Chuyên đề Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp thoát nước số 2 Hà nội

4 15,15 10,93 19,65 12,78 Nguồn: Phòng Kế toán, XN Thoát nước số 2 Hà nội, 2010 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp liên tục tăng qua các năm khẳng định hiệu quả hoạt động của XN. Nộp ngân sách ngày càng tăng từ 138,6 triệu năm 2007 lên 173,4 triệu năm 2009 thể hiện sự đóng góp ngày càng cao của XN vào quá trình phát triển đất nước. Một mặt do xí nghiệp hoạt động dưới sự chỉ đạo của Công ty Thoát nước Hà nội nên nguồn vốn hoạt động ít biến động. Mặt khác, XN hoạt động công ích đa phần nhận công trình, dự án do Sở Giao thông công chính giao nên công việc ổn định,ít chịu ảnh hưởng của biến động kinh tế. Vì vậy mức lương và thu nhập của người lao động được đảm bảo giúp họ yên tâm làm việc, tăng hiệu quả công việc. Bảng 2.2: Trang thiết bị vật tư Đơn vị: chiếc, % Tên thiết bị vật tư Năm mua Sản xuất Số lượng Chất lượng Xe cẩu 1997 Italia 2 75 Xe phốt 1999 Nhật 3 82 Xe hút bể phốt 1995 Liên Xô 2 60 Xe phun rửa đường ống 1999 Liên Xô 4 75 Xe phun rửa đường ống áp lực cao 2000 Italia 3 95 Xe hút chân không 2001 Nhật 3 85 Xe hút chân không cỡ nhỏ 2001 Nhật 3 85 Xe xúc 2000 Italia 2 75 Xe hút bùn 2004 Đức 3 90 Xe chở bùn 1992 Liên Xô 3 80 Máy bơm 1999 Italia 3 75 Stec đựng bùn 2000 Nhật 2 80 Xe Ford 12 chỗ 1999 Mĩ 1 86 Xe Ford 5 chỗ 2002 Mĩ 2 75 Xe Nissan 1999 Nhật 1 92 Nguồn: Phòng Kế toán, XN Thoát nước số 2 Hà nội, 2010 Xí nghiệp đã được Công ty đầu tư các trang thiết bị hiện đại giúp công việc được tiến hành với hiệu quả cao. Chất lượng máy móc nhìn chung là tốt nhưng số lượng chưa đáp ứng đủ so với yêu cầu như thực tế khối Cống vẫn thiếu một máy hút chân không, một máy phốt, khối Mương thiếu một máy hút bùn nên khi công việc không đúng theo tiến độ, gây thiệt hại cho Xí nghiệp. Trong thời gian tới, để khắc phục nhược điểm trên Xí nghiệp cần đê xuất với lãnh đạo công ty về việc phải bổ sung thêm máy móc trang thiết bị vào những vị trí cần, đồng thời gửi công nhân đi đào tạo để vận hành tốt máy móc. Một số quy trình công nghệ Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ xây dựng, lắp đặt hệ thống thoát nước Xác định tuyến, cao độ theo đúng thiết kế Đào đất Nghiệm thu cao độ hố đào Đổ lớp lót cát đen Đầm chặt đáy móng tuyến ga, cống theo yêu cầu Lắp đặt tuyến cống xây hố ga Chít mối nối cống Nghiệm thu tuyến cống, ga Lấp cát đen, đàm chặt Đổ bê tông hoặc trải nhựa mặt đường Nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng Nguồn: Phòng Kế hoạch- Kỹ Thuật, XN Thoát nước số 2 Hà nội, 2010 Đặt biển báo giao thông Mở nắp hố ga Lắp và kiểm tra vòi phun Đậy nắp ga, thu vòi ,biển Nghiệm thu quá trình thau rửa Vận hành máy hút bùn thau rửa Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ hút bùn, thau rửa hệ thống ga cống thoát nước bằng xe phun áp lực chuyên dụng Nguồn: Phòng Kế hoạch- Kỹ Thuật, XN Thoát nước số 2 Hà nội, 2010 2.1.4 Đặc điểm về thị trường và đối thủ cạnh tranh Đặc điểm về thị trường XN Thoát nước số 2 hoạt động trên phạm vi địa bàn được giao quản lý theo các quyết định của Tổng Giám đốc công ty. Trước kia khi chưa thành lập XN Thoát nước số 5, số 6, hoạt động của XN Thoát nước số 2 trải dài trên nhiều quận với số lượng công việc được giao rất lớn. Hiện nay XN đang được giao quản lý các quận Quận Thanh Xuân, quận Cầu Giấy, một phần huyện Thanh Liêm, Huyện Thanh Trì.Với hệ thống mương gồm 25 tuyến với tổng chiều dài 31,9 km.Với hệ thống cống gồm 116 km, số ga thu 2072,số ga thăm 2300, quản lý, duy trì hồ Nghĩa Tân, quản lý, vận hành trạm bơm Đồng Bông I, Xuân Đỉnh. Xí nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ trên các địa bàn khác trong phạm vi cả nước. Địa bàn quản lý của xí nghiệp rộng, phân tán nên khó khăn trong việc quản lý. Do đó xí nghiệp cần có những quy định chặt chẽ, quan tâm, sâu sát trong hoạt động kiểm tra của các tổ đội sản xuất để đảm bảo những kế hoạch, chỉ tiêu đề ra. Đặc điểm về đối thủ cạnh tranh Với nhu cầu tăng nhanh của các dịch vụ ngành thoát nước, vệ sinh môi trường thì cũng xuất hiện thêm nhiều doanh nghiệp tham gia thị trường. Với lợi thế giá cả cạnh tranh, thời gian thực hiện nhanh, chất lượng dịch vụ tốt, các doanh nghiệp tư nhân đã thể hiện được ưu thế so với các doanh nghiệp Nhà nước. Các công trình của hộ gia đình, của các doanh nghiệp xây dựng thuê ngày càng nhiều các doanh nghiệp tư nhân giải quyết. Do đó hiện nay ngoài những công trình, dự án do Sở Giao thông công chính giao chỉ tiêu cho Công ty và Xí nghiệp thì những công trình khai thác bên ngoài là rất ít, hiệu quả không cao. Lợi thế của XN Thoát nước số 2 Hà nội là được sự chỉ đạo của Công ty, được sự đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại nên muốn tăng các hợp đồng kinh tế bên ngoài cần sự nhanh nhạy, linh hoạt của bộ máy quản lý, cần những chiến lược, quyết sách hợp lý. 2.1.5 Đặc điểm lao động Biến động lao động Số lượng lao động của xí nghiệp tương đối ổn định qua các năm Hàng năm số lao động tuyển thêm không nhiều, chủ yếu là lao động trực tiếp khi Xí nghiệp có nhu cầu sẽ đề xuất lên Công ty phê duyệt và thực hiện quy trình tuyển dụng. Số lượng lao động tại XN giảm đi do nhiều nguyên nhân như về hưu, nghỉ mất sức, đi nghiên cứu sinh, nghĩa vụ…nhưng phần lớn sự thay đổi nhân sự là dịch chuyển giữa các XN theo sự chỉ đạo của Công ty. Nghiên cứu biến động lao động qua 3 năm 2007, 2008, 2009 như biểu đồ 2.1 nhận thấy số lượng lao động tương đối ổn định. Năm 2007 thành lập XN Thoát nước số 5, XN chuyển 60 lao động, tháng 9/2009 thành lập XN Thoát nước số 6, XN chuyển 70 lao động, năm 2008 ổn định. Biểu đồ 2.1: Số lượng lao động qua 3 năm 2007, 2008, 2009 Đơn vị: Người Nguồn: Phòng Tổ chức- Hành chính, XN Thoát nước số 2 Hà nội, 2010 Cơ cấu lao động theo giới Do đặc thù công việc của ngành thoát nước phần lớn là công việc nặng nhọc, thường xuyên phải làm ca, tiếp xúc với môi trường làm việc độc hại… nên lao động chiếm số đông là nam giới. Lao động nữ chỉ chiếm 1/3 trong tổng số lao động trong XN và chủ yếu là lao động gián tiếp làm việc tại các phòng, ban…Với xu hướng cơ giới hóa, tự động hóa công việc ngày càng cao thì công việc của các lao động trực tiếp sẽ đỡ vất vả hơn sẽ có thêm sự tham gia của lao động nữ. Bảng 2.3: Cơ cầu lao động theo các chỉ tiêu Đơn vị: Người Stt Chỉ tiêu 2007 2008 2009 So sánh 08/07 So sánh 09/08 +/- % +/- % 1 Số lao động 214 230 197 16 7,48 -33 -14,35 2 Theo giới tính -Nam 142 132 130 -10 -7,04 -2 -1,52 -Nữ 72 98 67 26 36,11 -31 -31,63 3 Theo chức năng -Trực tiếp 21 28 24 7 33,33 -4 -14,29 -Gián tiếp 193 202 173 9 4,66 -29 -14,36 4 Theo trình độ -Đại học -Trung cấp, sơ cấp -Phổ thông 18 8 188 16 12 202 15 10 172 -2 4 14 -11,11 50 7,45 -1 -2 -30 -6,25 -16,67 -14,85 Nguồn: Phòng tổ chức- hành chính, XN Thoát nước số 2, 2010 Số lao động trực tiếp biến động liên tục, số lao động gián tiếp ổn định hơn và thường chiếm gấn 1/10 tổng số lao động. Tỉ lệ này được xem là hợp lý và có xu hướng giảm nhưng chất lượng lao động gián tiếp chưa hợp lý cần có kế hoạch đào tạo và phát triển hợp lý. Cơ cấu lao động theo tuối Đa phần người lao động là những người đã gắn bó lâu năm với xí nghiệp, có trình độ tay nghề cao và tuổi đời trên 35 chiếm đa số. Độ tuổi trung bình của khối lao động trực tiếp sản xuất thấp hơn độ tuổi trung bình của khối lao động gián tiếp là 7 tuổi. Do công việc thoát nước thường xuyên làm trong môi trường nặng nhọc, độc hại, tăng ca liên tục nên những người lao động trực tiếp đã gắn bó trên 20 năm với công việc thì sức khỏe giảm xuống rõ rệt. Vì vậy, thực hiện theo Nghị định 41/2002/NĐCP về chính sách đối với lao động dôi dư do sắp xếp doanh nghiệp Nhà nước, khi chuyển từ doanh nghiệp 100 % vốn Nhà nước sang mô hình TNHH NN một thành viên, dưới sự chỉ đạo của Công ty, Xí nghiệp tiến hành sắp xếp lại lao động, hỗ trợ nghỉ hưu sớm cho lao động dôi dư không còn đủ sức khỏe, năng lực làm việc. Hiện nay Xí nghiệp đang mở rộng thêm các hoạt động sản xuất nên tuyển thêm nhiều lao động trẻ có sức khỏe, có khả năng lao động tốt nên độ tuổi trung bình của Xí nghiệp đã giảm. Những người lao động trẻ sẽ trở thành nòng cốt cho các hoạt động của tổ chức như hoạt động Đoàn, Đảng, tiếp thu nhanh những tiến bộ khoa học kỹ thuật hiện đại, năng động, sáng tạo tạo hiệu quả cao trong công việc. Cơ cấu lao động theo trình độ Phần lớn lao động trong công ty là lao động phổ thông, trình độ tốt nghiệp phổ thông cơ sở là chủ yếu, do công việc là làm trong cống ngầm, cống ngang, mương, nhặt rác nên đòi hỏi nhiều về sức khỏe, thể lực. Trước khi nhận vào làm việc, họ đều chưa được đào tạo nghề liên quan tới lĩnh vực thoát nước, nhưng do đặc điểm công việc hoàn toàn có thể đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc. Trong tương lai với áp dụng thêm máy móc thiết bị hiện đại trong quá trình lao động thì việc đào tạo, nâng cao tay nghề cho lao động trực tiếp là cần thiết. Bảng 2.4 : Các cấp bậc công nhân trực tiếp sản xuất từ 2007 đến 2009 Đơn vị: người 1/7 2/7 3/7 4/7 5/7 6/7 7/7 2007 24 11 18 44 12 60 24 2008 20 13 15 49 17 62 26 2009 18 9 10 43 7 62 26 Nguồn: Phòng Tổ chức- Hành chính, XN Thoát nước số 2 Hà nội, 2010 Công nhân các cấp bậc tại xí nghiệp có tỉ lệ tương đối đồng đều. Đa số lao động trực tiếp có trình độ cao nên phương pháp tạo động lực chủ yếu là chính sách đãi ngộ, phương pháp đánh giá năng lực làm việc của người lao động công bằng và thỏa đáng. 2.2 Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại XN Thoát nước số 2 Hà nội 2.2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại XN Thoát nước số 2 Hà nội hiện nay Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức XN Thoát nước số 2 Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật Giám đốc Phó giám đốc 1 Công đoàn Phòng Kế toán Phòng Tổ chức – Hành chính Khối Quản lý quy tắc Phó giám đốc 2 Khối Mương Khối Nhặt rác Khối Cống Tổ Sửa chữa – Xây lắp Tổ Bơm Khối Lái xe – Vận chuyển : Quan hệ chức năng : Quan hệ phối hợp Nguồn: Phòng Tổ chức- Hành chính, XN Thoát nước số 2 Hà nội, 2010 Sơ đồ bộ máy của xí nghiệp theo mô hình cơ cấu trực tuyến- chức năng. Trong đó kết hợp chế độ thủ trưởng và sự tham gia của các phòng ban chức năng trong việc điều hành và ra các quyết định nhưng đòi hỏi các phòng ban phải được giao nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng và có sự hợp tác giữa các phòng ban trong việc giải quyết các vấn đề chung. Xí nghiệp có các phòng ban chuyên môn hóa về các lĩnh vực khác nhau. Phòng kế hoạch- kỹ thuật trợ giúp cho phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, phòng Tổ chức- Hành chính, Kế toán trợ giúp cho giám đốc phụ trách nội chính, các phòng ban, các phó giám đốc trợ giúp cho giám đốc khi ra các quyết định chung cho xí nghiệp. 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Ban giám đốc Giám đốc Xí nghiệp + Chức năng Thực hiện chức năng quản lý toàn diện xí nghiệp và chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật về hoạt động của xí nghiệp theo các mục tiêu, nhiệm vụ Công ty giao. + Nhiệm vụ Điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp theo chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được công ty phê duyệt, tổ chức sản xuất kinh doanh có hiệu quả đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu, kế hoạch. Chủ động lập kế hoạch hàng tháng, quý, năm kế hoạch dài hạn cho công ty và triển khai tổ chức kế hoạch khi được duyệt. Đề nghị Chủ tịch- Tổng giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật, cho nghỉ chế độ và các quyền lợi khác với các Phó giám đốc Xí nghiệp Được ký quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm đến trưởng phòng nghiệp vụ của Xí nghiệp ( trừ Trưởng phòng kế toán ). Tổ chức thực hiện các định mức, đơn giá, tiêu chuẩn quy định trong nội bộ Công ty. Tổ chức thực hiện các quyết định của Chủ tịch, Tổng giám đốc Công ty. Báo cáo Chủ tịch, Tổng giám đốc Công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp hàng tháng, quý, năm và công khai các hoạt động theo quy chế dân chủ của Công ty. Chịu sự kiểm tra, giám sát của Chủ tịch, Tổng giám đốc Công ty trong việc thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Quyết định ban hành các quy định nội bộ của Xí nghiệp. Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quyết định của Chủ tịch, Tổng giám đốc Công ty Phó giám đốc kỹ thuật Giúp việc, tham mưu chịu trách nhiệm trước Giám đốc XN, ban giám đốc Công ty trong công tác quản lý chuyên môn, kỹ thuật. Chịu trách nhiệm mọi mặt về kỹ thuật, an toàn vệ sinh lao động trong XN. Nghiên cứu khoa học, cải tiến kỹ thuật, điều hành trực tiếp và chịu trách nhiệm trước Giám đốc XN về hoạt động của phòng Kế hoạch- Kỹ thuật. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Giám đốc ủy quyền (bằng văn bản). Phó giám đốc nội chính Giúp việc, tham mưu cho Giám đốc XN, ban giám đốc Công ty công tác nội chính bao gồm: Điều hành hoạt động về các công việc hành chính, quản trị, y tế, bảo vệ, quân sự và mọi hoạt động phong trào, điều hành hoạt động của các xe con. Giúp việc, tham mưu cho Giám đốc XN các quan hệ đối nội, đối ngoại liên quan đến việc đảm bảo an ninh chính trị trật tự an toàn xã hội và nội bộ Công ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc XN về kết quả các công việc được phân công. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Giám đốc ủy quyền (bằng văn bản). Các phòng ban chức năng Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật + Công tác lập kế hoạch- triển khai kế hoạch Chủ động lập kế hoạch hàng tháng, quý, năm theo chỉ đạo của Công ty có sự phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ của Công ty. Giao kế hoạch sản xuất cho các tổ đội sản xuất, đôn đốc kiểm tra đảm bảo đúng tiến độ đề ra. Quản lý chặt chẽ vật tư, máy móc thiết bị, xe máy đảm bảo thực hiện đúng theo quy trình, quy phạm kỹ thuật bảo dưỡng theo quy định. Lập hồ sơ quản lý danh mục hệ thống thoát nước trên địa bàn được giao quản lý theo dõi điều chỉnh kịp thời những biến động, cập nhật những số liệu để đảm bảo hồ sơ quản lý duy trì thoát nước đúng và đầy đủ. + Công tác quản lý kỹ thuật- kế hoạch Kiểm tra, giám sát thực hiện kế hoạch của các tổ đội sản xuất xác định chất lượng, khối lượng các hạng mục nạo vét, duy tu, duy trì, quản lý hệ thống thoát nước do XN quản lý. Quản lý kỹ thuật, vật tư, xe máy, thiết bị chuyên dùng của XN. Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho các tổ sản xuất, tổ chức thực hiện sản xuất theo đúng kế hoạch, tiến độ đề ra. Phối hợp chặt chẽ với các phòng kế hoạch, đầu tư, khoa học công nghệ và phòng kinh doanh dịch vụ của Công ty trong công tác lập và triển khai thực hiện kế hoạch. Nghiên cứu, cải tiến kỹ thuật, triển khai ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật. Qua kết quả điều tra về nhiệm vụ, chức năng của các nhân viên trong phòng có phù hợp với trình độ chuyên môn được đào tạo cho kết quả Bảng 2.5 : Kết quả điều tra về sự phù hợp giữa công việc và trình độ chuyên môn trong phòng Kế hoạch- Kỹ thuật Chỉ tiêu Tỉ lệ (%) Phù hợp 64 Công việc cao hơn trình độ chuyên môn 28 Công việc thấp hơn trình độ chuyên môn 8 Nguồn: Tác giả tự tổng hợp, 2010 Với những tổng hợp trên nhận thấy trình độ chuyên môn trong phòng so với công việc chưa tương xứng (chiếm 36%). Người lao động phải làm những công việc thấp hơn trình độ chuyên môn được đào tạo sẽ gây cảm giác chán nản, dần mất đi sự năng động, sáng tạo trong công việc, hiệu quả làm việc thấp. Người lao động được làm công việc phù hợp hoặc trên trình độ chuyên môn được đào tạo sẽ kích thích họ cố gắng, phấn đấu để hoàn thành công việc, nhiệm vụ được giao nhưng nếu giao những công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn quá cao so với họ thì cần phải kết hợp đào tạo nâng cao trình độ cho họ. Phòng Tổ chức- Hành chính Tham mưu cho giám đốc xí nghiệp về công tác tổ chức nhân sự, công tác hành chính quản trị, công tác bảo vệ, công tác y tế. Tham mưu, giúp việc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Phó Giám đốc nội chính giải quyết các công việc về hành chính- quản trị, y tế đáp ứng yêu cầu sản xuất, phục vụ các hoạt động khác của Công ty cụ thể: - Tổ chức triển khai kịp thời các chế độ chính sách của Nhà nước, các quy chế của Công ty, xí nghiệp đến các đơn vị và CBCNV - Tham mưu về công tác, chế độ chính sách BHLĐ, BHXH, lưu trữ, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật. - Chịu trách nhiệm trước Công ty về việc quản lý nhân lực, lao động của Xí nghiệp thực hiện theo phân cấp quản lý thông qua quy chế, thỏa ước tập thể lao động hàng năm qua đại hội CNVC. - Hàng tháng có báo cáo tình hình quản lý sử dụng lao động lên Công ty (qua phòng Tổ chức ) chịu sự kiểm tra giám sát của phòng ban nghiệp vụ về công tác chuyên môn nghiệp vụ. Phòng Tổ chức- Hành chính có chức năng, nhiệm vụ quan trọng trong xí nghiệp. Khối lượng công việc nhiều nhưng số lượng nhân viên ít nên phòng thường xuyên quá tải công việc trong những dịp Đại hội, tổng kết, sơ kết. Khi được hỏi “ Đánh giá của Ông/ bà về công việc hiện tại? ” cho kết quả Biểu đồ 2.2: Kết quả đánh giá công việc tại Phòng Tổ chức- Hành chính Nguồn: tác giả tự tổng hợp, 2010 Từ kết quả tổng hợp trên cho thấy, đa số nhân viên trong phòng đánh giá công việc tại phòng là bình thường (48%), một số ít đánh giá công việc có phần nhàm chán (6%). Chính khối lượng công việc nhiều nhưng thường lặp đi, lặp lại không tạo được sự động lực làm việc cho người lao động. Mặt khác nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ chưa đáp ứng được nhu cầu công việc nên khó khăn trong việc thực hiện công việc, gây nên tâm lý chán nản, ỷ lại. Để khắc phục tạo được sự hăng say làm việc trong nhân viên cần có những đổi mới công việc như luân chuyển, thuyên chuyển công việc, đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên. Phòng Kế toán Tham mưu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc XN các công việc sau: - Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán. Thống kê phù hợp với tổ chức sản xuất, kinh doanh của XN theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và công tác kế toán thống kê. - Tính toán và trích nộp đúng, đủ kịp thời các khoản nộp ngân sách, các khoản nộp cấp trên. - Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán của Công ty theo chế độ quy định. - Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể chế tài chính kế toán Nhà nước, các quy định của cấp trên về thống kê, thông tin kinh tế cho các bộ phận, cá nhân có liên quan trong XN. - Tổ chức bảo quản,lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu số liệu bí mật thuộc bí mật Nhà nước. - Giải quyết và xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát, hư hỏng, các khoản nợ không đòi được và các hợp đồng kinh tế. - Chấp hành các chế độ bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn của Công ty, XN. - Chấp hành các chế độ quản lý và kỷ luật lao động, các định mức lao động, tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp, chế độ với người lao động. Đánh giá về sự phân công công việc giữa các nhân viên trong phòng ban Biểu đồ 2.3: Kết quả về phân công công việc tại phòng Kế toán Nguồn: Tác giả tự tổng hợp, 2010 Nhân viên trong phòng đánh giá sự phân công công việc hợp lý (64%), nhưng có 12% đánh giá là chưa hợp lý. Trên thực tế trong phòng vẫn còn có sự chồng chéo nhiệm vụ, chức năng giữa các nhân viên như công việc thống kê chỉ cần một nhân viên để hoàn thành khối lượng công việc được giao nhưng trong phòng lại có 2 nhân viên. 2.2.3 Bố trí sử dụng lao động quản lý Ban giám đốc Bảng 2.6: Cơ cấu Ban giám đốc Chức danh Yêu cầu Thực tế +/- Số lượng Chất lượng Số lượng Chất lượng Giám đốc 1 Đại học chính quy chuyên ngành quản trị kinh doanh 1 Đại học tại chức ngành kỹ thuật 0 Phó giám đốc 1 1 Đại học chính quy khối ngành kỹ thuật, quản trị kinh doanh 1 Đại học chính quy ngành kỹ thuật 0 Phó giám đốc 2 1 Đại học chính quy ngành quản trị kinh doanh, quản lý hành chính 1 Đại học chính quy ngành quản trị kinh doanh 0 Nguồn: Phòng Tổ chức- Hành chính, XN Thoát nước số 2 Hà nội, 2010 Ban giám đốc Xí nghiệp có trình độ chuyên môn, năng lực, kinh nghiệm đã đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại. Tuy nhiên tuổi trung bình khá cao (42 tuổi), phó giám đốc nội chính đã gần đến tuổi về hưu nên XN đang cần lớp kế cận thay thế. Trên thực tế việc lựa chọn giám đốc Xí nghiệp, phó giám đốc Xí nghiệp là do Công ty bổ nhiệm, phê duyệt nên không có nhiều thay đổi, xáo trộn khi giám đốc nội chính về hưu. Chính đội ngũ ban giám đốc còn tồn tại từ cơ chế bao cấp đã ảnh hưởng lớn đến sự điều hành hoạt động của tổ chức như sự linh hoạt dự báo thị trường kém, khó theo kịp nhu cầu thị trường, vẫn còn tư tưởng ỷ lại vào những chính sách của Công ty. Các phòng ban chức năng Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật Bảng 2.7: Cơ cấu lao động phòng Kế hoạch- Kỹ thuật Chức danh Yêu cầu Thực tế +/- Số lượng Chất lượng Số lượng Chất lượng Trưởng phòng 1  Đại học chính quy khối kỹ thuật, quản trị kinh doanh 1  Đại học Mở, trung cấp quản trị kinh doanh 0 Phó phòng 1  Đại học chính quy khối kỹ thuật 1  Đại học Kiến trúc 0 CBKT mương 1 Đại học chính quy khối kỹ thuật 1 Đại học Thủy lợi 0 CBKT sửa chữa, xây lắp 1 Đại học chuyên ngành chính quy khối kỹ thuật 1 Đại học Xây dựng 0 CBKT duy tu xe máy, thiết bị 1 Đại học chính quy khối kỹ thuật 1 Đại học Công Đoàn +1 CBKT rác 1 Đại học chính quy khối kỹ thuật 1 Sơ cấp +1 CBKT quản lý điện 1 Đại học chính quy khối kỹ thuật 1 Trung cấp điện +1 CBKT cống 1  Đại học chính quy khối kỹ thuật 1  Đại học Kiến trúc 0 Nguồn: Phòng Tổ chức- Hành chính, XN Thoát nước số 2 Hà nội, 2010 Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật giữ vai trò nòng cốt trong xí nghiệp với mức độ chuyên môn hóa cao. Số lượng nhân viên trong phòng đủ, phù hợp với các vị trí, mỗi người phụ trách một mảng không có sự chồng chéo trong nhiệm vụ, chức năng. Nhìn chung các CBKT có trình độ chuyên môn đáp ứng được với yêu cầu công việc, tuy nhiên vị trí CBKT quản lý điện, CBKT rác, CBKT duy tu xe máy, thiết bị chưa phù hợp với yêu cầu công việc. Do các vị trí CBKT đòi hỏi trình độ chuyên môn tốt nghiệp đại học chuyên ngành chính quy mới đảm nhận được việc thiết kế công việc, phân công công việc, hướng dẫn thực hiện cho các tổ đội sản xuất. Vì vậy các nhân viên chưa có trình độ chuyên môn hợp lý cần được cử đi đào tạo để nâng cao trình độ đáp ứng được yêu cầu công việc. Phòng Tổ chức- Hành chính Bảng 2.8: Cơ cấu lao động phòng Tổ chức- Hành chính Chức danh Yêu cầu Thực tế +/- Số lượng Chất lượng Số lượng Chất lượng Trưởng phòng 1  Đại học chuyên ngành quản trị nhân lực, lao đông, quản lý hành chính 1  Đại học Công Đoàn, quản lý hành chính 0 CB y tế 1 Trung cấp y tế 1 Trung cấp y tế 0 CB văn thư 1 Cao đẳng văn thư lưu trữ 1 Sơ cấp +1 CB bảo vệ 5 PTTH 5 PTTH 0 Nguồn: Phòng Tổ chức- Hành chính, XN Thoát nước số 2 Hà nội, 2010 Phòng Tổ chức- Hành chính là bộ phận kiêm nhiều công việc nhưng số lượng nhân viên ít và chất lượng nhân lực chưa phù hợp với yêu cầu công việc. Đa phần nhân viên trong phòng là những người có thâm niên cao trong công việc, không qua đào tạo bài bản, chính quy. Thực tế phòng chỉ có trưởng phòng tốt nghiệp đại học chuyên ngành Lao động- Tiền lương nhưng đảm nhận nhiều công việc về quản trị nhân lực, công tác Công Đoàn, giải quyết hành chính. Mặt khác, tuổi đời của trưởng phòng cũng khá cao nên đòi hỏi phòng cần có thêm một nhân viên quản trị nhân lực vừa trợ giúp trưởng phòng vừa đào tạo người kế cận phù hợp khi trưởng phòng về hưu. Bên cạnh đó, nhân viên văn thư trong phòng chỉ có trình độ sơ cấp làm công việc văn thư và các hoạt động quản trị nhân lực là không phù hợp. Do đó XN cần có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng cho nhân viên này, đồng thời tuyển thêm một nhân viên cho vị trí nhân viên nhân sự. Phòng Kế toán Bảng 2.9: Cơ cấu lao động phòng Kế toán Chức danh Yêu cầu Thực tế +/- Số lượng Chất lượng Số lượng Chất lượng Trưởng phòng 1  Đại học chính quy chuyên ngành Kế toán, trung cấp quản trị kinh doanh 1  Đại học Thương mại 0 Thủ kho 1 Đại học chuyên ngành Kế toán 1 Đại học tại chức chuyên ngành Kế toán 0 Thống kê 3 Cao đẳng chuyên ngành Thống kê 2 Trung cấp tài chính -1 Thủ quỹ 1  Đại học chuyên ngành Kế toán 1  Đại học Tài chính 0 Nguồn: Phòng Tổ chức- Hành chính, XN Thoát nước số 2 Hà nội, 2010 Từ bảng số liệu trên có thể thấy các vị trí trong phòng đã đáp ứng được công việc. Các nhân viên có trình độ chuyên môn đúng theo yêu cầu nhưng số lượng nhân viên làm thống kê thừa một người so với thực tế. Nếu một công việc thừa nhân viên đảm nhận so với mức cần thiết thể hiện sự sắp xếp, bố trí công việc chưa hợp lý, người lao động sẽ làm công việc chồng chéo lên nhau, trách nhiệm với công việc giảm, chất lượng công việc không cao. Do vậy, XN cần bố trí lại nhân viên thống kê có thể chuyển sang phòng Tổ chức- Hành chính làm nhiệm vụ hành chính, văn thư. Trưởng phòng có thể được cử đi đào tạo về quản trị kinh doanh để nâng cao trình độ quản lý, nâng cao hiệu quả công việc. 2.2.4 Mối quan hệ giữa các phòng ban trong việc thực hiện các nhiệm vụ Chuyên môn hóa của các phòng ban XN Thoát nước số 2 Hà nội được bố trí, sắp xếp quản lý nhìn chung là khoa học. Số lượng phòng ban hợp lý, các đầu mối quản lý ít làm giảm chi phí quản lý, tăng hiệu quả ra quyết định, giải quyết các vấn đề trong tổ chức. Tỉ lệ lao động gián tiếp/ lao động trực tiếp là 1/10 phản ánh cơ cấu nhỏ gọn, phù hợp với mô hình của tổ chức. Nhiệm vụ của các phòng ban được quy định cụ thể trong Quy c