Chuyên đề Hạch toán mua hàng và bán hàng của Công ty TNHH Đoàn Ngô

ổ giá mua của của hàng xuất kho như sau: Nợ TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 1561- Giá mua hàng hoá Các chi phí liên quan phát sinh đến gia công, nếu có chứng từ đầy đủ thì hạch toán giống mua hàng chuyển thẳng đi gia công. Khi hàng gia công xong đem về nhập kho hoặc chuyển đi bán: Nợ TK 1561- Giá mua hàng hoá Nợ TK 157- Hàng gởi đi bán Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Hạch toán hàng mua từ người trực tiếp sản xuất (không có hoá đơn) Thì cán bộ thu mua cần lập “Hoá đơn thu mua hàng” trên hoá đơn phải ghi rõ tên, địa chỉ doanh nghiệp mua, tên, địa chỉ, số giấy chứng minh nhân dân của người bán, số luợng, giá trị hàng hoá thu mua: Chi phí không có hoá đơn như chi phí mua nông sản, hàng thủ công nông dân sản xuất, chi phí.: Hạch toán khi mua hàng phát sinh hàng bị kém chất lượng trả lại người bán, yêu cầu giảm giá được chấp thuận từ phía nhà cung cấp hoặc được hưởng chiết khấu thương mại: Nợ TK 331- Trừ vào nợ phải trả người bán theo tổng giá thanh toán Nợ TK 111, 112- Hoặc nhận được bằng tiền Có TK 1561- Trị giá hàng hoá bị giảm trừ theo tổng giá thanh toán Có TK 1331- Thuế GTGT(nếu có) Hạch toán hàng mua dưới hình thức trao đổi: Đối với trường hợp trao đổi tương tự: Giá trị hàng hoá nhận về được tính bằng giá trị hàng hoá đem đi trao đổi, khi nhận hàng hoá kế toán ghi: Nợ TK 1561- Chi tiết hàng hoá nhận về Có TK 1561- Chi tiết hàng hoá đem đi đổi Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 156,157 TK 611-Mua hàng TK 156, 157 Kết chuyển hàng hoá, hàng Kết chuyển tồn cuối kỳ gởi đi bán tồn kho đầu kỳ TK 111,112, 331 TK 111, 112, 331 Trị giá hàng mua Hàng mua trả lại trong kỳ TK 133 TK133 Thuế GTGT Thuế GTGT (nếu có) (nếu có) Đầu kỳ kế toán, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn đầu kỳ: Nợ TK 6112- Mua hàng hoá Có TK 151, 1561, 157- Tổng số tiền thanh toán Đồng thời kế toán tiến hành kết chuyển chi phí mua của hàng tồn đầu kỳ. Trong kỳ nếu có phát sinh các nghiệp vụ thì kế toán ghi. - Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 6112- Mua hàng hoá Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331…Tổng giá thanh toán - Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 6112- Mua hàng hoá Có TK 111, 112, 331…Tổng giá thanh toán Đồng thời phản ánh chi phí mua: Nợ TK 6112- Mua hàng hoá Có TK 111, 112- Tổng số tiền thanh toán. Cuối kỳ kế toán kết chuyển giá trị: Nợ TK 156- Giá trị kết chuyển Có TK 6112- Giá trị kết chuyển Hạch toán nghiệp vụ bán hàng. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận. Khi xuất kho gởi hàng đi bán, kế toán ghi giá mua của hàng xuất kho: Nợ TK 157- Hàng gởi đi bán Có TK 1561- Giá mua hàng hoá Khi bên mua nhận được hàng và chất nhận thanh toán: Nếu khách hàng thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi sổ doanh thu bán hàng: Nợ TK 111, 112, 131- Tổng giá thanh toán Có TK 511- Doanh thu bán hàng Có TK 3331- Thuế GTGT đầu ra phải nộp Nếu hàng hoá không thuộc đối nộp thuế hoặc nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131- Tổng giá thanh toán Có TK 157- Hàng gởi đi bán Trong trường hợp nếu hàng gởi đến cho người mua nhưng hàng không phù hợp với hợp đồng nên người mua yêu cầu doanh nghiệp cho trả lại hàng, hàng hoá trả lại doanh nghiệp có thể đêm về nhập kho hoặc chuyển đi gia công, kế toán ghi: Nợ TK 1561- Hàng hoá Nợ TK 154- Giá trị sản phẩm dở dang Có TK 157- Hàng gởi đi bán Hạch toán nghiệp vụ xuất kho bán trực tiếp cho người mua: Khi hàng hoá giao nhận xong tại kho của doanh nghiệp, bên mua đã ký vào chứng từ bán hàng, lúc này hàng hoá đã xác định tiêu thụ, kế toán phản ánh doanh thu: Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi sổ: Nợ TK 111, 112, 131- Tổng giá thanh toán Có TK 511- Giá bán chưa có thuế Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131- Tổng giá thanh toán Có TK 5111- Giá bán chưa có thuế GTGT Đồng thời kế toán phản ánh giá mua của hàng bán: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 1561- Hàng hoá Hạch toán nghiệp vụ bán hàng giao thẳng: Khi mua hàng xong, doanh nghiệp chuyển hàng bán cho người mua. Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, kế toán ghi: Nợ TK 157- Hàng gởi đi bán Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331- Tổng số tiền thanh toán Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 157- Hàng gởi đi bán Có TK 111, 112, 331- Tổng giá thanh toán Khi hàng hoá được xác định tiêu thụ, kế toán ghi doanh thu: Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131- Tổng giá thanh toán Có TK 511- Doanh thu bán hàng Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131- Tổng giá thanh toán Có TK 511- Doanh thu bán hàng Đồng thời kế toán phản ánh giá mua của hàng bán : Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 157- Hàng gởi đi bán Hạch toán nghiệp vụ hàng đổi hàng: * Trường hợp1: Hàng đổi hàng tương tự: Kế toán ghi sổ như trường hợp đã hạch toán ở nghiệp vụ mua hàng. * Trường hợp2: Hàng đổi hàng không tương tự: Căn cứ vào hoá đơn của người bán gởi đến, kế toán ghi: Nợ TK 1561- Giá mua hàng hoá Nợ TK 133- Thuế GTGT (Nếu có) Có TK 131- Tổng giá thanh toán Kế toán phản ánh doanh thu của hàng hoá đem đi trao đổi: Nợ TK 131- Tổng giá thanh toán Có TK 511- Giá bán chưa GTGT Có TK 3331- Thuế GTGT ( Nếu có ) Đồng thời phản ánh giá vốn hàng trao đổi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 1561- Giá mua hàng hoá Sau đó 2 bên tiến hành tất tán tiền hàng: Giá trị hàng hoá đem trao đổi > giá trị hàng hoá nhận về: Nợ TK 111, 112- Số tiền dôi ra do trao đổi Có TK 131- Phải thu khách hàng Giá trị hàng hoá đem trao đổi < giá trị hàng hoá nhận về: Nợ TK 131- Tổng thanh toán Có TK 111, 112- Tổng số tiền phải bỏ ra Hạch toán nghiệp vụ bán hàng đại lý Hạch toán tại bên giao đại lý: Khi gởi hàng cho đại lý bán, kế toán phản ánh giá mua của hàng gởi đại lý bán và chi tiết cho từng đại lý: Nợ TK 157- Hàng gởi bán Có TK 156- Hàng hoá Khi đại lý gởi báo cáo lên, hàng hoá được xác định tiêu thụ: Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: a, Nợ TK 111, 112, 131- Giá bán Có TK 5111- Doanh thu chưa thuế Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp b, Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (Hoa hồng) Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Có TK 331- Tổng giá thanh toán Nếu hành hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: a, Nợ TK 111, 112, 131 (Giá bán- Hoa hồng) Có TK 5111- Doanh thu bán hàng b, Nợ TK 641- Chi phí bán hàng Có TK 331- Giá thanh toán Đồng thời kế toán ghi sổ giá mua hàng bán: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 157- Hàng gởi đi bán Hạch toán bên nhận bán đại lý: Hàng hoá nhận bán đại lý không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nên khi nhận hàng để bán, doanh nghiệp theo dõi hàng hoá này trên tài khoản 003 “Hàng hoá nhận bán hộ, ký gởi”. Khi nhận hàng, căn cứ vào giá bán ghi trên hợp đồng đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 003. - Khi bán hàng, kế toán ghi giá bán của hàng đại lý: Nợ TK 111, 112, 131-Giá bán Có TK 331- Tổng thanh toán - Đồng thời kế toán ghi: Có TK 003- Hàng hoá nhận bán hộ, ký hộ - Cuối kỳ kế toán tính và xác định doanh thu hoa hồng được hưởng về bán hàng đại lý: Nợ TK 131- Phải thu khách hàng Có TK 5113- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331- Thuế GTGT đầu ra - Khi trả tiền cho bên giao hàng đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 331- Phải trả người bán (Chi tiết người giao đại lý) Có TK 111, 112- Tổng thanh toán Hạch toán hàng bán có chiết khấu thương mại, giảm trừ, giảm giá hàng bán, hàng bị trả: + Nếu thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán hạch toán: Nợ TK 521, 532, 531- Các khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 333- Thuế GTGT đầu ra Có TK 111, 112, 131- Tổng số tiền phải giảm trừ + Nếu thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối với các đối tượng không chịu GTGT: Nợ TK 521, 532, 531- Các khoản giảm trừ doanh thu Có TK 111, 112, 131- Tổng giá thanh toán + Nhập kho hàng trả lại: Nợ TK 1561- Hàng hóa trả lại nhập kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán Hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán ghi sổ doanh thu bán hàng tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên. Hai phương pháp này chỉ khác nhau ở bút toán xác định giá vốn cho hàng bán ra. Hạch toán giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ: + Đầu kỳ kinh doanh, kế toán kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho, tồn quầy: Nợ TK 611- Trị giá hàng mua chưa tiêu thụ đầu kỳ Có TK 151, 156, 157- Kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ đầu kỳ + Trong kỳ kinh doanh, các nghiệp vụ liên quan đến tăng hàng hoá được phản ánh vào bên Nợ TK 611 “Mua hàng”. + Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hoá tồn kho kế toán phản ánh hàng tồn kho: Nợ TK 156, 157, 151- Trị giá hàng hoá chưa tiêu thụ cuối kỳ Có TK 611- Kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ Đồng thời xác định và kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán đã tiêu thụ Có TK 611- Giá vốn hàng đã tiêu thụ PHẦN II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐOÀN NGÔ: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐOÀN NGÔ: Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Đoàn Ngô Quá trình hình thành Công ty TNHH Đoàn Ngô là một doanh nghiệp thương mại, được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3202000059 ngày 9 tháng 6 năm 2000 do Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Đà Nẵng cấp, và chính thức đi vào hoạt động ngày 15 tháng 6 năm 2000. Công ty TNHH Đoàn Ngô đặt trụ sở chính tại 386/25B Nguyễn Tri Phương - Đà Nẵng, Công ty có tên giao dịch là Dano company Limited, viết tắt là DANO CO. Hoạt động kinh doanh của công ty theo quy định pháp luật. Quá trình phát triển: Kể từ khi thành lập và đi vào hoạt động cho đến nay, Công ty đã phát triển mạng lưới tiêu thụ trên khắp thị trường Miền Trung. Doanh số tiêu thụ hàng năm của công ty ngày càng tăng. Công ty đang duy trì, mở rộng và từng bước tạo vị trí của mình trên thị trường. Để có được điều đó cũng nhờ sự nổ lực cố gắng của toàn thể công ty. Hàng hóa của Công ty rất đa dạng, cũng chính điều này đã tạo được sức mạnh cạnh tranh của môi trường đang biến động như hiện nay, đưa hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển. BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH: Chỉ tiêu Mã số 2005 2006 2007 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 6.845.466.868 6.962.871.258 7.516.963.820 2.Các khoản giảm trừ 02 3. Doanh thu thuần (10=01-02) 10 6.845.466.868 6.962.871.258 7.516.963.820 4. Giá vốn hàng bán 11 5.162.843.655 5.210.963.255 5.664.048.170 5. Lợi nhuận gộp (20=10-11) 20 1.682.623.213 1.751.908.003 1.852.915.650 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 3.411.930 6.511.890 9.121.833 7. Chi phí tài chính 22 94.897.919 87.287.220 80.661.513 Trong đó : chi phí lãi vây 23 94.897.919 87.287.220 80.661.513 8. Chi phí bán hàng 24 60.646.000 70.527.613 85.971.425 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 939.490.436 960.490.436 995.633.040 10.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 591.000.788 640.114.624 699.771.505 11. Thu nhập khác 31 12. Chi phí khác 32 13. Lợi nhận khác 40 14. Tổng lợi nhuận trước thuế 50 591.000.788 640.114.624 699.771.505 15. Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 16. Lợi nhuận sau thuế 60 Đặc điểm kinh doanh tại Công ty TNHH Đoàn Ngô: 1. Nội dung hoạt động kinh doanh tại Công ty: Công ty TNHH Đoàn Ngô đi vào hoạt động với chức năng là cung cấp các thiết bị văn phòng và các loại văn phòng phẩm cho các Công ty khác. 2. Đặc điểm nguồn hàng của Công ty: Công ty lấy hàng từ các nhà cung cấp từ Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh, Hà Nội, nhập khẩu, nhưng chủ yếu là hàng từ Thành phố HCM và Hà Nội. Những mặt hàng nhỏ lẻ, chủ yếu lấy từ Đà Nẵng. - Công ty TNHH Nam Thanh - Công ty TNHH Minh Hoàng - Công ty TNHH Nam Nhật Tiến - VV... 3. Đặc điểm mạng lưới kinh doanh: Công ty TNHH Đoàn Ngô hoạt động kinh doanh trên khắp thị trường Miền Trung, hàng hóa tiêu thụ nhanh bởi nhiều chủng loại mặt hàng, đáp ứng nhu cầu cần thiết trong công tác văn phòng ở các Công ty, xí nghiệp. Hàng hóa của Công ty được bán ở thị trường Quảng Ngãi, Quảng Nam, Đà Nẵng, Huế, không có xuất khẩu. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Đoàn Ngô: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty TNHH Đoàn Ngô: Bộ máy quản lý tại Công ty hiện nay được tổ chức theo cơ cấu hỗn hợp, trực tuyến có sự đóng góp ý kiến của các bộ phận cấp dưới. Ban lãnh đạo Công ty chỉ đạo xuống các phòng ban chức năng, các bộ phận này phối hợp với nhau và tham mưu cho giám đốc những thông tin kinh tế tài chính cần thiết. + Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty: Phòng Kinh Doanh Phòng Tổ Chức Hành Chính Phòng Kế Toán Tài Chính GIÁM ĐỐC Phòng Kỹ Thuật Phó Giám Đốc Ghi chú: Quan hệ tham mưu Quan hệ chức năng 2. Chức năng nhiệm vụ, từng phòng ban: + Giám Đốc: Là người trực tiếp điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty và là người chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng hoạt động kinh doanh tại đơn vị. + Phó Giám Đốc: Là người có trách nhiệm giải quyết các công việc trong phạm vị được Giám Đốc giao, tham mưu cho Giám Đốc về mọi lĩnh vực có liên quan. Phó Giám Đốc được phân công điều hành một hoạt một số công việc thuộc lĩnh vực nhất định và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những công việc được giao. + Phòng kinh doanh: Đưa ra ý kiến về những biến động của thị trường cho Giám Đốc, trên cơ sở lập báo cáo khả năng về nguồn hàng thị trường cần và đồng thời vạch ra những chiến lược kinh doanh, tổ chức công tác tiếp thị, đẩy mạnh việc mua vào và bán ra cho Công ty. + Phòng tổ chức hành chính: Cùng ban giám đốc, đưa ra ý kiến về công tác tổ chức hợp lý bộ máy hoạt động của Công ty, về tổ chức nhân sự cho các bộ phận trong Công ty. + Phòng kế toán tài chính: Tham mưu cho giám đốc về việc lập kế hoạch tài chính cho Công ty. Phản ánh toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, qua những con số trên hệ thống sổ sách,hạch toán theo quy định của nhà nước, hạch toán và lập báo cáo quyết toán theo đúng quy định của nhà nước, trực tiếp giao dịch với các ngân hàng và các tổ chức tài chính khác. + Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ bảo trì, kiểm tra, sửa chữa các thiết bị văn phòng khi có sự cố xảy ra. Và tiếp cận trực tiếp với khách hàng để bảo hành các thiết bị mà doanh nghiệp đã bán. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Đoàn Ngô: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán mua hàng, công nợ phải trả Kế toán bán hàng công nợ phải thu Kế toán ngân hàng Kế toán tiền mặt Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp 2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban: + Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo công tác hạch toán kế toán tại công ty, giúp Giám đốc tham gia ký kết các hợp đồng kinh kế, xây dựng các kế hoạch tài chính,vừa tổng hopựp quyết toán. Lập báo cáo tài chính ở Công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan tài chính tại Công ty. + Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: Theo dõi việc mua, nhập hàng của Công ty. Theo dõi hàng hóa nhập kho, lập báo cáo tổng hợp nhập- xuất- tồn, tính giá của hàng xuất kho, mở các sổ chi tiết theo dõi, quản lý hàng hóa và tình hình thanh toán với nhà cung cấp. + Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Theo dõi doanh thu bán hàng tại Công ty, mở các sổ chi tiết theo dõi doanh thu bán hàng, các bảng kê theo dõi tình hình bán hàng, quản lý công nợ phải thu, lên danh sách chi tiết về khách hàng nợ. + Kế toán ngân hàng: Theo dõi vốn bằng tiền tại ngân hàng, thực hiện thủ tục vay vốn và thanh toán qua ngân hàng các hợp đồng kinh kế có sự ủy quyền của Giám đốc và kế toán trưởng. + Kế toán tiền mặt: Theo dõi và quản lý tiền mặt tại Công ty, xây dựng kế hoạch về chi tiêu tiền mặt để xác định mức tiền quỹ hợp lý, lập báo cáo về quỹ tiền mặt. 3. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty TNHH Đoàn Ngô: Do đặc điểm tổ chức kinh doanh, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán trên máy tính và công ty áp dụng chế độ kế toán số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006. Trình tự ghi sổ tại công ty: Do đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết nên hằng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết, sau đó căn cứ vào các số liệu đã ghi vào sổ nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết để ghi sổ vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung: Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng hoặc cuối quý Quan hệ đối chiếu B. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA VÀ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐOÀN NGÔ: I. Đặc điểm hàng hoá và phương thức mua bán hàng tại Công ty TNHH Đoàn Ngô. 1. Đặc điểm hàng hoá. Hoạt động thương mại chiếm tỷ trọng lớn và mang lại doanh số chủ yếu cho Công ty, các mặt hàng chủ yếu cụ thể là: Các loại mực dùng cho máy in văn phòng. Các loại giấy dùng cho Ngân hàng, các Trung tâm Bưu Chính, văn phòng…vv Các loại giấy in và giấy photo văn bản. Các loại vở, bút, máy tính. Các loại máy in, máy fax phục vụ cho công tác văn phòng. Các loại máy đếm tiền dùng cho các nhà hàng, khách sạn. V v ... 2. Phương thức mua hàng. Công ty TNHH Đoàn Ngô là một doanh nghiệp thương mại, kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là các thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm. Để số lượng hàng phục vụ cho việc bán ra Công ty thường mua hàng với số lượng lớn. Do đó Công ty thực hiện mua hàng theo đơn đặt hàng có sự chấp nhận của người bán. Dựa vào mối quan hệ sẵn có hoặc chào hàng của nhà cung cấp, doanh nghiệp đặt hàng với các doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Đơn đặt hàng là yêu cầu cụ thể về những loại hàng hóa mà doanh nghiệp cần mua để đảm bảo nguồn hàng được cung ứng cho khách hàng. Mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và thực hiện việc giao hàng có chuẩn bị trước, có kế hoạch giúp cho doanh nghiệp ổn định được nguồn hàng, đáp ứng nhu cầu cho khách hàng. 3. Phương thức bán hàng. + Hiện nay, Công ty Đoàn Ngô đang áp dụng phương thức bán hàng qua kho. Phương thức này bên bán sẽ giao hàng tận nơi cho khách hàng, khách hàng ký nhận vào chứng từ thì quyền sở hữu hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua. + Tại Công ty có các phương thức thanh toán tiền hàng của khách hàng như sau: - Thanh toán theo phương thức trả chậm: Đây là phương thức dùng chủ yếu tại công ty. Đối với khách hàng mua với số lượng lớn, có ký kết hợp đồng thì Công ty cho thanh toán chậm trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận hàng. - Phương thức bán hàng thanh toán ngay: Theo phương thức này, khách hàng ngay khi nhận được hàng thì thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gởi ngân hàng. II. Tổ chức nghiệp vụ mua hàng và bán hàng tại công ty TNHH Đoàn Ngô: 1. Chứng từ sử dụng: * Các chứng từ, sổ sách thường được sử dụng trong quá trình mua hàng: - Đơn đặt hàng: Sau khi có đơn đề nghị mua hàng được phê duyệt thì sẽ gởi đến nhà cung cấp đơn đặt hàng. - Phiếu giao hàng: (nếu có) Được nhà cung cấp lập và chuyển cho bộ phận mua hàng của công ty ký nhận, khi đã thực hiện xong toàn bộ các yêu cầu của đơn đặt hàng. - Hoá đơn GTGT của người bán: Đây là một chứng từ do nhà cung cấp lập để chứng minh cho việc hàng hoá đã chuyển giao quyền sở hữu cho người mua, và là căn cứ để yêu cầu người mua thanh toán cho hàng hoá, dịch vụ mà họ đã cung cấp. - Phiếu xuất kho: (nếu có) Phiếu này do bên bán lập giao cho bên mua. - Sổ chi tiết hàng hoá: Sổ này theo dõi số lượng xuất nhập tồn của từng hàng hoá trong công ty. - Biên bản kiểm nhận hàng nhập kho: Áp dụng đối với những hàng hoá có tính chất phức tạp mới lập biên bản kiểm nhận. Đối với những hàng hoá thông thường thì chỉ cần kiểm tra số lượng, chất lượng không cần phải lập biên bản kiểm nhận hàng hoá. + Nếu có xảy ra chất lượng kém thì sẽ yêu cầu trả lại hàng hoặc giảm giá hàng bán: - Phiếu nhập kho: Kế toán căn cứ Hoá đơn GTGT hoặc phiếu giao hàng lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho chỉ được lập một liên. Sau đó đưa dữ liệu vào máy tính. * Các chứng từ sổ sách sử dụng trong quá trình bán hàng: - Phiếu xuất kho: Khi có điện thoại gọi đến từ khách hàng, người nghe điện thoại ghi lại các yêu cầu của khách hàng hoặc nhận fax yêu cầu của khách hàng thì nhân viên sẽ lập phiếu xuất kho thành 3 liên: liên 1 lưu tại cuốn, liên 2 đưa cho khách hàng ký và ghi đã nhận đủ hàng, liên 3 giao cho khách hàng để khi thanh toán có thể đối chiếu với mặt hàng. - Hoá Đơn GTGT: Khi khách hàng yêu cầu viết Hoá Đơn, kế toán viết theo số hàng hoá khách hàng đã nhận. 2. Tài khoản sử dụng: Sử dụng chủ yếu TK 156, TK1561, TK1562. - TK 1561- Giá mua hàng hoá + Bên Nợ: - Trị giá hàng mua vào nhập kho theo giá hoá đơn. - Thuế nhập khẩu phải nộp. - Trị giá hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê. + Bên Có: - Trị giá mua hàng hoá thực tế xuất kho. - Khoản giảm giá được hưởng vì hàng hoá cung cấp không đứng hợp đồng đã ký. - Trị giá hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê. + Số dư bên Nợ: Trị giá mua hàng hoá tồn kho cuối kỳ. * TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá. + Bên Nợ: Chi phí thu mua hàng thực tế pháp sinh liên quan tới khối lượng hàng hoá mua vào đã nhập kho trong kỳ. + Bên Có: Phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. + Số dư bên Nợ: chi phí liên quan đến hàng tồn kho cuối kỳ. 3. Sổ sách sử dụng: - Sử dụng sổ chi tiết hàng hoá TK 1562, TK1562 - Sổ Cái TK1561, TK1562 III. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty TNHH Đoàn Ngô: 1. Hạch toán chi tiết hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đoàn Ngô: Trình tự hạch toán: Khi mua hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng đã ký kết, bên bán sẽ xuất hàng và gởi hóa đơn bán hàng cho Công ty. Khi hàng về, kế toán kho kiểm tra số lượng thực nhập so với số lượng ghi trên Hóa đơn hoặc đối chiếu với đơn đặt hàng, kiểm tra chất lượng hàng và viết phiếu nhập kho sau đó chuyển chứng từ cho phòng kế toán. Căn cứ vào chứng từ mua, kế toán vào sổ Nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết và sổ Cái các tài khoản liên quan. Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng tại Công ty: Hoá đơn, phiếu nhập kho Sổ chi tiết Sổ Cái Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi vào cuối tháng 2 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty TNHH Đoàn Ngô: 2.1 Hạch toán giá mua hàng: Khi mua hàng với số lượng lớn, đơn đặt hàng của Công ty quy định cụ thể về các điều kiện nhận hàng, giá bán hàng hóa, địa điểm giao hàng và phương thức thanh toán. CÔNG TY TNHH ĐOÀN NGÔ ĐỊA CHỈ: 386/25B NGUYỄN TRI PHƯƠNG, ĐÀ NẴNG TEL: 614600-2; FAX: 655268; MST: 0400365679 ĐƠN ĐẶT HÀNG Ngày 9/12/07 Gởi tới: Chị Bích_ Công ty TNHH Minh Hoàng ĐT: 089100555 Fax: 089100666 Chuẩn bị hàng giúp. Nhớ giao đúng loại hàng TT TÊN HÀNG ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THANH TIỀN 1 Giấy vi tính liên tục 240 thùng 200 200,000 40,000,000 2 Giấy Double A ram 300 45,000 13,500,000 CỘNG 53,500,000 Hình thức thanh toán: CK TK: 540C.07243- Sài Gòn Công Thương- CN Tân Bình – TP Hồ Chí Minh Phương thức gởi hàng: Bãi xe 54A Địa Đạo, Q.Tân Bình- TP HCM ĐT: 8605360 gặp Anh Thuỷ, DD: 0913806440 Đại diện bên đặt hàng Chấp nhận của người bán + Mua hàng Công Ty TNHH Minh Hoàng, số chứng từ 015002 ngày 09/12/2007 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: giao khách hàng Ký hiệu AA/2007-T Ngày 09 tháng 12 năm 2007 số: 015002 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Minh Hoàng Địa chỉ: 34 Nguyễn Bỉnh Khiêm-Q1- TP HCM Điện thoại: 08.9100555 Fax:08.9100666 MST: 0301452923 Họ tên người mua: Đoàn Ngọc Bích Thủy Đơn vị: Công ty TNHH Đoàn Ngô Địa chỉ: 386/25B Nguyễn Tri Phương- Đà Nẵng Hình thức thanh toán: CK MST:0400365679 TT TÊN HÀNG ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THANH TIỀN 1 Giấy vi tính liên tục 240 thùng 200 200,000 40,000,000 2 Giấy Double A ram 300 45,000 13,500,000 Cộng tiền hàng 53,500,000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 5,350,000 Tổng cộng tiền thanh toán 58,850,000 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi tám triệu tám trăm năm mươi ngàn y. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên ) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên ) Từ chứng từ mua hàng, kế toán kho kiểm tra hàng và viết phiếu nhập kho: Đơn vị: Công ty TNHH Đoàn Ngô Số:155 Mẫu số:C12-H Địa chỉ: 386/25B N.T Phương PHIẾU NHẬP KHO (Ban hành t