Chuyên đề Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần xây lắp bưu điện Hà Nội

g... Khách hàng truyền thống của công ty là các đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Bên cạnh các sản phẩm chủ yếu là xây lắp các công trình Bưu Điện, từ năm 2000 công ty đã phát triển thêm hoạt động kinh doanh vật tư và thiết kế thi công. Ngoài ra công ty còn có xưởng sản xuất vật liệu chuyên sản xuất các cấu kiện phục vụ thi công như khung bể, nắp đan, cột bê tông, cột ăng ten và các cấu kiện bê tông với chất lượng cao, đảm bảo phục vụ mọi công trình. 3. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty. a. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần xây lắp Bưu điện Hà nội theo hình thức tổ chức bộ máy tập trung. * Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở công ty. Xưởng sản xuất nguyên vật liệu Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán Vật tư tài sản Kế toán Tiền lương + Đền bù Kế toán Tiêu thụ Kế toán Tổng hợp Xí nghiệp 1 Xí nghiệp 2 Xí nghiệp 3 Xí nghiệp 4 Xí nghiệp 5 Xí nghiệp Tư vấn thiết kế BCVT Xí nghiệp Xây lắp BCVT Phía Nam Xí nghiệp Miền Trung Xưởng sản xuất nguyên vật liệu * Chức năng , nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy: * Chức năng: Phòng kế toán là một phòng chức năng của công ty, có trách nhiệm giúp Tổng giám đốc tổ chức thực hiện công tác kế toán, tài chính và quản lý tài sản vật tư của công ty theo đúng quy định hiện hành của pháp luật. * Nhiệm vụ: Xây dựng và theo dõi thực hiện kế hoạch tài chính của công ty Phối hợp với các bộ phận liên quan trong công ty để lập kế hoạch cân đối nguồn vốn và kế hoạch sử dụng vốn. Tổ chức thực hiện ghi chép, hạch toán kế toán theo đúng chế độ, thể lệ của Nhà nước và quy định của công ty. Hướng dẫn các đơn vị ghi chép số liệu ban đầu và thống kê báo cáo đúng chế độ và thời gian quy định. Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty về tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn và các chi phí. Tổ chức hạch toán đầy đủ giá thành các loại sản phẩm, bán thành phẩm và giá thành các công trình. Đối chiếu công nợ với chủ đầu tư. Thanh quyết toán nhanh, gọn, kịp thời các hạng mục công trình đã hoàn thành. Thực hiện thanh quyết toán các hợp đồng theo hoá đơn chứng từ hợp lệ và thanh lý hợp đồng đúng hạn. Phân tích tài chính theo định kỳ phục vụ cho công tác lập và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Lập và giữ các báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Thanh toán lương, phụ cấp lương, tiền thưởng và các chi phí khác theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và quy định của công ty cho các đơn vị và cá nhân. Quản lý tài sản cố định và vật rẻ tiền mau hỏng của công ty, tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ và bất thường. Lập kế hoạch tiền mặt hàng tháng, hàng quý, hàng năm . Quản lý quỹ tiền mặt hiện có tại công ty và các đơn vị; Thực hiện đúng chế độ kiểm kê quỹ tiền mặt; Quan hệ chặt chẽ với ngân hàng để nắm chắc số dư tài khoản. Thanh toán theo quy định các khoản chi của khối văn phòng các đơn vị và cá nhân trong công ty. Theo dõi việc mua bán cổ phiếu, tính lãi và trả lãi cho từng cổ đông theo qui định. Theo dõi nhập, xuất vật tư, bán thành phẩm và lập báo cáo định kỳ hàng tháng. Tính thuế và nộp thuế theo qui định của pháp luật. Tổ chức việc thanh lý tài sản. Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chế độ kỷ luật tài chính kế toán. Lưu trữ hồ sơ công trình theo qui định ( các văn bản, chứng từ liên quan đến thanh quyết toán công trình). Tổ chức bảo quản và lưu trữ các chứng từ kế toán theo dúng qui định của pháp luật và của công ty. Thực hiện các công việc khác theo lệnh của Tổng giám đốc. b. Chế độ kế toán Công ty đang sử dụng: Hiện nay công ty Cổ phần xây lắp Bưu điện Hà nội đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là : “Chứng từ ghi sổ”, việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán. - Hệ thống sổ kế toán công ty đang áp dụng: Chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ cái. Sổ chi tiết. Sổ tổng hợp. SƠ ĐỒ: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ. BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ QUỸ BẢNG TỔNG CHI TIẾT CHỨNG TỪ GỐC BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH Ghi cuối tháng: Ghi hàng tháng: Đối chiếu, kiểm tra: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán đẫ được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ cái. Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trong sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính tổng PS nợ, PS có, căn cứ vào sổ cái lập Bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp số liệu được dùng để lập Báo cáo tài chính. Công ty Cổ phần xây lắp Bưu điện Hà nội sử dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, bao gốm 4 phần cơ bản: - Hệ thống tài khoản kế toán: có 86 tài khoản cấp I với nhiều tài khoản cấp II và 6 tài khoản ngoài bảng. - Chế độ chứng từ kế toán: được áp dụng rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố Nhà nước đã ban hành. - Chế độ sổ sách kế toán: Công ty áp dụng theo đúng mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép theo qui định bắt buộc của Nhà nước. - Hệ thống báo cáo tài chính: Công ty áp dụng theo đúng mẫu bảng biểu cũng như cách hạch toán đã qui định của Nhà nước. Mặc dù ban đầu còn gặp nhiều khó khăn nhưng dần dần cũng đi vào nề nếp, thông tin kế toán cung cấp có hiệu quả đáp ứng yêu cầu cơ bản cho Hội đồng quản trị Công ty. Cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, Công ty đã sử dụng 100% máy tính trong công tác kế toán. Công ty đã mua và ứng dụng phần mềm kế toán của công ty SND, phần mềm có tên gọi “Enter”. II. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP BƯU ĐIỆN HÀ NỘI. 1. Một số vấn đề cơ bản về hình thức tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. a. Hình thức tiền lương của Công ty. Hiện nay hình thức trả lương đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty có hai hình thức: - Trả lương theo chế độ chính sách của Nhà nước theo Nghị định 2005/2004/NĐCP ngày 14/12/2004 của Chính phủ qui định hệ thống thang bảng lương và chế độ phụ cấp lương trong các công ty Nhà nước. - Trả lương khoán theo việc và kết quả công việc hoàn thành, trả lương theo chức danh quản lý, điều hành, thừa hành, chức danh cao hơn mà có mức lương cao hơn: Công văn số 4320/LĐTBXH-LT ngày 29/12/1998 của Bộ Lao động Thương Binh và Xã hội về việc hướng dẫn xây dựng qui chế trả lương trong Doanh nghiệp Nhà nước. Căn cứ vào điều lệ của Công ty cổ phần xây lắp Bưu điện Hà nội. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng năm của Công ty. Căn cứ nghị quyết họp HĐQT Công ty lần thứ 11 họp ngày 5/7/2003. Căn cứ nghị quyết họp HĐQT Công ty lần thứ 12 họp ngày 26/11/2003. * Tiền lương chế độ chính sách trả cho người lao động hàng tháng bao gồm: Tiền lương cấp bậc, các loại phụ cấp theo lương, phụ cấp thâm niên nghành theo ngày thực tế công tác và các ngày nghỉ được hưởng theo qui định của Bộ luật lao động, được tính theo công thức: Lnc = Lngày x Ntt Trong đó: - Lnc: Tiền lương theo ngày công làm việc thực tế. - Lngày: Mức lương ngày được xác định theo công thức Lngày = TLmin x (Hcp x Hpc) Ntc Trong đó: - TL min: Tiền lương tối thiểu do nhà nước qui định. - Hcb: hệ số lương cấp bậc theo nghị định 26/CP. - Hpc: hệ số phụ cấp bao gồm các loại phụ cấp theo lương và phụ cấp thâm niên ngành. - Ntc: ngày làm việc tiêu chuẩn trong tháng theo bộ luật lao động - Ntt: số ngày công được trả lương trong tháng, bao gồm ngày công tác thực tế, ngày hội họp, học tập, ngày nghỉ phép hiếu hỉ, theo chế độ và các ngày nghỉ được hưởng lương theo qui định của thỏa ước lao động và của bộ luật lao động. Ví dụ: Lương của một số người của Xí nghiệp Thiết kế được tính như sau: - Tính đơn giá lương: VD: Theo như bảng lương chính sách tháng 1 của Xí nghiệp thiết kế thì: Ông Lê Sỹ Tuê với hệ số lương cấp bậc 4.66 Đơn giá 1 ngày công = 450.000x4.66 = 99.857 21 Với 21 ngày công ta có: 99.857 x 21 = 2.097.000 đồng Phụ cấp lãnh đạo ( giám đốc Xí nghiệp ): 225.000 đồng Vậy tổng cộng lương chính sách là: 2.322.000 đồng Khấu trừ BHXH, BHYT: BHXH 5% = Tổng cộng lương x5 = 2.322.000x 5 = 116.100 đ 100 100 BHYT 1% = Tổng cộng lương x 1 = 2.322.000 x1 = 23.220đ 100 100 BHYT + BHXH = 23.220 + 116.100 = 139.320 đ Vậy tổng số lương chính sách còn lĩnh là: 2.322.000 – 139.320 = 2.182.680 đồng * Xác định tiền lương khoán cho cá nhân người lao động: Sau khi trả đủ lương cấp bậc cho người lao động phần tiền lương còn lại trả theo lương khoán cho người lao động. Căn cứ vào hệ số, chức danh và hệ số chất lượng của từng người, tiền lương khoán của từng cá nhân được tính theo công thức: Lkj = Vkth i x (HSCDj x HSCLj x Nj) S (HSCDj x HSCLj x Nj) Trong đó: - Lkj: tiền lương khoán của người thứ j trong đơn vị i - Vkthi: quĩ tiền lương khoán thực hiện của đơn vị thứ i - HSCD j: hệ số chức danh của người thứ j - HScl j: hệ số chất lượng công tác của người thứ j - Nj: Ngày công tác trong tháng của người thứ j VD: Theo bảng lương khoán tháng 1 của Xí nghiệp thiết kế thì: Ông Lê Sỹ Tuê với: Hệ số chất lượng: 1 Hệ số chức danh ( giám đốc xí nghiệp): 5.30 Tổng tiền lương khoán của xí nghiệp : 23.638.409 VNĐ. Với 21 ngày công Vậy Lương khoán của tháng = 23.638.409 x (1x5.30x21) (1x25.20x21) = 4.971.570 VNĐ. b. Chế độ thang bảng lương áp dụng tại công ty. Trả lương theo hệ số cấp bậc nghề nghiệp, bằng cấp chuyên môn được đào tạo (lương cơ bản). Trả lương khoản theo việc dựa trên hệ số chức danh được qui định trên bảng hệ số chức danh toàn công ty. Bảng kê số chức danh này được hình thành trên nguyên tắc: - Chống phân phối bình quân - Hệ số giãn cách giữa người có hệ số mức độ phức tạp công việc cao nhất và người có hệ số mức độ công việc đơn giản là 9 lần, được sắp xếp từ cao xuống thấp. Chức danh cao hơn có hệ số cao hơn. - Qui định mức độ công việc đơn giản nhất là lao động tạp vụ có hệ số lương khoán bằng 1. Dựa trên kết quả công việc hoàn thành, được đánh giá thông qua các chỉ tiêu đánh giá năng suất, chất lượng, ý thức trách nhiệm cá nhân. BẢNG HỆ SỐ CHỨC DANH TOÀN CÔNG TY TT CHỨC DANH HỆ SỐ GHI CHÚ 1 Tổng giám đốc 11 2 Phó tổng giám đốc 6.6 3 Kế toán trưởng 6.3 4 Trưởng phòng chuyên môn 5.0 Loại 1 6.0 Loại 2 5.3 Loại 3 4.7 5 Phó phòng chuyên môn 4.9 Loại 1 4.7 Loại 2 4.2 Loại 3 3.8 6 Đội trưởng sản xuất 3.8 Loại 1 5.3 Loại 2 4.6 Loại 3 4.1 7 Đội phó sản xuất 3.5 Loại 1 4.1 Loại 2 3.7 Loại 3 3.3 8 Chủ nhiệm công trình Loại 1 4.6 Loại 2 4.1 Loại 3 3.7 Loại 4 3.3 9 Tổ trưởng tổ sản xuất Loại 1 3.0 Loại 2 2.7 10 Tổ phó tổ sản xuất Loại 1 2.7 Loại 2 2.4 11 Giám đốc Xí nghiệp Loại 1 6.0 Loại 2 5.3 12 Phó giám đốc Xí nghiệp Loại 1 4.7 Loại 2 4.2 13 Chuyên viên, Kỹ sư Loại 1 4.0 Loại 2 3.6 Loại 3 3.2 Loại 4 2.7 14 Cán sự, Kỹ thuật viên (Bằng Cao đẳng) Loại 1 3.6 Loại 2 3.2 Loại 3 2.9 Loại 4 2.3 15 Cán sự, Kỹ thuật viên (Bằng Trung cấp) Loại 1 3.2 Loại 2 2.9 Loại 3 2.3 Loại 4 2.0 16 Thủ quĩ 2.2 17 Công nhân cáp, cống bể, cơ khí, lắp máy Loại 1 2.4 Loại 2 1.9 Loại 3 1.5 18 Công nhân cột cao Loại 1 3.0 Loại 2 2.7 19 Công nhân kho 2.0 20 Công nhân lái xe tải<3.5 tấn Loại 1 2.3 Loại 2 1.8 21 Công nhân lái xe tải>3.5 tấn Loại 1 2.5 Loại 2 2.0 22 Nhân viên bảo vệ 1.5 23 Nhân viên văn thư 1.8 24 Nhân viên cấp dưỡng 1.0 25 Nhân viên lao công 1.0 26 Hợp đồng thời vụ 1.0 27 Hợp đồng thử việc 500.000đ c. Chế độ tiền thưởng của Công ty. Tiền thưởng trong lương là một phần của tiền lương, là kết quả công sức lao động của toàn thể CBCNV, là kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế hoạch. Thưởng trong lương là hình thức trả thêm tiền lương sau khi Công ty xem xét hiệu quả kinh doanh. Để khuyến khích sự nỗ lực của CBCNV, phần tiền thưởng này sẽ được tính theo tổng tiền lương sản phẩm ở các Xí nghiệp và tiền lương thực tế của các phòng ban, ngày công thực tế tham gia sản xuất của CBCNV. Những khoản tiền lương thuộc chế độ chính sách thì không được tính thưởng như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, phép , hội họp, học tập, lễ tết, việc riêng, phụ cấp thêm… Hàng năm Công ty thường có thưởng theo quí, sáu tháng đầu năm và cuối năm. Công ty hổ trợ đều một phần cho các Xí nghiệp theo bình quân đầu người, còn lại Tổng giám đốc duyệt cho các Xí nghiệp báo một tháng lương, hoặc tùy theo nguồn lương mà Xí nghiệp còn để phân bổ mà báo thưởng. Nguồn tiền thưởng mà Xí nghiệp báo sẽ được chia theo hệ số lương khoán đã được qui định. VD: bảng thưởng Công ty Bảng : Thưởng Xí nghiệp d. Quĩ tiền lương và quĩ Bảo hiểm tại Công ty. * Tổng số quĩ tiền lương kế hoạch của công ty = 100% Trích 5% cho quĩ lương dự phòng và quĩ lương khen thưởng của tổng giám đốc (3% quĩ lương dự phòng, 2% quĩ lương khen thưởng của tổng giám đốc) tổng giám đốc sử dụng quĩ tiền lương khen thưởng để xét thưởng khuyến khích hàng quí theo năng suất, chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh của tập thể và cá nhân người lao động. Phần còn lại phân bổ cho các đơn vị trả trực tiếp cho người lao động, căn cứ mức độ hoàn thành kế hoạch sản lượng từng thời kỳ. Các đơn vị không hình thành quĩ dự phòng, nguồn quĩ dự phòng của công ty phải được phân phối hết cho tập thể và cá nhân sau khi quyết toán năm tài chính. Quỹ tiền lương phải được phân phối hết cho người lao động, không được sử dụng vào mục đích khác. Sau khi có số liệu quỹ tiền lương quí của đơn vị thứ i ( QTL quí i ).Xác định quĩ lương còn lại của đơn vị trong quí theo công thức: QL cli = QTL quí i – QTLthi Trong đó: - QL cli : Quĩ tiền lương còn lại trong quí của đơn vị thứ i. - QTL quí i : Quĩ tiền lương được duyệt trong quí của đơn vị i. - QTL thi: quĩ tiền lương đã chi trong quí của đơn vị thứ i . VD: Qũi tiền lương của xí nghiệp thiết kế được tính như sau: Một công trình đã hoàn thành và được đưa báo doanh thu, công trình: Mở rộng mạng cáp quang Bưu điện tỉnh Phú Thọ năm 2006. Tổng số tiền xí nghiệp thiết kế được hưởng từ công trình bao gồm: Phí Khảo sát thiết kế công trình: 55.000.000 VNĐ. Phí thiết kế thi công và tổng dự toán công trình: 85.000.000 VNĐ. Vậy tổng doanh thu xí nghiệp báo từ công trình = 55.000.000+ 85.000.000 = 140.000.000 VNĐ. Quĩ tiền lương trích ra từ công trình là 40% doanh thu: 56.000.000 VNĐ. * Quĩ Bảo hiểm xã hội của Công ty. Ngoài quĩ tiền lương kế hoạch còn được tính cả các khoản tiền chi trợ cấp BHXH cho công nhân viên. Người lao động hưởng BHXH là công nhân trực tiếp sản xuất, bộ phận gián tiếp. Các đối tượng trên được hưởng chế độ bảo hiểm như sau: + Chế độ trợ cấp ngừng việc + Chế độ trợ cấp ốm đau + Chế độ trợ cấp thai sản + Chế độ trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp + Chế độ trợ cấp hưu trí + Chế độ trợ cấp tử tuất. Quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính thêm vào chi phí sản xuất kinh doanh, một số tiền theo tỷ lệ qui định với tổng số tiền lương thực tế phát sinh trong tháng và được chi tiêu cho các trường hợp ốm đau, thai sản, mất sức lao động, tai nạn lao động, tai nạn nghề nghiệp, tử tuất. Tổng số tiền lương trích BHXH được chia làm 2 phần, một phần nộp cho cơ quan tài chính và công đoàn cấp trên để chi chung cho các trường hợp trợ cấp BHXH, phần còn lại cho công đoàn công ty quản lý để chi tiêu trong phạm vi công ty và cho các trường hợp trợ cấp BHXH và chi tiêu cho việc quản lý quỹ. Cuối mỗi tháng (quý) kế toán phải tiến hành thanh toán với công đoàn cấp trên, nếu chi vượt số được giữ lại sẽ được cấp bù, nếu chi không hết phải nộp lại. Theo qui định mỗi tháng công ty trích 25% trên tổng số quĩ lương tháng của công ty được phân bổ như sau: 19% công ty đưa vào giá thành trong đó: + 15% BHXH gồm: 10% công ty nộp vào ngân sách nhà nước, 5% công ty để lại chi cơ sở. + 2% BHYT công ty nộp vào ngân sách nhà nước. + 2% KPCĐ gồm: 1% công ty nộp vào ngân sách nhà nước, 1% công ty để lại chi cơ sở. Với các khoản trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên kế toán dựa vào kết quả tính trợ cấp BHXH cho từng người, trên cơ sở chứng từ về giấy chứng nhận ốm, nghỉ lễ….lập bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. Bảng này cũng được lập cho từng xí nghiệp, bộ phận gián tiếp của công ty trong đó ghi rõ các khoản trợ cấp của từng người. Công ty theo dõi chung về tình hình trích lập và thanh toán BHXH, BHYT cho công nhân viên. Hàng tháng kế toán tiền lương công ty tổng hợp các bảng thanh toán BHXH của từng xí nghiệp, bộ phận gián tiếp công ty. Sau khi được kế toán trưởng công ty kiểm tra, ký, xác nhận và tổng giám đốc công ty duyệt được dùng làm căn cứ trả trợ cấp BHXH cho công nhân viên. 2. Hạch toán lao động áp dụng tại Công ty. Căn cứ vào qui trình sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, Công ty Cổ phần Xây lắp Bưu điện Hà nội đã áp dụng hai hình thức tiền lương, tiền lương theo thời gian và tiền lương theo sản phẩm. Hình thức tiền lương theo sản phẩm là hình thức tiền lương chủ yếu trong Công ty và được áp dụng vào các đơn vị trực tiếp tham gia vào sản xuất. Nhân viên làm việc tại các phòng ban, không trực tiếp tạo ra sản phẩm, được tính trả lương theo hình thức tiền lương thời gian. Trong quá trình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, việc hạch toán lao động của công ty được thực hiện rõ ràng, chính xác, kịp thời. a. Hạch toán số lượng lao động. Phòng tổ chức lao động theo dõi số lượng lao động thông qua “ Sổ danh sách cán bộ công nhân viên” của toàn công ty. Trong đó ghi rõ số lượng công nhân viên, nghề nghiệp, và trình độ tay nghề ( hoặc cấp bậc kỹ thuật). Số lượng công nhân viên được theo dõi theo từng Xí nghiệp, phòng ban. Phòng tổ chức lao động phải thường xuyên cập nhật số lượng, sự biến động về nhân sự trong toàn công ty và lý do sự biến động đó. Bảng chấm công Cuối tháng các Xí nghiệp có trách nhiệm nộp bảng tổng hợp số lao động, về công ty để phòng Tổ chức lao động tổng kết lao động đi làm, số lao động nghỉ, lý do… Mẫu bảng DS CBCNV b. Hạch toán thời gian lao động. Hạch toán thời gian lao động đối với từng công nhân viên ở từng bộ phận trong công ty. Tại mỗi bộ phận sử dụng lao động theo dõi thời gian lao động của công nhân viên thông qua “ Bảng Chấm Công”. Mỗi Xí nghiệp đều được giám đốc phân công một người trực tiếp ghi Bảng chấm công , căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt của bộ phận mình. Các lý do vắng mặt đều được ghi bằng các ký hiệu riêng trên bảng chấm công để tiện cho việc theo dõi và tính lương. Phiếu nghỉ hưởng Bảo hiểm xã hội dùng cho trường hợp CNV ốm đau, thai sản, tại nạn lao động…Chứng từ này do cơ quan hoặc bệnh viện cấp và được ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu nhất định. Hạch toán thời gian lao động là cơ sở để tính trả lương đối với bộ phận công nhân viên hưởng lương thời gian. c. Hạch toán kết quả lao động. Công ty tiến hành hạch toán lao động theo khối lượng công việc hoàn thành. Đó là các công trình sau khi đã hoàn tất các thủ tục về mặt pháp lý là Hợp đồng kinh tế giữa hai bên, các Biên Bản bàn giao hồ sơ công trình, các biên bản nghiệm thu công trình, đã được ký kết đầy đủ. Kết quả lao động của các Xí nghiệp được theo dõi, ghi chép đầy đủ thông qua kỳ báo Doanh thu về công ty theo quí 3 tháng một lần. Cuối tháng kế toán của các Xí nghiệp có nhiệm vụ dựa vào nguồn lương mà Xí nghiệp có (qua các kỳ đã báo doanh thu) và căn cứ vào Bảng chấm công để lập “ Bảng thanh toán tiền lương khoán” cho Xí nghiệp mình. 3. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. a. Hạch toán tiền lương và thanh toán với người lao động tại Công ty. Hạch toán ban đầu gồm các chứng từ sau: + Bảng chấm công được lập cho từng bộ phận. + Bảng bình xét hệ số chất lượng, thêm giờ. + Bảng thanh toán lương. Nội dung hạch toán: Kế toán các Xí nghiệp đến ngày báo lương, phải nộp Bảng Báo Lương, Bảng Chấm Công, cùng Bảng bình bầu Chất lượng ABC trong tháng lên phòng Lao động và quản lý tiền lương. Phòng lao động và quản lý tiền lương, kiểm tra và theo dõi, sau đó đưa lên trình Tổng giám đốc xét duyệt. Tiếp theo chuyển xuống kế toán tiền lương , kế toán tiền lương kiểm tra lại lần cuối cùng và trình kế toán trưởng công ty duyệt. Sau khi đã hoàn tất kế toán các xí nghiệp cùng với Bảng dược duyệt về chia lương tại Xí nghiệp. Mẫu bảng chấm công T1 Bình xét ABC T1 Mẫu báo lương khoán T1. Bảng xét duyệt công ty Bảng Lương Cơ bản. Bảng lương khoán b. Hạch toán các khoản trích theo lương tại Công ty. Tài khoản sử dụng: Kế toán công ty sử dụng Tài khoản 334_Phải trả công nhân viên, ngoài ra còn sử dụng những tài khoản sau: TK 3383: Bảo hiểm xã hội. TK 3384: Bảo hiểm y tế. TK 627: Chi phí sản xuất chung. TK 622:Chi phí nhân công trực tiếp. Trình tự hạch toán: Hàng tháng kế toán căn cứ vào chứng từ bảng chấm công, bảng thanh toán lương phải trả cho công nhân viên, kế toán ghi: Nợ TK 622: Tiền lương trả CNV trực tiếp. Nợ TK 627: Tiền lương trả CNV gián tiếp. Có TK 334: Phải trả CNV. Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên về tiền BHXH, BHYT. Nợ TK 334: Phải trả CNV. Có TK 3383: BHXH. Có TK 3384: BHYT. Thanh toán tiền lương và các khoản phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ: Nợ TK 334: Phải trả CNV. Có TK 111: Tiền mặt. Sau khi nhận được Bảng thanh toán lương, kế toán các Xí nghiệp thực hiện việc chi trả lương cho mọi người trong Xí nghiệp. Kế toán thanh toán viết “ Phiếu Chi” thực hiện việc thanh toán lương và viết “ Phiếu Thu” thực hiện việc thu tiền Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế. Các Phiếu thu, Phiếu chi này gửi đến thủ quĩ thực hiện việc chi trả. Sau đó kế toán tiền lương tập hợp các chứng từ liên quan vào “ Bảng kê chứng từ”. Bảng kê chứng từ là căn cứ để ghi “ Chứng từ ghi sổ” và là căn cứ để ghi Sổ cái. Sổ cái được lập và theo dõi theo từng quí, mẫu sổ cái của Công ty giống như chế độ kế toán qui định. Kế toán tiền lương tập hợp số liệu để ghi vào Sổ cái “TK334” và sổ cái “TK338”. Hoàn thành ghi chép vào sổ cái TK 334, TK 338 là kết thúc quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Mẫu phiếu chi. Mẫu phiếu thu. Mẫu chứng từ ghi sổ. Mẫu chứng từ ghi sổ Sổ cái TK334. Sổ cái TK 338 * Về hạch toán chi phí nhân công trực tiếp. Thường thì chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỉ trọng cao thứ hai trong tổng giá trị công trình sau chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tuy nhiên, ở công ty trị giá nguyên vật liệu tính vào công trình giảm bớt do vật liệu A cấp không được tính vào giá trị xây lắp của công trình, hạng mục công trình nên chi phí nhân công trực tiếp của công ty xây lắp Bưu Điện lại chiếm một tỉ trọng khá cao trong toàn bộ giá trị của gói thầu Chính vì thế mà công ty đặc biệt chú trọng vào công tác hạch toán chi phí nhân công không chỉ vì nó ảnh hưởng đến việc phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ được giá thành sản phẩm xây lắp mà nó còn có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thanh toán tiền công thoả đáng, kịp thời cho người lao động. Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản phải trả, phải thanh toán cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ dịch vụ. Tại công ty cổ phần xây lắp Bưu Điện Hà Nội chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương, ... Chi phí nhân công trực tiếp không bao gồm các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính trên tổng số tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp thi công công trình, khoản này được theo dõi ở khoản mục chi phí chung. Khi hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, công ty sử dụng TK 622 “chi phí nhân công trực tiếp”, tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Tài khoản có 3 tài khoản cấp 2 TK 6221: Chi phí nhân công xây lắp TK 6222: Chi phí nhân công gia công TK 6224: Chi phí nhân công thiết kế * Đối với nhân công thuê ngoài: Các Xí nghiệp căn cứ vào tiến độ thi công mà ký kết hợp đồng thuê nhân công. Căn cứ vào tính chất công việc để có được đơn giá hợp lý. Do đặc điểm của các công trình, hạng mục công trình thường ở xa trụ sở chính của công ty và do đặc điểm của từng công trình thi công mà chi phí nhân công thuê ngoài ở công ty cổ phần xây lắp rất lớn thường chiếm khoảng 2/3 tổng chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí này thường được các chủ nhiệm công trình tập hợp báo về xí nghiệp phê duyệt vào cuối quí, và kế toán để định khoản nhập liệu vào máy. Các căn cứ để tính được chi phí nhân công thuê ngoài đó là hợp đồng thuê nhân công, bản xác nhận khối lượng công việc, và bản quyết toán và thanh lý hợp đồng. Do quy định của ngành thì chi phí nhân công thuê ngoài thường được tính hết 100% vào công trình, tuy nhiên chi phí này phải dựa trên giá trị dự thầu trong hợp đồng kinh tế. Chi phí nhân công thuê ngoài ở công trình này được thể hiện ở một hoặc nhiều Hợp đ