Chuyên đề Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty xăng dầu nghệ T Ĩnh

n cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Nhằm bắt kịp với cuộc sống đang thay đổi hàng ngày, hàng giờ, thì không một cá nhân hay tổ chức nào có thể đứng yên được mà phải luôn thay đổi để hoàn thiện mình. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định phần lớn sự thành bại của tổ chức. Để thực hiện tốt công tác quản lý thì trước hết phải không ngừng hoàn thiện Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Muốn vậy, tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo nghiêm túc chế độ thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh nghiệp. Đồng thời thiết kế Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải phù hợp với kế hoạch được giao, thích ứng với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, một tổ chức có cơ cấu tổ chức tốt sẽ hoạt động có hiệu quả trong nền kinh tế thị trường. Trong thời đại ngày nay khi mỗi một doanh nghiệp là một bộ phận hữu cơ của nền kinh tế trong nước thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một tất yếu khách quan. Thực tế cho thấy rằng không một doanh nghiệp nào dù lớn mạnh đến đâu mà có thể phát triển tốt nếu không có bộ máy tổ chức hợp lý. Kinh nghiệm của các doanh nghiệp thành công cho thấy một quy luật là muốn phát triển kinh tế và năng suất lao động tăng nhanh thì phải có một bộ máy quản lý tốt, một cơ cấu tổ chức hợp lý và phù hợp. Nên việc hoàn thiện bộ máy quản lý là tất yếu. Bên cạnh đó, chúng ta đều biết rằng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một doanh nghiệp tương đối ổn định trong một thời gian vì vậy việc hoàn thiện có ý nghĩa rất to lớn. Hoàn thiện trên cơ sở Cơ cấu tổ chức cũ chưa hợp lí, còn bất cập, thiếu đồng bộ, một số bộ phận, một số khâu còn yếu kém cần được hoàn thiện để có nguồng máy hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả cao. Từ những phân tích trên chúng ta có thể khẳng định được rằng việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là rất quan trọng và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức khi muốn có hệ thống hoạt động thống nhất và có hiệu quả cao. Mỗi tổ chức cần thường xuyên kiện toàn lại bộ máy quản lí để không ngừng hiệu quả hoạt động. 2.7 Tiêu chuẩn để đánh giá cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Mức độ hỗ trợ của cơ cấu đối với mục tiêu chiến lược của công ty. Mức độ tạo ra giá trị của các chức năng và những chức năng nào cần thiết để hỗ trợ tốt hơn cho mục tiêu của công ty. Mức độ hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của các vị trí, vai trò nhất định. Các vị trí công việc có đủ quyền hạn thực thi nhiệm vụ một cách có hiệu quả hay không? Mối quan hệ giữa người có nghĩa vụ báo cáo và người được báo cáo có được xác lập rõ ràng? Mức độ của việc kiểm soát và số cấp độ cần có trong công ty để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu một cách có hiệu quả. Các thành viên trong ban lãnh đạo và tổ kỹ thuật cũng như các nhân viên có đủ năng lực và kỹ năng để hoàn thành vai trò được giao? Mức độ phối hợp hoạt động giữa các phòng ban và các bộ phận chức năng. Các hệ thống hỗ trợ cần có để tổ chức thực hiện chức năng đạt hiệu quả cao. Chương II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH 1. Lịch sử hình thành công ty xăng dầu nghệ t ĩnh: 1.1Tên công ty: công ty xăng dầu nghệ tĩnh Tên giao dịch quốc tế: Tên viết tắt:petrolimex địa chỉ:số 4 , đường nguyễn sĩ sách ,thành phố vinh ,tỉnh nghệ an số điện thoại: 1.2 Thành lập: Ngày29-1-,1956 Bộ Thương Nghiệp ra Quyết định số 09/BTN thành lập Tổng công ty Xăng dầu mỡ. Ngày 29-12-1956,Bộ trưởng BộThương Nghiệp kí Quyết định số 466/BTN-TCCB quyết định thành lập tại vinh Công ty xăng dầu mỡ kiêm Tổng kho trực thuộc Tổng công ty xăng dầu mỡ tiền thân của công ty xăng dầu nghệ tĩnh hiện nay Trong năm 1992-1993 ,Công ty xăng dầu nghệ tĩnh đăng kí thành lập lại doanh nghiệp nhà nước và được BộThương Mại ra Quyết định công nhậnđiều kệ tổ chức hoạt động 2. Đặc điểm 2.1 Đặc diểm sản xuất kinh doanh của công ty: Công ty xăng dầu nghệ tĩnh kinh doanh những mặt hàng sau: -Kinh doanh bán buôn bán lẻ các mặt hàng xăng dầu, mỡ nhờn… -Kinh doanh ga và các măt hàng có sử dụng ga như bếp ga … 2.2 Sản phẩm hàng hoá: Do đăc điểm là một công ty xăng dầu nên hàng hoá chủ yếu của công ty là xăng dầu, dầu mỡ nhờn và ga hoá lỏngvà một số măt hàng có liên quan Như vậy công ty chủ yếu là hoạt động bằng cách xuất nhập khẩu các mặt hàng xăng dầu 2.3.Quy mô hoạt động của công ty Công ty xăng dầu nghệ tĩnh là một công ty có bề dày lịch sử ,và là một trong những công ty kinh doanh mặt hang xăng dầu lớn nhất cả nước.Tuy chỉ bó gọn việc kinh doanh xăng dầu ở hai tỉnh nghệ an và hà tĩnh nhưng công ty đã có rất nhiều sự đóng góp đối với sự phát triển toàn diện của hai tỉnh nghệ an và hà tĩnh trong suốt nhưng năm qua. 2.4 Quy mô tài sản của công ty Là công ty hoạt động trong lĩnh vực xăng dầu nên công ty đã đầu tư xây dưng hang loạt các trạm xăng dầu,trang bị các cột bơm điện tử,ngoài ra cải tạo nâng cấp các kho cảng.Hiện nay công ty có 2 khu cảng kho lớn đó là khu kho cảng NGHI HƯƠNG nằm trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnhvà khu kho cảng BẾN THUỶ năm trên địa bàn tỉnh Nghệ An Dưới đây là bảng danh mục các kho cảng và các trạm kinh doanh xăng dầu của công ty Bên cạnh các kho cảng và các cửa hang kinh doanh xăng dầu thì công ty còn có 1 dội xe tẹc chuyên dụng dung để vận chuyển xăng dầu từ các kho cảng tới các cửa hang 2.5. Quy mô lao động của công ty : Nhận thức đựợc vấn đề đó công ty đã chú trọng ngay từ khi hoạt động, từ khâu thông báo tuyển dụng, vấn đề đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán bộ quản lí cũng như công nhân kĩ thuật nhằm đáp ứng tốt, kịp thời nắm bắt những tiến bộ khoa học kĩ thuật ngày càng phát triển. lĩnh vực đầu tư đang công tác và làm việc tại công ty. Ta có thể thấy được Nguồn lực con người có ý nghĩa vô cùng quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty, nó đóng vai trò trong tâm trong mọi hoạt động. Nên vấn đề chất lượng nguồn nhân lực của công đã được đầu tư và chú trọng đúng mức. Bên cạnh về đội ngũ cán bộ công nhân trẻ, có trình độ năng lực thì công ty còn có bộ phận cán bộ vừa có chuyên môn vừa có kinh nghiệm trong điều này qua bảng khai thác năng lực cán bộ chuyên môn kĩ thuật. Do đặc điểm của công ty là một công ty kinh doanh xăng dầu nên trong lực lượng lao động của công ty thì lao động gián tiếp chiếm một bộ phận lớn lực lượng lao động của công ty.Công ty hiện nay có bình quân trên 624 lao động lành nghề trong đó có 6 thạc sỹ ,120 người có trình độ đại học trở lên,hơn 310 người có trình đọ trung cấp.Trong đó có 7 người đạt trình độ chính trị cao cấp,12 người có băng cử nhân. Bảng 2.1: Cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính và độ tuổi của công ty qua các năm Năm Chỉ Tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Tổng số LĐ 750 100% 800 100% 810 100% Trong đó: Nữ 315 40,1% 336 42% 400 444,4 % 2.6. Kết quả sản xuấtkinh doanh Trong những năm qua công ty đã có những kết quả nhất định trong kinh doanh Bảng kết quả kinh doanh qua các thời kì Thứ tự Chỉ tiêu Đơn vị tính 2004 2005 2006 2007 2008 1 Sản lượng bán ra M3 227.298 230.342 240.156 270.454 316.987 2 Doanh thu Triệu đồng 1.089.211 1.476.783 1.678.323 1.786.324 1.987.453 3 lợi nhuận Triệu đồng 5.088 9.583 11.456 15.782 25.467 4 Nộp ngân sách Triệu đồng 78.822 83.842 100.367 135.243 178.456 5 Số lao động Người 682 733 750 800 810 Thu nhập bình quân Triệu đồng 2.4 2.5 2.6 2.8 3.2 6 Đầu tư Triệu đồng 20.190 24.196 35.467 40.567 50.412 3. Thực trạng Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại cô ng ty XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH 3.1 Bộ máy quản lý của công ty: 3.1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý Giám đốc Các phòng nghiệp vụ Phòng hành chính hương Phòng tổ chức Phòng kế toán tài chính Chi nhánh xăng dầu hà tĩnh Phòng tổ chức Phòng hành chính Phòng tài chính kế toán Có một bộ máy quản lý tốt, năng động sáng tạo, phù hợp với loại hình kinh doanh, thích ứng với những biến động của thị trường xây dựng, là mục tiêu hướng tới của công ty. Từ khi ra đời trải qua nhiều lần đổi mới, cải tiến cho đến nay công ty có cơ cấu tổ chức như sau, qua sơ đồ cho thấy công ty tổ chức theo kiểu cơ cấu trực tuyến chác năng nên đảm bảo được quá trình hoạt động của công ty. Với mô hình cơ cấu tổ chức này thì cho đến nay nó đã thể hiện được nhiều ưu điểm nổi bật. Đó là: Thứ nhất, Mô hình này thể hiện được tính chuyên môn hóa cao. Các công việc của công ty được phân công thành nhiều nhiệm vụ, chức năng và mỗi người sẽ thực hiện một công việc phù hợp với khả năng của mình. Nhờ vậy mà hiệu quả công việc cũng như năng suất lao động của người lao động sẽ tăng lên đáng kể. Thứ hai, Tính bộ phận hóa được thể hiện nhiều trong cơ cấu tổ chức. Nhờ vậy mà những người lao động làm công việc tương tự nhau thì có thể học hỏi kinh nghiệm cũng như trao đổi các thông tin…đặc biệt là những người lao động trong cùng một phòng ban, một tổ nhóm. Ngoài ra thì cơ cấu tổ chức này cũng có nhiều ưu điểm khác như nó còn đảm bảo tính tập trung quyền lực cao, những vấn đề quan trọng của công ty đều thuộc quyết định của Giám đốc, hệ thống quản lý điều hành của công ty không có quá nhiều bậc… Bên cạnh những mặt thuận lợi thì cơ cấu tổ chức này cũng đem lại nhiều hạn chế cho công tác tổ chức, quản lý cũng như ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đó là: Thứ nhất, do tính chuyên môn hóa cao cũng gây khó khăn nhất định cho các lao động quản lý. Nó ảnh hưởng tới tiêu cực tới năng suất lao động, sự thỏa mãn công việc và tốc độ luân chuyển lao động.Chính bởi vậy nó tạo ra sự nhàm chán trong công việc, không gây hứng thú cho người lao động. Mặt khác, tính chuyên môn hóa cao cũng làm giảm tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức, khi có một người vắng mặt thì sẽ gặp khó khăn trong luân chuyển công việc nhất là trong điều kiện sản xuất dây chuyền như hiện nay. Thứ hai, Chính việc bộ phận hóa theo chức năng có phần hạn chế trong việc trao đổi thông tin giữa những người ở các phòng khác nhau. Thứ ba, do mô hình của công ty quản lý theo kiểu trực tuyến- chức năng nên Công ty chưa có sự tham mưu nhiều của các chuyên gia trong việc đưa ra những quyết định. Chính vì vậy, nhiều quyết định đưa ra chưa được đầy đủ và đem lại hiệu quả tốt nhất cho Công ty… 3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng 3.2.1. Giám đốc - Chịu trách nhiệm trước TCT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao - Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo nghị quyết, quyết định của TCT, điều lệ của công ty và trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của mình - Xây dựng để trình TCT về các kế hoạch dài hạn của công ty, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, kiến nghi các phương án tổ chức sắp xếp cơ cấu tỏ chức quản lí - Là người có quyết định cao nhất của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngay của công ty, quyết định các phương án xúc tiến, mở rộng sản xuất kinh doanh - Báo cáo trước TCT về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, - Báo cáo trướcTCT về việc bổ nhiệm, bãi nhiệm các chức vụ cán bộ quản lí - Thay mặt công ty kí các hợp đồng kinh tế theo quy định của pháp luật và theo điều lệ của công ty - Phó Gíam đốc: báo cáo hạt động lên giám đốc. Theo dõi chi tiết các hoạt động tại công trường xây dựng. Đảm bảo về kĩ thuật xây dựng, và chịu trách nhiệm trước giám đốc, thay mặt giám đốc quyết định các vấn đề khi giám đốc vắng mặt 3.2.2. Các Phó Giám đốc Là những người giúp cho Giám đốc, được Giám đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc những lĩnh vực công tác được giao. Trong quá trình điều hành phần việc được giao, nếu phát sinh các vấn đề liên quan đến chủ trương, chính sách đối sách lớn, tổ chức và nhân sự phải báo cáo Giám đốc và chỉ thực hiện sau khi có ý kiến của Giám đốc. 3.2.3.Phòng hành chính - Tổng hợp Phòng Hành Chính – Tổng hợp là đơn vị có nhiều bộ phận với nhiều chức năng nhưng có chung mục đích là phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty được thuận lợi và có hiệu quả. Nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng Hành chính – Tổng hợp - Công tác văn thư và lưu trữ + Vào sổ sách theo dõi cập nhật đầy đủ các loại công văn thư, bưu kiện, bưu phẩm đi và đến. Luân chuyển kịp thời trong ngày không nhầm lẫn. Hàng tuần có tóm tắt công văn đi và đến gửi Ban Giám đốc để tiện theo dõi. + Quản lý chặt chẽ con dấu của Công ty, giữ bí mật các loại công văn, thư tín đi và đến. + Thực hiện tốt công tác lưu trữ hàng năm và dài hạn, có sổ sách theo dõi cụ thể. + Cuối quý IV hàng năm thu thập các tài liệu cần lưu trữ dài hạn của các đơn vị trong Công ty, lập bảng kê mời Cục lưu trữ Quốc gia chỉnh lý đưa vào lưu trữ lâu dài theo luật định . Cấn có kế hoạch kiểm tra định kỳ để bảo quản, tránh hư hỏng tài liệu. - Công tác lễ tân + Đảm nhận tốt khâu lễ tân đối nội và đối ngoại. Hàng ngày phải bảo đảm vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng khu vực phòng khách. Tinh thần thái độ phục vụ phải lịch sự, vui vẻ, chu đáo. + Tổ lễ tân chịu trách nhiệm bảo quản phòng khách, các trang thiết bị, kho tàng, vật dụng thuộc phần mình quản lý. - Công tác bảo vệ, thường trực và trông giữ xe + Tổ bảo vệ làm nhiệm vụ bảo vệ trụ sở, tài sản cơ quan trong suốt 24h/ngày. + Bộ phận thường trực có nhiệm vụ kiểm tra khách ra, vào cơ quan, hướng dẫn khách gặp và làm việc với đúng đối tượng, đúng mục đích. Thái độ phải nhã nhặn, lịch thiệp. + Bộ phận trông giữ xe cho CBCNV cơ quan và cho khách có nhiệm vụ thường xuyên ở đúng vị trí công tác, hướng dẫn mọi người để xe đúng nơi quy định, bảo đảm an toàn phương tiện của CBCNV và của khách gửi tại nhà xe. - Công tác quản trị: Đảm bảo việc mua sắm, cấp phát các loại văn phòng phẩm cho các nhu cầu làm việc của toàn Công ty, có nhiệm vụ dự trù theo nhu cầu, theo kế hoạch của các phòng ban theo định kỳ quý, tháng và cả năm , lập sổ theo dõi việc mua sắm và cấp phát cho đúng nhu cầu và đúng đối tượng. Phòng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm quản lý, bảo vệ, tu sửa các tài sản, vật dụng, phương tiện hiện có của Công ty. Có kế hoạch định kỳ kiểm kê nắm vững tình trạng tài sản còn, mất, hao hư từ đó đề ra các biện pháp bảo dưỡng, sửa chữa. Trong những trường hợp cần thiết có kế hoạch lập dự trù mua sắm bổ sung, thay thế những vật dụng đã cũ, lạc hậu hết khả năng sử dụng. Đôn đốc thường xuyên công tác an toàn lao động, công tác vệ sinh công cộng. Tham gia công tác an ninh, quốc phòng với địa phương. Người làm trong phòng HCTH cần thông thạo trong việc thực hiện chức trách nhiệm vụ của mình và có kiến thức và năng lực vững vàng để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao. Ta thấy rằng, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban là rất rõ ràng. Tuy nhiên trong quá trình thực hịên thì trách nhiệm của các cấp quản lý đôi lúc là chồng chéo nhau. Trong Công ty công tác giám sát, kiểm tra công việc chưa thực sự là có hiệu quả, đôi khi còn lơi lỏng dẫn đến tính hiệu quả của các phương án kinh doanh của các đơn vị trong Công ty không được cao. Công ty tiến hành cổ phần hoá thành công ty cổ phần thì đã xuất hiện lao động dôi dư và Công ty cần có chính sách để giải quyết lượng lao động này. Bên cạnh đó để làm ăn có hiệu quả thì Công ty cần có chính sách tuyển dụng lao động mới và đào tạo cập nhật bổ sung kiến thức đối với đội ngũ lãnh đạo trong Công ty để tạo ra sự phối hợp, sự ăn khớp giữa các bộ phận khi thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. 3.2.4. Phòng Tài chính - kế toán: Là phòng chịu sự giám sát trực tiếp của Ban Giám đốc,chịu trách nhiệm về vấn đề tài chính của công ty. có các nhiệm vụ và trách nhiệm sau: - Lập kế hoạch tài chính cả năm báo cáo Bộ duyệt và giao kế hoạch tài chính năm cho các phòng ban. Theo dõi tổng kết phân tích tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính đã giao cho các đơn vị, tính toán hiệu quả kinh doanh từng thời kỳ kịp thời, chính xác để giúp Giám đốc chỉ đạo kinh doanh. - Thống kê, báo cáo nhanh cho Bộ Thương mại, Tổng cục thống kê chỉ tiêu tài chính theo quy định tháng, quí, 6 tháng, 9 tháng và 1 năm. - Bám sát tình hình kinh doanh của từng đơn vị, tham mưu cho Giám đốc để có kế hoạch cân đối vốn đầy đủ, kịp thời đáp ứng yêu cầu kinh doanh, đồng thời giải quyết chế độ liên quan đến đời sống của cán bộ công nhân viên Công ty. - Tăng nhanh vòng quay vốn, đề xuất các biện pháp khai thác, sử dụng vốn có hiệu quả cao nhất. Theo chỉ đạo của Giám đốc lập phương án vay vốn trong các trường hợp cần thiết. - Đảm bảo ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh của Công ty. Cân đối thu chi và báo cáo Giám đốc theo qui định. - Lập và nộp báo cáo quyết toán kế toán Công ty theo đúng các loại biểu mẫu Nhà nước quy định đúng thời gian, có chất lượng cao theo định kỳ cho Bộ Thương mại và Tổng cục Thống kê theo qui định chung. - Đảm bảo chất lượng khi tiến hành kiểm kê tài sản, vật tư, tiền vốn theo thời gianqui định và kết quả kiểm kê phải báo cáo Tổng Giám đốc. - Tham mưu cho lãnh đạo Công ty giám sát việc thực hiện hợp đồng và đôn đốc các đơn vị trong Công ty thanh quyết toán các hợp đồng đúng thời hạn cam kết. Hạch toán kế toán kịp thời, đúng, đủ đối với từng phương án kinh doanh. - Tham mưu, cố vấn cho Giám đốc về tài chính. Thường xuyên báo cáo Giám đốc về các vấn đề nảy sinh, liên quan đến lĩnh vực phụ trách để có biện pháp xử lý kịpthời nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh của Công ty ổn định. - Thực hiện đào tạo tại chỗ đối với cán bộ trong phòng, nâng cao nghiệp vụ, phát huy tính năng động, liêm khiết, kỷ luật để đáp ứng kịp thời hoạt động kinh doanh của Công ty trong cơ chế mới. - Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạc tài chính cả năm, báo cáo các cơ quan quản lý xin xét duyệt thực hiện kế hoạch năm và xét thưởng nếu có. - Thường xuyên giám sát tình hình vốn, bảo toàn vốn của Công ty để báo cáo Giám đốc. Khi có những biến động về tài chính đột xuất phải khẩn trương báo cáo Giám đốc để tìm giải pháp xử lý. 3.2.5. Phòng tổ chức lao động Phòng Tổ chức lao động có chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc về tổ chức bộ máy, quản lý nhân sự về mọi mặt và giải quyết các vấn đề có liên quan khác dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc. Nhiệm vụ và trách nhiệm sau: - Xây dựng và hoàn thiện tổ chức bộ máy của Công ty phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ trong từng thời kỳ để bảo đảm tính ổn định và kinh doanh có hiệu quả của Công ty. - Nghiên cứu công tác quy hoạch cán bộ cho trước mắt và lâu dài, tiến tới tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bố trí, đào tạo, đề bạt nhằm thúc đẩy hoạt động chung của toàn Công ty. - Xây dựng và theo dõi thực hiện quỹ tiền lương, thực hiện đóng Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế. Xác nhận các đơn từ và hồ sơ theo thẩm quyền được phân cấp. - Quản lý hồ sơ cán bộ, thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ Đảng, bảo vệ cơ quan. - Cùng các đơn vị xây dựng tổ chức bộ máy và nhân sự của từng phòng, ban, Chi nhánh phù hợp với yêu cầu công việc và bố trí cán bộ. - Xây dựng quỹ lương phù hợp với khối lượng công việc để các đơn vị đủ điều kiện hoạt động. - Trao đổi, bàn bạc với các đơn vị dự kiến bổ sung, điều động cán bộ thuộc đơn vị trước khi trình Tổng Giám đốc quyết định. - Định kỳ thông báo cho Ban Giám số liệu về kế hoạch và thực hiện quĩ lương. Phối hợp cùng phòng các phòng ban lập kế hoạch lao động tiền lương hàng năm . - Sao gửi các đơn vị liên quan các văn bản, các quyết định có liên quan về chế độ chính sách, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, điều chỉnh bậc lương và phụ cấp chức vụ. - Thông báo kịp thời cho phòng Tổ chức lao động các vấn đề có liên quan đến việc quản lý cán bộ như cử đi công tác nước ngoài, đào tạo dài và ngắn hạn trong và ngoài nước, nghỉ không hưởng lương vì lý do cá nhân. - Đề xuất các kiến nghị về đề bạt, nâng lương, vận dụng chính sách đối với cán bộ thuộc đơn vị hoặc thuộc các đơn vị khác nếu thấy cần thiết. - Thông báo các hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm nội quy, kỷ luật cơ quan của cán bộ thuộc đơn vị hoặc những biến động đột xuất về tư tưởng, hành động, hoàn cảnh bất bình thường của cá nhân hoặc gia đình cán bộ do đơn vị quản lý. - Kiến nghị các vấn đề có liên quan đến hoạt động chung của toàn Công ty, liên quan đến quỹ tiền lương, tiền thưởng. Trong Công ty phòng Tổ chức cán bộ đóng vai trò rất quan trọng đó là quản lý tất cả các cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty, chịu trách nhiệm về việc đưa người vào tổ chức giúp cho họ thực hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ và giải quyết các vấn đề phát sinh trong Công ty Hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng đặt ra cho hoạt động Quản trị nhân lực (QTNL) nhiều vấn đề cần giải quyết. Bao gồm từ việc đối phó với những thay đổi của môi trường kinh doanh, những biến đổi không ngừng của thị trường lao động hay những thay đổi của pháp luật về lao động. Tất cả vấn đề đó đều do phòng TCCB giải quyết. Phòng TCCB phân chia hoạt động QTNL trong Công ty theo các nhóm chức năng sau: Thứ nhất, nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực: gồm các hoạt động đảm bảo cho Công ty có đủ nhân viên về số lượng cũng như chất lượng. Muốn vậy, Công ty phải tiến hành kế hoạch hoá nhân lực, phân tích, thiết kế công việc; biên chế nhân lực; tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí nhân lực. Thứ hai, nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: nhóm chức năng này chú trọng các hoạt động nhằm nâng cao năng lực của cán bộ công nhân viên, đảm bảo cho công nhân viên trong Công ty có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành công việc được giao và tao điều kiện cho nhan viên phát triển được tối đa các năng lực cá nhân. Bên cạnh việc đào tạo mới còn có các hoạt động đào tạo lại nhân viên mỗi khi có sự thay đổi về nhu cầu kinh doanh hay quy trình kỹ thuật, công nghệ đổi mới. Thứ ba, nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: Công ty chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong Công ty. Nhóm chức năng này gồm 3 hoạt động: đánh giá thực hiện công việc và thù lao lao động cho nhân viên; duy trì và phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp. Phòng Tổ chức lao động đóng vai trò rất quan trọng và không thể thiếu được trong bất kỳ một Công ty nào. Người làm công tác trong phòng Tổ chức lao động cần: - Nắm đường lối, chính sách của Nhà nước, những quy định của Bộ, đơn vị về công tác TCLĐ. - Nắm vững các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật. - Vận dụng được những hiểu biết cuả mình trong lĩnh vực chuyên môn vào thực tế hoạt động doanh nghiệp. 3.2.6.Phòng vật tư - kho- bến bãi: Quản lý nguyên vật liệu vật tư thiết bị theo dõi tình hình hoạt động của các thiết bị, kiến nghị mua mới, sửa chữa, thanh lý thiết bị khi cần thiết, đồng thời có nhiệm vụ xuất nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị cho các công trình khi có lệnh điều động, yêu cầu chủ nhiệm công trình, công nhân sử dụng vật tư thiết bị khoa học, hợp lý và theo dõi quá trình xuất, nhập kho các vật tư, trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động của công ty, theo dõi tình hình sử dụng vật tư hàng tháng, hàng qu‎y, năm. Chịu trách nhiệm thi công các công trình mà công ty nhận thầu. Tổ chức công tác thi công tại công trường quản lý con người, thiết bị vật tư tại công trường. 3.2.7. Đội lái xe Bao gồm các thợ lái xe có chức năng vận truyển vật tư, thực hiện thi công tại công trường. Chịu trách nhiệm về số lượng vật tư vận chuyển và an toàn cho các thiết bị thi công. Đảm bảo quá trình tiến độ thi công các công trình 4. Đánh giá tình hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải 4.1 Ưu điểm Công ty có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được xây dựng theo kiểu mô hình trực tuyến - chức năng. Các cấp quản lý trong Công ty phù hợp với cơ cấu sản xuất kinh doanh hiện nay và đều thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Mô hình này giản đơn, rõ ràng do chỉ huy thống nhất, thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng. Người lãnh đạo trong Công ty chịu trách nhiệm toàn bộ về kết quả công việc của người dưới quyền. Tập thể công nhân viên trong Công ty có độ tuổi trung bình là khá cao, có năng lực và trình độ chuyên môn cao, có nhiều kinh nghiệm qua việc thực hiện các hợp đồng và qua thực tế công tác. Đồng thời trong Công ty tạo được sự thống nhất nhịp nhàng, ăn khớp từ ban Giám đốc tới các phòng ban. Công ty bước vào cổ phần hoá thành Công ty cổ phần vì vậy đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty ngày càng giảm. Một phần là do số lượng cán bộ công nhân viên đến tuổi về hưu, một phần là do xin nghỉ sớm và một phần là do giảm bớt số lượng lao động gián tiếp cũng như là các bộ phận và các cá nhân làm ăn thua lỗ, không có hiệu quả. Đây là một thuận lợi đối với Công ty. 4.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm nói trên của Công ty thì cũng còn tồn tại một số nhược điểm là: - Phạm vi quản lý của cán bộ quản lý còn hẹp Phạm vi của cán bộ quản lý hẹp có nghĩa là số nhân viên ở các cấp mà một người quản lý và điều hành còn nhỏ. Vì vậy, người quản lý có xu hướng kiểm soát chặt chẽ nhân viên của mình nên làm giảm tính tự chủ và sáng tạo của nhân viên t