Chuyên đề Hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty TNHH Nhà nước một thành viên cơ khí Hà Nội

bộ hệ thống trực tuyến. Đặc biệt, cần nhấn mạnh: Các phòng chức năng không có quyền ra mệnh lệnh cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất. Hiện nay kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng là tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Đã tạo được sự ổn định về mặt tổ chức cũng nhu đảm bảo các mối quan hệ trong Công ty. Tuy nhiên để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, bộ máy quản trị của Công ty cần được cải tiến ngày càng hoàn thiện hơn. Để hiểu rõ hơn ta tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của ban lãnh đạo cũng như các phòng ban trong Công ty. II. Chức năng nhiệm vụ của ban lãnh đạo Công ty Đối với bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào thì cán bộ lãnh đạo luôn đóng vai trò quan trọng, họ được coi là bộ não của Công ty quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Để Công ty phát triển trong điều kiện hiện nay khi mà khoa học công nghệ ngày càng phát triển và thị trường cạnh tranh vô cùng khắc nghiệt, yêu cầu của khách hàng về kiểu dáng mẫu mã và chất lượng hàng hoá ngày càng cao. Do đó không ngừng đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có trình độ năng lực chuyên môn phẩm chất chính trị vững vàng tạo ra sức mạnh tập thể đoàn kết nội bộ đảm bảo sự ăn khớp thường xuyên và sự phối hợp linh hoạt giữa đối tượng quản lý và đối tượng bị quản lý thực hiện tốt mục tiêu của doanh nghiệp. Ở Công ty hiện nay ban lãnh đạo bao gồm một chủ tịch Công ty kiêm Tổng Giám đốc và ba Phó tổng giám đốc phụ trách các lĩnh vực khác nhau. 1. Tổng giám đốc Công ty: Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty là người điều hành mọi hoạt động trong Công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý trực tiếp và pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh hoanh của Công ty. - Chức năng: Phụ trách chung mọi hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như các hoạt động khác theo điều lệ Công ty đồng thời điều hành giám sát các hoạt động của một số đơn vị trong Công ty như: bộ phận nghiên cứu đầu tư và quản lý dự án, bộ phận kinh doanh, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trường THCN chế tạo máy, phòng kế toán thống kê tài chính, phòng tổ chức nhân sự. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Xây dựng chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty, xây dựng các phương án hợp tác kinh doanh trong và ngoài nước cũng như các phương án sản xuất của Công ty. + Xây dựng và tổ chức bộ máy đủ về số lượng mạnh về chất lượng có thể đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh mà Công ty đã đề ra. + Đề ra các chính sách chất lượng của Công ty. + Quyết định xây dựng và xem xét theo định kỳ các hoạt động của hệ thống bảo đảm có chất lượng. + Quyết định giá mua, giá bán các sản phẩm dịch vụ của Công ty phù hợp với cơ chế thị trường. + Có quyền ra quyết định xử lý, kỷ luật các cá nhân đơn vị vi phạm nghiêm trọng các nội quy quy chế của Công ty cũng như khen thưởng các cá nhân, đơn vị có thành tích xuất sắc, có sáng kiến làm lợi cho Công ty. 2. Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất: - Chức năng: Giúp Tổng giám đốc tổ chức thực hiện kế hoạch đồng thời trực tiếp điều hành giám sát việc thực hiện công việc của một số phòng và một số xưởng như: Xí nghiệp Đúc, xưởng kết cấu thép, xưởng cơ khí lớn, xưởng cơ khí chính xác, xưởng cơ khí chế tạo, xưởng lắp ráp, xưởng bánh răng, xưởng cán thép, trung tâm kĩ thuật điều hành sản xuất, bộ phận chế tạo chuẩn bị dụng cụ gá lắp, xí nghiệp sửa chữa thiết bị, phòng vật tư, kho vật tư. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Xây dựng các phương án sản xuất, sắp xếp các lao động quản lý. + Ký các lệnh sản xuất các văn bản, quy chế quy định có liên quan đến điều hành sản xuất, vật tư cơ điện của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc đối với các quyết định và việc điều hành sản xuất của mình. + Đề ra các giải pháp kỹ thuật và xử lý các hiện tượng phát sinh gây ách tắc trong quá trình sản xuất cũng như vật tư phục vụ sản xuất. + Có quyền thay mặt Tổng giám đốc ký các hợp đồng gia công bên ngoài phục vụ cho quá trình sản xuất của Công ty. + Đề nghị thưởng phạt đối với các cá nhân và tập thể trong lĩnh vực mình phụ trách theo quy định của Công ty. 3. Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành kỹ thuật, khoa học công nghệ, chất lượng sản phẩm. - Chức năng: Giúp Tổng giám đốc quản lý và điều hành các phòng ban như: trung tâm thiết kế tự động hóa, phòng quản lý chất lượng sản phẩm. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Hướng dẫn các quy trình công nghệ, quy trình quy phạm kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, quản lý bảo dưỡng sửa chữa máy móc thiết bị đảm bảo các biện pháp kỹ thuật tối ưu cho sản xuất. + Nghiên cứu thiết kế các sản phẩm mới. + Có quyền khen thưởng những đơn vị cá nhân có thành tích xuất sắc cũng như kỷ luật những người vi phạm kỷ luật sản xuất. + Tổng kết bổ sung hoàn thiện quy trình công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mã, nhằm chiếm lĩnh thị trường trong và ngoài nước. 4. Phó tổng giám đốc phụ trách đời sống, bảo vệ, xây dựng cơ bản. - Chức năng: giúp Tổng giám đốc đề ra các kế hoạch xậy dựng cơ bản phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, chăm sóc sức khoẻ, nâng cao tinh thần làm việc thông qua các hoạt động văn hoá xã hội, đồng thời điều hành quản lỹ, giám sát các hoạt động của phòng quản trị đời sống, phòng bảo vệ, phòng y tế, trung tâm xây dựng cơ bản, trường mầm non Hoa Sen. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Đề cao các kế hoạch xây dựng mở rộng cơ sở hạ tầng, các phương án nâng cao tinh thần, chất lượng cuộc sống cho người lao động và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các quyết định và tình hình thực hiện do mình quản lý. + Thay mặt Tổng giám đốc ký kết các hợp đồng xây dựng cơ bản có giá trị đến 200 triệu đồng. + Có quyền khen thưởng các đơn vị cá nhân thuộc đơn vị mình phụ trách khi có thành tích hoặc vi phạm kỷ luật, nội quy, quy chế Công ty. 5. Trợ lý giúp việc giám đốc. Có trách nhiệm tập hợp thông tin, các văn bản pháp lý trong và ngoài công ty, phân loại, báo cáo giám đốc và các phó giám đốc được ủy quyền giải quyết, truyền đạt những ký kết của ban giám đốc về việc xử lý các thông tin và các văn bản hành chính đến các đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện, thiết lập kế hoạch làm việc của giám đốc trong tuần, chuẩn bị cho giám đốc các cuộc họp, hội nghị, lễ tân và tiếp khách. Nhìn vào bảng dưới ta thấy : Công ty với tổng số nhân viên là 997 người cũng như ngành nghề sản xuất kinh doanh là ngành cơ khí thì việc bố trí một TGĐ và ba Phó tổng giám đốc là tương đối hợp lý. Trình độ của Tổng giám đốc và các Phó giám đốc đều là trình độ đại học. Đây là một điều kiện vô cùng quan trọng giúp cho việc quản lý và ra quyết định của các giám đốc. Bảng 8: Chất lượng lao động trong ban lãnh đạo Công ty. TT Chức danh Tổng số Trình độ Ngành Tuổi <40 Tuổi 40-50 Tuổi >50 1 Tổng GĐ 1 ĐH Kinh tế 1 2 PTGĐ sản xuất 1 ĐH Cơ khí 1 3 PTGĐ kỹ thuật, KHCN, CLSP 1 ĐH Cơ khí 1 4 Phó TGĐ phụ trách bảo vệ đời sống 1 ĐH Cơ khí 1 5 Tổng cộng 4 0 4 0 Nguồn: báo cáo tình hình thực tế về số lượng lao động của Công ty đầu năm 2006 của phòng tổ chức. * Nhận xét Toàn bộ ban lãnh đạo Công ty đều đã qua các lớp bồi dưỡng và lý luận chính trị, quản lý kinh tế, quản lý hành chính, chuyên môn nghiệp vụ và ngoại ngữ. Đây là một thuận lợi đối với Công ty vì trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt hiện nay không ngừng đòi hỏi ban lãnh đạo Công ty phải vững về chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có kiến thức về quản lý pháp luật và ngoại ngữ mới có thể điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả. Trong ban lãnh đạo Công ty hiện nay có tới 4 người trong độ tuổi 40- 50. Đây là một thuận lợi cho Công ty vì kết hợp được cả kinh nghiệm quản lý cũng như sự năng động sáng tạo, đồng thời họ đã có thời gian gắn bó lâu dài với Công ty. Chính những điều này sẽ là một điều kiện để Công ty phát triển trong những năm tới. III. Thực trạng các bộ phận quản lý của công ty 1. Chức năng nhiệm vụ và tình hình thực hiện chức năng nhiệm vụ ở các phòng ban trong Công ty 1.1. Văn phòng giám đốc Công ty. - Tổng hợp thông tin, các văn bản pháp lý hành chính trong và ngoài Công ty. - Truyền đạt những ý kiến của Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc về việc xử lý các thông tin và các văn bản pháp lý hành chính đến các đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện. - Tổ chức, quản lý: lưu trữ chu chuyển các thông tin và các văn bản quản lý, thiết lập chương chình làm việc của ban giám đốc, chuẩn bị cho các hội nghị lễ tân, tiếp khách. Trình độ và tuổi đời: Khi đánh giá việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cá phòng ban chức năng thì trình độ và tuổi đời là 2 chỉ tiêu vì quan trọng. Đối với văn phòng giám đốc thể hiện bảng sau: Bảng 9: tình hình lao động của văn phòng Công ty. TT Chức danh Tổng số Trình độ Ngành Tuổi <40 Tuổi 40-50 Tuổi >50 Nhiệm vụ 1 Chánh văn phòng 1 ĐH Kinh tế 1 Phụ trách trực tiếp công việc 2 Nhân viên quản lý hành chính 1 ĐH Kinh tế 1 quản lý tài chính của công ty 3 Nhân viên phụ Trách chính sách và tiết kiệm 1 ĐH KT lao động 1 Đưa ra chính sach về TK 4 Chuyên viên 2 ĐH Kinh tế 1 1 Nghiên cứu-thông tin 5 Nhân viên văn thư 1 THCN Văn thư 1 quản lý dữ liệu trong Công ty 6 Lái xe 4 4 Tổng 10 6 2 2 Nguồn: Báo cáo tình hình lao động của Công ty đầu năm 2006. + Tình hình thực hiện các chức năng nhiệm vụ của văn phòng giám đốc với tầm quan trọng của một Công ty lơn cũng như tình chất công việc khá phức tạp và công việc trong Công ty là rất nhiều do vậy ban lãnh đạo Công ty thành lập văn phòng Giám đốc do Tổng giám đốc trực tiếp quản lý với biên chế hiện nay là 10 người chiếm 2.93% trong tổng số lao động gián tiếp và được phân công như sau: Chánh văn phòng là người phụ trách trực tiếp các công việc trong phòng và những công việc do Tổng giám đốc uỷ nhiệm các nhân viên có trách nhiệm tuân thủ và hoàn thành các công việc do trưởng phòng phân công và những công việc phát sinh khi trưởng phòng giao cho. * Nhận xét: - Trình độ của các cán bộ công nhân viên trong phòng đa phần đều là trình độ đại học chỉ có một người là có bằng trung cấp. Do vậy văn phòng giám đốc đã đảm nhận chức năng nhiệm vụ mà Công ty giao cho, đảm bảo không có sự chồng chéo với các phòng ban khác. - Về tuổi đời: Tuổi đời của cán bộ công nhân viên trong phòng như hiện nay là hợp lý chỉ có 2 người trên 50 tuổi. 1.2. Phòng tổ chức nhân sự. - Chức năng: Giúp Tổng giám đốc Công ty ra các quyết định, quy định, nội quy, quy chế về lao động tiền lương cũng như các chính sách của Nhà nước đối với người lao động, tổ chức nhân sự và giải quyết các vấn đề về nhân sự. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Xây dựng dự thảo các văn bản, nội quy, quy chế về tổ chức nhân sự, lao động tiền lương và liên hệ với các cơ quan bảo hiểm làm thủ tục giải quyết chế độ chính sách sau khi được Tổng giám đốc quyết định và giải quyết các vấn đề xã hội khác theo quy chế của Công ty đã ban hành. + Nghiên cứu và đề xuất các chủ trương, biện pháp, mô hình cụ thể để cải tiến bộ máy tổ chức quản lý nhằm thực hiện công việc hiệu quả hơn. + Dự thảo các văn bản về tổ chức nhân sự, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, đào tạo phát triển tài nguyên nhân sự. + Tình hình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng: Hiện nay phòng tổ chức có 6 cán bộ công nhân viên chiếm 1,78% lao động gián tiếp của Công ty, do Tổng giám đốc trực tiếp quản lý và phân công như sau: Một trưởng phòng (Vũ Khắc Nghĩa) là người được Tổng giám đốc bổ nhiệm có trách nhiệm phụ trách chung mọi mặt hoạt động trong phòng, thường xuyên báo cáo trực tiếp với tổng giám đốc về tình hình hoạt động của phòng và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động trong phòng. Nhân viên phụ trách chế độ tiền lương có trách nhiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và điều hành các công việc trong phòng khi trưởng phòng đi vắng. Các nhân viên khác giúp việc cho trưởng phòng. Bảng 10: tình hình lao động của phòng tổ chức nhân sự. TT Chức danh Tổng số Trình độ Ngành Tuổi <40 40-50 >50 Nhiệm vụ 1 Trưởng phòng 1 ĐH Cơ khí 1 Quản lý số lượng, chất lượng LĐ 2 NV phụ trách chế độ tiền lương 1 ĐH Kinh tế 1 Trả lương, thương theo QĐ cho CN 3 NV bảo hiểm lao động 1 ĐH Bảo hiểm 1 Đóng và chi cho CN tiền BH nếu có 4 NV theo dõi lao động 1 ĐH KT lao động 1 Giám sát lao động của CN 5 NV theo dõi bảo hiểm 1 ĐH Bảo hiểm 1 Giám sát việc thực hiện BH 6 NV theo dõi chính sách 1 ĐH Cơ khí 1 Theo dõi việc thực hiện CS Tổng 6 3 2 1 Nguồn: Báo cáo tình hình lao động của Công ty đầu năm 2006. Nhận xét: Chức năng mà Công ty giao cho phòng tổ chức như trên là hợp lý nhưng về nhiệm vụ thì có điểm chưa hợp lý là khối lượng công việc mà phòng đảm nhận là hơi nhỏ so với quy mô và tính chất của phong tổ chức. Với số lượng 6 người như hiện nay thì là phù hợp với khối lượng công việc mà phòng đảm nhận, không chồng chéo. Việc bố trí công việc đã phần nào đúng chuyên môn của từng người. Do vậy phát huy được khả năng của nhân viên phục vụ cho Công ty. Điều này tạo điều kiện rất lớn cho phòng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ và thực hiện được đầy đủ chức năng mà văn phòng đảm nhiệm. Tuy nhiên Trưởng phòng lại là người có bằng tốt nghiệp chuyên ngành cơ khí vì vậy đôi khi không phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức. Công ty nên cho trưởng phòng đi học tập thêm một chuyên ngành về kinh tế để có thể quản lý tốt hơn công việc được giao. Về trình độ: Cán bộ công nhân viên phòng có trình độ khá cao, có tới 6/6 người có trình độ đại học, chiếm 100% so với cả phòng. Điều này cho thấy cán bộ công nhân viên trong phòng hoàn toàn có khả năng đảm nhận các chức năng và nhiệm vụ mà Công ty giao cho. Về tuổi đời: Tuổi đời của cán bộ công nhân viên trong phòng là khá trẻ có 2 người có độ tuổi từ 40-50 chiếm 33.3%, 3 người có độ tuổi <40 chiểm 50,% và chỉ có một người trên 50 tuổi. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi cho Công ty. 1.3. Phòng tài chính kế toán, thống kê. - Chức năng: Giúp tổng giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế trong Công ty theo quy chế quản lý của Nhà nước ban hành. Quản lý thu chi trong Công ty và các khoản nộp ngân sách theo quy định của pháp luật. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và công tác kế toán thống kê. + Tổ chức ghi chép, tính toàn và phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. + Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách nhà nước, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại Công ty và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, công nợ phải thu, phải trả. + Thực hiện chế độ thành toán tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế. Tạm ứng và thanh toán tiền lương của cán bộ công nhân viên trong Công ty đúng kỳ hạn. - Tình hình thực hiện các chức năng nhiệm vụ của phòng: Đối với bất kỳ một cơ quan nào thì phòng kế toán cũng đóng vai trò quan trọng. Công ty cơ khí Hà nội cũng không ngoại lệ, phòng chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng giám đốc. Với biên chế như hiện nay là 15 người chiếm 4,02% tổng số lao động gián tiếp toàn Công ty và được phân công như sau: Một trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt hoạt động của phòng. Thường xuyên báo cáo với Tổng giám đốc tình hình trong phòng. Một phó phòng có trách nhiệm giúp trưởng phòng và điều hành các hoạt động trong phòng khi trưởng phòng đi vắng. Bảng 11: Cơ cấu lao động trong phòng Kt- Tk-Tc. TT Chức danh Tổng số Trình độ Ngành Tuổi <40 40-50 >50 Nhiệm vụ 1 Trưởng phòng 1 ĐH Kế toán 1 Theo dõi, hoạch định KH làm việc 2 Phó phòng 1 ĐH Kế toán 1 Trợ giúp trưởng phòng KT 3 NV kế toán tổng hợp 1 ĐH Kế toán 1 Trợ giúp NV kế toán khác 4 NV kế toán lương 1 ĐH Kế toán 1 Xác định lương cho từng CN 5 NV kế toán TSCĐ 1 ĐH Kế toán 1 Theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ 6 NV kế toán NVL 1 ĐH Kế toán 1 Theo dõi chi tiêu cho mua NVL 7 NV tính giá xưởng đúc 1 ĐH Kế toán 1 Tính giá thành SP đúc 8 NV tính giá xưởng cơ khí 1 ĐH Kế toán 1 Tính giá thành SP cơ khí 9 NV tính giá xưởng 1 ĐH Kế toán 1 Theo dõi chi tiêu ở các xưởng 10 NV tính giá kết cấu thép 1 ĐH Kế toán 1 Tính giá thành của SP thép 11 NV tính giá xưởng bánh răng 1 ĐH Kế toán 1 Tính giá thành sản phẩm 12 NV theo dõi mua bán v.tư 1 ĐH Thống kê 1 đảm bảo tốt nhất vât tư đầu vào 13 NV kế toán thanh toán 1 ĐH Kế toán 1 Theo dõi khoản thu chi của Cty 14 NV viết phiếu hoá đơn 1 CĐ Kế toán 1 Ký hoá đơn thanh toán 15 NV thủ quỹ 1 T.Cấp Kế toán 1 Theo dõi các quỹ trong Cty 16 Tổng số 15 12 2 1 Nguồn: Báo cáo tình hình lao động của Công ty đầu năm 2006. - Nhận xét: Nhìn chung sự phân công công việc trong phòng hiện nay là phù hợp với chức năng và nhiệm vụ được giao. Để có thể làm tốt được công việc về kế toán và tài chính là một công việc rất khó khăn. Chính vì vậy đòi hỏi phải có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ của từng người trong phòng và mỗi người phải có trách nhiệm về phần công việc của mình . + Trình độ của cán bộ và nhân viên trong phòng khá cao gồm 13 người có trình độ đại học 1 cao đẳng và 1 trung cấp. Đây là điều kiện thuận lợi cho phòng có thể hoàn thành công việc cũng như thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình. + Về tuổi đời: Trong phòng có 2 người ở độ tuổi 40-50, 12 người ở độ tuổi < 40 và chỉ có 1 người trên 50 tuổi. Hiện nay pháp luật kế toán ở nước ta chưa hoàn chỉnh và thường xuyên thay đổi để phù hợp với chế độ hiện hành và pháp luật quốc tế do đó đòi hỏi các cán bộ công nhân viên trong phòng phải không ngừng nâng cao trình độ để theo kịp sự thay đổi và nắm bắt được các chính sách của Nhà nước. Hiện nay trưởng phòng Kế toán TKTC là ông: Phan Phạm Hà 1.4. Bộ phận kinh doanh. - Chức năng: Giúp Tổng giám đốc tổ chức giao dịch, nghiên cứu thị trường, tìm kiếm ký kết các hợp đồng bán hàng, thực hiện các chiến dịch quảng cáo, khuyến mại, xúc tiến bán hàng, thực hiện các dịch vụ hậu mãi của Công ty. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Giao dịch và nghiên cứu thị trường: Giao dịch với các đối tác để tạo dựng những mối quan hệ sản xuất kinh doanh cho Công ty trong hiện tại và tương lai. Đôn đốc việc giữ đúng tiến độ của các hợp đồng nhằm giữ gìn uy tín của Công ty. Tiến hành các hoạt động marketing gắn liền với chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty. + Hợp đồng bán hàng: Thiết lập và theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế của Công ty ký kết với các khách hàng và nhà thầu liên quan đến sản xuất kinh doanh cung ứng vật tư, thiết bị, vận tải… + Thiết lập và quản lý mạng lưới đại lý bán hàng của Công ty. Theo dõi, đôn đốc các phòng ban và các cá nhân trong và ngoài Công ty cùng khách hàng nghiêm túc thực hiện đúng các điều khoản đã của hợp đồng kinh tế đã ký kết. - Tình hình thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh: Đối với bất kỳ một Công ty nào thì việc giao dịch thương mại cũng đóng vai trò đặc biệt quan trọng, Công ty làm ăn có lãi hay không một phần nhờ vào việc ký kết các hợp đồng. Công ty có mở rộng được hình ảnh của mình không là phụ thuộc vào các chiến lược quảng cáo và phát triển sản phẩm của Phòng kinh doanh. Với tầm quan trọng đó Tổng giám đốc đã thành lập phòng kinh doanh dưới sự quản lý trực tiếp của Tổng giám đốc. Hiện nay phòng có 12 người chiếm 3,2% tổng số lao động gián tiếp toàn Công ty và được phân công như sau: Một giám đốc( Nguyễn Ngọc Hùng) là người phụ trách chung mọi mặt hoạt động trong phòng, thường xuyên báo cáo các hoạt động với Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng mình. Ba phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc có trách nhiệm giúp giám đốc những mảng công việc mà được giám đốc giao cho, tuân thủ sự chỉ đạo của giám đốc, các nhân viên khác trong phòng có nhiệm vụ thực hiện các công việc mà Giám đốc và Tổng giám đốc giao cho. Bảng 12: Tình hình lao động của phòng kinh doanh. TT Chức danh Tổng số Trình độ Ngành Tuổi <40 40-50 >50 Nhiệm vụ 1 Giám đốc 1 ĐH CK 1 Theo dõi, hoạch định KH KD 2 PGĐ phụ trách hợp đồng 1 ĐH CK 1 Tim kiếm, thực hiện HĐ 3 PGĐ phụ trách N.Cứu thị trường và giao dịch 1 ĐH CK 1 Cung cấp cho GĐ thông tin về thị trường 4 PGĐ phụ trách bán hàng 1 ĐH CK 1 Xúc tiến việc tiêu thụ SP 5 NV giao nhận hợp đồng 1 ĐH CK 1 Theo dõi việc thực hiện HĐ 6 NV giao dịch 1 ĐH KT 1 Thực hiện các giao dịch 7 NV tính giá 1 ĐH KT 1 Đưa ra giá hợp lý nhất 8 NV bán hàng 1 TC KT 1 Tiêu thụ nhiều nhất SP C.Ty 9 NV kho 1 TC CK 1 Theo dõi tình hình ra vào kho: NVL, SP 10 NV lái cẩu trục 1 LĐPT CK 1 Di chuyển hàng đến nơi 11 NV bốc xếp 1 LĐPT CK 1 Giúp chuyển nhận hàng 12 KTV 1 ĐH CK Tổng 12 5 4 3 Nguồn: Báo cáo tình hình lao động của Công ty đầu năm 2006. - Nhận xét: Việc phân công chức năng nhiệm vụ trong phòng là tương đối hợp lý, đã đáp ứng được phần lớn công việc mà Công ty giao cho. Qua bảng trên ta thấy trình độ của cán bộ công nhân viên trong phòng có 8 người có trình độ đại học, 2 người có trình độ trung cấp và 2 lao động phổ thông. Tuy nhiên các vị trí trong phòng đều có trình độ và bằng cấp thích hợp với chức năng nhiệm vụ của mình. Do vậy tạo điều kiện cho phòng hoạt động có hiệu quả. Mặt khác tuổi trung bình của cán bộ trong phòng cũng khá cao, có 3 người ở độ tuổi trên 50 chiếm 25% tổng cán bộ công nhiên viên trong phòng. Trong khi đặc tính của phòng là tính năng động sáng tạo mà đặc tính đó lại ở lớp trẻ. Do vậy Công ty phải có biện pháp đào tạo nâng cao trình độ và trẻ hoá đội ngũ cán bộ công nhân viên phòng kinh doanh để hoạt động có hiệu quả hơn. 1.5. Phòng quản lý chất lượng sản phẩm. - Chức năng: Phòng có chức năng kiểm tra, giám sát, theo dõi toàn bộ chất lượng sản phẩm hàng hoá dịch vụ cũng như các vấn đề về môi trường trong phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đồng thời báo cáo kịp thời các hoạt động liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị cho Tổng giám đốc. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Nắm vững từng kế hoạch, tiến độ, thời gian của các hợp đồng sản xuất đối với hàng đơn lẻ và hàng loạt theo kế hoạch của trung tâm kỹ thuật điều hành sản xuất. + Tổ chức phân công lao động trong đơn vị hợp lý theo chức năng nhiệm vụ quyền hạn của từng người và chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra chất lượng phục vụ sản xuất đạt hiệu quả cao. + Xây dựng các phương án quản lý chặt chẽ chất lượng sản phẩm, môi trường trong Công ty, định kỳ kiểm tra đánh giá chất lượng tài sản, vật tư bán thành phẩm theo quy định của Công ty. - Tình hình thức hiện chức năng nhiệm vụ : Phòng có 25 nhân viên chiếm 6,43% tổng số lao động gián tiếp toàn Công ty được phân công như sau: Một trưởng phòng là người được Tổng giám đốc bổ nhiệm và là người điều hành cao nhất trong phòng, có trách nhiệm giải quyết mọi công việc của phòng theo chức năng nhiệm vụ được Tổng giám đốc giao cho. Hiện nay trưởng phòng là ông: Hà Đình Phương. Bốn phó phòng là những người do trưởng phòng đề nghị có trách nhiệm giúp đỡ trưởng phòng về chuyên môn mà họ được giao. Bảng 13: Tình hình lao động trong phòng quản lý chất lượng sản phẩm. TT Chức danh Tổng số Trình độ Ngành Tuổi <40 40-50 >50 Nhiệm vụ 1 Trưởng phòng 1 ĐH Cơ khí 1 Giám sát SX, báo cáo lảnh đạo 2 Phó phòng phụ trách CLSP 1 ĐH Cơ khí 1 Đảm báo SP luôn có CL tốt nhất 3 Phó phòng phụ trách môi trường 1 ĐH Cơ khí 1 Đảm bảo SX không ảnh hưởng MT 4 Phó phòng phụ trách hoá phân tích 1 ĐH Hóa học 1 Nghiên cứu SP đưa giải ra pháp 5 Phó phòng phụ trách khối nóng 1 ĐH HPT 1 kiểm tra, đảm bảo SX liên tục 6 KTV-KCS 11 ĐH Cơ khí 1 4 6 Giám sát, đảm báo CLSP tốt 7 KTV-KCS 2 TC Cơ khí 2 Giám sát, đảm báo CLSP tốt 8 KTV-MT 2 ĐH Cơ tin 1 1 Xem sét ảnh hưởng SX đến MT 9 KTV-MT 1 T.Cấp Môi trường 1 Xem sét ảnh hưởng SX đến MT 10 KTV-HPT 2 ĐH HPT 2 Phân tích ảnh hưởng MT đến SP 11 KTV-HPT 1 T.Cấp Cơ khí 1 Phân tích ảnh hưởng MT đến SP Tổng 25 7 10 8 Nguồn: Báo cáo tình hình lao động của Công ty đầu năm 2006. - KTV-KCS: kĩ thuật viên KCS. - KTV-MT : kĩ thuật viên môi trường. -KTV-HPT: kĩ thuật viên hóa phân tích. -Nhận xét: qua bảng trên ta thấy. + Về trình độ: Số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng có trình độ khá cao: 21 người có trình độ đại học, 4 người có trình độ trung cấp và không ai có trình độ sơ cấp. Điều này cho tháy cán bộ công nhân viên trong phòng hoàn toàn có đủ khả năng để hoàn thành công việc mà Công ty giao cho. + Về tuổi đời: Phần lớn cán bộ trong phòng có tuổi đời khá cao, 10 người có độ tuổi từ 40-50 chiếm 41,67% trong tổng số cán bộ của phòng, 8 người trên 50 tuổi và chỉ có 7 người dưới 40 tuổi. Một điều kiện thuận lợi là phòng có thể tận dụng kinh nghiệm làm việc của những nhân viên này. Bên cạnh đó phòng cũng phải có kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhân viên mới chuẩn bị cho những cán bộ sắp về hưu. 1.6. Phòng vật tư. - Vị trí: Điều hành công việc mu