ thống sổ sách của công ty, hạch toán theo quy định của nhà nước. Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc trong các công ty khác hạch toán và lập báo cáo quyết toán theo đúng quy định, trực tiếp giao dịch với ngân hàng và các tổ chức tài chính khác. Phòng kế hoạch đầu tư: Có nhiệm vụ thu thập số liệu, tổng hợp và phân tích các số liệu thống kê được, trên cơ sở đó tham mưu cho giám đốc về thình hình phát triển, đưa ra phương án kinh doanh, xây dựng các quy chế qui địnhm dự thảo các hợp đồng kinh tế, tổ chức công tác pháp chế theo đúng qui định của pháp luật nhà nước. Các đơn vị trực thuộc. Các xí nghiệp: Có sơ cấu tổ chức riêng nhưng chịu sự giám sát của công ty về phương hướng, kế hoạch kinh doanh. Các chi nhánh:Có nhiệm vụ tiếp cận thị trường, tổ chức nhận hàng từ công ty về bán buôn, bán lẽ trên thị trường, tim các nhuồn hàng bên ngoài để kinh doanh chi nhánh tự tổ chức hàng hoá và kinh doanh có lãi, làm đúng theo sự phân công giám sát của công ty. Nhà máy cán thép Miền Trung: Làm nhiệm vụ sản xuất gia công các sản phẩm sắt thép như: đinh, dây, các loại nẹp, thép vằn, thép cuộn… Khách sạn Phương Nam: Phục vụ cho nhu cầu ăn, ở của cán bộ công nhân viên trong ngành đến làm việc tại công ty.Ngoài ra còn hoạt động kinh doanh dịch vụ như cho thuê khách sạn và phục vụ nhu cầu ăn uống ở nhà hàng. Các kho: Có nhiệm vụ tiếp nhận, bảo quản hàng hoá để cung ứng hàng cho công ty và các đơn vị nội bộ. Các cửa hàng: Là nơi tiếp nhận và bán hàng trực tiếp cho khách hàng. IV. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY. 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Phòng kế toán các đơn vị trực thuộc Kế toán thanh toán nội bộ Thủ quỹ Kế toán văn phòng Kế toán TSCĐ và chi phí Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán bán hàng công nợ phải trả Kế toán mua hàng, hàng tồn kho, công nợ phải trả Phó phòng phụ trách tổng hợp Phó phòng phụ trách KHTC - XDCB Kế toán trưởng Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo. Quan hệ phối hợp. 2. Chức năng - nhiệm vụ. Kế toán trưởng: Điều hành toàn bộ công tác chuyên môn về tổ chức, đồng thời là người trực tiếp tham mưu và trợ lý cho ban giám đốc công ty trong ciệc quyết định các phương án về kinh doanh, về tổ chức. Phó phòng kế toán phụ trách tổng hợp: Thay thế kế toán trưởng khi vắng mặt đồng thời phụ trách công tác tổng hợp quyết toán. Lập các báo cáo kế toán toàn công ty, các báo cáo tài chính gửi lên công ty và các cơ quan có chức năng theo quyết định. Phó phòng phụ trách KHTC – XDCB: Trực tiếp làm công tác tài chính, xây dựng các kế hoạch tài chính, dự toán vốn cho các dự án đầu tư XDCB theo dõi và phụ trách một số đơn vị phụ thuộc, xây dựng kế hoạch tổ chức cho các dự án, các công trình XDCB. Kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi vốn bằng tiền tại ngân hàng, thực hiện việc vay vốn, thủ tục vay vốn để thanh toán cho các hợp đồng dưới sự uỷ quyền của giám đốc, kế toán trưởng. Kế toán tiền mặt: Theo dõi và quản lý quỹ tiền mặt tại công ty, cùng với phó phòng KHTC xây dựng kế hoạch về chi tiêu tiền mặt để xác định mức tiền quỹ hợp lý, lập các báo cáo về quỹ tiền mặt. Kế toán mua hàng, hàng tồn kho, công nợ phải trả: Theo dõi việc mua, nhập hàng hoá của công ty. Theo dõi hàng hoá nhập kho, lập báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn, tính giá của hàng hóa xuất kho, mở các sổ chi tiết để theo dõi và quản lý hàng hoá, theo dõi tình hình thành toán với nhà cung cấp. Kế toán thanh toán nội bộ: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả giữa văn phòng công ty và các đơn vị phụ thuộc, giữa côngty và tổng công ty. Kế toán bán hàng, công nợ phải thu: Theo dõi doanh thu tại văn phòng công ty, mở các sổ chi tiết theo dõi doanh thu bán hàng, mở các bảng kê theo dõi thình hình bán hàng đồng thời kế toán bán hàng còn theo dõi quản lý các công nợ phải thu , lên danh sách chi tiết về khách nợ. Kế toán TSCĐ và chi phí: Theo dõi phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến sự biến động TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ đồng thời tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty. Lập bảng hân bổ chi phí cho các đối tượng phân bổ chi phí cho khâu lưu trữ, sản xuất lưu động. Kế toán tổng hợp văn phòng: Có nhiệm vụ kiểm tra, xử lý tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán văn phòng, cập nhật các phiếu kế toán để xử lý các bút toán công nợ để xử lý tạo ra các báo cáo văn phòng. Kế toán các đơn vị phụ thuộc: Các chi nhánh, các xí nghiệp và nhà máy cán thép là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, kế toán tại các đơn vị phụ thuộc có nhiệm vụ tập hợp và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ sách kiên quan về văn phòng công ty để lên báo cáo tổng hợp cho toàn công ty. 3. Tình hình kế toán áp dụng tại công ty. Sổ quỹ Sổ cái Sổ chi tiết Bảng kê Báo cáo TC Chứng từ gốc các bảng phân bổ Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ. Đối chiếu. Do đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh tại công ty quy mô lớn lại phân bổ trên nhiều khu vực khác nhau do đó để tổ chức công tác kế toán được tốt công ty đã áp dụng hình thức kế toán, nhật ký chứng từ. Hình thức này có các loại sổ sau: Các bảng kê, sổ nhật ký chứng từ, sổ chi tiết, sổ cái, các bảng phân bổ chi phí, các bảng báo cáo tổng hợp. Trình tự ghi sổ tại công ty: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc phát sinh tại công ty và các chứng từ cửa hàng gửi lên, kế toán cập nhật các dữ liệu cần thiết vào máy vi tính. Máy sẽ tự động xử lý dữ liệu và chuyễn dữ liệu vào các sổ chi tiết bảng kê thích hợp. Cuối tháng từ các bảng kê, các sổ chi tiết và các nhật ký chứng từ tương ứng. Từ nhật ký chứng từ máy chuyển các số liệu vào sổ cái các tài khoản. Cuối quý căn cứ vào số liệu đã tổng hợp và các báo cáo kế toán của các đơn vị phụ thuộc gửi lên kế toán xử lý và lập ra các báo cáo kế toán cho toàn công ty. B > TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY KIM KHÍ & VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG. I. TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG. 1. Phương thức mua hàng. Công ty kim khí và vật tư tổng hợp miền trung là một doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là kim khí. Để bảo đảm lượng hàng hoá phục vụ cho việc bán ra công ty thường mua hàng với khối lượng lớn. Do đó công ty thực hiện mua hàng theo các hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa công ty và người bán hàng. Như vậy phương thức mua hàng chủ yếu tại công ty là phương thức chuyển hàng. Đối với nguồn hàng nhập khẩu, công ty tổ chức nhận hàng từ người bán ngay tại cảng và chuyển về kho của công ty. 2. Sổ sách kế toán. Để theo dõi nghiệp vụ mua hàng tại công ty, kế toán sử dụng một số sổ sách như sau: Các chứng từ mua, thẻ kho, sổ chi tiết mua hàng, bảng kê chứng từ mua, nhật ký chứng từ, bảng kê tài khoản liên quan và sổ cái. 3. Tình hình hạch toán. Khi mua hàng, căn cứ vào hợp đồng đã được ký kết bên bán sẽ xuất hàng hoá và gửi hoá đơn bán hàng cho công ty. Khi hàng đã được kiểm nghiệm và nhậo kho phòng kinh doanh sẽ viết phiếu nhập kho và chuyển cho phòng kế toán để vào thẻ kho đồng thời tiến hành ghi vào sổ chi tiết công nợ khách hàng. Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ mua kế toán sẽ lập bảng chứng từ mua hàng vào sổ nhật ký chứng từ bảng kê tài khoản liên quan.  Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng tại công ty như sau: Các chứng từ mua NKCT – các bảng kê tài khoản liên quan Sổ chi tiết công nợ khách hàng Bảng kê chứng từ Bảng kê số 8 Sổ cái Thẻ kho Thẻ hàng hoá Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi vào cuối tháng. 4.Hạch toán mua hàng tại công ty. 4.1. Hạch toán giá mua hàng hoá tại công ty. a> Trường hợp mua hàng của các đơn vị trong nước. Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung thường xuyên mua hàng với khối lượng lớn. Do đó công ty ký kết hợp đồng kinh tế với bên bán, trong hợp đồng quy định cụ thể, rõ ràng về các điều kiện nhận hàng, giá bán hàng hoá, địa điểm giao hàng phương thức hạch toán trả chậm. Theo đề nghị cấp hàng của công ty ngày 2/1/2003 công ty Vos cấp 22040 kg thép xây dựng, đơn giá 3.985 đ/kg, thành tiền: 87.892.400 với thuế GTGT 5% số tiền: 4.391.470 chứng từ số 98426. Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán công ty hạch toán. Nợ TK 156 (1561) 87.829.400 Nợ TK 1331 439.470 Có TK 331 92.220.870 Ngày 22/1 công ty thanh toán tiền hàng cho bên bán với số tiền: 72.816.361về lô hàng thép xây dựng đã mua ngày 2/1/2003 bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi. Nợ TK 331 72.816.361 Có TK 1121: 72.816.361 b>Trường hợp mua hàng có chiết khấu giảm giá. Ngày 20/1/2003 công ty mua thép VPSФ6 của công ty thép VPS hoá đơn 19719 số lượng 5.939 kg, với giá 4.200 đ/kg thành tiền là 24.943.800 với thuế GTGT 5% tương ứngvới số tiền 1.247.190 và được hưởng chiết khấumua hàng trên giá mua chưa có thiế với số tiền là 498.876 đ, kế toán hạch toán. Nợ TK 156(1561) 24.943.800 – 498.876 = 24.444.924 Nợ TK 1331 1.274.190 Có TK 331 25.692.114 Ngày 25/1/2003 công ty ứng trước cho công ty thép VPS số tiền 10.000.000 đ bằng chuyển khoản, kế toán ghi. Nợ TK 331 10.000.000 Có TK1121 10.000.000 Ngày 25/1/2003 công ty nhận lô thép D16.VPS với số lượng 4.500 kg, đơn giá 4.250 thành tiền 19.125.000 thuế GTGT 5% với số tiền956.250 kế toán ghi. Nợ TK156(1561) 19.125.000 Nợ TK 1331 956.250 Có TK 331 20.081.250 Ngày 30/1/2003 công ty trả hết số tiền còn thiếu bằng chuyển khoản, kế toán ghi. Nợ TK 331 20.081.250 – 10.000.000 = 10.081.250 Có TK 1121 10.081.250 c> Trường hợp nhập khẩu hàng hoá. Khi nhập khẩu hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng mà công ty đang sử dụng là giao hàng theo giá CIF, phương thức thanh toán của công ty là phương thức thanh toán trả chậm và công ty thường vay tiền ở ngân hàng để trả nợ cho người bán. Ngày 10/1/2003 theo hợp đồng đã ký kết với bên bán, công ty nhập khẩu lô thép từ Trung Quốc với số lượng 30.000 kg, đơn giá 0,3 USD/kg, thành tiền 9.000 USD. Lúc này tỷ giá thực tế là 14.500 đ/USD, trong hợp đồng quy định thời hạn thanh toán là sau 25 ngày kể từ ngày nhận hàng, thuế GTGT 5%, kế toán hạch toán. Nợ TK 156(1561) 137.025.000 Có TK 331 9.000 * 14.500 * 5% = 6.525.000 Ngày 25/1/2003 công ty vay ngoại tệ để trả tiền cho người bán tại thời điểm này tỷ giá thực tế là: 14.300 đ/USD. Như vậy tỷ giá thời điểm nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá tại thời điểm vay tiền nên có một khoản chênh lệch 14.500 –14.300= 200 và ta đưa khoản chênh lệch này vào TK 413 kế toán thanh toán như sau. Nợ TK 331 9.000 * 14.500 = 130.500.000 Có TK331 9.000 * 14.300 = 128.700.000 Có TK 413 9.000 * 200 = 180.000 Vào cuối năm kế toán tiến hành xử lý chênh lệch tỷ giá này như sau. Nợ TK 413 180.000 Có TK 711 180.000 Từ các chứng từ mua kế toán tiến hành ghi vào thẻ hàng hoá và các sổ chi tiết tài khoản liên quan. Cuối tháng kế toán căn cứ vào chứng từ mua vào các bảng kê khai chứng từ vào bảng kê liên quan đồng thời căn cứ số liệu công trên chi tiết bảng kê chứng từ để vào NKCT và bảng kê tài khoản sau đó tiến hành ghi vào sổ cái. Bảng kê chứng từ. Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Chứng từ Diễn giãi TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Ngày số 2/1 2/1 15/1 20/1 20/1 22/1 25/1 25/1 30/1 98426 98426 19719 19719 Mua thép xây dựng Ф Thuế GTGT đầu vào Ứng trước tiền cho người bán Mua thép VPSФ6 Thuế GTGT đầu vào Trả tiền hàng cho công ty thép VPS Thuế GTGT đầu vào Mua thép D16.VPS Công ty trả tiền 1561 1331 1121 1561 1331 1121 1331 1561 1121 10.000.000 72.816.361 10.081.250 87.829.400 4.391.470 24.444.924 1.247.190 1.956.250 19.125.000 Cộng 92.897.611 137.994.234 Tài khoản 331 “phải trả cho người bán” Kế toán trưởng Ngày…tháng…năm Người lập biểu Sổ chi tiết công nợ Từ ngày 1/1/2003 đến ngày31/1/2003 TK 331 “phải trả người bán” Mã khách: KDVPS Công ty thép: VPS Dư có đầu kỳ : 503.790.488 Sổ chi tiết công nợ được lập như sau: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số lượng Đơn giá Ngày Số 2/1 15/1 ….. 98426 Mua thép xây dựng Thuế GTGT đầu vào Ứng trước tiền …………….. 1561 1331 1121 …… 10.000.000 87.829.400 4.391.470 22.040 3.985 Cộng : Phát sinh nợ : 92.897.661 Phát sinh có : 137.994.234 Dư có cuối kỳ: 548.887.661 Kế toán trưởng Ngày……tháng….năm Người lập biểu Bảng kê số 8 TK 1561 “giá mua hàng hoá” Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Ngày Có TK 331 Có TK 3381 cộng SP nợ Nợ TK632 Cộng phát sinh có 2/1/2003 20/1/2003 31/1/2003 87.829.400 24.444.924 11.204.370 87.829.400 24.444.924 11.204.370 21.000.000 4.000.000 21.000.000 4.000.000 Tổng cộng 3.469.394.730 11.204.370 3.480.559.110 5.780.344.383 5.780.344.383 Thủ trưởng đơn vị Kế toán ghi sổ Ngày…tháng…năm Kế toán trưởng NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 STT Khách Dư nợ đầu kỳ Có TK 1121 Cộng phát sinh nợ Nợ TK 1331 1 2 C.ty LDSX thép Vinaust C.ty thépVPS 487.712.073 503.790.488 354.110.726 92.897.611 1.785.805.617 92.897.611 402.947.800 6.594.910 Cộng 911.502.561 447.008.347 18.787.703.228 409.542.710 STT Khách Nợ TK 1561 Cộng SP có Dư có cuối kỳ 1 2 C.ty LDSX thép Vinaust C.ty thépVPS 79.493.600 131.399.324 4.464.216.163 137.994.234 2.190.698.473 548.887.061 Cộng 210.892.924 4.602.210.394 2.739.585.534 SỔ CÁI TK 331 Dư nợ đầu kỳ: Dư có đầu kỳ: 991.502.561 TK ghi có Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ………. Luỹ kế 1121 Phát sinh nợ Phát sinh có Phát sinh nợ Phát sinh có 447.008.347 1.878.703.228 4.602.210.397 2.739.585.534 Kế toán ghi sổ Ngày…tháng…năm (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) SỔ CÁI TK 1561 Dư nợ đầu kỳ: 3.299.215.290 TK ghi có Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ………. Luỹ kế 331 3381 Phát sinh nợ Phát sinh có Phát sinh nợ 3.469.394.730 11.204.730 3.480.559.100 5.780.344.383 999.430.007 Kế toán ghi sổ Ngày…tháng…năm (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 4.2. Hạch toán chi phí mua hàng. Nội dung của chi phí mua hàng bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí thuê kho, bốc xếp hàng hóa, thuê bãi…phát sinh trong quá trình mua hàng. Để cung cấp thông tin cho quản lý chi phí và lập kế hoạch chi phí đồng thời xác định giá vốn hàng xuất bán. Công ty mở sổ chi tiết chi phí mua hàng. Sau đây là mẫu sổ chi phí mua hàng của công ty. Sổ chi tiết tài khoản Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 TK 1561 “chi phí mua hàng”. Dư nợ đầu kỳ : 20.753.346 Chứng từ Diễn giãi TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Ngày số 4/1 20/1 Thanh toán cước tàu vận chuyển HD Chi phí bốc xếp 2 tàu tuấn cường 1368 141 92.132.679 105.919.897 Tổng sản phẩm nợ: 260.099.299 Dư nợ cuối kỳ: 280.852.645 Kế toán trưởng Ngày……tháng….năm Kế toán ghi sổ Từ sổ chi tiết TK 1562 kế toán vào nhật ký chứng từ số 10, cuối tháng lấy số liệu tổng cộng trên nhật ký chứng từ vào sổ cái: 1562 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 TK 1562 “chi phí mua hàng Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Ngày Có TK 1368 Có TK 141 cộng phát sinh Nợ TKợ Nợ TK 6322 Cộng phát sinh có 4/1/2003 20/1/2003 92.132.679 105.919.897 921.132.679 105.919.897 Tổng cộng 92.132.679 105.919.897 260.099.299 Kế toán trưởng Ngày……tháng….năm Kế toán ghi sổ SỔ CÁI TK 1562 Dư nợ đầu kỳ: 20.753.346 TK ghi có Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ………. Luỹ kế 1368 141 …………… Phát sinh nợ Phát sinh có 92.132.679 105.919.897 260.099.29 280.852.645 Cuối tháng khi tính ra chi phí mua hàng của tất cả các mặt hàng xuất bán ra sẽ tiến hành phân bổ cho tất cả các mặt hàng bán ra. Toàn bộ chi phí mua hàng tại văn phòng công ty tháng 1/2003 được ghi vào sổ chi tiết chi phí mua hàng và được kế toán phân bổ cho hàng bán ta theo công thức. Chi phí mua Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng hàng đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Trị giá hàng phân bổ cho hàng = * tồn cuối kỳ tồn kho tháng Trị giá của hàng + Trị giá hàng tồn 1/2003 bán trong kỳ cuối kỳ Chi phí mua hàng 20.756.346 + 260.099.299 phân bổ cho hàng = * 999.430.007 tồn kho tháng 24.596.895.528 + 999.430.007 1/2003 Phân bổ cho hàng bán ra = 20.753.346 + 260.099.299 – 10.957.204 tháng 1/2003 = 269.895.441 II. TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG. 1. Phương thức bán hàng - chứng từ hạch toán. Hiện nay công ty kim khí & vật tư tổng hợp miền trung đang áp dụng một số phương thức bán hàng sau: Phương thức bán hàng qua kho. Phương thức bán hàng giao thẳng. Phương thức bán lẻ hàng hoá. Chứng từ hạch toán: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. 2. Phương thức thanh toán tiền hàng. Với các phương thức bán hàng như trên tại các công ty có các phương thức thanh toán tiền hàng của các khách hàng như sau: a> Trường hợp thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng dùng với hoá đơn kế toán ghi phiếu thu. Khi khách hàng thanh toán bằng séc, chuyển khoản trong hoá đơn phải ghi rõ số séc. Cuối ngày hoặc định kỳ lập bảng kê và nộp lại ngân hàng để chuyển vào tài khoản của công ty. b> Trường hợp thanh toán chậm: Đối với hình thức này phải ghi rõ thời hạn trả chậm trên hợp đồng kinh tế ký kết giữa công ty và khách hàng mua với khối lượng lớn. 3. Trình tự luân chuyển chứng từ - sổ sách ghi chép. a> Trình tự luân chuyển chứng từ. Chứng từ gốc Sổ chi tiết tài khoản Nhật ký chứng từ Bảng kê tài khoản Sổ cái Bảng kê hoá đơn bán hàng Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi vào cuối tháng. b> Sổ sách ghi chép. Gồm có: Bảng kê hoá đơn bán hàng, sổ chi tiết TK 511, sổ chi tiết TK 131, nhật ký chứng từ, bảng kê tài khoản liên quan, sổ cái. 4. Phương pháp tính giá xuất kho tại công ty. Do đặc điểm kinh doanh tại công ty là kinh doanh nhiều mặt hàng chủng loại, số lượng khác nhau rất đa dạng phong phú, từ đó công ty áp dụng phương pháp thực tế đích danh để tính giá xuất kho. 5. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty. 5.1. Trường hợp bán hàng qua kho. Ngày 10/1/2003 tại công ty bán cho công ty sản xuất thương mại Thành Long 5000 kg thép Ф6 TN, đơn giá vốn 4.200 đ/kg, đơn giá bán 4.400 đ/kg, thành tiền 22.000.000 thuế GTGT 10% với số tiền thuế 2.200.000 chưa thanh toán tiền hàng. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán hạch toán . Nợ TK 131 24.200.000 Có TK 511 22.000.000 Có TK 3331 2.200.000 Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn. Nợ TK 632 * 4.200 = 21.000.000 Có TK 1561 21.000.000 Ngày 15/1/2003 công ty sản xuất thương mại Thành Long trả tiền hàng bằng tiền mặt cho công ty với số tiền 12.000.000 công ty hạch toán . Nợ TK 1111 12.000.000 Có TK 131 12.000.000 5.2. Trường hợp bán hàng vận chuyển thẳng. đối với phương thức bán hàng này công ty dõi giá vốn hàng mua bán hàng thẳng trên TK 157, như vậy trong trường hợp này công ty tổ chức gởi hàng đi bán thì việc theo dõi của kế toán sẽ gặp nhiều khó khăn vì có sự trùng lặp giữa giá vốn hàng gửi đi và hàng bán thẳng. Ngày 20/1/2003 công ty mua 5 tấn xi măng Chinfon Hải Phòng chưa nhập kho với đơn giá vốn 800.000 đ, đơn giá bán 809.000 đ và bán ngay cho công ty xuất nhập khẩu thương mại Thành Long, thuế suất 5%, công ty đã thanh toán bằng tiền mặt kế toán hạch toán như sau: Hạch toán mua hàng bán thẳng. Nợ TK 157 5 tấn * 800.000 = 4.000.000 Nợ TK 1331 5 tấn * 800.000 * 5% = 200.000 Có TK 331 4.200.000 Hạch toán doanh thu bán hàng. Nợ TK 1111 4.247.000 Có TK 511 5 tấn * 809.000 = 4.045.000 Có TK 3331 5 tấn * 809.000 * 5% = 202.250 Đồng thời thanh toán giá vốn. Nợ TK 632 4.000.000 Có TK 157 4.000.000 Như vậy đối với trường hợp này để tránh khỏi sự trùng lặp giữa hàng fửi bán và hàng mua bán thẳng kế toán công ty nên chi tiết TK 157 để theo dõi mua hàng bán thẳng và hàng gửi bán. 5.3. Trường hợp bán hàng có phát sinh chiết khấu giảm giá. Do công ty có nhiều khách hàng thường xuyên mua hàng hoá với khối lượng lớn nên để thu hút khách hàng công ty đã có quy định chính sách chiết khấu, giảm giá cho khách hàng tỷ lệ % nhất định trên doanh số mua chưa thuế của khách hàng cụ thể là: Ngày 11/1/2003 công ty bán hàng cho công ty đầu tư & phát triển nhà và công ty chấp nhận giảm giá cho đơn vị này một khoản tiền 4.575.000 đ. Đơn vị này chưa thanh toán tiền mua hàng, kế toán hạch toán giảm giá hàng bán như sau: Nợ TK 511 4.575.000 Có TK 131 4.575.000 Cuối kỳ kế toán kết chuyển khoản giảm giá hàng bán. Nợ TK 511 4.575.000 Có TK 532 4.575.000 Quy trình bán hàng của công ty được ghi chép vào sổ sách như sau: Từ chứng từ gốc, kế toán lên bảng bán hàng vào các sổ chi tiết công nợ và doanh thu cuối tháng tổng cộng số liệu các số trên để vào mcct và bảng kê liên quan sau đó từ NKCT và bảng kê tiến hàng ghi vào sổ cái. Bảng kê hoá đơn bán hàng. Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 C. từ Ngày Diễn giải ĐVT Số lượng Giá vốn Tiền vốn Giá bán Doanh thu 10/1 20/1 …. Xuất bán thép Ф6TN cho C.ty SXTM T.Long Xuất bán thẳng ….. Kg Tấn 5.000 5 4.200 800.000 21.000.000 4.000.000 4.400 809.000 22.000.000 4.045.000 Cộng 2.459.685 .528 36.358.592.539 Kế toán trưởng Ngày……tháng….năm Người lập biểu Sổ chi tiết công nợ Từ ngày 1/1/2003 đến ngày31/1/2003 TK 131 “phải thu khách hàng” Mã khách: Công ty sản xuất thương mại Thành Long Sổ này được lập như sau: Chứng từ Diễn giải TK đối ứn