Chuyên đề Hạch toán Nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê

g từ kế toán Chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty được thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ này. Hệ thống biểu, mẫu chứng từ kế toán được áp dụng tại Công ty, gồm: 5 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương + Chỉ tiêu hàng tồn kho + Chỉ tiêu bán hàng + Chỉ tiêu tiền tệ + Chỉ tiêu TSCĐ Đặc điểm tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính bao gồm 9 loại tài khoản trong bảng cân đối kế toán và 6 TK ngoài bảng. Đặc điểm tổ chức hệ thống báo cáo DN lập và trình bày báo cáo tài chính tuân thủ các yêu cầu qui định tại Chuẩn mực kế toán số 21 - Trình bày báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính của Công ty được lập theo đúng chuẩn mực cả về nội dung và số lượng các báo cáo bắt buộc. Bao gồm 4 báo cáo bắt buộc và các báo cáo nhằm mục đích quản trị khác. PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ THÉP ĐINH LÊ. 2.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê: Công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê là một doanh nghiệp xây dựng có quy mô, số lượng công trình nhiều, để tạo thành những công trình, sản phẩm, Công ty sử dụng nhhiều loại vật tư, vật liệu khác nhau, số lượng mỗi loại lớn, giá trị cao. Xét về mặt chi phí, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành công trình, đặc biệt là các chi phí nguyên vật liệu chính như thép, tôn, gạch, xi măng, cát, sỏi... Chỉ cần có một thay đổi nhỏ về giá mua nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành công trình của Công ty. 2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu: + Nguyên vật liệu chính: Là cơ sở hình thành sản phẩm của Công ty như: thép cán nóng, thép mạ kẽm, thép mạ nhôm – kẽm, … + Nguyên vật liệu phụ: Tham gia phục vụ cho quá trình sản xuất thi công như Bulong, ốc, vít, gạch, xi măng, dây đai an toàn,… + Nhiên liệu: Là bộ phận đặc biệt cuả nguyên vật liệu, có tác dụng tạo ra năng lượng phục vụ cho sản xuất Để tiện cho công tác hạch toán và theo yêu cầu đặc điểm của công việc, các loại vật liệu chính, phụ và nhiên liệu đều hạch toán chung vào tài khoản 152. 2.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Nhằm thực hiện công tác kế toán một cách thuận tiện, công ty sử dụng giá trị thực tế để hạch toán vật liệu nhập, xuất kho. * Đánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Công ty mua nguyên vật liệu thường là với số lượng lớn với phương thức nhận tại kho nên các chi phí thu mua thực tế phát sinh (vận chuyển, bốc dỡ) do bên bán chịu, mọi chi phí này đều được bên bán thể hiện thông qua giá bán ghi trên hoá đơn. Vì vậy , giá thực tế của nguyên vật liệu chính là giá ghi trên hoá đơn ( không bao gồm thuế GTGT đầu vào) Cá biệt có những trường hợp, đối với các loại vật tư phụ có số lượng nhỏ, Công ty tổ chức thu mua trực tiếp và vận chuyển về công trình nhập kho. lúc này giá thực tế của nguyên vật liệu là giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm thuế GTGT đầu vào) cộng với các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh như vận chuyển, bốc dỡ.. * Đánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Khi xuất nguyên vật liệu, kế toán tính giá thực tế xuất kho theo phương pháp nhập trước-xuất trước. Do kho nằm tại công trình nên thường là có quy mô nhỏ, không thể chứa nhiều vật liệu nên giá thực tế nguyên vật liệu được ghi thường xuyên khi hạch toán, nếu hết nguyên vật liệu thì lại nhập tiếp. Theo phương pháp nhập trước xuất trước, giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau: Trị giá vật liệu xuất = lượng vật liệu xuất * đơn giá thực tế vật liệu mua trước. Ví dụ: Đầu tháng, lượng thép tồn kho đầu kỳ: 2,5 tấn, đơn giá 16.600 triệu đồng/tấn. Ngày 05/08, nhập kho 2 tấn thép, đơn giá 16.000 trđ/tấn. Tới ngày 17/08, xuất kho 3 tấn cho sản xuất. Khi đó ta có trị giá nguyên vật liệu xuất kho: Giá trị VL xuất = 2,5 x 16.600 + 0.5 x 16.000 = 49.500 triệu đồng. 2.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Do vật liệu trong Công ty chiếm tỷ trọng lớn mà phần lớn lại là mua ngoài và một phần từ gia công. Vì vậy, việc quản lý vật tư là rất cần thiết. Mặt khác, tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty. Trên cơ sở nhận thức rõ điều đó, công ty đã tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tại tất cả các khâu. Khâu thu mua: Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Công ty mà lập kế hoạch thu mua vật liệu cho từng tháng, quý, năm sao cho vừa tiết kiệm được các chi phí vừa đem lại hiệu quả cao. Vật liệu phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, có nguồn cung cấp tương đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua. Việc giao nhận vật liệu được theo dõi từ khi vận chuyển đến khi mua về nhập kho, có bộ phận kiểm tra chất lượng làm nhiệm vụ kiểm tra phẩm chất, quy cách của vật liệu. Khâu bảo quản: Công ty cũng đã xây dựng hệ thống kho vật tư rộng rãi chắc chắn ngay tại nơi sản xuất để có thể cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các xưởng sản xuất. Những kho này được xây dựng khá kiên cố và được sử dụng trong thời gian dài. Đồng thời công ty có một đội ngũ nhân viên thủ kho có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho. Khâu sử dụng: Phần lớn nguyên vật liệu được xuất cho việc sản xuất và được quản lý theo định mức nguyên vật liệu mà công ty đã quy định cho. Việc xuất kho vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ cần thiết, có sự ký duyệt của ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan, được tiến hành theo đúng thủ tục và được ghi chép đầy đủ, chính xác, nhằm đảm bảo sự hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng nguyên vật liệu. Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm, Công ty đã xây dựng mức tồn kho đối đa và tối thiểu cho từng danh điểm vật tư, đặc biệt đối với nguyên vật liệu mà thị trường khan hiếm thường được dự trữ với khối lượng lớn. Những loại vật liệu có sẵn trên thị trường và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị sản xuất thì Công ty không dự trữ, khi có nhu cầu sử dụng mới tiến hành thu mua. Bên cạnh đó bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh giám đốc tiến hành nhập - xuất - tồn vật tư trong tháng, định kỳ kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư dùng cho sản xuất, những vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều… để giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không sử dụng hết. Mặt khác, Công ty phải thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập và luân chuyển chứng từ mở các sổ hạch toán chi tiết, tổng hợp nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định đồng thời kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, đồng thời xác định trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong toàn Công ty và từng tổ đội phân xưởng sản xuất. 2.1.4. Công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập - xuất - tồn kho của từng thứ, loại nguyên vật liệu. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu. Điều đó đòi hỏi Công ty phải tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu, phải ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư. Trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu, Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này như sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Sổ tổng hợp N – X - T Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho Ghi chú : Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư. Theo phương pháp này thì công vịêc ở kho và phòng kế toán như sau: Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng, tức là ở kho, thủ kho chỉ quan tâm đến số lượng chứ không quan tâm đến mặt giá trị của nguyên vật liệu. Thẻ kho được sử dụng làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi loại vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính ra số tồn kho. Mẫu thẻ kho được thể hiện như sau: Biểu số 1: Mẫu thẻ kho của Công ty Công ty CP Nhà thép Đinh Lê Mẫu số 06 - VT Kho: Kho vật tư Ban hành theo QĐ số :1141/TT/QĐ -CĐKT Ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính THẺ KHO VẬT TƯ Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 Vlsphh: Thép cán nóng Tài khoản : 152 - Nguyên liệu, vật liệu. Đơn vị tính: Tấn Tồn đầu kỳ: 2,5 Chứng từ Diễn giải Tên ĐV - K.hàng SL nhập SL xuất SL tồn Ngày C.từ 05/08 NM01 Nhập vật tư Thép Tân Thành 2 4,5 17/08 XSX05 Xuất vật tư cho SX Xưởng xà gồ 3 1,5 20/08 XSX09 Xuất vật tư cho SX Xưởng xà gồ 0,5 1 XSX14 Xuất vật tư cho SX Xưởng xà gồ 0,5 0,5 Cộng bảng 2 4 0,5 Lập ngày ……….tháng……… năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập kho, chứng từ xuất kho và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Từ đó, chương trình kế toán máy cho phép tự động tập hợp vào sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho, tốn kho của từng danh điểm vật tư theo thời gian nhập xuất cụ thể. Mỗi chứng từ nhập, xuất kho được ghi trên một dòng. Để xem xét kiểm tra sổ chi tiết vật tư, kế toán vào “kế toán vật tư” chọn “sổ chi tiết” rồi khai báo mã kho, mã vật tư cần xem, máy tính sẽ chạy ra chương trình va cho hiển thị lên màn hình, để in ra thì kế toán thực hiện lệnh “In ra” Ví dụ: - Sổ chi tiết của Thép cán nóng tại kho vật tư. (Biểu số 3) Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ sổ chi tiết của từng danh điểm NVL vào bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn (Biểu số 4) nhằm mục đích theo dõi tình hình biến động vật tư của kho cả về số lường và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Đồng thời, Bảng tổng hợp Nhập - xuất – tồn còn được sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Biểu số 3: Mẫu số chi tiết vật tư của Công ty SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 Vlsphh: Thép cán nóng Mã số: VLCGONG0001 Tiền tồn đầu kỳ: 41.500.000 Đơn vị tính: tấn Số lượng tồn đầu: 2,5 Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ngày C.từ SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền 05/08 NM01 Nhập vật tư 2 32.000.000 4,5 73.500.000 17/08 XSX05 Xuất vật tư sản xuất cho xưởng 3 49.500.000 1.5 24.000.000 20/08 XSX09 Xuất vật tư sản xuất cho xưởng 1 16.000.000 0.5 8.000.000 Cộng bảng 2 32.000.000 4 65.500.000 0.5 8.000.000 Biểu mẫu 4: Mẫu bảng tổng hợp Nhập - Xuất - tồn BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 Kho vật tư Tên vật tư ĐV Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Mã Vlsphh SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền Xà gồ m 8.880 150.960.000 290 4.930.000 1.895 32.215.000 7.275 123.675.000 VLCAPT0035 Tôn mạ kẽm m 2.940 18.007.200 11.960 72.716.000 11.500 70.495.000 3.400 22.229.000 VLCGON0001 Bu-lông Bộ 380 1.140.000 380 1.140.000 VLCOA005 Sơn Hộp 225 969.400 225 969.400 VLCKHO003 …. … … … … … … … … … … 3.404.243.874 946.267.086 Ngày …. tháng…… năm ……… Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 2.2. Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu 2.2.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu và chứng từ sử dụng. - Trường hợp nhập kho vật liệu do mua ngoài. - Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và nhu cầu về NVL (đảm bảo cho kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ NVL) của Công ty, phòng quản lý sản xuất được sự đồng ý của Ban lãnh đạo sẽ tiến hành mua NVL và chuyển kho của Công ty. Nghiệp vụ mua NVL được thông qua việc ký kết Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp vận chuyển đến công ty hay do công ty tự vận chuyển về kho, tuỳ sự thoả thuận giữa hai bên. Sau khi nhận đựơc hàng hoá cùng với hoá đơn GTGT do nhà cung cấp giao cho. Ví dụ: Ngày 05 tháng 08 năm 2008, Công ty mua nguyên vật liệu của Công ty Tân Thành. Công ty nhận được hoá đơn GTGT theo mẫu (Biểu số 5). Theo HĐ GTGT này thì Công ty mua theo hình thức trọn gói nên giá của số NVL đã bao gồm chi phí mua mà Công ty Tân Thành đã chi trả, nên giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá trị ghi trên hoá đơn. HĐ GTGT là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua NVL, số liệu trên hoá đơn GTGT là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán (mua chịu),sổ chi tiết TK 111, 112… Biểu số 5: Mẫu HĐ GTGT HOÁ ĐƠN Mẫu số :01/GTKT -3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AM/2007B Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0047929 Ngày 04 tháng 08 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số - Hà Nội Mã số: 0100101114-1 Họ tên người mua hàng: Công ty CP Nhà thép Đinh Lê Địa chỉ: Mã số thuế: 0900221643 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Thép cán nóng Tấn 2 16.600.000 33.200.000 Cộng tiền hàng : 33.200.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : 1.660.000VNĐ Tổng cộng tiền thanh toán: 34.860.000VNĐ Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu, tám trăm sáu mươi ngàn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Toàn bộ số NVL mua về được tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại. Nếu đạt, ban kiểm nhận (thủ kho) lập biên bản giao nhận (biểu số 6) và cho nhập kho toàn bộ số NVL, đồng thời cán bộ phòng quản lý sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho (Biểu số 7) căn cứ vào số lượng NVL thực nhập, Sau đó thủ kho tiến hành ghi thẻ kho cho NVL đó. Trên phiếu nhập vật tư phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật liệu theo chứng từ (HĐGTGT), đơn giá của từng thứ vật liệu. Ngoài ra trên phiếu nhập có chữ ký của thủ kho, đại diện phòng quản lý sản xuất, thủ trưởng đơn vị và bên giao hàng. Phiếu nhập kho được lập thành 2 (đối với vật tư mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất), có đầy đủ các chữ ký trong đó: - Liên 1: Lưu tại phòng kế toán vật tư. - Liên 2: Giao cho người nhập hàng. - Liên 3: Dùng để luân chuyển và ghi sổ. Đề nghị nhập Ban kiểm nhận Cán bộ phòng QLSX T.Phòng QLSX Thủ kho Kế tóan vật tư Người giao hàng Lập biên bản giao nhận Lập phiếu nhập Ký phiếu nhập Nhập kho Ghi sổ, bảo quản lưu trữ Phiếu nhập kho được chuyển cho phụ trách phòng cung ứng ký. Trên cơ sở phiếu nhập kho, thủ kho kiểm nhập hàng, ghi số thực nhập vào phiếu, ký phiếu, ghi thẻ kho và chuyển chứng cho kế toán hàng tồn kho ghi sổ và bảo quản, lưu trữ. Quy trình luân chuyển của phiếu nhập kho được thể hiện qua sơ đồ Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho. Biểu số 6: Mẫu biên bản giao nhận: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------ BIÊN BẢN GIAO NHẬN (HĐ số 8 – 02/HĐKT/ĐHK-VA) Hôm nay, ngày 05 tháng 08 năm 2008 tại: Nhà máy sản xuất kết cấu thép Đinh Lê, chúng tôi gồm có: I . BÊN BÁN: CÔNG TY THÉP TÂN THÀNH Đại diện: Ông Nguyễn Danh Bảo Chức vụ: Giám đốc II. BÊN MUA: CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ THÉP ĐINH LÊ Đại diện: Bà Nguyễn Thu Hà Chức vụ: Thủ kho Tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa vật tư của hóa đơn 0047929 ngày 04 tháng 08 năm 2008 giữa Công ty thép Tân Thành và Công ty CP Nhà thép Đinh Lê, hai bên đã thống nhất số lượng hàng hóa bàn giao như sau: STT Tên SP ĐVT Số lượng Theo hóa đơn Thực nhập 1 Thép cán nóng Tấn 2 2 Tất cả hàng hóa mới 100% đảm bảo chất lượng theo đúng hợp đồng đã ký kết. Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản. Đại diện bên mua Đại diện bên bán Biểu số 7: Mẫu phiếu nhập kho CÔNG TY CP NHÀ THÉP ĐINH LÊ Mẫu số 06 - VT BM COM QV - 01 -01 Ngày BH: 01/09/2004 Lần BH: 01 Ban hành theo QĐ số :15/2006/QĐ -BTC Ngày 20-03-2006 của Bộ Trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 08 năm 2008 TK nợ: 1525 Số: NM01 TK có: 331 Họ và tên người giao hàng: Công ty Thép Tân Thành Diễn giải: Nhập mua theo hoá đơn số 0047929 Nhập tại kho: Kho vật tư. TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép cán nóng VLCGON0001 Tấn 2 2 16.600.000 33.200.000 Cộng tiền hàng 33.200.000 Thuế VAT 5% 1.660.000 Cộng tiền thanh toán 34.860.000 Số tiền bằng chữ: Nhập ngày 05 tháng 08 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Người giao Thủ kho Người lập * Trường hợp nhập kho vật liệu từ nguồn gia công chế biến: Khi vật liệu được giao đến, cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách vật liệu. Sau đó thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho, cán bộ phòng quản lý sản xuất viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng thực nhập. Phiếu nhập kho trong trường hợp này có mẫu tương tự như trong trường hợp nhập kho NVL do mua ngoài nhưng ghi định khoản là: Nợ TK 152 Có TK 154 Đồng thời không ghi giá trị của lượng NVL nhập kho mà để đến cuối tháng khi tính ra được giá xuất kho bình quân của lượng NVL xuất kho để gia công chế biến. Khi đó máy tính sẽ tự động cập nhập giá trị của lượng NVL nhập kho này. * Trường hợp nhập kho vật liệu từ nhập khẩu. Công ty chi nhập khẩu vật liệu chính là nhựa Composit chủ yếu là từ Trung Quốc. Thủ tục nhập kho NVL nhập khẩu cũng được thực hiện tương tự như mua trong nước. Để lập được phiếu nhập kho, kế toán phải căn cứ vào nhiều loại hoá đơn, chứng từ: Hợp đồng thương mại, Hoá đơn thương mại (vận đơn), Tờ khai hải quan, giấy thông báo thuế… từ đó kế toán lập bảng tính giá hàng nhập khẩu, nhưng phải quy đổi ra tiền Việt Nam. Sau đó lập phiếu xuất kho. Ví dụ: Ngày 28/08/2008 Công ty nhập kho 7 tấn thép mạ kẽm, T.Quốc theo hợp đồng kinh tế số 3N-0192-06L ngày 28/07/2008). Biểu số 8: Mẫu tờ khai hàng hoá Nhập khẩu TỜ KHAI HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU Tờ khai số 0036/NK/KD/KV1 Ngày đăng ký 27/01/2007 TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Xuất xứ Lượng ĐVT Đơn giá ngoại tệ USD Trị giá ngoại tệ USD 1 Thép mạ kẽm, T.Quốc 39012021 China 17 Tấn 598 10.166 Thuế nhập khẩu Thuế GTGT Giá trị tính thuế Thuế suất (%) Tiền thuế Giá trị tính thuế Thuế suất (%) Tiền thuế 164.923.018 0 0 164.923.018 10 16.492.301,8 Khi nhận được hàng hoá cùng các hoá đơn liên quan do bên cung cấp giao cho sẽ chuyển hàng hoá về kho. Kế toán dựa vào các chứng từ đó để tính ra được NVL nhập khẩu. Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hoá vật tư, thủ kho lập biên bản giao nhận hàng, và nhập kho số vật tư đó tương tự như nhập kho vật tư mua ngoài trong nước. 2.2.2. Trình tự kế toán nhập vật liệu tại Công ty CP Nhà thép Đinh Lê: * Trường hợp nhập kho NVL mua từ bên ngoài. Công ty thường mua NVL từ các nhà cung cấp thường xuyên nên thực tế hầu hết các nghiệm vụ mua NVL của Công ty đều là thanh toán trả chậm. Hình thức thanh toán trả chậm sẽ giúp Công ty có thể chiếm dụng vốn trong thời gian ngắn tạo điều kiện thuận lợi về vốn cho Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ:Với nghiệp vụ nhập kho NVL Thép cán nóng căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 0047929 ngày 04 tháng 08 năm 2008, phiếu nhập kho số NM 01 ngày 05 tháng 08 năm 2008 kế toán chi tiết NVL sẽ nhập số liệu vào "Phiếu nhập vật tư" trong máy vi tính. Trong đó, khai báo rõ mã vật tư và mã nhà cung cấp, từ đó máy tính sẽ tự động chuyển các số liệu đó sang sổ chi tiết vật tư (biểu số 3) cả về số lượng và giá trị (giá thực tế ghi trên hoá đơn) của lượng NVL nhập mua. Đồng thời, chương trình kế toán máy sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết của các tài khoản có liên quan, ví dụ như: Sổ chi tiết công nợ,…. Sổ chi tiết công nợ để theo dõi tình hình công nợ đối với từng nhà cung cấp. Muốn xem sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp nào đó, kế toán chọ "Sổ chi tiết công nợ" TK 331 rồi khai báo mã nhà cung cấp và chọn thời gian cần xem, chọn lệnh "xem". Ví dụ: sổ chi tiết công nợ tháng 08 năm 2008 của Công ty điện lực Hoàn Kiếm như biểu số 9 Biểu số 9: Mẫu sổ chi tiết công nợ SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008 TK 331 - Phải trả người bán Công ty thép Tân Thành Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Ngày C.từ Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 150 880 000 ….. ….. …………….. ………… …….. ………. 30/08 NM 01 Nhập vật tư từ thép Tân Thành 1525 72.716.800 30/08 NM 01 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 133 7.271.680 ….. ….. …………….. ………… …….. ………. Cộng số phát sinh 150.880.000 190.100.000 Số dư cuối kỳ 190.100.000 Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập kho kế toán tổng hợp vào Chứng từ ghi sổ và từ đó vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Công ty lập chứng từ ghi sổ theo nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh), đồng thời đến cuối kỳ tập hợp các Chứng từ ghi sổ để vào sổ cái TK 152. Ví dụ: Ngày 05 tháng 08 năm 2008 Công ty nhập kho thép cán nóng theo Hoá đơn số 0047929 với hình thức thanh toán trả chậm. Khi nhận được hoá đơn kế toán tổng hợp định khoản và vào chứng từ ghi sổ như sau: Nợ TK 1525: 33.200.000 Nợ TK 133: 1.660.000 Có TK 331: 34.860.000 Biểu số 10: Mẫu Chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/08/2008 đến 31/08/2008 Số CTGH: 012 Đơn vị tính: VNĐ Trích yếu Số hiệu tài khoản Sốtiền TK nợ (Nợ) TK có (Có) Nhập mua nguyên vật liệu 1525 33.200.000 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 133 1.660.000 Phải trả người bán 331 34.860.000 Cộng bảng 34.860.000 Kèm theo…. chứng từ gốc Ngày….tháng…năm Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) * Trường hợp nhập NVL từ nguồn thuê ngoài gia công chế biến. Bên cạnh việc mua NVL từ bên ngaòi thì trong quá trĩnh có những khâu ma Công ty đi thuê ngoài gia công chế biến. Công ty luôn xuất thẳng từ sản xuất đi gia công chế biến sau khi chế biến xong thì có thể bán thẳng hoặp nhập về kho. Theo ví dụ trường hợp nhập NVL từ nguồn thuê ngoài gia công xà gồ ngày 28/08/2008. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán tổng hợp định khoản và vào Chứng từ ghi sổ như sau: Nợ TK 1521: 32.246.960 Có TK 154: 32.246.960 Biểu số 11: Mẫu Chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/01/2007 đến 31/01/2007 Số CTGH: 054 Đơn vị tính: VNĐ Trích yếu Số hiệu tài khoản Sốtiền TK nợ (Nợ) TK có (Có) Nhập 176 m xà gồ từ thuê ngoài gia công 1521 154 32.246.960 Cộng bảng 32.246.960 Kèm theo…. chứng từ gốc Ngày….tháng…năm Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.3. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu 2.3.1. Thủ tục xuất vật tư và các chứng từ sử dụng. Tại Công ty các nghiệp vụ xuất kho chỉ là xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất. Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến ở Công ty thường là xuất thẳng từ sản xuất đi gia công, sau khi gia công xong thì nhập lại kho của Công ty. Tại các phân xưởng sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu cần thiết để dùng vào sản xuất sản phẩm, rồi lập Phiếu xin xuất vật tư (Biểu số 12). Phiếu này được lập thành 1 liên, 1 liên do bộ phận sản xuất giữ, liên còn lại chuyển cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi phiếu xuất kho. Phiếu xin xuất vật tư khi được giám đốc và kế toán trưởngký duyệt có vai trò như là lệnh xuất kho vật tư. Ví dụ: Ngày 14 tháng 08 năm 2008 bộ phận sản xuất xin xuất vật tư để phục vụ việc sản xuất 2.00 mét xà gồ. Khi đó phiếu xin xuất vật tư được lập theo mẫu sau: Biểu số 12: Mẫu phiếu xin xuất vật tư. PHIẾU XIN XUẤT VẬT TƯ Ngày 14 tháng 08 năm 2008 Số: 06 Mục đích sử dụng: Sản xuất xà gồ Bộ phận sử dụng: Bộ phận sản xuất - sản xuất xà gồ TT Tên, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Thép cán nóng VLCGON0001 Tấn 3 sơn Long đen 3 Vít 3x30 ... ….. ….. …. …. Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Căn cứ vào các phiếu xin xuất vật tư, cán bộ cung ứng vật tư ở phòng quản lý sản xuất lập phiếu xuất kho (Biểu số 13) - phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ) theo yêu cầu sản xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên trong đó: - Liên 1: Lưu tại quyển. - Liên 2: Giao cho người nhận hàng. - Liên 3: Dùng làm cơ sở cho thủ kho xuất vật tư, ký phiếu, ghi thẻ kho rồi chuyển lại cho kế toán vật tư ghi sổ và bảo quản, lưu trữ. Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho được thể hiện qua sơ đồ sau: Người có nhu cầu vật