Chuyên đề Hoàn thiện công tác cung ứng sử dụng Nguyên vật liệu tại nhà máy cơ khí 19/5

i thép, đồng, gang, các loại que hàn, than, vòng bi, dụng cụ đo, dụng cụ cắt có thể dễ dàng mua trên thị trường. Tuy nhiên có một số sản phẩm lại phải sử dụng những loại thép mác cao không có bán trên thị trường thì nhà máy lại chế tạo ra. Trong thời gian gần đây, giá cả của các loại sắt thép trên thị trường biến động mạnh nên nhà máy cũng gặp một số khó khăn nhất định trong việc thu mua, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu đảm bảo cho sản xuất. Mặc dù vậy, nhà máy vẫn hết sức cố gắng trong công tác cung ứng sử dụng nguyên vật liệu nhằm khắc phục những khó khăn đang diễn ra, đảm bảo cho sản xuất được liên tục và có hiệu quả. 1.3. Đặc điểm công nghệ thiết bị. Trình độ máy móc thiết bị kĩ thuật là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến lượng tiêu dùng nguyên vật liệu trong sản xuất. Máy móc thiết bị hiện đại, năng suất cao cộng với trình độ lành nghề của người lao động sẽ dẫn đến việc sử dụng vật tư tiết kiệm và có hiệu quả. Ngược lại, với trình độ máy móc thiết bị kĩ thuật quá lạc hậu thì sự lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là điều không thể tránh khỏi. Đánh giá một cách khách quan thì hiện nay, trình độ máy móc công nghệ kĩ thuật của nhà máy cơ khí 19/5 còn lạc hậu, chủ yếu nhập vào những năm 70 của Liên Xô. Tuy thế, những máy móc thiết bị này vẫn hoạt động tốt, độ chính xác cao, mặc dù năng suất chưa cao. Hiện nay nhà máy có tổng cộng 210 máy móc thiết bị các loại, tuy nhiên công suất hoạt động của chúng còn thấp. Nhà máy chưa có các kế hoạch sản xuất phù hợp để tận dụng hết công suất máy móc thiết bị. Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến việc sản xuất sản phẩm cũng như sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả. Nhìn chung, những phân xưởng còn phải dùng một số máy móc thiết bị quá lạc hậu đều sử dụng nguyên vật liệu vượt quá định mức đặt ra. Đó chính là một hạn chế mà nhà máy cần phải khắc phục. Ngoài ra còn có một số máy móc do chính đội ngũ kĩ sư, công nhân trong nhà máy chế tạo sản xuất (thông qua các phong trào thi đua, sáng tạo kĩ thuật mà nhà máy đã phát động) chính vì vậy nhà máy luôn luôn phải đảm bảo sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời tránh tình trạng máy móc thiết bị hỏng quá lâu, không đáp ứng được tiến độ sản xuất. Việc làm đó cũng góp phần không nhỏ vào việc sử dụng nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả hơn. Tuy trình độ máy móc, công nghệ lạc hậu nhưng do trình độ lành nghề của công nhân và cán bộ nhà máy nên việc sản xuất trong nhà máy vẫn diễn ra liên tục. Các dây chuyền sản xuất vẫn đạt kết quả cao. Lượng nguyên vật liệu sử dụng tuy có lúc vượt quá định mức do phòng kĩ thuật đặt ra nhưng nhìn chung vẫn đạt được hiệu quả như mong đợi. Các dây chuyền sản xuất các loại mặt hàng có thế mạnh của nhà máy vẫn hoạt động tốt và luôn tiết kiệm được một lượng nguyên vật liệu đáng kể, góp phần làm giảm giá thành sản phẩm, giữ vững vị thế cạnh tranh của mình. Tuy nhiên, nếu được đầu tư đúng chỗ, năng suất lao động bình quân cũng như việc thực hiện định mức lượng nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất của nhà máy sẽ đạt kết quả tốt hơn. Trong thời gian tới, nhà máy có kế hoạch đầu tư 7 tỉ đồng vào việc mua sắm một số loại máy móc thiết bị mới, hiện đại. Điều đó sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất của nhà máy nói chung, hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất nói riêng. 1.4. Đặc điểm về chất lượng nguồn nhân lực. Không chỉ trình độ của các nhà quản trị cấp cao trong nhà máy mới ảnh hưởng đến việc đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất mà trình độ của đội ngũ lao động, đặc biệt là trình độ lành nghề của công nhân trực tiếp sản xuất, cũng có ảnh hưởng rất lớn đến việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu sản xuất. Chính vì vậy, trong những năm gần đây, nhà máy cơ khí 19/5 luôn chú ý đầu tư đến vấn đề quản trị nguồn nhân lực. Càng ngày số lượng gián tiếp càng gọn nhẹ và có xu hướng giảm dần, làm cho tỉ lệ giữa công nhân sản xuất trực tiếp và gián tiếp hợp lý hơn. Hiện nay, trình độ của người lao động ngày càng được nâng cao, do nhà máy đã đầu tư đúng mức cho việc phát triển và đào tạo nguồn nhân lực. Trong toàn nhà máy, công nhân bậc 3/7-4/7 chiếm khoảng 25-30%, còn lại là công nhân bậc 5/7-7/7. Trình độ tay nghề của người công nhân cao, sản xuất được trong dây chuyền công nghệ liên tục, hiện đại đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng cũng như kĩ thuật của sản phẩm. Công nhân có thể thích nghi được với điều kiện làm việc liên tục, căng thẳng nhằm đạt đúng tiến độ đã đề ra. Với số công nhân trực tiếp sản xuất có tay nghề cao, nhà máy có thể thay đổi cơ cấu công nhân trực tiếp sản xuất cho phù hợp với tình hình chung sao cho sản xuất đạt hiệu quả cao nhất. Tính đến ngày 30/6/2008 bậc thợ bình quân của công ty là 5,28. Trình độ công nhân sản xuất tính đến ngày 30/6/2008 Bậc thợ 3/7 4/7 5/7 6/7 7/7 Bậc thợ bình quân Số lượng 39 4 22 40 47 5,28 Với số lượng công nhân có trình độ tay nghề cao chiếm tỉ lệ lớn như vậy, nhà máy có rất nhiều ưu thế trong việc sử dụng tiết kiệm nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Trình độ tay nghề cao, kết hợp với nhiều năm kinh nghiệm trong sản xuất, đội ngũ công nhân của nhà máy luôn luôn hoàn thành kế hoạch định mức nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm mà phòng kĩ thuật đề ra. Không chỉ có vậy, đội ngũ công nhân của nhà máy còn tuân thủ kỉ luật rất nghiêm ngặt, sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, luôn phấn đấu giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy đạt hiệu quả cao. Còn về bộ máy quản trị, hầu hết các cán bộ quản lý của nhà máy đều tốt nghiệp đại học, nhân viên văn phòng thì trình độ từ trung cấp trở nên. Thêm vào đó, trình độ của các nhà quản trị trong nhà máy cũng ngày càng được nâng cao. Hầu hết các vị lãnh đạo trong ban giám đốc của nhà máy đều có trình độ từ đại học trở lên và có từ 25 – 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất cũng như điều hành sản xuất. Chính vì vậy, nhà máy luôn có những kế hoạch thu mua, bảo quản, cấp phát nguyên vật liệu sao cho phù hợp nhất với tình hình và điều kiện sản xuất trong kì. Cán bộ cấp cao trong nhà máy luôn chú trọng tiếp thu công nghệ và kĩ thuật sản xuất mới, luôn phát động các phong trào thi đua sáng tạo CNKHKT nhằm tạo ra các máy móc thiết bị có công suất cao, chất lượng ổn định mà giá thành lại thấp, từ đó có thể sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả nhất lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm. Chính vì trình độ của người lãnh đạo cũng như trình độ của người lao động có ảnh hưởng rất lớn đến công tác cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu nên nhà máy luôn tìm cách tạo điều kiện cho người lao động nâng cao trình độ tay nghề cũng như trình độ quản lý. Nhà máy hỗ trợ cho một số cán bộ, công nhân viên tham gia các khoá học trung và dài hạn nhằm nâng cao trình độ cho người lao động để có thể tiếp thu đợc với những trình độ công nghệ tiên tiến, hiện đại. Trong năm 2007, nhà máy đã cử 36 công nhân đi học lớp đào tạo, huấn luyện kĩ thuật dài hạn ở trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp và 15 công nhân được đào tạo theo phương thức đào tạo kèm cặp ngay tại nhà máy. Nhận thức được tầm quan trọng của đội ngũ lao động đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn nhà máy, ban lãnh đạo nhà máy còn hết sức chú ý đến đời sống vật chất cũng như tinh thần của CBCNV. Về vấn đề thu nhập của người lao động, hiện nay nhà máy cũng đang hết sức cố gắng thực hiện các biện pháp nhằm đảm bảo lợi ích cho toàn thể cán bộ công nhân viên cho toàn doanh nghiệp. Mức lương hiện nay của CNVC cũng đã tăng đáng kể so với những năm 2005 - 2006. Đối với công nhân, nhà máy trả lương sản phẩm hoặc lương định mức hoặc lương khoán, lương khoán có thưởng. Đối với gián tiếp, nhà máy trả lương thời gian. Ngoài ra, cán bộ viên chức trong nhà máy ngoài tiền lương theo thời gian thực tế làm việc còn được hưởng lương phụ cấp công chức. Chính vì những vấn đề về quản trị nguồn nhân lực luôn luôn được công ty quan tâm, chú ý nên đời sống vật chất của người lao động trong nhà máy ngày càng được nâng cao. Nếu như năm 2006, tiền lương bình quân của cả nhà máy chỉ đạt 558000 đồng thì đến năm 2007, con số này đã lên đến hơn 850000 đồng và những tháng đầu năm 2008 là 1.020.000 đồng. Tuy so với cuộc sống hiện nay, mức lương này là không cao nhưng trong tình hình nhà máy còn khó khăn như hiện nay, đó đã là một nguồn động viên lớn cho toàn thể cán bộ công nhân viên chức nhà máy. Nhà máy còn thường xuyên tổ chức các phong trào thi đua nhằm tăng năng suất lao động cũng như tiết kiệm nguyên, nhiên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất. Tóm lại, đội ngũ lao động trong nhà máy có ảnh hưởng rất lớn đến công tác cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu. Nhà máy cần quan tâm động viên và đầu tư nhiều hơn nữa đến người lao động. 2. Thực trạng công tác cung ứng sử dụng nguyên vật liệu của nhà máy cơ khí 19/5 2.1. Công tác xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu hàng năm. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong những điều kiện tổ chức và kĩ thuật nhất định của thời kì kế hoạch, vì vậy mà công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ở Nhà máy cơ khí 19/5 rất được chú trọng. Để đảm bảo nguyên vật liệu một cách tốt nhất cho sản xuất thì không thể không coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức. Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là công việc rất phức tạp bởi chủng loại nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng, khối lượng xây dựng định mức lớn. Một số loại vật liệu phụ tuy giá trị không lớn nhưng lại rất quan trọng trong việc sản xuất sản phẩm. Vì vậy nhà máy không chỉ chú trọng công tác xây dựng và quản lý định mức nguyên vật liệu cho các loại vật liệu chính mà còn thực hiện rất nghiêm túc công tác xây dựng và quản lý định mức nguyên vật liệu cho các vật liệu phụ, nhằm quản lý được toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã và sẽ tiêu dùng trong kì, từ đó tìm biện pháp hạn chế được lượng tiêu dùng nguyên vật liệu không cần thiết giúp cho việc sử dụng nguyên vật liệu sản xuất có hiệu quả nhất. Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại Nhà máy cơ khí 19/5 do phòng Kĩ thuật đảm nhiệm. Việc xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được tiến hành chủ yếu dựa vào các bản vẽ thiết kế sản phẩm. Hợp đồng kinh tế giữa nhà máy và bạn hàng luôn kèm theo các bản vẽ kĩ thuật. Phòng kĩ thuật dựa vào các bản vẽ đó, xây dựng hệ thống định mức nguyên vật liệu sao cho lượng nguyên vật liệu sử dụng tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Phòng kĩ thuật luôn luôn kết hợp giữa việc tính toán về kinh tế và kĩ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến tiêu dùng nguyên vật liệu cho kì kế hoạch. Ngoài việc dựa vào các bản vẽ kĩ thuật, việc tiến hành công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu còn được dựa vào những căn cứ liên quan đến máy móc thiết bị, trình độ và kinh nghiệm của người lao độngPhòng kĩ thuật luôn chú ý đến việc xây dựng hệ thống định mức sao cho phù hợp với thực tế sản xuất. Nhà máy cũng hết sức quan tâm đến công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất để tiến hành quản lý một cách chặt chẽ và không ngừng hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thông qua hàng loạt các hợp đồng cũng như kinh nghiệm sản xuất lâu năm, phòng Kĩ thuật luôn cố gắng đưa ra một hệ thống định mức nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm một cách thực tế nhất. Dưới đây là bảng kế hoạch định mức vật tư cho một số loại sản phẩm chính của nhà máy trong quý I năm 2007. Bảng kế hoạch định mức vật tư cho một số loại sản phẩm chính Quý I năm 2007 Tên sản phẩm TT Tªn vËt t­ §VT Sè l­îng Bánh răng côn xoắn chủ động benla 1 ThÐp 18X TT Kg 42 2 ThÐp rÌn ngoµi Kg 42 3 DÇu nhiÖt luyÖn KgSp 33,6 4 ChÊt thÊm KgSp 33,6 B¸nh r¨ng Z24M3 D12-95 1 ThÐp C45 Kg 1,26 2 DÇu KgSp 0,2 3 GiÊy Kg 0,19 Trôc c¸c lo¹i 1 ThÐp C45 Kg 7,04 2 ThÐp 20X Kg 15,15 3 Than rÌn Kg 1,11 4 DÇu nhiÖt luyÖn KgSp 12,12 5 ChÊt thÊm KgSp 12,12 C¸c lo¹i b¸nh xÝch 1 ThÐp C45 Kg 7,37 2 ThÐp 20X Kg 0,9 3 Than rÌn Kg 3,685 4 DÇu nhiÖt luyÖn KgSp 0,72 5 ChÊt thÊm KgSp 0,72 Từ bảng định mức do phòng kĩ thuật đưa xuống, phòng kế hoạch vật tư dựa vào đó tính toán ra lượng nguyên vật liệu cần mua để sản xuất hết số lượng sản phẩm trong kì, tính ra chi phí nguyên vật liệu trong kì rồi thực hiện công tác thu mua nguyên vật liệu. Nhìn chung thì bảng định mức do phòng kĩ thuật đưa ra khá chính xác và hợp lý, công nhân sau khi thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm thường hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao, sử dụng vật tư không vượt quá định mức đặt ra. Phòng kế hoạch vật tư sau khi cấp phát nguyên vật liệu cho các phân xưởng để tiến hành sản xuất sản phẩm thường cho cán bộ vật tư đi kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở từng phân xưởng, từ đó đưa ra được các quyết định quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý hơn. Nếu các phân xưởng sử dụng nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm vượt quá định mức đặt ra quá nhiều ( tỉ lệ sai hỏng so với định mức cho phép là 0,5%) thì cán bộ kĩ thuật cùng phối hợp với cán bộ vật tư và quản đốc phân xưởng tìm nguyên nhân giải quyết, nếu cần thì phải đề ra một hệ thống định mức khác phù hợp hơn. Nhà máy cơ khí 19/5 là đơn vị chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí phục vụ cho các ngành công nghiệp trên thị trường kinh tế và các mặt hàng phục vụ cho lĩnh vực nên đặc điểm nguyên vật liệu đưa vào sản xuất là rất dễ bảo quản, chủng loại nguyên vật liệu đa dạng, khối lượng lớn, bao gồm các loại sắt thép, nhôm kẽm, nhựa, vòng bi, vòng đaiChính vì vậy, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là một trong những khâu rất quan trọng trong công tác cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu tại nhà máy. Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu tại Nhà máy cơ khí 19/5 do phòng Kế hoạch – Vật tư đảm nhiệm. Phòng kế hoạch – vật tư có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng kì (tháng, quý, năm). Ngoài ra, phòng kế hoạch còn phải thực hiện các việc liên quan đến vấn đề kí kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác như: marketing, quảng cáo sản phẩm, đưa các kế hoạch tham dự các hội chợ. Phòng kế hoạch phải tạo mối liên hệ chặt chẽ với khách hàng, sẵn sàng cung ứng đủ số lượng sản phẩm cần thiết cho khách hàng. Ngoài việc phải lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, phòng kế hoạch-vật tư còn phải tổ chức sản xuất, đảm bảo cung ứng nguồn nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, sửa chữa. Phải tính toán chi tiết lượng nguyên vật liệu dự trữ, bảo hiểm cần thiết cho cả giai đoạn sản xuất trong kì. Phải lập kế hoạch chiến lược sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong thời gian tới. Tính toán chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý để từ đó xác định giá thành sản phẩm một cách tối ưu nhất. Phòng Kế hoạch – Vật tư thông qua định mức tiêu hao nguyên vật liệu do phòng Kĩ thuật đưa ra và căn cứ vào số lượng sản phẩm kì kế hoạch, lượng phế phẩm thu hồi trong kì trước, lượng phế phẩm phát sinh cho phéprồi lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho từng đối tượng sản phẩm trong kì. Sau khi lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu trong kì, phòng kế hoạch – vật tư trình lên ban giám đốc. Nếu được ban giám đốc phê chuẩn, phòng kế hoạch – vật tư tiến hành thực hiện công tác cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất trong toàn nhà máy sao cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục và đảm bảo tiến độ sản xuất. Tại Nhà máy cơ khí 19/5, nguyên vật liệu dùng để sản xuất các mặt hàng, cung cấp với số lượng lớn phù hợp với kế hoạch chỉ tiêu do Công ty Kim loại mầu giao nên nhà máy không gặp khó khăn trong việc tìm mua các loại nguyên vật liệu này. Phòng kế hoạch vật – vật tư thông qua các chỉ tiêu đó tổ chức công tác tiếp nhận nguyên vật liệu rồi điều hành quá trình sản xuất các mặt hàng này sao cho kịp tiến độ được giao. Còn nguyên vật liệu dùng để sản xuất các mặt hàng kinh tế, nhà máy phải tìm mua trên thị trường. Chính vì vậy, việc xác định nhà cung ứng có ý nghĩa tích cực trong việc sản xuất, xem xét vấn đề giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng. Nhà máy xác định cho mỗi loại nguyên vật liệu từ hai đến ba người cung ứng, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau lựa chọn sao cho chi phí thấp, có lợi nhất. Nhà máy định kì tiến hành đánh giá người cung cấp thông qua một hệ thống các chỉ tiêu như giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng nguyên vật liệu, việc thực hiện hợp đồng, từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp. Hàng năm, nhà máy sản xuất một khối lượng hàng hoá rất lớn với các chủng loại đa dạng, phong phú do vậy nhu cầu tiêu dùng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm là rất lớn. Các loại vật liệu chính dùng để sản xuất các loại sản phẩm như thép các loại (thép cacbon, thép hợp kim, thép dụng cụ), nhôm, đồng, gang nhà máy phải mua ở các nhà máy nguyên vật liệu nhập khẩu tổng hợp. Các loại vật liệu này công nghiệp trong nước chưa sản xuất được nên nhà máy thường lựa chọn sản phẩm của Nhật, Liên Xô cũ, Hàn Quốcđể đảm bảo chất lượng mà giá thành lại rẻ, phù hợp với năng lực tài chính của nhà máy. Còn đối với các loại vật liệu phụ như que hàn, than, vòng bi, dây đai, các dụng cụ đo, dụng cụ cắtbán nhiều trên thị trường, đặc biệt là ở thị trường Hà Nội, nhà máy có thể dễ dàng mua mỗi khi có nhu cầu. Do thị trường nguyên vật liệu dùng để sản xuất các mặt hàng cơ khí rất đa dạng và phong phú, lại không quá khan hiếm nên việc thu mua nguyên vật liệu cho từng kì sản xuất không gặp nhiều khó khăn. Tuy vậy, trong thời gian gần đây, giá thép trên thị trường tăng cao đột biến đã gây ra nhiều bất lợi cho nhà máy. Nhà máy đã tăng cường chú trọng hơn nữa đến công tác cung ứng nguyên vật liệu nhằm giải quyết những khó khăn trong tình hình điều kiện thị trường có nhiều biến động như vậy. 2.2. Chính sách mua sắm và dự trữ nguyên vật liệu. Công tác tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu ở Nhà máy cơ khí 19/5 là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý nguyên vật liệu. Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả các loại nguyên vật liệu về đến nhà máy đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho, việc thu mua cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất của nhà máy đều do phòng Kế hoạch – Vật tư đảm nhiệm. Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ xem xét tất cả các sổ sách, hợp đồng trong kì sản xuất để từ đó xác định chính xác số lượng từng loại nguyên vật liệu cần mua và từ đó xác định rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại nguyên vật liệu đó. Khi nguyên vật liệu được nhà cung ứng vận chuyển đến kho của nhà máy, đại diện phòng kế hoạch sau khi nhận được hoá đơn hay phiếu xuất kho của người bán gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận lô hàng đó. Nếu không có sai sót gì thì đại diện phòng kế hoạch nguyên vật liệu làm thủ tục tiến hành nhập kho. Trước tiên, nguyên vật liệu mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Ban kiểm nghiệm gồm có một đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư (thường là phó phòng, người chuyên điều hành các vấn đề liên quan đến nguyên vật liệu), một đại diện phòng KCS (thường là trưởng phòng), và một thủ kho. Đại diện của phòng KCS tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại nguyên vật liệu rồi trước sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm, lập hai biên bản kiểm nghiệm một giao cho phòng Kế hoạch – vật tư, một giao cho phòng kế toán. Trường hợp nguyên vật liệu không đúng số lượng, qui cách, phẩm chất so với chứng từ hoá đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán nguyên vật liệu để giải quyết. Đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên ban giám đốc và chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. Còn nếu chất lượng cũng như số lượng của nguyên vật liệu không có sai sót gì thì thủ kho tiến hành nhập kho đúng theo thủ tục. (Mẫu biên bản kiểm nghiệm và mẫu phiếu nhập kho). Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiêm, phòng Kế hoạch – Vật tư lập “Phiếu nhập kho” thành ba liên, có thể lập chung cho nhiều loại nguyên vật liệu cùng loại, cùng kho hoặc có thể riêng cho từng loại. Trong đó, một liên giao cho người nhập, một liên giao cho phòng Kế hoạch – Vật tư, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận nguyên vật liệu. Hoá đơn của người bán được chuyển lên phòng Kế toán để làm thủ tục thanh toán. Nguyên vật liệu sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận được chuyển nhanh vào kho của nhà máy, bộ phận quản lý nguyên vật liệu có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát. MÉu biªn b¶n kiÓm nghiÖm §¬n vÞ.. MÉu sè 05 – VT Bé phËn Ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 186 C/C§KT ngµy 14-3-1995 Cña Bé tµi chÝnh Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (VËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸ ) Ngµy th¸ng n¨m Sè:.. - C¨n cø .sèngµy..th¸ng..n¨mcña.. .. -Ban kiÓm nghiÖm gåm: ¤ng, Bµ:..tr­ëng ban ¤ng, Bµ;..uû viªn ¤ng, Bµuû viªn -§· kiÓm nghiÖm c¸c lo¹i STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt VT (SP, HH) M· sè Ph­¬ng thøc kiÓm nghiÖm §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng theo chøng tõ KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm Ghi chó Sè l­îng ®óng quy c¸ch phÈm chÊt Sè l­îng kh«ng ®óng quy c¸ch phÈm chÊt A B C D E 1 2 3 F ý kiÕn cña ban kiÓm nghiÖm:. §¹i diÖn kÜ thuËt Thñ kho Tr­ëng ban (KÝ tªn) (KÝ tªn) (KÝ tªn) MÉu phiÕu nhËp kho §¬n vÞ:. MÉu sè: 01 – VT §Þa chØ:........ Theo Q§: 1141- TC/Q§/C§KT Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 Cña Bé Tµi ChÝnh PhiÕu NhËp kho Ngµy th¸ngn¨m Nî Sè: Cã -Hä tªn ng­êi giao hµng. -Theo sèngµyth¸ngn¨mcña . -NhËp t¹i kho: STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch phÈm chÊt VT (SP, HH) M· sè §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 .. .. . . . . .. .. .. .. Céng Céng thµnh tiÒn (b»ng ch÷):.. NhËp, ngµy th¸ng n¨m Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi nhËn hµng Thñ kho (KÝ tªn, ®ãng dÊu) (KÝ tªn) (KÝ tªn) (KÝ tªn) Nhìn chung, công tác tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu tại Nhà máy cơ khí 19/5 khá đơn giản và thuận tiện. Mọi thủ tục trước khi nhập kho đều được những người có liên quan thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Khi tiếp nhận, thủ kho ghi số thực nhận, cùng với người giao hàng kí vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán kí nhận vào sổ giao nhận chứng từ. 2.3. Lưu kho nguyên vật liệu tại nhà máy cơ khí 19/5 Cũng như các doanh nghiệp cơ khí khác, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm của Nhà máy cơ khí 19/5 có những đặc điểm riêng khác với các doanh nghiệp sản xuất các loại mặt hàng khác như quần áo, giày dép, bánh kẹonguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm của nhà máy rất đa dạng và phong phú, cả về số lượng và chủng loại. Mỗi đợt thu mua nguyên vậth liệu nhà máy nhập kho hàng trăm loại nguyên vật liệu khác nhau với hàng ngàn tấn mỗi loại. Các loại sắt thép, gang, chì đồngrất dễ bị ôxi hoá nếu không được bảo quản kịp thời. Các loại xăng dầu, hoá chất rất dễ gây cháy nổ nếu không được bảo quản và đặt đúng chỗ. Chính vì vậy, việc bảo quản các loại nguyên vật liệu này là rất quan trọng và cần thiết. Ngay sau khi nhập kho, đội bảo quản ở kho tiến hành lau chùi, bôi dầu mỡ, đóng gói nguyên vật liệu và sản phẩm trước khi sắp xếp đúng chỗ, đúng trình tự. Đặc biệt là các loại vật liệu chính dùng cho sản xuất sản phẩm, mỗi loại có một đặc điểm riêng và dùng cho việc chế tạo những sản phẩm có đặc tính khác nhau. Như thép 18 XTT chỉ dùng để sản xuất các loại bánh răng, thép X12M chỉ dùng để sản xuất các loại dụng cụ cắt dập nguội. Mà các sản phẩm này đều đòi hỏi chất lượng sản phẩm phải cao, phải đạt được hệ thống chỉ tiêu chất lượng nên nguyên vật liệu dùng để sản xuất các sản phẩm này cũng phải đạt được các yêu cầu về chất lượng. Chính vì vậy, việc bảo quản, sắp xếp nguyên vật liệu trong kho sao cho có khoa học luôn đòi hỏi các nhà quản trị nguyên vật liệu trong nhà máy phải có óc quan sát và có trình độ quản lý cao. Do mỗi loại nguyên vật liệu đều có những đặc điểm riêng như vậy, nhà máy đã đề ra những phương thức và bảo quản khác nhau. Đối với những loại nguyên vật liệu chính, dễ bị ôxi hoá thì nhà máy thực hiện các công việc như lau chùi, đóng góisao cho chống lại được tác động của môi trường. Đối với những loại nhiên liệu dễ gây cháy nổ, nhà máy có những biện pháp bảo quản nghiêm ngặt, có những trang thiết bị chắc chắn an toàn như kho bãi, hệ thống báo động, cứu hoả, cấp cứu Để thuận tiện cho công tác quản lý và bảo quản nguyên vật liệu, nhà máy đã xây dựng hệ thống kho căn cứ vào công dụng của kho: Kho vật liệu chính: thép, gang, đồng Kho vật liệu phụ: các loại que hàn, vòng bi, dây đai Kho dụng cụ: dụng cụ đo, dụng cụ cắt Kho cơ điện: than, dầu, điện Kho bán thành phẩm Kho thành phẩm Kho phế liệu Việc tổ chức sắp xếp ở mỗi kho có sự khác nhau cơ bản, tuỳ thuộc vào số lượng, chủng loại nguyên vật liệu chứa trong