Chuyên đề Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC (Công ty VINECO)

h FA2 9.1K với số lượng là: 3 cái. Giá NVL xuất = 3 x 78,412 = 235,236 (USD) Giá trị Thuế NK xuất = 3 x 78,412 x 5% = 11,7618 (USD) Đối với nguyờn vật liệu phụ Hàng thỏng, Cụng ty khụng theo dừi số lýợng hay giỏ trị nguyờn vật liệu phụ thực tế xuất kho. Cuối mỗi thỏng, kế toỏn ghi bỳt toỏn xuất NVL phụ về giỏ trị mua nguyờn vật liệu theo số tiền ðịnh mức hàng thỏng ðó được ban giỏm đốc phờ duyệt (số tiền này phụ thuộc kế hoạch sản xuất từng năm). Vớ dụ: Định mức chi phớ nguyờn vật liệu phụ hàng thỏng trong năm 2007 là 53.424.000 VNĐ, nờn cuối thỏng 12/2007 kế toỏn ghi bỳt toỏn: Nợ TK 627: 53.424.000 Cú TK 1522: 53.424.000 Vào thỏng 6 và thỏng 12 hàng năm, bộ phận kho tiến hành kiểm kờ và bỏo cỏo số lượng tồn thực tế để tớnh giỏ trị tồn kho thực tế của nguyờn vật liệu phụ. Từ đú kế toỏn xỏc định giỏ trị chờnh lệch giữa số thực tế xuất kho và số đó ghi nhận ước tớnh trong sỏu thỏng để tiến hành điều chỉnh trờn TK 627- chi phớ sản xuất chung và TK 1522 - Nguyờn vật liệu phụ. Nếu giỏ trị nguyờn vật liệu phụ kiểm kờ ớt hơn so với số dư trờn sổ cỏi TK 1522, kế toỏn ghi bỳt toỏn bổ sung chi phớ: Nợ TK 627 Phần chi phớ nguyờn vật liệu phụ ghi bổ sung Cú TK 1522 Nếu giỏ trị nguyờn vật liệu phụ kiểm kờ nhiều hơn so với số dư trờn sổ, kế toỏn ghi bỳt toỏn giảm chi phớ: Nợ TK 1522 Phần chi phớ nguyờn vật liệu phụ đó ghi thừa Cú TK 627 Với số tiền thuế nhập khẩu của nguyờn vật liệu phụ được tập hợp khi phỏt sinh và cứ 6 thỏng mới phõn bổ một lần theo cụng thức: Thuế nhập khẩu của NVL phụ xuất dựng trong 6 thỏng = Tổng tiền thuế nhập khẩu của nguyờn vật liệu phụ x Giỏ trị NVL phụ (khụng thuế NK) xuất trong 6 thỏng Giỏ trị NVL phụ (khụng thuế NK) tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ 6 thỏng Kế toỏn ghi bỳt toỏn phõn bổ chi phớ thuế nhập khẩu của nguyờn vật liệu phụ theo bỳt toỏn: Nợ TK 627 Thuế nhập khẩu của NVL phụ xuất dựng Cú TK 15242 trong 6 thỏng 2.4. Hạch toỏn ban đầu 2.4.1. Nghiệp vụ nhập kho nguyờn vật liệu Đầu mỗi năm, dựa trờn nhu cầu đầu tư hệ thống tổng đài của Tổng cụng ty bưu chớnh viễn thụng VNPT, phũng kế hoạch lờn kế hoạch sản xuất của năm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất năm, lượng tồn kho nguyờn vật liệu của Cụng ty, định mức dự trữ nguyờn vật liệu, phũng kế hoạch lờn kế hoạch cụ thể về việc thu mua nguyờn vật liệu bao gồm cỏc thụng số: chủng loại và số lượng nguyờn vật liệu cần mua, thời gian đặt hàng, thời gian nhận hàng, dự tớnh chi phớ mua… và trỡnh lờn Tổng Giỏm đốc ký duyệt. Sau đú, theo kế hoạch thu mua nguyờn vật liệu đó lập, Phũng kế hoạch gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp và hai bờn tiến hành thỏa thuận, ký kết hợp đồng mua bỏn. Trong hợp đồng mua bỏn ghi rừ chủng loại, số lượng, giỏ tiền, phương thức giao hàng, phương thức thanh toỏn, phương thức bảo hành. Thủ tục mua nguyờn vật liệu nhập khẩu Riờng đối với nguyờn vật liệu nhập khẩu, trước thời điểm cần nguyờn vật liệu cho sản xuất 4 thỏng, phũng kế hoạch phải lờn kế hoạch mua. Sau khi lờn kế hoạch mua nguyờn vật liệu 1 thỏng, phũng kế hoạch gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp nước ngoài và tiến hành thỏa thuận, ký hợp đồng đảm bảo 3 thỏng sau đú, nhà cung cấp xếp hàng lờn phương tiện (mỏy bay hoặc tàu thủy) và gửi cho cụng ty bộ chứng từ giao nhận. Bộ chứng từ trong khõu này gồm cú: Hoỏ đơn thương mại (Commercial invoice) Vận đơn (Bill of lading / Airway bill) Bảng kờ đúng gúi bao bỡ (Packing list) Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy) Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Certificate of original) Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality)... Nhận được bộ chứng từ, nhõn viờn phũng thương mại sẽ tiến hành khai hải quan. Khi nhận được giấy bỏo hàng đó về cảng, phũng thương mại chuyển toàn bộ hồ sơ chứng từ này tới Cụng ty TNHH tiếp vận Thăng Long - đại lý làm thủ tục hải quan, kiờm vận chuyển hàng từ cảng Hải Phũng hoặc từ sõn bay Nội Bài về kho cho Cụng ty. VINECO đó ký kết một hợp đồng khung với Cụng ty TNHH tiếp vận Thăng Long, cụ thể như sau: - Cụng ty TNHH tiếp vận Thăng Long sẽ chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan sau khi nhận chứng từ hàng hoỏ từ VINECO (đối với hàng biển) hay nhận từ hóng hàng khụng hoặc đại lý hàng khụng (đối với hàng khụng) - Làm thủ tục hải quan - Vận chuyển hàng hoỏ từ cảng Hải phũng, sõn bay Nội Bài tới Nhà mỏy. Vớ dụ minh họa mua hàng nhập khẩu: Căn cứ vào đơn đặt hàng (Purchase Order) số VNC-00-0709-01 thỏng 9/2007 với trị giỏ 35.449,5 USD, hợp đồng nhập khẩu đó ký kết ngày 02/10/2007, ngày 14/02/2008 cụng ty nhận được bộ chứng từ giao nhận hàng hoỏ từ nhà cung cấp Kanematsu: Hoỏ đơn thương mại (Biểu số 2.01), Bảng kờ đúng gúi bao bỡ (Biểu số 2.02), Vận đơn, Chứng từ bảo hiểm, Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, Giấy chứng nhận chất lượng. Ngày 19/02/2008 nhận được thụng bỏo hàng về do đại lý làm thủ tục hải quan (Cụng ty TNHH tiếp vận Thăng Long) gửi, phũng thương mại của Cụng ty lập Tờ khai hải quan (Biểu số 2.03), rồi gửi cho đại lý này làm thủ tục hải quan. Ngày 24/02/2008 hàng được thụng quan và vận chuyển về nhập kho cụng ty ngày 25/02/2008. Biểu 2.01: Húa đơn thương mại (Commercial Invoice) HểA ĐƠN THƯƠNG MẠI Số hợp đồng: 100-75249-1S Ngày: 02/10/2007 Người bỏn: Kanematsu Corporation 1-2-1 Shibaura, Minato-ku, Tokyo 105-8005, Japan. Tờn khỏch hàng: Cụng ty TNHH cỏc hệ thống viễn thụng VNPT-NEC Địa chỉ: Đại Mỗ - Từ Liờm – Hà Nội – Việt Nam Số đơn đặt hàng: VNC-00-0709-01 Phương thức thanh toỏn: Trả chậm Nhập từ: Tokyo – Japan Chuyển tới: Hài Phũng – Việt Nam Ngày chuyển hàng: 31/01/2008 Thựng hàng số: T 75249 Stt Mã vật tư Tên hàng hoá, vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá (USD) Thành tiền (usd) 1 B38 Card kết nối cái 15 62,84 942,6 2 C298 Thiết bị chuyển đổi cái 10 8,27 82,70 3 A424 Thiết bị kết nối cái 2 78,43 156,86 4 A149 Board mạch in cái 6 54,62 327,72 ... ... ... ... Cộng giá CIF 35.449,5 Biểu 2.02: Bàng kờ đúng gúi bao bỡ (Packing list) BẢNG Kấ ĐểNG GểI BAO Bè Đi kốm theo húa đơn số: 100-75249-1S Tờn khỏch hàng: Cụng ty TNHH cỏc hệ thống viễn thụng VNPT-NEC Cõn nặng và kớch thước: STT Thùng hàng số Trọng lượng tịnh Tổng trọng lượng Tổng thể tích Kích thước (CM ) 1 T 75249 250.0 KGS 385.0 KGS 1123 M3 130x108x80 Mã vật tư Số lượng Kích thước Cân nặng A149 6 A424 2 ... ... Biểu 2.03: Tờ khai hàng húa nhập khẩu (Tờ khai hải quan) Hải quan việt nam Tờ khai hàng hoá nhập khẩu Bản lưu người khai hải quan HQ/2002-NC Tổng cục hải quan Cục hải quan: TP Hà Nội Chi cục hải quan: ĐT-GC Tờ khai số: 186/NK/KD/ĐT-GC Ngày ĐK: 02.2008 Số lượng phụ lục tờ khai: 2 Cán bộ đăng ký (Ký, ghi rõ họ tên) Phần giành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế 1. Người nhập khẩu 0100143241-1 Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC Đại Mỗ -Từ Liêm - Hà Nội 5. Loại hình ỵKD o ĐT oGC oSXXK oNK oTN o 6. Giấy phép (nếu có) Số:588/STM-XNK ngày: 31/3/2005 ngày: 31/3/2006 7. Hợp đồng Số VNC 00-0709-01 Ngày:02/10/2007 Ngày hết hạn: 2. Người xuất khẩu Kanematsu Corporation Tokyo. Japan 8. Hoá đơn thương mại Số: 100-75249-1S Ngày: 23/01/2008 9. Phương tiện vận tải Tên số hiệu:S169 Haroinirene Ngày đến: 19/02/2008 10. Vận tải đơn Số: NEC JP- 08011404 Ngày: 31/01/2008 3. Người uỷ thác 11. Nước xuất khẩu JAPAN 12. Cảng, địa điểm xếp hàng TOKYO 13. Cảng, địa điểm dỡ hàng HAI PHONG 4. Đại lý làm thủ 0100112691 tục hải quan Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long KCN Thăng Long Hà Nội 14. Điều kiện giao hàng CIF Hải Phòng 15. Đồng tiền thanh toán USD Tỷ giá tính thuế 16.070 16. Phương thức thanh toán TTR Số TT 17.Tên hàng quy cách phẩm chất 18.Mã số hàng hoá 19. Xuất xứ 20. Lượng 21. ĐVT 22. Đơn giá ngoại tệ 23. Trị giá ngoại tệ 1 Thiết bị cho tổng đài NEAX 61 sigma 1299 Cỏi 2 3 (Chi tiết như phụ lục kèm theo) JP Một 35.449,5 Cộng: 35.449,5 24. Thuế nhập khẩu 25. Thuế GTGT ( hoặc TTĐB) 26. Thu khác TT Trị giá tính thuế Thuế suất (%) Tiền thuế Trị giá tính thuế Thuế suất (%) Tiền thuế Tỷ lệ (%) Số tiền 1 2 3 Cộng 17463000 Cộng 58230000 27. Tổng số tiền thuế và thu khác (ô 24+25+26): Bằng số: 75.693.000 Bằng chữ: bảy mươi lăm triệu sỏu trăm chớn mươi ba nghỡn đồng chẵn 28. Chứng từ đi kèm Bản chính Bản sao Hợp đồng thương mại 1 Hoá đơn thưong mại 1 Bản kê chi tiết 1 Vận tải đơn 29. Tôi xin cam đoan, chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung khai báo trên tờ khai này. Ngày 20 tháng 2 năm 2006 Tổng giám đốc YOSHIAKI URESHI Thủ tục mua NVL trong nước: Khi mua NVL trong nước cụng ty sẽ nhận được Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng từ người bỏn. Vớ dụ minh họa mua hàng trong nước: Ngày 10/11/2007 bờn bỏn giao cho cụng ty bộ vật tư H-4 kốm Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng (Biểu số 2.04). Biểu 2.04: Húa đơn giỏ trị gia tăng HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số:01GTKT-3LL KQ/2007B Liờn 2: Giao cho khỏch hàng Ngày 10 thỏng 11 năm 2007 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH thương mại cụng nghệ Quang Dũng Địa chỉ: 27 Nguyễn Trung Trực, Quận 1, Thành phố Hồ Chớ Minh MST: 0302691723 Tờn khỏch hàng: Cụng ty TNHH cỏc hệ thống viễn thụng VNPT-NEC Địa chỉ: Đại Mỗ - Từ Liờm – Hà Nội MST: 0100143241 Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 * 2 1 Pin 356-1 Cỏi 20 15.000 300.000 2 Mê gôm Nhật K 3165 Cỏi 02 1.150.000 2.300.000 3 Thiết bị nguồn Cỏi 05 120.000 600.000 … … … Cộng tiền hàng 36.524.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 1.826.200 Tổng cộng tiền thanh toán 38.350.200 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tỏm triệu, ba trăm năm mươi nghỡn, hai trăm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Thủ tục nhập kho được tiến hành như sau: Đầu mỗi thỏng, phũng kế hoạch sẽ phỏt hành cỏc giấy thụng bỏo hàng về cho tất cả cỏc lụ nhập kho trong thỏng gửi cho phũng thương mại và phũng kế toỏn để hai phũng này chỳ ý theo dừi những lụ hàng về trong thỏng. Khi hàng về đến kho, thủ kho cựng với cỏn bộ quản lý chất lượng và cỏn bộ thu mua tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại và thụng số kỹ thuật hàng mua về sau đú lập Biờn bản giao nhận hàng (Biểu số 2.05), Biờn bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho (Biểu số 2.06) chuyển cho phũng kế hoạch. Biờn bản kiểm nghiệm được lập trước khi nhập kho làm căn cứ để quy trỏch nhiệm trong thanh toỏn và bảo quản. Căn cứ vào cỏc chứng từ gốc: Hoỏ đơn mua hàng, Bảng kờ đúng gúi bao bỡ, Biờn bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho, Biờn bản bàn giao thủ kho tiến hành lập Phiếu nhập kho ghi tổng số tiền NVL nhập mua (tớnh theo USD đối với NVL NK, tớnh theo VNĐ đối với NVL Việt Nam). Phiếu nhập kho được lập thành hai liờn, một liờn lưu ở tập hồ sơ gốc của phũng kế hoạch và một liờn giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đú chuyển cho kế toỏn NVL làm căn cứ ghi sổ. Cỏc chứng từ minh hoạ thủ tục nhập kho cho lụ hàng nhập khẩu T 75249 được nhập kho ngày 25/02/2008 như sau: Biểu 2.05: Biờn bản giao nhận hàng VINECO VNPT-NEC Telecommunication Systems Co.,Ltd. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập -Tự do - Hạnh phúc Biên bản giao nhận hàng Số: 014 Nội dung: Giao nhận vật liệu A, B ( theo hợp đồng số 100-75249-1S) Hôm nay, ngày 25 tháng 02 năm 2008. Tại địa điểm giao nhận hàng: Công ty VINECO. xã Đại Mỗ, huyện Từ Liêm, Hà Nội. Bên giao hàng: Bộ phận mua hàng Đại diện bên giao: Vũ Kiên Cường Bên nhận hàng: Bộ phận kho. Đại diện bên nhận: Nguyễn Đình Trung. Số lượng hàng giao nhận bao gồm: Nguyên vật liệu A, B (Có danh sách kèm theo) Tổng số: Thùng hàng T 75249 Tình trạng đóng gói: Nguyên kiện Đại diện bên giao Đại diện bên nhận Biểu 2.06: Biờn bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho Cụng ty TNHH cỏc hệ thống viễn thụng BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT LIỆU NHẬP KHO VNPT-NEC Hụn nay, ngày 25/02/2008. Ban kiểm nghiệm gồm cú: ễng Nguyễn Hữu Bảy - Trưởng ban kiểm nghiệm Bà Vũ Minh Hương - Thủ kho ễng Phạm Thế Kiờn - Phụ trỏch thu mua Đó tiến hành kiểm nghiệm lụ hàng T 75249 nhập mua của Cụng ty Kanematsu với nội dung sau: Stt Mã vật tư Tên hàng hoá vật tư ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 1 B38 Card kết nối cái 15 15 0 2 C298 Thiết bị chuyển đổi cái 10 10 0 3 A424 Thiết bị kết nối cái 2 2 0 4 A149 Board mạch in cái 6 6 0 ... .... ... ... Kết luận: Lụ hàng nhập mua cú đủ số lượng, chất lượng đạt yờu cầu như hợp đồng đó ký kết. Trưởng ban Thủ kho Phũng kế hoạch Biểu 2.07: Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Ngày: 25/02/2008 Số phiếu: 06-184 Nhà cung cấp: Kanematsu Hợp đồng: 100-75249-1S Đơn đặt hàng: VNC-00-0709 -01 Số tiền: 35.449,5 USD Người giao Người nhận Sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho, kế toỏn mới căn cứ trờn húa đơn, chứng từ nhận được phản ỏnh vào sổ TK 152. Thủ tục thanh toỏn với nhà cung cấp: Do cú sự tớn nhiệm lẫn nhau giữa Cụng ty VINECO với cỏc nhà cung cấp nước ngoài nờn Cụng ty được thanh toỏn tiền mua nguyờn vật liệu nhập khẩu theo phương thức trả chậm. Phương thức thanh toỏn trong cỏc hợp đồng được ký kết đối với mỗi lụ hàng đều là: chuyển tiền qua ngõn hàng; sau sỏu thỏng kể từ ngày hàng được chuyển lờn tàu hoặc lờn mỏy bay Cụng ty thanh toỏn 95% giỏ trị hợp đồng; sỏu thỏng sau đú, Cụng ty thanh toỏn nốt 5% giỏ trị hợp đồng cũn lại. Khi đến hạn thanh toỏn, nhà cung cấp nước ngoài gửi cho Cụng ty Giấy đũi nợ (Debit Note) yờu cầu trả tiền theo hợp đồng. Cụng ty trả tiền cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản qua Ngõn hàng Tokyo – Misubishi. Do đú, sau khi mua hàng kế toỏn thanh toỏn luụn theo dừi số tiền và thời hạn thanh toỏn tiền NVL để đảm bảo trả tiền đỳng hạn, giữ uy tớn với nhà cung cấp. Hàng thỏng, Cụng ty VINECO nhận được Giấy đũi nợ (Biểu số 2.08), kốm cỏc hoỏ đơn giỏ trị gia tăng từ cụng ty TNHH tiếp vận Thăng Long yờu cầu trả tiền chi phớ thu mua liờn quan đến hàng nhập khẩu cho Cụng ty TNHH tiếp vận Thăng Long và một số nhà cung cấp dịch vụ khỏc mà cụng ty này thu hộ tiền. Cụng ty VINECO chủ yếu thanh toỏn tiền mua nguyờn vật liệu trong nước qua ngõn hàng, một số ớt trả bằng tiền mặt. Kế toỏn thanh toỏn sẽ lấy cỏc chứng từ cần thiết trong hồ sơ về nguyờn vật liệu của kế toỏn nguyờn vật liệu như: Hoỏ đơn thương mại, Vận đơn, Tờ khai hải quan, hoặc Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng của hàng mua trong nước hay chi phớ vận chuyển; kốm theo Giấy đề nghị thanh toỏn bằng tiền gửi ngõn hàng (do kế toỏn thanh toỏn lập cú sự phờ duyệt của kế toỏn trưởng và Tổng giỏm đốc) để làm thủ tục thanh toỏn tiền mua nguyờn vật liệu phải trả nhà cung cấp, tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, chi phớ thu mua nguyờn vật liệu qua ngõn hàng. Căn cứ vào lệnh chuyển tiền và giấy bỏo nợ của ngõn hàng, kế toỏn thanh toỏn ghi sổ TK 331, TK3333, TK 33312, TK 154_chung, TK 6427 (lệ phớ chuyển tiền qua ngõn hàng).. Đối với mua NVL nhập kho trả tiền mặt, cú hai trường hợp: + Nhõn viờn thu mua mua hàng, nhận hoỏ đơn từ nhà cung cấp, sau đú viết Giấy đề nghị thanh toỏn bằng tiền mặt nộp kốm hoỏ đơn mua hàng. Kế toỏn kiểm tra chứng từ, viết Phiếu chi cú sự phờ duyệt của kế toỏn trưởng và Tổng giỏm đốc. Dựa vào phiếu chi thủ quỹ xuất tiền cho nhõn viờn mua hàng trả tiền mua hàng. + Nhõn viờn thu mua viết Giấy đề nghị tạm ứng cú sự phờ duyệt cần thiết, kế toỏn kiểm tra chứng từ, viết phiếu chi cú sự phờ duyệt của kế toỏn trưởng, Tổng giỏm đốc, thủ quỹ chi tiền tạm ứng cho nhõn viờn thu mua đi mua hàng. Sau khi mua hàng, nhõn viờn này viết Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng đớnh kốm hoỏ đơn mua hàng nộp phũng kế toỏn. Kế toỏn kiểm tra chứng từ, xin đủ chữ ký, sau đú nhõn viờn thu mua tiến hành nộp tiền (nếu tạm ứng thừa) hay nhận tiền (nếu tạm ứng thiếu) từ thủ quỹ. Biểu 2.08: Giấy đũi nợ (Debit note) GIẤY ĐềI NỢ (DEBIT NOTE) Số phiếu đòi nợ : VNPT- 03/01 Ngày phát hành : 05/02/2008 Số hoá đơn : 5886, 5887 Chủ nợ : Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long Địa chỉ : E -4A KCN Thăng Long, Đông Anh, Hà Nội, Việt Nam Tên khách hàng : Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC Địa chỉ : Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội MST : 0100143241 Người phụ trách : ễng Vũ Kiên Cường Thủ trưởng đơn vị : Ông YOSHIAKI URESHI Stt Diễn giải Tiền (USD) Tiền (VNĐ) 1 Phí lưu kho và vận chuyển của hàng nhập khẩu tháng 1/2008 1.458,6 2 Phí khác 3.615.581 Tổng 1458,6 3.615.581 Ký tờn 2.4.2. Nghiệp vụ xuất kho nguyờn vật liệu Căn cứ vào lý do xuất kho, cỏc nghiệp vụ xuất kho ở Cụng ty cú thể chia thành hai loại là: Xuất NVL cho cỏc phõn xưởng lắp rỏp và xuất NVL lắp đặt đem đi giao hàng cựng sản phẩm đó hoàn thành lắp rỏp tại phõn xưởng. Cả hai trường hợp này đều cú thủ tục xuất kho tương tự nhau. Nếu căn cứ vào kế hoạch xuất NVL nghiệp vụ xuất kho được chia thành hai loại sau: Xuất kho theo chỉ thị xuất: nghiệp vụ này chiếm đa số. Hàng thỏng dựa vào kế hoạch sản xuất và Phiếu bỏo vật tư tồn ngoài xưởng (Biểu số 2.09) cuối thỏng trước do phũng sản xuất gửi lờn, phũng kế hoạch lập Chỉ thị xuất kho cho tất cả cỏc dự ỏn trong thỏng (Biểu số 2.10), đồng thời lập luụn Phiếu xuất kho (Biểu số 2.11) rồi gửi cho thủ kho. Khi cú nhu cầu sử dụng NVL, nhõn viờn bộ phận sử dụng đến gặp thủ kho và yờu cầu xuất NVL. Khi đú, thủ kho sẽ xuất NVL rồi ghi số lượng thực xuất vào Phiếu xuất kho, thủ kho và người lĩnh vật tư cựng ký xỏc nhận. Trong phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng vật liệu xuất mà khụng ghi giỏ trị do cuối kỳ kế toỏn mới tớnh được giỏ xuất vật liệu. Phiếu xuất kho được lập làm hai bản: một bản giao cho phũng sản xuất, một bản thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phũng kế toỏn. Biểu 2.09: Phiếu bỏo vật tư tồn ngoài xưởng Cụng ty TNHH cỏc hệ thống viễn thụng PHIẾU BÁO VẬT TƯ TỒN NGOÀI XƯỞNG VNPT-NEC Ngày 31 thỏng 12 năm 2007 TT Mã Tên vật tư ĐVT Dư ngoài xưởng của dự án Hà Nam 9.4 K Bỡnh Định FA2 9.1 K ... 1 A1 Bảng mạch sau E16 cái 2 0 ... 2 A2 Bảng mạch sau E9 cái 0 1 ... ... ... ... 424 A424 Thiết bị kết nối cái 0 0 ... ... ... Phòng sản xuất. Biểu 2.10: Chỉ thị xuất kho Cụng ty TNHH cỏc hệ thống viễn thụng CHỈ THỊ XUẤT KHO VNPT-NEC Thỏng 01 năm 2008 TT Mã Tên vật tư ĐV T Số liệu kiểm kê tháng 12 Xuất Xuất cho dự án Hà Nam 9.4 K Bỡnh Định FA2 9.1 K ... 1 A1 Bảng mạch sau E16 cái 34 24 4 3 ... 2 A2 Bảng mạch sau E9 cái 29 25 7 1 ... ... ... ... 424 A424 Thiết bị kết nối cái 6 3 2 1 ... ... ... ... Duyệt Người lập Biểu 2.11: Phiếu xuất kho Cụng ty TNHH cỏc hệ thống viễn thụng PHIẾU XUẤT KHO VNPT-NEC Ngày 15 thỏng 01 năm 2008 Số phiếu: 10115 Dự án: Bỡnh Định FA2 9.1 K Hợp đồng: VNC/BĐ - 1511/ 06-002 Lý do xuất: Xuất cho sản xuất Mục Mã vật tư Tên vật tư Vị trí ĐVT Số lượng cần xuất Số xuất thực Ghi chú 1 A1 Bảng mạch sau E16 C 1-1 cái 3 3 ... ... 424 A424 Thiết bị kết nối P 1-2 cái 1 1 ... ... Người giao Người nhận Xuất bổ sung: số lượng nghiệp vụ này khụng nhiều do kế hoạch sản xuất, kế hoạch xuất dựng NVL của Cụng ty khỏ chặt chẽ và sỏt thực tế. Nếu cỏc phõn xưởng lắp rỏp làm vượt tiến độ sản xuất cần cú thờm NVL hoặc do một số lý do khỏc dẫn đến số nguyờn vật liệu xuất theo kế hoạch khụng đủ cho sản xuất, thỡ bộ phận sử dụng yờu cầu bộ phận kế hoạch lập, phờ duyệt phiếu xuất kho (mẫu cũng giống trường hợp trờn). Người nhận NVL cầm phiếu này giao cho thủ kho và lĩnh vật tư như trường hợp trờn. 2.4.3. Nghiệp vụ kiểm kờ nguyờn vật liệu Đối với nguyờn vật liệu chớnh: hàng thỏng, cụng ty đều tiến hành kiểm kờ, với nguyờn vật liệu phụ: cụng ty tiến hành kiểm kờ sỏu thỏng một lần. Trỡnh tự kiểm kờ cú thể khỏi quỏt như sau: - Trước tiờn, kế toỏn nguyờn vật liệu và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu trờn sổ kế toỏn chi tiết với bỏo cỏo tồn kho nguyờn vật liệu, nếu cú chờnh lệch thỡ kiểm tra chi tiết từng phiếu nhập kho và xuất kho trờn sổ kế toỏn chi tiết và thẻ kho để điều chỉnh sai sút do ghi sổ. - Sau đú, ban kiểm kờ được thành lập để thực hiện kiểm kờ. Việc kiểm kờ cú thể thực hiện bằng cỏch đếm số lượng, hoặc đo kớch thước, cõn nặng của nguyờn vật liệu. Kết quả kiểm kờ thực tế được đối chiếu với số lượng ghi sổ. - Kết thỳc quỏ trỡnh kiểm kờ, ban kiểm kờ lập Biờn bản kiểm kờ (Biểu số 2.12). Biờn bản này được lập hai bản: một giao cho thủ kho để điều chỉnh thẻ kho, một giao cho phũng kế toỏn để điều chỉnh TK 152 nếu cú sai số. Trong trường hợp thừa, thiếu nguyờn vật liệu khi kiểm kờ (trường hợp này ớt xảy ra đối với cụng ty), căn cứ vào biờn bản kiểm kờ, kế toỏn tớnh giỏ trị số chờnh lệch thừa thiếu cho từng loại nguyờn vật liệu. Chờnh lệch thừa (thiếu) NVL = Số lượng NVL thực tế tồn kho - Số lượng NVL tồn trờn sổ sỏch Xử lý kết quả kiểm kờ tại cụng ty được thực hiện: Đối với nguyờn vật liệu chớnh: kế toỏn xỏc định nguyờn nhõn thừa thiếu và xử lý như sau: Nếu thừa do quờn ghi sổ, kế toỏn lập phiếu nhập kho như bỡnh thường để ghi bổ sung vào sổ kế toỏn. Nếu kiểm kờ thiếu kế toỏn ghi sổ: Nợ TK 632 - Mức hao hụt trong định mức Nợ TK 1388 - Mức hao hụt ngoài định mức Cú TK 1521, 15241 Đối với nguyờn vật liệu phụ: trực tiếp điều chỉnh tăng giảm nguyờn vật liệu phụ (như đó trỡnh bày phần 2.2.3.2. Tớnh giỏ nguyờn vật liệu xuất kho) Vớ dụ thực tế trong thỏng 01/2008 tại cụng ty cú biờn bản kiểm kờ nguyờn vật liệu chớnh: Biểu 2.12: Biờn bản kiểm kờ Cụng ty TNHH cỏc hệ thống viễn thụng BIấN BẢN KIỂM Kấ VNPT-NEC Địa điểm: Kho Cụng ty Thời gian kiểm kờ: 31/01/2008 Ban kiểm kờ gồm: Bà Vũ Minh Hương - Thủ kho ễng Phạm Thế Kiờn - Phũng kế hoạch Bà Vũ Thị Thanh - Kế toỏn nguyờn vật liệu TT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá (USD) Tồn thực tế Tồn sổ sách Chênh lệch Số lượng Giá trị 1 A1 Bảng mạch sau E16 cái 55,12 41 41 0 0 2 A2 Bảng mạch sau E9 cái 84,47 4 4 0 0 ... ... ... 424 A424 Thiết bị kết nối cái 78,412 5 5 0 0 ... ... ... Cộng 0 0 Kết luận của ban kiểm kờ: Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đủ so với sổ sỏch. Phũng kế hoạch Thủ kho Kế toỏn vật tư 2.5. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại cụng ty Cụng ty đang sử dụng phương phỏp thẻ song song để hạch toỏn chi tiết hàng tồn kho. 2.5.1. Tại kho: Thủ kho mở Thẻ kho (Biểu số 2.13) cho từng loại nguyờn vật liệu. Hàng ngày, khi lập phiếu nhập kho hay xuất kho Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất ghi số lượng nguyờn vật liệu vào thẻ kho. Từ cỏc thẻ kho thủ kho tập hợp lại lập Bỏo cỏo tồn kho vật liệu (Biểu số 2.14). Biểu 2.13: Thẻ kho Cụng ty TNHH cỏc hệ thống viễn thụng THẺ KHO VNPT-NEC Số thẻ: 149 Kho: Cụng ty Tờn vật tư: Board mạch in Mó vật tư: A 149 Vị trớ: J-2-1 ĐVT: cỏi Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 21 08-103 4 Nhập mua của Kanematsu 30 0801004 11 Xuất cho SX dự án Hà Nam 18 08-109 10 Nhập mua của Kanematsu 35 0801005 23 Xuất cho SX dự án Bỡnh Định 20 0801009 24 Xuất cho SX dự án Thỏi Bỡnh 22 Cộng trong tháng 65 60 Tồn cuối tháng 26 Biểu 2.14: Bỏo cỏo tồn kho vật liệu Cụng ty TNHH cỏc hệ thống viễn thụng BÁO CÁO TỒN KHO VẬT LIỆU VNPT-NEC Thỏng 1 năm 2008 TT Mã vật tư Tên vật tư Đvt Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 1 A1 Bảng mạch sau E16 cái 34 16 24 41 2 A2 Bảng mạch sau E9 cái 29 2 25 4 ... ... ... 149 A149 Board mạch in Cỏi 21 65 60 26 … … … 424 A424 Thiết bị kết nối cái 6 2 3 5 ... ... ... 2.5.2. Tại phũng kế toỏn Định kỳ, kế toỏn xuống kho lấy chứng từ kế toỏn, kiểm tra việc ghi thẻ kho của thủ kho và kớ xỏc nhận vào thẻ kho. Dựa trờn cỏc phiếu nhập kho NVL nhập khẩu cựng với cỏc hoỏ đơn thương mại, Bảng kờ đúng gúi bao bỡ, Tờ khai hàng hoỏ nhập khẩu NVL, kế toỏn vào Bảng kờ chi tiết nhập xuất tồn NVL nhập khẩu (Biểu số 2.15). Dựa trờn cỏc phiếu nhập kho của NVL Việt Nam và hoỏ đơn giỏ trị gia tăng, phiếu liệt kờ kiện hàng, kế toỏn vào Bảng kờ chi tiết nhập xuất tồn NVL Việt Nam. Cuối thỏng, dựa trờn cỏc phiếu xuất kho của NVL (trong một phiếu xuất kho cú thể gồm cả NVL nhập khẩu và NVL Việt Nam) kế toỏn vào Bảng kờ chi tiết nhập xuất tồn NVL nhập khẩu và Bảng kờ chi tiết nhập xuất tồn NVLViệt Nam. Sau mỗi lần kiểm kờ, căn cứ vào biờn bản kiểm kờ vật tư, kế toỏn điều chỉnh tăng giảm từng loại nguyờn vật liệu trong bảng kờ chi tiết nhập xuất tồn kho NVL và lập bỳt toỏn điều chỉnh (trong trường hợp phỏt sinh chờnh lệch thừa thiếu). Nguyờn vật liệu mua trong nước cú giỏ nhập kho là tiền VNĐ, kế toỏn theo dừi giỏ trị NVL Việt Nam nhập kho theo tiền USD bằng cụng thức: Giỏ trị NVL của cả phiếu nhập kho (USD) = Giỏ trị NVL của cả phiếu nhập kho (VNĐ) Tỷ giỏ ngoại tệ thực tế ngày mua Để tớnh tổng giỏ trị nguyờn vật liệu xuất kho (hoặc tổng giỏ trị thuế nhập khẩu xuất kho) của cỏc vật liệu nhập khẩu xuất trong một phiếu xuất kho theo tiền VNĐ, ta sử dụng cụng thức: Tổng giỏ trị NVL (hoặc tổng TNK) xuất kho trong một phiếu xuất kho (VNĐ) = Tổng giỏ trị NVL (hoặc tổng TNK) xuất kho trong một phiếu xuất kho (USD) x Tỷ giỏ ngoại tệ bỡnh quõn cả thỏng Để quy giỏ trị xuất NVL mua trong nước từ VNĐ sang USD kế toỏn sử dụng cụng thức: Giỏ trị NVL của cả phiếu xuất kho (USD) = Giỏ trị NVL của cả phiếu xuất kho (VNĐ) Tỷ giỏ