Chuyên đề Hoàn thiện công tác cung ứng nguyên vật liệu tại công ty Trách nhiệm hữu hạn nhà nước một thành viên Dệt 19/5 Hà Nội

i đủ khả năng kiểm tra từng công đoạn sản phẩm sợi 4.5. Hệ thống cơ sở hạ tầng Cơ sơ hạ tầng là nhân tố đóng vai trò quan trọng đối với bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào của một doanh nghiệp. Đối với ngành dệt thì cơ sở hạ tầng có vai trò càng đặc biệt bởi đây là ngành phải sử dụng lao động nhiều, số lượng máy móc, thiết bị cỡ lớn. Bởi vậy cần có cơ sở hạ tầng đủ rộng rãi, thoàng mát đảm bảo cho việc sản xuất và lưu trữ hàng hóa. Hiện nay công ty có 4 nhà máy sản xuất: nhà máy sợ Hà Nội, nhà máy dệt Hà Nội, nhà máy dệt Hà Nam, Nhà máy thêu và ngành hoàn thành. Trụ sở chính của công ty đặt tại Nguyễn Huy Tưởng được chính thức xây dựng từ năm 1981 đến cuối năm 1985 với diện tích khoảng 4.5 ha, trong đó có 3 phân xưởng chính là phân xưởng dệt, phân xưởng may-thêu và phân xưởng sợi, diện tích các phân xưởng rộng khoảng 2ha. Bên cạnh các phân xưởng thì hệ thống kho bao gồm kho chứa nguyên vật liệu, kho chứa thành phẩm. Việc bố trí các kho chứa nguyên vật liệu phụ thuộc vào việc bố trí của các phân xưởng sản xuất. Với khoảng cách tương đối gần nhau giữa các phân xưởng sản xuất tạo điều kiện sắp xếp, phân chia nguyên vật liệu được thuận lợi. Thời gian gần đây, công ty không chỉ tăng diện tích hoạt động của các phân xưởng mà còn được nâng cấp tu sửa, hiện nay được đánh giá là tương đối hiện đại so với các công ty trong ngành. Các phân xưởng đều được đảm bảo đủ tiêu chuẩn về độ cao, độ an toàn, thoáng mát, phù hợp với việc sắp xếp, bố trí máy móc, trang thiết bị nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc giảm thiểu chi phí kể cả chi phí vận chuyển giữa các khâu sao cho có hiệu quả nhất. 4.6. Tình hình tài chính của công ty Bảng 1.11: Báo cáo tài chính giai đoạn 2003-2007 2003 2004 2005 2006 2007 A. Nợ phải trả 108.044 129.458 135.202 114.225 140.784 1. Nợ ngắn hạn 92.360 112.678 118.422 96.363 124.302 Vay ngắn hạn 30.669 32.523 41.194 35.910 43.860 Phải trả cho người bán 26.975 28.250 26.820 28.472 34.120 Người mua trả trước 864 865 789 650 1.423 Thuế phải nộp 3.100 3.280 4.500 3.710 4.700 Trả CBCNV 1.705 1.821 1.974 2.232 2.534 Trả nội bộ 376 423 521 342 651 Phải trả, phải nộp khác 28.671 45.516 42.624 25.047 37.014 2. Nợ dài hạn 15.684 16.780 18.540 17.862 16.482 Vay dài hạn 12.681 14.528 15.762 14.356 13.214 Nợ dài hạn khác 3.003 2.252 2.778 3.506 3.268 B. Nguồn vốn chủ sở hữu 24.670 25.862 31.439 33.562 35.938 1. Nguồn vốn quỹ 24.374 25.541 31.097 33.104 35.428 Nguồn vốn kinh doanh 22.543 23.417 28.792 30.744 32.615 Quỹ đầu tư phát triển Quỹ dự phòng tài chính 117 97 153 126 167 Quỹ đầu tư xây dựng cơ bản Lợi nhuận chưa phân phối 1.580 1.885 2000 2.100 2.500 Các quỹ khác 134 142 152 134 146 2. Nguồn kinh phí 296 321 342 458 510 Tổng nguồn vốn 132.714 155.320 166.641 147.787 176.722 khả năng thanh toán 0.85 0.87 0.88 0.84 0.88 ROA 0.012 0.012 0.012 0.014 0.014 Nguồn. phòng tài vụ khả năng thanh toán = tài sản lưu động/Nợ ngắn hạn Qua bảng số liêu trên ta thây khả năng thanh toán của công ty có tăng lên, riêng năm 2006 khả năng thanh toán bị giảm xuống. Tuy nhiên sự gia tăng này còn chậm do gần đây công ty tập trung đầu tư các trang thiết bị máy móc hiện đại, nên khả năng thanh toán còn hạn hẹp. Nhưng với số lượng máy móc được cải thiện thì trong tương lai năng suất sẽ không ngừng được nâng cao. ROA = lợi nhuân sau thuế/tổng tài sản Hệ số này phản ánh hiệu quả hoạt động đàu tư của công ty qua các năm. Ta thấy rằng hoạt động đầu tư của công ty tương đối đồng đều, tăng lên trong năm 2006 và 2007. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT 19/5 HÀ NỘI 1. Thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội 1.1. Cơ cấu và tính chất nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào rất quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đầu ra. Do đó đòi hỏi phải được cung ứng kịp thời, đủ, đúng về chủng loại, có như thế mới đảm bảo cho chất lượng đầu ra của sàn phẩm. Vì sản phẩm của công ty là vải công nghiệp nên nguyên liệu đầu vào chủ yếu là sợi và bông, cấu thành nguyên liệu trong giá trị sản phẩm là: Bông chiếm 50% Sợi chiếm 45% Vật tư, nguyên liêu khác chiếm 5% Nguồn nguyên liệu cung cấp cho công ty có cả nguồn cung trong nước và nguồn cung nước ngoài, do nguồn cung trong nước còn hạn chế. Nguyên vật liệu được sử dụng với vai trò rất khác nhau, nằm ở nhiều loại sản phẩm, có khi là sản phẩm của công đoạn này nhưng lại là nguyên vật liệu chính cho công đoạn sau bởi vì công ty có dây chuyền sản xuất dài, thiết bị công nghệ phức tạp, chia làm nhiều khâu, khâu này xong kế tiếp đến khâu sau, sản phẩm khâu trước lại phục vụ khâu sau. Nguyên vật liệu được sử dụng tại các phân xưởng như sau: Phân xưởng sợi: nguyên vật liệu đầu vào được sử dụng là bông để sản xuất, sợi sản xuất ra được chuyển sang phân xưởng dệt. Phân xưởng dệt: nguyên liệu đầu vào là các loại sợi do phân xưởng sợi kéo sau đó tiến hành sản xuát ra các loại vải. Nguyên vật liệu được chia làm 3 loại chủ yếu sau: Nguyên vật liệu chính: bông, sợi là thành phần chính trong sản phẩm. Nguyên vật liệu phụ và phụ tùngL là những nguyên liệu có định mức sử dụng gân giống nhau nên công ty xếp chung thành một loại, ví dự như dầu MD 40, sáp tạo độ bóng cho sợi… Phế liệu thu hồi: là các loại nguyên vật liệu được thu hồi trong quá trình sản xuất sản phẩm như bông hồi, bông rối….. Bảng 2.1. Mẫu số đơn vị cung ứng STT Tên đơn vị cung ứng Chủng loại vật tư Công ty Dunavant Bông Công ty OLAM Bông Công ty Dệt 8/3 Sợi Công ty Dệt Vĩnh Phú Sợi Công ty TNHH sợi dệt Vĩnh Phúc Sợi Công ty Dệt Nam Định GC hồ Công ty Tam Liên Phụ tùng, máy sợi Tập đoàn ECOM-COPACO Bông Công ty Dệt Vĩnh Phú Sợi Công ty TNHH Con Thoi Phụ tùng máy dệt, sợi Tổng công ty Xuất Nhập Khẩu Thiên Tân-Trung Quốc Phụ tùng máy dệt, sợi Công ty Dệt Hà Đông GC hồ 1.2. Tổ chức bộ phận quản trị cung ứng nguyên vật liệu Về cơ cấu của phòng vật tư Ở công ty, công việc được phân giao cho các phòng ban một cách cụ thể, rõ ràng, đối với việc cung ứng vật tư cho sản xuất kinh doanh, bảo quản kho tàng, vận chuyển hàng hoá đều do phòng vật tư đảm nhiệm. Phòng vật tư được đánh giá là làm việc linh hoạt, nhanh nhẹn. Phòng vật tư có một trưởng phòng, một kế toán, 2 thành viên, hầu hết là trình độ đại học, dưới đó là đội ngũ thủ kho chuyên chịu trách nhiệm tổ chức việc cấp phát NVL còn đội ngũ bốc vác chịu trách nhiệm vận chuyển NVL nhập kho hay chuyển tới các phân xưởng sản xuất. Mỗi thành viên đều thấy rõ được nhiệm vụ phải làm và có sự quản lý chặt chẽ, hơn nữa là tinh thần làm việc tự giác, nhiệt tình của các thành viên đã tạo được hiệu quả cao trong công việc. Về việc tổ chức quản lý NVL Đặc điểm của việc tổ chức công tác sản xuất của công ty là theo đơn đặt hàng có sẵn hay có kế hoạch sản xuất cụ thể, bởi vậy phòng vật tư sẽ căn cứ vào đó để lên kế hoạch vật tư, sau khi đã lên kế hoạch cung ứng , dự trữ vật tư, bản kế hoạch này được trình lên Tổng Giám Đốc phê duyệt. Dựa trên bản kế hoạch phê duyệt, phòng vật tư lên biểu hàng tháng, phân chia cụ thể, chi tiết từng tháng nhu cầu NVL như thế nào. Sau đó phòng dựa vào danh sách để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp, rồi tiến hành mua NVL, tổ chức tiếp nhận NVL và nhập kho, bảo quản, dự trữ NVL. 1.2. Công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu 1.2.1. Về việc xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu: 1.2.1.1. Xác định cầu NVL trong kỳ kế hoạch Căn cứ để lập kế hoạch NVL: Theo cơ chế mới của công ty, mỗi phòng ban chức năng được giao nhiệm vụ cụ thể, phòng vật tư là nơi quản lý vật tư cho sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu, thiết bị phụ tùng, vận chuyển, bốc dỡ…bởi vậy ,việc lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu do phòng vật tư và phòng kế hoạch đảm nhiệm. Căn cứ vào đơn hàng đã kí kết, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu sẽ lên kế hoạch cụ thể cho từng đơn hàng. Dựa vào định mức để xác định tổng hạn mức là 101.5% định mức, có tỷ lệ dôi ra này nhằm phòng trừ tỷ lệ sai sót. Từ đó phòng vật tư sẽ lên kế hoạch mua vật tư, với tỷ lệ là 105% so với định mức phòng khi thiếu hụt. Bảng 2. 2 : Nhu cầu nguyên vật liệu năm 2007 Đơn vị: 1000 đồng STT Tên nguyên liệu ĐVT Nhu cầu Đơn giá Thành tiền 1 Vải 0289 K160 m 399.000 16,0 6.384.000 2 Vải 0289 K160 TP m 210.000 16,5 3.465.000 3 Vải HNOI m 245.000 18,5 5.532.500 4 Vải HNAM m 125.000 16,3 2.037.500 5 Vải cân m 95.000 11,2 1.064.000 6 Vải 0726 K160 m 364.000 17,5 6.370.000 7 Vải 0726 K160 TP m 180.000 18 3.240.000 8 Vải 0614 K150 tẩy trắng m 170.500 22 3.751.000 9 Vải 0525 K165 m 143.000 17,8 2.545.400 10 Vải 0511K SK160 m 129.000 14 1.806.000 Nguồn. Phòng kế hoạch thị trường Phương pháp xác định nhu cầu nguyên vật liệu Công ty Dệt 19/5 là loại hình doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, với nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau, sản phẩm được sản xuất bởi mỗi loại vật liệu khác nhau, vì vậy em chỉ xin trình bày phương pháp tính toán của loại NVL chính. - Công thức tính lượng NVL thứ i để sản xuất ra sản phẩm k: Qik = S[(Đik*Qk)*(1+Tk)] Trong đó: Qik : Cầu NVL thứ i để sản xuất sản phẩm k trong kỳ kế hoạch Đik : Định mức tiêu dùng loại NVL thứ i để sản xuất ra một sản phẩm k Tk : Tỷ lệ hao hụt NVL Qk : Số lượng sản phẩm thứ k được sản xuất trong kỳ kế hoạch - Chi phí NVL i để sản xuất số sản phẩm k trong kỳ kế hoạch: Cik = Qik* Pi Trong đó: Cik : Chi phí NVL i để sản xuất sản phẩm k Pi : Giá NVL i Ví dụ: Nhu cầu vải 0614 K150 tẩy trắng để sản xuất 5.000 áo, định mức tiêu hao cho 1 sản phẩm là 0,52m, đơn giá là 22.000 đồng, tỷ lệ hao hụt 2% là: 5.000 * 0,48 * (1+0,02) = 2.448 m Chi phí NVL để sản xuất là: 2.448 * 22.000 = 53.856.000 (đồng) 1.2.1.2. Xác định lượng đặt hàng, thời gian đặt hàng Để xác định được lượng đặt hàng hợp lý, tối ưu là yếu tố rất quan trọng, bởi nó ảnh hưởng đến nhiều chi phí kèm theo, nếu đặt hàng lớn thì giảm số lần đặt hàng, tiết kiệm được chi phí kinh doanh đặt hàng, giảm chi phí mua hàng với số lượng lớn, đảm bảo được sự chắc chắn về NVL; nhưng đặt hàng quá lớn sẽ làm lưu kho lớn, cần vốn lưu động lớn gây ảnh hưởng xấu đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Ngược lại nếu đặt hàng quá ít dẫn đế chi phí kinh doanh lưu kho giảm nhưng vẫn không đem lại hiệu quả kinh doanh cao vì chi phí kinh doanh bình quân liên quan đến mua sắm và vận chuyển lớn, không được giảm giá mua hàng, sự gián đoạn trong khâu cung ứng. Tại công ty, việc xác định lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng là hoạt động gắn liền với sản phẩm. Bởi căn cứ trên đơn hàng đã được kí kết, công ty mới lên kế hoạch về NVL, sau khi xem xét để lựa chọn nhà cung ứng có trong danh sách, phòng vật tư tiến hành lập đơn đặt hàng và trình duyết lên Giám Đốc, nếu đơn hàng đã được duyệt thì phòng sẽ gửi đơn đặt hàng và kí kết hợp đồng mua hàng. Chỉ khi có đơn hàng hay có nhu cầu sản xuất thì công ty mới cho xây dựng kế hoạch mua sắm NVL. Do đó lượng NVL cần mua sắm thường được xác định bằng lượng NVL cần để sản xuất ra số sản phẩm theo đơn hàng hoặc theo kế hoạch sản xuất. Đây cũng chính là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết mà công ty cần có. Khi có nhu cầu NVL phòng vật tư lập nhu cầu NVL đưa xuống các thủ kho, trên cơ sở kiểm tra lượng tồn kho để xem đủ thì xuất, không đủ thì tiếp tục lập đơn và gửi đơn hàng như vừa nói ở trên. Với phương thức đặt hàng như vậy, công ty sẽ giảm được chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, hao hụt, mất mát…Nhưng việc đặt hàng như thế cũng sẽ gây khó khăn như: lượng tiền thanh toán cho việc thanh toán không có đủ, khách hàng không có NVL để đáp ứng kịp thời, nếu điều này xảy ra sẽ làm tăng thời gian máy móc ngừng hoạt động, người lao động không có đủ việc để làm…dẫn đến chi phí kinh doanh tăng lên, giảm hiệu quản kinh doanh của công ty. Hơn nữa việc mua sắm như thế dẫn đén hiệu quả kinh doanh của công ty không cao do chi phí kinh doanh bình quân liên quan đến mua sắm, vận chuyển lớn, không được giảm giá mua hàng…. CÔNG TY TNHHNN MTV DỆT 19/5 HÀ NỘI Biểu mẫu số: Đơn đặt hàng Hôm nay, ngày…tháng….năm… Kính gửi….. Công ty TNHHNN MTV Dệt 19/5 Hà Nội xin gửi quý công ty đơn đặt hàng sau, rất mong được đáp ứng, xin cảm ơn. Tên hàng, số lượng, đơn giá STT Tên vật tư Mã hiệu ĐVT Số lượng Đơn giá Tổng giá 1 2 … 2. Quy cách chất lượng hàng hoá 3. Phương thức thanh toán 4. Giao nhận vận chuyển Hàng giao tại Thời gian giao hàng Vận chuyển 5. Kiểm tra nghiệm thu Thực hiện kiểm tra vật tư đầu vào theo quy trình (tuỳ theo từng chủng loại vật tư để đưa ra các yêu cầu cho việc kiểm tra). Xin chân trọng kính chào Giám đốc công ty 1.2.2. Về việc thực hiện kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng NVL, phòng vật tư chịu trách nhiệm theo dõi giá cả, số lượng NVL thực tế cần cho quá trình sản xuất.Từ đó cân đối lại kế hoạch cung ứng NVL. Trên cơ sở có sự hợp lý của kế hoạch cung ứng NVL, tiến hành duyệt giá, lựa chọn nhà cung ứng, nhập kho NVL và tiến hành các biện pháp kiểm tra, bảo quản. Xác định nhu cầu dự kiến Đơn hàng/Kế hoạch Đánh giá nhà cung ứng Đặt hàng Nhập kho theo dõi cung cấp Thanh toán, hoàn thuế, lưu hồ sơ Duyệt giá Lấy mẫu vật tư Tập hợp danh sách Lựa chọn nhà cung ứng Lập kế hoạch mua Quy trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch cung ứng NVL CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN DỆT 19/5 Bảng 2.3: Kế hoạch cung ứng vật tư NLC Năm 2007 Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kì TH năm 2006 KH năm 2007 Số lượng Đơn giá Số lượng Thành tiền Số lượng Đơn giá dự kiến Thành tiền Bông cot kg 295.150 20.800 2.960.800 61.584.640.000 3.874.000 22.920 88.792.080 Xơ PE kg 21.300 150.000 3.195.000.000 180.000 27.600 4.968.000 Cộng 64.779.640.000 93.760.080.000 Sợi PE+PC kg 42.500 30.500 52000 1.586.000.000 80.000 34.500 2.760.000 Sợi cot kg 6.100 29.235 453.000 13.434.455.000 615.000 34.500 21.217.500 Cộng sợi 14.829.455.000 585.000 23.977.500 Tổng cộng 79.609.095.000 141.715.080.000 Nguồn.Phòng vật tư 1.3. Nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp Do đặc thù của sản phẩm dệt may, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, bởi vậy việc lựa chọn nhà cung cấp sao cho phù hợp nhất về giá cả và chi phí vận tải đòi hỏi công ty phải thường xuyên nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp. Trên thị trường lại có rất nhiều loại nguyên vật liệu có phẩm cấp khác nhau có thể đáp ứng được khách hàng này nhưng lại không đáp ứng được khách hàng khác. Vì thế, việc tính toán đầy đủ các khía cạnh để lựa chọn được nhà cung ứng vừa đảm bảo về chất lượng, thời gian, vừa đảm bảo được chi phí mua sắm và vận chuyển là yêu cầu quan trọng được đặt ra. Việc tiến hành mua sắm nguyên vật liệu của phòng vật tư chủ yếu thường xuyên dựa vào uy tín của các đơn vị cung ứng nguyên vật liệu với từng chủng loại khác nhau. Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung ứng Cung cấp được chất lượng NVL đảm bảo yêu cầu sản xuất dịch vụ, là yêu cầu tối quan trọng để đảm bảo sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng cao. Giá cả phù hợp với giá mặt bằng thị trường, phù hợp với điều kiện tài chính của công ty. Đảm bảo về mặt tiến độ, thời gian cung ứng, có năng lực đáp ứng vật tư tự phục vụ cho sản xuất của công ty để tránh làm ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, không xảy ra tình trạng thiếu hụt vật tư làm chậm thời gian hoàn thành. - Phương pháp đánh giá nhà cung ứng Để lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp công ty dựa trên những cơ sở như sau: Dựa trên hồ sơ về quy trình cung ứng cụ thể mà những người cung ứng đã từng hợp tác với công ty trong thời gian vừa qua. Dựa trên đánh giá của bên thứ ba (chứng chỉ, chứng nhận mà đơn vị đó nhận được), thông qua đó chứng tỏ được uy tín của đơn vị cung ứng trên thị trường NVL về chất lượng, khả năng đúng hạn, kịp thời đảm bảo cho cho công ty sản xuất liên tục nhờ vào việc đáp ứng đầy đủ NVL. Trên cơ sở những thông tin thu thập được, công ty tiến hành phân tích, đánh giá để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp nhất. - Xây dựng duy trì mối quan hệ Chọn đơn vị cung ứng: khi đã có quyết định mua vật tư, phòng vật tư chịt trách nhiệm lập danh sách các đơn vị cung ứng trình lên Tổng Giám Đốc phê duyệt, nếu các đơn vị cung ứng nào đó được phê duyệt nhưng lại không đáp ứng được thì phải lựa chọn đơn vị cung ứng khác theo trình tự như sau: Bước 1: Thu thập những thông tin của ít nhất 2 đơn vị cung ứng về loại NVL cần cung cấp. Bước 2: Lấy thông tin trực tiếp từ các đơn vị cung ứng khi họ chào hàng, cho xem mẫu vật tư, phiếu kiểm tra hay chứng chỉ chất lượng… CÔNG TY TNHHNN MTV DỆT 19/5 HÀ NỘI PHIỂU XEM XÉT CÁC ĐỀ NGHỊ CỦA NHÀ CUNG ỨNG Về phần nhà cung ứng Nhà cung ứng Địa chỉ Điện thoại Tên người liên hệ Địa chỉ Các yêu cầu thay đổi của nhà cung ứng Số lượng Giá Phương thức giao nhận Phương thức thanh toán Các yêu cầu khác Khả năng của công ty Số lượng Giá cả Phương thức giao nhận Phương thức thanh toán Các quy định khác Kết luận Phòng Vật Tư Hà Nội, ngày…tháng….năm Giám Đốc Bước 3: Chọn lựa, phê duyệt: phòng vật tư đánh giá khả năng cung ứng của các đơn vị cung ứng trên cơ sở thông tin thu thập được, sau đó lập phiếu xem xét đề nghị của các nhà cung ứng, phiếu theo dõi được Giám Đốc phê duyệt và đưa vào danh sách các đơn vị cung ứng của công ty, danh sách này cứ sau 2 năm có sự đánh giá lại trước khi mua để kịp thời điều chỉnh.Việc lên danh sách nhà cung ứng và tạo được mối quan hệ thường xuyên, ổn định lâu dài tạo lợi thể là lựa chọn chắc chắn, không sợ rủi ro, giảm chi phí khảo sát, nghiên cứu. Đối với nhà cung ứng nước ngoài : Nguyên vật liệu trong nước không đủ đáp ứng, chất lượng của bông trong nước không đủ chất lượng yêu cầu với sản phẩm, công ty phải nhập bông từ nước ngoài chủ yếu là các nhà cung ứng như: bông Tây Phi, bông Liên Xô, bông Mỹ, bông Ấn Độ…..Nguyên liệu bông vẫn phải nhập đến 90%, đây là khó khăn cho công ty. Do đó để giảm bớt khó khăn, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm công ty cần tìm được các nhà cung ứng phù hợp đảm bảo chất lượng đầu vào tránh tình trạng lệ thuộc vào một số nhà cung ứng. Bởi vậy, ngành dệt may nói chung chịu tác động của các nhà cung ứng nước ngoài là rất lớn và công ty Dệt 19/5 không nằm ngoài xu hướng này. Với bất kể sự biến động nào của thị trường này đều gây ra biện động cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Vì thế tùy vào thời điểm khác nhau công ty sẽ nhập khẩu khối lượng nguyên vật liệu ở các mức khác nhau. Bảng 2.4: Tình hình nhập khẩu bông của công ty năm 2006 và 2007 Đơn vị: Tấn Tháng 2006 2007 5.300 6.524 7.212 8.163 7.280 10.360 17.300 15.975 15.423 16.842 15.100 16.825 15.230 17.198 16.912 18.200 14.521 15.912 18.232 19.468 13.260 20.156 15.415 21.236 Nguồn. phòng vật tư Để đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu của mình, công ty đã tìm đến một số đối tác nước ngoài như: Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản, Thái Lan,… đây là các đối tác hiện nay thâm nhập vào Việt Nam rất nhiều tạo điều kiện cho công ty lựa chọn được đối tác có chi phí mua thấp nhất. Đối với nhà cung ứng trong nước: Từ sức cung của thị trường trong nước ta thấy rằng mức độ ảnh hưởng của các nhà cung ứng trong nước đối với toàn ngành không lớn. Gần như toàn bộ các công ty hoạt động trong lĩnh vực này vừa sản xuất sợi, vừa sản xuất vải. Nhưng khối lượng sản xuất ra và chi phí sản xuất còn rất lớn. Bởi thành phần chính yếu là bông vẫn phải nhập đến 98% bông từ nước ngoài. Với chi phí sản xuất lớn như vậy, họ không thể tự tăng chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh, vì vậy bông nhập khẩu vẫn là giải pháp hiệu quả hơn. Từ quý 4 năm 1998 công ty bông đã chuyển về cho công ty quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trồng, chế biến và tiêu thụ bông. Từ đó linh hoạt hơn trong việc cung ứng kịp thời bông cho sản xuất. Thêm nữa cây bông từ nay cũng có thị trường lớn và ổn định là các công ty sản xuất sợi mỗi lúc một tăng, dự báo đến năm 2010 là 150.000 tấn. Việc tăng sản lượng trong nước có ý nghĩa vô cùng lớn bởi sẽ giảm được tỷ lệ phải nhập khẩu, tránh các tác động của tỷ giá hối đoái, hạ giá thành sản phẩm, công ăn việc làm cho người lao động. Nguồn cung ứng sợi trong nước của công ty bao gồm sợi Huế, sợi 8/3, sợi Hà Nội.. 1.4. Quản trị hệ thống kho tàng 1.4.1. Đặc điểm hệ thống kho tàng của công ty Trong các khâu quản lý nguyên vật liệu thì bảo quản hệ thống kho tàng là yêu cầu quan trọng bởi bảo quản NVL tốt sẽ là nhân tố ảnh hưởng tích cực tới chất lượng sản phẩm, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Đặc tính nổi bật của NVL là dễ cháy, vì vậy công ty đã trang bị tốt các thiết bị phòng cháy chữa cháy, công tác phòng cháy chữa cháy được phổ biến rộng rãi đến toàn bộ công nhân viên và được quản lý nghiêm ngặt. Hệ thống kho tàng là nơi tập trung dự trữ nguyên, nhiên, vật liêu, dụng cụ, máy móc phục vụ cho sản xuất đồng thời cũng là nơi tập trung thành phẩm của công ty trước khi tiêu thụ. Hệ thống kho tàng của công ty bao gồm: Kho nguyên liệu chính: Bông và sợi là nguyên liệu chủ yếu trong sản phẩm của công ty, do đó công tác bảo quản chống ẩm rất quan trọng bởi bông có tính hút ẩm cao. Chính vì thế công ty đã trang bị các thiết bị bảo đảm chát lượng như giá để vật tư, quạt thông gió….. Kho phụ tùng: là kho chứa các đồ dùng như chổi, thiết bị phục vụ cho sản xuất, quần áo bảo hộ của người lao động… Kho thành phẩm: là kho chứa các sản phẩm dã hoàn thành chờ giao cho khách hàng. 1.4.2. Quản trị NVL trong kho của công ty: gồm các khâu khác nhau như tiếp nhân, bảo quản và cấp phát NVL cho quá trình sản xuất. 1.4.2.1. Tổ chức tiếp nhận Công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện, bởi vậy chất lượng được kiểm tra nghiêm ngặt ở tất cả các khâu, ngay từ khâu đầu tiên của quá trình sản xuất là NVL được bộ phận KCS kiểm tra, chỉ khi NVL đảm bảo chất lượng mới nhập kho, lúc đó thủ kho chịu trách nhiệm tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại NVL căn cứ vào quy định ghi trong hoá đơn, hợp đồng, phiếu giao hàng. Thủ kho sẽ kiểm tra số thực nhập so sánh với hoá dơn, hợp đồng tại mỗi kho NVL, nếu phát hiện ra sai sót, thủ kho phải báo ngay cho phòng vật tư để giải quyết và lập biên bản xác nhận về việc kiểm tra, cuối cùng thủ kho ghi thực nhận cùng với người giao hàng và cho nhập kho. Quá trình tiếp nhận, thay đổi NVL như thế nào sẽ được phòng vật tư lập sổ và theo dõi. Việc tiếp nhận NVL được tiến hành như sau: - Nhận chứng từ NVL chính là bông và sợi. Khối lượng nhập-xuất hàng ngày sẽ được theo dõi bằng sổ sách, hoá đơn. Trên sổ sách phải ghi lại toàn bộ số lượng báo cáo nhập hàng ngày, liệt kê số lượng, chủng loại, quy cách vật tư để làm căn cứ sắp xếp mặt bằng một cách hợp lý. Cuối cùng ghi lại mã số phiếu nhập kho vào sổ nhập. - Chuẩn bị mặt bằng Để xác định chính xác diện tích mặt bằng cần trước hết phải dựa trên cơ sở tính toán chi tiết số lượng, quy cách từng loại vật tư. Sau đó sẽ bố trí sơ đồ kho, vệ sinh kho sạch sẽ. Để tạo điều kiện cho việc tìm kiếm dễ dàng chủng loại NVL cần sử dụng thì việc sắp xếp, phân loại vật tư theo lô là rất quan trọng., sau khi đã phân loại được từng lô, phải tạo lối đi giữa các lô để việc vận chuyển được dễ dàng và thuận tiện. Quy định đặt ra cho việc bố trí, sắp xếp các lô NVL là phải được đặt trên kệ thành từng lô theo chủng loại, chiều cao không quá 3m, các lô cách nhau 20cm. - Chuẩn bị công cụ Để lựa chọn công cụ, phương tiện vận chuyển như thế nào sẽ dựa trên số liệu ghi trên phiếu, hệ số thực nhập, số nhập. - Kiểm tra vật tư: Phòng kỹ thuật quy định tiêu chuẩn mẫu kiểm tra vật tư. Nội dung kiểm tra như sau: Thứ nhất, kiểm tra số lượng vật tư, quy cách, thời hạn sử dụng, nhãn hiệu. Thứ hai, kiểm tra thông số ghi trên tem có khớp với sản phẩm không, nếu không khớp phải báo cáo sửa đổi và yêu cầu xử lý theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp. Thứ ba, bố trí vào khu vực đã được chuẩn bị đối với các sản phẩm đã được khớp thông số. Thứ tư, đánh kí hiệu để phân biệt sản phẩm không phù hợp. Ví dụ: Phiếu kiểm tra NVL đầu vào: Mã số kiểm tra: 12.08 Số: 138/QC Địa điểm kiểm tra: Tại kho vật tư Số lượng: 8460.000kg Ngày 27/3/2007 TT Đối tượng kiểm tra Hướng dẫn và tiêu chuẩn kiểm tra Đơn vị Số lượng Số tem kiểm tra Kết quả Người kiểm tra PH KPH Tên kí 1 Bông cot Theo mẫu kg 761 7 761 2 Xơ PE Theo mẫu kg 772.75 8 772.75 3 Sợi PE Theo mẫu kg 624.5 9 624.5 Nguồn. Phòng vật tư Vật tư được mua từ bất cứ nguồn nào trước khi nhập kho phải qua các bước sau: Kiểm tra trước khi nhập kho Kiểm tra sơ đồ, sổ sách, công cụ nhằm tránh nhầm lân, sai sót. Dán tem kiểm tra vào những sản phẩm đã đạt tiêu chuẩn. Đánh kí hiệu, sử dụng tem, biển báo, mác để phân biệt từng loại NVL. Kiểm tra lại vị trí lưu kho của từng loại vật tư sau khi đã xếp đủ, có như vậy sẽ tránh được nhầm lẫn có thể xảy ra. Bước 5: Cập nhật số liệu báo cáo Nhập số liệu vật tư để báo cáo Nhập số liệu vào thẻ kho Nhập số liệu vào sổ kiểm tra Từ đó ta thấy rằng chỉ khi NVL đã qua phòng chất lượng kiểm tra