Chuyên đề Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần cơ khí và xây dựng công trình 465

lý con dấu - Quản lý nhà cửa, cơ sở hạ tầng, trang bị văn phòng - Đảm bảo an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường và an toàn - Theo dõi an toàn và bảo hộ lao động - Chăm sóc sức khoẻ và người lao động - Đưa đón cán bộ đi công tác - Lập kế đào tạo hàng năm cho cán bộ công nhân viên theo yêu cầu của công ty - Đề xuất điều chuyển, bố trí lại nhân viên cho cán bộ nhân viên đã được phân công mà không phù hợp với khả năng trình độ chuyên môn. - Chấm dứt hợp đồng lao động và quyết định chế độ chính sách đối với những người không đáp ứng yêu cầu của công ty - Tổ chức áp dụng hệ thống tài liệu ISO đã ban hành để công ty được cấp giấy chứng nhận ISO Trách nhiệm phối hợp - Kiểm soát tài liệu - Kiểm soát hồ sơ - Xây dựng chất lượng - Quản lý quỹ lương - Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh - Đầu tư chiều sâu, mua sắm thiết bị mới - Quản lý vật tư, trang thiết bị sản xuất, xe máy phục vụ sản xuất - Tổ chức giao thầu cung ứng cung cấp vật tư, trang thiết bị phục vụ sản xuất - Tổ chức đánh giá nhà cung ứng cung cấp vật tư, trang thiết bị phục vụ sản xuất - Đánh giá chương trình nội bộ - Kiểm soát sản phẩm cơ khí - Phân tích dữ liệu - Cải tiến thường xuyên - Hành động khắc phục và phòng ngừa - Tham mưu cho lãnh đạo công ty lập kế hoạch củng cố tổ chức, quy hoạch cán bộ, xây dựng kế hoạch đào tạo, bổ sung nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty, nâng cao thu nhập cho người lao động. - Xây dựng hoàn chỉnh phiếu yêu cầu công việc cho từng chức danh - Báo cáo với lãnh đạo công ty để làm việc với các phòng ban nhằm xây dựng chức năng nhiệm vụ và cơ cấu nhân sự cần có của mỗi phòng ban theo quan điểm tinh gọn Cơ cấu - Trưởng phòng kiêm tổ chức nhân sự - Phó phòng kiểm công tác bảo hiểm, chính sách tiền lương. - Nhân viên văn thư tạp vụ - Nhân viên hành chính - Lái xe con Phòng tài chính kế toán Chức năng Tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê trong công ty, quản lý vốn góp của các thành viên theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty Nhiệm vụ Trách nhiệm chính Tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê trong công ty quản lý quỹ lương Trách nhiệm phối hợp Kiểm soát tài liệu Kiểm soát hồ sơ Xây dựng chính sách chất lượng Trao đổi thong tin nội bộ Xem xét của lãnh đạo Xây dựng đơn gía tiền lương Xây dựng các kế hoạch hoạt động, sản xuất kinh doanh Đầu tư chiều sâu, mua sắm thiết bị mới Soạn thảo hợp đồng thi công xây dựng Theo dõi việc thực hiện hợp đồng xây dựng Soạn thảo hợp đồng cung cấp sản phẩm cơ khí Theo dõi việc thực hiện hợp đồng cung ứng sản phẩm cơ khí Soạn thảo hợp đồng mua nguyên vật liệu Theo dõi việc thực hiện hợp đồng mua nguyên vật liệu Quản lý vật tư, trang thiết bị sản xuất, xe máy phục vụ sản xuất Tổ chức giao thầu cung úng cung cấp vật tư, trang thiết bị phục vụ sản xuất thi công Đề xuất cung ứng nguyên liệu, vật liệu phục vụ công trình Theo dõi tiến độ thi công công tác công trường Lập hồ sơ thanh quyết toán công trình Đánh giá chất lượng nội bộ Phân tích dữ liệu Cải tiến thường xuyên Hành động khắc phục phòng ngừa Cơ cấu Kế toán trưởng- trưởng phòng tổ chức- kế toán Phó phòng- kế toán tổng hợp Các kế toán viên Thủ quỹ Phòng kinh doanh Chức năng Tham mưu quản lý công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh và các hoạt động đầu tư của công ty Nhiệm vụ Trách nhiệm chính Xây dựng các kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh Đề xuất các phương án thực hiện phù hợp với kế hoạch Đầu tư chiều sâu, mua sắm thiết bị mới Đề xuất giao khoán, thanh toán nội bộ trong công ty Tìm kiếm khách hàng Đánh giá khả năng dự thầu xây dựng Đánh giá khả năng dự thầu cung cấp sản phẩm cơ khí Chăm sóc khách hang Lập hồ sơ dự thầu xây dựng Lập hồ sơ dự thầu cung cấp sản phẩm cơ khí Soạn thảo hợp đồng thi công xây dựng Soạn thảo hợp đồng cung cấp sản phẩm cơ khí Theo dõi đánh giá biến động giá cả nguyên vật liệu thi trường Lập hồ sơ thanh quyết toán công trình Theo dõi tiến độ sản xuất và lập hồ sơ thanh quyết toán Theo dõi và đo lương quá trình Phân tích dữ liệu Cải tiến thường xuyên Quản lý hành động khắc phục và phòng ngừa Trách nhiệm phối hợp Kiểm soát tài liệu Xây dựng chính sách chất lượng Xây dựng mục tiêu chất lượng Trao đổi thông tin nội bộ Xem xét của lãnh đạo Cung cấp các nguồn lực Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Theo dõi sự biến động lao động trên thị trường Xây dựng đơn giá tiền lương Soạn thảo hợp đồng mua nguyên vật liệu Theo dõi việc thực hiện đấu thầu các dự án Đề xuất cung ứng nguyên liệu, vật liệu phục vụ công trình thi công Đánh giá chất lượng nội bộ Theo dõi đo lường sản phẩm cơ khí Kiểm soát sản phẩm không phù hợp với xây dựng Kiểm soát sản phẩm không phù hợp với cơ khí Cơ cấu Trưởng phòng Phó phòng kiêm công tác kế hoạch Chuyên viên kinh doanh Nhân viên thống kê, điều độ sản xuất, hồ sơ Phòng vật tư thiết bị Chức năng Tham mưu công tác quản lý vật tư, trang thiết bị của công ty Nhiệm vụ Trách nhiệm chính Quản lý trang thiết bị sản xuất Soạn thảo hợp đồng mua nguyên vật liệu Quản lý và huy động vật tư, trang thiết bị sản xuất, xe máy phục vụ sản xuất Tổ chức giao thầu cung ứng, cung cấp vật tư, trang thiết bị phụ vụ sản xuất Tổ chức đánh giá nhà cung cấp vật tư, trang thiết bị phụ vụ sản xuất Kiểm soát các thiết bị theo dõi và đo lường Trách nhiệm phối hợp Kiểm soát tài liệu Kiểm soát hồ sơ Xây dựng chính sách chất lượng Xây dựng mục tiêu chất lượng Trao đổi thông tin nôi bộ Xem xét của lãnh đạo Cung cấp các nguồn lực Tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực Xây dựng các kế hoạch hoạt động sản xuất, kinh doanh Đầu tư chiều sâu mua sắm thiết bị mơi Theo dõi đánh giá biến động giá cả, nguyên vật liệu thị trường Đề xuất cung ứng nguyên liệu, vật liệu phục vụ công trình thi công Đánh giá chất lượng nội bộ Phân tích dữ liệu Cải tiến thường xuyến Hành động khắc phục và phòng ngừa Cơ cấu Trưởng phòng Phó phòng kiêm thống kê vật tư kĩ thuật- vật tư thi công Nhân viên tiếp liệu Thủ kho Phòng kĩ thuật cơ khí Chức năng Kiểm soát vịêc sản xuất ở các phân xưởng về chất lượng sản phẩm, biện pháp sản xuất và tình hình thực hiên tiến độ. Kiểm soát hồ sơ, tài liệu kĩ thuật giám sát sản xuất; tham gia một phần việc trong thiết kế thay đổi thiết kế với khách hàng trong các đơn đặt hàng. Nhiệm vụ trách nhiệm chính - Theo dõi việc thực hiện đấu thầu cung cấp sản phẩm cơ khí. - Đề xuất cung ứng nguyên liệu, vất liệu, phục vụ sản xuất - Nhận dạng và truy tìm nguồn gốc sản phẩm cơ khí - Theo dõi tiến độ sản xuất và lập hồ sơ thanh quyết toán - Đánh giá khả năng dự thầu cung cấp các sản phẩm cơ khí Trách nhiệm phối hợp Kiểm soát tài liệu Kiểm soát hồ sơ Xây dựng chính sách chất lượng Xây dựng mục tiêu chất lượng Xem xét của lãnh đạo Quản lý vật tư, trang thiết bị sản xuất, xe máy phục vụ sản xuất Tổ chức giao thầu, cung ứng, cung cấp vật tư, trang thiết bị phục vụ sản xuất Tổ chức đánh giá phục vụ sản xuất Kiểm soát các thiết bị theo dõi và đo lường Sự thỏa mãn của khách hang Đánh giá chất lượng nội bộ Cung cấp các nguồn lực Tuyển dụng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Quản lý trang thiết bị sản xuất Xây dựng các kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh Đầu tư chiều sâu mua sắm thiết bị mới Tìm kiếm khách hàng Đánh giá khả năng dự thầu, cung cấp các sản phẩm cơ khí Soạn thảo hợp đồng cung cấp sản phẩm cơ khí Săn sóc khách hàng sử dụng sản phẩm cơ khí Lập hồ sơ dự thầu cung cấp sản phẩm cơ khí Theo dõi việc thực hiện hợp đồng cung cấp các sản phẩm cơ khí Phân tích dữ liệu Cải tiến thường xuyên Hành động khắc phục phòng ngừa Cơ cấu Trưởng phòng Phó phòng Các kĩ thuật viên Phòng kĩ thuật thi công Chức năng Kiểm soát việc thi công công trình về tình hình thực hiện tiến độ, biện pháp thi công và chất lượng dự án. Kiểm soát hồ sơ, tài liệu kĩ thuật; giám sát thi công công trình; tham gia một phần việc trong thống kê; thay đổi thiết kế với chủ đầu tư trong các hạng mục công trình do công ty thi công Nhiệm vụ A. Trách nhiệm chính - Theo dõi việc thực hiện đấu thầu cung cấp sản phẩm xây dựng - Nhận dạng và truy tìm nguồn gốc xây dựng - Bảo toàn sản phẩm kinh doanh - Đề xuất cung ứng nguyên liệu, vật liệu phục vụ công trình thi công - Theo dõi và đo lường sản phẩm xây dựng - Kiểm soát sản phẩm không phù hợp với xây dựng B. Trách nhiệm phối hợp - Kiểm soát tài liệu - Kiểm soát hồ sơ - Xây dựng chính sách chất lượng - Xây dựng mục tiêu chất lượng - Trao đổi thông tin nội bộ - Xem xét của lãnh đao - Tuyển dụng đào tạo phát triền nguồn nhân lưc - Quản lý trang thiết bị sản xuất - Xây dựng các kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh - Theo dõi tiến độ thi công các công trường - Đề xuất giao khoán, thanh toán nội bộ trong công ty - Đầu tư chiếu sâu mua sắm thiết bị - Lập hồ sơ thanh quyề toán công trình - Kiểm soát các thiết bị theo dõi và đo lường - Sự thỏa mãn của khách hàng - Đánh giá chất lượng nội bộ - Theo dõi đo lường quá trình - Tìm kiếm khách hàng - Theo dõi việc thực hiện đấu thầu xây dựng - Đánh giá khả năng dự thầu xây dựng - Chăm sóc khách hàng xây dựng - Lập hồ sơ dự thầu xây dựng - Soạn thảo hợp đồng thi công xây dựng - Theo dõi việc thực hiện hợp đồng xây dựng - Quản lý vật tư, trang thiết bị sản xuất, xe máy phục sản xuất - Tổ chức giao thầu cung ứng, cung cấp vật tư, trang thiết bị sản xuất - Tổ chức đánh giá cung ứng, cung cấp vật tư, trang thiết bị sản xuất - Phân tích dữ liệu - Cải tiến thường xuyên Cơ cấu Trưởng phòng Phó phòng Các kĩ thuật viên Ban điều hành dự án Chức năng Điều hành dự án thi công theo sự ủy quyền của giám đốc Nhiệm vụ - Tổ chức thi công công trình tại các địa phương theo uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả thực hiện của các đội thi công - Căn cứ hồ sơ dự án để xem xét và quyết định cung ứng nguyên liệu, vật liệu phục vụ công trình thi công - Theo dõi sự đánh giá tiến độ thi công các công trường và xem xét hồ sơ thanh quyết toán công trình - Tổ chức và kiếm soát công tác huấn luyện an toàn lao động cho công nhân xây dựng thuộc phạm vi dự án phụ trách Cơ cấu Trưởng ban Phó ban Các kĩ thuật viên Nhân viên thanh toán Nhân viên vật tư Các phân xưởng và các đội xây dựng - Tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất, đảm bảo số lượng và chất lượng đúng yêu cầu tiên tiến - Kiểm tra mọi yếu tố sản xuất, chuẩn bị các điều kiện sản xuất, tổ chức ca kíp điều phối lao động và phương tịên trong phân xưởng, đội để thực hiện tốt kế hoạch - Tổ chức theo dõi và đo lường quá trình sản xuất tại phân xưởng, đội, phối hợp các bộ phận trong phân xưởng để cải tiến và nâng cao không ngừng năng lực sản xuất, thiết bị và con người - Đánh giá mức chất lượng sản phẩm làm ra ở các khâu trong sản xuất, khắc phục các nguyên nhân gây ra sản phẩm không phù hợp và đưa ra các biện pháp phòng ngừa. - Chịu trách nhiệm hoàn toàn về chất lượng sản phẩm trong công đoạn do phân xưởng đội sản xuất - Quản lý và sử dụng phương tiện cho sản xuất toàn bộ cơ sở hạ tầng tại phân xưởng hoặc công trường. Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về việc quản lý điều hành phương tiện và lao động dưới quyền sao cho an toàn, hiệu quả, hợp pháp, hợp lý, hợp trình. - Tổ chức học tập và thực hiện các quy định, nội quy mà giám đốc công ty đã quyết định và công bố ban hành Ban KCS Ban KCS thực chất là ban nghiệm thu chất lượng sản phẩm Chức năng Nghiệm thu sản phẩm của công ty trước khi giao cho khách hàng nhằm đảm bảo chất lượng tốt nhất theo yêu cầu của khách hàng Nhiệm vụ - Nghiệm thu chất lượng tất cả các sản phẩm cơ khi, xây dựng, xe máy thiết bị sủa chữa trước khi ban giao - Chịu trách nhiệm trước giám đốc về cam kết chất lượng sản phẩm trước khi bàn giao - Báo lại các sản phẩm không đạt chất lượng cho các đơn vị thi công, sản xuất Nhận xét: mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến chức năng thể hiện: các phòng ban, bộ phận trong công ty cũng được phân chia chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Việc phân chia chức năng chuyên môn hoá, mỗi phòng ban đảm nhiệm một số chức năng, nhiệm vụ nhất định, và trong mỗi phòng ban lại được chia nhỏ công việc cho từng người, việc tổ chức cơ cấu theo mô hình này giúp công ty khai thác các trình độ chuyên môn, kĩ năng, kinh nghiệm của từng người và qua quá trình làm việc lại nâng cao trình độ của nhân viên, các thông tin được từng bộ phận xử lý một cách kịp thời Giữa các phòng ban, bộ phận có mối quan hệ phối hợp trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công, cùng nhau phối hợp hỗ trợ đắc lực cho việc ra quyết định của giám đốc. Trách nhiệm phối hợp được quy định cụ thể cho các bộ phận. Ví dụ: công nhân sau khí kết thúc công việc ghi công vào sổ chấm công được sự xác nhận của quản đốc (đội trưởng) hay phó quản đốc (đội phó), sau đó được nhân viên thống kê thông kê lại. Sau đó được tổng hợp lại và phòng nhân chính dựa vào đơn giá tiền lương tính lương, rồi được chuyển sang phòng kế toán để thủ quỹ phát lương…. Quyền hạn trực tuyến thuộc về những người quản lý trực tuyến và người quản lý chung. Người quản lý trực tuyến có quyền ra quyết định vf chỉ thị đối với cấp dưới trong các lĩnh vực của mình đảm nhận. Từ giám đốc xưống các phó giám đốc, trưởng các bộ phận phòng ban, xuống nhân viên là mối quan hệ trực tuyến. Ngược trở lại là mối quan hệ báo cáo, tử nhân viên đến trưởng phòng, phó giám đốc, đến giám đốc. Mọi mệnh lệnh, chỉ thị do cấp trên đưa ra đều phải được nhân viên cấp dưới chấp hành nghiêm chỉnh, vì vậy không được bố trí chồng chéo về chức năng quản lý dễ dẫn đến những quyết định trái ngược nhau, gây khó khăn cho việc thi hành của cấp dưới. Nhìn chung, công ty không có nhiều cấp quản lý, phạm vi quản lý không quá rộng do đó các quyết định có thể được thi hành một cách nhanh chóng, thông tin được chuyển tải, xử lý một cách kịp thời. Việc thiết kế theo mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng còn tạo điều kiện hợp tác giữa người lao động trong phòng ban, tuy nhiên nếu không có sự kết hợp hài hoà có thể có sự bất hợp tác giữa các phòng ban với nhau. Mặt khác vẫn còn sự chồng chéo về mặt quản lý, và hạn chế về sự bố trí lao động cho phù hợp với khối lượng công việc. 2.2.2 Phần tích thực trạng các yếu tố thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần 465 2.2.2.1 Chuyên môn hóa trong cơ cấu tổ chức công ty cổ phần 465 Công ty có sự phân chia các chức năng quản lý khác nhau, mỗi phòng ban đảm nhiệm một hoặc một số nhiệm vụ nhất định như: chức năng điều hành được giao cho ban giám đốc đảm nhiệm, chức năng thanh tra được giao cho ban kiếm soát, quản lý lao động tiền lương được giao cho phòng tổ chức hành chính, chức năng kĩ thuật cơ khí được giao cho phòng cơ khí, chức năng kĩ thuật trong xây lắp được giao cho phòng kĩ thuật thi công, chức năng thống kê tài chính kế toán được giao cho phòng tài chính kế toán. Chức năng cung cấp vật tư thiết bị được giao cho phòng vật tư thiết bị và đội thiết bị Công ty còn phân công một người kiêm nhiều nhiệm vụ như: trưởng phòng tổ chức hành chính kiêm công tác tổ chức cán bộ và đào tạo, phó phòng tổ chức hành chính kiêm tổ chức lao động tiền lương và chế độ chính sách. Phó phòng vật tư thiết bị kiêm thống kê vật tư kĩ thuật, vật tư thi công… Ưu điểm: các phòng ban được phân công nhiệm vụ cụ thể, và xác định trách nhiệm phối hợp giữa các phòng ban như: xây dựng đơn giá tiền lương là trách nhiệm chính của phòng tổ chức hành chính, nhưng các phòng tài chính kế toán có trách nhiệm hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức phối hợp các phòng ban chức năng với các nhiệm vụ cụ thể. Mặt khác làm tăng năng suất lao động do người lao động am hiểu chuyên môn nghiệp vụ, và học hỏi kinh nghiệm kiến thức chuyên môn giữa những người lao động trong các phòng ban Nhược điểm: hiện nay trong ban lãnh đạo của công ty thì phó giám đốc nội chính chỉ thực hiện một số ít chức năng, nhiệm vụ trong công ty, quản lý trực tiếp phòng tổ chức hành chính nhưng trong công tác tổ chức cán bộ của công ty do giám đốc trực tiếp quản lý, ta thấy vị trí này làm cho bộ máy quản lý thêm cồng kềnh và giảm tính linh hoạt của bộ máy và trên thực tế các chức năng nhiệm vụ về mặt tổ chức của phó giám đốc nội chính thì trưởng phòng tổ chức hành chính có thể đảm nhận. Điều này còn dẫn đến trưởng phòng tổ chức hành chính phải chịu sự giám sát của giám đốc và phó giám đốc nội chính. Do đó ta có thể cắt giảm vị trí này. Mặt khác sự chuyên môn hóa cao làm cho công việc trở nên nhàm chán, ảnh hưởng tới năng suất lao động và sự không thỏa mãn trong công việc của người lao động: phòng tổ chức hành chính một văn thư lưu trữ, một nhân viên đánh máy photo copy, một nhân viên phục vụ...hay các vị trí nhân viên thống kê đội cầu, mỗi đội có 1 nhân viên thống kê trong khi số lao động của đội dưới 20 người. Điểu này còn làm cho bộ máy quản lý cồng kềnh và tốn chi phí quản lý và tốn nguồn nhân lực. Vì vậy có thể giảm nhân viên hành chính, và gộp các đội 2 và đội cầu 4 lại thành một đội. 2.2.2.2 Bộ phận hóa Thể hiện việc quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban. Công ty thực hiện bộ phận hóa theo chức năng như: phối hợp chức năng hành chính và nhân sự thành phòng tổ chức hành chính, phòng cung cấp vật tư và thiết bị thành phòng vật tư- thiết bị. Ta thấy trong phòng tổ chức hành chính chỉ có 1 nhân viên tổ chức trong khi có 9 nhân viên hành chính, mà lại không có phó phòng hành chính để điều hành công việc hành chính khi trưởng phòng đi vắng. Mặt khác công tác tiền lương theo phân công cho phòng tổ chức- hành chính, nhưng do phòng có phó phòng đảm nhận cả công việc tiền lương, bảo hiểm, chính sách nên khối lượng công việc quá nhiều mà vấn đề tiền lương là vấn đề rất quan trong ở tất cả các tổ chức, và mảng tiền lương này được phân sang phòng kinh doanh. Điều này làm cho khối lượng công việc phòng kinh doanh nhiều, làm ảnh hưởng đến công việc trước đây phòng kinh doanh đảm nhận, lại không có cán bộ về chuyên môn này để thực hiện và nó có thể ảnh hưởng đến công việc trước đây phòng kinh doanh đảm nhiệm và công tác tiền lương không đáp ứng yêu cầu của công ty. Vì vây, cần bổ sung thêm lao động tổ chức: chuyên viên chế độ chính sách, chuyên viên lao động tiền lương, định mức, luư trữ hồ sơ, thống kê nhân sự. Trên thực tế hiện nay ban KCS ( nghiệm thu chất lượng sản phẩm) đã giải thể, và công việc nghiệm thu chất lượng sản phẩm giao cho phòng kĩ thuật và các đội thi công, ta thấy điều này cũng hợp lý làm cho bộ máy gọn nhẹ hơn Ưu điểm: Trong phòng ban người lao động giao tiếp, phối hợp với nhau trong công việc, học hỏi chuyên môn, kinh nghiêm, trao đổi thông tin từ đó tạo điều kiện để nâng cao chuyên môn nghề nghiệp Nhược điểm: Bất cập trong bộ phận hóa theo chức năng như: chức năng lao động tiền lương được giao cho phòng tổ chức hành chính nay lại được chuyển giao sang phòng kinh doanh. Hạn chế trong việc trao đổi thông tin, hợp tác trong công việc giữa phòng kế toán với phòng tổ chức hành chính, và với phòng kinh doanh. Hiện nay trong công ty vừa có phòng vật tư- thiết bị lại có đội vật tư thiết bị điều này làm cho bộ máy quản lý thêm cồng kềnh, vì đội vật tư thực hiện một phần nhiệm vụ như phòng vật tư thiết bị. Do đó để bộ máy gon nhẹ và linh hoạt chỉ cần cơ cấu một phòng vật tư thiết bị phụ trách toàn bộ về vấn đề vật tư, thiết bị của công ty. Ở các đội cầu số lượng lao động ít chỉ khoảng dười 20 người mà được chia làm 2 đội, trong khi các phân xưởng cơ khí mỗi phân xưởng có khoảng trên 40 người do đó làm tốn nhân lực và chi phí quản lý, nên ta có thể gộp lại thành một đội cầu. 2.2.2.3 Phạm vi quản lý của công ty cổ phần 465 Bảng 3. Số lượng cán bộ công nhân viên trong các phòng ban (đơn v ị: người) STT Các phòng ban bộ phận Lãnh đạo Nhân viên thừa hành Tổng số cán bộ nhân viên 1 Ban giám đốc 4 0 4 2 Phòng tổ chức hành chính 2 9 11 3 Phòng kinh doanh 2 5 6 4 Phòng tài chính kế toán 2 4 6 5 Phòng vật tư thiết bị 2 3 6 6 Phòng kĩ thuật thi công 2 7 9 7 Phòng kĩ thuật cơ khí 2 4 8 8 Ban điều hành dự án 2 4 6 Nguồn phòng tổ chức – hành chính Qua bảng ta thấy phạm vi quản lý không đồng đều: trong ban giám đốc thì phó giám đốc nội chính nội chính chỉ điều hành trực tiếp phòng tổ chức hành chính, còn phó giám đốc kĩ thuật thi công điều hành phòng kĩ thuật thi công các đội cầu và đội xây lắp, phó giám đốc kĩ thuật cơ khí điều hành phòng kĩ thuật cơ khí, phòng vật tư thiết bị, các phân xưởng cơ khí. Phòng tổ chức hành chính dưới trưởng phòng có 10 nhân viên, phòng vật tư thiết bị dưới trưởng phò có 4 nhân viên…các phân xưởng và các đội thi công, dưới phó quản đốc phân xưởng có khoảng 40- 45 công nhân, các đội xây lắp dưới đội trưởng có khoảng 30-40 công nhân,đây chỉ là số công nhân nằm trong biên chế của công ty, do đặc điểm công ty giao thông nên thường thi công các công trình dự án ở các địa phương nên để giảm chi phí luân chuyển lao động và tiến độ thi công công trình nên các đội thi công có thể tuyển thêm lao động địa phương. Ưu điểm: phạm vi quản lý không rộng, không hẹp, phù hợp với công ty, do đó lãnh đạo có thể kiểm soát được các nhân viên dưới quyền Nhược điểm: Phạm vi quản lý không đồng đều giữa các phòng ban. Mặt khác khó khăn trong quản lý cho đội trưởng các đội thi công và các phân xưởng phải quản lý một số lượng lao động lớn, nhất là tại các công trình tuyển lao động địa phương với phong tục tập quán khác nhau. 2.2.2.4 Hệ thống điều hành của công ty Quan hệ báo cáo Giám đốc → phó giám đốc → Trưởng phòng → nhân viên Hệ thống điều hành: từ giám đốc đến phó giám đốc đến trưởng phòng hay quản đốc và đến nhân viên. Và ngược trở lại là quan hệ báo cáo. Các phó giám đốc hỗ trợ, tham mưu cho giám đốc trong việc đề ra các quyết định. Các nhân viên có trách nhiệm báo cáo cho các trưởng phòng, phó phòng hay quản đốc về sự thực hiện công việc. Các phòng ban trong công ty có nhiệm vụ phối hợp với nhau cùng thực hiện công việc Ưu điểm: số cấp điều hành từ giám đốc xuống nhân viên 3 cấp, phù hợp với công ty hiện nay, mỗi cá nhân chịu trách nhiệm trước một cấp trên, đảm bảo việc ra các quyết định và thực hiện các quyết định một cách nhanh chóng. Nhược điểm: cấp bậc quyền lực ít phạm vi quản lý rộng làm cho cán bộ không giám sát chặt chẽ được nhân viên, như phòng tổ chức hành chính một trưởng phòng và 10 nhân viên như vậy lãnh đạo không kiểm soát chặt chẽ công việc của từng nhân viên. Mặt khác có sự chồng chéo về mặt quản lý, như trưởng phòng tổ chức hành chính thì chịu sự giám sát điều hành của giám đốc và phó giám đốc nội chính, trưởng phòng vật tư thiết bị chịu sự giám sát trực tiếp của phó giám đốc kĩ thuật thi công và phó giám đốc cơ khí-vật tư. 2.2.2.5 Tập quyền và phân quyền Tính tập quyền ở đây thể hiện mọi quyết định do giám đốc, tất cả các quyết định cuối cùng đều thuộc về giám đốc. Phó giám đốc và các phòng ban chỉ tham mưu hỗ trợ cho việc ra quyết định của giám đốc. Phân quyền: có các cuộc họp để nhân viên đóng góp ý kiến, các quyết định tại các phòng ban có ảnh hưởng trong phạm vi nhỏ tài trưởng phòng, quản đốc hay giám đốc xí nghiệp có quyền quyết đinh 2.2.2.6 Chính thức hóa Công ty có các quy định, nội quy làm việc tại các phòng ban và các phân xưởng. Mức độ chính thức hóa được thể hiện ở việc quy định nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban. Tuy nhiên hiện nay công ty chưa có bản mô tả công việc, hay bản yêu cầu công việc với người thực hiện ở các vị trí, công ty chưa có các thông báo viết lên bảng ghi thời gian làm việc, ca trực trong ngày khi có sự thay đổi. Chưa có sự phân công chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí đảm nhận.Việc phân công nhiệm vụ cho các nhân viên được giao cho các phòng ban Ưu điểm: tạo điều kiện cho lao động chủ động, linh hoạt trong công việc. Các phòng ban có thể bố trí lao động đảm nhận các nhiệm vụ tùy thuộc vào khối lượng công việc trong phòng Nhược điểm: quản lý của công ty chưa hệ thống, chưa đồng bộ. Việc chưa có các quy định cụ thể mà chỉ ngầm định dẫn đến người lao động làm việc theo kinh nghiệm dẫn đến việc đánh giá sự thực hiện công việc không đảm bảo dẫn đến sự không hài lòng của người lao động. Đồng thời trưởng bộ phận khó có thể kiểm tra được mức độ thực hiện công việc một cách chính xác 2.2.3 Phân tích đánh giá cơ cấu tổ chức về mức độ hoàn thành 2.2.3.1 Tính tối ưu Qua phân tích ta thấy bộ máy quản lý của công ty hiện nay còn cồng kềnh như: vị trí phó giám đốc nội chính, và các đội cầu, cán bộ quản lý nhiều so với số lượng công nhân, đội thiết bị làm cho bộ máy cồng kềnh hoạt. Số lượng cán bộ tổ chức lao động tiền lương chưa đủ đáp ứng yêu cầu của công ty Công ty chưa có đầy đủ các văn bản quy định cụ thê làm cho việc quản lý, theo dõi và kiểm tra công việc của nhân viên không đảm bảo. Tức là tính chính thức hóa chưa cao Tuy nhiên công ty có sự chuyên môn hóa sâu làm, các mối quan hệ phòng ban được thiết lập, quan hệ phối hợp giữa các bộ phận hợp lý. Thể hiện ở việc tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty, tăng thu nhập cho người lao động. 2.2.3.2 Tính linh hoạt Cơ cấu tổ chức của công ty tương đối linh hoạt. Mỗi nhân viên chỉ chịu sự điều hành quản lý của một cấp trên, khi mà trưởng bộ phận đi vắng thì có phó phòng hay phó quản đốc thay thế. Khi giám đốc đi vắng các