Chuyên đề Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long

háng 10 năm 2005 - Nhập tại kho: Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An stt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B c d 1 2 3 4 1 Cát vàng m3 100 100 76.000 7.600.000 2 Đá dăm m3 50 50 99.000 4.950.000 Tổng cộng 12.550.000 Nhập, ngày 5 tháng 10 năm 2005 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 1.4 sổ chi tiết tạm ứng tk 141 Tháng 10/2005 đvt : đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1. Số dư đầu kỳ 3.000.000 2. Số phát sinh 0200 02/10 - Xuất tiền mặt tạm ứng cho Nguyễn Văn Hải (phòng vật tư) để mua NVL 111 30.000.000 052142 05/10 - Mua 100 m3 cát vàng cho công trình 1521 7.600.000 052142 -Thuế GTGT 133 760.000 052142 - Mua 50 m3 đá dăm cho công trình 1521 4.950.000 052142 - Thuế GTGT 133 495.000 098546 06/10 - Mua xi măng Hoàng Thạch cho công trình 1521 41.150.000 098546 - Thuế GTGT 133 4.115.000 - Cộng phát sinh 30.000.000 59.070.000 3. Số dư cuối kỳ 26.070.000 Bảng 1.5 Tờ kê khai thanh toán hoá đơn chứng từ, phiếu nhập kho Đơn vị : đội thi công công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An Tháng 10 năm 2005 Hoá đơn Phiếu nhập Tổngsố tiền Ghi có TK 141 Ghi nợ các TK Đối tượng sử dụng Số HĐ NT Số PN NT 152 621 133 1478 05/10 052142 05/10 8.360.000 7.600.000 0 760.000 Công trình đường ven sông Lam, 1587 098546 06/10 45.265.000 41.150.000 0 4.115.000 Công trình đường ven sông Lam Cộng 53.625.000 48.750.000 0 4.875.000 Bảng 1.6 Báo cáo chi tiết tk 331 theo từng nhà cung cấp Từ ngày 01/10/2005 đến 31/10/2005 Đối tượng : công ty Vạn Phúc Loại tiền : VNĐ Hoá đơn Diễn giải TK đối ứng P S nợ P S có Số Ngày tháng Số dư đầu kì 456.623.101 1482 06/10 Nhập thép – VAT 10% 152 22.020.000 133 2.202.000 1482 06/10 Nhập cát vàng – VAT 10% 152 3.800.000 133 380.000 1482 06/10 Nhập đá dăm - VAT 10% 152 1.980.000 133 198.000 ...... ......... ......................... ........... ………. …………… ….. ……. ………………. …… ……… …………… 7867 15/10 Thanh toán hoá đơn số 1482 111 20.000.000 …… …… ………………. ……. ………. ……………. Cộng phát sinh 231.000.000 584.000.000 Dư cuối kì 809.623.101 Bảng 1.7 Kho công trình đường ven sông lam Báo cáo vật tư Tháng 10 năm 2005 STT Tên vật tư Đơn vị tính Tồn đầu kì Lĩnh Sử dụng Tồn cuối kì 1 Đế cống D 1.500 VC CK 0 14 2 12 2 Đai cống D 1.500 VC Bộ 10 21 0 31 ……………………….. ….. ….… …… …… ……. 1.2- Thủ tục và chứng từ xuất NVL Xuất NVL cho sản xuất Trong quá trình thi công khi có nhu cầu về nguyên vật liệu phụ trách các đội, tổ công trình căn cứ vào kế hoạch xây dựng đã được duyệt viết giấy đề nghị lĩnh nguyên vật liệu. Giám đốc và phụ trách phòng kế hoạch vật tư, phòng kế toán sẽ căn cứ vào nhu cầu thực tế, dự toán nguyên vật liệu và phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu để ký duyệt lệch xuất nguyên vật liệu. - Nếu NVL đã được công ty xây dựng định mức hao phí thì sẽ lập “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”. Phiếu này được lập trên hạn mức được duyệt trong tháng do Phòng kĩ thuật lập cho từng loại vật liệu. Thường rất ít sử dụng trong công ty. Nếu NVL chưa có định mức tiêu hao thì sẽ lập “ Phiếu xuất kho” (Bảng 1.8) Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần có nội dung kinh tế giống nhau. Liên 1: Lưu ở bộ phận cung ứng (phòng nguyên vật liệu) Liên 2: Thủ kho vào thẻ kho chuyển cho kế toán nguyên vật liệu vào sổ kế toán lưu tại phòng kế toán Liên 3: Người nhận nguyên vật liệu giữ Xuất cho nội bộ các đội công trình Công ty sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” (Bảng 1.9). Phiếu này công ty ít sử dụng bởi đặc thù của ngành xây dựng là vật liệu mua về dùng luôn cho công trình không dư trữ, mặt khác các công trình của công ty thường rất xa nhau nên công ty chỉ sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi kết thúc một công trình mà NVL vẫn còn thừa hoặc lý do đột xuất thì xuất sang các công trình khác. Phiếu này do phòng kế hoạch vật tư lập thành 3 liên: Liên 1: Được lưu tại phòng kế hoạch vật tư. Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng. Liên 3: Dùng để làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán . Bảng 1.8 Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long Địa chỉ: 8B/2 Láng Hạ - Thành Công - Ba Đình – Hà Nội Phiếu xuất kho Ngày 12 tháng 10 năm 2005 Số:005216 Nợ: TK 621 Có: TK 152 - Họ và tên người nhận hàng: Lê Anh Tâm - Địa chỉ ( bộ phận): Tổ làm đường - Lý do xuất kho: Thi công công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An - Xuất tại kho: Công trường đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An stt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B c d 1 2 3 4 1 Cát vàng m3 100 100 76.000 7.600.000 2 Đá dăm m3 50 50 99.000 4.950.000 Cộng 12.550.000 Xuất, ngày 12 tháng 10 năm 2005 Phụ trách bộ Phụ trách Người nhận Thủ kho phận sử dụng cung tiêu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 1.9 Công ty tnhh đầu tư và xây dựng thành long Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 20/ 11/2005 Liên 1: Lưu Căn cứ vào lệnh điều động số 107 ngày 20 tháng 11 năm 2005 của .... Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Đức Quyết Phương tiện vận chuyển: ô tô Xuất tại kho: kho công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An Nhập tại kho: Kho công trình đường nối QL 47- QL 48, tỉnh Nghệ An, gói thầu Đ4 (Km18-Km23) S T T Tên, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Đế cống D 1.500 VC CK 12 12 152.000 1.824.000 2 Đai cống D1.500 VC Bộ 31 31 130.000 4.030.000 Cộng 5.854.000 Xuất, ngày 20 tháng 11 năm 2005 Nhập, ngày 25 tháng 11 năm 2005 Người viết phiếu (kí, họ tên) Thủ kho xuất (kí, họ tên) Người vận chuyển (kí, họ tên) Thủ kho nhập (kí, họ tên) 2- Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đang áp dụng tại công ty Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư hàng hoá bao gồm : Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá Ngoài các chứng từ bắt buộc phải sử dụng trên Công ty còn sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn : Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Biên bản kiểm nghiệm Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Công tác kế toán chi tiết NVL tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long được tiến hành theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn Sổ kế toán tổng hợp NVL Thẻ kho Chú thích : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để ghi “Thẻ kho” (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻ kho). Cuối kì, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu”, kế toán lấy số liệu để ghi vào “ Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác. VD: Trên cơ sở phiếu nhập, xuất thủ kho vào thẻ kho( Bảng1.10). Còn kế toán chi tiết vào sổ chi tiết (Bảng1.11). Cuối tháng đối chiếu giữa sổ chi tiết và thẻ kho, sau đó vào “bảng tổng hợp Nhập – Xuất - Tồn” (Bảng 1.12)  Bảng 1.10 Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long Tên kho:kho của Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An Thẻ kho Ngày lập thẻ: ngày 31 tháng 10 năm 2005 Tờ số - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Ximăng Hoàng Thạch - Đơn vị tính: tấn - Mã số: đvt: tấn Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B c d e 1 2 3 4 1 01/10 Tồn đầu tháng 01/10 5 2 002122 06/10 Nhập của công ty vạn phúc 06/10 18 23 3 002125 08/10 Nhập của công ty vạn phúc 08/10 15 38 4 005751 10/10 Xuất cho công trình 10/10 19 19 5 005754 13/10 Xuất cho thi công 13/10 1 18 6 005763 21/10 Xuất cho thi công 21/10 4 14 7 002133 25/10 Nhập của công ty Ngọc Hiếu 25/10 3 17 8 005772 30/10 Xuất cho công trình 30/10 5 12 Cộng phát sinh 36 29 Tồn cuối tháng 12 Bảng 1.11 Sổ chi tiết vật liệu Tên vật liệu: Xi măng Hoàng Thạch Tháng 10/2005 đvt:đồng stt Ct Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tồn đầu tháng 720.000 5 3.600.000 1 002122 06/10 Nhập của công ty Vạn Phúc 720.000 18 12.960.000 23 16.560.000 2 002125 08/10 Nhập của công ty Vạn Phúc 720.000 15 10.800.000 38 27.360.000 3 005751 10/10 Xuất cho công trình 720.000 19 13.680.000 19 13.680.000 4 005754 13/10 Xuất cho công trình 720.000 1 720.000 18 12.960.000 5 005763 21/10 Xuất cho công trình 720.000 4 2.880.000 14 10.080.000 6 002133 25/10 Nhập của công ty Ngọc Hiếu 720.000 3 2.160.000 17 12.240.000 7 005772 30/10 Xuất cho thi công 720.000 5 3.600.000 12 8.640.000 Cộng phát sinh 36 25.920.000 29 20.880.000 Tồn cuối tháng 12 8.640.000 Bảng 1.12 Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho vật liệu (Trích) Tháng 10/2005 đvt: đồng Tên vật tư Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT sl tt sl tt sl tt Xi măng Hoàng Thạch tấn 5 3.600.000 36 25.920.000 29 20.880.000 12 8.640.000 Cát vàng m3 10 760.000 160 12.160.000 100 7.600.000 70 5.320.000 Đá dăm m3 30 2.970.000 70 6.930.000 50 4.950.000 50 4.950.000 Cát đen m3 5 325.000 0 0 5 325.000 0 0 Thép tấn 0,1 734.000 3,5 25.690.000 3,2 23.488.000 0,4 2.936.000 ……………………. …………. …………. …………. …………… ……………………. …………. …………. …………… ………….. …………………….. …………. …………… ……………. …………… …………………….. ………… …………… ………….. ………….. Cộng 9.786.500 65.325.000 47.582.400 27.529.100 III- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty 1-Phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tính thuế GTGT tại công ty Hàng tồn kho tại Công ty bao gồm NVL, CCDC, hạch toán hàng tồn kho tại Công ty được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đây là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho của vật tư hàng hoá trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Theo phương pháp này, giá trị thực tế của NVL mua ngoài là giá chưa tính thuế GTGT 1.1.Tài khoản sử dụng Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL, kế toán sử dụng TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Kết cấu cơ bản của TK này như sau : Bên Nợ ghi : + Giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho do mua ngoài + Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại + Giá thực tế nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có ghi : + Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ cho sản xuất + Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua; + Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại; + Giá thực tế nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê Số dư Nợ : phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm : TK 1521 – Nguyên vật liệu chính TK 1522 – Vật liệu phụ TK 1523 – Nhiên liệu TK 1524 – Phụ tùng thay thế TK 1525 – Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528 – Vật liệu khác Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như :TK111, 112, 133, 141, 331, 334, 336, 621, 622, 623, 627, 641, 642…. 1.2. Hình thức sổ kế toán sử dụng tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long Tuy mới được thành lập nhưng Thành Long đã sớm ứng dụng thành tựu của công nghệ tin học tiên tiến, công ty sử dụng phần mềm kế toán ACER soft. Với phần mềm kế toán này công việc kế toán của Công ty được thực hiện một cách nhanh chóng, giảm thiểu sai sót. Hình thức ghi sổ được Công ty lựa chọn để ghi sổ là hình thức Nhật ký chung Hệ thống sổ chi tiết - Thẻ kho: Được sử dụng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho về mặt số lượng của nguyên vật liệu. Sổ này do thủ kho lập chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu - Sổ chi tiết nguyên vật liệu : được sử dụng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho cả về số lượng và giá trị của nguyên vật liệu. Sổ này do kế toán nguyên vật liệu trên phòng kế toán lập. Cơ sở lập là phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho. - Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn : được sử dụng để theo dõi tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn theo cả chỉ tiêu về số lượng và giá trị. Sổ này do kế toán nguyên vật liệu lập vào cuối kỳ. Hệ thống sổ tổng hợp Để quản lý tổng hợp vật liệu Công ty sử dụng các sổ tổng hợp sau: - Nhật ký chung - Sổ cái TK 152 Quy trình ghi sổ được thực hiện theo sơ đồ sau: Bảng tổng hợp n-x-t kho vật liệu Sổ chi tiết vật liệu Chứng từ gốc ( phiếu nhập, phiếu xuất, bảng kê vật tư, bảng phân bổ) Máy tính Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng cân đối Số phát sinh Báo cáo kế toán : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu 2- Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu 2.1. Chứng từ, sổ sách Các chứng từ sử dụng là: Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT Biên bản kiểm nghiệm vật tư Phiếu báo vật liệu còn lại cuối kì Biên bản kiểm kê vật tư Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo dõi nhập NVL Nhật ký chung Sổ cái TK152 2.2. Phương pháp hạch toán TK 111,112,331 TK 711 TK 152 TK 151 TK 154 TK 621 (2) (3) (4) (5) TK 133 (1) (1) – Nguyên vật liệu đã về nhập kho có hoá đơn kèm theo (2) - Nguyên vật liệu đang trên đường về nhập kho (3) – Nhập kho phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ (4) - Nhập kho phế liệu thu hồi từ trong sản xuất (5) - Nhập lại kho do xuất dùng cho sản xuất nhưng sử dụng không hết 2.3. Quy trình ghi sổ Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp n-x-t kho vật liệu Phiếu nhập Máy tính Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu 3. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu 3.1. Chứng từ sổ sách Các chứng từ sử dụng là: Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức Biên bản kiểm nghiệm Phiếu báo vật liệu còn lại cuối kì Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo dõi xuất NVL Nhật ký chung Sổ cái TK152 3.2. Phương pháp hạch toán TK 621,627,623,641… TK 152 (1) TK 412 (2) (1) - Xuất kho sử dụng cho các hoạt động của công ty (2) – Khi đánh giá vật liệu giảm giá Căn cứ vào tình hình xuất thực tế , vào phiếu xuất kho, kế toán đội vào “Bảng kê” (Bảng1.13) sau đó vào “ Bảng phân bổ nguyên vật liệu”(Bảng 1.14). Trên cơ sở bảng phân bổ nguyên vật liệu để tính giá thành công trình hoàn thành. Bảng 1.13 Bảng kê phân loại số 1 Cho Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An Ghi Có TK 152, 153: Tháng 10 năm 2005 ĐVT: đồng Ct Diễn giải Tổng số Ghi nợ các TK 621 623 627 641 005216 Xuất kho vật tư 12.550.000 12.550.000 0 0 0 005217 Xuất kho vật tư 8.000.000 8.000.000 0 0 0 ….. ………….. …….. ….. …….. ……. ……. 005751 Xuất kho vật tư 13.680.000 13.680.000 0 0 0 005755 Xuất kho vật tư 9.528.000 9.528.000 0 0 0 005759 Xuất kho vật tư 8.750.000 0 0 1.125.000 0 .. ………. ………. ………… …….. ……… ……… 005772 Xuất kho vật tư 3.600.000 3.600.000 0 0 0 Cộng 56.618.600 53.458.000 1.235.600 1.125.000 800.000 Bảng 1.14 Bảng phân bổ nvl, ccdc Tháng 10 năm 2005 (Trích) đvt: đồng Ghi có TK Ghi nợ các TK Tổng cộng TK 152 TK 153 Ghi nợ TK 621 Bảng kê phân loại 1 Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An 53.458.000 47.582.400 5.875.600 Tổng cộng nợ TK 621 53.458.000 47.582.400 5.785.600 Ghi nợ TK 623 Bảng kê phân loại số 1 Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An 1.235.600 0 1.235.600 Tổng cộng nợ TK 623 1.235.600 0 1.235.600 Ghi nợ TK 627 Bảng kê phân loại số 1 Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An 1.125.000 0 1.125.000 Tổng cộng ghi nợ TK 627 1.125.000 0 1.125.000 Ghi nợ TK 641 Bảng kê phân loại số 1 Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An 800.000 0 800.000 Tổng cộng ghi nợ TK 641 800.000 0 800.000 3.3.Quy trình ghi sổ Bảng tổng hợp N-X-T kho vật liệu Phiếu xuất Máy tính Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng cân đối Số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ chi tiết vật liệu : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối ứng 4. Hạch toán nguyên vật liệu thừa, thiếu trong kiểm kê Định kì theo tháng, quý, hoặc đột xuất, công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu trong kho để kiểm tra tình hình tồn kho nguyên vật liệu. Công tác kiểm kê này do phòng tài chính kế toán , phòng vật tư – thiết bị, phòng KCS...phối hợp tiến hành. Kết quả kiểm kê tập hợp vào mẫu “ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá” (Bảng 1.15). Bảng 1.15 Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long Kho công trình QL 55 Vũng Tàu Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá Thời điểm kiểm kê: 8 giờ ngày 1/2/2005 Ban kiểm kê gồm: Ông, bà Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: Số thứ tự Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu Còn tốt 100% kém phẩm chất Mất phẩm chất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 11 1 Xi măng HT Tấn 690.909 2 1.381.818 2 1.381.818 0 0 0 0 x 2 Thép Tấn 7.100.000 2.5 17.750.000 2.5 17.750.000 0 0 0 0 x 3 Nhựa đường kg 4.750 750 3.562.500 720,85 3.424.037,5 29,5 140.125 x Ngày 1 tháng 2 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê ý kiến giải quyết số chênh lệch trong định mức (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) cho phép nên tính vào giá vốn (Ký, họ tên) TK 711 4.1. Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân: TK 152 (1) (2) TK 3381 (1) : Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi (2) : Khi có quyết định xử lý 4.2. Trường hợp kiểm kê thiếu chưa rõ nguyên nhân TK 642 TK 138,334,111… TK 1381 TK 152 TK 632 (1) (2) (3) (4) : Căn cứ vào biên bản kiểm kê : Nếu nguyên vật liệu thiếu hụt trong định mức cho phép, ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp : Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường : Giá trị nguyên vật liệu thiếu hụt còn lại (sau khi trừ đi phần đã được bồi thường) được phản ánh vào giá vốn hàng bán Theo số liệu kiểm kê tháng 1 năm 2005, kế toán định khoản như sau Căn cứ biên bản kiểm kê Nợ TK 1381 : 140.125 Có TK 152: 140.125 Quyết định xử lý: Nợ TK 632: 140.125 Có TK 1381: 140.125 Từ các chứng từ nhập xuất, kế toán công ty tổng hợp vào Nhật ký chung (Bảng 1.16), sau đó vào sổ Cái TK152 (Bảng 1.17) Bảng 1.16 nhật ký chung ( Trích) Năm 2005 NT ghi sổ CT Đã ghi sổ cái Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có … … …… ……………….. … …. ………….. 0200 02/10 Tạm ứng cho Nguyễn Văn Hải (phòng vật tư) để mua NVL 141 111 30.000.000 052142 05/10 Nhập kho cát vàng 1521 141 7.600.000 052142 05/10 Thuế GTGT của cát vàng 133 141 760.000 052142 05/10 Nhập kho đá dăm 1521 141 4.950.000 052142 05/10 Thuế GTGT của đá dăm 133 141 495.000 002122 06/10 Nhập kho ximăng HT 1521 141 12.960.000 002122 06/10 Thuế GTGT của ximăng 133 141 1.296.000 ….. ……………….. ……. ... ………… 005763 21/10 Xuất ximăng HT cho sản xuất 621 1521 2.880.000 005764 21/10 Xuất thép 621 1521 14.680.000 …. …. …… …. …. …… 005919 26/10 Nhập lại kho đế cống 1521 621 4.864.000 005920 26/10 Nhập lại kho đai cống 1521 621 1.950.000 …. ………… …. … …….. 005772 30/10 Xuất ximăng HT cho sản xuất 621 1521 3.600.000 Cộng phát sinh xxx Bảng 1.17 Sổ cáI TK 152 (Trích) Năm 2005 NT ghi sổ CT Trang sổ nhật ký Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 9.786.500 052142 05/10 56 Nhập kho cát vàng 111 7.600.000 052142 56 Nhập kho đá dăm 111 4.950.000 002122 06/10 56 -Nhập ximăng 111 12.960.000 002123 56 -Nhập thép 331 22.020.000 002123 56 -Nhập cát vàng 331 3.800.000 002124 56 -Nhập đá dăm 331 1.980.000 002124 56 -Nhập sỏi 331 8.000.000 … … …. … …… …… 005763 21/10 56 -Xuất ximăng cho sản xuất 621 2.880.000 005764 21/10 56 -xuất thép 621 14.680.000 … …. …. … …. … 005919 26/10 57 - nhập lại kho đế cống 621 4.864.000 005920 26/10 57 - Nhập lại kho đai cống 621 1.950.000 … ….. … …….. ……. ………. ………. 005772 30/10 57 - Xuất ximăng 621 3.600.000 Cộng phát sinh 65.325.000 47.582.400 Số dư cuối kỳ 27.529.100 IV- Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động Bảng một số chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vlđ đơn vị tính : đồng STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 1. Tổng doanh thu thuần 45.333.310.530 51.011.217.261 2. Lợi nhuận sau thuế 476.197.581 483.378.544 3. Vốn lưu động bình quân 36.607.897.679 50.958.822.946 4. Sức sinh lợi của VLĐ((2)/(3)) 0,013 0,009 5. Số vòng quay của VLĐ ((1)/(3)) 1,238 1,001 6. Số ngày của 1 vòng quay (360/ (5)) 290,709 359,630 7. Hệ số đảm nhiệm VLĐ ((3)/(1)) 0,807 0,9989 8. Mức lãng phí 9.765.955.847 (Nếu lấy năm 2003 là năm gốc, năm 2004 là năm phân tích) Qua số liệu tính toán ở trên ta có thể có một số nhận xét như sau: Về sức sinh lợi của VLĐ: theo số liệu ta thấy chỉ tiêu này trong năm 2003 là 0,013 và tới năm 2004 chỉ tiêu này giảm xuống còn 0,009 tức là về số tuyệt đối giảm 0,004 hay giảm 30,77% điều này có nghĩa là trong năm 2003 thì 1đ tài sản lưu động đem lại 0,013 đ lợi nhuận sau thuế nhưng con số này chỉ còn là 0,009 đ vào năm 2004. Đây là một biểu hiện không tốt cho tình hình kinh doanh của công ty. Để hiểu rõ tại sao có hiện tượng như vậy ta đi tìm hiểu nguyên nhân. Nguyên nhân của hiện tượng này là do: Do ảnh hưởng của nhân tố lợi nhuận sau thuế: Lợi nhuận sau thuế năm 2004 tăng so với năm 2003 là7.180.963(đ) đã làm cho sức sinh lợi của VLĐ tăng lên 1 lượng là: 483.378.544 476.197.581 ----------------------- - ----------------------- = 0,0002 36.607.897.679 36.607.897.679 Do ảnh hưởng của nhân tố vốn lưu động bình quân: Vốn lưu động thay đổi làm cho sức sinh lợi giảm một lượng: 0,009 – 0,0132 = - 0,0042 Như vậy, qua tính toán ta thấy sức sinh lợi của VLĐ giảm là do + Vốn lưu động bình quân có xu hướng tăng: năm 2004 tăng so với năm 2003 là 14.350.925.267 (đ), theo số liệu trên bảng cân đối kế toán ta thấy vốn lưu động của công ty tăng lên chủ yếu là do hàng tồn kho của năm 2004 tăng so với nâm 2003 là 3.254.789.175 (đ) trong đó hàng tồn kho tăng lên chủ yếu là do chi phí sản xuất dở dang tăng lên. Điều này được giải thích là do công ty hàng năm thường không có tồn kho NVL mà tất cả NVL sẽ được dùng hết trong năm, không dự trữ năm sau bởi vì hệ thống kho của Công ty không đáp ứng được cho nhu cầu dự trữ. + Lợi nhuận sau thuế: Đây là một nhân tố tích cực làm cho sức sinh lợi của VLĐ hàng năm tăng lên hay tăng hiệu quả sử dụng VLĐ. Chính vì vậy, nhân tố này cần được khuyến khích tăng càng nhiều càng tốt. Về số vòng quay của VLĐ: năm 2003 VLĐ quay được 1,238 vòng và năm 2004 chỉ còn lại 1,001 vòng như vậy tức là số vòng quay năm 2004 giảm (1,001 – 1,238) = - 0,237 (vòng). Điều này có nghĩa là vốn lưu động năm 2003 được sử dụng cho quá trình kinh doanh của công ty nhiều hơn vào năm 2004. Chính vì lý do đó đã làm cho sức sinh lợi của năm 2004 giảm so với năm 2003. GiảI thích điều này là do 2 nguyên nhân: Do ảnh hưởng của doanh thu thuần: doanh thu thuần thay đổi làm cho số vòng quay của VLĐ tăng lên là: 51.011.217.261 45.333.310.530 ---------------------------- - ----------------------- = 1,393 - 1,238 = 0,155 (vòng) 36.607.897.679 36.607.897.679 Do ảnh hưởng của VLĐ bình quân: Mức ảnh hưởng là: