Chuyên đề Hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư quốc Vương

GT đươc khấu trừ Có TK 111,112,331… -Nếu hàng hoá mua vào không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 157- Hàng gửi đi bán Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán Có TK 111,112,331… * Trưòng hợp hoá đơn mua hàng về sau,hàng về trước ;khi hàng về doanh nghiệp thương mại căn cứ vào hợp đồng tiến hành làm thủ tục kiểm nhận hàng hoá và lập phiếu nhập kho.Trên phiếu nhập kho ghi rõ hàng chưa có hoá đơn và ghi số hàng theo giá tạm tính. Nợ TK 156 (1561 –Giá mua hàng hoá) Có TK 331- Phải trả cho người bán Khi nhận đươc hoá đơn liên quan đến hàng mua ,kế toán tiến hành điều chỉnh giá tạm tính về giá trị trên hoá đơn bằng các phương pháp sữa sai trong kế toán Kế toán điều chỉnh theo phương pháp ghi số âm:dùng bút xoá toàn bộ Giá tạm tính và ghi lại bút toán bình thường theo Giá trên hoá đơn .Cụ thể như sau: + Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, kế toán ghi đỏ Giá tạm tính: Nợ TK 156 (1561- Giá mua hàng hoá) Có TK 331- Phải trả cho người bán Đồng thời ghi lại Giá trên hoá đơn bằng bút toán bình thường: Nợ TK 156 (1561 – Giá mua hàng hoá) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 - Phải trả cho người bán + Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi đỏ Giá tạm tính: Nợ TK 156 (1561- Giá mua hàng hoá) Có TK 331- Phải trả cho người bán Đồng thời ghi lại Giá trên hoá đơn bằng bút toán bình thường: Nợ TK 156 (1561- Giá mua hàng hoá) Có TK 331 - Phải trả cho người bán * Trong trường hợp hoá đơn về trước hàng về sau,kế toán lưu hoá đơn ở tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”,nếu cuối tháng hàng về thì ghi sổ hàng nhập kho bình thường như trường hợp hàng về hoá đơn cùng về;nếu cuối tháng hàng chua về thì kế toán theo dõi riêng hàng mua đang đi đường và ghi: + Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331… (Tổng giá thanh toán) + Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường Có TK 111,112,331… (Tổng giá thanh toán) Sang kỳ hạch toán sau, khi hàng về nhập kho hoặc gửi thẳng đi bán ,kế toán ghi: Nợ TK 156(1561- Giá mua hàng hoá) Nợ TK 157- Hàng gửi đi bán Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 151- Hàng mua đang đi đưòng 2.2) Hạch toán hàng nhập từ gia công: Khi mua hàng về chuyển thẳng đi gia công,nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ,kế toán phản ánh giá mua hàng gửi đi gia công: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331… : Tổng giá thanh toán Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi sổ giá mua của hàng gửỉ đi gia công: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Có TK 111,112,331…: Tổng giá thanh toán Trường hợp xuất kho hàng gửi đi gia công, kế toán làm đầy đủ thủ tục xuất kho và ghi sổ giá mua của hàng xuất kho như sau: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Có TK 1561 (1561-Giá mua hàng hoá) Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình gia công như: Chi phí vận chuyển hàng từ doanh nghiệp đến nơi gia công, từ nơi gia công về lại doanh nghiệp ,chi phí gia công hàng hoá…kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi sổ như sau: -Nếu hàng gia công thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo pp khấu trừ: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331 - Nếu hàng gia công không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế theo PPTT: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Có TK 111,112,331 Khi hàng gia công xong đem về nhập kho hoặc chuyển thẳng đi bán: Nợ TK 156 (1561-Giá mua hàng hoá) Nợ TK 157-Hàng gửi đi bán Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở 2.3)Hạch toán nghiệp vụ mua hàng có phát sinh thừa thiếu Doanh nghiệp phải tiến hành lập “Biên bản kiểm nhận hàng hoá” * Trường hợp 1: Số hàng thực tế nhỏ hơn số hàng hoá ghi trên hoá đơn(thiếu hàng),doanh nghiệp lập “Phiếu nhập kho”theo đúng số lượng hàng thực nhận. - Nếu số hàng thiếu thuộc trách nhiệm của người bán,kế toán ghi sổ hàng nhâpj kho theo giá trị hàng thực nhận và thông báo cho bên bán.Hạch toán tương tự như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về - Nếu số hàng thiếu thuộc trách nhiệm của người mua(Doanh nghiệp), kế toán tiến hành ghi sổ trường hợp này như sau: Nợ TK 1561: Giá mua của hàng thực nhận Nợ TK 1562: Giá mua hàng thiếu trong định mức Nợ TK 1381: Giá trị hàng thiếu chờ xử lý Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112,331 Khi xác định trách nhiệm vật chất bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 1388: hàng thiếu bắt bồi thường Có TK 1381 * Trường hợp 2: Số hàng hoá thực tế lớn hơn số hàng hoá ghi trên hoá đơn - Nếu doanh nghiệp mua hang theo phương thức chuyển hàng +Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Trường hợp hàng thừa phù hợp với quy cách phẩm chất ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp đồng ý mua và nhập kho luôn số hàng thừa, kế toán ghi: Nợ TK 1561-Giá trị mua hàng hoá Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 Trường hợp doanh nghiệp từ chối mua và nhận bảoquản hộ số hàng thừa: Nợ TK 1561-Giá trị mua hàng hoá Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331: Tổng số tiền phải thanh toán Số hàng thừa kế toán ghi: Nợ TK 002-Hàng hoá nhận giữ hộ (Giá trị hàng thừa) + Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo PPTT: Trường hợp hàng thừa phù hợp với quy cách phẩm chất ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp đồng ý mua và nhập kho luôn số hàng thừa, kế toán ghi: Nợ TK 1561-Giá trị mua hàng hoá Có TK 111, 112, 331 Trường hợp doanh nghiệp từ chối mua và nhận bảo quản hộ số hàng thừa, kế toán lập “Phiếu nhập kho” theo số hàng trên hoá đơn và ghi: Nợ TK 1561-Giá mua hàng hoá Có TK 111,112,331(Tổng số tiền phải thanh toán) Số hàng thừa kế toán ghi: Nợ TK 002-Hàng hoá nhận giữ hộ (Giá trị hàng thừa) Nếu doanh nghiệp mua theo phương thức nhận hàng, doanh nghiệp nhập kho luôn số hàng thừa, kế toán ghi: + Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 1561-Giá trị mua hàng hoá Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331: Tổng số tiền phải thanh toán Có TK 3381: Giá trị hàng thừa + Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp : Nợ TK 1561-Giá trị mua hàng hoá Có TK 111,112,331 : Số tiền phải thanh toán Có TK 3381: Giá trị hàng thừa Khi xử lý số hàng thừa này ,nếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 3381 Có TK 711: Thu nhập khác 2.4) Hạch toán hàng mua dưới hình thức trao đổi : -Đối với trường hợp trao đổi tương tự: Giá trị hàng hoá nhận về được tính bằng giá trị hàng hoá đem đi trao đổi, khi nhận hàng hoá kế toán ghi : Nợ TK 1561: Chi tiết hàng hoá nhận về Có TK 1561: Chi tiết hàng hoá đem đi trao đổi -Đối với trường hợp trao đổi không tương tự: được trình bày ở phần bán hàng. 2.5) Hạch toán giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại: * Hạch toán giảm giá hàng mua: Khi hạch toán giảm giá, bớt giá, hồi khấu hàng mua được chấp thuận, kế toán ghi: Nợ TK 111,112 (Số tiền người bán trả lại) Nợ TK 331- Phải trả cho người bán (trừ vào tiền nợ người bán) Có TK 1561(Giá mua hàng hoá) Có TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ * Hạch toán hàng mua trả lại: - Trường hợp chưa hạch toán nhập kho hàng hoá, kế toán theo dõi hộ số hàng này cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 002 “Hàng hoá nhận giữ hộ” Khi bên bán nhận lại hàng, kế toán ghi: Có TK 002 “Hàng hoá nhận giứ hộ” -Trưòng hợp đã hạch toán nhập kho hàng hoá, kế toán ghi: + Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 111,112 (Số tiền người bán trả lại) Nợ TK 331 (Trừ vào tiền nợ người bán) Có TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 1561 + Nếu doanh nhgiệp không nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế theo PPTT kế toán ghi giá mua hàng trả lại là giá có thuế GTGT: Nợ TK 111,112(Số tiền người bán trả lại) Nợ TK 331(Trừ vào tiền nợ người bán ) Có TK 1561-Giá trị mua hàng hoá Sơ đồ tổng hợp TK 111, 112, 331 TK 156 Mua hàng hoá nhập kho TK133 VAT theo P2 khấu trừ TK 157 Mua gửi bán TK 133 Bán trực tiếp TK 632 TK154 Chuyển thẳng đi gia công III-HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ: 1. Phương pháp kiểm kê định kỳ và tài khoản sử dụng: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không thoi dõi thường xuyên,liên tục,có hệ thống tình hình nhập ,xuất,tồn kho vật tư,hàng hoá. Tài khoản sử dụng: * Tài khoản 611-Mua hàng Các tài khoản cấp 2: -Tài khoản 6111: Mua nguyên vật liệu -Tài khoản 6112: Mua hàng hoá (Riêng tài khoản 6112 còn được mở thêm chi tiết để phản ánh giá mua hàng hoá và chi phí mua hàng hoá) * Tài khoản 151, 156, 157: Các tài khoản này chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. 2. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ * Đầu kỳ kế toán, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn đầu kỳ: Nợ TK 6112: Mua hàng hoá Có TK 151, 1561, 157 Đồng thời kế toán tiến hành kết chuyển chi phí mua của hàng tồn đầu kỳ: Nợ TK 6112: Mua hàng hoá Có TK 1562: Chi phí mua hàng hoá * Trong kỳ kế toán, căn cứ vào các chứng từ liên quan đến hàng mua: - Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 6112: Mua hàng hoá (Giá mua có thuế GTGT) Nợ TK 133-Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111,112,331: Tổng số tiền thanh toán - Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo PPTT: Nợ TK 6112: Mua hàng hoá Có TK 111,112,331: Tổng số tiền thanh toán Đồng thời phản ánh chi phí mua hàng: Nợ TK 6112: Mua hàng hoá Có TK 111,112, 113 Khi các khoản giảm giá hàng mua phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 111,112, 331 Có TK 6112: Mua hàng hoá Trường hợp mua hàng trả lại cho người bán: + Nếu doanh nghiệp chưa nhập kho thì kế toán có thể theo dõi trên Tài khoản 002 “Hàng hoá nhận giữ hộ” tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên. + Nếu doanh nghiệp đã hạch toán nhập hàng thì kế toán hạch toán hàng trả lại: + Nếu hàng hoá thuộc đối tuợng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 111,112(Số tiền người bán trả lại) Nợ TK 331(Trừ vào tiền còn nợ của người bán) Có TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 6112: Giá chưa có thuế GTGT Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT Hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi sổ giá mua của hàng trả lại là giá có thuế GTGT: Nợ TK 111,112 (Số tiền người bán trả lại) Nợ TK 331(Trừ vào tiền còn nợ của ngưòi bán) Có TK 6112: Mua hàng hoá Sơ đồ tổng hợp TK 151, 156, 157 TK 611 Đầu kỳ, kết chuyển Giá trị hàng tồn đầu kỳ TK 111, 112, 131 TK 111, 112, 331 Trong kỳ, căn cứ chứng từ Mua hàng trả lại cho TK 133 người bán TK 133 PHẦN II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QUỐC VƯƠNG A/KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QUỐC VƯƠNG I- QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QUỐC VƯƠNG: 1) Quá trình hình thành và phát triển của công ty: * Quá trình hình thành của công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư Quốc Vương: - Công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư Quốc Vương là một doanh nghiệp được thành lập theo quyết định số 1023/QĐ-UB, ngày 15/04/2004 và chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3202001519 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố cấp ngày 20/04/2004. - Tên công ty : Công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư Quốc Vương. - Trụ sở giao dịch chính thức: 350 Phan Chu Trinh - Quận Hải Châu – TP Đà Nẵng. - Điện thoại : 05113.522360 Fax: 05113.552559 - Tài khoản số : 2000201127166 tại Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Thành Phố Đà Nẵng . - Mã số thuế : 0400462577 * Quá trình phát triển của Công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư Quốc Vương: - Công ty thành lập với tổng số vốn điều lệ là 1.500.000.000 đồng , với mục tiêu kinh doanh các mặt hàng như : gỗ, xi măng, sắt, thép và vận tải hàng hoá. - Từ ngày thành lập đến nay công ty đã trải qua 5 năm hoạt động , từ một doanh nghiệp non trẻ, với quyết tâm khẳng định vị trí của mình trên thương trường. Công ty đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt như cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh. Quy mô hoat động, tiềm lực tài chính và cả nguồn lực con người. Cụ thể công ty đã giải quyết được việc làm cho 46 lao động. Trong đó có 2 người trình độ thạc sĩ,26 người có trình độ đại học , 2 người có trình độ trung cấp và 16 người có trình độ phổ thông. Với mức lương bình quân 1.500.000 đồng/người/tháng. Đây là nền tảng vững chắc thể hiện bộ mặt của công ty ngày càng lớn mạnh. Một số chỉ tiêu liên quan đến sự phát triển của công ty: Căn cứ vào kết quả hoạt động của công ty trong 3 năm gần đây như sau: ĐVT: (đồng) Chỉ tiêu 2004 2005 2006 Doanh thu 178.930 000.000 230.754.000.000 305.650.152.000 Tổng chi phí 178.580.663.000 230.652.650.000 305.455.152.000 Kết quả kinh doanh(lãi) 79.337.000 105.350.000 195.000.000 2) Chức năng hoạt động của công ty: Công ty là một doanh nghiệp có chức năng kinh doanh một số lĩnh vực như sau: - Mua bán thiết bị máy móc, phụ tùng ôtô, xe máy các loại, xi măng, gỗ, sắt, thép và vận tải hàng hoá… - Môi giới mua bán và dịch vụ chuyển quyền sử dụng đất, dịch vụ thương mại - Đại lý mua bán và ký gửi hàng hoá - Dịch vụ tư vấn du học. 3) Nhiệm vụ của công ty: - Công ty chủ động nghiên cứu khả năng tiêu thụ hàng hoá trong nước và nước ngoài. Để xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, tổ chức kế hoạch sản xuất, chủ động khắc phục những khó khăn, mở rộng thị trường buôn bán, kết hợp các ngành địa phương tạo cơ sở vững chắc thực hiện các hợp đồng kinh tế, sử dụng tốt nguồn vốn của công ty, đảm bảo được sự trang trải về tài chính làm đúng nghĩa vụ của mình với nhà nước một cách nghiêm túc đúng chế độ trong từng khâu quản lý kinh doanh, kê khai và nộp thuế đầy đủ và kịp thời. - Xây dựng bộ máy tổ chức công ty đồng bộ, gọn nhẹ phù hợp với ngành nghề kinh doanh. - Thực hiện nghiêm chỉnh các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên, thường xuyên bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, trình độ chuyên môn, chính trị đáp ứng nhu cầu kinh doanh. II- ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY: Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty: Mạng lưới kinh doanh của công ty cũng khá đơn giản . Công ty hầu hết lấy hàng từ nhà máy Xi măng Sông Gianh và công ty cổ phần gỗ Gureco Quảng Trị phân phối lại các đơn vị, công trình đại lý, có đơn đặt hàng . Vì thế công ty không nắm bắt được nhu cầu của thị trường trong nước đặc biệt là(TP Đà Nẵng, Quảng Nam) thị hiếu cũng như không có thông tin từ phía người tiêu dùng. *Sơ đồ tổ chức mạng lưới kinh doanh của công ty: Các nhà cung cấp Công ty TNHH Thương Mại và Đầu tư Quốc Vượng Marketing Đại lý uỷ quyền Bán buôn, đại lý Bán lẻ Người tiêu dùng Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty: 2.1)Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty : GIÁM ĐỐC PHÓ GĐTC PHÓ GĐ KD Phòng TCKT Phòng tổ chức Phòng kinh doanh Xưởng công nghệ Đội vận tải Đại lý gỗ Đại lý xi măng Chú thích sơ đồ: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng * Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: - Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm quản lý trong doanh nghiệp, trực tiếp hoạch định các chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: Điều hành kinh doanh, là người chỉ đạo các phương án sản xuất, kinh doanh hàng năm tham mưu cho Giám đốc phương án kinh doanh có hiệu quả nhất. - Phó Giám đốc tài chính: Có nhiệm vụ triển khai các bước trong kế hoạch tài chính, kinh tế hàng năm. Đồng thời là người tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán theo dõi và phản ánh kịp thời bên cạnh đó còn tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý và sử dụng vốn, hàng hoá và tài sản của công ty. - Phòng tài chính kế toán: Thực hiện hệ thống chứng từ sổ sách kế toán theo dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nguồn vốn,tài sản, hàng hoá và tham mưu cho phó Giám đốc tài chính. - Phòng tổ chức: Quản lý về mặt nhân sự, thiết lập môi trường làm việc một cách hợp lý và có hiệu quả nhất.Luôn tham mưu cho Giám đốc trong kế hoạch dùng người. - Phòng kinh doanh: Thực hiện phương án sản xuất kinh doanh hàng năm theo sự chỉ đạo của phó giám đốc kinh doanh. Đồng thời phải thường xuyên thu thập thông tin và xử lý số liệu làm cơ sở để tham mưu cho phó Giám đốc kinh doanh trong việc thiết lập kinh doanh và tìm đối tác. - Xưởng công nghệ: Gia công các loại sản phẩm, làm sản phẩm theo đúng thiết kế và kế hoạch của công ty. Đảm bảo chất lượng và mẫu mã, thời gian giao hàng mà công ty đã ký kết với các đối tác. - Đội vận tải: Có nhiệm vụ quan trọng là vận chuyển và bốc xếp hàng hoá về kho cũng như đến với khách hàng. - Đại lý gỗ: Là đại lý trực thuộc của công ty có nhiệm vụ phân phối và bảo quản lưu trữ sao cho đạt chất lượng tốt đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hang III- ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỒNG TY: 1) Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: a) Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN KHO HÀNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ THỦ QUỸ Chú thích: Quan hệ trực tuyến Quan hệ đối chiếu b) chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc, trực tiếp chỉ đạo bộ phận kế toán ở công ty, theo dõi tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong lĩnh vực tài chính, như nguồn vốn các chi phí phát sinh, thuế, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Kế toán kho hang và công nợ: Theo dõi quá trình hạch toán mua hàng, thanh toán khách hàng mua và khách hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kế toán thanh toán ngân hàng: Theo dõi các khoản thu, chi, tạm ứng các khoản tiền vay, tiền gửi ngân hàng. - Thủ quỹ: Thu, chi các khoản theo chứng từ hợp lý, hợp pháp, hàng ngày kiểm tra quỹ tiền mặt báo cáo kế toán trưởng và lãnh đạo công ty. 2) Hình thức kế toán công ty áp dụng: - Nhằm đảm bảo báo cáo tài chính kịp thời và phù hợp với khả năng, trình độ quản lý của công ty, phòng kế toán của công ty đã áp dụng hình thức kế toán”chứng từ ghi sổ”. Với hình thức này, toàn bộ công việc kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: a) Sơ đồ ghi sổ kế toán tại công ty: Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ thẻ chi tiêt Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu b) Trình tự ghi sổ: - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…ghi vào chứng từ ghi sổ đồng thời cũng ghi vào sổ kế toán chi tiết và sổ quỹ để theo dõi chi tiết các khoản. Và cuối tháng lên sổ cái để theo dõi tổng hợp từng tài khoản. - Cứ mỗi quý căn cứ vào số liệu đã có ở sổ kế toán chi tiết và các sổ liên quan lên bảng tổng hợp chi tiết đồng thời đối chiếu với sổ cái. - Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối tài khoản và đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. - Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết cuối tháng kế toán lập báo cáo kế toán B/THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QUỐC VƯƠNG 1)Mặt hàng, nguồn hàng tại công ty: a)Mặt hàng: - Công ty TNHH thương mại và đầu tư quốc vương chủ yếu kinh doanh và sản xuất những mặt hàng là xi măng, sắt, thép, gỗ….cung ứng vật tư xây dựng và thi công trình dân dụng công nghiệp, giao thông thuỷ lợi. - Ngoài ra công ty còn là đại lý mua bán và ký gửi hàng hoá, kinh doanh vận chuyển hàng hoá. b) Nguồn hàng: - Hàng hoá công ty mua vào phần lớn là từ nhà máy xi măng Sông Gianh, công ty cổ phần gỗ MDF Geruco Quảng Trị. Việc thu mua chủ yếu dựa trên cơ sở hợp đồng kinh tế giữa công ty và đơn vị kinh doanh trong và ngoại tỉnh, Chủ yếu là thông qua các đại lý mua bán và ký gửi hàng hoá. 2) Phương thức mua hàng và thanh toán tại công ty: - Hàng hoá mua ngoài của công ty bằng phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng. Căn cứ vào hoá đơn bên bán giao nhận, bảng tổng hợp mua hàng, phiếu nhập kho kế toán xác định số lượng hàng mua, giá bán….của hàng hoá. Và tuỳ theo từng phương thức mà công ty thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay theo phương thức trả chậm. * Mua hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp: - Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, công ty cử cán bộ mang giấy uỷ nhiệm đến kho bên bán để nhận hàng. Công ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng về đơn vị mình. - Mua hàng theo phương thức chuyển hàng:Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết bên bán chuyển hàng đến cho người mua(đại lý) và giao hàng tại kho người mua hoặc một địa điểm đã quy định trong hợp đồng. II-TÌNH HÌNH CÔNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QUỐC VƯƠNG: 1)Chứng từ mua hàng và sổ sách sử dụng : - Thẻ kho - Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá - Phiếu nhập kho - Báo cáo nhập kho - Sổ tổng hợp nhập-xuất-tồn - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết tài khoản 156 - Sổ kế toán sử dụng là sổ cái 2) Tài khoản sử dụng: - Tài khoản công ty TNHH Thương mại và Đầu Tư Quốc Vương sử dụng + TK 1561, TK 1562, TK133, TK 331 III- THỰC TẾ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QUỐC VƯƠNG: 1) Kế toán chi tiết nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư Quốc Vương: Để minh hoạ tình hình chi tiết tại công ty Thương Mại và Đầu Tư Quốc Vương sau đây là một số trường hợp cụ thể về tình hình mua hàng như sau: HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số 01 GTKT-3LL Liên 1 (lưu) VH/2007N Ngày 24 tháng 07 năm 2007 No. 0084384 Đơn vị bán hàng :………………………………………………………………………… Địa chỉ: ……………………………………………Số tài khoản………………………… Điện thoại: ………………………………………...Mã số thuế0400462577……………. Họ và tên người mua hàng: ………………………………………………………………. Địa chỉ: ……………………………………………Số tài khoản ……………………….. Hình thức thanh toán: ..........Tiền mặt……………..Mã số thuế : 0400108625 TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Ximăng PCB 30 Tấn 1.500 663.636 995.454.000 Cộng tiền hàng : 995.454.000 Thuế suất GTGT: 10%: 99.545.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.094.999.400 Số tiền bằng chữ : Một tỷ , chín mươi bốn triệu , chín trăm chín mươi chín ngàn bốn trăm đồng . Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Khi hàng về đến công ty , tại phòng kinh doanh tiến hành kiểm nghiệm hàng Bản kiểm nghiệm được lập như sau: Đơn vị : CT TNHH TM & ĐT BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Mẫu số : Bộ phận : ( Vật tư sản phẩm, hàng hóa) Số :01 Ngày 24 tháng 07năm 2007 Căn cứ :hoá đơn số 84384 … ………………….. bAn kiểm nghiệm gồm : Ông ( bà ) : Nguyễn Hữu Lộc Ông ( bà ) : Trần Văn Ân Đã kiểm nghiệm ximăng loại PCB 30 TT Tên sản phẩm hàng hoá Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo công ty Số lượng đúng quy cách sản phẩm SL không đúng quy cách sản phẩm 1 Ximăng PCB 30 Tấn 1.500 1.500 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm : hàng đã đúng quy cách , chất lượng và số lượng Thủ kho Trưởng ban ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Sau khi kiểm nghiệm xong , nhân viên tiến hàng lập phiếu nhập kho số hàng hoá trên , phiếu nhập kho được lập như sau : Đơn vị CTTNHH TM & ĐT Địa chỉ 350 Phan Châu Trinh PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số : Ngày 24 tháng 07 năm 2007 Số :01 Tên và địa chỉ người giao hàng : Nhà máy ximăng Sông Gianh Nhập tại kho : công ty TT Tên và quy cách hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi Măng PCB 30 Tấn Yêu cầu Thực nhập 663.636 995.454.000 1.500 1.500 Người lập bảng Người giao hàng Thủ kho Kế toán ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký , họ tên) ( Ký , họ tên ) Căn cứ vào phiếu nhập kho , thủ kho vào thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng hàng hoá nhập kho. Thẻ kho được lập như sau : Đơn vị : Công ty TNHH TM & ĐT Quốc Vương Địa chỉ : 350 Phan Chu Tri THẺ KHO Mặt hàng : xi măng PCB 30 Từ ngày 01/07/2007 đến 30/09/2007 Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH Ngày SL (tấn) TT SL (tấn) TT SL (tấn) TT 01 24/07 Mua ximăng PCB 30 663.636 1.500 995.454.000 Tổng cộng 995.454.000 Người lập Kế toán trưởng Cuối ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ về cho phòng kế toán để lập báo cáo nhập kho . Báo cáo nhập kho được lập như sau : BÁO CÁO NHẬP KHO Từ ngày 01/07/2007 đến ngày 30/09/2007 TT Tên mặt hàng Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tổng cộng SL Đơn giá Thành tiền SL Đơn giá Thành tiền SL Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng PCB 40 170 691.090 117.485.300 500 690.909 345.454.500 670 690.954 462.939.800 2 Xi ăng PCB 30 130 6630514 86.256.820 1500 663.636 995.454.000 430 663.599 285.347.620 3 Gỗ MDF Geruco loại A 21mm 1000 223.609 223.609.000 2000 223.809 447.618.000 3000 223.742 671.227.000 4 Gỗ MDF Geruco loại B 18mm 2500 179.523 448.807.500 2500 179.523 448.807.500 Tổng cộng 427.351.120 1834.477.800 1841.321.920 Người lập Kế toán trưởng Cuối tháng