Chuyên đề Hạch toán tiền lương và trích các khoản theo lương tại khách sạn Sun Shine

Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các số liệu hoặc thẻ kế toán chi tiết dùng để lập các báo cáo tài chính. Sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản, mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản . * Phương pháp ghi sổ cái : Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái ở các cột phù hợp Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. Cuối kỳ (tháng, quý ), cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng số phát sinh nợ và số phát sinh có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính . II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI KHÁCH SẠN 1. Hạch toán tiền lương tại Khách sạn Sun Shine 1.1. Các hình thức trả lương tại khách sạn Khách sạn Sun Shine là một đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng Công ty Du lịch Hà nội, nên quỹ tiền lương được hình thành từ kết quả kinh doanh và theo đơn giá tiền lương của Tổng Công ty giao. Hình thức trả lương được áp dụng: - Trả lương theo thời gian - Trả lương khoán theo đơn giá tiền lương mà Tổng Công ty giao cho Quỹ tiền lương theo đơn giá Tổng Công ty Du lịch Hà nội giao cho được tiến hành trả như sau: Tiến hành trả từ 50 đến 85% mức tiền lương cơ bản đã ghi trong hợp đồng lao động và các khoản phụ cấp (nếu có) theo quy định hiện hành của Chính phủ. Sau khi đã trả hết tiền lương cơ bản, quỹ tiền lương còn lại sẽ được trả cho người lao động dưới dạng tiền lương năng suất (tiền thưởng) và được gọi là tiền lương năng suất. Quỹ tiền lương năng suất được phân phối: + 95% quỹ sẽ được phân phối cho cán bộ công nhân viên theo kết quả kinh doanh đã đạt được và tính chất công việc mà mỗi người đảm nhận. + 5% quỹ dùng để làm Quỹ Giám đốc để thưởng cho các cá nhân bộ phận có thành tích đột xuất được chọn do việc làm mang lại hiệu quả kinh doanh cao. Như vậy, trong việc sử dụng quỹ tiền lương theo đơn giá được giao, Khách sạn Sun Shine không có phần trích quỹ dự phòng tiền lương. Sở dĩ như vậy là vì hoạt động của các khách sạn là một phần hoạt động của Tổng Công ty Du lịch Hà nội nên quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm được lập tại Tổng Công ty Du lịch Hà nội chứ không lập tại Khách sạn Sun Shine cũng như tại bất cứ đơn vị thành viên nào khác. Cách xác định quỹ tiền lương của khách sạn: QLKS = TNHT x ĐGTT Trong đó: QLKS: Quỹ tiền lương của khách sạn. TNHT: Thu nhập hạch toán của khách sạn ĐGTT: Đơn giá tiền lương mà Công ty giao cho KS trong năm. Để xác định quỹ lương tháng của khách sạn thì phải xác định phần thu nhập hạch toán của tháng đó. Thu nhập hạch toán thực chất là phần tiền lợi nhuận có được mà chưa trừ lương. TNHT = (TDT – TCP ) – Thuế TT đặc biệt Trong đó: TDT: Tổng doanh thu là kết quả của các HĐKD trong khách sạn. TCP: Tổng chi phí gồm các khoản phí chưa có lương, giá vốn, thuế tiêu thụ đặc biệt của một số loại hình kinh doanh. Ta có thể tính thu nhập hạch toán vào báo cáo thu nhập tháng. Ví dụ lấy báo cáo thu nhập hạch toán tháng 2 của khách sạn: BÁO CÁO THU NHẬP HẠCH TOÁN THÁNG 2 NĂM 2006 ĐVT:1000Đ Các nghiệp vụ KINH DOANH Doanh số Giá vốn Chi phí chưa có lương Thuế TT đặc biệt TNHT Ghi chú KD buồng 360.720 182.640 178.080 KD thuê văn phòng 128.520 41.160 87.360 KD hàng ăn 139.440 83.664 31.920 23.856 KD hàng uống 65.520 39.312 13.440 12.768 KD điện thoại 11.760 9.996 1.680 84 KD Massage 207.480 - 46.200 47.880 113.400 KD vận chuyển 15.960 - 11.760 4.200 KD giặt là 10.500 - 1.680 8.820 KD dịch vụ VP 53.340 39.984 7.980 5.376 KD dịch vụ khác 49.560 31.080 15.120 3.360 Tổng 1.042.800 204.036 353.580 47.880 437.304 VAT đầu ra: 70.910.000 VAT đầu vào: 9.950.500 VAT phải nộp: 60.959.500 Lương Massage: 23.241.400 Hà nội, ngày 05 tháng 03 năm 2006 Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Như vậy thu nhập hạch toán của Khách sạn Sun Shine trong tháng 2 năm 2006 là 437.304.000 đồng. Căn cứ vào đơn giá tiền lương mà Tổng Công ty Du lịch Hà nội giao cho khách sạn theo phương thức khoán trên doanh thu là cứ 1000 đồng tiền lãi thì chi lương cho công nhân viên là 500 đồng (tỉ lệ: 500 đồng/ 1000 đồng thu nhập hạch toán sau khi đã trừ đi lương massage) Vậy quỹ tiền lương tháng 2/2006 của Khách sạn Sun Shine là: 437.304.000 x 500/1000 = 218.652.000 đồng Việc thanh toán tiền lương, do hoạt động kinh doanh của khách sạn là một loại hình hoạt động dịch vụ mà hiệu quả của nó thể hiện ở khả năng thu hút khách đến với khách sạn. Khi càng có nhiều khách, hiệu quả hoạt động càng lớn thì tiền lương của người lao động trong khách sạn cũng càng cao. Do đặc điểm kinh doanh này mà việc trả lương cho người lao động được thực hiện theo cách trả lương khoán. Cách trả lương này vừa thực hiện theo quy định của Nhà nước vừa gắn với kết quả hoạt động nhằm đảm bảo lợi ích cho người lao động. Thanh toán lương gồm: Thanh toán lương cơ bản và thanh toán tiền lương năng suất. a/ Thanh toán tiền lương cơ bản Tiền lương cơ bản hay còn gọi là tiền lương cứng được trả theo nghị định 26/CP của Chính phủ. Theo quy định của Tổng Công ty DLHN, Khách sạn thanh toán tiền lương cơ bản cho người lao động vào ngày 15 hàng tháng như một khoản tiền tạm ứng. Việc tính toán tiền lương cơ bản dựa trên hệ số theo bảng lương và mức tiền lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước hiện nay mà Tổng Công ty DLHN đang áp dụng, cùng các khoản phụ cấp nếu có: Tiền lương cơ bản = (HCB x 350.000) + PC (nếu có) Trong đó: HCB: Hệ số lương cấp bậc theo bảng lương quy định của Nhà nước PC: Các khoản phụ cấp Căn cứ vào hệ thống thang, bảng lương của Nhà nước, của những nghề đang có trong khách sạn, Khách sạn đang áp dụng các bảng lương sau để tính tiền lương cho người lao động: Bảng lương viên chức – chuyên môn nghiệp vụ, áp dụng cho các cán bộ quản lý. Bảng lương A1 nhóm 2 - đối với nhân viên tu sửa Bảng lương A19 nhóm 2 - áp dụng cho nhân viên bán hàng thủ công mỹ nghệ Bảng lương A20 - ăn uống + Nhóm 1: áp dụng cho nhân viên bàn, bar, phụ bếp + Nhóm 2: áp dụng cho nhân viên bếp Bảng lương B15 nhóm 1 - áp dụng cho nhân viên lái xe Bảng lương B16 nhóm 3 - áp dụng cho nhân viên bảo vệ Bảng lương B18: + Nhóm 1 áp dụng cho nhân viên buồng + Nhóm 2 áp dụng cho nhân viên giặt là + Nhóm 3 áp dụng cho nhân viên lễ tân Dựa vào bảng lương nói trên ta có được hệ số từng nghề theo thang bảng lương của Nhà nước mà tại các khách sạn đang áp dụng áp dụng vào việc tính lương: Đối với nhân viên trong khách sạn thì tiền lương cơ bản chỉ tính theo hệ số thang lương Nhà nước đã quy định và mức tiền lương tối thiểu: TLCB = HCB x 350.000 Ngoài ra, đối với tổ trưởng, để khuyến khích tinh thần trách nhiệm, Khách sạn áp dụng hệ số lương trách nhiệm đối với tổ trưởng là 0,1 theo quy định của Nhà nước. Đối với phụ cấp chức vụ, vì Khách sạn Sun Shine chỉ là đơn vị phụ thuộc Tổng Công ty Du lịch Hà nội, nên chế độ phụ cấp chức vụ chỉ được áp dụng đối với giám đốc và phó giám đốc với hệ số tương ứng với hệ số phụ cấp của trưởng phòng và phó phòng theo quy định của Nhà nước. Tổng Công ty Du lịch Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nước hạng 1 nên hệ số phụ cấp chức vụ cho Giám đốc và Phó giám đốc khách sạn là: STT Hạng doanh nghiệp loại 1 Chức danh Hệ số phụ cấp 1 Giám đốc khách sạn 0,4 2 Phó giám đốc khách sạn 0,3 Như vậy tiền lương cơ bản của cán bộ quản lý vẫn được tính theo công thức: TLCB = (HCB x 350.000) + PCCV Ngoài ra, do tính chất của hoạt động kinh doanh khách sạn, nên có những lao động có thể phải làm ca đêm hoặc đôi khi phải làm thêm giờ. Vì vậy, trong khoản tiền tạm ứng lương hàng tháng, ngoài tiền lương cơ bản còn có các khoản phụ cấp làm đêm và tiền làm thêm giờ. Cách tính khoản tiền này cũng được thực hiện theo quy định của Nhà nước: + Nếu phải làm việc ban đêm thì phụ cấp được hưởng bằng 35% so với tiền lương ban ngày. + Tiền làm thêm giờ được hưởng 155% tiền lương giờ tiêu chuẩn khi làm vào ngày thường và 200% tiền lương giờ tiêu chuẩn khi làm vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày lễ. Tuy nhiên, những khoản tiền này phát sinh ra ở các tháng là khác nhau và chỉ có những người nào có ngày làm ca 3 và làm thêm giờ thì mới có. Vì vậy các khoản này không nằm trong bảng lương chung mà được tính riêng. b/ Thanh toán tiền lương năng suất Tiền lương năng suất là phần tiền thưởng còn lại mà người lao động sẽ được nhận sau mỗi tháng dựa vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn và kết quả lao động của từng người lao động trong tháng. Việc thanh toán tiền lương năng suất theo cách mới nhằm khuyến khích người lao động làm việc tốt hơn. Để cho việc trả lương được thực hiện một cách nghiêm túc có căn cứ, Khách sạn Sun Shine đã dựa trên quy chế trả lương năng suất chung của Tổng Công ty Du lịch Hà nội để đưa ra một quy chế trả lương năng suất riêng cho khách sạn của mình: b.1. Nguyên tắc trả lương năng suất: Tiền lương năng suất được phân phối theo lao động, phụ thuộc vào kết quả lao động cuối cùng của từng bộ phận, từng người. Những người thực hiện các công việc đòi hỏi trách nhiệm và qui mô quản lý cao, trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, tay nghề giỏi …. đóng góp nhiều vào hiệu quả sản xuất kinh doanh thì được hưởng lương năng suất cao. Lao động như nhau thì được hưởng như nhau. Chống phân phối bình quân tiền lương năng suất, đồng thời có phụ cấp tiền thưởng khuyến khích đối với cán bộ công nhân viên làm kiêm nhiệm công tác Đảng, đoàn thể. b.2. Đối tượng trả lương năng suất: Những người được hưởng lương năng suất là: Cán bộ công nhân viên khách sạn có thời gian làm việc thực tế kể cả lao động không thời hạn xác định, có thời hạn xác định, đi công tác, tập huấn, lao động công ích tham gia phong trào văn hoá, thể thao, tự vệ….. được hưởng 100% mức tiền lương năng suất theo phương pháp tính. Đối với cán bộ công nhân viên được cử đi học tại chức nếu đạt kết quả từ khá trở lên được hưởng 70% và đạt kết quả trung bình được hưởng 50% mức tiền lương năng suất. Đối tượng không được hưởng lương năng suất: Những người đi tham quan trong và ngoài nước do có người quen tổ chức Những người trong thời gian nghỉ ốm, nghỉ con ốm, nghỉ việc riêng có lương, nghỉ phép Cán bộ công nhân viên được cử đi học nhưng đạt kết quả dưới trung bình. Trường hợp vi phạm kỷ luật lao động thực hiện trên cơ sở kết luận của Hội đồng kỷ luật. b.3. Phương pháp tính toán Tiền lương năng suất được tính toán cho từng người căn cứ vào kết quả lao động của họ. Để cho việc tính toán được công bằng chính xác, Công ty quy định chung cho các khách sạn tính tiền lương năng suất cho từng người phải căn cứ vào: Ngày công thực tế của từng người Hạng thành tích cá nhân Hệ số tổ Hệ số chức danh (cấp bậc) Trong các căn cứ trên, hạng thành tích cá nhân và hệ số chức danh mức độ phức tạp công việc đảm nhận là hai căn cứ quan trọng có ảnh hưởng lớn đến tiền lương thực tế mà mỗi người sẽ nhận được. Trước hết, về phân loại thành tích cá nhân. Việc phân hạng thành tích cá nhân được quy định như sau: + Loại A: là những cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, chấp hành kỷ luật lao động tốt: hệ số 1,0. + Loại B: là những cán bộ công nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao, có một số vi phạm nội quy, quy chế cơ cơ quan: hệ số 0,8 + Loại C: Là những cán bộ công nhân viên hoàn thành công việc được giao ở mức độ thấp và vi phạm nội quy, quy chế: hệ số 0,6. Căn cứ vào tiêu chí này, khách sạn tiến hành bình xét để phân hạng thành tích cho từng người để biết được hệ số hạng thành tích mà mỗi người nhận được. Việc tiến hành đánh giá thành tích của từng người được tiến hành từ các tổ, các tổ họp và đưa ra ý kiến bình xét thống nhất. Sau đó thông qua hội đồng thi đua của khách sạn thậm định. Về nguyên tắc quá trình bình xét được tiến hành là dân chủ, công bằng, khách quan. Tuy nhiên trên thực tế vẫn khó tránh khỏi việc mọi người trong tổ khi bình xét thường nể nhau nên có phần dễ dãi. Thứ hai là về hệ số tổ: Để khuyến khích, động viên các bộ phận kinh doanh hoạt động tốt, Khách sạn Sun Shine còn giao kế hoạch kinh doanh theo tháng cho từng bộ phận. Cuối tháng, tiến hành họp xét mức hoàn thành kế hoạch theo nhóm: Bô phận lưu trú Bộ phận ăn uống Các bộ phận kinh doanh khác….. Nếu trong tháng bộ phận nào đạt mức kế hoạch thì hệ số tổ sẽ là 1. Nếu vượt mức kế hoạch thì hệ số tổ sẽ là 1,1. Nếu không đạt mức kế hoạch thì hệ số tổ sẽ là 0.9. Riêng bộ phận hành chính tổng hợp, văn phòng sẽ nhận hệ số tổ là 1 Hệ số chức danh mức độ phức tạp của công việc đảm nhận. Hệ số này có một ý nghĩa lớn trong việc tính tiền lương năng suất vì nó sẽ phản ánh mức độ đóng góp của từng người tốt hơn. Sử dụng hệ số này nhằm khuyến khích người lao động có trình độ chuyên môn đáp ứng công việc một cách tốt nhất. Trong việc lựa chọn ra các hệ số, người làm công tác tiền lương tiến hành thống kê phân nhóm chức danh công việc đảm nhận của từng người. Sau đó, căn cứ vào bậc nghề tính chất quan trọng công việc đối với hoạt động kinh doanh của khách sạn và những yêu cầu cần có đối với từng loại nhân viên, họ sẽ lựa chọn ra hệ số tương ứng cho từng người. Khách sạn xác định hệ số cho từng người theo công thức: h1 = x k Trong đó: h1: là hệ số lương của người thứ i ứng với công việc được giao, mức độ phức tạp, tính trách nhiệm cuả công việc đòi hỏi và mức độ hoàn thành công việc. k: là hệ số mức độ hoàn thành d1i: là số điểm mức độ phức tạp của công việc người thứ i đảm nhận d2i: là số điểm tính trách nhiệm của công việc người thứ i đảm nhận Trong thực tế, các bảng hệ số chức danh mức độ phức tạp công việc đảm nhận tại khách sạn còn mang tính bình quân rất lớn, khoảng giãn cách giữa các hệ số là ngắn nên tác dụng khuyến khích chưa cao. Bảng hệ số khách sạn xây dựng tuân thủ nguyên tắc sau: Lãnh đạo đơn vị và kế toán trưởng đảm nhiệm những trọng trách và phần công việc quan trọng được hưởng hệ số cao. Những người được hưởng hệ số trung bình đảm bảo ngày giờ công , đạt năng suất theo đúng định mức. Những bộ phận trong khách sạn được hưởng hệ số cao vì vai trò, chức năng hoạt động trong khách sạn ở những vị trí trực tiếp có quan hệ với khách là mối quan hệ đầu vào của hoạt động dịch vụ trong khách sạn (như bộ phận lễ tân, bộ phận tổng đài điện thoại…) Người được hưởng hệ số cao phải là người có trình độ tay nghề áp dụng phương pháp lao động tiên tiến, chấp hành sự phân công của người phụ trách, có ngày giờ công lao động cao, vượt năng suất, đảm bảo kết quả lao động của tập thể. BẢNG HỆ SỐ TÍNH TIỀN LƯƠNG NĂNG SUẤT STT Chức danh, mức độ phức tạp công việc đảm nhận Hệ số (1) (2) (3) 1 Giám đốc 2.90 2 Phó giám đốc, kế toán trưởng ( có trình độ ĐH) 2.20 3 Bộ phận lễ tân: - Nhân viên đón tiếp, tiếp thị +Từ bậc 1 đến bậc 3 (nếu có 02 bằng ĐH ngoại ngữ và giao dịch đáp ứng được giao thêm 10%) + Từ bậc 4 đến bậc 5 (nếu có 02 bằng ĐH ngoại ngữ và giao dịch đáp ứng được giao thêm 10%) + Tiếp thị thêm 10% - Nhân viên bộ phận thu ngân, tổng đài - Nhân viên bộ phận vận chuyển hành lý 1.20 1.30 1.10 1.05 4 Bộ phận bảo dưỡng Nhân viên bảo dưỡng Nhân viên đốt lò 1.20 1.10 5 Bộ phận buồng Nhân viên phục vụ buồng Nhân viên vệ sinh cầu thang Nhân viên trực đêm 1.15 1.10 1.10 6 Bộ phận giặt là Nhân viên trực tiếp giặt Nhân viên 1.15 1.10 7 Bộ phận bếp Chuyên gia Nhân viên bếp bậc 5 đến 7 Nhân viên bếp bậc 1 đến 4 Nhân viên vệ sinh bếp Thủ kho, kế toán tiêu chuẩn kiêm làm bếp 1.30 1.20 1.15 1.0 1.15 8 Bộ phận bàn – bar Nhân viên trực tiếp phục vụ khách bậc 6-7 Nhân viên trực tiếp phục vụ khách bậc 2-5 Nhân viên vệ sinh bàn rửa bát 1.15 1.10 1.0 9 Nhân viên kế toán, lao động tiền lương ( có bằng ĐH) Kỹ sư bậc 7 đến 8 Kỹ sư bậc 3 đến 6 Kỹ sư bậc 1 đến bậc 2 Cán sự bậc 1 đến 6 Cán sự bậc 7 đến bậc 12 Thủ kho Trợ lý giám đốc thêm 7% 1.25 1.20 1.10 1.10 1.20 1.15 10 Nhân viên lái xe - Lái xe con 1.20 11 Bộ phận dịch vụ Nhân viên bán vé Nhân viên vệ sinh phòng, cây cảnh Nhân viên vệ sinh chung 1.15 1.10 1.00 12 Bộ phận bảo vệ Nhânviên bảo vệ Giám sát viên thêm 7% 1.1 Nguồn: Quy chế trả lương Khách sạn Sun Shine Để tăng thêm tính chất khuyến khích tiền lương năng suất, theo quy chế của Tổng Công ty Du lịch Hà nội, Khách sạn còn quy định hệ số phụ cấp cho những người làm công tác Đảng, đoàn thể và phụ cấp trách nhiệm. STT Chức danh Hệ số phụ cấp 1 Bí thư chi bộ 1.07 2 Chủ tịch công đoàn 1.07 3 Bí thư chi đoàn 1.05 4 Tổ trưởng 1.2 5 Tổ phó 1.1 6 Ca trưởng giám sát viên 1.07 Công thức tính: Bước 1: Quỹ tiền lương năng suất (L) Tổng số ngày công đã quy đổi (S Z) Tính tiền lương cho một ngày công quy đổi T = Trong đó: Ngày công đã quy đổi (Z) = ngày công thực tế x H H là tổng các hệ số H = h1 x h2 x h3 x h4 h1: là hệ số thành tích cá nhân h2: là hệ số chức danh mức độ phức tạp công việc được giao h3 là hệ số phụ cấp nếu có h4: là hệ số tổ Bước 2: Tính tiền thưởng cho từng cá nhân X = T x Z Ví dụ: áp dụng tính tiền lương năng suất cho từng người. Trước hết ta phải tính tiền lương cho một ngày công quy đổi. Để tính được ta căn cứ vào quỹ tiền lương năng suất và tổng số ngày công quy đổi của toàn đơn vị. Quỹ tiền lương năng suất là 100.000.000 đồng. Tổng số ngày công quy đổi là 6552 ngày. Theo công thức ta có T = 100.000.000 / 6552 = 15.262,52. Vậy tiền lương cho một ngày công quy đổi cho Ông Nguyễn Văn Hà, tổ trưởng tổ bếp bậc 7 có số ngày công thực tế là 22 ngày, trong tháng 3 tổ ông vượt mức kế hoạch được giao. Hệ số tổ: 1,1 Hệ số thành tích. Loại A: 1,0 Hệ số chức danh: 1,2 Hệ số phụ cấp: 1,2 Vậy số ngày công quy đổi của ông Hà là: Z1 = ngày công thực tế x H Z1 = 22 x 1,0 x 1.2 x 1,2 x 1,1 = 34, 848 (ngày) Tiền lương năng suất của ông Hà là: X = T x Z1 = 15262.52 x 34,848 = 531.868, 1 (đồng). Tóm lại trên đây là hình thức trả lương cho những nhân viên thuộc Khách sạn Sun Shine theo hình thức kết hợp giữa việc trả lương theo hệ số cấp bậc và lương khoán doanh thu. Ngoài ra, do đặc thù riêng của khách sạn, nên khách sạn còn có một khoản trả cho nhân viên massage cho những chuyên viên massage làm tại phòng massage. Những người này được hưởng lương theo phần trăm số phiếu massage bán được trong ngày. 1.2.Thủ tục, chứng từ, tài khoản sử dụng tại khách sạn Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng chứng từ đã ban hành trong chế độ quy định mẫu chứng từ, nội dung ghi chép từ đó quy định trình tự lập, xử lý và luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận kế toán để phản ánh kịp thời đầy đủ có hệ thống vào các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết. Kế toán trưởng đơn vị phải chỉ đạo tổ chức kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng các loại chứng từ ban đầu. Tổ chức luân chuyển chứng từ nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý và thực hiện kiểm tra giám sát của kế toán đơn vị. Hàng tháng, Bộ phận tiền lương dựa vào bảng chấm công do các tổ trưởng gửi lên để ứng trước tiền ăn ca cho nhân viên vào ngày 05 hàng tháng và ứng trước tiền lương cơ bản vào ngày 15 hàng tháng. Sau đó, dựa vào bảng thành tích cá nhân, bảng báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận, báo cáo hạch toán thu nhập để tiến hành tính lương năng suất cho các nhân viên, tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng cho toàn bộ nhân viên của khách sạn, gửi sang phòng kế toán. Phòng kế toán khách sạn gửi Bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng và bảng báo cáo kết quả kinh doanh tháng lên phòng tổ chức của Tổng Công ty Du lịch Hà nội. Sau khi được phòng tổ chức chấp thuận, cán bộ tiền lương của khách sạn lên lấy các quyết định và kế toán khách sạn mới bắt đầu tiến hành chi lương cho nhân viên khách sạn, nhân viên khi nhận lương phải ký vào các chứng từ có liên quan. Các chứng từ sử dụng là: - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương & tiền thưởng. - Bảng giao khoán doanh thu theo tháng và Báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận - Biên bản bình bầu thành tích cá nhân Khách sạn Sun Shine Tổng Công ty Du lịch Hà nội BẢNG CHẤM CÔNG Bộ phận: Bộ phận Lễ tân Tháng 11 năm 2005 Mẫu số 01-LĐTL STT Họ và tên Cấp bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 … 30 31 Số công hưởng lương TG Số công hưởng lương NS …… Số công hưởng BHXH A B C 1 2 … 30 31 32 33 34 35 1 2 Phan Đức Minh Đỗ Tuấn Thành ……… X X … X X … x…. … … … 24 24 ….. 24 Cộng Đối với lương năng suất, kế toán lập thẻ lương như dưới đây: THẺ LƯƠNG Họ và tên: Phan Đức Minh Bộ phận: Lễ tân Năm 2005 Kỳ 1 Ký nhận Kỳ 2 Ký nhận Tháng 1 đã ký đã ký Tháng 2 đã ký đã ký Tháng 3 đã ký đã ký Tháng 4 …… …. Tháng 11 Tháng 12 671.840 đã ký Chú ý: - Quỹ tiền lương tháng 12/2005 là: 207.454.530 đồng - Quỹ tiền lương chi trả lương cơ bản hết: 87.148.530 đồng - Quỹ tiền lương năng suất = 207.454.530 – 87.148.530 = 120.306.000 đồng Trong quỹ tiền lương năng suất tháng thì: + Số tiền dùng để phân phối cho CBCNV là: 95% x 120.306.000= 114.290.700 đồng + Số tiền thưởng cho các cán nhân có thành tích đột xuất là: 5% x 120.306.000= 6.015.300 đồng Tổng số ngày công đã quy đổi: 4940 ngày Vậy số tiền 01 ngày công quy đổi là: T = 114.290.700 = 23.135 đồng. 4940 Tiền lương năng suất của Phan Đức Minh được thanh toán theo bảng thanh toán và một ngày công quy đổi cho Phan Đức Minh, nhân viên tổ lễ tân có số ngày công thực tế là 24 trong tháng 12 theo bảng thanh toán lương sau: Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán tiến hành lập chứng từ thanh toán lương cho cán bộ CNV. CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 135 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền ghi chú Nợ Có Chi tiền thanh toán lương của kỳ I tháng 12/2005 334 111 112.390.700 Cộng X X 112.390.700 Kèm theo hai chứng từ gốc Người lập (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Kế toán thanh toán tiền lương cho CNV. Trong tháng công nhân được lĩnh lương nhiều lần. Lần một vào ngày 15 hàng tháng: thanh toán tiền lương cơ bản dưới hình thức tạm ứng. Khi tạm ứng lương kế toán lập chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 155 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền ghi chú Nợ Có Thanh toán tạm ứng lương cơ bản tháng 12 năm 2005 334 111 87.148.530 cộng X X 87.148.530 Kèm theo 2 chứng từ gốc Người lập (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Số lương còn phải trả cuối tháng CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 161 Ngày 31tháng 12 năm 2005 Trích yếu số hiệu tài khoản Số tiền ghi chú nợ Có Tính lương phải trả tháng 12 năm 2005 641.11 642.11 334 334 174.261.805 33.192.724,8 Cộng X X 207.454.530 Kèm theo 3 chứng từ gốc Người lập (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 162 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Trích yếu số hiệu tài khoản số tiền ghi chú Nợ Có Trợ cấp BHXH trả thay lương 138 334 1.500.000 Cộng x X 1.500.000 Kèm theo 2 chứng từ gốc Người lập (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập,kế toán tổng hợp vào số cái các tài khoản liên quan: SỔ CÁI TK 334: Phải trả công nhân viên Tháng 12 năm 2005 Đơn vị: 1.000 đồng ngày ghi sổ chtừ ghi sổ Diễn giải TK Đ/Ư Số tiền ghi chú Shiệu NT Nợ Có 31/12 31/12 31/12 31/12 135 155 161 162 31/12 31/12 31/12 31/12 -Dư đầu kỳ Tiền thanh toán lương kỳ I của tháng 11-2005 Thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 12/2005 Tính lương phải trả tháng 12 cho CNV Tính trợ cấp BHXH phải trả thay lương -PS trong kỳ -Dư cuối kỳ -cộng luỹ kế đầu năm 111 111 641.11 642.11 138 112.390,7 87.148,53 1.500 201.039,23 174.261,805 33.192,7248 207.454,53 7.915, 3 2. Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ tại khách sạn 2.1. Thủ tục chứng từ, tài khoản hạch toán Hiện nay, theo chế độ, Các khoản trích theo lương chiếm 25% tiền lương cấp bậc phải trả cho công nhân viên. Trong đó, người sử dụng lao động đóng 19% và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, người lao động đóng 6%. Tại Khách sạn Sun Shine, kế toán tiến hành khấu trừ khoản 6% ngay vào lương tháng của CNVC. Công thức tính: Khoản BHXH tính vào CF SXKD = Tổng số tiền lương cơ bản phải trả cho CNC * 15% Khoản BHYT tính vào chi phí SXKD = Tổng số tiền lương cơ bản phải trả cho CNC * 2% Khoản KPCĐ tính vào chi phí SXKD = Tổng số tiền lương thực tế phải trả cho CNV * 2% Số BHXH,BHYT phải thu của người lao động = Tổng số tiền lương cơ bản * 6% Trong đó: ( 5% BHXH,1% BHYT). - Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Mục đích : phiếu này dùng để xác nhận số ngày đựơc nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, con ốm ...của cán bộ làm căn cứ để tính BHXH. Trả thay lương theo chế độ quy định. Phương pháp lập: Mỗi lần người lao động đến khám bệnh ở bệnh viện, trạm y tế, cơ quan thì bác sỹ sẽ lập phiếu này ghi số ngày nghỉ của người lao động để cơ quan y tế lập phiếu nghỉ hưởng BHXH. VD: Khi