Chuyên đề Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Traphaco

h giá trị vốn vật liệu xuất kho, mở sổ sách, lập thẻ TSCĐ để theo dõi từng nhóm danh mục TSCĐ của công ty, trích lập khấu hao TSCĐ, định giá lại TSCĐ theo định kỳ và theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo cập nhật thông tin về tình hình nhập xuất vật tư, tình hình quản lý TSCĐ vào chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng kế toán. + 7 kế toán bán hàng Có nhiệm vụ kiểm tra, định khoản và lưu giữ các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cập nhật thông tin về tiêu thụ sản phẩm vào phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng kế toán. + 1 thủ quỹ Có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thu chi tiền mặt theo đúng quy định của Nhà nước, thu tiền mặt theo đúng phiếu thu, phiếu chi, đúng người nộp và người nhận tiền, cập nhật sổ quỹ, kiểm quỹ định kỳ và đột xuất nếu có lệnh của cấp trên, báo cáo quỹ hàng ngày, lập biên bản kiểm quỹ có sự chứng kiến của các thành phần theo quy định. Có thể khái quát chung về bộ máy kế toán của công ty như sau: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán tiền gửi Kế toán công nợ Kế toán tiền lương Kế toán vật tư kiêm TSCĐ Kế toán bán hàng Thủ quỹ Nhân viên kiểm kê ở các đơn vị trực thuộc Ở Công ty cổ phần Traphaco phòng kế toán đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, có nhiệm vụ thực hiện tổ chức công tác kế toán giúp Giám đốc tổ chức thực hiện công tác thông tin, kinh tế. Để quản lý công việc có hiệu quả thì phòng kế toán của công ty đã phối hợp cùng nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ. Để hỗ trợ một cách đắc lực cho công việc của các nhân viên phòng kế toán, công ty đã trang bị cho phòng kế toán 5 chiếc máy vi tính, 1 máy in giúp các nhân viên kế toán thực hiện 1 cách dễ dàng, nhanh chóng trong việc tính toán số liệu, in ấn và lưu giữ văn bản. 1.1.4.2. Áp dụng chế độ kế toán 1.1.4.2.1. Hệ thống chứng từ kế toán Hiện nay, Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, có thể chia thành 5 loại như sau: Loại 1: Chứng từ về lao động tiền lương Loại 2: Chứng từ về hàng tồn kho Loại 3: Chứng từ về bán hàng Loại 4: Chứng từ về tiền tệ Loại 5: Chứng từ về tài sản cố định 1.1.4.2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng Hiện nay Công ty áp dụng chế độ kế toán 1441/TC/QĐ-CĐKT do Bộ Tài chính ban hành. Công ty cổ phần Traphaco là doanh nghiệp thực hiện toàn bộ từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ cuối cùng nên hệ thống tài khoản của Công ty khá lớn. Do đó công ty đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản do Bộ Tài chính ban hành. Bên cạnh đó một số tài khoản được mở chi tiết cho phù hợp với nội dung kinh tế của từng phần hành trong Công ty. 1.1.4.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán trong Công ty Xuất phát từ đặc điểm cụ thể của Công ty về cơ cấu tổ chức, bộ máy kế toán, trình độ của nhân viên kế toán, phòng kế toán của Công ty đã quyết định lựa chọn hình thức Nhật ký chung. Hệ thống sổ sách của Công ty bao gồm các loại: * Sổ nhật ký chung: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, bên cạnh đó việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ ghi sổ cái. * Sổ cái Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc nhiều trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. * Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng nhằm mục đích phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra các thông tin mà kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được. Có thể khái quát trình tự vào sổ theo hình thức Nhật ký chung của Công ty như sau: Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy Nhật kí chung Sổ cái tài khoản Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Hạch toán hàng ngày Hạch toán cuối kỳ Đối chiếu 1.1.4.2.4. Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý doanh nghiệp cũng như các cơ quan chủ quản và các đối tượng quan tâm. Do đó, tại công ty đã lập các báo cáo tài chính là: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính. Còn báo cáo lưu chuyển tiền tệ - một báo cáo tài chính rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính cho doanh nghiệp vẫn chưa được công ty chú ý. Các nhân viên kế toán còn tỏ ra xa lạ với việc lập báo cáo này. Bên cạnh đó, công ty cũng mới chỉ dừng lại ở việc lập báo cáo kế toán tài chính còn các báo cáo quản trị cũng vẫn chưa được quan tâm đúng mức, việc sử dụng báo cáo quản trị còn rất ít. 1.2. TÌNH HÌNH THỰC TẾ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRAPHACO 1.2.1. Đặc điểm, phân loại, tính giá nguyên vật liệu tại Công ty * Đặc điểm: Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Nhất là đối với Công ty Traphaco một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh dược phẩm chữa bệnh cho con người. Hiện nay Công ty đang sản xuất vàkinh doanh trên 200 sản phẩm khác nhau. Vì vậy nguyên vât liệu để sản xuất ra các sản phẩm cũng rất đa dạng và phong phú. Mỗi sản phẩm của Công ty được tạo ra từ rất nhiều dược liệu khác nhau và đều phải đảm bảo quá trình sản xuất khép kín vô trùng, các dược liệu đều trải qua quá trình kiểm nghiệm rất nghiêm ngặt và khi nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất thì giá trị của nó được chuyển dịch 1 lần vào giá trị của sản phẩm. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, Công ty rất chú trọng đến việc quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu vì đó là điều kiện tốt nhất để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho chính công ty. Tại Công ty có hơn 2000 loại nguyên vật liệu khác nhau và nguồn cung cấp nguyên vật liệu này chủ yếu là do mua ngoài. Nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng và phong phú về số lượng, chủng loại. Ngoài ra nó còn có giá trị, thời hạn sử dụng, yêu cầu bảo quản rất khác nhau. Đối với những sản phẩm làm ra từ thực vật như tỏi, nghệ, gừng, astiso, chè dây… là những thứ mà trong nước sản xuất được thì công ty mua trong nước, với những loại nguyên vật liệu mà giá cả tương đối ổn định, ít biến động thì công ty dự trữ với khối lượng vừa đủ, còn đối với những loại nguyên vật liệu mang tính thời vụ thì Công ty đã lên kế hoạch thu mua đúng thời vụ để đảm bảo giá thành và đảm bảo đủ số lượng để phòng thời kỳ chúng khan hiếm. Còn lại chủ yếu là những loại nguyên vật liệu mà Công ty phải nhập từ nước ngoài như một số hoá chất, vitamin C, vitamin B1, Aspirin… và phải lên kế hoạch nhập khẩu từ trước vì trong nước không thể chủ động được loại nguyên vật liệu đó. Từ những đặc điểm nêu trên nên việc quản lý nguyên vật liệu rất được Công ty chú trọng. Để tránh nhầm lẫn trong công ty quản lý và nguyên vật liệu nhất là đối với ngành dược tên của nguyên vật liệu thường mang tên của thành phần hoá học rất khó nhớ, để tiện cho việc quản lý và thuận tiện trong quá trình sử dụng Công ty đã xây dựng được một hệ thống mã hoá nguyên vật liệu theo phương pháp gợi nhớ: mỗi nguyên vật liệu của Công ty được mã hoá bằng 5 ký tự trong đó ký tự đầu tiên dùng để phân biệt nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ, 4 ký tự còn lại là 4 chữ cái đầu tiên của tên nguyên vật liệu đó. Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, Công ty đã xây dựng một hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho. Danh mục vật tư của Công ty được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2: Bảng danh mục mã vật tư của Công ty STT Mã VT Tên vật tư ĐVT TK VT TK GV TK DT TK hbbtl 1 1AASC Axit ascocbic Kg 1521 6321 5111 5311 2 1ABEN Axit benzoric Kg 1521 6321 5111 5311 3 1ABOR Axit boric Kg 1521 6321 5111 5311 … … … … … … … 581 2DAU1 Đầu xịt lọ Hexatra Cái 1522 6321 5111 5311 582 2DAUX Đầu xịt lọ nhỏ mũi Nostravin Cái 1522 6321 5111 5311 … … … … … … … … Vì số lượng nguyên vật liệu và chủng loại, đa dạng nên công ty đã tiến hành phân loại từng thứ dược liệu theo tiêu chuẩn hoá học để sắp xếp vào những chỗ phù hợp nhằm tránh hư hao, hỏng và mất mát. Công ty đã tiến hành mã hoá, phân loại chúng vào các kho khác nhau để tiện việc theo dõi và quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho. Hiện nay công ty đang sử dụng một số các kho sau: Bảng 3: Danh mục kho hàng của Công ty Mã kho Tên kho KH008 Kho dược liệu hoá chất 75 Yên Ninh KH009 Kho phụ liệu 75 Yên Ninh KH010 Kho hoá chất dược liệu thực nghiệm Hoàng Liệt KH011 Kho phụ liệu thực nghiệm Hoàng Liệt KH011 Kho dược liệu Phú Thượng … … * Phân loại: Vì do đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nên công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành 2 loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm nên nó là đối tượng chủ yếu của Công ty. + Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm như: bông, hộp, vỉ, chai, giấy gói, đơn, nhãn… Ngoài ra công ty còn xếp các loại nhiên liệu như: xăng, gas, than củi… vào nguyên liệu phụ. * Tính giá: Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, phương pháp tính giá một cách hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn tới nhiệm vụ, mục đích của hạch toán nguyên vật liệu. Hiện nay, ở các doanh nghiệp nói chung và ở Công ty cổ phần Traphaco nói riêng đều thực hiện, đánh giá hàng tồn kho theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. - Nếu nguyên vật liệu nhập do mua ngoài công ty tính theo: = + + - - Đối với nguyên vật liệu nhập kho do tự sản xuất hoàn thành thì trị giá vốn thực tế là giá thành sản xuất ra vật liệu đó. - Đối với vật liệu xuất kho thì giá xuất được tính theo phương pháp bình quân gia quyền của kỳ dự trữ: Đơn giá nh quân = Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá vốn thực tế của vật liệu nhập trong kỳ Số lượng tồn ĐK + Số lượng nhập trong kỳ = x Vì Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nên đơn giá bình quân này được cài đặt sẵn trong máy cho từng thứ vật liệu riêng theo công thức trên, kế toán chỉ cần nhập liệu vào số lượng xuất, còn trị giá vốn thực tế xuất kho là do máy tự động tính vào thời điểm cuối kỳ. 1.2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong công ty có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó, có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy công ty rất chú trọng đến việc hạch toán nguyên vật liệu để đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu và công ty đã áp dụng một trong ba phương pháp hoạch toán chi tiết nguyên vật liệu đó là phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này, thủ kho dùng "Thẻ kho"để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho là căn cứ để xác định việc tồn kho dự trữ vật liệu và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho về vật liệu, thủ kho tiến hành đối chiếu ghi chép,phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng vào thẻ kho. Mỗi loại chứng từ nhập, xuất được ghi một dòng trên thẻ kho và thẻ kho để mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi chép vào cột tồn kho trên thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách và nguyên vật liệu trong kho luôn khớp nhau. Định kỳ thủ kho gửi các giấy tờ chứng từ nhập xuất để phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Biểu 1 CÔNG TY CP TRAPHACO 75 YÊN NINH, HÀ NỘI Mẫu số: 01-VT Ban hành theo QĐ số 15/2006-TC/QĐ/CĐKT ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 11/12/2006 Nợ TK 152 Số: 15 Có TK 331 Họ, tên người giao hàng: Trần Thị Thu Theo HĐ GTGT số 15351 ngày 09/12/2006 của Công ty dược phẩm trung ương II Nhập tại kho: KH008 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 1MGST-Mg Stearat Kg 510 510 26.000 13.260.000 Cộng Kg 510 510 26.000 13.260.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười ba triệu hai trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn Ngày 11 tháng 12 năm 2006 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) T/L KTT (Ký, họ tên) T/L GĐ Công ty (Ký, họ tên) Biểu 2 CÔNG TY CP TRAPHACO PHÒNG KH-CT Mẫu số: 02-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15/12/2006 Số: 83 Nợ TK 621 Có TK 152(1521) Họ, tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Liên Địa chỉ: Quản đốc phân xưởng Tây Y Lí do xuất: sản xuất Haloperidol Xuất tại kho: Kho hoá chất 75 Yên Ninh STT Tên hàng Mã -VT ĐV Số lượng Đơn giá (1000đ) Thành tiền (1000đ) Yêu cầu Thực xuất 1 2 3 4 Carnauba Mg Stearat Aspartan Camphor 1CARN 1MGST 1ASPA 1CAMP kg kg kg kg 6 3,4 25 71 6 3,4 25 71 6 8 7 8 30 20,4 175 568 Cộng 105,4 105,4 793,4 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bảy trăm chín mươi ba ngàn bốn trăm đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo: 03 Ngày 15 tháng 12 năm 2006 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu 3 THẺ KHO Kho: KH008 - Kho dược liệu hoá chất 75 Yên Ninh Vật tư: 1 MGST - Mg Stearat, ĐVT: Kg Từ ngày: 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX SL nhập SL xuất SL tồn kho Ngày Số 01/12 PN 2314 KWANG DAH ENTEPRISE NK 8000 kg MGST x 1,6 = 12.800$ x tỷ giá 15780 IVN IE041201ex. 331 8000,000 8.985,530 02/12 PN 15 Công ty dược phẩm TW II Nhập 510 331 510 1.061,900 03/12 PX 332 Astemizol SX 1.000.000 viên astemizol SKS HL09 621A04 2,100 558,500 11/12 PX 97 Bisacodil SX 1000 000 x2 viên Bisacodil SKS HL 05+06 3,2 551.900 23/12 PX 83 Haloperidol SX 600 000 x 2 viên Haloperidol SKS HL 04 + 05 621H02 3,400 555,100 … 29/12 PN 2314 KWANG DAH ENTEPRISE NK 8000 kg MGST x 1,6 = 12.800$ x tỷ giá 15780 IVN IE041201ex. 331 8000,000 8.985,530 30/12 HĐ 40249 C.ty XNK thiết bị vật tư Hải Hoàng Xuất Magnesium 6321 8000, 000 985,530 Tổng cộng: 510,000 8085,057 985,530 Ngày….tháng…..năm…….. Người lập biểu (Ký, họ tên) Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại phòng kế toán của công ty. Tại đó sau khi nhập liệu cho từng chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu máy tự động chạy theo chương trình và cho phép kết xuất in ra sổ chi tiết vật tư với từng mã vật tư trong danh mục vật tư đã cài đặt. Ví dụ như "Bảng tổng hợp nhập xuất tồn"; "sổ chi tiết vật tư" + Sổ chi tiết vật tư trong công ty là sổ phản ánh thông tin chi tiết tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị, sổ này do kế toán vật liệu mở để ghi chép hàng ngày trên cơ sở các phiếu nhập - xuất kho và số liệu trên sổ chi tiết là cơ sở để lập "Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn". + Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn trong công ty phản ánh các thông tin chi tiết về tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại nguyên vật liệu cũng như tổng hợp tình hình vật liệu của toàn công ty. Muốn lập bảng này phải lấy căn cứ từ bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn tháng trước và sổ chi tiết vật tư. Biểu 4: SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Kho: KH08 - Kho dược liệu hoá chất 75 Yên Ninh Vật tư: 1 MGST - Mg Stearat, Đvt: KG, TK:1521 Từ ngày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 Tồn đầu 560,600 16.818.000 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX Đơn giá Nhập Xuất Ngày Số Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 01/12 PX 332 Astemizol - Saste Sx 1.000.000 viên astemizol SKS HL09 621A04 25.971,7 2,100 54,541 02/12 PX 83 Haloperidol - SHALO Sx 600.000 x 2 viên Haloperidol SKS HL 04 + 05 621H02 25.971,7 3,400 03/12 PX 97 Bisacodyl-BSIA Sx 1000.000 x 2 viên Bisacodyl SKS HL 05 + 06 6211B02 25.971,7 3,200 11/12 PN 15 Công ty dược phẩm TW II Nhập 510 kg Mg Stearat HĐ 15351 331 26 000 510 13.260.000 23/12 PX 7286 Kho hoá chất phụ liệu Phú Thượng Xuất điều chuyển HĐ 0005051 1521 25.971,7 45,00 …. … ………………… ………………………. ….. ……… ….. ….. …. …. 29/12 PN 2314 KWANG DAH ENTERPRISE CO., LTD-MCK104 NK 8000 kg MGST x 1,4679 =11743 $ x tỷ giá 15780 IVN.IB041201 ex 331 3333 1111 23.163,46 2.084,70 437,5 8.000,000 185307680 16 677 566 3.500.000 30/12 HĐ 40249 Công ty XNK thiết bị vật tư Hải Hoàng Xuất Magnesium 6321 25.971,7 8.000.000 207.773.600 Tổng cộng: 8 510,000 218.745.246 8.085,070 209.983.0123 Tồn cuối: 985,53 25.595.890 Ngày…..tháng……năm……….. Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 5: TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Kho: KH008 - Kho dược liệu hoá chát 75 Yên Ninh Từ ngày: 01/12/2006 đến 31/12/2006 Stt Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 1 1 AMID Amidon KG 700 6.584.403 650,000 6.114.089 50,000 470.315 2 1 BTAL Bột Tale KG 400 1.400.000 325,000 1.137.500 75,000 262.500 3 1 DGAN Dầu gan cá KG 25 3.625.000 31,000 4.775.000 25,000 3.750.000 31,000 4.650.000 4 K2SO K2S04 KG 20 1.388.385 0,25 17.355 19,750 1.371.030 5 1 GLYC Glycerin glycol KG 400 6.296.525 250,000 3.935.330 150,000 2.361.197 6 1 MGST Mg Stearat KG 560,600 16.818.000 8.510,000 218.745.246 8.085,070 209.983.013 895,530 25.595.890 7 1 PROP Propylen glycol KG 300 7.466.875 215,000 5.351.260 85,000 2.115.615 8 VTMA VTMA KG 1,59 1.545.530 0,1 97.142 1,690 1.641.700 … ………. ………….. …… …… …… ……. ……. …….. …….. ………. ………. Tổng cộng 538.580.483 318.742.000 420.198.730 437.123.753 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày…..tháng…..năm……… Người lập biểu (Ký họ tên) Có thể khái quát hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song trong công ty như sau: 1.2.3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản lưu động và được nhập, xuất kho thường xuyên, tuy nhiên căn cứ vào đặc điểm nguyên vật liệu và các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên tục nên Công ty Dược Traphaco đã chọn phương pháp kê khai thường xuyên. Đó là một phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn cho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. * Hình thức kế toán áp dụng Cũng từ đặc điểm cụ thể của công ty về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, trình độ của nhân viên kế toán, phòng kế toán của công ty đã lựa chọn áp dụng hình thức nhật ký chung. Sơ đồ hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy Nhật ký chung Sổ Cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Hạch toán hàng ngày Hạch toán cuối kỳ Đối chiếu * TK sử dụng Đó là TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu". TK này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tămg giảm của các loại nguyên, vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Nguyên, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên, vật liệu phản ánh vào tài khoản này được phân loại như sau: - Nguyên, vật liệu chính (1521) - Nguyên, vật liệu phụ (1522) Nhiên liệu Phụ tùng thay thế Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. Bên cạnh đó kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như: TK 151 (hàng mua đang đi trên đường). Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của nguyên, vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình nguyên vật liệu đã về nhập kho. TK331 (phải trả cho người bán). Tài khoản này được phản ánh quan hệ thanh toán với người bán. TK133 (thuế GTGT được khấu trừ). Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như TK 111, TK112, TK 151, TK128, TK627, TK621, TK641… * Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh: - NVL thu mua nhập kho Sau khi lên kế hoạch nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với thực tế vật liệu tại kho, nếu xét thấy cần phải mua thêm một số loại nguyên vật liệu nào đó thì phòng kế hoạch cung tiêu sẽ xác định rõ số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã… và giao cho cán bộ vật tư đi thu mua trên thị trường có ký hợp đồng với nhà cung cấp. Khi nhận được hoá đơn của nhà cung cấp gửi tới, phòng kế hoạch sẽ tiến hành đối chiếu với hợp đồng mua hàng để quyết định có nhận hàng hay không. Khi hàng mua về căn cứ vào hoá đơn chứng từ của người bán có ghi rõ các chỉ tiêu như: tên vật tư, chủng loại vật tư, đơn giá, hình thức thanh toán, số lượng… ban kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra hàng mua về có đúng với nội dung ghi trên hoá đơn không và có đúng với hợp đồng đã ký kết không và lập phiếu kiểm nghiệm. Phiếu đó được lập thành 2 bản, 1 bản giao cho phòng kế hoạch, 1 bản giao cho phòng kế toán. Khi có sự nhất trí của ban kiểm tra về việc vật liệu đủ điều kiện nhập kho, cán bộ vật tư sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho thành 2 liên: liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán. Phiếu nhập kho được lập dùng làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Ta có thể thấy được quá trình luân chuyển chứng từ qua ví dụ sau: ngày 8/11/2005 Công ty cổ phần Traphaco mua của công ty dược phẩm TW I 600kg MgStearat theo hoá đơn số 15487, về nhập kho, chi phí vận chuyển, bốc dỡ cho người bán chịu. Quy trình nhập nguyên vật liệu cần phải có các chứng từ sau: Biểu 6 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 9 tháng 12 năm 2006 Mẫu số 01 GTKT-3LL AA2004T 15351 Đơn vị bán hàng: Công ty dược phẩm TW II Địa chỉ: 60 Nguyễn Huy Tưởng - Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: Mã số 0300483319 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần Traphaco Địa chỉ: 75 Yên Ninh - Ba Đình - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: thanh toán sau bằng tiền mặt Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Mg Stearat Kg 510 26.000 13.260.000 Cộng tiền hàng 13.260.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.326.000 Tổng cộng tiền thanh toán 14.586.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu, năm trăm tám mươi sáu nghìn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 7: TRAPHACO Số 2023 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ============== QUYẾT ĐỊNH NHẬP VẬT TƯ Tên vật tư: Mg Stearat Nhập kho: DL HC 75 Yên Ninh - Nhà sản xuất: Hàn Quốc - Quy cách: - Số lô: - Tên nhà cung cấp: Công ty dược phẩm trung ương II - Đơn vị tính: Kg Đơn giá: 26.000 - Số lượng trên hoá đơn: 510 Số lượng thực tế: 510 Căn cứ: - Vào biên bản nhập vật tư số: …………...….ngày…tháng….năm……. - Kết quả kiểm tra chất lượng phiếu kiểm nghiệm số 23 Đạt Không đạt x Tiêu chí Yêu cầu Kết quả kiểm tra Quyết định x - Nhập - Không nhập - Yêu cầu thực hiện trước khi nhập…………………………………….. Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Trưởng phòng ĐBCL DSCKL Nguyễn Tất Văn Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Phó Giám đốc DSCKL Phạm Thị Phượng Khi kế toán vật tư nhận được phiếu nhập kho do thủ kho chuyển lên thì kế toán sẽ lập như sau: + Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn, giá nhập và các chứng từ có liên quan, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 152: Phần ghi vào giá NVL nhập kho Có TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có các TK 111, 112, 311, 333 - giá hoá đơn + Trường hợp hàng đang đi đường Kế toán chỉ nhận được hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thường như trường hoặp trên, nhưng nếu đến ngày cuối tháng, hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 151 - Phần được tính vào giá NVL Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 331 - Hoá đơn chưa trả tiền cho người bán Có TK 111, 112, 331… Hoá đơn đã thanh toán Sang các tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Khi kế toán