Chuyên đề Hệ thống quản trị chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001 -2000 tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu - Thực trạng và giải pháp hoàn thiện

ê duyệt và chuyển cho bộ phận/ người thực hiện đã được chỉ định. Trường hợp liên quan đến nhiều bộ phận cần thành lập nhóm khảo sát gồm đại diện các bộ phận liên quan. Bộ phận/người được chỉ định khắc phục phòng ngừa theo biện pháp và thời gian được quy định trong phần 3 của “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa” theo mẫu QT.09.F01. Khi hoàn thành, bộ phận/người thực hiện chuyển phiếu trên cho Trưởng phòng Kỹ thuật để kiểm tra. Trưởng phòng Kỹ thuật kiểm tra kết quả hành động khắc phục phòng ngừa ghi vào phần 4 của “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa”. Nếu đạt yêu cầu thì ký xác nhận để kết thúc hành động khắc phục phòng ngừa. Nếu chưa đạt thì lập phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa mới. Có các hồ sơ sau: Bảng 2.4. Các loại hồ sơ trong quy trình hành động khắc phục phòng ngừa TT Tên hồ sơ Ký mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa QT09.F01 Phòng KT Đơn vị có sự không phù hợp 03 năm Bảng theo dõi thực hiện hành động KPPN QT09.F02 Phòng Kỹ thuật 3 năm (Nguồn: P.KDTT) Mẫu phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU Phòng:…………………….. Số:………………………… PHIẾU YÊU CẦU HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA QT.09.F01 Số phiếu: 1. Kính gửi: Trưởng phòng Kỹ thuật Nơi khắc phục: Thời gian khắc phục: Nguyên nhân: Biện pháp khắc phục: Ngày tháng năm 200 Đơn vị đề nghị 2. Kính gửi: Ban đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR) 3. Người thực hiện: Nơi khắc phục: Thời gian khắc phục: Nguyên nhân: Biện pháp khắc phục: Ngày tháng năm 200 Đơn vị đề nghị 2.2.1.3.5. Hướng dẫn bảo quản thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu. Mục đích là quy định các yêu cầu, cách sắp xếp và các điều kiện về bảo quản, trách nhiệm của các phòng ban chức năng trong việc bảo quản thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu. Quy định chung: Kho phải kín, khô ráo, sạch sẽ, có cửa sổ thông thoáng khi cần thiết, có đủ ánh sáng để kiểm tra, quạt thông gió, không có mùi vị lạ. Kho phải có lưới bảo vệ ngăn không cho sinh vật hại xâm nhập vào trong,kho phải đảm bảo không bị dột, không bị ngập khi trời mưa. Phải xếp riêng từng loại, có biển báo ghi tên, số lượng, ngày sản xuất… Thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu xếp trên bục cách nền nhà ≥15cm, cách tường ≥ 20cm. Thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau. Quy định xếp kho và bảo quản. Bảo quản thành phẩm, bán thành phẩm: Sản phẩm có khối lượng 7 – 10 kg/thùng không được xếp cao quá 7 lớp. Sản phẩm có khối lượng 5 – 6,5 kg/thùng không được xếp cao quá 8 lớp. Sản phẩm có khối lượng nhỏ hơn 5 kg/thùng không được xếp cao quá 2,2 mét. Quy định bảo quản sôcôla, bánh kem xốp phủ sôcôla: nhiệt độ không khí 18 – 220C, độ ẩm: 60 – 70%. Bán thành phẩm sản xuất lương khô phải được để trong thùng phuy sắt có giấy lót, được đậy kín hoặc đựng trong bao tải dứa sạch có túi nilon bên trong, không rách, buộc chặt đầu. Trên thùng phuy hoặc bao tải phải ghi: tên bán thành phẩm, ca, ngày sản xuất. Bao đựng bán thành phẩm phải để trên bục kê, không được xếp quá 5 lớp. Thời hạn bảo quản bán thành phẩm £ 20 ngày. Bảo quản nguyên liệu: Nguyên liệu có khối lượng 50 kg/túi xếp không quá 14 lớp. Nguyên liệu có khối lượng 20 – 25 kg/túi xếp không quá 15 lớp. Nguyên liệu có khối lượng 20 – 25 kg/thùng carton xếp không quá 5 lớp. Nguyên liệu đựng trong can nhựa to hoặc thùng phi xếp 1 lớp. Bảo quản vật tư: Bao bì đựng trong túi nhựa xếp không quá 5 lớp. Bao bì đựng trong thùng carton xếp không quá 6 lớp. Bao bì thùng carton xếp chiều cao không quá 2,2 mét. Kiểm tra trong quá trình bảo quản: Thủ kho phải thường xuyên theo dõi tình hình chất lượng của thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu nếu phát hiện nghi ngờ về chất lượng thì báo cáo phòng Kế hoạch vật tư, phòng Kinh doanh thị trường để có biện pháp sử lý kịp thời. Kiểm tra các thông số môi trường trong bảo quản (đối với kho có đặt điều hoà không khí) P.KT, P.KHVT, P.KDTT định kỳ cử cán bộ kiểm tra tình trạng kho định kỳ 3 tháng 1 lần (kiểm tra đột xuất khi cần thiết). Có các loại hồ sơ sau: Bảng 2.5. Các tài liệu trong hướng dẫn bảo quản thành phẩm, bán thành phẩm, vật tư, nguyên liệu STT Tên hồ sơ Mã hiệu Thời gian lưu Nơi lưu Báo cáo bất thường của kho BM01.HD02 1 năm P.KHVT Biên bản huỷ sản phẩm BM02.HD01 1năm P.KT P.KDTT Biên bản kiểm tra BM03.HD01 2 năm P.KT, P.KHVT, P.TV (Nguồn: P.Vật tư) 2.2.1.4. Tổ chức thực hiện các thủ tục quy trình Tất cả các tài liệu về thủ tục quy trình được phổ biến rộng rãi đến tất cả các cán bộ công nhân viên trong Công ty. Các thủ tục quy trình được lưu ở các phòng ban có liên quan để mọi người biết và thực hiện theo đúng các hướng dẫn đã đưa ra. Tất cả mọi thành viên trong phòng đều phải nắm rõ các thủ tục quy trình trong quá trình làm việc. Các cán bộ quản lý thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các thủ tục quy trình, các hướng dẫn công việc. Bất cứ một sai sót nào cán bộ công nhân viên phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. Vì vậy mọi người đều có ý thức tự giác chấp hành nghiêm chỉnh. Việc thực hiện đúng các thủ tục này sẽ giúp cho mọi hoạt động trong Công ty được thống nhất. Qua đó cũng cho phép ggi chép các dữ liệu theo những cách thức nhất định để đánh giá tình hình chất lượng và đưa ra những quyết định hợp lý. Các quy trình về kiểm tra vật tư nguyên vật liệu được dán ở phòng Kỹ thuật để mọi thành viên luôn ghi nhớ những công việc cần làm trong quá trình kiểm tra, tiếp nhận nguyên vật liệu. Các quy trình về hướng dẫn bảo nguyên vật liệu, thành phẩm được dán ở phòng Vật tư để nguyên vật liệu được đảm bảo đủ điều kiện bảo quản. Các tiêu chuẩn về nguyên liệu, thành phẩm và bán thành phẩm được dán ở khắp các phân xưởng trong Công ty để mọi người đều nhìn thấy và có biện pháp loại bỏ, sửa chữa kịp thời. 2.2.1.5. Tổ chức hoạt động đào tạo Do đội ngũ nhân lực hiện thời của Công ty hầu hết đều chưa có kiến thức về hệ thống quản lý chất lượng ISO nên ban lãnh đạo Công ty đã tổ chức đào tạo cho hầu hết cán bộ công nhân viên những kiến thức về ISO. Công ty đảm bảo nhận biết và xác định các nhu cầu để hoạch định việc đào tạo hay tuyển dụng cán bộ, nhân viên cho Công ty nhằm cung cấp nguồn lực có đủ trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp cho các hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng. Cuối tháng 8/2000, Công ty đã cử cán bộ đi học tại Trung tâm năng suất thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn – đo lường - chất lượng. Đào tạo và chỉ dẫn cách biên soạn, cách viết sổ tay chất lượng, cách xây dựng hệ thống các thủ tục qui trình cho thích hợp với yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000. Tổ chức đào tạo và hướng dẫn cho các thành viên trong ban ISO cách thức áp dụng hệ thống quản trị chất lượng tại những khu vực họ phụ trách. Theo dõi tiến độ thực hiện theo sổ tay chất lượng, các qui trình, quá trình. Đào tạo về nhận thức và những khái niệm chung về các yêu cầu của ISO 9001 – 2000 cho cán bộ công nhân viên trong công ty nhằm nâng cao nhận thức về chất lượng, lợi ích và sự cần thiết phải áp dụng hệ thống quản trị chất lượng để họ sẵn sàng tham gia vào các hoạt động chất lượng. Công ty xác định năng lực cần thiết cho các chức năng thực hiện các công việc ảnh hưởng đến chất lượng. Hàng năm qua các đợt xét lương, nâng bậc Công ty rà soát năng lực của các thành viên để hoạch định việc đào tạo thêm hoặc đào tạo lại. Cùng với đội ngũ đánh giá viên nội bộ của Công ty tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ để đảm bảo sự phù hợp của hệ thống và cùng Công ty đề suất và tiến hành các biện pháp khắc phục, phòng ngừa cần thiết. Trong các hướng dẫn công việc Công ty luôn chỉ rõ tầm quan trọng, mối liên quan của công việc để mọi người nhận thức được vai trò và sự đóng góp của bản thân đối với việc phấn đấu đạt mục tiêu chất lượng. 2.2.2. Quy trình đánh giá và cấp chứng chỉ 2.2.2.1. Quy trình đánh giá và cấp chứng chỉ 2.2.2.1.1. Đánh giá chất lượng nội bộ. Trước khi có sự đánh giá của tổ chức cấp chứng chỉ thì Công ty tiến hành đánh giá nội bộ để chỉnh sửa những gì chưa phù hơp. Sau khi đã được cấp chứng chỉ Công ty thường xuyên đánh giá nội bộ để đảm bảo hệ thống quản trị chất lượng luôn thích hợp, thoả đáng và có hiệu lực. Đánh giá nội bộ là việc đánh giá hệ thống quản lý chất lượng nội bộ của Công ty do chuyên gia của Công ty tự đánh giá. Chuyên gia đánh giá nội bộ: là cán bộ của Công ty đã được đào tạo qua lớp đánh giá và cấp chứng chỉ. Công ty đã thiết lập một qui trình hướng dẫn qui định việc tổ chức đánh giá chất lượng nội tại Công ty, để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn thích hợp, thoả đáng và có hiệu lực. Sơ đồ 2.2: qui trình đánh giá nội bộ Ban Tổng Giám Đốc Danh sách chuyên gia ĐGNB Phê duyệt Danh mục đánh giá nội bộ Sổ theo dõi đánh giá Y/C hành động khắc phục Đánh giá Nhóm đánh giá Báo cáo đánh giá XD Kế hoạch đánh giá nội bộ P. Kế Toán P. Kế Toán Nhóm đánh giá Nhóm đánh giá Trưởng nhóm đánh giá Đơn vị được đánh giá Trưởng nhóm đánh giá P. Kế Toán (Nguồn: P. Kinh doanh thị trường) Lập kế hoạch đánh giá nội bộ. Phòng kỹ thuật lên “kế hoạch đánh giá nội bộ” theo mẫu QT10.F01, gửi QMR phê duyệt trước ngày đánh giá 20 ngày, sau đó gửi các bộ phận liên quan. Đánh giá chất lượng nội bộ được tiến hành định kỳ 9 tháng một lần, ngoài ra có thể đánh giá đột xuất (không theo định kỳ) khi Công ty thấy cần thiết. Chuẩn bị đánh giá: Thường trực ban ISO dự kiến thành phần nhóm đánh giá gồm: Trưởng nhóm đánh giá và các thành viên của nhóm (chuyên gia đánh giá nội bộ phải độc lập với công việc được đánh giá). Lập phiếu đánh giá theo kế hoạch đánh giá và các phiếu hành động khắc phục phòng ngừa nếu có các báo cáo điều tra trước đó.Phòng kỹ thuật gửi báo cáo đánh giá lần trước cho trưởng nhóm để theo dõi việc thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa (nếu có). Tiến hành đánh giá. Chuyên gia đánh giá nội bộ phải có trách nhiệm xem xét sự phù hợp của các tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng áp dụng tại các bộ phận được đánh giá, kiểm tra việc áp dụng tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng như: Sổ tay chất lượng, các qui trình, các hướng dẫn công việc, biểu mẫu…bằng cách: Trực tiếp trao đổi với người đang thực hiện công việc. Quan sát công việc đang thực hiện có theo đúng yêu cầu của các thủ tục, các hướng dẫn công việc. Xem xét các dữ liệu, hồ sơ các hoạt động liên quan đến chất lượng. Các chuyên gia cũng phải xem xét thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa đối với những phát hiện của lần đánh giá trước đó (nếu có). Trong quá trình đánh giá, các chuyên gia đánh giá phải ghi chép các nhận xét đánh giá để làm cơ sở cho các báo cáo đánh giá. Sau khi đánh giá xong các bộ phận, các nhóm đánh giá phải họp để thống nhất các nhận xét và xác định những sự không phù hợp. Mỗi sự không phù hợp ghi vào một phiếu “phiếu yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa”. Kết thúc đánh giá, trưởng nhóm đánh giá phải tổ chức họp với trưởng bộ phận được đánh giá (hoặc người được uỷ quyền), thông báo kết quả đánh giá đồng thời trình bày các điểm không phù hợp, các nhận xét kiến nghị và thống nhất thời gian thực hiện các biện pháp khắc phục, phòng ngừa. Lập báo cáo đánh giá : Trưởng đoàn lập “báo cáo đánh giá nội bộ”, phiếu yêu cầu khắc phục phòng ngừa (nếu có) gửi ban ISO kèm theo đánh giá lần trước (nếu có). Hành động khắc phục phòng ngừa sau đánh giá: trưởng bộ phận được đánh giá phải tìm nguyên nhân và đề xuất hành động khắc phục, phòng ngừa ghi vào “phiếu YCHĐKP/PN” chuyển ban ISO xem xét sau đó trình QMR phê duyệt và triển khai thực hiện theo kế hoạch. Ban ISO phải có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa của bộ phận. trường hợp không đạt thì sử lý lại từ đầu. Toàn bộ việc thực hiện đánh giá nội bộ được ban ISO cập nhật vào sổ “ theo dõi thực hiện đánh giá nội bộ”. 2.2.2.2. Quy trình đánh giá và cấp chứng chỉ. Bảng 2.6. Tiến độ thực hiện quy trình đánh giá và cấp chứng chỉ STT Nội dung công việc Thời gian Đánh giá sơ bộ 12/10/2004 Đánh giá tài liệu tại Quacert 18/10/2004 Đánh giá hệ thống quản trị 24/10/2004 Khắc phục hoàn thiện 25/10/2004 Đánh giá chính thức 20/11/2004 Nhận chứng chỉ 22/11/2004 (Nguồn :P. Tổ chức) Bước1: Đánh giá sơ bộ: Sau khi kết thúc đánh giá nội bộ, các đơn vị hoàn thiện lỗi mà đánh giá đưa ra. Công ty mời tổ chức của bên thứ ba (tổ chức chứng nhận) đánh giá sơ bộ trước khi nộp đơn xin chứng nhận. Quacert là tổ chức đánh giá và cấp chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001 -2000 cho Công ty. Mọi sự không phù hợp hay những điều cần lưu ý khác được phát hiện trong quá trình đánh giá sơ bộ được thông báo cho Công ty. Bước 2: Đánh giá tài liệu tại Quacert: Mọi tài liệu của Công ty được đưa đến Quacert để tổ chức này đánh giá về sự phù hợp, tổ chức chứng nhận sẽ xem xét các hồ sơ, tài liệu, quy trình, thủ tục đã hợp lý chưa, có phải điều chỉnh không, nếu có thì doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh cho phù hợp. Sau đó tổ chức sẽ đánh giá lại cho đến khi đạt tiêu chuẩn. Bước 3: Đánh giá hệ thống quản trị: Tổ chức chứng nhận sẽ đánh giá xem hệ thống quản lý đã phù hợp chưa, lãnh đạo Công ty đã có đầy đủ kiến thức để lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện đúng theo yêu cầu của hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001 – 2000 hay không. Nếu chưa phù hợp thì phải tổ chức lại hệ thống quản trị và đội ngũ lãnh đạo phải được đào tạo lại. Bước 4: Khắc phục hoàn thiện: Các đơn vị Công ty tiến hành khắc phục hoàn thiện những lối đã được phát hiện. Sau khi mọi khiếm khuyết đã được giải quyết, công ty yêu cầu đánh giá chính thức. Bước 5: Đánh giá chính thức: Tổ chức chứng nhận Quacert tiến hành đánh giá chính thức, do không có điểm không phù hợp lớn, chỉ có 7 điểm lưu ý nhỏ mà việc khắc phục rất dễ dàng, tổ chức yêu cầu phòng ngừa và kiến nghị với ban lãnh đạo Công ty để có biện pháp khắc phục. Bước 6: Nhận chứng chỉ: Ngày 22/11/2004 Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu đã phấn khởi nhận chứng chỉ ISO 9001 -2000 do tổ chức Quacert chứng nhận. Chứng chỉ chỉ có giá trị trong phạm vi đã ghi trong giấy, tại một địa bàn cụ thể , với hệ thống quản trị chất lượng được đánh giá phù hợp. 2.3. Thực trạng vận hành hệ thống quản trị chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 tại Công ty 2.3.1. Quản trị chất lượng trong khâu nghiên cứu thiết kế sản phẩm Việc nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới là đưa ra những sản phẩm có mẫu mã, kiểu dáng, kích cỡ mới, hương vị mới, sử dụng nguyên vật liệu mới…hay tạo ra sự khác biệt hoá sản phẩm hiện có. Việc nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới nhằm đưa ra những sản phẩm không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiện tại mà cả những khách hàng tiềm ẩn. Thực hiện quy trình phát triển sản phẩm mới, dựa vào các thông tin thu thập được từ thị trường và từ kế hoạch chất lượng sản phẩm, hàng năm Công ty đưa ra kế hoạch triển khai phát triển sản phẩm mới để đưa ra thị trường. Muốn có được những sản phẩm mới được khách hàng chấp nhận thì Công ty phải nghiên cứu những thay đổi về nhu cầu của họ. Vì vậy Công ty thường xuyên trao đổi thông tin với khách hàng thông qua các đại lý và nhân viên của phòng kế hoạch vật tư, các chi nhánh của Công ty. Mọi thông tin về sản phẩm như các yêu cầu, nhận xét, khiếu nại của khách hàng Công ty đã tiếp nhận được chuyển ngay đến các bộ phận liên quan để giải quyết hoặc có biện pháp phòng ngừa kịp thời. Hàng năm Công ty tổ chức hội nghị khách hàng để trao đổi với khách hàng một cách đầy đủ và hệ thống. Phòng kinh doanh thị trường phối hợp với các phòng ban, đơn vị đánh giá sự hài lòng, giải quyết những khiếu nại của khách hàng trước và sau khi bán hàng. Qua đó có thể thu thập được những thông tin về thị hiếu của khách. Ngoài ra phòng Kinh doanh thị trường còn sử dụng các bảng hỏi để phát hiện những nhu cầu mới. Công ty chưa có phòng nghiên cứu thiết kế sản phẩm riêng. Việc nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới được giao cho phòng Kỹ thuật. Các xí nghiệp có nhiệm vụ tham gia đề xuất cùng phòng Kỹ thuật nghiên cứu sản phẩm mới trên dây chuyền sản xuất của đơn vị; tiếp nhận, triển khai và sản xuất các sản phẩm mới sau khi phòng Kỹ thuật hoàn thiện nghiên cứu. Năm 2007 Công ty đã đưa ra sản phẩm mới tới tay người tiêu dùng là : Bánh Quy hộp P.O.I 450g, bánh Nuovo 400g, Kem xốp hộp Taro 400g, bánh Vani 400g. Hình 2.1: Các sản phẩm mới năm 2007 của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu Bánh Nuovo 400g Bánh quy hộp P.O.I 450g Bánh Vani 400g Kem xốp hộp Taro 400g 2.3.2. Quản trị chất lượng trong khâu cung ứng 2.3.2.1. Lựa chọn nhà cung ứng Chất lượng sản phẩm có được bảo đảm hay không thì ngay từ khâu cung ứng chúng ta phải chú ý tới chất lượng nguyên vật liệu. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung ứng khác nhau với chất lượng và giá cả khác nhau, ở cả trong nước và ngoài nước. Vì vậy Công ty phải lựa chọn những nhà cung ứng có chất lượng nguyên vật liệu tốt, phù hợp với tình hình Công ty. Các nhà cung cấp chính cho Công ty ở thị trường trong nước gồm có: Công ty đường Vạn Điểm, Công ty sữa Vinamilk, Cơ sở điện lực Hà Nội, dầu Tràng An, Tân Bình, Công ty cấp nước Hà Nội, muối Nam Hà,… đây là nhà cung cấp truyền thống của Công ty, ngoài ra còn một số Công ty mới thành lập và đang cạnh tranh nhau rất khốc liệt. Với thị trường nước ngoài, Công ty nhập chủ yếu từ các nước Trung Quốc, Ấn độ, singapore, Nga, Mỹ, Nhật… Số lượng các nhà cung ứng ngày càng nhiều và họ cạnh tranh nhau rất khốc liệt. Điều này vừa ảnh hưởng có lợi và bất lợi cho Công ty. Khi thị trường cung cấp nguyên vật liệu nhiều thì Công ty có nhiều lựa chọn nhà cung cấp có chất lượng và phù hợp với mình. Do đó quyền lực của Công ty đối với các nhà cung cấp lớn hơn, Công ty có thể có nhiều ưu đãi hơn. Mặt khác do các nhà cung ứng phải cạnh tranh nhau nên họ phải luôn đảm bảo chất lượng để giữ uy tín của mình đối với khách hàng. Nhưng bất lợi là nếu Công ty chỉ thấy cái lợi trước mắt mà luôn thay đổi nhà cung ứng thì sẽ không có được nhà cung ứng trung thành đến khi nguyên vật liệu khan hiếm nhà cung ứng sẽ không ưu tiên cho mình, vì vậy Công ty sẽ khó có thể cung cấp nguyên liệu kịp thời cho quá trình sản xuất. Hàng năm khối lượng sản phẩm Công ty cung ứng ra thị trường là rất lớn, vì vậy nhu cầu nguyên vật liệu là rất lớn. Mặt khác, thành phần cấu thành nên sản phẩm là rất nhiều, do đó chủng loại mà Công ty cần cũng rất đa dạng. Vì vậy việc cung cấp kịp thời và đầy đủ nguyên vật liệu là vấn đề tương đối khó khăn và cần sự phối hợp của nhiều bộ phận. Dựa vào kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu do phòng Kế hoạch vật tư đảm nhận, Công ty sẽ xác định số lượng nguyên vật liệu cần mua. Việc lựa chọn nhà cung ứng là rất quan trọng, Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng, Công ty tiến hành xem xét các vấn đề giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng … để lựa chọn nhà cung ứng hợp lý với chi phí thấp nhất và có lợi nhất. Bên cạnh đó Công ty thường xuyên tiến hành đánh giá năng lực, trình độ, độ tin cậy, phương thức thanh toán…của từng nhà cung ứng để có lựa chọn hợp lý nhất. Tuỳ vào từng loại nguyên vật liệu, Công ty sẽ tiến hành lựa chọn khối lượng mua và phương thức mua cho phù hợp. Do phải nhập nhiều loại nguyên vật liệu ở nước ngoài nên sự biến động của thị trường thế giới ảnh hưởng rất lớn đến Công ty (giá cả, tỷ giá hối đoái…). Ngoài ra do thời gian vận chuyển từ nước ngoài về là rất xa nên Công ty thường xuyên phải dự trữ những loại nguyên vật liệu này làm tăng chi phí dự trữ và có thể ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu. 2.3.2.2.Kiểm tra vật tư, nguyên vật liệu Trước khi nhận hàng và đưa vật tư, nguyên vật liệu vào nhập kho, Công ty tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng nguyên vật liệu. Việc kiểm tra do phòng Kỹ thuật đảm nhận và có sự chứng kiến của nhân viên trong phòng Kế hoạch vật tư, phòng Kinh doanh thị trường. Tất cả nhân viên phòng Kỹ thuật đã được đào tạo để nắm vững phương pháp lấy mẫu, phương pháp kiểm tra vật tư, nguyên vật liệu. Tất cả các thủ tục hướng dẫn kiểm tra nguyên vật liệu đều được thực hiện đúng và đầy đủ. Nhà cung cấp phải có giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm, chứng nhận về chất lượng. Chỉ khi nào kết quả kiểm tra đạt yêu cầu thì vật tư, nguyên vật liệu mới được nhập kho. Chính việc kiểm tra gắt gao như vậy mới đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu khi đưa vào kho, giảm chi phí trả lại hàng cho nhà cung cấp khi không đạt yêu cầu và tạo sự tin tưởng giữa hai bên. Công ty đã cung cấp đầy đủ các trang thiết bị để giúp cho việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu. Trước khi đi vào kiểm tra, tất cả các thiết bị đều được kiểm tra để đảm bảo không bị sai sót trong quá trình kiểm tra theo đúng hướng dẫn kiểm tra các thiết bị đo lường. Các cán bộ của phòng Kỹ thuật có trách nhiệm quản lý và theo dõi các thiết bị đo lường, tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tra. Tuy nhiên các thiết bị này đã lạc hậu, không đảm bảo sự tin tưởng khi kiểm tra. Công ty nên đầu tư các trang thiết bị mới để đảm bảo kết quả kiểm tra được chính xác hơn. 2.3.2.2. Bảo quản nguyên vật liệu Công ty đã có những hướng dẫn qui định cách bảo quản vật tư, nguyên vật liệu (văn bản HD02) quy định các yêu cầu cách sắp xếp và các điều kiện về bảo quản, trách nhiệm của các phòng ban chức năng trong việc bảo quản vật tư, nguyên vật liệu. Thiết lập hệ thống thông tin. Để kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu Công ty thiết lập hệ thống thông tin thường xuyên cập nhật. Ban lãnh đạo Công ty thiết lập và quy định các kênh thông tin trong Công ty, việc trao đổi thông tin về các hoạt động tác nghiệp được thực hiện thông qua việc chuyển các hồ sơ, báo cáo…Thông tin về tình hình nguyên vật liệu, tình hình sản xuất của Công ty được cập nhật hàng ngày, hàng giờ. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng loại sản phẩm hàng tháng, tuần, quý mà Công ty đưa ra kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu phù hợp, vừa tối thiểu chi phí sản xuất, vừa đảm bảo kế hoạch sản xuất không bị gián đoạn. Hệ thống kho tàng. Do số lượng nguyên vật liệu công ty sử dụng là rất lớn, chủng loại nhiều và hầu hết là những nguyên liệu khó bảo quản nên Công ty rất chú ý và đầu tư rất lớn vào hệ thống kho tàng. Hình thức bố trí mà Công ty đang sử dụng là hình thức kho tập trung xen lẫn với những kho bố trí theo kiểu phân tán. Để thuận tiện cho việc sản xuất nên những loại nguyên vật liệu Công ty sử dụng với khối lượng lớn như đường, bột mỳ… thì Công ty bố trí theo kiểu tập trung, những phụ gia, phẩm mầu, chất sử dụng ít thì Công ty bố trí trong những kho phân tán gần nơi phân xưởng sản xuất. Bên cạnh đó để thuận tiện cho việc tiếp nhận, phân loại và xuất kho nguyên liệu tới phân xưởng sản xuất Công ty còn có một số kho nhập, kho trung gian và kho xuất. Hệ thống kho tàng được trang bị rất nhiều các trang thiết bị để phục vụ cho việc đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu như: máy chống ẩm, chống vi sinh, các trang thiết bị để kiểm tra…kho tàng luôn khô ráo và sạch sẽ. Tuy nhiên do được xây dựng từ lâu nên hệ thống kho tàng của Công ty hiện nay có nhiều chỗ đã xuống cấp, máy móc thiết bị cũng đã cũ kỹ, lạc hậu…đã ảnh hưởng rất lớn đến việc bảo quản nguyên vật liệu. 2.3.3. Quản trị chất lượng trong khâu sản xuất Công ty rất cố gắng cung cấp nguyên vật liệu đúng, đủ và có chất lượng nhằm đảm bảo cho sản xuất diễn ra bình thường và đúng kế hoạch. Tuy nhiên do số lượng nguyên vật liệu Công ty sử dụng là rất lớn với nhiều chủng loại khác nhau, do đó đôi khi việc sản xuất bị gián đoạn do thiếu các phụ gia cho sản phẩm. Cũng do tính chất của sản phẩm là tiêu thụ theo mùa nên việc đảm bảo đủ số lượng, chất lượng công nhân là rất khó khăn. Do đó, mặc dù Công ty đã có kế hoạch chuẩn bị nguồn lực nhưng việc sản xuất một số sản phẩm vẫn không theo đúng kế hoạch, một số loại bánh kẹo sản xuất thấp hơn so với kế hoạch đề ra (Bảng 1.5 - trang 21). Trong thời gian qua Công ty đã chú ý nâng cao chất lượng sản phẩm của mình. Trước khi đưa nguyên vật liệu vào sản xuất Công ty phải tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu. Khi phát hiện vật tư nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, người phát hiện phải để riêng vật tư, nguyên vật liệu không phù hợp và báo cáo cho trưởng đơn vị kiểm tra, nếu đúng thì lập phiếu đổi vật tư, nguyên vật liệu.. Chỉ khi nào vật tư nguyên vật liệu được kiểm tra là đạt tiêu chuẩn thì mới được đưa vào sản xuất. Trong quá trình sản xuất các cán bộ kỹ thuật luôn theo sát từng khâu của quá trình sản xuất để đảm bảo đúng yêu cầu đề ra. Để đánh giá tình hình chất lượng sản phẩm của Công ty, có thể thông qua chỉ tiêu tỷ lệ sai hỏng trong quá trình sản xuất. CPSX sản phẩm sai lỗi Tỷ lệ sai hỏng = ´ 100% SCPSX sản phẩm Bảng 2.7. Tình hình thực hiện chất lượng tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu Năm 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 Chi phí sản xuất (trđ) 96300 124500 103580 127430 132810 146250 157219 164105 Chi phí sản xuất hỏng (trđ) 1444,5 1493,9 921,9 1248,8 1367,9 1404,0 1477,9 1591,8 Tỷ lệ sai hỏng (%) 1,5 1,2 0,89 0,98 1,03 0,96 0,94 0,97 (Nguồn: P.Kỹ thuật) Qua biểu đồ ta thấy tỷ lệ sản xuất sản phẩm sai hỏng có xu hướng giảm qua các năm, nhất là từ năm 2002 so với năm 2000, tỷ lệ sai hỏng giảm đi rõ dệt. Cụ thể là năm 2000 tỷ lệ sai hỏng là 1,5% và năm 2001 tỷ lệ này là 1,2%,