Chuyên đề Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHHNN 1 thành viên cơ khí Hà Nội

đúng, đầy đủ phương châm “ Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”. Luôn cải tiến phương thức phục vụ, tôn trọng mọi cam kết với khách hàng. -Bằng mọi phương tiện, tuyên truyền và giáo dục cho cán bộ công nhân viên hiểu rõ chất lượng là sự sống còn của Công ty, lao động có chất lượng là nghĩa vụ đồng thời là quyền lợi sát sườn của mỗi người. -Thường xuyên cải tiến sản phẩm, thực hiện chiến lược đầu tư đổi mới công nghệ, đào tạo nâng cao năng lực cán bộ công nhân viên đáp ứng mọi yêu cầu phát triển của công ty. -Xây dựng duy trì hệ thống đảm bảo chất lượng theo mô hình TCVNISO 9001-2000. 10.Các vấn đề về quản lý nhân sự, tổ chức lao động khoa học, kinh tế lao động trong Công ty. * Tuyển dụng lao động Tuyển dụng lao động là một trong những công tác quan trọng của công ty, nó quyết định đến số và chất lượng lao động của công ty. Công ty TNHHNN một thành viên cơ khí Hà Nội, giám đốc công ty là người có quyền tối cao trong tuyển dụng lao động. Giám đốc căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty quyết định số lượng lao động cần tuyển dụng. Giám đốc cũng là người đứng ra ký hựop đồng với người lao động, sau khi có quyết định và hợp đồng lao động do giám đốc công ty ký, người lao động chính thức được làm việc tại công ty. Các thủ tục thực hiện trong quá trình tuyển dụng, được tiến hành đúng quy định của pháp luật. Phòng tổ chức nhân sự giữ vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự của công ty. Đây là nơi tập trung các nhu cầu về nhân sự của các đơn vị khác, các nhân viên chuyên tráhc của phòng có trách nhiệm xem xét, tập hợp và đệ trình lên giám đốc các nhu cầu nhân sự và phương án tuyển dụng. Phòng tổ chức nhân sự là bộ phận thực hiện các công việc trong quá trình tuyển dụng sau khi giám đốc đã duyệt và quyết định chương trình tuyển dụng. Cụ thể: -Thông báo công khai đầy đủ các điều kiện tuyển dụng. -Hồ sơ tuyển dụng gồm: + Đơn xin việc của người lao động + Xác nhận sức khoẻ do phòng y tế công ty làm thủ tục. +Các văn bằng chứng chỉ có liên quan. +Giấy bảo đảm của người giới thiệu. +ý kiến nhận xét, đề nghị của đơn vị có người lao động làm việc, thử nghề. -Chuẩn bị hợp đồng lao động với đầy đủ nội dung cần thiết theo quy định của pháp luật được chi tiết tại quyết định 207/LĐ-TBXH-QĐ ngày 02/04/1993. -Triển khai hợp đồng lao động sau khi hợp đồng đã ký. Trong quá trình tuyển dụng, công ty đặc biệt chú ý đến vấn đề sức khoẻ của người lao động. Đây là một khâu quan trọng và cần thiết để đảm bảo chất lượng lao động sau khi hợp đồng đã được ký. Nguồn tuyển dụng chính của Công ty là các học viên đã tốt nghiệp trường trung học công nghiệp chế tạo máy- một đơn vị trực thuộc chính công ty. Bên cạnh đó công ty cũng có chính sách ưu tiên đối với con em người lao động trong công ty. Điều này tạo ra mối quan hệ gắn bó tương tự giữa công ty và người lao động trong công ty. Về phía người lao động xin tuyển tại công ty, sau khi hoàn thành các thủ tục, trước khi vào làm việc, người lao động được giới thiệu về lịch sử phát triển của công ty, các nội dung kỷ luật lao động nội quy ra vào cổng công ty, các quy định về an toàn, phòng chống cháy nổ và vệ sinh lao động của Công ty. Nhìn chung, Công ty rất quan tâm và tạo điều kiện thuận lợi để người lao động đến xin tuyển tại công ty thấy thoải mái và được tôn trọng, ở đây hoàn toàn không có những hạch sách hành chính rắc rối, một vấn đề vẫn thường tồn tại ở khu vực kinh tế nhà nước trước đây. Đó là một nét tiến bộ và đáng ghi nhận ở Công ty. *Phân công và hiệp tác lao động. Dựa trên cơ sở khoa học của quy trình công nghệ, trang bị kỹ thuật và đặc trưng riêng của ngành cơ khí, Công ty đã thực hiện phân công lao động theo kiểu phối hợp cả 3 hình thức phân công: theo chức năng, theo công nghệ và theo mức độ phức tạp của công việc. Xuất phát từ việc phân chia các bộ phận, mỗi bộ phận lại được phân chia thành các chức năng nhỏ khác nhau. Các cán bộ quản lý ở mỗi bộ phận của Công ty và lập hồ sơ bố trí công việc. Cụ thể theo phân tích công việc, theo tiêu chuẩn cấp bậc ký thuật và xác định hợp lý hoá lao động mọi chức năng trong sự cân đối tổng thể. Việc phân công lao động ở đây có chú ý đến quy trình công nghệ và quản lý, chú ý đến quan hệ xã hội, các mối quan hệ chính thức và phi chính thức trong lao động. Trên cơ sở đó, công ty quy định cụ thể trách nhiệm, định mức lao động cho từng cá nhân, từng nhóm lao động để đảm bảo tạo nên một “bộ khung” nghề nghiệp trong hệ thống quản lý của công ty, đảm bảo thực thi tốt nhất và đầy đủ các bước, các khâu công việc. Hơn nữa Công ty cũng chú trọng phân công những lao động có trình độ và kỹ năng quản lý cao đảm bảo nhận những công việc quan trọng trong các mặt quản trị, để tạo tiền đề cho việc mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh nếu có nhu cầu lớn, khi đó công ty sẽ có ngay tất cả những người cán bộ chủ chốt điều hành hoạt động mà khỏi phải tìm từ bên ngoài. ở Công ty việc phân công lao động rất rõ ràng, khối cán bộ nhân viên gồm có 19 phòng ban, mỗi phòng ban có nhiệm vụ và quyền hạn riêng, còn ở khối công nhân sản xuất cũng được phân công gồm 7 xưởng chính và 3 phân xưởng. Mỗi xưởng có chức năng riêng giữ vị trí quan trọng trong dây truyền sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên, xem xét lại cách tổ chức bộ máy kết hợp với nguyên tắc phân công trên đây vẫn còn một số hạn chế là khó cho sự phối hợp hoạt động tốt giữa các bộ phận vì từng người lao động chỉ biết rõ về nhiệm vụ công tác chuyên môn của mình trong một bộ phận mà khó có thể nhìn nhận toàn diện hoạt động và kế hoạch của toàn Công ty. Tỷ lệ nhân viên quản lý, công nhân trực tiếp sản xuất và công nhân phục vụ sản xuất theo tỷ lệ 0,32:1:0,14. Với tỷ lệ này ta thấy rõ ràng công nhân sản xuất nhiều hơn hẳn so với nhân viên quản lý và công nhân phục vụ, do đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty, ta có thể giải thích như sau: + Do hoạt động của Công ty chủ yếu là sản xuất, bên cạnh đó trình độ tự động hoá chưa cao nên công nhân sản xuất trực tiếp tăng chiếm tỷ lệ lớn. + Do công ty sản xuất công nghệ chưa cao nên đội ngũ cán bộ kỹ thuật đang ở mức trung bình. Và thực tế hiện nay công ty đang thiếu cán bộ quản lý kỹ thuật có trình độ cao. +Do quy trình công nghệ có quá trình tạo phôi, cắt gọt kim loại, chất thải công nghiệp và nhiều khâu sản xuất phức tạp, khối lượng công cụ thiết bị lớn thì vấn đề đặt ra là phải bố trí lực lượng công nhân vệ sinh công nghiệp và phục vụ sản xuất sao cho phù hợp nhăm thực hiện tốt công việc. Về phân bổ nguồn lực Công ty đã chú trọng theo các chức năng chuyên môn để phân công lao động với số lượng thích hợp, chẳng hạn: Bộ phận sản xuất là nơi tập trung phần lớn công nhân sản xuất và nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý kỹ thuật cũng như công nhân vệ sinh công nghiệp. Bộ phận kỹ thuật 100% là nhân viên quản lý kỹ thuật, bộ phận tổ chức cán bộ 100% là nhân viên quản lý kinh tế, bộ phận thương mại tập trung phần đông nhân viên quản lý kinh tế. Việc phân công lao động tại đây là hợp lý, những lao động có trình độ cao đảm nhận những công việc phức tạp, lao động bậc thấp làm các công việc đơn giản hơn. Việc phân loại nghề nghiệp cụ thể như trên của Công ty tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong các định mức lao động, xác định thang bậc lương và đặc biệt là xác định tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật cho từng loại công việc, từng nhóm ngành nghề có đặc điểm giống nhau trong đó quan trọng là việc phân tích công việc và phân tích yêu cầu người thực hiện công việc đó. II. Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty . 1.Kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty là tổng thể các bộ phận lao động quản lý khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định, được bố trí thành những khâu, những cấp khác nhau nhằm bảo đảm các chức năng quản lý và phục vụ mục tiêu chung của doanh nghiệp. Việc lựa chọn kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được xem như là điểm khởi đầu của một tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa trong thực tế không có kiểu cơ cấu tổ chức nào cố định nó sẽ thay đổi hoặc cải tiến cho phù hợp với tình hình cũng như nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Với ý nghĩa to lớn đó, trong 45 năm xây dựng và trưởng thành Công ty đã không ngừng tìm tòi, đổi mới để lựa chọn một kiểu cơ cấu tổ chức phù hợp với tình hình cũng như những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức của công ty TNHHNN một thành viên Cơ khí Hà Nội.(8) Các đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập do Cơ khí Hà Nội góp vốn Trợ lý giúp việc Phó tổng Giám đốc phụ trách kỹ thuật KHCN.CLSP P.Kinh Doanh - XNK TT.TK- TĐH Văn phòng Công ty P.KT- TK - TC Trường MN Hoa sen Phòng Y tế Bộ phận nghiên cứu đầu tư và quản lý dự án Bộ phận kinh doanh P. Tổ chức nhân sự Phó tổng giám đốc phụ trách đời sống, bảo vệ, XDCB Chủ tịch Công ty Kiêm tổng giám đốc Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất TT.KT - ĐHSX P. Quản lý CLSP TT. XDCB Phòng bảo vệ Phòng Q.trị ĐS Trường THCNCTM X.GC AL&NL X.Kết cấu thép BP chế tạo C.bị D.cụ gá lắp XN. Đúc XN.LĐSCTB Phòng vật tư Kho vật tư X.cán thép X.Bánh răng X.Cơ khí lớn X.Cơ khí chính xác X.Cơ khí chế tạo X. Lắp ráp (8): Tài liệu trong phòng tổ chức của Công ty cơ khí Hà Nội. ` Qua sơ đồ trên ta thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Với sơ đồ này toàn bộ hệ thống quản lý được chia thành nhiều chức năng căn cứ vào trình độ chuyên môn cũng như các điều kiện của lao động quản lý. Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức quản lý theo kiêu trực tuyến chức năng một mặt cho phép người thủ trưởng được sự giúp sức của các phòng chức năng, các chuyên gia, các hội đồng tư vấn trong việc suy nghĩ, nghiên cứu, bàn bạc tìm giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp. Tuy nhiên, quyền quyết định những vấn đề ấy vẫn thuộc về thủ trưởng tức là Công ty thực hiện tốt chế độ một thủ trưởng, mặt khác nó cho phép Công ty có thể tận dụng được tài năng trình độ, kinh nghiệm làm việc của các Phó tổng giám đốc trong Công ty đồng thời nó cũng thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban và các phân xưởng trong Công ty. Những quyết định quản lý do các phòng chức năng nghiên cứu, đề xuất khi được thủ trưởng thông qua, biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến đã quy định. Và hơn nữa các phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến. Đặc biệt, cần nhấn mạnh: Các phòng chức năng không có quyền ra mệnh lệnh cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất. Hiện nay kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng là tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Đã tạo được sự ổn định về mặt tổ chức cũng nhu đảm bảo các mối quan hệ trong Công ty. Tuy nhiên để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, bộ máy quản trị của Công ty cân được cải tiến ngày càng hoàn thiện hơn. Để hiểu hơn ta tìm hiểu chức năg nhiệm vụ của ban lãnh đạo cũng như các phòng ban trong Công ty. 2.Chức năng nhiệm vụ của ban lãnh đạo Công ty Đối với bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào thì cán bộ lãnh đạo luôn đóng vai trò quan trọng, họ được coi là bộ não của Công ty quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Để Công ty phát triển trong điều kiện hiện nay khi mà khoa học công nghệ ngày càng phát triển và thị trường cạnh tranh vô ùng khắc nghiệt, yêu cầu của khách hàng về kiểu dáng mẫu mã và chất lượng hàng hoá ngày càng cao. Do đó không ngừng đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có trình độ năng lực chuyên môn phẩm chất chính trị vững vàng tạo ra sức mạnh tập thể đoàn kết nội bộ đảm bảo sự ăn khớp thường xuyên và sự phối hợp linh hoạt giữa đối tượng quản lý và đối tượng bị quản lý thực hiện tốt mục tiêu của doanh nghiệp. Ở Công ty hiện nay ban lãnh đạo bao gồm một chủ tịch Công ty kiêm Tổng Giám đốc và ba Phó tổng giám đốc phụ trách các lĩnh vực khác nhau. 2.1. Tổng giám đốc Công ty: Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty là người điều hành mọi hoạt động trong Công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý trực tiếp và pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh hoanh của Công ty. -Chức năng: Phụ trách chung mọi hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như các hoạt động khác theo điều lệ Công ty đồng thời điều hành giám sát các hoạt động của một số đơn vị trong Công ty như: Dự án, phòng kinh doanh, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trường THCN chế tạo máy và phòng tài chính kế toán thống kê -Nhiệm vụ và quyền hạn: + Xây dựng chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty, xây dựng các phương án hợp tác kinh doanh trong và ngoài nước cũng như các phương án sản xuất của Công ty. +Xây dựng và tổ chức bộ máy đủ về số lượng mạnh về chất lượng có thể đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh mà Công ty đã đề ra. + Đề ra các chính sách chất lượng của Công ty. +quyết định xây dựng và xem xét theo định kỳ các hoạt động của hệ thống bảo đảm có chất lượng. + Quyết định giá mua, giá bán các sản phẩm dịch vụ của Công ty phù hợp với cơ chế thị trường. + Có quyền ra quyết định xử lý, kỷ luật các cá nhân đơn vị vi phạm nghiêm trọng các nội quy quy chế của Công ty cũng như khen thưởng các cá nhân, đơn vị có thành tích xuất sắc, có sáng kiến làm lợi cho Công ty. 2.2.Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất: - Chức năng: Giúp Tổng giám đốc tổ chức thực hiện kế hoạch đồng thời trực tiếp điều hành giám sát việc thực hiện công việc của một số phòng và một số xưởng. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Xây dựng các phương án sản xuất, sắp xếp các lao động quản lý. + Ký các lệnh sản xuất các văn bản, quy chế quy định có liên quan đến điều hành sản xuất, vật tư cơ điện của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc đối với các quyết định và việc điều hành sản xuất của mình. + Đề ra các giải pháp kỹ thuật và xử lý các hiện tượng phát sinh gây ách tắc trong quá trình sản xuất cũng như vật tư phục vụ sản xuất. + Có quyền thay mặt Tổng giám đốc ký các hợp đồng gia công bên ngoài phục vụ cho quá trình sản xuất của Công ty. + Đề nghị thưởng phạt đối với các cá nhân và tập thể trong lĩnh vực mình phụ trách theo quy định của Công ty. 2.3.Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành kỹ thuật, khoa học công nghệ, chất lượng sản phẩm. -Chức năng: Giúp Tổng giám đốc quản lý và điều hành các lĩnh vực như: Kỹ thuật, khoa học công nghệ và môi trường, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp quản lý chất lượng sản phẩm. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Hướng dẫn các quy trình công nghệ, quy trình quy phạm kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, quản lý bảo dưỡng sửa chữa máy móc thiết bị đảm bảo các biện pháp kỹ thuật tối ưu cho sản xuất. + Nghiên cứu thiết kế các sản phẩm mới. + Có quyền khen thưởng những đơn vị cá nhân có thành tích xuất sắc cũng như kỷ luật những người vi phạm kỷ luật sản xuất. + Tổng kết bổ sung hoàn thiện quy trình công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mã, nhằm chiếm lĩnh thị trường trong và ngoài nước. 2.4.Phó tổng giám đốc phụ trách đời sống, bảo vệ, xây dựng cơ bản. - Chức năng: giúp Tổng giám đốc đề ra các kế hoạch xậy dựng cơ bản phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, chăm sóc sức khoẻ, nâng cao tinh thần làm việc thông qua các hoạt động văn hoá xã hội, đồng thời điều hành quản lỹ, giám sát các hoạt động của trung tâm xây dựng và bảo dưỡng hạ tậng cơ sở công nghiệp, phòng bảo vệ, phòng quản trị đời sống, phòng y tế. - Nhiệm vụ và quyền hạn: + Đề cao các kế hoạch xây dựng mở rộng cơ sở hạ tầng, các phương án nâng cao tinh thần, chất lượng cuộc sống cho người lao động và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các quyết định và tình hình thực hiện do mình quản lý. + Thay mặt Tổng giám đốc ký kết các hợp đồng xây dựng cơ bản có giá trị đến 200 triệu đồng. + Có quyền khen thưởng các đơn vị cá nhân thuộc đơn vị mình phụ trách khi có thành tích hoặc vi phạm kỷ luật, nội quy, quy chế Công ty. 2.5.Trợ lý giúp việc giám đốc. Có trách nhiệm tập hợp thông tin, các văn bản pháp lý trong và ngoài công ty, phân loại, báo cáo giám đốc và các phó giám đốc được ủy quyền giải quyết, truyền đạt những ký kết của ban giám đốc về việc xử lý các thông tin và các văn bản hành chính đến các đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện, thiết lập kế hoạch làm việc của giám đốc trong tuần, chuẩn bị cho giám đốc các cuộc họp, hội nghị, lễ tân và tiếp khách. Bảng 7:Trình độ, số lượng ban lãnh đạo Công ty(9) TT Chức danh Tổng số Trình độ Ngành Tuổi <40 Tuổi 45-50 Tuổi >50 1 Tổng GĐ 1 ĐH KT 1 2 PTGĐ sản xuất 1 ĐH CK 1 3 PTGĐ kỹ thuật, KHCN, CLSP 1 ĐH CK 1 4 Phó TGĐ phụ trách bảo vệ đời sống 1 ĐH CK 1 5 Tổng cộng 4 0 4 0 *Nhận xét Nhìn vào bảng trên ta thấy : Công ty với tổng số nhân viên là 823 người cũng như ngành nghề sản xuất kinh doanh là ngành cơ khí thì việc bố trí một TGĐ và ba Phó tổng giám đốc là tương đối hợp lý. (9): Báo cáo tình hình thực tế về số lượng lao động của Công ty đầu năm 2006. Mặt khác toàn bộ ban lãnh đạo Công ty đều đã qua các lớp bồi dưỡng và lý luận chính trị, quản lý kinh tế, quản lý hành chính, chuyên môn nghiệp vụ và ngoại ngữ. Đây là một thuận lợi đối với Công ty vì trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt hiện nay không ngừng đòi hỏi ban lãnh đạo Công ty phải vững về chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có kiến thức về quản lý pháp luật và ngoại ngữ mới có thể điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả. Trong ban lãnh đạo Công ty hiện nay có tới 4 người trong độ tuổi 40- 50. Đây là một thuận lợi cho Công ty vì kết hợp được cả kinh nghiệm quản lý cũng như sự năng động sáng tạo họ có gắng bó lâu dài với Công ty trong những năm tới. 3.Chức năng nhiệm vụ và tình hình thực hiện chức năng nhiệm vụ ở các phòng ban trong Công ty. 3.1.Văn phòng Giám đốc - Tổng hợp thông tin, các văn bản pháp lý hành chính trong và ngoài Công ty. - Truyền đạt những ý kiến của Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc về việc xử lý các thông tin và các văn bản pháp lý hành chính đến các đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện. - Tổ chức, quản lý: lưu trữ chu chuyển các thông tin và các văn bản quản lý, thiết lập chương chình làm việc của ban giám đốc, chuẩn bị cho các hội nghị lễ tân, tiếp khách. + Tình hình thực hiện các chức năng nhiệm vụ của văng phòng giám đốc với tầm quan trọng của một Công ty lơn cũng như tình chất công việc khá phức tạp và công việc trong Công ty là rất nhiều do vậy ban lãnh đạo Công ty thành lập văn phòng Giám đốc do Tổng giám đốc trực tiếp quản lý với biên chế hiện nay là 10 người chiếm 2.93% trong tổng số lao động gián tiếp và được phân công như sau: Chánh văn phòng là người phụ trách trực tiếp các công việc trong phòng và những công việc do Tổng giám đốc uỷ nhiệm các nhân viên có trách nhiệm tuân thủ và hoàn thành các công việc do trưởng phòng phân công và những công việc phát sinh khi trưởng phòng giao cho. Trình độ và tuổi đời: Khi đánh giá việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cá phòng ban chức năng thì trình độ và tuổi đời là 2 chỉ tiêu vì quan trọng. Đối với văn phòng giám đốc thể hiện bảng sau: Bảng 8: Trình độ và tuổi đời cán bộ trong văn phòng giám đốc(10) TT Chức danh Tổng số Trình độ Ngành Tuổi <40 Tuổi 45-50 Tuổi >50 1 Chánh văn phòng 1 ĐH KT 1 2 Nhân viên quản lý hành chính 1 ĐH KT 1 3 Nhân viên phụ trách chính sách và tiết kiệm 1 ĐH KTLĐ 1 4 Chuyên viên 2 ĐH VP 1 1 5 Nhân viên văn thư 1 TC VT 1 6 Lái xe 4 Tổng 10 (10): Báo cáo tình hình lao động của Công ty đầu năm 2006. *Nhận xét: Văn phòng giám đốc đã đảm nhận chức năng nhiệm vụ mà Công ty giao cho, đảm bảo không có sự chồng chéo với các phòng ban khác. -Về tuổi đời: Tuổi đời của cán bộ công nhân viên trong phòng như hiện nay là hợp lý chỉ có 2 người trên 50 tuổi. 3.2. Phòng tổ chức -Chức năng: Giúp Tổng giám đốc Công ty ra các quyết định, quy định, nội quy, quy chế về lao động tiền lương cũng như các chính sách của Nhà nước đối với người lao động, tổ chức nhân sự và giải quyết các vấn đề về nhân sự. -Nhiệm vụ và quyền hạn: + Dự thảo các văn bản về tổ chức nhân sự, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, đào tạo phát triển tài nguyên nhân sự. + Xây dựng dự thảo các văn bản, nội quy, quy chế về tổ chức nhân sự, lao động tiền lương và liên hệ với các cơ quan bảo hiểm làm thủ tục giải quyết chế độ chính sách sau khi được Tổng giám đốc quyết định và giải quyết các vấn đề xã hội khác theo quy chế của Công ty đã ban hành. + Nghiên cứu đề xuất các chủ trương, biện pháp, chương trình cải tiến bộ máy quản lý nhằm thực hiện công việc hiệu quả hơn. + Tình hình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng: Hiện nay phòng tổ chức có 8 cán bộ công nhân viên chiếm 2,14% lao động gián tiếp của Công ty, do Tổng giám đốc trực tiếp quản lý và phân công như sau: Một trưởng phòng là người được Tổng giám đốc bổ nhiệm có trách nhiệm phụ trách chung mọi mặt hoạt động trong phòng, thường xuyên báo cáo trực tiếp với tổng giám đốc về tình hình hoạt động của phòng và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động trong phòng. Phó phòng phụ trách chế độ tiền lương có trách nhiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và điều hành các công việc trong phòng khi trưởng phòng đi vắng. Các nhân viên khác giúp việc cho trưởng và phó phòng. Bảng 9: Trình độ và tuổi đời cán bộ trong phòng.(11) TT Chức danh Tổng số Ngành Tuổi <40 45-50 >50 1 Trưởng phòng 1 ĐH CK 1 2 Phó phòng phụ trách chế độ tiền lương 1 ĐH KT 1 3 NV bảo hiểm lao động 1 ĐH BHLĐ 1 4 NV theo dõi lao động 1 ĐH KTLĐ 1 5 NV theo dõi bảo hiểm 1 ĐH BH 1 6 NV lưu trữ hồ sơ 1 CĐ CK 1 7 NV theo dõi chính sách 1 ĐH CK 1 8 NV PCCC, tự vệ, ATLĐ 1 TC CK 1 Tổng 8 3 4 1 Nhận xét: Chức năng mà Công ty giao cho phòng tổ chức như trên là hợp lý nhưng về nhiệm vụ thì có điểm chưa hợp lý là khối lượng công việc mà phòng đảm nhận là hơi nhỏ so với quy mô và tính chất của phong tổ chức. Vì vậy theo tôi nên đảm nhận cả công việc kế hoạch và xây dựng định mức mà công việc này trước kia giao cho phòng kỹ thuật. Với số lượng 8 người như hiện nay thì là phù hợp với khối lượng công việc mà phòng đảm nhận, không chồng chéo. Tuy nhiên việc bố trí công việc còn chưa đúng chuyên môn. Do vậy không phát huy được khả năng của nhân viên phục vụ cho Công ty. (11): Báo cáo tình hình lao động của Công ty đầu năm 2006. Về trình độ: Cán bộ công nhân viên phòng có trình độ khá cao, có tới 6/8 người có trình độ đại học, chiếm 75% so với cả phòng chỉ có 1 người có trình độ trung cấp chiếm 12,5% và một người có trình độ cao đẳng chiếm 12%. Điều này cho tháy cán bộ công nhân viên trong phòng hoàn toàn có khả năng đảm nhận các chức năng và nhiệm vụ mà Công ty giao cho. Về tuổi đời: Tuổi đời của cán bộ công nhân viên trong phòng là khá trẻ có 4 người có độ tuổi từ 40-50 chiếm 50%, 3 ngời có độ tuổi <40 chiểm 37,% và chỉ có một người trên 50 tuổi. Như vậy đây cũng là một điều kiện thuận lợi cho Công ty. 3.3.Phòng tài chính kế toán, thống kê. -Chức năng: Giúp tổng giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế trong Công ty theo quy chế quản lý của Nhà nước ban hành. -Nhiệm vụ và quyền hạn: + Tổ chức công tác kế toàn, công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và công tác kế toán thống kê. + Tổ chức ghi chép, tính toàn và phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. + Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách nhà nước, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại Công ty và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, công nợ phải thu, phải trả. + Thực hiện chế độ thành toán tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế. Tạm ứng và thanh toán tiền lương của cán bộ công nhân viên trong Công ty đúng kỳ hạn. -Tình hình thực hiện các chức năng nhiệm vụ của phòng: Đối với bất kỳ một cơ quan nào thì phòng kế toán cũng đóng vai trò quan trọng. Công ty cơ khí Hà nội cũng không ngoại lệ, phòng chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng giám đốc. Với biên chế như hiện nay là 15 người chiếm 4,02% tổng số lao động gián tiếp toàn Công ty và được phân công như sau: Một trưởng phòng có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt hoạt động của phòng. Thường xuyên báo cáo với Tổng giám đốc tình hình trong phòng. Một phó phòng có trách nhiệm giúp trưởng phòng và điều hành các hoạt động trong phòng khi trưởng phòng đi vắng. -Nhận xét : Nhìn chung sự phân công công việc trong phòn hiện nay là phù hợp với chức năng và nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên đây là một công việc hết sức khó khăn phức tạp đòi hỏi phải có sự phân công rõ ràng. + Trình độ của cán bộ và nhân viên trong phòng khá cao gồm 13 người có trình độ đại học 1 cao đẳng và 1 trung cấp. Đây là điều kiện thuận lợi cho phòng có thể hoàn thành công việc cũng như thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình. + Về tuổi đời: Trong phòng có 2 người ở độ tuổi 40-50, 12 người ở độ tuổi < 40 và chỉ có 1 người trên 50 tuổi.