Chuyên đề Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và phát triển thiết bị công nghệ DETEC

ặc điểm nguyên vật liệu Mỗi một loại hình doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất có đặc thù khác nhau về loại hình kinh doanh, nhưng có một đặc điểm chung đó là không thể thiếu nguyên vật liệu (số lượng nhiều ít khác nhau), là cơ sở để hình thành nên sản phẩm. Công ty một đơn vị sản xuất kinh doanh và phỏt triển về cỏc thiết bị dụng cụ điện nờn nguyờn vật liệu đúng 1 vai trũ rất quan trọng đúng gúp rất lớn vào sự thành cụng của sản phẩm. Khi nhận được đơn đặt hàng, phòng kế hoạch của Công ty tiến hành lập bảng dự trù vật liệu cho sản phẩm đó, kế hoạch dự trù vật tư cần tính sao cho vật liệu sử dụng trong sản xuất phải đảm bảo đầy đủ về chất lượng và giá thành hợp lý. Căn cứ vào kế hoạch vật tư, Giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kế hoạch ký kết hợp đồng kinh tế. 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xõy dựng và phỏt triển thiết bị cụng nghệ DETEC bao gồm nhiều loại, nhóm, thứ khác nhau. Vì vậy, để quản lý tốt và tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu dùng cho các công trình, kế toán cần phải nắm bắt và hiểu rõ cách phân loại vật liệu cũng như vai trò và tác dụng kinh tế của từng loại. * Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu sử dụng cho các công trình thường bao gồm: - Nguyên vật liệu chính: (Bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm sản xuất ra như: Linh kiện điện tử, sản phẩm cơ khớ,..., - Nguyên vật liệu phụ: có vai trò phụ trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính hay tăng chất lượng sản phẩm phục vụ cho sản xuất, bảo quản, bao gói sản phẩm như: dõy điện, dầu bụi trơn, đinh ốc … - Nhiên liệu: phục vụ cho công nghệ sản xuất, cho hoạt động của máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: xăng, dầu, … - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được nội dung kinh tế cũng như chức năng kinh tế của từng loại vật liệu để từ đó có phương hướng và biện pháp quản lý thích hợp đối với từng loại vật liệu. * Căn cứ vào nguồn hình thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài - Nguyên vật liệu thuê gia công chế biến - Nguyên vật liệu tự gia công chế biến. Cách phân loại này có tác dụng làm căn cứ để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua dự trữ vật liệu và làm cơ sở để xác định giá vốn thực tế vật liệu. * Căn cứ vào mục đích sử dụng: - Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất - Nguyên vật liệu dùng cho quản lý - Nguyên vật liệu dùng cho mục đích khác. Với đặc điểm là một Công ty chuyên về thiết kế và sửa chữa cỏc thiết bị dụng cụ diện. Do đó, nguyên vật liệu sử dụng trong đơn vị rất phong phú, đa dạng với nhiều chủng loại khác nhau. Mặt khác với việc đơn vị sử dụng phần mềm kế toán do vậy nguyên vật liệu trong đơn vị được phân loại thành như sau: Ba chữ số đầu thể hiện là mã TK 152 là tài khoản cấp 1, chữ số sau là tài khoản cấp 2 là chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu và phụ tùng khác… nhưng đơn vị phản ánh tất cả nguyên vật liệu là nguyên vật liệu chính. Thể hiện ở màn hình sau: Cụ thể Tài khoản 152 được chia thành các tiểu khoản như sau: Tài khoản Tên tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 15211 Nguyên liệu, vật liệu chính - XN1 15216 Nguyên liệu, vật liệu chính - XNĐ 15219 Nguyên liệu, vật liệu chính - XNCG 1522 Vật liệu phụ 1523 Nhiên liệu 1524 Phụ tùng 1526 Thiết bị XDCB 1528 Vật liệu khác 2.2. Tính giá nguyên vật liệu Việc tính giá nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. Thông qua việc tính giá nguyên vật liệu, kế toán mới ghi chép đầy đủ và có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá nguyên vật liệu mua vào, giá trị nguyên vật liệu tiêu hao cho sản xuất, đồng thời phải loại trừ ra khỏi giá trị của vật liệu những chi phí không hợp lý, hợp lệ. Từ đó xác định chính xác giá trị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ đáp ứng được yêu cầu xác thực. Mặt khác tính giá chính xác vật liệu còn góp phần tính toán chính xác số tài sản hiện có của doanh nghiệp đảm bảo thông tin cung cấp trên báo cáo tài chính được chung thực và hợp lý. Đây là công việc đầu tiên mà kế toán nguyên vật liệu phải thường xuyên thực hiện trước khi nhập, xuất nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. * Các nguyên tắc được thừa nhận trong việc tính giá nguyên vật liệu: - Nguyên tắc giá gốc. - Nguyên tắc nhất quán. - Nguyên tắc thận trọng. * Phương pháp tính giá nguyên vật liệu: - Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Hiện tại, nguyên vật liệu nhập kho ở Công ty được đánh giá theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền của Công ty bỏ ra để có được số vật tư đó. Trị giá vốn của vật tư tại thời điểm mua hàng là số tiền thực tế phải trả cho người bán gọi là trị giá mua thực tế. Thông thường nguyên vật liệu được giao nhận tại kho của bên mua, song cũng có một số trường hợp bên mua phải tự vận chuyển nguyên vật liệu mua về kho của mình. Công ty áp dụng 2 phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho như sau: + Nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài: Bằng giá mua thực tế của hàng mua nhập kho cộng với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu (nếu có). Trị giá vốn thực tế NVL = Trị giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu phải nộp (nếu có) - Khoản giảm giá hàng mua (nếu có) và hàng mua trả lại ã Trường hợp bên bán phải chịu chi phí vận chuyển thì trị giá mua thực tế nguyên vật liệu nhập kho chính là giá mua đã được thỏa thuận giữa hai bên theo hợp đồng đã ký kết. ã Trường hợp mua ngoài nguyên vật liệu bên mua phải chịu chi phí vận chuyển thì khi đó trị giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho sẽ bằng giá thực tế ghi trên hóa đơn cộng với chi phí vận chuyển. + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do xuất dùng không hết thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng chính giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng. Với việc sử dụng phần mềm kế toán, quá trình nhập kho được diễn ra nhanh chóng: từ các chứng từ phát sinh, kế toán tiến hành phân loại vật tư theo từng nhóm, loại, rồi nhập vào màn hình nhập vật tư theo từng kho về cả số lượng và giá trị. Ví dụ: Ngày 3 tháng 2 năm 2008 Công ty linh kiện điện tử của Công ty TNHH Thành Cụng với trị giá chưa thuế là 321.505.410VNĐ, thuế GTGT 5%. Ta có: Trị giá vật liệu nhập kho = Trị giá vật liệu xuất kho = 321.505.410 (đồng). Ngoài ra, còn có một số phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho sau: + Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất ra: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu là giá thành sản xuất thực tế vật liệu đó. + Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế NVL thuê ngoài = Trị giá vốn thực tế NVL xuất chế biến + Chi phí liên quan đến gia công chế biến + Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá trị vốn góp do các bên thỏa thuận cộng với các chi phí khác nhập kho (nếu có). + Đối với phế liệu thu hồi: thì giá thực tế nguyên vật liệu là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá bán thu hồi. - Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp tính giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO): • Nội dung: Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. • Ưu điểm: Cho phép xác định trị giá vốn thực tế xuất kho cho từng lẫn xuất, vật tư, hàng hóa tồn kho cuối kỳ được xác định theo đơn giá của những lần nhập sau cùng nên giá trị hàng tồn kho là phù hợp với thực tế. • Nhược điểm: Khối lượng tính toán phức tạp, sử dụng đơn giá ở quá khứ để xác định trị giá vốn của vật tư xuất kho ở hiện tại nên không phù hợp giữa doanh thu và chi phí. • Điều kiện áp dụng: Đối với doanh nghiệp ít chủng loại vật tư hàng hóa, khối lượng mỗi lần nhập xuất lớn, giá cả tương đối ổn định. Do tình hình thực tế doanh nghiệp mua nguyên vật liệu về không nhập kho mà xuất thẳng cho các công trình ngay nên trị giá xuất dùng chính là trị giá vật liệu mua vào. Ngoài ra, còn có một số phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho sau: + Tính theo Giá bình quân của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ. + Tính theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (LIFO). + Tính theo Giá thực tế đích danh (tính trực tiếp). + Tính theo Giá hạch toán. 2.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp để góp phần tăng cường quản lý nguyên vật liệu. 2.3.1. Chứng từ sử dụng Các hoạt động nhập, xuất kho nguyên vật liệu xảy ra thường xuyên trong doanh nghiệp sản xuất. Để quản lý chặt chẽ và theo dõi tình hình biến động và hiện có của nguyên vật liệu, kế toán phải lập các chứng từ cần thiết một cách kịp thời và đầy đủ đúng chế độ ghi chép ban đầu đã được Nhà nước ban hành. Một số chứng từ sử dụng tại Công ty, gồm: - Phiếu nhập xuất thẳng - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số: 03PXK - 2LL). - Hóa đơn GTGT (Liên 2 giao khách hàng) (Mẫu số: 01GTKT - 3LL). - Hóa đơn cước vận chuyển (Mẫu số: 03 - BH) - Giấy đề nghị tạm ứng. - Biên bản nghiệm thu. - Phiếu báo giá. …………………….. Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép, tổng hợp kịp thời các bộ phận có liên quan. 2.3.2. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu mà các doanh nghiệp thường áp dụng đó là: Phương pháp thẻ song song. Phương pháp đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ số dư. Công ty cổ phần đầu tư xõy dựng và phỏt triển thiết bị cụng nghệ DETEC hạch toán chi tiết theo phương pháp Sổ số dư.Phương pháp Sổ số dư dùng để theo dõi tổng hợp số lượng xuất - nhập - tồn của từng loại vật liệu tại kho của Công ty, nó được dùng để đối chiếu với phần hạch toán tổng hợp hay phần hạch toán chi tiết. Vì số dư cuối tháng của vật liệu trên Sổ số dư không trùng với số dư trên TK 152 bên phần hạch toán tổng hợp do vật liệu tại các công trình nhập đến đâu xuất dùng đến đó nhưng vẫn xảy ra trường hợp tồn cuối tháng do vật liệu này được nhập vào ngày cuối tháng, trong khi Sổ số dư chỉ dùng để theo dõi tồn tại kho của Công ty không hạch toán chi tiết vật liệu nên không có số liệu để đối chiếu với Sổ số dư.  Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận CT nhập Sổ số dư Phiếu giao nhận CT xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng kê NXT Sổ kế toán tổng hợp + Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ. + Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót. + Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều doanh điểm vật tư và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều, đồng thời nhân viên kế toán và thủ kho của doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao. Do Công ty có sử dụng phần mềm kế toán máy nên các sổ sách kế toán sẽ được kết chuyển tự động theo mẫu sẵn trong máy. Ngoài ra, một số mẫu phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn GTGT … được Công ty sử dụng: Hóa đơn giá trị gia tăng Liên 2: Giao khách hàng Ngày … tháng … năm … Mẫu số: 01 GTKT-3LL Seri: Đơn vị bán hàng : Địa chỉ : Số tài khoản : Điện thoại : MS: Họ tên người mua hàng: Đơn vị : Số tài khoản : Hình thức thanh toán : MST: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Lượng mua Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 2 … Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền: Số tiền (bằng chữ): Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên) Công ty CP xõy dựng và phỏt............ Số 173A Nguyễn Hoàng Tụn...... Phiếu nhập xuất thẳng Ngày ... tháng ... năm ... Số: ... Công trình : Người giao hàng : Đơn vị : Địa chỉ : Số hóa đơn : Seri: Ngày: Nội dung : Tài khoản có: STT Tên vật tư TK TK cp Đvt Số lương Đơn giá Thành tiền Công Trình 1 2 … Tổng cộng tiền hàng Chi phí Thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán Bằng chữ: Ngày ... tháng ... năm ... Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán VT Cán bộ KT 2.4. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 2.4.1. Tài khoản sử dụng - TK 152 "Nguyên vật liệu": Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá vốn thực tế. Tài khoản có thể mở thành tài khoản cấp 2, cấp 3 để chi tiết cho từng loại, thứ, nhóm vật liệu tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - TK 151 "hàng mua đang đi đường": Tài khoản này phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán bằng tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đi đường cuối tháng trước tháng này đã nhập kho. - TK 133 "Thuế GTGT" - TK liên quan khác như: TK111, TK112, TK141, TK241, TK331,TK627, TK642, ... Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là việc theo dõi tình hình biến động của vật liệu trên các tài khoản kế toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hoá thông tin kinh tế tổng hợp. Theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT thì doanh nghiệp có thể áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hầng tồn kho sau đây: Phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kiểm kê định kỳ Toàn bộ quy trình hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu của Công ty áp dụng theo phương pháp KKTX được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ Kế toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX TK 111, 112, 141, 331... TK 152 TK 621, 627, 641, 642 TK 151 TK133(1) (1) (2) (8) TK 241 (9) TK 621, 627, 641, 642 (3) TK 222 (10) TK 338 (1) (4) TK 154 (11) TK 128, 222 (5) TK 632 (12) TK 154 (6) TK 138 (8) (13) TK 411 (7) TK 412 (14a) TK 711 (15) TK 138 (1) (17) (14b) TK 131 TK 138, 642, 632 (18) TK133(1) (16) TK811 TK3387 TK711 Ghi chú: (1) Nguyên vật liệu tăng do mua ngoài. (2) Hàng đi đường kỳ trước về nhập kho (3) Nguyên vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho (4) Nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. (5) Nhận lại vốn góp liên doanh. (6) Tăng nguyên vật liệu do tự chế nhập kho hay thuê gia công chế biến. (7) Nguyên vật liệu tăng do cấp phát, tặng thưởng, góp vốn liên doanh. (8) Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh (9) Xuất nguyên vật liệu cho xây dựng cơ bản. (10) Xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh. (11) Xuất nguyên vật liệu để gia công chế biến. (12) Xuất nguyên vật liệu để bán. (13) Xuất nguyên vật liệu cho vay mượn tạm thời. (14a) Đánh giá giảm nguyên vật liệu (14b) Đánh giá tăng nguyên vật liệu (15) Nguyên vật liệu tăng do được biếu, tặng, tài trợ (16) Nguyên vật liệu tăng do người mua trả nợ bằng vật tư, hàng hóa. (17) Nguyên vật liệu kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân. (18) Nguyên vật liệu thiếu khi xác định ngay nguyên nhân hoặc phản ánh khoản hao hụt mất mát nguyên vật liệu sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra. 2.4.2. Sổ kế toán nguyên vật liệu - Sử dụng sổ kế toán: Sổ chi tiết 152, sổ cái 152, bảng kê XNT, các sổ kế toán có liên quan … - Quy trình ghi sổ: Công ty áp dụng: Hình thức ghi sổ Nhật ký chung trên phần mềm kế toán máy. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ để ghi sổ, trước hết nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cộng số liệu trên sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quy trình ghi sổ được tiến hành theo sơ đồ sau: Sơ đồ Biểu diễn trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ kế toán Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Phần mềm kế toán Máy vi tính Ghi chú: : Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra 2.4.3. Hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu * Hạch toán nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu (NVL): - NVL thu mua nhập kho: Trong nghiệp vụ thu mua, nhập kho NVL thì doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc đó là hoá đơn khi mua hàng (“Hoá đơn GTGT” hoặc “Hoá đơn bán hàng” do người bán lập giao cho doanh nghiệp) và “Phiếu nhập kho” (do cán bộ của doanh ngiệp lập). Ngoài ra, trong các trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lập một số loại chứng từ khác như “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” … Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho NVL của kế toán phụ thuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ trên. + Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: • Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 152: Phần ghi vào giá NVL nhập kho Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Hoá đơn chưa trả người bán (theo giá thanh toán) Có TK 111, 112, 311…: Hoá đơn đã thanh toán cho người bán. + Trường hợp hàng đang đi đường: Khi kế toán chỉ nhận được hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ “Hàng đang đi đường”, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thường như trường hợp trên, nhưng nếu đến ngày cuối tháng, hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 151: Phần được tính vào giá NVL Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Hoá đơn chưa trả tiền cho người bán Có TK 111, 112, 311…: Hoá đơn đã thanh toán Sang các tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường. + Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Khi kế toán chỉ nhận được phiếu nhập, chưa nhận được hoá đơn thì căn cứ vào lượng NVL thực tế nhập kho và giá tạm tính (giá hạch toán), kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 331 - Phải trả người bán. Khi nhận được hoá đơn kế toán dùng bút toán ghi bổ sung, hoặc ghi số âm để điều chỉnh giá tạm tính thanh giá hoá đơn và phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ (Nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chẳng hạn, khi giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung: Nợ TK 152: Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Giá thanh toán trừ (-) giá tạm tính. + Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán: Khi ứng trước tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112, 311… Khi người bán chuyển hàng cho doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Phần được ghi vào giá nhập kho Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Giá thanh toán theo hoá đơn. + Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL, ghi: Nợ TK 152: Phần được tính vào giá NVL Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 311… + Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thiếu so với hoá đơn, thì tuỳ theo nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381): Chờ xử lý Nợ TK 138 (1388): Yêu cầu bồi thường Có TK 111, 112, 311, 331: Giá thanh toán của số NVL thiếu. + Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thừa so với hoá đơn thì kế toán có thể ghi số thừa vào TK 002 “ Vật tư, hàng hoá giữ hộ” (nếu doanh nghiệp không mua số thừa ) hoặc căn cứ vào giá hoá đơn của số vật liệu thừa, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 (3381) - Phải trả, phải nộp khác. Trường hợp khi nhận được “Hoá đơn GTGT”, “ Hoá đơn bán hàng”… mà doanh nghiệp đã thanh toán một phần, số còn lại doanh nghiệp nhận nợ với người bán thì kế toán căn cứ vào hoá đơn để ghi: Nợ TK 151, 152: Giá không có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Giá thanh toán ghi trên hoá đơn. Phản ánh số tiền đã thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112, 141, 331… Nhập kho NVL từ các nguồn khác: NVL của các doanh nghiệp có thể được nhập từ các nguồn khác như: nhập kho NVL tự chế, gia công xong, do nhận vốn kinh doanh bằng giá trị NVL… phản ánh nghiệp vụ nhập kho trong các trường hợp này, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá thực tế NVL nhập kho Có TK 154: Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công Có TK 411: Nhận vốn kinh doanh bằng NVL Có TK 128, 221, 222, 223, 228: Nhận lại vốn góp bằng NVL Có TK 338: NVL vay mượn tạm thời của đơn vị khác Có TK 711: Phế liệu thu hồi từ hoạt động thanh lý TSCĐ. Dựa trên cơ sở đó, hình thức kế toán nhập vật liệu của Công ty như sau: Thủ tục nhập xuất dùng: Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán hàng, phòng kỹ thuật đối chiếu số lượng, giá cả, chủng loại nguyên vật liệu với hợp đồng kinh tế đã ký kết, sau đó báo cáo lại cho phòng kế toán. - Liên 1: Lưu tại phòng kế toán và để làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp. Liên 2: Chuyển cho cán bộ tiếp liệu dưới công trường. Thủ kho của công trường đó sẽ căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu thực nhập ghi vào cột thực nhập và ký vào cả hai liên phiếu nhập xuất thẳng. Thủ kho của công trường sẽ căn cứ vào phiếu nhập xuất thẳng ghi vào sổ mẫu riêng của công trường đó và theo dõi. + Trường hợp nhập kho do mua ngoài: Nhập kho do mua ngoài có 2 trường hợp là người mua chịu chi phí vận chuyển và người bán chịu chi phí vận chuyển. Hình thức thanh toán có thể thỏa thuận theo hợp đồng là thanh toán ngay bằng tiền mặt, TGNH, tiền tạm ứng hoặc thanh toán sau… Nhưng hiện tại ở Công ty thanh toán ngay hay thanh toán sau Kế toán vẫn phản ánh TK thanh toán qua tài khoản 331 sau đó mới phản ánh qua các tài khoản thanh toán khác. Các bút toán định khoản như sau: Bút toán 1: Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào. Có TK 331- Chi tiết nhà cung cấp Bút toán 2: Nợ TK 331 - Chi tiết nhà cung cấp Có TK 111, TK112, TK 141… + Người bán chịu chi phí vận chuyển: Khi nhận được vật liệu và hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp kế toán căn cứ đối chiếu số lượng thực nhập và hóa đơn, sau đó kế toán nhập số liệu vào máy để lập phiếu nhập xuất thẳng. Từ đó máy tự chạy số liệu ra các sổ sách kế toán. * Hạch toán nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu (NVL): Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên thì khi xuất kho NVL phải lập “Phiếu xuất kho” hoặc “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”, thủ kho và người nhận NVL phải làm thủ tục kiểm nhận lượng NVL xuất kho theo phiếu xuất. - Kế toán tổng hợp các phiếu xuất NVL cho từng bộ phận sử dụng, xác định giá thực tế xuất kho để phân bổ giá trị NVL xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh và ghi: Nợ Tk 621: Giá thực tế NVL sử dụng để chế biến sản phẩm Nợ Tk 627: Giá thực tế NVL phục vụ chung cho bộ phận sản xuất Nợ TK 641: Giá thực tế NVL phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642: Giá thực tế NVL phục vụ cho QLDN Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất kho. - Trường hợp doanh nghiệp xuất NVL để góp vốn vào công ty con, công ty liên kết, cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, đầu tư dài hạn khác. Căn cứ vào phiếu xuất kho, biên bản giao nhận vốn để xác đinh số vốn góp, số chênh lệch (giảm, tăng) do đánh giá lại NVL hạch toán là chi phí khác hoặc thu nhập khác. Riêng cơ sở đồng kiểm soát chênh lệch tăng được phân chia như sau: phần thu nhập tương ứng với tỷ lệ vốn góp giữ lại trên TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện và chỉ được hạch toán là thu nhập khác khi vật tư, hàng hoá bán cho bên thứ 3 độc lập; phần thu nhập còn lại (tương ứng với lợi ích của các bên khác trong liên doanh) được hạch toán ngay là thu nhập khác phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 221, 222, 223, 228…: Theo giá thoả thuận Nợ Tk 811: Nếu giảm giá Có TK 152: Ghi theo giá thực tế xuất kho Có TK 711: Thu nhập khác (nếu tăng giá) Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (nếu tăng giá). Khi vật tư, hàng hoá bán cho bên thứ 3 độc lập, ghi: Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện Có TK 711: Thu nhập khác. - Trường hợp trả lại vốn cho các chủ sớ hữu, ghi: Nợ TK 411: Nguồn vốn kinh doanh Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. - Trường hợp doanh nghiệp xuất kho NVL để gia công chế biến thêm trước khi đưa vào sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của NVL xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 154: Chi phí SXKD dở dang Có TK 152: Nguyên liệu, vậ