Chuyên đề Hạch toán xuất khẩu hàng hóa tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam

riệu USD bằng 82,17% kim ngạch xuất nhập khẩu của năm 1997 (78,4 triệu USD). Từ sau khó khăn đó, công ty đã có hướng đi mới rộng phạm vi kinh doanh ra các đơn vị riêng lẻ, chuyển dần từ ủy thác sang tự doanh. Triển khai kinh doanh gia công các mặt hàng, khai thác việc nhập hàng phi mậu dịch. Bên cạnh đó, công ty còn tham gia khai thác địa sản, phát triển các dịch vụ cho thuê kho bãi xe. Từ năm 2005 cho đến nay: Công ty hoạt động trong điều kiện thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty gặp một số khó khăn nhưng toàn thể công ty đã phấn đấu hoàn thành tốt các chỉ tiêu được giao đảm bảo lãi kinh doanh, cùng cả nước tham gia vào hội nhập kinh tế quốc tế và chịu tác động lớn của quy luật cạnh tranh và cơ chế thị trường, nhất là từ khi Việt Nam chính thức gia nhập WTO. 2.1.3. Bộ máy quản lý và mô hình tổ chức kinh doanh Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Ban giám đốc Khối các phòng quản lý Khối các phòng kinh doanh Các chi nhánh Các đơn vị sản xuất Khối liên doanh và đầu tư Khối các phòng kinh doanh gồm có 7 phòng nghiệp vụ chuyên làm về kinh doanh xuất nhập khẩu: - Phòng 1: Nông sản, khoáng sản và thủ công mỹ nghệ, phòng 2: Ôtô, xe máy, thiết bị máy móc và hóa chất, phòng 3: Hàng may mặc, phòng 4: Lắp ráp, bảo hành xe máy, phòng 5: Xuất nhập khẩu tổng hợp, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, tạm nhạp tái xuất, phòng 6: Vật liệu xây dựng và sắt thép, phòng 7: Giao nhận kho bãi, kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp Khối các phòng quản lý bao gồm: Phòng tổng hợp, phòng kế toán- tài vụ, phòng hành chính quản lý, phòng tổ chức cán bộ Các chi nhánh: Nghiên cứu thị trường, tìm nguồn hàng, bán hàng ủy thác của công ty. Liên doanh: - Số 53 Quang Trung: Giao dịch kinh doanh, số 7 Triệu Việt Vương: Kinh doanh khách sạn, văn phòng cho thuê Các đợn vị sản xuất: - Xí nghiệp may Đoan Xá- Hải Phòng, xưởng sản xuất chế biến sản phẩm gỗ tại Cầu Diễn- Hà Nội, xưởng lắp ráp xe máy Tương Mai, xí nghiệp Quế tại Gia Lâm- Hà Nội. Kết quả hoạt động của công ty một số năm gần đây Theo kết quả báo cáo sau đây cho ta thấy doanh thu của công ty XNK trong một số năm gần đây luôn giữ ở mức cao, điều đó chứng tỏ sự nỗ lực rất lớn của toàn bộ cán bộ và công nhân viên trong công ty. Năm 2005: doanh thu tăng 160.128 tỷ đồng (tăng 33.4%), năm 2006 giảm nhẹ 39.455 tỷ đồng (giảm 6.17%). Đơn vị: tỷ đồng Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Tổng doanh thu 479.347 639.475 600.02 Tổng chi phí 464.134 630.262 593 Lợi nhuận trước thuế 15.213 9.213 7.02 Nộp ngân sách 33.435 33.435 28.135 Biểu 1: Kết quả hoạt động kinh doanh một số năm (Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác các năm) Sau đây là một số kết quả chi tiết về hoạt động của công ty trong năm 2006 Chỉ tiêu Năm trước (2005) Năm nay ( 2006) Doanh thu BH& cung cấp DV 629,756,704,700 600,253,687,365 Các khoản giảm trừ Doanh thu thuần BH&cung cấp DV 629,756,704,700 600,253,687,365 Lợi nhuận hàng liên doanh trả nợ Iraq 4,726,465,446 4,249,255,256 Giá vốn hàng bán 593,000,489,134 559,224,567,781 Lợi nhuận gộp về BH& cung cấp DV 38,482,681,152 36,779,864,328 Doanh thu hoạt động tài chính 5,604,917,749 4,784,528,788 Chi phí tài chính 7,768,377,396 4,053,502,632 Chi phi bán hàng 20,753,257,330 16,866,970,732 Chi phí quản lý doanh nghiệp 10,904,177,998 14,133,467,133 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 4,661,786,037 6,510,452,619 Thu nhập khác 7,114,427,669 17,797,089,239 Chi phí khác 17,280,397,481 Lợi nhuận khác 4,551,423,122 509,692,758 Tổng lợi nhuận trước thuế 9,213,209,159 7,020,145,377 Thuế TNDN phải nộp 2,579,698,565 1,965,640,706 Lợi nhuận sau thuế 6,633,510,594 5,054,504,671 Biểu 2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2006 (Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2006) Một số chỉ tiêu tài chính của công ty năm 2006 Chỉ tiêu Năm trước(2005) Năm nay(2006) Tổng tài sản 85.916.391.229 88.653.391.224 Tài sản dài hạn 21.212.756.994 23.156.246.635 Tài sản ngắn hạn 64.703.634.234 65.497.144.589 TSDH/TS 24.69% 26.13% TSNH/TS 75.31% 73.87% Nợ phải trả/NV 67.22% 68.23% Khả năng thanh toán hiện hành 1.62 1.64 Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn 1.18 1.19 Khả năng thanh toán nhanh 0.19 0.21 Tỷ suất LNTT/DT 1.44 1.17 Tỷ suất LNST/DT 1.04 0.84 Biểu 3: Một số chỉ tiêu tài chính năm 2006 (Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác các năm) Qua các chỉ tiêu tài chính cho thấy công ty có tình hình tài chính lành mạnh, phản ánh sự phát triển bền vững. Công ty luôn hoàn thành nghĩa vụ thuế cho ngân sách Nhà nước, đồng thời công ty còn đảm bảo nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và trích kinh phí công đoàn. 2.1.5. Lao động kế toán tại công ty cổ phần XNK Tổng hợp I Mô hình bộ máy kế toán tại công ty CP XNK Tổng hợp I Phòng kế toán tại công ty gồm có 12 người trong đó có: 1 kế toán trưởng, 2 phó phòng kế toán và 9 kế toán viên được phân công trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng. Tất cả kế toán làm việc tại phòng kế toán đều có trình độ đại học và trên đại học. Mỗi kế toán được phân công chịu trách nhiệm về các tài khoản cụ thể, các phần hành kế toán và công việc chuyên môn nhất định. Trưởng phòng kế toán (Kế toán trưởng) Kế toán nợ vay ngắn hạn, dài hạn Kế toán TGNH ngoại tệ Kế toán các khoản phải thu Kế toán thanh toán nội bộ Kế toán chi phí kinh doanh, TSCĐ, vật liệu, công cụ Phó phòng thứ hai (kiêm kế toán thuế xuất khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu) Kế toán tiền mặt, tiền lương,BHXH Phó phòng thứ nhất (kiêm kế toán tổng hợp, công nợ phải trả và thuế TNDN) Kế toán thanh toán nội bộ Kế toán doanh thu nhập, VAT đầu ra Kế toán hàng hóa Kế toán tại đợn vị trực thuộc Sơ đồ 8: Mô hình bộ máy kế toán tại công ty 2.1.6. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán chung - Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01.01 và kết thúc vào ngày 31.12 - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng VNĐ - Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam niêm yết hàng ngày. - Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản cố định hữu hình, vô hình: Giá mua thực tế trên hóa đơn giá trị gia tăng và các chi phí liên quan đến quá trình mua, đưa vào sử dụng theo quy định của Nhà nước. - Phương pháp khấu hao, thời gian sử dụng hữu ích, hoặc tỷ lệ khấu hao tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình: áp dụng theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính. - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: + Giá mua hàng xuất khẩu: theo hợp đồng mua bán và hóa đơn giá trị gia tăng ban hành. + Giá mua hàng nhập khẩu: Theo hợp đồng ngoại tệ cộng với thuế nhập khẩu và các chi phí theo chế độ quy định để nhập kho, mua trước nhập trước, nhập trước xuất trước. - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Hàng hóa mua về vào kho thời điểm nào thì nhập kho thời điểm đó, tính giá trị cho lô hàng đó. Nếu còn tồn kho mặt hàng nào thì lấy đơn giá tại thời điểm nhập kho nhân với số lượng còn lại tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Trích lập và hoàn nhập dự phòng theo phòng theo NĐ 59/CP ngày 03/10/1986 và thông tư hướng dẫn số 64/TC/TCDN ngày 15/09/1997 và theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. - Chế độ chứng từ, chế độ tài khoản, chế độ báo cáo tài chính, chế độ sổ sách công ty áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ trưởng Bộ trưởng Tài chính. * Quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán máy tại công ty Phần mềm kế toán Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ kế toán - Sổ chi tiết TK - Sổ tổng hợp TK Báo cáo kế toán Ghi chú: Nhập sổ liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối kỳ Quan hệ đồi chiếu Sơ đồ 9: Quy trình ghi sổ kế toán máy tại công ty 2.2. Thực trạng hạch toán xuất khẩu hàng hóa tại công ty P XNK Tổng hợp I Việt Nam 2.2.1. Đặc điểm kinh doanh hàng xuất khẩu và thị trường xuất khẩu hàng hóa tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam 2.2.1.1. Đặc điểm kinh doanh hàng xuất khẩu của công ty Công ty CP XNK Tổng hợp I là doanh nghiệp có quy mô thị trường tương đối lớn, kinh doanh XNK một danh mục hàng hóa phong phú và đa dạng. Công ty luôn tìm hiểu thị hiếu của từng thị trường từ đó phát triển loại mặt hàng sao phù hợp với từng thị trường. Nhưng công ty có thế mạnh về hàng nông lâ thủy sản, sản phẩm công nghiệp và gia công hàng xuất khẩu, vì thế trong thời gian qua công ty luôn phát huy lợi thế của mình về mặt hàng này sang các thị trường lớn ở Châu Á, Châu Âu và thị trường EU… Hàng nông lâm hải sản bao gồm cà phê, gạo, chè, hoa hồi, quế, tiêu, thanh long, nước ép trái cây, bột sắn, mây tre, gỗ thông, tơ tằm, …. Trong đó ba mặt hàng chủ đạo là cà phê, gạo và lạc. Trong thời gian tới đây, công ty vẫn tập trung phát triển các mặt hàng này, vì đây là những mặt hàng truyền thống đã gắn liền uy tín của công ty. Tuy nhiên một số mặt hàng có giá trị xuất khẩu cao như hạt điều, quế, hồi… cũng được công ty quan tâm khi thị trường có nhu cầu. Do công ty trước đây là công ty trực thuộc Bộ Thương Mại, nên nền tảng về xuất khẩu hàng nông lâm thủy hải sản là thế mạnh của công ty. Tuy nhiên, các mặt hàng công nghệ cũng được công ty chú trọng phát triển nhằm đa dạng hóa danh mục hàng hóa Hàng công nghệ phẩm bao gồm hàng thủ công mỹ nghệ, bia, khăn bông, bóng đèn, quạt, thiếc, áo T-shirt, hóa chất, văn phòng phẩm, bánh kẹo… Trong đó hàng htur công mỹ nghệ, bóng đèn và quạt máy là các mặt hàng đem lại giá trị xuất khẩu cao. Tuy nhiên Việt Nam vẫn chưa phải là nước có thế mạnh về các mặt hàng công nghệ, do đó đây cũng mới là các mặt hàng tiềm năng của công ty. Các mặt hàng xuất khẩu của công ty XNK Tổng hợp I Biểu 4: Bảng tổng hợp kim ngạch xuất khẩu của công ty (Nguồn: Tổng hợp Báo cáo các năm) Qua bảng số liệu về tình hình xuất khẩu các mặt hàng cho thấy kim ngạch xuất khẩu của công ty khá cao, tuy nhiên do ảnh hưởng của thị trường thế giới trong thời gian qua có biến động rất phức tạp như tỷ giá hối đoái VNĐ so với USD và giá vàng lên xuống khó lường. Chính vì thế mà kim ngạch xuất khẩu năm 2007 chỉ đạt 29.982.284.1 USD giảm so với năm 2006 về tuyệt đối 1.086.619 USD. Việc giảm kim ngạch không lớn do sự nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên công ty khắc phục những khó khăn hoàn thành chỉ tiêu xuất khẩu. Trước tình hình thế giới có nhiều biến động như hiện nay càng đòi hỏi nâng cao công tác đánh giá thị trường và chính sách linh hoạt với từng thị trường và mặt hàng xuất khẩu. Bên cạnh những yếu tố trên ta thấy thị trường xuất khẩu ngày càng cạnh tranh nhau gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nước, giữa các nước xuất khẩu với nhau. Mặt khác càng ngày yêu cầu của người tiêu dùng cũng tăng lên về kiểu dang, mẫu mã nhưng đặc biệt là chất lượng sản phẩm và chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm, mà vấn đề này tại Việt Nam lại chưa được nhà sản xuất chú trọng, gây khó khăn cho công ty khi đưa sản phẩm sang các thị trường khó tính. Mặt hàng nông lâm thủy hải sản vẫn là mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch xuất khẩu, nó giữ vai trò rất quan trọng là thế mạnh của công ty. Năm 2007 kim ngạch xuất khẩu của mặt hàng này đạt 16.689.359,2 USD có giảm so với năm 2006 nhứng vẫn chiếm 55.66% trong tổng kim ngạch xuất khẩu. Mặt hàng nông lâm thủy hải sản của công ty chủ yếu: Chè, cà phê, lạc nhân, gạo, tơ tắm, quế, hồi… có các thị trường tiêu thủ chính như: Mỹ (gạo, chè, cà phê), Irắc (gạo, quế, hồi), Lào (tơ tằm), Thái Lan (gạo)…. Công ty không nên quá phụ thuộc vào các thị trường truyền thống nên tìm kiếm các thị trường mới để nâng cao doanh thu của các mặt hàng đã gắn với uy tín của công ty. May gia công cũng đang tạo được chỗ đứng của mình mang lại doanh thu tương khá lớn trong tổng doanh thu xuất khẩu. Năm 2007 kim ngạch xuất khẩu của mặt hàng này là 6.229.357,6 USD, chiếm 21.01% có giảm so với năm 2006 (6.318.525,3 USD) là 89.167,7 USD. Việc giảm này do nhu cầu của thị trương Mỹ đối với mặt hàng chủ yếu áo Jacket và áo sơ mi. Các mặt hàng công nghệ phẩm của công ty chủ yếu là: văn phòng phẩm, khăn bông, bóng đèn, quạt, hàng thủ công mỹ nghệ… được đưa sang các nước nhập khẩu quen thuộc như: Irắc (bóng đèn), Úc (sản phẩm gỗ), Hàn Quốc (khăn bông). Trong các mặt hàng trên thì hàng công nghiệp nhẹ chiếm tỷ cao, năm 2007 82.33% tổng kim ngạch xuất khẩu hàng công nghệ phẩm. Môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt đòi hỏi công ty phải luôn nỗ lực nâng cao uy tín vế các mặt hàng và không ngừng tìm kiếm mở rộng thị trường xuất khẩu. 2.2.1.2. Thị trường xuất khẩu hàng hóa của công ty CP XNK Tổng hợp I Hiện nay, với việc gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO đã tạo thêm thế và lực cho công ty CP XNK Tổng hợp I mở rộng thị trường xuất khẩu. Đối với các thị trường truyền thống như các nước trong khối ASEAN, Nhật Bản và Trung Quốc công ty củng cố và phát triển thị trường này. Nhưng ngoài thị trường xuất khẩu truyền thống, công ty cũng không ngừng tìm kiếm mở rộng thị trường mới để biến các tiềm năng xuất khẩu của mình trở thành tiềm lực thực sự cho công ty. Với thị trường Nhật Bản công ty thường cung cấp các mặt hàng có chất lượng cao bao gồm: hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc, đồ dùng sinh hoạt(chủ yếu cho Việt kiều…). Nhật Bản là đất nước nghèo tài nguyên nhưng lại là nước công nghiệp phát triển hiện đại, do đó yêu cầu tiêu chuẩn cho hàng hóa nhập khẩu và các quy định về hạn ngạch là một khó khăn với không chỉ với công ty mà cũng như các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam khi muốn thâm nhập vào thị trường này. Hiện nay các yêu cầu về chất lượng hàng hóa nhập khẩu tại các nước ngày càng cao, vì thế để cạnh tranh trên thị trường xuất khẩu công ty phải đặt chất lượng là yếu tố căn bản. Một thị trường tiềm năng không thể bỏ qua là Trung quốc. Một đất nước rộng lớn, đông dân lại có vị trí địa lý gần Việt Nam là các điều kiện thuận lợi cho công ty mở rộng phát triển tại thị trường này. Khó khăn mà công ty gặp phải khi vào thị trường này là sự cạnh tranh rất mạnh mẽ của hàng hóa Trung quốc với giá rẻ và sự đa dạng chủng loại. Vì thế hiện nay trao đổi hàng hóa là phương thức thương mại chủ yếu tại thị trường này. Khối các nước ASEAN là thị trường rộng lớn bao gồm các nước đang phát triển rất năng động, đông dân lại có nhiều điểm tương đồng về văn hóa phong tục tập quán với nước ta. Vì thế Công ty đã đầu tư xây dựng một mạng lưới cung cấp rộng lớn khắp khu vực. Hàng hóa xuất khẩu thường là hàng nông sản(cà phê, quế, hồi, gạo…) hàng gia công may mặc, hàng thủ công mỹ nghệ. Ngoài ba thị trường thường xuyên trên công ty còn có các khách hàng không thường xuyên tại các thị trường như Nam Á, Đông Âu, Trung Đông, Châu Phi… Thị trường trong nước, bạn hàng chủ yếu là hoạt động xuất khẩu ủy thác. Đối với thị trường này công ty đã có uy tín, nên chủ trương của công ty vẫn là dựa vào xuất khẩu của địa phương. Trong thời gian qua, khối lượng xuất khẩu ủy thác qua công ty đạt gần 20 triệu USD mỗi năm. Mặt hàng công ty có quan hệ với các doanh nghiệp trong nước chủ yếu là hàng nông sản. 2.2.2. Các phương thức xuất khẩu tại công ty CP XNK Tổng hợp I 2.2.2.1. Xuất khẩu trực tiếp ( Xuất khẩu tự doanh) Xuất khẩu trực tiếp (xuất khẩu tự doanh) là hoạt động công ty thực hiện xuất khẩu hàng hóa do chính công ty sản xuất hoặc mua của các đơn vị trong nước. Trước đây công ty rất thụ động thực hiện hoạt động xuất khẩu tự doanh do hạn chế của kho bãi và nguồn hàng. Hiện nay việc tăng cường thêm kho bãi công ty chủ động hơn, tuy nhiên công ty cũng chỉ tìm bạn hàng cung ứng khi có đơn đặt hàng từ phía nước ngoài chứ không tìm bạn hàng cung ứng trước. Đây là biện pháp giảm thiểu rủi ro cho hoạt động xuất khẩu. Quy trình xuất khẩu tự doanh của công ty theo sơ đồ sau: Ký hợp đồng xuất khẩu Thu mua chế biến hàng xuất khẩu Kiểm tra L/C của khách Xin giấy phép xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu Kiểm tra hàng xuất khẩu Ký hợp đồng thuê tầu Làm thủ tục hải quan Giao hàng lên tầu Làm thủ tục thanh toán Khiếu nại (nếu có) Sơ đồ 10: Sơ đồ quá trình xuất khẩu hàng hóa áp dụng tại công ty - Ký hợp đồng xuất khẩu: + Phòng nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa sẽ tiến hành gửi thư chào hàng tới các bạn hàng nước ngoài có nhu cầu mua hàng. + Đơn đặt hàng sẽ là căn cứ đế công ty tiến hành các bước tiếp theo.Khi nhận được đơn đặt hàng. Công ty sẽ cung cấp mẫu hàng, lập thư chào hàng bao gồm những dung sau: Tên hàng, số lượng bao bì, mẫu, đơn giá, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán. - Tiến hành mua hàng: Nguồn hàng xuất khẩu chủ yếu là do thu mua trong nước từ trung ương tới địa phương. Quá trình thu mua, khai thác hàng xuất khẩu được thực hiện trên hợp đồng các điều khoản quy định cụ thể. Mua hàng nhập khẩu có thể thực hiện bằng hai hình thức: thu mua trực tiếp (đơn vị xuất khẩu trực tiếp khai thác, tổ chức giao nhận hàng và mua hàng tại địa điểm bán hàng của nhà cung cấp) và đặt hàng gia công xuất khẩu. Công ty chủ yếu thực hiện thu mua hàng có thể nhập kho hoặc xuất khẩu thẳng cho khách hàng nhưng phổ biến nhất là giao thẳng hàng để đảm bảo vốn, tránh tình trạng lưu kho và giảm chi phí. - Kiểm tra L/C của khách: Đây là công việc rất quan trọng nó đảm bảo cho khả năng thanh toán của khách hàng, tránh rủi ro mất vốn cho công ty. - Xin giấy xuất khẩu - Chuẩn bị mặt hàng, kiểm tra hàng xuất khẩu: Phòng nghiệp vụ thua mua hàng hóa đã ký kết trong hợp đồng theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách…. Nếu khâu này thực hiện tốt thì giảm sự sai lệch các điều kiện về hàng hóa. Trước khi đưa hàng lên tầu hàng hóa được kiểm định về quy cách phẩm chất… giảm thiểu chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu ra nước ngoài. - Ký hợp đồng thuê tầu: Công ty chủ yếu xuất khẩu theo giá FOB nên khi hàng giao lên tầu coi như đã hoàn thành việc bán hàng xuất khẩu. Việt Nam chưa phát triển hoạt động vận chuyển đường biển, nên nếu xuất khẩu theo giá CIF thì hầu hết là thuê tầu của nước ngoài. - Khi giao hàng lên tầu công ty sẽ nhận hóa đơn giao nhận hàng lên tầu. - Công ty lập bộ hóa đơn thanh toán chuyển cho ngân hàng để hoàn tất quá trình thanh toán. 2.2.2.2. Xuất khẩu ủy thác Trong trường hợp này công ty không phải tiến hành thu mua hàng xuất khẩu mà chỉ làm đại lý bán hàng cho bên giao ủy thác. Những đơn vị giao ủy thác của của công ty là những đơn vị không có đủ điều kiện để thực hiện những việc xuất khẩu trực tiếp, thường tập trung chủ yếu trong những trường hợp sau: + Không có quyền trực tiếp xuất khẩu mà không qua Công ty – có quyền xuất khẩu để thực hiện việc xuất khẩu. + Người ủy thác có hàng hóa, có vốn nhưng không có khách ngoại (đầu ra), mà phải nhờ Công ty tìm đối tác mua hàng. + Người ủy thác có hàng hóa, có khách nước nước ngoài nhưng lại không có vốn để thực hiện việc thu mua hàng hóa, mà phải nhờ đến vốn của Công ty để xuất khẩu. Trong trường hợp này, đơn vị ủy thác ngoài hoa hồng ủy thác phải nộp còn chịu lãi do sử dụng vốn của bên xuất khẩu ủy thác. Trình tự quá trình xuất khẩu ủy thác cũng tương tự như xuất khẩu trực tiếp, chỉ trừ không có khâu thu mua chế biến hàng xuất khẩu. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng thu về bán hàng sau khi đã trừ đi hoa hồng được hưởng, các khoản phí và thuế công ty đã nộp hộ bên giao ủy thác ( nếu bên giao ủy thác yêu cầu công ty nộp hộ ), phần còn lại thanh toán với bên giao ủy thác. Hoạt động xuất khẩu ủy thác đem lại một doanh thu lớn cho Công ty trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2.3. Phương thức thanh toán quốc tế trong hoạt động xuất khẩu và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ tại Công ty CP XNK Tổng hợp I. 2.2.3.1. Phương thức thanh toán quốc tế trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa ở Công ty CP XNK Tổng hợp I. Trong kinh doanh xuất khẩu, các doanh nghiệp phải nắm bắt được sự biến động của thị trường quốc tế từ đó điều chỉnh các phương pháp thanh toán, tỷ giá ngoại tệ…sao cho phù hợp. Đối với mỗi bạn hàng, mỗi thị trường công ty sử dụng các phương pháp và công cụ thanh toán hết sức linh hoạt, đồng thời xây dựng một quá trình thanh toán an toàn và hiệu quả trong khả năng của mình. v Điều kiện thanh toán: - Điều kiện về thời gian thanh toán: Do hoạt động xuất khẩu chứa đựng nhiều rủi ro, vì thế công ty thường yêu cầu trả tiền trước. Tuy nhiên cũng tùy vào quan hệ của công ty với từng bạn hàng, nếu bạn hàng là khách hàng truyền thống thì công ty có thể cho trả ngay thậm chí trả sau, còn nếu uy tín của bạn hàng chưa cao thì công ty thường yêu cầu trả tiền trước. - Điều kiện về phương thức thanh toán: tại công ty thường sử dụng ba phương thức thanh toán sau: chuyển tiền(chủ yếu là chuyển tiền bằng điện Telegraphic Transfer), nhờ thu (chủ yếu tiền thu đổi chứng từ Documents Payment) và phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit). Tùy vào từng mặt hàng, từng bạn hàng, từng thị trường công ty sử dụng phương thức thanh toán linh hoạt. - Điều kiện về tiền tệ: Cũng như hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, công ty thường sử dụng đồng tiền mạnh là USD, vì nó tương đối an toàn, độ rủi ro thấp và phổ biến trong giao dịch quốc tế. Ngoài ra công ty còn sử dụng phươnng tiện tiền tệ là đồng EUR trong thanh toán. - Điều kiện địa điểm thanh toán: Công ty thương thỏa thuận với khách hàng thanh toán qua ngân hàng VietcomBank hoặc ngân hàng EximBank. Đây là hai ngân hàng có uy tín, có quan hệ với nhiều ngân hàng quốc tế. Ngoài ra công ty cũng chọn địa điểm thanh toán tại hai ngân hàng ANZ và ngân hàng Nông nghiệp Hà Nội chi nhánh Hoàng Mai. v Về công cụ thanh toán: Công ty sử dụng hối phiếu trả tiền ngay, tức là khi người mua nhìn thấy hối phiếu này thì phải trả tiền ngay cho người bán, trong quá trình thanh toán hàng xuất khẩu, Công ty thường đàm phán và thuyết phục bạn hàng sử dụng hối phiếu này vì nó giúp cho Công ty thu hồi vốn nhanh, rất có lợi cho người xuất khẩu. 2.2.3.2. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ tại Công ty Hiện nay công ty đang thực hiện đa dạng các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, chủ yếu là ba phương thức kinh doanh là: nhận ủy thác nhập khẩu, nhận ủy thác xuất khẩu và xuất khẩu tự doanh. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ ngày càng nhiều, vì thế công ty phải xây dựng quy trình và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ một cách linh hoạt và hiệu quả. Để quản lý ngoại tệ và hạch toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh kế toán công ty phải tuân thu nguyên tắc hạch toán ngoại tệ như sau: Để quản lý ngoại tệ, kế toán mở sổ chi tiết theo dõi vốn bằng tiền, các khoản phải thu, phải trả bằng nguyên tệ nhằm cung cấp thông tin đầy đủ, đây là cơ sở để điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ cho kịp thời, chính xác. Tài khoản sử dụng để hạch toán ngoại tệ theo đơn vị nguyên tệ là tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”. Tài khoản này được mở chi tiết theo loại nguyên tệ và nơi quản lý ngoại tệ (tại quỹ hay tại ngân hàng). Tài khoản 007 là tài khoản ghi đơn có kết cấu như sau: Bên Nợ: Ngoại tệ thu vào Bên Có: Ngoại tệ chi ra Số Dư bên Nợ: Ngoại tệ hiện còn của công ty - Khi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ có sự chênh lệch tỷ giá, kế toán ngoại tệ ghi nhận kịp thời khoản chênh lệch đó vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính. Cuối kỳ hạch toán trước khi xác định thu nhập thực tế và tính chính xác của các khoản phải thu và phải trả của công ty, kế toán thực hiện công tác điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ. Để ghi nhận và sử lý chênh lệch tỷ giá, kế toán sử dụng tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”. - Trong quá trình hạch toán, khi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì kế toán Công ty quy đổi thành tiền Việt Nam đổng theo các nguyên tắc sau: ª Đối với ngoại tệ mua bằng VNĐ thì tỷ giá hối đoái nhập quỹ là tỷ giá mua thực tế. ª Đối với doanh thu, chi phí, tài sản hình thành có nguồn gốc ngoại tệ, công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng của ngày phát sinh nghiệp vụ để quy đổi thành tiền Việt Nam đồng. ª Đối với ngoại tệ thu được do bán hàng hoặc thu các khoản nợ thì tỷ giá hối đoái nhập vào là tỷ giá bình quân liên ngân hàng do ngân hàng công bố tại thời điểm thu tiền. ª Khi trả nợ hoặc thu nợ gốc là ngoại tệ thì tỷ giá hối đoán là tỷ giá ngoại tệ đã dùng để ghi nhận nợ (nếu thời điểm ghi nhận nợ và thời điểm thanh toán trong cùng một năm) hoặc tỷ giá thực tế cuối năm trước (nếu ở hai năm khác nhau). ª Khi ghi nhận các khoản vay, phải thu, phải trả bằng ngoại tệ thì tỷ giá hối đoái là tỷ giá bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhận nợ. ª Đối với ngoại tệ tại tại quỹ hoặc gửi ngân hàng khi xuất ra thì tỷ giá hối đoái được xác định trên cơ sở tỷ giá thực tế của ngoại tệ nhập vào theo phương thức nhập trước mà công ty đã áp dụng. 2.2.4. Hạch toán xuất khẩu hàng hóa tại công ty CP XNK Tổng hợp I Khi mới thành lập công ty chỉ được nhà nước cấp cho một số vốn ít ỏi là 139.000 VNĐ để thực hiện hoạt động chủ yếu xuất khẩu ủy thác. Nhưng với sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty đã ngày càng phát triển có uy tín trên thị trường xuất nhập khẩu. Đó là do công ty làm tốt công tác xuất khẩu, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường về cả số lượng, chất lượng và sự đa dạng hóa các mặt hàng phù hợp từng khối thị trường. Hoạ