Chuyên đề Hoàn thiện công tác đấu thầu quốc tế mua sắm hàng hoá tại Tổng công ty thăm dò khai thác dầu khí

, chỉ có một vài nhà thầu trên thế giới có thể đáp ứng được yêu cầu nên khong cần bước sơ tuyển. Bên mời thầu lập hồ sơ mời thầu gồm các tài liệu sau: Thư mời thầu Chỉ dẫn đối với nhà thầu Những yều cầu về mặt kỹ thuật của bên mời thầu đối với nhà thầu Mẫu đơn dự thầu Bản dự thảo hợp đồng. Thư mời thầu gồm có các nội dung sau: Tên người mời thầu, tên người dự thầu, mục đích của cuộc đấu thầu nhằm thực hiện dự án đã được chính phủ và tập đoàn dầu khí Việt Nam phê duyệt, thư chấp nhận tham gia dự thầu theo mẫu phải được gửi về công ty trước một thời điểm nhất định. Ví dụ về mẫu thư mời thầu Thông báo về chào hàng cạnh tranh Tổng công ty Thăm dò khai thác dầu khí có kế hoạch tổ chức chào hàng cạnh tranh theo luật đấu thầu đối với gói thầu “cung cấp thiết bị văn phòng” thuộc dự án trang thiết bị tin học của PVEP sử dụng nguồn vốn của Tổng công ty Thăm dò khai thác dầu khí. Bên mời thầu mời các nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm và quan tâm đối với việc cung cấp hàng hoá trên tham dự. Các nhà thầu quan tâm đến gói thầu tìm hiểu thông tin chi tiết tại trang thông tin điện tử về đấu thầu : http:/ dauthau.mpi.gov.vn hoặc liên hệ trực tiếp tại tổng công ty thăm dò khai thác dầu khí, email: pvep.hn@pvep.com.vn. Nhà thầu có thể đăng ký tham dự trước với bên mời thầu theo địa chỉ P. CNTT<, Tổng công ty thăm dò khai thác dấu khí – 18 láng hạ ba đình hà nội . sau 5 ngày kể từ ngày đăng tải đầu tiên thông báo này, tổng công ty thăm dò khai thác dầu khí sẽ phát hành hồ sơ yêu cầu chào hàng tại P.CNTT%LT, tct. Thời gian phát hành HSYC chào hàng: ngày 31 tháng 07 năm 2007( trong giờ hành chính). Hạn cuối cùng tiếp nhận hồ sơ đề xuất (báo giá): chậm nhất là 10 giờ ngày 02 tháng 08 năm 2007. Minh hoạ 2.1: Thông báo về chào hàng cạnh tranh ( Nguồn: Ban Thương Mại Đấu thầu) Chỉ dẫn đối với nhà thầu bao gồm: Chỉ dẫn chung: Tên bên mời thầu, tên công trình, địa điểm xây dựng, kết cấu của bộ hồ sơ mời thầu, thời hạn nhận hồ sơ dự thầu, giải thích về tư ngữ trong hồ sơ dự thầu. Thông báo về việc nhận hồ sơ mời thầu và tham gia dự thầu: trong vòng 5 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ mời thầu từ PVEP, nhà thầu phải gửi thư chấp nhận dự thầu theo mẫu tới PVEP. Chỉ dẫn về hồ sơ dự thầu: Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu Hồ sơ dự thầu gồm 1 bản gốc và 2 bản copy do người đại diện hợp pháp của nhà thầu ký và phải được đựng trong phong bì kín. Hồ sơ dự thầu phải có dấu niêmn phong và phải được gửi qua đường bưu điện hoặc đem trực tiếp tới công ty PVEP, không chấp nhận hồ sơ dự thầu nếu gửi qua FAX hay điện thoại. Hồ sơ dự thầu có những phần không điền đầy đủ thông tin hay không rõ ràng sẽ không được chấp nhận. Nếu nhà thầu có những đề xuất hay ngoại lệ khác, nhà thầu có thể mô tả chi tiết những đề xuất hay ngoại tệ khác, nhà thầu có thể mô tả chi tiết những sai số cụ thể và đưa ra những điều chỉnh về giá đối với mỗi sai số. Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ dự thầu và các tài liệu trao đổi giữa bên mời thầu và các nhà thầu là tiếng anh. Chi phí liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu thuộc trách nhiệm của nhà thầu. Bảo đảm dự thầu: trong thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu, nhà thầu phải cung cấp chứng nhận đảm bảo dự thầu từ một ngân hàng quốc tế uy tín theo sự chỉ định của PVEP, với giá trị đảm bảo không nhỏ hơn 30000 USD. Đảm bảo dự thầu sẽ có giá trị trong khoảng thời gian ít nhất là 120 ngày và sẽ được trả lại cho các nhà thầu khi nhà thầu nhận được thông báo không trúng thầu từ PVEP. Làm rõ hồ sơ mời thầu: trong trường hợp có bất cứ thắc mắc nào về hồ sơ mời thầu, các nhà thầu có thể liên hệ trực tiếp với Trưởng Phòng Thương Mại và Đấu thầu Tổng Công ty tối thiểu trước 10 ngày trước thời điểm đóng thầu. Vấn đề sở hữu và bảo mật hồ sơ mời thầu: hồ sơ mời thầu vẫn thuộc quyền sơ hữu của PVEP kể cả khi đã được các nhà thầu tiếp nhận để chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Các nhà thầu phải bảo mật tất cả các phần của hồ sơ mời thầu, và phải gửi trả lại PVEP tất cả các bản copy hồ sơ mời thầu ngay sau khi nhận được thông báo không trúng thầu. Đề nghị từ phía nhà thầu: nếu nhà thầu có những đề xuất hay có khả năng đáp ứng yêu cầu khác có thể gửi kèm như là một tài liệu riêng biệt trong hồ sơ dự thầu. Kèm theo tài liệu này giải thích và nêu lên những lợi ích về mặt thương mại và lợi ích khác đối với PVEP và nhà thầu. Những tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu Tuân thủ những chỉ dẫn dành cho nhà thầu: thời gian dự thầu, hồ sơ dự thầu phải được đựng trong phong bì kín ( bản gốc có xác nhận của người có thẩm quyền bên phía nhà thầu ); khả năng chuẩn bị sẵn sàng các thiết bị cần thiết trong suốt quá trình thi công công trình; giá trị pháp lý của hồ sơ dự thầu; đảm bảo dự thầu với giá trị và trong khoảng thời gian nhất định; đảm bảo thực hiện hợp đồng bằng 10% giá trị hợp đồng. Hồ sơ dự thầu phải tuân thủ các yêu cầu trên, bất cứ tiêu chuẩn đánh giá nào không được thoả mãn trong hồ sơ dự thầu thì hồ sơ đó sẽ bị loại bỏ. Tiêu chuẩn đánh giá trình độ kỹ thuật và đánh giá thương mại của nhà thầu: sử dụng phương pháp chấm điểm để đánh giá về mặt kỹ thuật, hồ sơ dự thầu đã vượt qua sự đánh giá về mặt kỹ thuật với số điểm đánh giá không thấp hơn 70% tổng số điểm đánh giá về mặt kỹ thuật sẽ được xem xét, đánh giá tiếp về mặt tài chính, hồ sơ dự thầu có nhiều ngoại lệ ảnh hưởng lớn tới nội dung trong hồ sơ mời thầu sẽ không được PVEP nhận; những hồ sơ dự thầu đáp ứng yêu cầu về mặt kĩ thuật và đánh giá về ngoại lệ sẽ được đánh giá về mặt thương mại. Hồ sơ dự thầu đáp ứng được tiêu chuẩn đánh giá thương mại đồng thời thoả mãn những yêu cầu khác, đem lại tổng giá trị lớn nhất cho PVEP sẽ được lựa chọn trúng thầu. Ngân hàng bảo lãnh: trong vòng 10 ngày sau khi nhận được thông báo trúng thầu nhà thầu phải đảm bảo thực hiện hợp đồng với PVEP thông qua một ngân hàng quốc tế có uy tín. Quy định về thuế: PVEP sẽ nộp tất cả các loại thuế liên quan tới hoạt động dự án theo quy định của luật thuế Việt Nam, ngoại trù các mức giá và thuế định giá ghi trong hồ sơ dự thầu, nhà thầu sẽ chịu các loại thuế không theo quy định của luật thuế Việt Nam bao gồm các giá và thuế định giá trong hồ sơ dự thầu. Những yêu cầu về mặt kỹ thuật của bên mời thầu đối với nhà thầu đối với nhà thầu bao gồm: hồ sơ thiết kế kỹ thuật và bản tiên lượng. Mẫu đơn dự thầu: Nhà thầu điền các thông tin theo mẫu đơn dự thầu bao gồm 2 phần: Trình độ kỹ thuật và năng lực tài chính. Bản dự thảo hợp đồng: gồm tên công trình, địa điểm,căn cứ vào…., đại diện bên Tổng Công ty PVEP và đại diện bên nhà thầu cùng thoả thuận và kí kết hợp đồng kinh tế các điều khoản sau: Các khái niệm: nhà thầu, ngày ký hợp đồng, các hoạt động của nhà thầu, công trường thi công. Điều khoản quy định các hoạt động bên B. Thời hạn của hợp đồng: ngày ký hợp đồng, ngày thi công công trình, thời gian hiệu lực hợp đồng và ngày kết thúc hợp đồng. Điều khoản hợp đồng có thay đổi trong hoạt động thi công. Bên A có quyền yêu cầu bên B thay đổi trong quá trình thi công công trình bất cứ lúc nào bằng cách gửi thông báo bằng văn bản cho bên B. Điều khoản quy định các hoạt động bên A. Điều khoản về kiểm tra và giám sát: bên A có quyền kiểm tra và giám sát về việc thi công công trình của Bên B bất cứ lúc nào. Điều khoản về an toàn trong thi công. Điều khoản về giá cả và phương thức thanh toán. Điều khoản trong trường hợp không hoàn thành việc thi công. Điều khoản về hợp tác và hỗ trợ Điều khoản về trách nhiệm của các bên Điều khoản về bảo hiểm Điều khoản về thuế Điều khoản về tính bảo mật. Các nội dung khác như: tuân thủ các quy định, luật pháp Việt Nam, điều khoản về sửa đổi hợp đồng, điều khoản về chuyển nhượng quyền và nghĩa vụ cho bên thứ ba, điều khoản về bằng phát minh sáng chế, điều khoản về xử lý tranh chấp, điều khoản về những thông báo và ngôn ngữ sử dụng, điều khoản về luật điều chỉnh, điều khoản về hợp đồng phụ và nhà thầu phụ, điều khoản quy định trong các trường hợp bất khả kháng. Trong giai đoạn chuẩn bị đấu thầu, các thành viên tổ đấu thầu lập hồ sơ mời thầu, bộ tiêu chuẩn đánh giá danh sách nhà thầu cho gói thầu và trình lên giám đốc công ty phê duyệt, sau đó trình lên tập đoàn và hội đồng quản trị tập đoàn thẩm định, phê duyệt. Tổ chức đấu thầu, nhận, bảo quản và mở hồ sơ dự thầu. Hồ sơ mời thầu sau khi được thẩm định, phê duyệt sẽ được phát hành cho các nhà thầu tham gia đấu thầu. Các nhà thầu lập hồ sơ dự thầu và nộp trước thời điểm đóng thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. và được bên mời thầu tiếp nhận và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ mật. Việc mở thầu được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu đối với các hồ sơ dự thầu được nộp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Tại buổi mở thầu, theo biên bản mở thầu có các đại diện của các nhà thầu và các thành viên của Tổ đấu thấu đến tham dự mở thầu, các thông tin chính nêu trong hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu được công bố trong buổi mở thầu có chữ kí xác nhận của đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu và đại diện cơ quan liên quan tham dự. Đánh giá hồ sơ dự thầu. Trong quá trình xét thầu, các thành viên tổ đấu thầu sẽ tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu theo trình tự: Đánh giá sơ bộ và đánh giá chi tiết. Đánh giá sơ bộ dự thầu: mục đích để loại bỏ hồ sơ dự thầu không hợp lệ, không đảm bảo yêu cầu quan trọng của hồ sơ mời thầu. Cơ sở để loại bỏ các việc chấm điểm các nội dung theo tiêu chuẩn đánh giá sơ bộ đã đưa ra trong hồ sơ mời thầu. Nếu các nhà thầu tham gia không đạt được các yêu cầu cơ bản đó thì bị loại bỏ, hoặc thậm chí không làm đúng theo yêu cầu của HSMT thì vẫn có thể loại bỏ. Có một số trường hợp vì mắc một lỗi rất nhỏ mà không ngờ tới vẫn có thể HSDT bị loại bỏ ngay từ bước đánh giá sơ bộ. Những tiêu chuẩn đánh giá trong đánh giá sơ bộ thường là tiêu chuẩn chung, tiêu chuẩn về năng lực và kinh nghiệm của bên dự thầu. Do đó tính cạnh tranh trong đánh giá sơ bộ giữa các nhà thầu là rất lớn. Ví dụ về các tiêu chuẩn đánh giá sơ bộ STT Nội dung đánh giá Nhà thầu 1 Các yêu cầu cơ bản phải đáp ứng của HSDT 1.1 Thời gian và địa điểm nộp HSDT 1.2 Đơn dự thầu hợp lệ 1.3 Nhà thầu có tên trong danh sách mời thầu 1.4 Tư cách hợp lệ của nhà thầu 1.5 Tính hợp lệ của thỏa thuận liên danh(nếu có) 1.6 Hồ sơ dự thầu ( số lượng bản gốc, bản sao) 1.7 Hiệu lực của HSDT ( tối thiểu 60 ngày) 1.8 Giá dự thầu 1.9 Bảo đảm dự thầu phù hợp với yêu cầu của HSMT 2 Khả năng tài chính 2.1 Vốn điều lệ từ 3 tỷ đồng 2.2 Cơ cấu vốn và tài sản hợp lý 2.3 Đảm bảo đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn và tài trợ vững chắc cho nguồn vốn dài hạn 2.4 Xác nhận của cơ quan thuế về việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế năm 2006 và 2007 2.5 Lợi nhuận trước thuế trong 3 năm gần đây nhất dương 2.6 Lợi nhuận sau thuế trong 3 năm gần đây nhất dương 2.7 Không có quá nhiều khoản nợ xấu và các khoản thu khó đòi 3 Kinh nghiệm nhà thầu 3.1 Nhà thầu đã và đang thực hiện ít nhất 2 hợp đồng tương tự 3.2 Giấy chứng nhận phân phối được ủy quyền 3.3 Lĩnh vực hoạt động chính Kết quả đánh giá sơ bộ Minh hoạ 2.2: Các tiều chuẩn đánh giá sơ bộ (Nguồn: Ban Thương Mại Đấu Thầu) Tiếp theo đó sẽ là đánh giá chi tiết. Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu xem xét kết quả đánh giá tuân thủ hướng dẫn thầu, kết quả đánh giá kỹ thuật, kết qủa đánh giá thương mại, từ đó đưa ra kiến nghị trao thầu đáp ứng tốt nhất các yêu cầu. Tổ đấu thầu phải lập báo cáo về kết quả đấu thầu, trình lên giám đốc công ty phê duyệt, xem xét, quyết định, rồi gửi lên tập đoàn, hội đồng quản trị tập đoàn thẩm định và phê duyệt. Việc đánh giá chi tiết phụ thuộc vào nội dung gói thầu sẽ thực hiện mà bên mời thầu tổ chức đấu thầu. Do đó sẽ có các tiêu chuẩn nhất định cho từng chi tiết về hàng hóa của các bên cung cấp. Xong sẽ có một số tiêu chuẩn chung cho các gói thầu được thực hiện. Ví dụ vê các tiêu chuẩn đánh giá chi tiết STT Nội dung đánh giá Tên nhà thầu A Phạm vi cung cấp và các thông số kỹ thuật sản phẩm B Tiêu chuẩn hàng hóa C Đáp ứng về bảo hành D Tiến độ thực hiện E Tổ chức triển khai và cán bộ thi công KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ CHI TIẾT Minh hoạ 2.3: Các tiêu chuẩn đánh giá chi tiết ( Nguồn: Ban Thương Mại Đấu Thầu) 2.2.2.4. Trình duyệt, thẩm định, phê duyệt và thông báo kết quả Văn bản trình duyệt Kết đánh giá hồ sơ dự thầu phải được ghi lại bằng văn bản. Văn bản này gọi tlaf văn bản trình duyệt kết quả đấu thầu. Nó sẽ được gửi đến cấp có thẩm quyền xem xét. Trên cơ sở đó cấp có thẩm quyền ra quyết định thành lập một tổ thẩm định kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu tách biệt với tổ đấu thầu. Tổ thẩm định có nhiệm vụ là kiểm tra lại kết quả làm việc của tổ đấu thầu trên cơ sở đó xét phê duyệt kết quả và gửi thông báo cho các nhà thầu tham gia. Dưới đây là một mẫu báo cáo thẩm định kết quả thầu của gói thầu “cung cấp phần mềm chuyên dụng” của PVEP. Ví dụ về một báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu BÁO CÁO THẨM ĐỊNH Kết quả đánh giá gói thầu “Cung cấp phần cứng chuyên dụng” Kính gửi: Ông Nguyễn Quốc Thập Tổng Giám đốc Tổng Công ty Thăm dò Khai thác Dầu khí Căn cứ các quy định về đấu thầu của Nhà nước và Tổng công ty PVEP, Tổ thẩm định tiến hành thẩm định kết quả đánh giá gói thầu “Cung cấp phần cứng phần cứng chuyên dụng” theo đúng quy định của pháp luật về đấu thầu và kết quả thẩm định đánh giá gói thầu nêu trên như sau: I / Khái quát về gói thầu Phần cứng chuyên dụng là thiết bị phục vụ nhu cầu sử dụng phần mềm kỹ thuật chuyên ngành Dầu khí của các Ban kỹ thuật Tổng Công ty và đáp ứng nhu cầu thuê từ các đơn vị trực thuộc PVEP theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc, đây là gói thầu thuộc dự án quản lý License tập trung của TCTy nhằm nâng cao khả năng quản lý số lượng license và tính hiệu quả sử dụng, đảm bảo kế hoạch đầu tư hiệu quả của TCty. Do vậy việc trang bị phần cứng chuyên dụng là hết sức cần thiết. Gói thầu “Cung cấp phần cứng chuyên dụng” Cơ sở pháp lý đối với việc triển khai thực hiện đấu thầu: Kế hoạch đấu thầu gói thầu “Cung cấp phần cứng chuyên dụng” được Tổng Giám đốc TCT phê duyệt tại công văn số 170/NB-CNTT< ngày 11/11/2008 với nội dung như sau: Tên gói thầu: “Cung cấp phần cứng chuyên dụng” phục vụ cho hoạt động của Tổng Công ty Thăm dò khai thác Dầu khí (PVEP) Dự toán gói thầu: 302.332 USD (bao gồm VAT) Tiến độ thực hiện: 35 ngày kể từ ngày ký hợp đồng Hình thức lựa chọn: Đấu thầu rộng rãi trong nước II/ Tóm tắt quá trình tổ chức đấu thầu và đề nghị của Ban CNTT-LT Quá trình triển khai gói thầu: Thời gian thông báo mời thầu: Ngày 21/11/2008, Thông báo mời thầu Gói thầu “Cung cấp phần cứng chuyên dụng” được đăng tải trên Báo đấu thầu – Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Báo giấy và Báo điện tử). Thời gian phát hành Hồ sơ mời thầu: 01/12/2008. Thời gian chuẩn bị Hồ sơ dự thầu: 15 ngày. Thời gian mở thầu: 10 giờ 10 phút ngày 15/12/2008 (biên bản mở Hồ sơ dự thầu kèm theo) Kết quả đánh giá Hồ sơ dự thầu của gói thầu Cung cấp phần cứng chuyên dụng và kiến nghị lựa chọn nhà thầu trúng thầu của Tổ đấu thầu đề nghị. Đánh giá kỹ thuật: Tuân thủ tiêu chuẩn đánh giá được duyệt. Đánh giá thương mại: Tuân thủ tiêu chuẩn đánh giá được duyệt. Kết quả đánh giá: Nhà thầu Liên danh Petecare và Tecapro được đề nghị trao thầu với giá kiến nghị trúng thầu là 4.396.766.000 đồng (đã gồm VAT và các chi phí khác). Thấp hơn 884.974.000 đồng so với dự toán được phê duyệt (302.332 USD tương đương 5.281.740.000 đồng, tỷ giá 1USD = 17.470VNĐ theo Vietcombank). III/ Tổng hợp kết quả kiểm tra 3.1 Căn cứ pháp lý để tổ chức đấu thầu: TT Nội dung kiểm tra Kết quả kiểm tra Tuân thủ Không tuân thủ 1 Văn bản phê duyệt kế hoạch đấu thầu X 2 Văn bản phê duyệt Hồ sơ mời thầu. X 3.2 Về quá trình thực hiện: TT Nội dung kiểm tra Kết quả kiểm tra Tuân thủ Không tuân thủ 1 Thông báo mời thầu X 2 Phát hành Hồ sơ mời thầu X 3 Thời điểm đóng thầu X 4 Thời điểm mở Hồ sơ dự thầu X 5 Đánh giá Hồ sơ dự thầu X 3.3 Về nội dung đánh giá Hồ sơ dự thầu TT Nội dung kiểm tra Kết quả kiểm tra Tuân thủ Không tuân thủ 1 Tính hợp lệ của Hồ sơ dự thầu X 2 Đánh giá về mặt kỹ thuật X 3 Đánh giá về mặt thương mại X Về kết quả đấu thầu do Tổ đấu thầu kiến nghị TT Nội dung kiểm tra Đề nghị của Tổ đấu thầu Ý kiến của tổ thẩm định Thống nhất Không thống nhất 1 Nhà thầu đề nghị trúng thầu Liên danh petecare và Tecapro X 2 Giá đề nghị trúng thầu 4.396.766.000 x 3 Hình thức hợp đồng Trọn gói x 4 Thời gian thực hiện hợp đồng 55 ngày x Nhận xét và kiến nghị: Tổ đấu thầu đã tuân thủ các quy định hiện hành. Tổ thẩm định thống nhất với kết quả đánh giá của Tổ đấu thầu và kiến nghị Tổng Giám đốc phê duyệt kết quả đấu thầu gói thầu “Cung cấp phần cứng chuyên dụng ” theo các nội dung sau: Tên nhà thầu: Liên danh Petecare và Tecapro Giá đề nghị trúng thầu: 4.396.766.000 đồng (bao gồm VAT và các chi phí khác) Hình thức hợp đồng: Trọn gói Thời gian thực hiện: 35 ngày kể từ ngày ký hợp đồng. 2.2.2.5. Thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp đồng. Ngay sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, việc thông báo kết quả đấu thầu cho các nhà thầu sẽ được thực hiện. Bên mời thầu gửi thông báo thầu cho nhà thầu không trúng thầu nhưng không phải giải thích lý do không trúng thầu. Đồng thời, thông báo trúng thầu được gửi tới nhà thầu trúng thầu, để tiếp tục quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng phải dựa trên kết quả đấu thầu được phê duyệt, mẫu hợp đồng đã điền đầy đủ các thông tin cụ thể của gói thầu, các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu, các nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu và việc giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu, các nội dung cần thương thảo, hoàn thiện hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu, là cơ sở để tiến hành ký kết hợp đồng. Trước khi kí hợp đồng thì bên dự thầu sẽ phải nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng. Thời gian có hiệu lực của bảo đảm thực hiện hợp đồng phải kéo dài cho đến khi chuyển sang nghĩa vụ bảo hành. Nếu việc thương thảo hợp đồng không thành thì bên mời thầu có thể mời nhà thầu được đánh giá xếp thứ hai đến thương thảo hợp đồng. Ví dụ về mẫu bảo đảm thực hiện hợp đồng. NGUYEN LUONG BANG DONG DA Tel: 04.8564797 Fax: 04.8515394 Ngày 17/12/2006 BẢO LÃNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG số: 126360600646 Kính gửi: Tổn công ty Thăm Dò Khai Thác dầu khí 18 Láng Hạ - Ba Đình – Hà Nội Chúng tôi, ngân hàng công thương chi nhánh đống đa có trụ sở tại 187 nguyên lương bằng, đống đa, hà nội, được biết rằng chi nhánh công ty cổ phần công nghệ thông tin GENPACITIC dưới đây được gọi là người yêu cầu phát hành bảo lãnh) đã kỹ với quý ngài hợp đồng số 01522006/PIDC- GENPACIFIC ngày 06/12/2006 về việc cung cấp các thiết bị máy chủ và workstations. Hơn nữa, chúng tôi biết rằng, người yêu cầu phát hành bảo lãnh phải nộp một bảo lãnh được thực hiện hợp đồng cho quý ngài. Theo đề nghị của người yêu cầu phát hành bảo lãnh, chúng tôi, ngân hàng công thương chi nhánh đống đa, cam kết không huỷ ngang thanh toán cho quý ngài số tiền không vượt quá 149.000.000 đồng ( bằng chữ )ngay khi chúng tôi nhận được yêu cầu đầu tiên bằng văn bản của quý ngài chỉ ra rằng. người yêu cầu không hoàn thành nghĩa vụ theo như hợp đồng và những nghĩa vụ mà người yêu cầu vi phạm. Bảo lãnh này có hiệu lự kể từ ngày 07/12/2006 Bảo lãnh này sẽ hết hiệu lực vào ngày 17/01/2007 Do đó, chúng tôi phải nhận được yêu cầu thanh toán theo thư bảo lãnh này tại trụ sở của chúng tôi trước hoặc vào ngày hết hạn của bảo lãnh. . Minh hoạ 2.4: Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng ( Nguồn: Ban Thương Mại Đấu Thầu ) Thực trạng đấu thầu mua sắm hàng hóa của PVEP 2.2.3.1. Hình thức và phương thức thực hiện đấu thầu STT Hình thức và phương thức đấu thầu Năm 2005 2006 2007 2008 Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng 1 Đấu thầu rộng rãi 0 0.00% 1 3.13% 0 0.00% 2 3.70% 2 Đấu thầu hạn chế 15 50.00% 14 43.75% 92 43.60% 0 0.00% 3 Chỉ định thầu 11 36.67% 10 31.25% 24 11.37% 16 29.63% 4 Chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp 4 13.33% 5 15.63% 94 44.55% 32 59.26% 5 Hình thức khác 0 0.00% 2 6.25% 1 0.47% 4 7.41% Tổng số gói thầu 30 32 211 54 Do hoạt động thăm dò, khai thác Dầu khí cũng ngày càng lớn hơn, quy mô hơn nên đòi hỏi các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động thăm dò, khai thác nói riêng và các hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT nói chung cũng phát triển theo. Phòng Thương Mại Đấu thầu của TCT chịu trách nhiệm chủ yếu để tổ chức các hoạt động đấu thầu mua sắm hàng hóa. Tất cả các hoạt động liên quan trực tiếp hay gian tiếp đến việc mua sắm hàng hóa của TCT đều thuộc nhiệm vụ, chức năng của Phòng. Bảng 2.5: Cơ cấu số lượng các gói thầu đấu thầu quốc tế mua sắm hàng hóa của PVEP theo hình thức và phương thức đấu thầu quốc tế. (Nguồn: Ban kế hoạch ) Năm thực hiện được nhiều gói thầu mua sắm hàng hóa nhất là năm 2007 với 211 gói thầu. Một con số thể hiện nhu cầu mua sắm trong năm 2007 là rất lớn. Vì đây là năm TCT chuyển đổi mô hình quản lý sang mô hình tập đoàn và sát nhập với công ty đầu tư tài chính dầu khí. Nên nhu cầu mua sắm tăng theo để phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh đã có quy mô và hình thức lớn hơn. Nếu so sánh năm 2007 so với năm 2006, 2005 thì số lượng gói thầu tăng gấp gần 7 lần. Sự tăng trưởng này là do nhu cầu mua sắm hàng hóa không chỉ vì sự sát nhập của TCT với công ty đầu tư tài chính dầu khí mà còn do đây cũng là một năm sau khi chúng ta gia nhập WTO thì hàng hóa có chất lượng và công nghệ tốt nhất phục vụ cho ngành dầu khí nói riêng cũng xâm nhập vào thị trường Việt Nam rất đa dạng, phong phú. Nó đã đáp ứng nhu cầu mua sắm của TCT và đạt được tính công nghệ cao. Với sự tăng trưởng này cũng cho thấy TCT đã đầu tư rất lớn về trang thiết bị, công nghệ …phục vụ cho hoạt động của mình. Sự đầu tư này là phù hợp và cần thiết. Vì trong trong tương lai dầu khí sẽ là một ngành đem lại nguồn lợi rất lớn mà không một ngành nào có thể mang lại được cho chính phủ. TCT cũng luôn được sự ủng hộ, giám sát của Tập Đoàn Dầu khí Việt Nam trong việc tổ chức mua sắm hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, buộc TCT luôn phải giải trình và tuân thủ các quy định về phân cấp, thẩm quyền ra quyết định cho việc mua sắm hàng hóa. Còn trong năm 2008, thì số lượng gói thầu đã giảm đáng kể so với năm 2007 chỉ còn là 54 gói, giảm so với năm 2007 gần 70 %. Đây là điều cũng dễ hiểu, vì đầu tư mua sắm hàng hóa là trang thiết bị tập trung lớn vào năm 2007, nên đến năm 2008 thì nhu cầu giảm. Hơn nữa năm 2008 là năm mà tình hình kinh tế thế giới cũng như trong nước có rất nhiều biến đổi. Cụ thể như hàng loạt các ngân hàng ở Mỹ bị phá sản, dẫn đến tình hình tài chính thế giới khủng hoảng, suy thoái, giá dầu leo thang kỉ lục… Tất cả những biến động đó ảnh hưởng lớn đến việc giảm đầu tư nước ngoài vào Việt Nam. Nên các nguồn vốn đầu tư của Tập Đoàn Dầu Khí nói chung và TCT nói riêng cũng giảm đáng kể. Dẫn đến việc đầu tư cho mua sắm hàng hóa trang thiết bị cũng bị ảnh hưởng. Song năm 2008 vẫn là một năm đầy thành công của TCT vì tuy đầu tư có giảm nhưng hoạt động sản xuất kinh doanh, thăm dò khai thác dầu khí cả trong và ngoài nước vẫn phát triển rất mạnh mẽ và mang lại lợi ích lớn cho ngân sách nhà nước. Đối với đấu thầu quốc tế mua sắm hàng hóa ở TCT thì hình thức đấu thầu hạn chế và chỉ định thầu là hai hình thức được lựa chọn để thực hiện việc mua sắm. Vì cũng do tính chất của ngành dầu khí là ngành mà đòi hỏi yêu cầu về hàng hóa phải là công nghệ và thiết bị hiện đại đáp ứng tốt về chất lượng và kĩ thuật, hơn nữa cũng phải là nhà thầu có năng lượng và kinh nghiệm nhất định, do đó hình thức đấu thầu rộng rãi không được sử dụng nhiều. Mà khả năng của các nhà thầu trong nước đáp ứng được là rất ít. Vì vậy, TCT luôn sử dụng hai hình thức đấu thầu trên là phổ biến. Hai hình thức này thường chiếm từ 30 – 50% trong tổng số cơ cấu các hình thức tổ chức đấu thầu. Bên cạnh đó thì hình thức được sử dụng thêm với một số gói thầu là chào hàng cạnh tranh và mua sắm trực tiếp. Hình thức này mới được sử dụng nhiều trong năm 2008, vì với nội dung của một số gói thầu liên quan đến việc mua sắm đơn giản là thiết bị văn phòng phẩm, thiết bị tin học khi sử dụng hình thức này sẽ mang lại được nhiều lợi ích và nhiều tiện lợi. Tất cả các hình thức tổ chức đấu thầu của TCT luôn được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật đấu thầu trong nước và quốc tế, cũng như làm theo những hướng dẫn cụ thể của các văn bản pháp luật đó. 2.2.3.2. Nội dung hàng hóa tiến hành đấu thầu mua sắm Việc mua sắm hàng hóa của TCT có vai trò quyết định rất quan trọng, vì hầu hết các hàng hóa được mua sắm là các thiết bị, máy móc chuyên ngành và không chuyên ngành sẽ phục vụ cho hoạt động tại các mỏ, giếng dầu đang được thăm dò cũng như khai thác như tầu địa chấn, ống chòng, giàn khoan…. Nếu không mua sắm đầy đủ tất cả các thiết bị cần thiết thì hoạt động thăm dò khai thác sẽ bị đình trệ và không thể thực hiện nếu chỉ cần thiết một thiết bị. STT Nội dung mua sắm Năm 2005 2006 2007 2008 Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng 1 Phát triển ứng dụng tin học 10 33.33% 9 28.13% 70 33.18% 15 27.78% 2 Mua sắm phần mềm, cứng kỹ thuật chu