Chuyên đề Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH một thành viên 91

độ và tuổi đời của nhân viên Phòng tổ chức lao động như sau: Bảng 2.4: Trình độ, tuổi đời các thành viên trong phòng Tổ chức lao động TT Chức vụ Số người Trình độ Ngành đào tạo Tuổi ≤30 30-40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 ĐH Q.trị nhân lực 1 2 Phó phòng 1 ĐH Kinh tế mỏ 1 3 N/v đào tạo 1 CĐ Công nghệ TT 1 4 N/v tổ chức 1 ĐH Kinh tế mỏ 1 5 N/v tổ chức 1 CĐ Q.trị nhân lực 1 6 N/v tiền lương 1 ĐH Q.trị nhân lực 1 7 N/v chế độ c.sách 1 ĐH Tài chính KT 1 Tổng số 7 2 4 1 (nguồn: phòng tổ chức lao động) Theo kết quả phỏng vấn các cán bộ, nhân viên trong phòng thì có 5/7 ý kiến cho rằng nhiệm vụ của phòng hiện nay còn có điểm chưa phù hợp (2 người còn lại không có ý kiến): Công tác định mức lao động theo nhiệm vụ công ty giao (đã nêu trong phần nhiệm vụ) nhưng thực tế hiện nay là do phòng kỹ thuật xây dựng mà chưa có ý kiến của phòng tổ chức lao động, do đó có những bước công việc định mức chưa thực sự phù hợp làm ảnh hưởng đến việc bố trí nhân lực, cũng như giao khoán quỹ lương cho từng công đoạn sản xuất của phòng. Các chức năng, nhiệm vụ khác các cá nhân trong phòng cho là phù hợp và không có ý kiến gì. - Nhận xét chung: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được giao của phòng và ý kiến của các cá nhân trong phòng ta có thể thấy: chức năng mà Công ty giao cho Phòng như trên là hợp lý nhưng nhiệm vụ còn có điểm chưa thực sự hợp lý: khối lượng công việc mà phòng đảm nhận hơi nhỏ so với quy mô và tính chất của phòng tổ chức. Để phù hợp hơn, theo tôi, phòng nên đảm nhận cả công việc lập kế hoạch và xây dựng định mức lao động, hoặc phối kết hợp với phòng kỹ thuật trong việc lập và xây dựng định mức lao động. + Về trình độ: Qua bảng trên ta thấy, trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng khá cao với 100% có trình độ đại học, cao đẳng. Điều này cho thấy, cán bộ công nhân viên trong phòng có khả năng đảm nhận tốt các chức năng và nhiệm vụ mà Công ty giao cho. + Về tuổi đời: nhân viên trong phòng phần lớn ở độ tuổi dưới 40, có 6 người, chiếm 85,7% của cả phòng; chỉ có 1 người có độ tuổi 40 - 50, chiếm 14,3%. Như vậy tuổi đời của cán bộ nhân viên trong phòng là khá trẻ, đây là thế mạnh của phòng trong việc tiếp cận các ứng dụng của khoa học công nghệ mới. - Mối quan hệ công tác của phòng tổ chức lao động: + Mối quan hệ theo chiều dọc: Phòng tổ chức lao động do Giám đốc trực tiếp quản lý. Do vậy, Phòng có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc và các Phó giám đốc và truyền đạt lại các quyết định của Ban lãnh đạo, của phòng tới các cá nhân, bộ phận có liên quan. + Mối quan hệ theo chiều ngang: được thể hiện qua sơ đồ sau Phòng tổ chức Kế hoạch sản xuất kinh doanh ảnh hưởng việc sử dụng lao động Kế hoạch tiền lương và các chi phí khác Kế hoạch sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động Bố trí, sắp xếp cơ cấu tổ chức bộ máy Phòng kế hoạch Phòng kế toán Các công trường, PX Qua sơ đồ ta thấy, phòng tổ chức có quan hệ mật thiết với các phòng kế hoạch, phòng kế toán và các công trường, phân xưởng khác thông qua việc sắp xếp bố trí điều chỉnh lao động và các kế hoạch về tiền lương, chính sách đối với người lao động . 2.2.4. Phòng tài chính kế toán 2.2.4.1. Chức năng: Tham mưu giúp việc Giám đốc về Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra và tổ chức thực hiện thông suốt hoạt động trên các lĩnh vực: Thực hiện Luật kế toán, thống kê; Công tác hạch toán kế toán, thống kê, tài chính, bao gồm nhưng không giới hạn bởi các nhiệm vụ sau: 2.2.4.2. Nhiệm vụ: - Tổ chức công tác hạch toán kế toán ở Công ty và phối hợp, hướng dẫn tổ chức công tác hạch toán kế toán ở các đơn vị trực thuộc. - Thu xếp huy động vốn bảo đảm hoạt động của Công ty. Tổ chức công tác kiểm kê tài sản của Công ty và hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác kiểm kê tài sản ở các đơn vị. - Tổ chức thanh toán các nghiệp vụ mua, bán sản phẩm và dịch vụ kể cả thanh toán bù trừ trong nội bộ Công ty và ngoài công ty. - Phân tích hoạt động kinh tế, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh. - Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc. - Biên chế và sự phân công nhiệm vụ: Phòng tài chính kế toán của Công ty có 8 cán bộ nhân viên, được phân cộng nhiệm vụ như sau: 1 Trưởng phòng; 1 phó phòng; 1 nhân viên kế toán tổng hợp; 1 nhân viên kế toán tài sản cố định; 1 nhân viên kế toán theo dõi mua bán vật tư và nguyên vật liệu; 1 nhân viên kế toán lương; 1 nhân viên kế toán tiền mặt, thủ quỹ; 1 nhân viên giá thành công đoạn. Trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt hoạt động của phòng, thường xuyên báo cáo với Giám đốc tình hình trong phòng. Phó phòng có trách nhiệm giúp trưởng phòng và điều hành các hoạt động trong phòng khi trưởng phòng đi vắng. Trình độ và tuổi đời của cán bộ và nhân viên trong phòng được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.5: Trình độ, tuổi đời các thành viên trong phòng tài chính kế toán TT Chức vụ Số người Trình độ Ngành đào tạo Tuổi ≤30 30-40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 ĐH Kinh tế 1 2 Phó phòng 1 ĐH Kinh tế mỏ 1 3 Kế toán tổng hợp 1 ĐH Kế toán 1 4 Kế toán TSCĐ 1 ĐH Tài chính 1 5 Kế toán vật tư 1 TC Kinh tế mỏ 1 6 Kế toán lương 1 CĐ Kế toán 1 7 Kế toán giá thành 1 CĐ Kế toán 1 8 Thủ quỹ 1 SC Kế toán 1 Tổng số 8 2 2 4 (nguồn: phòng tổ chức lao động) - Nhận xét chung: Nhìn chung sự phân công công việc trong phòng hiện nay là khá cụ thể, rõ ràng. Tuy nhiên theo kết quả khảo sát thời gian làm việc tại phòng tài chính kế toán thì thường xuyên sảy ra việc lãng phí thời gian làm việc, do số lượng người được biên chế nhiều hơn chức năng, nhiệm vụ mà phòng được giao, và công việc phát sinh cũng không nhiều. Do vậy biên chế của phòng hiện nay là chưa thật hợp lý, hiệu quả. + Về trình độ: Qua bảng trên ta thấy trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng có: 6 người có trình độ đại học và cao đẳng chiếm 75%; 1 trung cấp, 1 sơ cấp. + Về tuổi đời: Số người dưới 30 tuổi có 2 người, chiếm 25%; số người trong độ tuổi 30-40 có 2 người, chiếm 25%; trong độ tuổi 40-50 là 4 người, chiếm 50%; và không có người nào trong độ tuổi >50. Tuổi đời cán bộ công nhân viên của phòng như vậy là phù hợp với đặc điểm của ngành kế toán. - Mối quan hệ công tác của phòng với các phòng khác: + Mối quan hệ dọc: Phòng tài chính kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc, do vậy phòng phải có trách nhiệm báo cáo các hoạt động tài chính, kế toán, thống kê và những sự thay đổi trong phòng với Giám đốc. + Mối quan hệ ngang: Phòng tài chính kế toán có mối quan hệ với Phòng cơ điện-vật tư-vận tải trong việc mua bán vật tư, nguyên vật liệu; quan hệ trong vấn đề thanh quyết toán tiền lương, ăn ca, bồi dưỡng độc hại, ăn định lượng với phòng tổ chức lao động tiền lương và các công trường, phân xưởng; quan hệ với phòng kế hoạch XDCB trong công tác đầu tư xây dựng cơ bản. 2.2.5. Phòng Cơ điện vận tải vật tư (CVT) 2.2.5.1. Chức năng : Tham mưu giúp việc Giám đốc về Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra và tổ chức thực hiện thông suốt hoạt động trên các lĩnh vực: Quản lý vận hành an toàn hệ thống điện, các thiết bị cơ điện mỏ ; quản lý vận hành an toàn hệ thống vận tải than, đất đá đường bộ; công tác quản lý, khai thác sử dụng trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh ; công tác cung ứng vật tư, nhiên liệu, cung ứng và sử dụng điện năng và quản lý trang bị nhóm I, bao gồm nhưng không giới hạn bởi các nhiệm vụ sau: 2.2.5.2. Nhiệm vụ : - Đề xuất các dự án cung cấp điện trong Công ty, tham gia thẩm định các dự án phát triển sàng tuyển than. Tổ chức xây dựng các chỉ tiêu công nghệ, định mức tiêu hao điện, tiêu hao nhiên liệu, vật tư, các định mức kinh tế kỹ thuật khác trong lĩnh vực vận hành các thiết bị cơ điện, vận tải mỏ. - Tổ chức lập, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực hiện kế hoạch bảo đảm an toàn, phòng ngừa sự cố, kế hoạch bảo trì, sửa chữa, hiệu chỉnh, kiểm định các hệ thống thiết bị điện, cơ điện, vận tải mỏ. - Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất kinh doanh; kế hoạch sửa chữa lớn trang thiết bị hàng năm. Quản lý theo dõi xuất nhập tồn vật tư, theo dõi việc sử dụng vật tư trong công ty. Tiến hành các thủ tục mua bán vật tư, trang thiết bị theo quy định. - Tổ chức đăng kiểm, lưu hành xe ô tô, máy móc thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh và quan hệ với các cơ quan có liên quan giải quyết các thủ tục pháp lý liên quan đến máy móc thiết bị, vật tư, nhiên liệu (như xăng, dầu, mỡ, vật liệu ...). - Phối hợp với các cơ quan đại đội 10 Lữ đoàn 596 quản lý số lượng, chất lượng trang bị nhóm I. - Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc công ty. Biên chế và sự phân công nhiệm vụ: Phòng cơ điện vật tư vận tải hiện nay được biên chế 10 người, chiếm 4,3% trong tổng số lao động gián tiếp toàn Công ty, bao gồm: 1 trưởng phòng; 1 phó phòng; 1 nhân viên kỹ thuật máy và thiết bị mỏ; 1 nhân viên kỹ thuật ô tô xe máy; 1 kỹ sư điện; 1 thống kê tổng hợp; 3 nhân viên vật tư và 1 thủ kho xăng dầu. - Trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách chung mọi hoạt động của phòng, thường xuyên báo cáo trực tiếp với giám đốc về tình hình hoạt động của phòng. Phó phòng phụ trách công tác quản lý ô tô xe máy và điều hành các công việc trong phòng khi trưởng phòng đi vắng. Các nhân viên còn lại giúp việc cho trưởng phòng và phó phòng. Trình độ và tuổi đời của nhân viên Phòng cơ điện vật tư vận tải như sau: Bảng 2.6: Trình độ, tuổi đời các thành viên trong phòng CVT TT Chức vụ Số người Trình độ Ngành đào tạo Tuổi ≤30 30-40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 TC Ô tô xe máy 1 2 Phó phòng 1 ĐH Kinh tế mỏ 1 3 N/v kỹ thuật 1 ĐH Máy mỏ 1 4 N/v kỹ thuật 1 ĐH Ô tô xe máy 1 5 N/v cơ điện 1 ĐH Kỹ sư điện 1 6 N/v thống kê TH 1 ĐH Kinh tế mỏ 1 7 N/ v vật tư 1 TC Kế toán 1 8 N/ v vật tư 1 TC Kế toán 1 9 N/ v vật tư 1 TC Quản trị DN 1 10 Thủ kho xăng dầu 1 TC Tài chính KT 1 Tổng số 10 2 3 2 3 (nguồn: phòng tổ chức lao động) - Nhận xét chung: Với số lượng 10 người như hiện nay là phù hợp với khối lượng công việc mà phòng đảm nhận. + Về trình độ: Qua bảng trên ta thấy, trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng chưa cao với 5 người có trình độ đại học chiếm 50%, 50% còn lại có trình độ trung cấp. Trong khi đó trưởng phòng chỉ có trình độ là trung cấp ô tô xe máy. - Về tuổi đời: Số người dưới 30 tuổi là 2 người, chiếm 20%; số người từ 30-40 tuổi là 3 người, chiếm 30%; từ 40-50 tuổi có 2 người, chiếm 20%; có 3 người trên 50 tuổi, chiếm 30%. Cơ cấu tuổi của phòng nhw vậy là khá hợp lý. - Mối quan hệ công tác của phòng cơ điện vật tư vận tải: + Mối quan hệ theo chiều dọc: Phòng cơ điện vật tư vận tải có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc và các Phó giám đốc và truyền đạt lại các quyết định của Ban lãnh đạo, của phòng tới các cá nhân, bộ phận có liên quan. + Mối quan hệ theo chiều ngang: được thể hiện qua sơ đồ sau Phòng cơ điện vật tư vận tải Kế hoạch sản xuất kinh doanh ảnh hưởng tới sử dụng nguyên vật tư Mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất Kế hoạch SX KD ảnh hưởng đến việc sử dụng nguyên vật tư Biên chế máy móc thiết bị cho các công trường, phân xưởng SX Phòng kế hoạch Phòng kế toán Các công trường, PX Qua sơ đồ ta thấy, phòng cơ điện vật tư vận tải có quan hệ mật thiết với các phòng kế hoạch, phòng kế toán và các công trường, phân xưởng thông qua việc đầu tư máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, điều động máy móc thiết bị và vấn đề sử dụng nguyên vật tư ở các công trường, phân xưởng sản xuất. 2.2.6. Phòng Kỹ thuật sản xuất 2.2.6.1. Chức năng: Tham mưu giúp việc Giám đốc về Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra và tổ chức thực hiện thông suốt hoạt động trên các lĩnh vực: Công tác trắc địa; Công tác quản lý đánh giá chất lượng sản phẩm từ khâu khai thác chế biến đến khâu tiêu thụ; công tác nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ mới vào quá trình sản xuất kinh doanh và công tác môi trường, phòng chống mưa bão; bao gồm nhưng không giới hạn bởi các nhiệm vụ sau: 2.2.6.2. Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch kỹ thuật sản xuất hàng tháng, quý, năm và quy hoạch phát triển sản xuất 5 năm, 10 năm, xác định các chỉ tiêu công nghệ theo quy định của cấp trên. Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị xây dựng kế hoạch kỹ thuật sản xuất của đơn vị mình, tổ chức thẩm định phê duyệt và tổng hợp kế hoạch kỹ thật sản xuất chung của Công ty trình cấp trên phê duyệt; Nghiên cứu và chủ trì công tác môi trường, phòng chống mưu bão, tổ chức thực hiện kế hoạch bảo vệ môi trường, môi sinh, phòng chống mưa bão; Giám sát, kiểm tra định kỳ, đột xuất việc thực hiện kế hoạch kỹ thuật sản xuất, thiết kế khai thác, quy trình quy phạm kỹ thuật an toàn, các quy định quản lý kỹ thuật khai thác, địa chất, trắc địa, môi trường. Thẩm định các phương án điều chỉnh kế hoạch kỹ thuật SX trình Giám đốc Công ty phê duyệt. Nghiên cứu, hướng dẫn các đơn vị trong công tác quản lý nâng cao chất lượng than từ khâu khai thác đến khâu chế biến tiêu thụ; Điều tra giám sát và chịu trách nhiệm về việc kiểm tra và phát hiện kịp thời việc thất thoát, giảm phẩm cấp than.Lập các phương án khai thác và tận thu than, có kế hoạch sử dụng tối ưu và kiểm tra việc đổ thải theo tiến độ; Chủ trì nghiệm thu khối lượng mỏ thực hiện, than tồn kho, khối lượng thuê ngoài. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc công ty. - Biên chế và sự phân công nhiệm vụ: hiện nay phòng kỹ thuật có 16 cán bộ nhân viên, chiếm 6,9% trong lao động gián tiếp toàn Công ty và được bố trí công việc như sau: 1 trưởng phòng phụ trách chung mọi hoạt động của phòng; 1 phó phòng giúp việc cho trưởng phòng; 1 trợ lý kỹ thuật công nghệ; 2 trợ lý trắc địa, địa chất; 1 trợ lý về môi trường, 4 nhân viên kỹ thuật công nghệ; 3 nhân viên trắc địa mỏ; 1 nhân viên địa chất mỏ và 2 nhân viên môi trường. Trình độ và tuổi đời của nhân viên phòng kỹ thuật thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.7: Trình độ, tuổi đời các thành viên trong phòng kỹ thuật TT Chức vụ Số người Trình độ Ngành đào tạo Tuổi ≤30 30-40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 ĐH Khai thác mỏ 1 2 Phó phòng 1 ĐH Trắc địa mỏ 1 3 Trợ lý kỹ thuật CN 1 ĐH Khai thác mỏ 1 4 Trợ lý trắc địa, ĐC 2 ĐH Trắc địa mỏ 1 1 5 Trợ lý môi trường 1 TC Địa chất mỏ 1 6 N/v công nghệ 3 ĐH Khai thác mỏ 3 7 N/v công nghệ 1 TC Khai thác mỏ 1 8 N/v trắc địa mỏ 3 ĐH Trắc địa mỏ 1 1 1 9 N/v địa chất mỏ 1 TC Địa chất mỏ 1 10 N/v môi trường 1 CĐ Khai thác mỏ 1 11 N/v môi trường 1 TC Địa chất mỏ 1 Tổng số 16 5 6 3 2 (nguồn: phòng tổ chức lao động) - Nhận xét chung: Qua bảng trên ta thấy, biên chế và sự phân công nhiệm vụ của phòng kỹ thuật như vậy là khá hợp lý. + Về trình độ: Trình độ của cán bộ phòng kỹ thuật có 11 người trình độ đại học, chiếm 68,8%; 1 người có trình độ cao đẳng, chiếm 6,2%; còn lại 4 người có trình độ trung cấp, chiếm 25%. Những con số đó nói lên phần nào trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm và sự gắn bó với Công ty của họ. Đây là mặt mạnh của phòng kỹ thuật, đảm bảo cho phòng hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. + Về tuổi đời: Tuổi đời của cán bộ nhân viên trong phòng tương đối hợp lý, bởi yêu cầu công việc của phòng là tiến độ thực hiện phải nhanh và phần lớn công việc của nhân viên là phải đi xuống các công trường, phân xưởng nên đòi hỏi đội ngũ cán bộ vừa trẻ lại vừa phải có trình độ chuyên môn cao. Tuy nhiên để luôn duy trì được đội ngũ cán bộ hợp lý vừa có những cán bộ trẻ năng động vừa có những cán bộ trung tuổi có kinh nghiệm cao thì Công ty và phòng kỹ thuật phải luôn có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo đội ngũ cán bộ kế cận liên tục và kịp thời thay thế cho những cán bộ đến tuổi nghỉ hưu - Mối quan hệ công tác của phòng kỹ thuật SX: + Mối quan hệ dọc: Phòng kỹ thuật SX nằm dưới sự chỉ đạo của Phó giám đốc điều hành sản xuất. Do đó, mọi công tác liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng đều phải được báo cáo với Phó giám đốc điều hành sản xuất và Giám đốc Công ty. + Mối quan hệ ngang: Các công trường, phân xưởng Phòng kỹ thuật sản xuất Phòng kế hoạch XDCB Phòng cơ điện vật tư vận tải Qua sơ đồ trên, ta thấy phòng kỹ thuật sản xuất có mối quan hệ với phòng kế hoạch, căn cứ vào kế hoạch SXKD của phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật sẽ lập kế hoạch kỹ thuật sau đó chuyển sang phòng vật tư để phòng vật tư lập kế hoạch mua sắm vật tư tiêu hao, và triển khai các kế hoạch kỹ thuật tới các công trường, phân xưởng, đồng thời chỉnh sửa kế hoạch sản xuất khi kế hoạch chưa phù hợp hoặc có sự phản hồi từ các công trường, phân xưởng sản xuất. 2.2.7. Phòng An toàn - bảo hộ lao động (AT) 2.2.7.1. Chức năng: Tham mưu giúp việc Tổng giám đốc về Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra và tổ chức thực hiện thông suốt hoạt động trên các lĩnh vực: Công tác an toàn, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ, cấp cứu mỏ, bao gồm nhưng không giới hạn bởi các nhiệm vụ sau: 2.2.7.2. Nhiệm vụ: - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch an toàn lao động, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp, phòng chống cháy nổ, cấp cứu mỏ theo quy định và phù hợp với sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. - Thẩm định lần cuối cùng các kế hoạch phòng ngừa, loại trừ sự cố hằng năm của các đơn vị trực thuộc. Tổ chức thanh tra, kiểm tra, giám sát định kỳ và đột xuất việc thực hiện các biện pháp an toàn lao động, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ của các đơn vị trực thuộc. - Tổ chức huấn luyện, sát hạch cán bộ AT-BHLĐ theo phân cấp của Tổng công ty. Xây dựng và tổ chức mạng lưới an toàn viên trong toàn Công ty, quản lý đội cấp cứu mỏ bán chuyên; Biên chế và sự phân công nhiệm vụ: Phòng an toàn-bảo hộ lao động có 4 cán bộ nhân viên, được phân cộng nhiệm vụ như sau: 1 Trưởng phòng; 1 phó phòng; 1 nhân viên an toàn lao động và 1 nhân viên bảo hộ lao động. Trình độ và tuổi đời của cán bộ và nhân viên trong phòng được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.8: Trình độ, tuổi đời các thành viên trong phòng An toàn-BHLĐ TT Chức vụ Số người Trình độ Ngành đào tạo Tuổi ≤30 30-40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 ĐH Khai thác mỏ 1 2 Phó phòng 1 ĐH Khai thác mỏ 1 3 N/v an toàn 1 ĐH Khai thác mỏ 1 4 N/v bảo hộ LĐ 1 ĐH Kinh tế mỏ 1 Tổng số 4 2 1 1 (nguồn: phòng tổ chức lao động) + Về trình độ: Qua bảng trên ta thấy trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng là khá cao với 100% cán bộ nhân viên đều có trình độ đại học, đây là lợi thế lớn giúp phòng có thể hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. + Về tuổi đời: Số người dưới 30 tuổi có 2 người, chiếm 50%; số người trong độ tuổi 30-40 có 1 người, chiếm 25%; trong độ tuổi 40-50 là 1 người, chiếm 25%. - Mối quan hệ công tác của phòng với các phòng khác: + Mối quan hệ dọc: Phòng an toàn chịu sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc an toàn bảo hộ lao động, do vậy phòng phải có trách nhiệm báo cáo các hoạt động và những sự thay đổi trong phòng với phó giám đốc an toàn bảo hộ lao động và Giám đốc, đồng thời triển khai tới các công trường, phân xưởng các kế hoạch an toàn bảo hộ lao động khi được lãnh đạo công ty phê duyệt. + Mối quan hệ ngang: Phòng an toàn BHLĐ có mối quan hệ mật thiết với phòng kỹ thuật sản xuất như căn cứ vào các hộ chiếu của phòng kỹ thuật để lập các biện pháp an toàn, trang bị bảo hộ cho người lao động..., quan hệ với phòng tổ chức lao động trong công tác biên chế nhân lực để trang cấp trang bị bảo hộ cho người lao động theo từng đối tượng lao động. 2.2.8. Văn phòng (VP) 2.2.8.1. Chức năng: Tham mưu giúp việc Giám đốc về Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra và tổ chức thực hiện thông suốt hoạt động trên các lĩnh vực: Công tác văn phòng, công tác hành chính, công tác thông tin liên lạc, công tác Hậu cần và công tác y tế, bao gồm nhưng không giới hạn bởi các nhiệm vụ sau: 2.2.8.2. Nhiệm vụ: - Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ. Công nghệ thông tin, thông tin, liên lạc. - Quản trị cơ quan, tổ xe, tổ bảo vệ, tổ nấu ăn, nhà khách, nhà làm việc trong khuôn viên Công ty và các tài sản được giao. - Công tác y tế của văn phòng và mạng lưới y tế cơ sở toàn Công ty. Công tác hậu cầu của văn phòng và toàn Công ty. - Phối hợp với các phòng khác hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thành viên tổ chức thực hiện nhiệm vụ chuyên ngành. - Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc. Biên chế của Văn phòng công ty gồm có 21 cán bộ nhân viên, chiếm 9,09 % trong tổng số lao động gián tiếp của Công ty. Trong đó có: 1 chánh văn phòng phụ trách chung; 4 nhân viên văn thư, lưu trữ; 3 nhân viên y tế; 1 nhân viên tạp vụ; 3 nhân viên bảo vệ cơ quan; 4 nhân viên cấp dưỡng và 5 lái xe. Trưởng phòng là người phụ trách trực tiếp các công việc trong phòng và những công việc do giám đốc uỷ nhiệm. Các nhân viên có trách nhiệm tuân thủ và hoàn thành các công việc do trưởng phòng phân công. Về trình độ và tuổi đời của các thành viên trong văn phòng Công ty được tập hợp trong bảng sau: Bảng 2.9: Trình độ, tuổi đời các thành viên trong văn phòng công ty TT Chức vụ Số người Trình độ Ngành đào tạo Tuổi ≤30 30-40 40-50 >50 1 Chánh văn phòng 1 ĐH Sỹ quan ĐC 1 2 N/v văn thư 4 TC Văn thư LT 1 2 1 3 Y sỹ 3 TC Y sỹ 2 1 4 N/v tạp vụ 1 TC Phát thanh TH 1 5 N/v bảo vệ 3 LĐPT 1 1 1 6 N/v cấp dưỡng 4 SC Nấu ăn 2 1 1 7 Lái xe chỉ huy 5 SC Lái xe 3 2 Tổng số 21 7 9 5 (nguồn: phòng tổ chức lao động) Nhận xét: Văn phòng công ty được biên chế đông nhất trong khối văn phòng công ty và đảm nhiệm nhiều công việc với tính chất khác nhau. + Về biên chế và sự phân công công việc: Theo kết quả khảo sát thời gian làm việc cũng như phỏng vấn các cá nhân trong phòng thì số lượng 21 cán bộ nhân viên của văn phòng là khá đông và lãng phí, ví dụ nhân viên văn thư chỉ cần 2 người thì có đến 4 người, hay nhân viên cấp dưỡng hiện đang có tới 4 người trong khi thực tế chỉ cần dùng đến 2 người, do vậy văn phòng công ty nên xem xét lại việc bố trí nhân lực sao cho tiết kiệm và có hiệu quả nhất. + Về trình độ: Trình độ cán bộ nhân viên trong phòng chỉ có 1 người có trình độ đại học chiếm 4,8%; trình độ trung cấp là 8 người chiếm 38,1%; sơ cấp công nhân kỹ thuật có 9 người chiếm 42,8%; còn lại là 3 lao động phổ thông chiếm 14,3%. Nhìn vào kết quả này thì thấy trình độ của cán bộ nhân viên văn phòng công ty là thấp nhưng xét về tính chất công việc thì lại là phù hợp vì nhân viên văn thư, tạp vụ thì chỉ cần trình độ trung cấp hay lái xe, nấu ăn thì chỉ cần trình độ sơ cấp là đủ đáp ứng yêu cầu công việc. + Về tuổi đời: Độ tuổi < 40 có 16 người, chiếm 76,2%; độ tuổi 40-50 có 5 người, chiếm 23,8%. Cho thấy tuổi đời của cán bộ nhân viên văn phòng công ty là khá trẻ, điều này phù hợp với yêu cầu công việc của văn phòng. - Mối liên hệ công tác của văn phòng công ty: + Mối quan hệ dọc: Văn phòng công ty có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Giám đốc và các Phó giám đốc được uỷ quyền về các công việc được giao hàng ngày. + Mối quan hệ ngang: Văn phòng là cầu nối giữa Ban giám đốc và các bộ phận, các phòng, phân xưởng trong Công ty. Văn phòng có trách nhiệm tổ chức các cuộc họp trong nội bộ cơ quan; bố trí, trang trí hội trường,ổtong các buổi gặp gỡ, tiếp khách của ban lãnh đạo công ty cũng như các phòng khác với các đối tác bên ngoài. 2.2.9. Bộ máy điều hành tại các công trường, phân xưởng Do tính chất và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đa dạng và phức tạp nên bộ máy quản lý và điều hành tại các công trường, phân xưởng cũng khá phức tạp. Hiện nay Công ty có 10 công trường, phân xưởng sản xuất và tương ứng là 10 bộ máy chỉ huy. Đứng đầu mỗi công trường, phân xưởng là 1 quản đốc, phụ trách chung mọi hoạt động của phân xưởng và có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách kỹ thuật sản xuất theo định kỳ hoặc khi cần thiết. Giúp việc cho quản đốc các công trường, phân xưởng là các phó quản đốc công trường, phân xưởng, các trưởng ngành, bộ phận và các tổ trưởng tổ sản xuất. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại các công trường, phân xưởng được khái quát qua sơ đồ sau: Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại các công trường, phân xưởng Quản đốc Phó quản đốc Trưởng ngành 1 Trưởng ngành 2 Trưởng ngành n Tổ 1 Tổ 2 Tổ n Với sơ đồ tổ chức này, Công ty đã đảm bảo được tính tập trung dân chủ, đồng thời đáp ứng được nguyên tắc của chế độ một thủ trưởng. Lý do để Công ty quyết định tổ chức bộ máy tại các công trường, phân xưởng là nhằm tiến tới mục tiêu khoán giá thành công đoạn tới các công trường, phân xưởng. Do vậy, cơ cấu này tuy cồng kềnh nhưng lại phù hợp để trở thành một đơn vị độc lập giúp các công trường, phân xưởng chủ động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Về chức năng và nhiệm vụ trong các công trường, phân xưởng cũng được Công ty quy định rõ ràng, cụ thể: - Chức năng: Các cán bộ quản lý tại các công trường, phân xưởng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về các mặt quản lý, tổ chức, điều hành, sử dụng các tiềm năng lao động, thiết bị và các nguồn lực khác được giao. Đồng thời, công trường, phân xưởng chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ sản xuất được Công ty giao. - Nhiệm vụ: + Nắm vững kế hoạch được giao, thời gian hoàn thành, các yêu cầu về sản xuất kinh doa