Chuyên đề Hệ thống quản lý cổ đông

doanh nghiệp không thuận lợi về vị trí địa lý, nhân sự. Lực lượng chuyên viên với thái độ phục vụ tận tâm của VQS sẽ giúp các doanh nghiệp giảm gánh nặng trong việc quản lý việc chuyển nhượng của các cổ đông. Chương 2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TẠI Đặc điểm và cơ cấu quản lý Cổ đông Cơ cấu gồm có: các loại Cổ đông chính như: Cổ đông sáng lập, cổ đông chiến lược, cổ đông pháp nhân, cổ đông cá nhân; Các loại cổ phần như: Cổ phần phổ thông chuyển nhượng tự do, cổ phần hạn chế chuyển nhượng. Chịu trách nhiệm gồm có Hội đồng quản trị, đơn vị nhận ủy quyền quản lý cổ đông, ban kiểm soát. Mô tả công việc của hệ thống Công tác quản lý Cổ đông của công ty trực thuộc bộ phận phòng Kế toán, việc quản lý Cổ đông bao gồm việc cập nhật thông tin cổ đông mới, thực hiện chuyển nhượng, thực hiện quản lý các cổ đông hiện có, thực hiện chia tách, gộp, chi trả cổ tức. Ngoài ra phòng kế toán hay đơn vị được ủy quyền phải đưa ra những thống kê báo cáo theo yêu cầu của Hội đồng quản trị của công ty. Theo định kỳ Hội đồng quản trị của công ty tiến hành kiểm tra, điều chỉnh lại hoạt động của công ty nhằm đưa ra những phương hướng hoạt động tốt nhất, đem lại nguồn lợi nhuận lớn nhất có thể đạt được bằng cách hạn chế những sai phạm, những yêu cầu chưa đạt trong quá trình hoạt động thay đổi của Cổ đông nắm giữ. Hội đồng quản trị có thể đưa ra những chiến lược hiệu quả nhằm tránh được những giao dịch thâu tóm công ty hoặc có thể tận dụng được những cổ đông có khả năng để mời vào đóng góp công sức quản lý cho công ty. Mỗi khi một cổ đông mới nhận chuyển nhượng cổ phần của công ty thì hồ sơ của Cổ đông trong công ty sẽ được lưu vào kho hồ sơ Cổ đông. Sau mỗi lần chuyển nhượng được xác nhậ chuyển nhượng, được chủ tịc HĐQT thông qua, thì hồ sơ của Cổ đông được cập nhật đầy đủ và chi tiết vào kho Hồ sơ của công ty. Hàng năm, Công ty thực hiện đại hội cỏ đông và chia cổ tức hay cổ phiếu thưởng, đến trước thời điểm đó công ty thực hiện công bố thông tin ngày chốt danh sách cổ đông. Đơn vị quản lý sẽ ngừng giao dịch chuyển nhượng và gửi báo cáo cho Hội đồng quản trị danh dách cổ đông hiện tại. Khi có sự thay đổi hoặc thêm mới thông tin về Cổ đông trong công ty thì đơn vị quản lý Cổ đông của công ty sẽ chỉnh sửa lại để phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Một công việc quan trọng khác của hệ thống đó là lưu lại toàn bộ quá trình giao dịch của cổ đông thành hệ thống dữ liệu lịch sử. Việc này nhằm giám lịch sử giao dịch và nắm giữ cổ phần của Cổ đông để đảm bảo hoạt động chuyển nhượng cũng như hoạt động của cổ đông không gây ảnh hưởng đến hoạt động cũng như tình hình nội bộ của công ty. Chi tiết công việc của hệ thống Phần mềm Quản lý Cổ Đông là một hệ phần mềm thực hiên đầy đủ các chức năng thực hiện theo yêu cầu đặt ra của công tác quản lý Cổ đông thực tế. Cụ thể là các thao tác của quá trình xư lý phải đảm bảo nhanh, chính xác và theo quy định của luật định. Nội dung sẽ thực hiên của đề tài như sau: Quản lý danh sách cổ đông Quản lý thông tin về cổ đông bao gồm: Mã số cổ đông Tên cổ đông (họ tên với cá nhân, tên công ty với tổ chức) Thông tin đăng ký: Chứng minh thư/Hộ chiếu/Đăng ký kinh doanh Hỗ trợ quản lý tính duy nhất của cổ đông, mỗi cổ đông được nhận diện bởi một số chứng minh thư/hộ chiếu/đăng ký kinh doanh. Thông tin liên hệ: địa chỉ, điện thoại, fax, email... Thông tin người đại diện ( đối với tổ chức): Họ tên người đại diện Thông tin đăng ký: Chứng minh thư/Hộ chiếu Thông tin liên hệ: địa chỉ, điện thoại, fax, email... Phân loại cổ đông theo từng nhóm: Cổ đông nhà nước Cán bộ công nhân viên Cổ đông chiến lược Theo dõi, thống kê tình hình sở hữu của các nhóm cổ đông (hoặc của từng cổ đông) đối với mỗi loại cổ phiếu: số lượng sở hữu, tỷ lệ sở hữu Quản lý Sổ cổ đông: Quản lý sổ phát hành cho cổ đông có thể là dạng giấy xác nhận hoặc sổ. Thông tin bao gồm: Số sổ cổ đông Danh mục các loại cổ phiếu đang sở hữu: loại cổ phiếu sở hữu, mệnh giá, số lượng sở hữu. Danh mục các khoản cổ phiếu phát sinh (do được chia cổ tức, quyền mua..) nhưng chưa cấp/đổi sổ. Đổi sổ cổ đông sau các đợt chia quyền mua, chia cổ phiếu thưởng, tách/gộp cổ phiếu... In sổ cổ đông theo mẫu Quản lý các đợt phát hành cổ phiếu: Ngày phát hành Mô tả đợt phát hành Các loại cổ phiếu phát hành: cổ phiếu phổ thông, cổ phiếu ưu đãi, ... người dùng có thể định nghĩa các loại cổ phiếu theo mô hình áp dụng của doanh nghiệp mình. Mã phát hành: định nghĩa mã phát hành cho từng loại cổ phiếu trong đợt phát hành nhằm dễ dàng phân biệt giữa các loại cổ phiếu khác nhau. Mệnh giá từng loại cổ phiếu Số lượng phát hành của từng loại cổ phiếu Hạn chuyển nhượng với từng loại cổ phiếu Theo dõi số cổ phiếu đã chuyển nhượng hay chia quyền mua cho từng loại cổ phiếu. Chia quyền mua cổ phiếu cho các cổ đông theo từng loại cổ phiếu trong các đợt phát hành. Theo dõi các đợt chia quyền, phương án chia quyền mua cổ phiếu. Theo dõi, quản lý tình hình thu tiền của các cổ đông trong mỗi đợt chia quyền mua cổ phiếu. Ngày nộp tiền Số tiền Lập bảng kê thu tiền mua cổ phiếu của các cổ đông trong từng đợt chia quyền mua cổ phiếu. Cấp/đổi sổ cổ đông sau mỗi đợt chia quyền  Quản lý các đợt Chia cổ tức, cổ phiếu thưởng Chia cổ tức bằng tiền Chia cổ tức bằng cổ phiếu Chia cổ phiếu thưởng Quyền mua cổ phiếu cho cổ đông hiện hữu Quản lý nhật ký các đợt chốt sổ cổ đông Cấp/đổi sổ cổ đông sau khi chia cổ tức Theo dõi, quản lý nhật ký thu tiền mua cổ phiếu theo danh sách được chia quyền mua, in bảng kê thu tiền. Báo cáo tình hình chia cổ tức trong năm. Quản lý chính xác các lô cổ phiếu lẻ phát sinh trong quá trình chia cổ phiếu theo tỷ lệ. Tách/gộp cổ phiếu, đổi mệnh giá Chia nhỏ mệnh giá cổ phiếu và tiến hành cấp/đổi sổ cổ đông Gộp nhiều cổ phiếu thành cổ phiếu có mệnh giá lớn hơn Gộp hai loại cổ phiếu có cùng mệnh giá: đối với các loại cổ phiếu hạn chế chuyển nhượng trong một khoảng thời gian nhất định, sau khi đã tới hạn được chuyển nhượng thì tiến hành gộp lợi cổ phiếu này vào với các cổ phiếu phổ thông để thuận tiện quản lý, theo dõi và chuyển nhượng Theo dõi nhật ký chốt sổ cổ đông  Quản lý, thực hiện giao dịch chuyển nhượng cổ phiếu Thực hiện giao dịch giữa các cổ đông Tự động tính lệ phí chuyển nhượng Theo dõi nhật ký giao dịch Theo dõi nhật ký theo ngày hay toàn bộ Theo dõi nhật ký giao dịch của tất cả hay từng cổ đông Lập bảng kê thu phí chuyển nhượng Quản lý danh sách cổ đông trong các kỳ họp Lập danh sách chốt cổ đông phục vụ các kỳ họp Báo cáo - thống kê Tỷ lệ sở hữu của cổ đông nội bộ Tỷ lệ sở hữu theo loại cổ đông Danh sách chốt cổ đông cho các kỳ họp Bảng kê chi tiết tỷ lệ chia cổ tức/cổ phiếu thưởng/quyền mua cổ phiếu cho mỗi đợt chia. Bảng kê thu tiền mua cổ phiếu của các cổ đông Bảng kê thu phí chuyển nhượng Báo cáo dễ dàng được in ra máy in hay đưa dữ liệu ra Excel, chuyển thành tài liệu dưới nhiều định dạng khác nhau như: tệp hình ảnh, tệp PDF, tệp HTML...  Đối với chức năng quan trọng đó là chức năng quản lý chuyển nhượng, tách gộp, chi trả cổ tức việc thực hiện chính xác là rất quan trọng. Chức năng quản lý chuyển nhượng: chức năng chuyển nhượng thực hiện kiểm tra bên chuyển nhượng để đảm bảo bên chuyển nhượng được phép chuyển nhượng và đảm bảo đủ số lượng cổ phần cho yêu cầu giao dịch. Chức năng này cũng thực hiện bên nhận chuyển nhượng để đảm bảo bên nhận được phép nhận. Sau khi thao tác kiểm tra hoàn tất, thục hiện ghi giảm số lượng cổ phiếu theo yêu cầu cho bên chuyển nhượng, ghi tăng số lượng cổ phiếu từ bên chuyển nhượng chuyển qua, cuối cùng là cập nhật dữ liệu vào bảng dữ liệu lịch sử cuối cùng là tự động tính phí chuyển nhượng theo tỷ lệ quy định. Chức năng tách gộp cổ phần, thay đổi mệnh giá: Khi Hội đồng quản trị thực hiện tách gộp cổ phiếu sẽ có văn bản yêu cầu đơn vị quản lý trực tiếp thực hiện thao tác tách gộp. Thao tác tách gộp thực hiện trên phần mềm sẽ kiểm tra danh sách cổ đông hiện tại và chia nhỏ số lượng cổ phần năm giữ hoặc gộp lại theo chỉ đạo. Chức năng chi trả cổ tức: cuais mỗi năm hoặc cuối mỗi quý, sau khi thực hiện báo cáo kiểm toán, phần lợi nhuận sau thuế sẽ được bộ phận kế toán báo cáo với Hội đồng cổ đông và một phần sẽ được chia cho cổ đông đó chính là cổ tức. Có hai hình thức phân chi a cổ tưc: chia cổ tức bằng cổ phiếu hoặc chia cổ tức bằng tiền mặt. hình thức chia đó là chia đều theo tỷ lể quy định được đại hội cổ đông thống nhất. Ví dụ: cổ đông nắm giữ 100 cổ phần được hưởng 2 cổ phần mới hay tỷ lệ chia là 40% theo mệnh giá,…. NHU CẦU TIN HỌC Một số hạn chế của hệ thống cũ Theo cách làm thủ công, việc sắp xếp hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, mặc dù trong những năm qua không ngừng đổi mới, có nhiều tiến bộ đã đáp ứng được nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên với sự phát triển chung của toàn xã hội, nhất là yêu cầu cập nhật thông tin, bổ sung, lưu trữ khai thác xử lý thông tin trong công tác quản lý Cổ đông tương đối cao, đòi hỏi nhanh chóng chính xác đầy đủ hơn, chi tiết hơn thì hệ thống hiện tại còn chưa đáp ứng được và vẫn còn những hạn chế sau: Hầu hết các công việc đều làm bằng phương pháp thủ công nên còn kém hiệu quả, tốn nhiều thời gian tốc độ không cao. Do cách quản lý hồ sơ thủ công trên giấy tờ nên khi cần bổ sung thì người quản lý phải sửa đổi, thêm bớt gạch xoá dẫn đến thông tin không chính xác, dễ nhầm lẫn. Đối với một khối lượng hồ sơ lớn, các công việc lưu trữ , bảo quản bổ sung cập nhật, tra cứu, khai thác thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều về vật chất và con người như hệ thống kho lưu trữ, bảo quản. Số lượng cán bộ làm công tác quản lý nhân sự , thời gian công sức, làm việc nhiều mà có khi vẫn không đảm bảo yêu cầu. Đối với công tác thực hiện chuyển nhượng, chia tách, chi trả cổ tức thực hiện sẽ rất khó khăn và dễ dàng phát sinh nhữ sai sót trong thao tác thủ công. Vơi những đơn vị có số lượng cổ đông lơn thì gần như không thể thực hiện được. Giải pháp khắc phục hệ thống cũ Để khắc phục những nhược điểm của hệ thống cũ chúng em xin đưa ra một vài giải pháp sau: Thiết kế một chương trình quản lý trên máy tính sẽ giúp chúng ta xử lý các công việc như: Lưu trữ hồ sơ, quá trình công tác, quá trình quản lý lương, báo cáo, thống kê …Việc sử dụng công nghệ thông tin cho các công việc trên là hết sức cần thiết và có tính ưu việt lớn. Tự động hoá các thao tác mà từ trước tới nay phải làm bằng tay. Thực hiện các chức năng hỏi đáp nhanh. Hệ thống đáp ứng được cho các lĩnh vực quản lý lớn. Quản lý được nhiều dữ liệu hơn và dữ liệu được lưu an toàn. Tìm kiếm và truy xuất thông tin được nhanh chóng. Thông tin luôn được đảm bảo chính xác. Tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý. HƯỚNG VÀ PHẠM VI GIẢI QUYẾT Xây dựng một chương trình “Quản lý Cổ đông” nhằm đáp ứng yêu cầu cấp thiết của người sử dụng và nhu cầu tin học hóa ngày càng cao trong xã hội là mong muốn của em khi lựa chọn đề tài này. Những vấn đề đã giải quyết: Quản lý hồ Cổ đông một cách tự động hóa Quản lý quá trình lịch sử giao dịch của cổ đông Đưa ra các bảng thống kê báo cáo tổng hợp theo yêu cầu của ban lãnh đạo trong công ty. Đưa ra các phương pháp tìm kiếm thông tin Cổ đông trong công ty. Tự động tính phí chuyển nhượng, thục hiện chuyển nhượng, thực hiện tách gộp, chi trả cổ tức, phát hành thêm. Chương 3. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG Hệ thống quản lý Cổ đông trước tiên là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợp thông tin, giúp Hội đồng quản trị quản lý một cách tốt nhất trong toàn bộ hệ thống quản lý Cổ đông. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý Cổ đông, giảm bớt thời gian cũng như công sức để hoàn thiện công việc một cách nhanh chóng. Vì vậy để quản lý tốt nhân sự thì cần phải quản lý tốt mọi chức năng. Các chức năng cơ bản của hệ thống gồm có: Chức năng hệ thông: Đây là chức năng thực hiện các công việc liên quan đến hệ thông như đăng nhập, đăng xuất, cập nhật user, thiết lập tham số,… Chức năng quản lý Hồ sơ: Quản lý thông tin chi tiết về cá nhân, tổ chức là cổ đông của công ty cổ phần đang quản lý, Quản lý thông tin chi tiết về tổ chức phát hành hay nói củ thể hơn đó là các công ty cổ phần mà hệ thống quản lý. Chức năng tổng hợp về cổ phiếu và cổ tức: làm các nhiệm vụ nhi in ấn sổ cổ đông, phát hành, chia thưởng quyền,… Chức năng thống kê báo cáo và tìm kiếm Sơ đồ phân cấp chức năng Sơ đồ phân cấp chức năng sẽ phân rã các chức năng từ đại thể đến chi tiết, giúp người phân tích viên xác định rõ ràng hơn phạm vi công việc của hệ thống cần phân tích. Đồng thời, nó cũng giúp phân rõ trách nhiệm, loại trừ các dư thừa trong mô hình và tránh trùng lặp công việc trong hệ thống hiện tại. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là một trong những mô hình tương đối đơn giản, dễ hiểu và thân thiện với người sử dụng. Tuy nhiên, thời gian cần thiết cho việc xây dựng mô hình này không nhiều nhưng rất có ích cho giai đoạn sau. Một khâu rất quan trọng trong khi xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ là xác định được chức năng nghiệp vụ. Chức năng nghiệp vụ là khái niệm dùng để mô tả những công việc cần thực hiện tương ứng với những công tác nghiệp vụ cần phải hoàn thành. Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng mức 0 là chức năng lớn nhất khái quát nhất, sau đó lần lượt là các chức năng con của nó. Phương thức hoạt động của từng chức năng Chức năng quản lý Hồ sơ Chức năng này có nhiệm vụ chính là quản lý tất cả các thông tin một cách đầy đủ của hệ thống quản lý, Chức năng cho phép cập nhật thông tin tổ chức phát hành và các thông tin cơ bản liên quan đến cổ phần: Cập nhật Tổ chức phát hành: Có nhiệm vụ cập nhật hồ sơ Tổ chức phát hành khi có yêu cầu, cập nhật thông tin vốn điều lệ,… Cập nhật hồ sơ cổ đông: chức năng này có nhiệm vụ theo dõi việc cập nhật thông tin cổ đông, thêm sửa, bổ xung thông tin về cổ đông ,... Chức năng Cổ phiếu - Cổ tức Chức năng này có nhiệm vụ chính là cập nhật thông tin cá nhân liên quan đến cổ đông Chuyển nhượng: chức năng này có nhiệm vụ thực hiện chuyển nhượng khi có yêu cầu từ cổ đông và đã được Chủ tịch HĐQT đã thông qua. Sổ cổ đông: chức năng này có nhiệm thục hiên tạo sổ cổ đông cho Cổ đông sau mỗi lần thực hiện phát hành thêm. Phát hành: Thực hiên thao tác phát hành thêm hoặc phát hành mới đối với tổ chức thực hiện phát hành lần đầu... Chi trả cổ tức: Thực hiện quyền nhận cổ tức bằng cổ phiếu hoặc nhận cổ phiếu thưởng hoặc thực hiện chi trả bằng tiền mặt cho Cổ đông theo các đợt chi trả cổ tức. Tách gộp, thay đổi mệnh giá: mỗi khi có yêu cầu thay đổi mệnh giá hay tách gộp cổ phần từ ban quản trị, người sử dụng sẽ thục hiên thao tác trên chức năng này để thực hiện. Chức năng thống kê - báo cáo Chức năng này có nhiệm vụ đưa ra những thống kê và báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo và nhu cầu công việc của công ty. Tỷ lệ sở hữu: chức năng này có nhiệm vụ đưa ra danh sách người sở hữu cổ phần cùng tỷ lệ cổ phần tương ứng. Danh sách cổ đông: chức năng này có nhiệm vụ đưa ra Danh sách đầy đủ chi tiết thông tin cổ đông hiện hữu. Báo cáo thu phí chuyển nhượng: thực hiên tổng hợp báo cáo tình hình thu phí chuyển nhượng. Lịch sử giao dịch: Báo cáo lịch sử giao dịch cua cổ đông theo các điều kiện lựa chon. Hình 1. Mô hình phân cấp chức năng hệ thống quản lý Cổ đôngHỆ THỐNG QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG QUẢN LÝ HỒ SƠ Cập nhật tổ chức phát hành CỔ PHIẾU, CỔ TỨC TÌM KIẾM - TRA CỨU THỐNG KÊ-BÁO CÁO Phát hành Chi trả cổ tức Sổ cổ đông Tìm kiếm Cổ đông Danh sách cổ đông Câp nhật hồ sơ cổ đông Tìm kiếm đợt phát hành Lịch sử giao dịch Chuyển nhượng Mô hình luồng dữ liệu Một hệ thống bất kỳ đều là một thể thống nhất, do vậy các chức năng sẽ có các mối liên hệ với nhau. Biểu đồ luồng dữ liệu sẽ cho phép ta diễn tả quá trình xử lý thông tin giữa các chức năng, mối liên hệ giữa các chức năng và trình tự thực hiện chúng trong hệ thống. Để biểu diễn các chức năng ta có một số quy tắc: Chức năng: Là một quá trình biến đổi dữ liệu, trong sơ đồ luồng dữ liệu các chức năng hoặc tiến trình được hiểu là các quá trình biến đổi thông tin, từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin và tạo ra thông tin mới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hoặc bộ phận khác. Một chức năng được biểu diễn bởi một hình tròn hay hình ovan: Tên chức năng Tên chức năng Luồng dữ liệu: Là tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra của một chức năng nào đó. Một luồng dữ liệu được biểu diễn bằng một mũi tên, trên đó có viết tên của luồng dữ liệu: Tên luồng dữ liệu Kho dữ liệu: Là dữ liệu được lưu lại để có thể truy cập lần sau. Trong sơ đồ luồng dữ liệu các kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lưu hoặc dưới dạng vật lý các kho dữ liệu này có thể là các tập dữ liệu, các cặp hồ sơ, các tệp thông tin trên dĩa. Trong sơ đồ dữ liệu dưới tên kho dữ liệu chúng ta sẽ chỉ quan tâm đến các thông tin được chứa trong đó. Ví dụ như hồ sơ học sinh, danh sách môn học, danh sách lớp... Một kho được biểu diễn được biểu diễn giữa hai đường thẳng nằm ngang, ở giữa là tên kho dữ liệu: Tên kho dữ liệu Tác nhân ngoài : Là thực thể ngoài hệ thống có trao đổi thông tin với hệ thống. Yếu tố bên ngoài, hay còn được gọi là tác nhân ngoài. Có thể là một người, một nhóm người hay một tổ chức ở bên ngoài hệ thống nhưng có mối liên hệ với hệ thống. Sự có mặt của yếu tố bên ngoài trong sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ cho việc xác định rõ hơn giới hạn của hệ thống và mối liên hệ của hệ thống với yếu tố bên ngoài, nó cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống hoặc nhận thông tin từ hệ thống. Nhân tố bên ngoài là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận các sản phẩm của hệ thống. Một tác nhân ngoài đựơc vẽ bằng hình chữ nhật bên trong có tên tác nhân ngoài. Tên tác nhân ngoài Tác nhân trong: Trong khi các nhân tố bên ngoài luôn luôn là một danh từ, biểu thị cho một bộ phận một phòng ban hoặc một tổ chức thì các nhân tố bên trong bao giờ cũng ở dạng động từ hoặc bổ ngữ. Các nhân tố bên trong là một chức năng hoặc một tiến trình bên trong hệ thống. Các nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài đều có thể sử dụng nhiều lần trên cùng một trang sơ đồ, điều đó làm cho sơ đồ dễ đọc, dễ hiểu hơn. Thành phần chính gồm có: Cổ đông: Cổ đông cung cấp thông tin cho hệ thống quản lý như tên tuoi, địa chỉ, CMND, Đăng ký kinh doanh, … Hệ thống trả lại thông tin là sổ cổ đông, giấy xác nhận sở hữu cổ phần, … Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị yêu cầu các loại báo cáo, thông tin tình hình hoạt động chuyển nhượng của Cổ đông, Hệ thống trả lại các báo cáo và các thông tin theo yêu cầu. HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỔ ĐÔNG Cổ đông Hội đồng quản trị Trả lời thông tin Cung cấp thông tin Trả lời thông tin yêu cầu Yêu cầu thông tin Hình 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Tra cứu tìm kiếm Quản lý hồ sơ Cổ phiếu, Cổ tức Báo cáo thống kê Hồ sơ Cổ đông Hồ sơ TCPH Hồ sơ TCPH Hồ sơ Cổ đông Hội đồng quản trị Thông tin yêu cầu Thông tin trả lời T.T tổ chức phát hành Thông tin trả lời Thông tin trả lời Thông tin yêu cầu Thông tin trả lời Yêu cầu chia, thưởng cổ tức Cổ Đông Yêu cầu thông tin Cổ đông Hồ sơ Cổ đông Kết quả yêu cầu Cung cấp thông tin Hình 3. Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh Thông tin TCPH Thông tin yêu cầu Cập nhật thông tin Cổ đông Cập nhật thông tin tổ chức phát hành Hội đồng quản trị Hồ sơ TCPH Hồ sơ Cổ đông Cung cấp thông tin Trả lời Lưu trữ thông tin Thông tin TCPH Cổ đông Thông tin trả lời Hình 4. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý hồ sơ T/T trả lời Yêu cầu / TT tách gộp.. T/T trả lời T/T trả cổ tức Thông tin xác nhận Nộp tiền mua cổ phần Yêu cầu chuyển nhượng Thông tin xác nhận Chi trả cổ tức Sổ cổ đông Tách gôp, thay đổi mệnh giá Chuyển nhượng Phát hành Hồ sơ Cổ đông Hồ sơ TCPH Hồ sơ Cổ đông Hồ sơ TCPH Cổ đông Thông tin yêu cầu Sổ cổ đông Hội đồng quản trị Thông tin phát hành Thông tin trả lời Đợt phát hành Lịch sử Lịch sử Lịch sử Hình 5. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Cổ phiếu, cổ tức Tìm kiếm cổ đông Tìm kiếm tổ chức phát hành Hội đồng quản trị Hồ sơ TCPH Đợt phát hành Thông tin yêu cầu Thông tin trả lời Thông tin trả lời Thông tin yêu cầu Hồ sơ Cổ đông Tìm kiếm đợt phát hành Hình 6. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Tìm kiếm – Tra cứu Thông tin trả lời Thông tin trả lời Tỷ lệ sở hữu Hội đồng quản trị Hồ sơ cổ đông Yêu cầu báo cáo Danh sách cổ đông Hồ sơ cổ đông Yêu cầu báo cáo Báo cáo thu phí chuyển nhượng Hồ sơ cổ đông Hồ sơ cổ đông Lịch sử giao dịch Thông tin trả lời Thông tin trả lời Yêu cầu báo cáo Yêu cầu báo cáo Hình 7. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Thống kê – Báo cáo Mô hình thực thể liên kết (ER) Công việc thiết kế cơ sơ dữ liệu phụ thuộc vào nguồn gốc dữ liệu và một yêu cầu của người sử dụng các bước chính thiết kế cơ sở dữ liệu: Xác định dữ liệu cần thiết: Bước đầu tiên khi thiết kế cơ sở dữ liệu là xác đinh dữ liệu cần thiết có mặt trong cơ sở dữ liêụ thông qua việc phân tích ứng dụng công việc của người sử dụng. Công việc phân tích không những cho biết dữ liệu cần thiết mà còn cho biết thêm về nguồn gốc dữ liệu, các yêu cầu bảo mật dữ liệu, xác định miền dữ liệu. Cuối cùng là xây dựng mối quan hệ giữa các thành phần trong cơ sở dữ liệu. Chuẩn hoá dữ liệu : Sau khi tách nhóm dữ liệu vào các bảng cần phải xem lại để tránh tổ chức dữ liệu thừa có lặp lại nhiều lần trong bảng. Việc xác định quan hệ giữa các bảng để cho dữ liệu mang tính thống nhất và chuẩn hoá thông tin quản lý. Thứ hai nó sẽ tạo ra một tiêu chuẩn chung về sự đúng đắn của mô hình. Việc chuẩn hoá được dựa theo các chuẩn của Dr E.F.Codd đưa ra: Chuẩn 1:(First Normal Form): Các thuộc tính của thực thể là cơ sở, có nghĩa là không thể chia nhỏ được nữa. Chuẩn 2: (Second Normal Form): Các thuộc tính thứ cấp phụ thuộc toàn bộ vào các thuộc tính định danh (thuộc tính khoá). Chuẩn 3: (Third Normal Form) : Các thuộc tính thứ cấp không phụ thuộc bắc cầu vào các thuộc tính khoá. Xác định cách sử dụng các bảng: Có hai loại bảng là bảng tạm thời và bảng thường trực. Bảng thường trực dùng để chứa dữ liệu cần thiết cho việc tính toán hay tra cứu và thường không dễ tạo lại khi cần thiết. Khi thiết kế cơ sở dữ liệu: Phải phân biệt rõ với thiết kế các quá trình xử lý dữ liệu. Khi thiết kế phải tạo ra được một cơ sở dữ liệu lưu trữ không bị dư thừa về mặt logic khi cần có thể truy cập thông tin theo một số yêu cầu nào đó. Sơ đồ thực thể liên kết: Chi tiết các bảng Bảng của cơ sở dữ liệu dùng để lưu trữ các thông tin cần thiết. Trên cơ sở phân tích ở phần trước và kết hợp với các phương pháp chuẩn hoá để loại trừ tính không nhất quán và giảm thiểu sự kém hiệu quả. - Một cơ sở dữ liệu được mô tả là không nhất quán khi dữ liệu trong một bảng không tương ứng với các dữ liệu nhập vào trong các bảng khác. - Môt cơ sở kém hiệu quả không cho phép ta trích ra các dữ liệu chính xác mà ta mong muốn, Một cơ sở kém hiệu quả còn là cơ sở dữ liệu lưu trữ dư thừa thông tin (hiện tượng lưu trữ thông tin trùng lặp gây lãng phí bộ nhớ, tốc độ xử lý thông tin chậm). Một cơ sở dữ liệu được chuẩn hoá đầy đủ chứa từng bản ghi thông tin của một cơ sở dữ liệu trong bảng riêng và xác định thông tin bản ghi duy nhất thông qua khoá chính của nó. Sau khi phân tích và thực hiện chuẩn hoá ta xác định được các bảng có cấu trúc lưu trữ gồm một số bảng chính như sau: Bảng lưu trữ thông tin cổ đông Field name Data type Desciription PK_PartyID integer Mã khóa cổ đông FK_HolderKindID integer Mã khóa loại cổ đông HolderCode nvarchar Mã cổ đông HolderName nvarchar Tên cổ đông RegNumber nvarchar Số đăng ký kinh doanh/CMND/Hộ chiếu RegDate Date Ngày cấp RegBy nvarchar Nơi cấp Address nvarchar Địa chỉ Email nvarchar E mail Phone nvarchar Điện thoại Fax nvarchar Fax Website nvarchar AccountNumber nvarchar Số tài khoản ngân hàng Contactname nvarchar Tên Người đại diện AccountOn nvarchar Tại ngân hàng Contacrolle nvarchar Chức vụ contactregnumber nvarchar CMND/Hộ chiếu contactRegby nvarchar Ngày cấp Contactemail nvarchar Nơi cấp Contactphone nvarchar Địa chỉ contactaddress nvarchar E mail Ispublisher Interger Tổ chức phát hành la 1, cổ đông là 0 FK_HolderType Integer Loại cổ đông (nhà nước, thông thường,... ) EmployeeDate Date Ngày cán bộ StockCode nvarchar Mã cổ phiếu ChairMan nvarchar Chức vụ FK_RoleID nvarchar Mã chức vụ Audit nvarchar BookNo nvarchar Số sổ cổ đông Bảng Phát hành Field name Data type Desciription PK_IssueID integer Mã khóa phát hành IssueName nvarchar Tên đợt phát hành IssueDate Date Ngày phát hành IssueDes nvarchar Mô tả PK_PartyID Integer Mã khóa cổ đông Audit Integer Bảng nhật ký chuyển nhượng và phát hành Field name Data type Desciription PK_TransferID integer Mã khóa chuyển nhượng ApprovedDes Nvarchar Chi tiết thông qua DueDate Date Ngày phát sinh ActionDate Date Ngày thực hiện PK_TransKindID Integer Mã khóa loại chuyển nhượng PK_StockKindID Integer Mã khóa CK chuyển nhượng PK_IssueID Integer